Kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp tại ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn chi nhánh Quảng Trị

(4) Kiểm soát hợp đồng

Sau khi soạn thảo xong hợp đồng, CBTD chuyển cho TP tín dụng kiểm tra, rà soát lại hồ sơ, hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay của DNTN Sao Việt, rồi ký nháy vào hợp đồng. Việc ký nháy thể hiện rằng TP tín dụng đã kiểm tra những nội dung nằm trong hợp đồng và sẽ chịu trách nhiệm kiểm soát với những phần mà mình đã ký nháy. Điều này không những góp phần giảm thiểu rủi ro khi cho khách hàng vay vốn mà còn giúp tăng tính trách nhiệm của các nhân viên ngân hàng khi làm việc.

TP tín dụng kiểm duyệt xong sẽ chuyển lên cho giám đốc chi nhánh (ông Hoàng Minh Thông) tiếp tục kiểm tra toàn bộ hồ sơ tín dụng, hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay (có chữ kí nháy của trưởng phòng tín dụng) rồi thực hiện ký duyệt và đóng dấu ở phần “Đại diện bên A” trên hợp đồng.

Sau khi ký kết hợp đồng, trưởng phòng tín dụng còn phải kiểm tra, kiểm soát việc nhập dữ liệu vào hệ thống IPCAS của CBTD để tiện cho việc theo dõi khoản vay sau này.

Nhận xét: Trong quá trình kiểm soát trước khi cho DNTN Sao Việt vay, CBTD đã phát hiện khách hàng ghi sai hình thức bảo đảm tiền vay trong Giấy đề nghị vay vốn. Điều này có thể ảnh hưởng đến quá trình thẩm định và kết luận cho vay. Chính vì vậy mà CBTD đã trao đổi trực tiếp, kỹ lưỡng với khách hàng và xét thấy đây không phải là hành động cố ý mà là do khách hàng lơ đãng, bất cẩn trong quá trình viết Giấy đề nghị vay vốn nên đã yêu cầu khách hàng có sự chỉnh sửa kịp thời. Ở giai đoạn này CBTD Agribank Quảng Trị đã rất chú trọng tới việc kiểm tra hồ sơ tín dụng và nhiệt tình hướng dẫn khách hàng hoàn thành đầy đủ thủ tục, hồ sơ vay vốn. Do vậy, xét về tổng thể thì công tác kiểm soát của Agribank Quảng Trị trước cho vay đối với DNTN Sao Việt đã được thực hiện đúng quy định, đầy đủ các thủ tục kiểm soát cần thiết.

B. Hoạt động kiểm soát trong khi thực hiện giải ngân cho khách hàng doanh nghiệp

 Rủi ro khi thực hiện giải ngân: Cho vay sai đối tượng, thời hạn cho vay bị kéo dài hay phải điều chỉnh số tiền cho vay.

 Mục tiêu kiểm soát: giải ngân đúng đối tượng, đúng số tiền, đúng thời hạn

đúng hình thức, đúng quy định như Hợp đồng tín dụng đã ký.

 Nội dung kiểm soát: kiểm tra và phê duyệt hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo

đảm tiền vay, giấy nhận nợ; giám sát việc nhập dữ liệu giải ngân.

 Chủ thể kiểm soát: trưởng phòng tín dụng, giám đốc, CBTD thực hiện giải ngân

Các công việc kiểm soát trong khi giải ngân được thực hiện như sau:

Công việc

Đối tượng thực hiện	Đối tượng kiểm duyệt	Rủi ro	Kiểm soát	Thời gian thực hiện
Giải	CBTD	TP tín	Các chứng từ làm căn cứ	CBTD thực hiện giải	Ngay sau
ngân		dụng	giải ngân không đầy đủ,	ngân căn cứ trên hợp	khi hợp
			không đảm bảo cơ sở	đồng tín dụng, hợp đồng	đồng
			pháp lý, giải ngân không	bảo đảm tiền vay do	được ký
			đúng số tiền.	Trưởng phòng tín dụng	kết
				và giám đốc phê duyệt.
			Số tiền CBTD giải ngân	CBTD sẽ đối chiếu giấy
			không đúng với số tiền đã	nhận nợ với các thông
			ghi trong hợp đồng tín	tin có trong hợp đồng để
			dụng.	đảm bảo thực hiện giải
				ngân chính xác cho
				khách hàng.
			Khách hàng thực hiện	Sau khi nhận được tiền
			hành vi gian lận khi đã	vay khách hàng sẽ ký
			nhận tiền giải ngân đã ghi	vào giấy nhận nợ (có ghi
			trong hợp đồng rồi nhưng	số tiền được giải ngân
			vẫn tiếp tục đến ngân	và thời hạn trả nợ) để
			hàng xin giải ngân nữa.	xác nhận là khách hàng
				đã nhận đủ số tiền ngân
				hàng giao và sẽ thực
				hiện trả nợ theo thời
				gian quy định trong giấy
				nhận nợ.
			Sai sót khi nhập dữ liệu	Các thông tin của khách
			khách hàng vào hệ thống	hàng sau khi CBTD
			IPCAS.	nhập vào hệ thống
				IPCAS sẽ được trưởng
				phòng tín dụng kiểm tra,
				rà soát lại trên hệ thống
				IPCAS.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 123 trang tài liệu này.

Ví dụ minh họa: Quy trình kiểm soát trong khi giải ngân cho DNTN Sao Việt

(1) Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hồ sơ

 Trưởng phòng tín dụng có trách nhiệm kiểm tra lại nội dung giấy nhận nợ và các chứng từ liên quan, nếu phù hợp các quy định về điều kiện giải ngân trong Hợp đồng tín dụng và các quy định hiện hành của Agribank VN thì đồng ý để CBTD giải ngân cho khách hàng. Đồng thời TP tín dụng cũng sẽ kiểm tra việc nhập giữ liệu giải ngân trên hệ thống IPCAS của CBTD.

 Căn cứ vào hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay đã ký kết, CBTD kiểm tra các hồ sơ, chứng từ do DNTN Sao Việt cung cấp thấy đã đầy đủ, hợp lệ.

(2) Đưa ra kết luận giải ngân

Các kết luận được đưa ra trong quá trình kiểm soát cho vay trong giai đoạn này là hồ sơ, chứng từ có phù hợp không, có tiến hành giải ngân không? giải ngân bao nhiêu?...Kết luận của phòng tín dụng là hồ sơ tín dụng của DNTN Sao Việt hợp lệ và sẽ tiến hành giải ngân 2.000.000.000 đồng (tương đương 74,9% giá trị TSĐB).

(3) Giải ngân

CBTD thực hiện giải ngân cho DNTN Sao Việt số tiền là 2.000.000.000 đồng và số tiền này sẽ được chuyển vào tài khoản số 3906205044040 tại Agribank Quảng Trị của ông Lê Hoàng Tùng – Giám đốc. Ông Lê Hoàng Tùng đại diện doanh nghiệp ký vào giấy nhận nợ và xác nhận đã nhận đủ số tiền giải ngân.

Nhận xét: Việc kiểm soát hồ sơ của DNTN Sao Việt diễn ra khá linh hoạt, chặt chẽ để đảm bảo hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Công tác giải ngân đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký kiểm soát trên hợp đồng do vậy mà CBTD thực hiện giải ngân nhanh chóng, thân thiện giúp đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Giai đoạn kiểm soát này hoàn toàn phù hợp với quy định hiện hành của Agribank Quảng Trị.

C. Hoạt động kiểm soát sau khi thực hiện giải ngân:

Giai đoạn này rủi ro là cao nhất vì lúc này đồng vốn của ngân hàng đã được chuyển cho khách hàng, do vậy đòi hỏi sự giám sát hết sức chặt chẽ của ngân hàng.

 Rủi ro sau khi thực hiện giải ngân: vốn vay không được sử dụng đúng mục đích, khách hàng không trả lãi, gốc đúng hạn, khách hàng làm ăn thua lỗ nên phải gia hạn nợ, tài sản đảm bảo giảm giá trị...

 Mục tiêu kiểm soát: đảm bảo nguồn vốn cho vay sử dụng đúng mục đích,

khách hàng trả gốc và lãi đúng hạn.

 Nội dung kiểm soát: kiểm tra việc sử dụng vốn vay, kiểm tra tình hình tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh, kiểm tra TSĐB, đôn đốc khách hàng trả nợ.

 Chủ thể kiểm soát: CBTD, trưởng phòng tín dụng, giám đốc là các chủ thể kiểm soát nội bộ; ngoài ra còn có cán bộ phòng kiểm tra – kiểm soát nội bộ của Agribank Quảng Trị là chủ thể kiểm soát độc lập.

Các công việc kiểm soát sau khi giải ngân được thực hiện như sau:

Công việc

Đối tượng thực hiện

Đối tượng kiểm duyệt

Rủi ro

Kiểm soát

Thời gian thực hiện

Lưu trữ hồ sơ tín dụng

CBTD

Trưởng/Phó phòng tín dụng

Chứng từ tài sản cầm cố, thế chấp bị bị sửa đổi

Chứng từ, tài sản cầm cố, thế chấp đều được niêm phong và cất giữ trong kho quỹ, két sắt có khóa.

Khi nhập và xuất chứng từ tài sản cầm cố, thế chấp đều phải lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho có chữ ký của trưởng/phó phòng tín dụng

Sau khi giải ngân cho khách hàng

Giám sát quá trình

sử dụng vốn

CBTD

CBTD, TP

tín dụng

Khách hàng sử dụng vốn vay không đúng mục đích đã cam kết trong hợp đồng vay vốn.

Sau khi thực hiện giải ngân cho khách hàng, CBTD chịu trách nhiệm đến doanh nghiệp kiểm tra chứng từ, sổ sách hoặc kiểm tra thực tế tình hình SXKD của doanh nghiệp theo quy định của Agribank Quàng Trị

Định kỳ hàng năm thực hiện rà soát, đánh giá lại hiệu quả dự án đầu tư, hiệu quả việc cấp tín dụng cho khách hàng.

Kết thúc mỗi lần kiểm tra, Cán CBTD phải lập Biên bản kiểm tra sau khi cho vay

Sau 2 tuần kể từ khi giải ngân cho khách hàng

			(Theo mẫu số 05/CV - phụ lục 07) do Agribank VN quy định.
Theo dõi	CBTD	CBTD,	CBTD không theo	CBTD lập Bảng theo dõi nợ	Thực
thu hồi nợ		trưởng/phó	dõi nợ vay chặt chẽ	vay và tiến hành theo dõi tình	hiện
gốc, lãi		phòng tín		trạng khoản vay của khách	hằng
vay		dụng		hàng trên IPCAS để đôn đốc	tháng
				khách hàng trả gốc và lãi
				theo quy định.
			Khách hàng trả nợ	Định kỳ hàng tháng, bộ phận
			gốc và lãi không	tín dụng lập thông báo danh
			đúng hạn; khách	sách các khoản nợ đến hạn,
			hàng có ý đồ gian	các khoản vay điều chỉnh lãi
			lận, cố ý không trả nợ	suất để đôn đốc khách hàng
			cho ngân hàng.	trả nợ gốc và lãi đúng hạn.
				CBTD theo dõi diễn biến
				trạng thái các khoản nợ vay,
				phát hiện các dấu hiệu rủi ro
				để để có biện pháp xử lý kịp
				thời.
			Khả năng thanh toán	CBTD xem xét quá trình trả nợ
			của khách hàng sụt	của khách hàng; thực hiện
			giảm	chấm điểm và xếp hạng lại
				khách hàng để phát hiện kịp
				thời sự sụt giảm khả năng
				thanh toán từ đó có biện pháp
				xử lý (ví dụ như: có thể yêu cầu
				khách hàng bổ sung TSBĐ)
			Khách hàng mất khả	Bộ phận tín dụng có thể xem
			năng trả nợ.	xét gia hạn/điều chỉnh kỳ hạn
				nợ, trường hợp khách hàng
				không có khả năng trả nợ
				ngay cả khi được gia hạn, bộ
				phận tín dụng sẽ thực hiện
				chuyển nợ sang nợ quá hạn.
			Tài sản đảm bảo bị	CBTD đi thực tế kiểm tra
			mất mát, hư hỏng,	tình trạng TSĐB, thực hiện
			giảm giá trị, chuyển	đánh giá lại TSĐB định kỳ
			quyền sở hữu,…	06 tháng hoặc tối đa 12 tháng

			một lần đối với TSBĐ thông thường và đánh giá lại thường xuyên ít nhất 01 tháng một lần đối với TSBĐ là nguyên nhiên liệu, hàng hóa luân chuyển trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc hàng tồn kho trong trường hợp thế chấp hàng tồn kho.
Xem xét	CBTD	TP tín	Cơ cấu lại thời hạn	Việc cơ cấu lại thời hạn trả	Khi
gia hạn,		dụng, Giám	trả nợ không đúng	nợ tại Agribank Quảng Trị	khách
cơ cấu lại thời hạn trả nợ		đốc	quy định	phải dựa trên đơn xin cơ cấu thời hạn trả nợ gốc và/hoặc lãi, các tài liệu chứng minh nguyên nhân không trả nợ đúng hạn và các tài liệu chứng minh khả năng trả nợ trong thời	hàng hoàn thành thủ tục xin gia hạn, cơ cấu thời hạn trả
				gian xin cơ cấu lại thì mới	nợ
				được ngân hàng chấp
				nhận.
Thanh lý	CBTD	CBTD, TP	Khách hàng chưa trả	CBTD kiểm tra quá trình	Khi
hợp đồng		tín dụng	đầy đủ nợ gốc, lãi,	thanh toán của khách hàng	khách đã
			phí trong thời hạn	trên tất cả các số dư cũng như	trả hết nợ
			vay vốn ghi trong	các khoản phải thu trên tài	gốc, lãi,
			hợp đồng	khoản khách hàng trên	phi theo
				IPCAS để tiến hành tất toán	quy định
				khoản vay
Giải chấp	CBTD	CBTD, TP	Giấy tờ TSĐB trả lại	CBTD sẽ lập giấy giao nhận	Sau khi
TSĐB		tín dụng	không đúng hoặc	tài sản (đã có sự phê duyệt	thanh lý
			CBTD giải chấp tài	của TP tín dụng) đưa cho	hợp
			sản sai quy định.	khách hàng kiểm tra, ký và	đồng
				sau đó tiến hành chuyển giao
				tài sản và giấy tờ lại cho
				doanh nghiệp.

Ví dụ minh họa: Quy trình kiểm soát sau khi giải ngân cho DNTN Sao Việt

(1) Kiểm soát việc sử dụng vốn vay, kiểm tra TSĐB và tình hình SXKD

* Khoảng 2 tuần sau khi giải ngân cho khách hàng thì CBTD Agribank Quảng Trị tiến hành kiểm tra thực tế tại DNTN Sao Việt. CBTD tiến hành phân tích đưa ra những đánh giá về mục đích sử dụng vốn vay của DNTN Sao Việt là bổ sung nguồn vốn lưu động giống như đã cam kết; DNTN Sao Việt vẫn thực hiện kinh doanh xuất và nhập khẩu gỗ như bình thường, doanh nghiệp có thêm nhiều đơn đặt hàng và tình hình SXKD diễn ra khá tốt. Đồng thời, CBTD cũng đến kiểm tra đánh giá hiện trạng tài sản đảm bảo là quyền sử dụng đất, nhà ở của ông Lê Hoàng Tùng và nhận thấy vẫn bình thường. Sau đó, CBTD sẽ lập Biên bản kiểm tra sau khi cho vay Mẫu số 05/CV – Phụ lục 07).

(2) Kiểm soát việc trả gốc, lãi

 CBTD thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát quá trình trả gốc, lãi vay và gửi thông báo trả lãi, trả gốc cho khách hàng khi đến hạn. Đồng thời kiểm tra toàn diện tình hình tài chính (thực tế hàng tồn kho, các khoản nợ phải thu), tình hình hoạt động kinh doanh và kiểm tra thực trạng tài sản đảm bảo của DNTN Sao Việt.

 Trong kỳ, CBTD xem xét quá trình trả nợ của DNTN Sao Việt; thực hiện chấm điểm và xếp hạng lại khách hàng để phát hiện kịp thời sự sụt giảm khả năng thanh toán từ đó có biện pháp xử lý (ví dụ như: có thể yêu cầu khách hàng bổ sung TSĐB). Thực tế DNTN Sao Việt thực hiện việc trả nợ đúng theo cam kết trong hợp đồng; chấm điểm, xếp hạng cho thấy không có sự sụt giảm khả năng thanh toán.

 Định kỳ vào cuối tháng, trưởng phòng tín dụng chỉ đạo, giám sát việc thực hiện kiểm tra, giám sát các khoản cho vay của các CBTD; đôn đốc CBTD lập bảng theo dõi nợ vay về số dư nợ cuối tháng của DNTN Sao Việt. Đồng thời, hằng quý trưởng phòng tín dụng sẽ xem xét việc phân loại nợ, trích lập dự phòng rủi ro tín dụng theo quy định (căn cứ vào quyết định số 493/2005/QĐ-NHNN ngày 22/04/2005 về “Phân loại nợ, trích lập và sử dụng dự phòng”).

 Vào cuối năm, cán bộ phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ của Agribank Quảng Trị phối hợp với phòng tín dụng thực hiện đánh giá việc cho vay và tình hình thu hồi vốn của các CBTD trong năm đó như thế nào để từ đó đưa ra những giải pháp hữu hiệu giúp nâng cao chất lượng tín dụng của ngân hàng trong thời gian tới.

(3) Đưa ra kết luận

Quá trình kiểm soát chỉ kết thúc và được coi là có hiệu quả khi mà ngân hàng đã thu hồi cả gốc và lãi đủ và đúng thời hạn. CBTD sau kiểm tra phân tích đánh giá đưa ra các kết luận: khách hàng có sử dụng vốn vay đúng mục đích không? Nếu không thì có biện pháp thu hồi lại vốn như thế nào? Tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng có thuận lợi không? Nếu không thì tư vấn cho khách hàng hay xử lý khoản vay như thế nào? Tài sản đảm bảo có mất mát, hư hỏng, hay có những biến động về tăng giảm giá trị không? Khách hàng có vi phạm các cam kết của hợp đồng tín dụng không?..

CBTD sau khi kiểm tra DNTN Sao Việt đã đưa ra kết luận như sau: DNTN Sao Việt vay vốn đúng mục đích; tình hình SXKD diễn ra khá tốt; TSĐB vẫn bình thường, không có sự biến động về giá, không có sự thay đổi chủ sở hữu; khách hàng vẫn thực hiện đúng các cam kết trong hợp đồng tín dụng…

Sau này, khi đến giai đoạn thanh lý hợp đồng, CBTD sẽ kiểm tra quá trình thanh toán của DNTN Sao Việt để xác định khách hàng đã thanh toán đầy đủ vốn vay, lãi vay, các chi phí khác cũng như đã hoàn tất hết các nghĩa vụ đã ghi trong hợp đồng tín dụng hay chưa. Tiếp đến, CBTD sẽ tiến hành tất toán các khoản vay và giải chấp tài sản. Khi giải chấp tài sản, CBTD sẽ lập giấy giao nhận tài sản và tiến hành chuyển giao chứng từ lại cho DNTN Sao Việt.

Nhận xét: Quá trình thực hiện việc kiểm tra, giám sát sau khi cho DNTN Sao Việt vay đã được CBTD Agribank Quảng Trị chú trọng. Việc kiểm soát mục đích vay vốn, tình hình SXKD và tình trạng TSĐB của khách hàng đã được CBTD xuống trực tiếp doanh nghiệp quan sát, đánh giá để đảm bảo khoản vay được sử dụng đúng như cam kết, có hiệu quả và TSĐB vẫn không có sự thay đổi quá lớn. Hằng quý, CBTD đều thực hiện chấm điểm và xếp hạng lại DNTN Sao Việt nhằm phát hiện kịp thời sự sụt giảm khả năng thanh toán (nếu có). Định kỳ khi gần đến ngày trả gốc và lãi, CBTD đã chủ động liên lạc (gọi điện thoại), đôn đốc khách hàng trả để tránh tình trạng nợ quá hạn xảy ra. Vào cuối tháng, TP tín dụng thực hiện trích lập dự phòng rủi ro tín dụng để đảm bảo an toàn cho các khoản vay khi có rủi ro xảy ra. Nhìn chung, quy trình kiểm soát sau khi giải ngân cho khách hàng