Tổ chức kiểm toán nội bộ trong các tập đoàn kinh tế của Việt Nam

đoàn là nếu như tổ chức của tập đoàn phức tạp, ngành nghề hoạt động đa dạng thì cần số lượng các KTVNB không nhỏ. Các nhóm KTV khi thực hiện với các "khối chức năng" hay ngành nghề khác nhau có thể có quan điểm kiểm toán khác nhau ngay kể cả khi họ cùng phải tuân thủ các chính sách và thủ tục chung của tập đoàn.

Thứ ba, Tổ chức KTNB theo khu vực địa lý hoạt động

Trong cách tiếp cận theo khu vực địa lý, tất cả các hoạt động của công ty ở một khu vực địa lý nhất định để giao cho một KTVNB riêng biệt hoặc một nhóm KTVNB. Khi sắp xếp tổ chức bộ máy KTNB theo khu vực địa lý có thể kết hợp với cách thức tổ chức theo lĩnh vực kiểm toán như mô hình thứ nhất hoặc có thể kết hợp với cách thức tổ chức tương ứng với khối chức năng của doanh nghiệp như mô hình thứ hai. Mô hình tổ chức KTNB theo khu vực địa lý hoạt động thường được mô tả theo sơ đồ 1.7:

KIỂM TOÁN TRƯỞNG

Trưởng bộ phân kiểm toán khu vực miền Bắc

Trưởng bộ phân kiểm toán khu vực miền Trung

Trưởng bộ phân kiểm toán khu vực miền Nam

Nhân viên kiểm toán hoạt động

Giám sát kiểm toán Thành Phố A

Giám sát kiểm toán

các T.Phố khác

Nhân viên kiểm toán hệ thống thống tin

Nhân viên kiểm toán hoạt động

Nhân viên kiểm toán tài chính

Nhân viên kiểm toán hệ thống thống tin

Sơ đồ 1.7: Tổ chức bộ phận KTNB theo khu vực

Ưu điểm và nhược điểm của loại tiếp cấn theo khu vực địa lý hoạt động này được phân tích rõ qua hai mô hình trên. Đổi lại, đây là cách tiếp cận được đánh giá là tốt nhất và là loại tiếp cận được sử dụng nhiều nhất trong thực tế.

Thứ tư, Tổ chức KTNB sử dụng nhân viên kiểm toán ở văn phòng điều hành trung tâm của tập đoàn

Theo cách tiếp cận này, KTNB có thể được tổ chức theo một trong ba mô hình trên nhưng được kết hợp với một vài tổ chức ở văn phòng điều hành trung tâm của tập đoàn. Cách thức này chỉ có thể được thực hiện khi mô hình tập đoàn được tổ chức theo mô hình có tổ chức văn phòng điều hành tại công ty mẹ. Việc tăng số nhân viên kiểm toán trên văn phòng điều hành trung tâm hay trụ sở với vai trò tham mưu thường được xác định tùy theo công việc ủy nhiệm cho các bộ phận cấu thành ngành và tùy theo những loại dịch vụ mà đơn vị trung tâm cung cấp. Các chính sách hay thủ tục chung đều được xem xét bởi các lãnh đạo cao cấp. Các chính sách hay thủ tục chung này có thể được ban hành dưới dạng cẩm nang hoặc sổ tay kiểm toán. Báo cáo kiểm toán được xem xét và xử lý ở cấp lãnh đạo văn phòng trung tâm hay văn phòng điều hành trung tâm. Cách thức tổ chức này sẽ đòi hỏi có sự hỗ trợ về mặt hành chính tại văn phòng điều hành trung tâm tập đoàn. Có thể nhận thấy cách thức tổ chức này theo xu hướng tập trung nhiều hơn là xu hướng phân tán. Cách thức tổ chức này có thể không hiệu quả nếu tổ chức KTNB tại văn phòng trung tâm không phù hợp.

Thứ năm, Mô hình linh hoạt, sử dụng các nhân viên kiểm toán đặc biệt hoặc các nhân viên kiểm toán không chính thức

Đây có thể cói là mô hình “hoạt động linh hoạt“ của KTNB. Đôi khi trong các hoạt động hàng ngày của tập đoàn có những phần việc liên quan đến chuyên môn đặc biệt. Các KTV không phải lúc nào cũng am hiểu tường tận về tất cả các lĩnh vực. Do đó, bộ phận KTNB trên văn phòng trung tâm có thể có những chuyên gia thực hiện những lĩnh vực đặc biệt. Họ có thể là các chuyên gia máy tính, các chuyên gia kỹ thuật và không nhất thiết phải là các KTV. Trong một số trường hợp, những người này không phải là nhân viên chính thức của đơn vị mà có thể làm theo từng hợp đồng riêng biệt. Khi sử dụng những nhân viên này, cần có sự đảm bảo hợp lý về trình độ chuyên môn và tính độc lập của họ.

Như vậy, có thể thấy theo cách thức tiếp cận nào thì khi tổ chức bộ máy KTNB cũng luôn phải theo sát sự biến động của cơ cấu tổ chức, phạm vi hoạt động, lĩnh vực hoạt động. Những điều chỉnh về tổ chức bộ máy KTNB có thể phải được cân nhắc khi thực hiện nhưng cũng cần được xem xét trong các trường hợp cần thiết.

Trong quan hệ với các bộ phận khác hay hoạt động khác của doanh nghiệp trong tập đoàn, bộ phận KTNB phải độc lập với hoạt động và bộ phận được kiểm

toán. Địa vị pháp lý trong tổ chức của bộ phận KTNB phải đủ để có thể hoàn thành tốt các mục tiêu kiểm toán đề ra. Thông thường KTNB phải được sự hậu thuẫn của Ban giám đốc và Hội đồng quản trị. Người phụ trách KTNB phải chịu trách nhiệm với một người trong tổ chức có đủ quyền hạn để giữ được tính độc lập. Hơn nữa, khi Hội đồng quản trị phê chuẩn việc bổ nhiệm hay miễn nhiệm người phụ trách KTNB thì tính độc lập của người phụ trách KTNB được nâng cao. Thông thường, để cụ thể hóa các vấn đề về quyền hạn và trách nhiệm vủa bộ phận KTNB, các tập đoàn thường đưa ra một văn bản chính thức như quy chế KTNB. Hàng năm, người phụ trách KTNB phải trình bày bản tóm tắt về chương trình kiểm toán, kế hoạch nhân sự và kinh phí đề ban giám đốc duyệt và báo cáo hội đồng quản trị nắm được tình hình. Xu hướng của KTNB là trách nhiệm báo cáo lên cấp cao hơn đối với phòng KTNB. Xu hướng này được thể hiện thông qua nghiên cứu của Viện kiểm toán viên nội bộ theo Bảng 1.4

Bảng 1.4: Xu hướng báo cáo kết quả kiểm toán

1957	1968	1975	1977	1979
Hội đồng quản trị	7	6	7	8	10
Giám đốc	7	10	11	18	13
Phó giám đốc	16	31	32	41	46
Kiểm soát viên	42	32	20	23	11
Khác	28	21	30	10	20

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 284 trang tài liệu này.

(Nguồn: IIA, Báo cáo Khoa học số 24, 1980)

Bảng trên thể hiện rõ hai quan điểm trong thẩm quyền báo cáo: Một mặt theo quan điểm logic là thẩm quyền báo cáo cao hơn thì tính độc lập của KTVNB càng lớn, mặt khác thì báo cáo với cấp cao hơn có thể làm KTVNB mất đi sự ủng hộ hàng ngày rất quan trọng. Với phân tích trên có thể thấy xu hướng tổ chức KTNB trong các doanh nghiệp trong tập đoàn theo xu hướng báo cáo cho phó giám đốc phụ trách tài chính là chủ yếu. Tuy nhiên, có thể thấy xu hướng này bộc lộ hạn chế rất lớn là giảm tính độc lập của KTNB. Nếu hướng đến tính độc lập nhiều hơn của bộ phận kiểm toán, có thể tổ chức theo mô hình bộ phận này sẽ thuộc cấp lãnh đạo cao nhất. Nếu hướng đến sự ủng hộ hàng ngày trong quá trình tác nghiệp, KTNB sẽ thuộc các cấp thấp hơn chịu trách nhiệm điều hành trực tiếp các tác nghiệp. Chính vì thế, xu

hướng cân bằng giữa tính độc lập và linh hoạt trong thực hiện KTNB dân đến việc lựa chọn KTNB trực thuộc sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc điều hành. Mô hình KTNB này được áp dụng rộng rãi hiện này được thể hiện qua Sơ đồ 1.8 [53, tr31]

hận

c và c

ận tá

Hội đồng quản trị

Giám đốc điều hành

Phó chủ tịch thứ nhất tài chính

Các Phó chủ tịch khác

Kiểm toán trưởng

Trưởng bộ phận ngân quỹ

Kiểm soát viên

Các bộ p

phụ thuộ

ác bộ ph

c nghiệp

Sơ đồ 1.8: Cơ cấu tổ chức KTNB điển hình

1.2.4. Các mối quan hệ của kiểm toán nội bộ

KTNB hoạt động trong tổng hòa của nhiều mối quan hệ. Để KTNB vận hành tốt nhất thì mỗi mối quan hệ kể các mối quan hệ bên trong và bên ngoài của KTNB đều phải được xem xét và cân đối.

Quan hệ bên trong Bộ phận KTNB

Xét một cách chung nhất KTVNB cũng là những nhà quản lý, cũng giống như các nhà quản lý khác, vì vậy cần quản lý các nguồn lực của mình một cách có hiệu quả. Đồng thời, mỗi thành viên của bộ phân KTNB đều có những nhu cầu chung của con người. Vì vậy, xét về quan hệ nội tại của bộ phận KTNB cần lưu ý những điểm sau:

Một là, KTVNB là những cán bộ làm công việc chuyên môn nên có những nhu cầu đặc biệt liên quan đến chuyên môn của họ. Điều đó đặt ra yêu cầu cần ít sự chỉ đạo trực tiếp mà cần nhiều sự định hướng hơn.

Hai là, KTVNB được mọi người trong tổ chức biết đến nhiều hơn những người khác một cách tương đối, vì thế cần thấy rằng họ có trách nhiệm đặc biệt phải hành động như một hình mẫu và một chuẩn mực trong quan hệ nhân sự.

Ba là, Trong quan hệ nội bộ phòng ban, KTVNB cần nhận thức rằng, anh ta có khó khăn nội thân do sự định kiến. Mục tiêu thường xuyên của KTVNB là thay đổi định kiến đó trong phạm vi cho phép của trách nhiệm mà anh ta được trực tiếp giao phó.

Bốn là, nhân viên trong các phòng ban khác cần luôn được bồi dưỡng thích hợp để nâng cao nhận thức về công việc KTNB và KTVNB. Điều đó làm cho KTVNB có được đảm bảo chắc chắn rằng họ sẽ nhận được sự hậu thuẫn khi tiếp xúc với người được kiểm toán.

Quan hệ giữa KTNB và ủy ban kiểm toán

Mối quan hệ giữa bộ phận KTNB và ủy ban kiểm toán là mối quan hệ giữa bộ phận này với ban giám đốc. Ủy ban kiểm toán thường có chức năng chủ yếu là tổ chức và giám sát hoạt động của KTNB. Để có thể quản lý hoạt động của KTNB có hiệu quả, trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị thường có một ủy ban gồm những người có kiến thức và kinh nghiệm về tài chính, kế toán, kiểm toán. Trong các doanh nghiệp, ủy ban này thường gồm một nhóm thành viên hội đồng quản trị không tham gia điều hành đơn vị. Theo quy định của một số quốc gia thì số lượng thành viên độc lập của uỷ ban này thường chiếm 2/3 tổng số thành viên. Đối với những doanh nghiệp hoạt động với quy mô nhỏ và vừa, đôi khi chính chủ sở hữu hoặc đại diện cho chủ sở hữu sẽ làm công việc của ủy ban kiểm toán. Ủy ban kiểm toán có thể bao gồm những người đại diện cho các nhóm quyền lợi khác nhau như đại diện công đoàn, đại diện chủ sở hữu, đại diện của cơ quan quản lý cấp trên, đại diện cho nhà đầu tư hoặc đại diện cho cấp kiểm soát cao hơn…

Ủy ban kiểm toán không hoạt động thường xuyên mà chỉ hoạt động trên cơ sở họp định kỳ. Trong những cuộc họp đó, ủy ban sẽ quyết định những vấn đề quan trọng của KTNB. Những vấn đề đó thường bao gồm:

Một là, Tham gia bổ nhiệm các vị trí cao nhất của bộ phận KTNB. Ủy ban kiểm toán có nhiệm vụ phê chuẩn các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm trưởng bộ phận KTNB. Trách nhiệm này sẽ tạo cơ sở phát triển tính độc lập của KTNB trong thực hiện kiểm toán.

Hai là, Đánh giá và phê chuẩn các chương trình kế hoạch. Ủy ban kiểm toán sẽ đánh giá tổng thể nhu cầu kiểm toán của đơn vị, trên có sở đó đánh giá tính thích hợp và hiệu quả của cả hoạt động nội kiểm và ngoại kiểm. Ủy ban kiểm toán được coi như người quyết định cuối cùng đối với KTNB.

Ba là, Tham gia xác định và quyết định ngân sách cho KTNB. Kế hoạch kiểm toán hàng năm là cơ sở để ủy ban kiểm toán xác định mức ngân sách cho KTNB. Hoạt động này giúp ủy ban kiểm toán toán, trưởng bộ phận KTNB có thể xác định rõ các công việc cần thực hiện và thực hiện chúng một cách có hiệu quả.

Bốn là, Báo cáo của KTNB trình ủy ban kiểm toán. Báo cáo của KTNB cho ủy ban kiểm toán đôi khi cần có sự thuyết minh trong những tình huống bất thường. Báo cáo này là cơ sở để xác định phạm vi kế hoạch kiểm toán và những nguyên nhân làm thay đổi kế hoạch kiểm toán. Ủy ban kiểm toán mong muốn KTVNB trình bày những vấn đề cần lưu ý đặc biệt trong một phận hoặc thậm chí liên quan đến các cấp lãnh đạo cao hơn. Các thông tin này có thể giúp ủy ban có những phát hiện tiếp theo hoặc những vấn đề liên quan đến phát triển kiểm toán.

Thứ năm, Đánh giá hoạt động KTNB. Trên thực tế, ủy ban kiểm toán không có nhân viên làm việc đánh giá mà có thể sử dụng đánh giá hoạt động theo nguyên tắc kiểm soát chéo hoặc có thể thuê ngoại kiểm để đánh giá. Ngoài việc đánh giá tính tuân thủ, tính độc lập và khách quan trong công việc KTNB, ủy ban kiểm toán còn có trách nhiệm đánh giá hiệu quả công việc của KTNB. Những đánh giá này là cơ sở rất tốt cho việc xác định mức ngân sách tối ưu cho hoạt động KTNB. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để điều chỉnh về nhân sự kiểm toán, điều chỉnh trách nhiệm và quyền hạn của KTVNB.

Quan hệ giữa KTNB với các bộ phận chức năng khác

Mối quan hệ giữa KTNB và các bộ phận chức năng khác là mối quan hệ tương hỗ. Bộ phận KTNB có thể yêu cầu các bộ phận chức năng khác chấp hành kế hoạch kiểm toán được phê duyệt và cung cấp tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán. KTNB sẽ đánh giá kết quả, kiến nghị đối với bộ phận chức năng được kiểm toán nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Ngoài ra, KTNB có thể phối hợp với các bộ phận chức năng nhằm thực hiện các công việc kiểm toán. Về phía các bộ phận chức năng, họ có trách nhiệm cung cấp tài liệu liên quan đến nội dung kiểm toán. Các bộ phận chức năng có thể đánh giá hoạt động của KTNB trong một số trường hợp nhất định

và kiến nghị với cấp lãnh đạo cao nhất nhằm điều chỉnh kế hoạch hay phưong thức thực hiện kiểm toán.

Quan hệ giữa KTNB với kiểm toán viên bên ngoài

Kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên bên ngoài có những sứ mệnh khác nhau nhưng lại có những điểm tương đồng nhất định. Mối quan hệ này cần được xem xét trên những khía cạnh sau:

Một là, KTV bên ngoài có mối quan hệ nhiều mặt với KTVNB nên đó là cơ sở rất tốt để hai bên hiểu nhau và nhờ đó liên hệ với nhau một cách hiệu quả. Mối quan hệ này bị ảnh hưởng bởi sự nhận thức riêng biệt về nghề nghiệp và lợi ích riêng nên mối quan hệ này thường trở nên rất nhạy cảm.

Hai là, Cả hai nhóm kiểm toán đều có những quyền hạn nhất định, gây ra sự thận trọng trong nhiều mối quan hệ trực diện khác nhau. Kiểm toán viên nội bộ đứng ở vị trí phục vụ cho quyền lợi ở cấp độ cao hơn của công ty thông qua những sự phối hợp hiệu quả hơn (thường khiến cho chi phí kiểm toán bên ngoài thấp hơn); Trong khi kiểm toán viên bên ngoài thường có sự tiếp cận đặc biệt có ảnh hưởng lớn đối với ủy ban kiểm toán và quản lý cấp cao và vì thế có thể có tác động lớn đến những người này trong thái độ của họ đối với KTNB

Ba là, Sự xuất hiện cùng nhau của KTVNB và KTV bên ngoài trước cả ban quản lý và uỷ ban kiểm toán sẽ mang hàm ý đặc biệt nhạy cảm, do đó cần được chuẩn bị và tiến hành rất thận trọng.

Như vậy, có thể thấy tổ chức bộ máy KTNB phải được đặt trong mối quan hệ nhiều chiều. KTNB phải được xây dựng là tổ chức dựa trên mối quan hệ bên trong của KTNB, mối quan hệ bên ngoài như ủy ban kiểm toán, các bộ phận chức năng và KTV bên ngoài.

1.3. KINH NGHIỆM TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG TẬP ĐOÀN KINH TẾ Ở MỘT SỐ NƯỚC TRÊN THẾ GIỚI

1.3.1. Tổ chức công tác kiểm toán

KTNB phát triển rất sớm ở các quốc gia có nền kinh tế phát triển như ở Mỹ, ở Nhật, Pháp. Tại các quốc gia này, ban đầu KTNB chỉ phát triển dưới hình thức tự phát và là yêu cầu của quản lý nội bộ đối với từng doanh nghiệp đơn lẻ. Khi mô hình tập đoàn phát triển, các yêu cầu về quản lý càng được nâng cao, KTNB càng có sự

phát triển nhanh chóng cả về công tác kiểm toán lẫn tổ chức bộ máy. Tại mỗi quốc gia khác nhau, công tác KTNB có quá trình phát triển mang đặc trưng riêng. Có thể xem xét đến công tác KTNB tại một số quốc gia như sau:

Quy trình KTNB của các tập đoàn của Mỹ: Qua việc nghiên cứu hệ thống chuẩn mực KTNB cũng như quy trình KTNB trong điều lệ hoạt động hay quy chế kiểm toán (Internal audit charter) của các tập đoàn tại Mỹ, có những điểm khác biệt trong quy trình thực hiện đáng lưu ý sau:

Lập kế hoạch KTNB: Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTNB thực hiện điều tra khảo sát thực tế để làm quen với các hoạt động kiểm soát cần thiết để nhận định lĩnh vực trọng tâm cần kiểm toán có được các nhận xét và đề xuất của đơn vị được kiểm toán.

Lãnh đạo bộ phận KTNB phải lập báo cáo hoạt động của KTNB với ủy ban kiểm toán của tập đoàn và ban giám đốc doanh nghiệp thành viên được kiểm toán. Báo cáo này phải nêu được tiến trình thực hiện kiểm toán so với kế hoạch, đối chiếu các khoản chi phí so với ngân sách thực hiện kiểm toán, mức độ đạt được mục tiêu. Báo cáo phải chỉ rõ nguyên nhân của những thay đổi quan trọng và chỉ ra các hoạt động đã hoặc cần thực hiện. Quy trình này thường được thực hiện theo hướng dẫn kiểm toán được đề cập trong các quy chế kiểm toán nội bộ của tập đoàn. Quy chế kiểm toán nội bộ của các tập đoàn đều được xây dựng dựa trên Chuẩn mực kiểm toán nội bộ của IIA và các quy định trong Đạo Luật Sarbanes Oxley.

Thực hiện kế hoạch KTNB: Lãnh đạo bộ phận phải thường xuyên xem xét, giám sát quá trình thu thập thông tin, xác nhận chất lượng thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo KTNB. Rất nhiều tập đoàn của Mỹ có các thể chế tài chính là đơn vị thành viên của tập đoàn. Chính vì lý do đó, nên thực hiện KTNB chủ yếu dựa trên cơ sở đánh giá rủi ro. Trong quá trình thực hiện, ngoài các kỹ thuật chọn mẫu kiểm toán thông thường như chọn mẫu ngẫu nhiên và chọn mẫu phi xác suất, KTVNB trong các tập đoàn ở Mỹ còn sử dụng thêm một số kỹ thuật chọn mẫu nữa như kỹ thuật chọn mẫu phân tầng (chia tổng thể thành nhiều nhóm nhỏ hơn rồi lựa chọn) và kỹ thuật chọn mẫu Bayesian. Kỹ thuật chọn mẫu Bayesian dựa trên được thực hiện tương tự như chọn mẫu ngẫu nhiên như có sự điều chỉnh căn cứ vào kết quả kiểm toán của kỳ trước.