Quá Trình Hoạch Định Nguồn Nhân Lực (Trần Kim Dung, 2011)

- Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực: nhóm chức năng chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nhân lực trong doanh nghiệp. Nó bao gồm hai chức năng nhỏ là kích thích, động viên nhân viên về mặt vật chất thông qua hệ thống tiền lương, thưởng và duy trì các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp. Trong đó xây dựng và quản lý hệ thống thang, bảng lương, thiết lập và áp dụng các chính sách lương thưởng, thăng tiến, phúc lợi và đáng giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên là những hoạt động quan trọng nhất của chức năng kích thích, động viên. Chức năng quan hệ lao động liên quan đến các hoạt động nhằm hoàn thiện môi trường làm việc và các mối quan hệ trong công việc. Giải quyết tốt chức năng quan hệ lao động sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra bầu không khí tâm lí tập thể và làm cho nhân viên thỏa mãn với công việc.

1.3. Nội dung của quản trị nguồn nhân lực

1.3.1. Hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu của nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động bảo đảm cho doanh nghiệp có đủ nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. (Trần Kim Dung, 2011)

Quá trình hoạch định nhân lực liên hệ mật thiết với quá trình hoạch định và thực hiện các chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình hoạch định nhân lực gồm các bước sau:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 133 trang tài liệu này.

Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực

Dự báo/phân tích công việc

Dự báo/ xác định nhu cầu nhân lực

Phân tích môi trường, xác định mục tiêu, lựa chọn chiến lược

Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện

Thực hiện

- Thu hút

- Đào tạo và phát triển

- Trả công và kích thích

- Quan hệ lao động

Chính sách

Phân tích cung cầu, khả năng điều chỉnh

Kế hoạch/ chương trình

Hình 1.1 Quá trình hoạch định nguồn nhân lực (Trần Kim Dung, 2011)

Bước 1: Phân tích môi trường, xác định mục tiêu, chiến lược cho doanh nghiệp. Phân tích môi trường là cơ sở xác định mục tiêu, chiến lược cho doanh nghiệp nói chung và hoạch định nguồn nhân lực nói riêng. Khi phân tích môi trường trong hoạch định nhân lực ta phải phân tích môi trường bên trong và môi trường bên ngoài. Phân tích sự thay đổi và tác động của các yếu tố trong môi trường bên ngoài kết hợp với điểm mạnh, điểm yếu nội tại của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác mục tiêu và lựa chọn chiến lược phù hợp.

Bước 2: Phân tích hiện trạng quản trị nhân lực trong doanh nghiệp nhằm xác định được điểm mạng và điểm yếu của đơn vị và đề ra chiến lược phát triển nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược phát triển kinh doanh.

Bước 3: Dự báo khối lượng công việc đối với các mục tiêu kế hoạch trung hạn, dài hạn, đồng thời xác định khối lượng công việc và tiến hành phân tích công việc đối với mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn.

Bước 4: Dự báo nhu cầu nhân lực đối với các mục tiêu kế hoạch trung và dài hạn, đồng thời xác định nhu cầu nhân lực đối với các mục tiêu kế hoạch ngắn hạn.

Bước 5: Phân tích quan hệ cung cầu nhân lực, khả năng điều chỉnh và đề ra các chính sách, kế hoạch, chương trình thực hiện giúp cho doanh nghiệp thích ứng với các nhu cầu mới, nâng cao hiệu quả sử dụng nhân lực.

Bước 6: Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình quản trị nhân sự của doanh nghiệp.

Bước 7: Thực hiện thu hút, đào tào và phát triển, trả công và kích thích các quan hệ lao động.

Bước 8: Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện.

1.3.2. Phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc.

Quá trình phân tích công việc gồm sáu bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất.

Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản trên cơ sở các tài liệu: sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, chức năng, quyền hạn của doanh nghiệp, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ, bản mô phỏng công việc cũ (nếu có).

Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi phân tích công việc tương đương nhau.

Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc như: Phỏng vấn, bảng câu hỏi, quan sát.

Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc, qua lãnh đạo, những người giám sát thực hiện công việc đó.

Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc.

1.3.3. Tuyển dụng

Tuyển dụng là quá trình thu hút lao động có nguyện vọng và có khả năng làm việc trong doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau, xuất phát từ nhu cầu mở rộng, bổ sung hoặc thay thế các giải pháp khác không thế đáp ứng được. Nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển lâu dài của doanh nghiệp là con người, tức là toàn bộ nhân lực của doanh nghiệp. Chính vì vậy, tuyển dụng lao động trở thành hoạt động then chốt trong quản trị nhân lực của doanh nghiệp. Thực hiện tốt quá trình tuyển dụng sẽ giúp cho các doanh nghiệp có được những con người có các phẩm chất kỹ năng phù hợp với yêu cầu phát triển của doanh nhiệp trong tương lai, tránh được các thiệt hại, rủi ro trong quá trình thực hiện công việc.

Có nhiều nguồn cung cấp ứng viên vào các chức vụ hoặc công việc trống của doanh nghiệp như tuyển trực tiếp các nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp (nguồn nội bộ), thông qua quảng cáo, trung tâm giới thiệu việc làm (nguồn ngoài doanh nghiệp)...Trong đó, hình thức tuyển các nhân viên từ trong nội bộ doanh nghiệp thường được ưu tiên hàng đầu.

Nguồn nội bộ:

- Ưu điểm: Nhân viên trong doanh nghiệp đã được thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, tinh thần trách nhiệm, ít bỏ việc. Nhân viên mau chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới. Hình thức này tạo sự thi đua

rộng rãi giữa các nhân viên đang làm việc, kích thích họ làm việc tích cực, sáng tạo và tạo ra hiệu quả cao hơn. (Trần Kim Dung, 2011)

- Nhược điểm:

 Hình thức tuyển từ nguồn nội bộ làm cho nhân viên thiếu tính sáng tạo. Điều này rất nguy hiểm nếu doanh nghiệp đang ở trong tình trạng trì trệ, hoạt động kém hiệu quả.

 Hình thành nên nhóm ứng viên không thành công, từ đó có tâm lý không phục tùng lãnh đạo, bất hợp tác với lãnh đạo, dễ chia bè phái, mất đoàn kết.

 Theo nguồn nội bộ thì sẽ có rất ít ứng viên cho chúng ta lựa chọn.

Nguồn ngoài doanh nghiệp:

- Công ty săn đầu người: Qua hình thức này doanh nghiệp sẽ có được ứng cử viên đảm bảo chất lượng nhưng chi phí khá cao.

- Doanh nghiệp cạnh tranh: Qua hình thức này doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí ở khâu tuyển dụng và đào tạo.

- Thông qua quảng cáo: Qua hình thức này doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian tuyển dụng, tuyển dụng được ngay với số lượng lớn đồng thời có thể giới thiệu hình ảnh của doanh nghiệp... nhưng chi phí cũng rất cao.

- Thông qua trường đào tạo: Doanh nghiệp tiếp cận với nguồn này thông qua việc trao học bổng, hỗ trợ các hoạt động cho sinh viên, tài trợ cho các dự án, các giải thể thao...

- Các hình thức khác: Bên cạnh những hình thức trên doanh nghiệp còn có thể tuyển mộ thông qua trung tâm giới thiệu việc làm, người quen giới thiệu, internet, do ứng viên tự xin việc làm, thông qua sự giới thiệu của chính quyền...

- Tuy nhiên hình thức này sẽ tồn tại những hạn chế khi thu hút ứng viên: Bản thân công việc không hấp dẫn; Doanh nghiệp không hấp dẫn; Chính sách thăng tiến, đề bạt nội bộ; Những chính sách, quy định của Nhà Nước về hộ

khẩu thường trú, mức lương… của lao động trong doanh nghiệp; Khả năng tài chính của doanh nghiệp. (Trần Kim Dung, 2011)

Việc tuyển dụng nhân viên mang ý nghĩa hết sức quan trọng và là yếu tố có thể ảnh hưởng lâu dài đến tổ chức. Trong quá trình tuyển dụng, có 5 yếu tố ảnh hưởng đến khả năng tuyển dụng được ứng viên giỏi:

- Công việc không hấp dẫn: những công việc có thu nhập thấp, nhàm chán, không có cơ hội thăng tiến, nhiều rủi ro, địa vị xã hội thấp…sẽ khó thu hút được ứng viên giỏi mặc dù nguồn lao động trên thị trường rất dồi dào.

- Doanh nghiệp không hấp dẫn: một số đơn vị có loại hình kinh doanh, tên gọi, thành phần kinh tế, quy mô tổ chức, uy tín, triển vọng… không tạo nên sự hấp dẫn trên thị trường, nhận diện thương hiệu thấp, ứng viên không chú ý hoặc có nhận thức, đánh giá thấp nên mặc dù công việc hấp dẫn cũng khó thu hút được ứng viên giỏi.

- Chính sách cán bộ của doanh nghiệp: những doanh nghiệp có văn hóa làm việc theo kiểu cũ, luôn trung thành với chính sách đề bạt. Thăng tiến nội bộ, không quan tâm nhiều đến hiệu suất làm việc cũng hạn chế số lượng ứng viên giỏi được tuyển dụng.

- Những chính sách quy định của nhà nước: những doanh nghiệp bị ảnh hưởng nhiều bởi các chính sách, quy định của nhà nước như: hộ khẩu, chính sách lương, xuất thân nhân viên… cũng hạn chế khả năng thu hút lao động giỏi.

- Khả năng tài chính của doanh nghiệp: thực tế nếu doanh nghiệp có khả năng tài chính kém sẽ làm giảm lòng tin về một cam kết làm việc lâu dài, cơ hội phát triển của nhân viên cũng bị hạn chế và khó có khả năng tuyển dụng được những ứng viên giỏi.

Nội dung và quy trình tuyển dụng thường tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng

Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ ràng số lượng thành phần và quyền hạn của hội đồng. Nghiên cứu kỹ các quy định, chính sách của nhà nước, tổ

chức và doanh nghiệp liên quan đến tyển dụng. Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn: tiêu chuẩn chung, tiêu chuẩn của từng bộ phận và tiêu chuẩn của từng cá nhân.

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Các tổ chức doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp cá hình thức thông báo tuyển dụng như: thông báo trên báo đài, internet, thông báo tại các cơ quan hoặc thông qua các trung tâm tư vấn việc làm. Nội dung thông báo ngắn gọn nhưng rõ ràng và đầy đủ thông tin cần thiết cho ứng viên.

Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ.

Thông qua việc nghiên cứu hồ sơ để ghi nhận lại các thông tin cơ bản của ứng viên như: trình độ học vấn, kinh nghiệm, các kỹ năng làm việc, điểm mạnh, điểm yếu… để từ đó sàn lọc những ứng viên không đạt tiêu chuẩn.

Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ

Có thể tiến hành phỏng vấn sơ bộ lần 1 từ 5 đến 10 phút để loại bỏ những ứng viên không đạt tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõ rệt mà vòng đánh giá nghiên cứu hồ sơ không phát hiện ra.

Bước 5: Kiểm tra trắc nghiệm

Thông qua bước kiểm tra, trắc nghiệm, đánh giá năng lực chuyên môn, kỹ năng cá nhân, đăc điểm tâm lý của ứng viên để chọn được ứng viên xuất sắc nhất.

Bước 6: phỏng vấn lần 2

Phỏng vấn được áp dụng nhằm tiến hành đánh giá ứng viên về nhiều phương diện như kiến thức, kỹ năng, trình độ chuyên môn cũng như tính cách và khả năng hòa đồng, thích nghi được với môi trường của công viêc.

Bước 7: Xác minh điều tra

Đây là quá trình làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối với ứng viên có triển vọng tốt. Thông qua tiếp xúc với đồng nghiệp cũ, bạn bè, thầy cô giáo hoặc với lãnh đạo cũ của ứng viên để tìm hiểu thêm về tính cách, trình độ và kinh nghiệm của ứng viên

Bước 8: Khám sức khỏe

Nhằm chọn ra những ứng viên có đủ sức khỏe và có khả năng hoàn thành công việc với thời gian và hiệu suất cao. Một ứng viên có đủ năng lực, trình độ phẩm chất nhưng sức khỏe không đảm bảo thì khi tuyển dụng không những không có lợi thế về mặt chất lượng mà còn gây khó khăn về mặt pháp lý cho doanh nghiệp.

Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng

Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ quyết định chọn lựa hay loại bỏ các ứng viên đạt về trình độ, kỹ năng và phẩm chất phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.

1.3.4. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Đào tạo và phát triển nhân lực là hoạt động nhằm trang bị kiến thức cơ bản hoặc huấn luyện, nâng cao kỹ năng thành thạo nghề nghiệp cho nhân viên để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ hoặc phù hợp với nhiệm vụ trong tương lai của doanh nghiệp.

Mục đích của đào tạo và phát triện nguồn nhân lực là trực tiếp giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn, tránh tình trạng quản lý lỗi thời. Các chương trình định hướng công việc đối với nhân viên mới sẽ giúp họ nhanh chóng thích ứng với môi trường làm việc mới của doanh nghiệp và giải quyết các vấn đề về tổ chức. Đào tạo và phát triển có thể giúp các nhà quản trị đề ra được các chính sách về nhân lực cho doanh nghiệp sao cho có hiệu quả hơn, giúp cho nhân viên có được những kỹ năng