Quản trị tác nghiệp bộ phận chế biến món ăn - CĐ nghề Du lịch Vũng Tàu

rối khi hợp đồng cung cấp đã ký nhưng thời gian cung cấp thiết bị bị trì hoãn hoặc gặp phải cơ sở cò mồi hưởng chênh lệch giá.

2.4.3.2. Mời thầu cung cấp

Trong trường hợp số lượng các thiết bị, dụng cụ nhiều, đồng thời có giá trị lớn thì nên lựa chọn cách thức mua sắm là mời thầu cung cấp. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp thiết bị dụng cụ nhà bếp. Mời thầu cung cấp sẽ chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất (chất lượng sản phẩm cao, giá thành hạ, tính năng sử dụng của thiết bị vượt trội, chế độ bảo hành, bảo dưỡng tốt nhất ...)

Khi lựa chọn phư ng án này cần lưu ý một số điểm sau :

- Hiểu rõ nguyên tắc mời thầu cung cấp thiết bị, dụng cụ.

- Xây dựng kế hoạch mua sắm chặt chẽ.

- Thông báo mời thầu rộng rãi trên các phương tiện truyền thông.

- Thực hiện đấu thầu công khai, minh bạch.

Trước khi ra quyết định mua thiết bị hay dụng cụ, người quản lý nên thu thập sách quảng cáo và hàng mẫu, đồng thời nói chuyện với càng nhiều đại lý càng tốt. Như vậy họ có thể dễ dàng so sánh các đơn vị cung cấp và đảm bảo mua được hàng tốt nhất phù hợp số tiền đầu tư. Vấn đề chất lượng thiết bị cần được quan tâm đúng mức. Khi người quản lý đã xác định được những yêu cầu về chất lượng, nên viết thật chi tiết những yêu cầu này, gửi chúng đến bộ phận thu mua hoặc chuyển chúng thành biểu mẫu chi tiết thu mua áp dụng cho đơn vị. Mẫu này sau đó nên gửi đến những công ty cung cấp thích hợp để đấu thầu giá. Cuối cùng nên lưu lại danh sách tất cả những mặt hàng đã đặt mua

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 111 trang tài liệu này.

để sau này có thể kiểm tra lại khi nhận hàng.

Việc chọn và đặt hàng ở nhà cung cấp nào chỉ là một phần trong

công tác thu mua nói chung. Một quy trình khác không kém phần quan trọng là nhận và bảo quản hàng. Những sản phẩm nhập vào cần được

kiểm tra đối chiếu với mẫu đặt hàng chi tiết và hóa đơn giao hàng. Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào nên ghi chú lại. Sau đó sản phẩm nên được đưa vào kho lưu trữ nơi được bảo quản và kiểm soát một cách cẩn thận. Chìa khóa kho không nên giao một cách bừa bãi, và cách thức giao nhận cần được xác định rõ ràng và theo dõi sát sao. Hàng hóa nhập vào cần phải ghi chú vào sổ lưu kho cố định, sổ lưu kho cũng dùng để cập nhật những hàng nào đã sử dụng. Khi xuất hàng cũng cần ghi rõ trên phiếu yêu cầu số lượng và loại hàng cần xuất. Quy định chặt chẽ như vậy sẽ ngăn cản tình trạng lãng phí hay mất cắp.

2.5. Lựa chọn thiết bị

Lựa chọn thiết bị là một bước rất quan trọng, thường gặp những sai lầm phổ biến. Trên thị trường có thể có rất nhiều lọai trang thiết bị có tính năng đáp ứng được nhu cầu của nhà hàng, nhưng trên thực tế lựa chọn thiết bị phù hợp là vấn đề không đơn giản. Khi lựa chọn thiết bị chúng ta cần đưa ra những tiêu chí nhất định để làm căn cứ cho việc quyết định lựa chọn mua sắm.

Những yếu tố cần quan tâm khi lựa chọn trang thiết bị, dụng cụ là:

- Xem xét nhu cầu thực sự cần thiết: Khách sạn, nhà hàng có thực sự cần thiết những thiết bị, dụng cụ đó không?

- Tính phù hợp: Thiết bị phải phù hợp với công suất, công nghệ chế biến, phục vụ và chiến lược phát triển của khách sạn.

- Chất lượng phải tư ng xứng với chi phí:Chất lượng phải phù hợp với ngân sách dành cho việc đầu tư vào trang thiết bị, dụng cụ.

- Chi phí: Chi phí không chỉ là giá mua thiết bị mà bao gồm cả chi phí lắp đặt, chi phí huấn luyện nhân viên sử dụng và chi phí vận hành thử. Chi phí phải nằm trong khả năng tài chính của khách sạn.

- Năng lượng tiêu thụ: Một số trang thiết bị khi sử dụng cần thiết phải có năng lượng. Với cùng tính năng, chúng ta nên chọn thiết bị nào tiêu thụ ít năng lượng hơn để giảm chi phí gián tiếp trong giá thành của sản phẩm.

- Sự an toàn và sạch sẽ:Sự an toàn và sạch sẽ trong khi sử dụng.

- Dáng vẻ, mẫu mã phù hợp với không khí của khách sạn nhà hàng: Kiểu dáng phải thể hiện phong cách riêng của khách sạn.

- Kích thước phù hợp: Những thiết bị lớn phải được xem xét về kích thước để có thể vừa với lối đi khi di chuyển.

- Nhân lực sử dụng: Mức độ sử dụng nhân lực nhiều hay ít phụ thuộc vào chủ trương của khách sạn, nhà hàng nhưng phải phù hợp với tình hình và trình độ nhân lực. Đôi khi các thiết bị đơn giản đòi hỏi sử dụng nhiều nhân lực lại có chi phí vận hành thấp và hiệu quả cao hơn những thiết bị hiện đại cần ít lao động nhưng chi phí vận hành cao.

- Cách thức sử dụng: Nên chọn những thiết bị dễ vận hành và dễ bảo dưỡng.

- Yêu cầu về nguyên liệu: Lựa chọn các thiết bị có khả năng sử dụng nguyên vật liệu có sẵn tại đia phương.

- Tính thích ứng: Các trang thiết bị phải đảm bảo họat động tốt trong điều kiện khí hậu đia phương: Độ ẩm, nhiệt độ, điện thế sử dụng và các yếu tố khác. Chúng ta nên kiểm tra kỹ các điều kiện này trước khi đặt hàng. Nếu cần thiết phải yêu cầu nhà cung cấp sửa đổi cho phù hợp.

- Sự sẵn có của phụ tùng thay thế: Nên chọn các trang thiết bị có phụ tùng thay thế được chuẩn hóa hoặc dễ mua hoặc dễ gia công chế tạo tại địa phương.

- Hỗ trợ kỹ thuật: Nên mua thiết bị từ các nhà cung cấp có uy tín, có chính sách bảo hành tốt, có đội ngũ nhân viên kỹ thuật giỏi để họ hỗ trợ về mặt kỹ thuật trong quá trình sử dụng.

- Tác động tới môi trường: Chú ý chọn các thiết bị không gây tác động xấu đến môi trường như độ ồn, không khí, nước thải…

2.6. Lắp đặt và bố trí thiết bị

Khi lắp đặt, bố trí trang thiết bị chúng ta cần chú ý yêu cầu về không gian làm việc hợp lý và sắp xếp các trang thiết bị máy móc tại nơi làm việc như thế nào để đảm bảo sự phối hợp tốt giữa công việc, vật liệu, con người và thông tin trong tòan bộ hệ thống. Vị trí lắp đặt các thiết bị phải hài hòa, phù hợp với tổng thể mặt bằng nhà bếp. Trước khi lắp đặt chúng ta nên vẽ sơ đồ mặt bằng nhà bếp trước.

Trên sơ đồ phải thể hiện:

- Kiến trúc nhà bếp: Cách bố trí các bức tường, cửa ra vào, cửa sổ, cửa thóat hiểm

- Vị trí đặt các thiết bị cố định

- Bố trí hệ thống điện, nước

- Bố trí hệthống phòng cháy, chữa cháy

- Các hướng di chuyển của người và nguyên vật liệu

Khi lắp đặt trang thiết bị cần đảm bảo các yếu tố:

- Khoảng cách an tòan: Có đủ khỏang cách an tòan xung quanh trang thiết bị đó không? Có dễ tiếp cận các bình chữa cháy không? Các lối thóat hiểm có dễ tới được không?

- Tận dụng không gian: Nên sử dụng hiệu quả nhất không gian của nhà bếp cả về diện tích lẫn chiều cao.

- Giảm thiểu việc di chuyển: Nên giảm thiểu khỏang cách mà nhân viên phải di chuyển. Các tuyến đường không nên cắt chéo hoặc đi vòng, như vậy nhân viên rất nhanh chóng bị mệt mỏi và dễ làm hư hỏng, đổ bể dụng cụ.

- Phù hợp với trình tự công việc: Tùy theo lọai thiết bị mà chúng ta nên lắp đặt phù hợp với công nghệ sản xuất. Chỉ nên đi theo một chiều trong quy trình làm việc nhằm tránh những chỗ thắt nút gây ách tắc và nguy hiểm va chạm.

- Sự thỏai mái khi làm việc: Nơi lắp đặt thiết bị máy móc phải có đủ ánh sáng, không khí, nhiệt độ phải phù hợp.

- Bảo dưỡng phải dễ dàng: Nên sắp xếp trang thiết bị sao cho dễ tiếp cận những bộ phận cần bảo trì bảo dưỡng thường xuyên.

- Tạo năng suất lao động cao nhất: Trang thiết bị lắp đặt ở đâu để nhân viên làm việc đạt năng suất cao nhất. Điều đó phụ thuộc vào các yếu tố như sự thoải mái của nhân viên khi tiếp xúc, sử dụng trang thiết bị, sự hợp lý giữa vị trí của trang thiết bị với trình tự công việc, mức độ di chuyển của nhân viên.

- Tầm nhìn tối đa: Khi tiếp xúc với trang thiết bị nhân viên có thể dễ dàng nhìn thấy cái cần thiết mà không bị che khuất bởi những yếu tố khác.

- Sự linh họat: Sự sắp xếp bố trí trang thiết bị có thể thay đổi nhanh chóng khi cần thiết để thích ứng với các tình huống xảy ra ngoài dự kiến.

- Đảm bảo toàn: Tùy từng lọai trang thiết bị mà chúng ta nên chú ý tới yếu tố an tòan, an ninh trong sử dụng. Có thể vì một sự vô ý mà có thể gây thiệt hại lớn khi có tác động nguy hiểm tới trang thiết bị.

2.7. Sử dụng thiết bị, dụng cụ

Trang thiết bị của bộ phận chế biến chiếm một nguồn đầu tư rất lớn. Trách nhiệm của những người sử dụng phải biết quý trọng các tài sản và sử dụng chúng sao cho có hiệu quả kinh tế. Muốn vậy khách sạn, nhà hàng phải đặt ra các quy định về sử dụng trang thiết bị.

Đó là:

- Sử dụng đúng mục đích.

- Sắp xếp bố trí khoa học để dễ lấy, dễ bảo quản.

- Ngăn nắp gọn gàng trong quá trình sử dụng và bảo quản.

- Sử dụng luân phiên để kéo dài tuổi thọ thiết bị. Đảm bảo các thiết bị, dụng cụ được sử dụng đồng đều, nhất là các dụng cụ nhạy cảm về tính chất sử dụng như hàng vải, hàng sứ, kim lọai…

Trường cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu

- Thiết bị phải luôn trong tình trạng vệ sinh tốt nhất, phải làm vệ sinh thường xuyên và vệ sinh định kỳ.

- Có chính sách, quy định sử dụng hợp lý, không sử dụng tùy tiện, tránh mất mát hư hỏng ngòai quy định cho phép.

- Thường xuyên kiểm tra và kiêm kê định kì.

Chính vì vậy trong quá trình sử dụng thiết bị chúng ta cần tránh những vấn đề sau đây:

- Nhân viên vận hành sử dụng thiết bị không được huấn luyện để sử dụng thiết bị một cách tốt nhất.

- Máy móc và trang thiết bị bị hư hỏng hoặc trong tình trạng họat động kém.

- Thiếu trang thiết bị, dụng cụ hoặc không đồng bộ.

- Sử dụngthiêt bị không đúng mục đích.

- Vô tình hay cố ý lạm dụng trang thiết bị vào những công việc không cần thiết.

- Sử dụng thiết bị không đúng cách không đúng kỹ thuật.

Để khai thác tối đa giá trị các trang thiết bị, nhân viên cần phải:

- Hiểu rõ thiết bị được lắp đặt vào mục đích gì? Tính năng của nó ra sao?

- Nhân viên được huấn luyện cách sử dụng trang thiết bị kỹ càng.

- Nhân viên phải hiểu rõ tình trạng của trang thiết bị khi sử dụng.

- Có hệ thống bảo trì bảo dưỡng thích hợp.

- Có hệ thống an ninh bảo đảm.

2.8. Bảo trì thiết bị

Một trong những biện pháp nâng cao hiệu suất sử dụng trang thiết bị là đảm bảo thiết bị luôn ở trong tình trạng họat động tốt. Trong nhà hàng hay khách sạn thường có tổ kỹ thuật bảo trì trang thiết bị. Tuy vậy bảo trì cũng là một phần trách nhiệm của các nhà quản lý và nhân viên.

Là nhà quản lý, chúng ta phải chịu trách nhiệm:

- Đảm bảo cho các máy móc, trang thiết bị họat động bình thường.

Trường cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu

- Báo cáo ngay cho tổ kỹ thuật khi có hỏng hóc.

- Hàng tháng kiểm kê trang thiết bị để phát hiện những mất mát, hư hỏng

- Bố trí công tác bảo dưỡng được thường xuyên.

- Huấn luyện cho nhân viên có những thói quen tốt khi sử dụng trang thiết bị.

Có hai cách để bảo trì trang thiết bị:

- Bảo trì sữa chữa: Sữa chữa máy móc trang thiết bị khi chúng bị hỏng hóc. Hàng ngày bộ phận kỹ thuật phải kiểm tra hoặc nắm bắt các thông tin từ nhân viên nhà bếp về tình trạng hỏng hóc của thiết bị để sữa chữa kịp thời. Tránh để tình trạng thiết bị không hoạt động được khi nhân viên bắt tay vào công việc, ảnh hưởng đến tiến độ chế biến, thời gian phục vụ khách ăn. Khi cần sửa chữa bộ phận bếp phải lập phiếu yêu cầu gửi đến bộ phận kỹ thuật. Trưởng bộ phận kỹ thuật phân công nhân viên cùng với vật tư và thời hạn sửa chữa cần thiết. Khi công việc đã hoàn thành, nhân viên kỹ thuật sẽ gửi phiếu sửa chữa có chữ ký xác nhận của trưởng bộ phận bếp.

Tổ kỹ thuật lưu giữ những phiếu sửa chữa liên quan đến công tác bảo trì của từng loại thiết bị do bộ phận bếp vận hành. Phiếu theo dõi thiết bị ghi rõ những chỉ dẫn liên quan đến thiết bị đó, có thể là những thông số kỹ thuật, nhà sản xuất, giá cả, cách sử dụng và thời hạn bảo hành.

- Bảo trì phòng ngừa: Tiến hành kiểm tra định kỳ và thay thế các bộ phận có dấu hiệu hỏng hóc. Lập kế họach mua bổ sung những dụng cụ thiếu hụt. Các thiết bị được bảo trì theo kế hoạch dù chúng có hỏng hóc hay không nhằm ngăn ngừa những trục trặc kỹ thuật phát sinh.

Thông thường tại các khách sạn, nhà hàng, hoạt động bảo trì bao gồm cả bảo trì sửa chữa và bảo trì phòng ngừa. Tuy nhiên khách sạn, nhà hàng cần chú trọng nhiều hơn vào bảo trì phòng ngừa. Bởi vì nếu không bảo trì phòng ngừa thì thiết bị hỏng hóc hoặc trục trặc sẽ nhiều, do đó chi phí cho

việc bảo trì sửa chữa sẽ nhiều hơn. Ngược lại khi đầu tư nhiều vào bảo trì phòng ngừa thi chi phí bảo trì sửa chữa sẽ giảm.

Việc kiểm tra tình trạng các trang thiết bị của thiết bị nhà bếp do bếp trưởng và nhân viên nhà bếpthực hiện trong khi làm các công việc chế biến hàng ngày. Đặc biệt là bếp trưởng, bếp chính phải thường xuyên kiểm tra trang thiết bị để phát hiện và yêu cầu sửa chữa thay thế kịp thời nhằm ngăn ngừa sự hư hỏng lớn, bảo quản được trang thiết bị, vừa tiết kiệm thời gian và làm hài lòng khách hàng.

Sự phối hợp giữa bộ phận bếp và bộ phận kỹ thuật phải hữu hiệu để công tác sửa chữa được thực hiện trong lúc nhân viên bếp đang chế biến. Đặc biệt cần có những nhân viên kỹ thuật thường xuyên xem xét, điều chỉnh, sửa chữa và thay thế kịp thời những hư hỏng ở nhà bếp.

Thông qua bảo trì phòng ngừa, nhiều khi xác định được những sự cố cần đến sự sửa chữa. Lúc này bộ phận bếp phải có phiếu yêu cầu sửa chữa đến tổ kỹ thuật và tổ kỹ thuật lập lịch bảo trì, sửa chữa.

Bài tập thực hành 2.3.

Nếu bạn chịu trách nhiệm điều hành hoạt động bảo trì phòng ngừa cho máy lạnh, tủ lạnh, bạn cần có những thông tin gì?

Những thông tin đó là:

- Thời hạn phải tiến hành bảo trì đối với từng loại thiết bị..

- Các công việc phải làm mỗi lần bảo trì.

Lịch bảo trì:

Lịch bảo trì liệt kê tất cả các trang thiết bị và ghi rõ khi nào cần bảo trì. Các thông tin được xây dựng dựa trên đề nghị của nhà sản xuất và từ kinh nghiệm sử dụng của khách sạn. Ngòai ra có thể có một số quy định của khách sạn về kiểm tra thường xuyên và kiểm tra theo định kỳ.