Giai Đoạn Lập Kế Hoạch Kiểm Toán Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp

thực hiện kiến nghị kiểm toán.

1.2.1. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán nội bộ

LẬP KẾ HOẠCH CUỘC KIỂM TOÁN NỘI BỘ

Trưởng KTNB, trưởng nhóm KTNB, đơn vị được kiểm toán và các đơn vị, bộ phận liên quan

Lập kế hoạch KTNB là bước công việc đầu tiên của quy trình KTNB nhằm tạo ra tiền đề và điều kiện cụ thể trước khi thực hiện kế hoạch KTNB, đây là bước công việc mang tính quyết định đến chất lượng của cuộc KTNB. Lập kế hoạch KTNB trong DN thường gồm: Lập kế hoạch kiểm toán năm và lập kế hoạch chi tiết cho từng cuộc KTNB. Nội dung công việc của giai đoạn lập kế hoạch KTNB được thể hiện trong sơ đồ sau:

LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN NỘI BỘ NĂM

Thảo luận, phê duyệt vàz ban hành KHKT năm

Trưởng KTNB, KTVNB, HĐQT/

HĐTV, nhà quản trị các cấp

Xác định kháchz thể,z phạmz vi, đối tượng, mục đíchz cuộcz kiểmz toán

Xác định thời gianz vàz nguồn lực kiểmz toán

Xây dựngz chương trìnhz kiểmz toán

Tổng hợp lập kế hoạchz cuộc KTNB

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 118 trang tài liệu này.

Sơ đồ 1.2: Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp

(Nguồn: Tổng hợp của tác giả)

* Lập kế hoạch KTNB năm

Kế hoạch KTNB năm là các định hướng cơ bản, nội dung trọng tâm và phương pháp tiếp cận chung của các cuộc KTNB trong năm. Kế hoạch kiểm toán lập trên cơ sở đánh giá thông tin tổng quát về tình hình hoạt động và môi trường kinh doanh của đơn vị, đảm bảo nhất quán với chiến lược kiểm toán. Bản kế hoạch năm giúp KTVNB dự tính và tổng hợp được khối lượng công việc cần thực hiện trong năm.

Thành phần tham gia tổ chức lập kế hoạch kiểm toán năm bao gồm: Trưởng bộ

phận KTNB, HĐQT/BKS, các kiểm toán viên được phân công thu thập và phân tích thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch, nhà quản trị các cấp, phụ trách bộ phận trong DN. Thông thường, kế hoạch KTNB năm do trưởng KTNB lập, xin ý kiến của các bên liên quan và trình ban giám đốc, HĐQT, BKS phê duyệt. Thời gian tiến hành tổ chức lập kế hoạch KTNB năm được tiến hành vào thời điểm cuối năm tài chính và được lập song song với thời gian xây dựng kế hoạch SXKD của DN.

Nội dung của lập kế hoạch kiểm toán năm bao gồm: xác định mục tiêu, đối tượng kiểm toán; lập dự thảo kế hoạch KTNB năm và thảo luận, phê duyệt và ban hành kế hoạch KTNB năm.

Thứ nhất, xác định mục tiêu, đối tượng

Để có thể xác định được mục tiêu KTNB trong năm, cần thực hiện các bước công việc bao gồm: thu thập và phân tích thông tin ĐGRR tổng thể, xác định nguồn lực phục vụ cho kiểm toán và xác định mục tiêu đối tượng kiểm toán.

+ Thu thập và phân tích thông tin để đánh giá rủi ro tổng thể: thu thập và phân tích thông tin thường được thực hiện bởi các KTVNB và KTNB phụ trách quản lý. Việc thu thập thông tin sẽ được thực hiện trên phạm vi quy mô toàn DN, KTV có nhiều phương pháp để thu thập, phân tích và ĐGRR. Trường hợp DN đã xây dựng vận hành bộ phận QTRR thì các thông tin về rủi ro, ĐGRR sẽ được tổ chức thu thập trực tiếp từ bộ phận này. Trường hợp DN chưa vận hành QTRR đến từng chức năng bộ phận, KTV có thể gặp gỡ, trao đổi với trưởng bộ phận, nhân viên thu thập thông tin để ĐGRR. Tuy nhiên, do KTNB là kiểm toán dựa trên rủi ro, do đó việc hoàn thiện ĐGRR làm cơ sở cho lập kế hoạch, xác định các nội dung kiểm toán là quan trọng trong thực hiện KTNB.

Thu thập và phân tích thông tin được thực hiện gắn liền với các mục tiêu đã được xác định của DN, trong đó tập trung vào các rủi ro mang tính chiến lược ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu chiến lược của DN. Những bộ phận hàm chứa những rủi ro chiến lược này sẽ được cân nhắc trở thành mục tiêu và đối tượng kiểm toán.

Thu thập và phân tích thông tin ĐGRR còn được xem xét trong mối quan hệ với kǶ vọng về yêu cầu của ban quản lý và các bên có liên quan: Khi lựa chọn các đối tượng kiểm toán, ngoài kết quả về ĐGRR tổng thể, KTV còn phải xem xét đến

yêu cầu của ban quản lý DN và các bộ phận liên quan. Các yêu cầu và kǶ vọng này có thể khác với kết quả ĐGRR, nhưng đóng vai trò là thực tiễn triển khai hoạt động sản xuất kinh doanh tại DN. Do đó, KTVNB cần cân nhắc khi xác định mục tiêu và đối tượng kiểm toán.

+ Xác định nguồn lực phục vụ cho KTNB: KTVNB cần cân nhắc, đánh giá nguồn lực hiện có về nhân lực, vật lực, thời gian sử dụng cho từng cuộc kiểm toán trong năm. Xác định nguồn lực phục vụ cho kiểm toán cần được thực hiện bởi trường KTNB và các bên có liên quan. Việc xác định nguồn lực phục vụ cho kiểm toán cần đảm bảo nguyên tắc độc lập, không bị chi phối bởi các bên có liên quan làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc kiểm toán.

+ Xác định mục tiêu đối tượng kiểm toán: Dựa trên các thông tin về đánh giá rủi ro tổng thể, cân nhắc mục tiêu chiến lược, xem xét kǶ vọng và yêu cầu của các bên liên quan, đồng thời cân nhắc nguồn lực KTNB, trưởng KTNB sẽ xây dựng mục tiêu và lựa chọn đối tượng kiểm toán.

Thứ hai, lập dự thảo kế hoạch KTNB năm

Dự thảo kế hoạch KTNB năm được thực hiện dựa trên cơ sở các công việc dã được thực hiện, bao gồm các nội dung: Danh mục các công việc KTNB đề xuất thực hiện; Cơ sở đề xuất công việc thực hiện (mức độ ĐGRR, tần suất kiểm toán…); Mục tiêu và phạm vi của từng cuộc kiểm toán; thời gian và nguồn lực kiểm toán. Dự thảo kế hoạch KTNB năm phải bám sát thực tiễn đồng thời đảm bảo mức độ linh hoạt để có thể rà soát và điều chỉnh cho phù hợp với sự thay đổi của DN trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh, QTRR, quy trình kiểm soát và các hoạt động khác trong DN.

Thứ ba, thảo luận, phê duyệt và ban hành kế hoạch KTNB năm

Sau khi hoàn thành dự thảo kế họach KTNB năm, KTVNB sẽ xin ý kiến của lãnh đạo DN, bộ phận và các bên có liên quan để đảm bảo kế hoạch phù hợp với các ưu tiên, yêu cầu, kǶ vọng cǜng như nguồn lực phục vụ cho kiểm toán. Các ý kiến phản hồi sẽ được trưởng KTNB xem xét, cân nhắc và điều chỉnh kế hoạch một cách thích hợp. Kế hoạch sau khi được thảo luận và thống nhất sẽ được trình ban quản lý phê quyệt ban hành và công khai trong toàn DN để thông báo, đảm bảo sự tuân thủ và phối hợp giữa các bộ phận có liên quan.

* Lập kế hoạch cho từng cuộc KTNB

Căn cứ vào kế hoạch KTNB năm đã được phê duyệt, trưởng KTNB giao cho các KTV phụ trách thực hiện xây dựng kế hoạch cho từng cuộc KTNB và xét duyệt lần 1 bởi trưởng ban KTNB và lần cuối bởi HĐQT/HĐTV hoặc ban giám đốc.

Thời gian tiến hành lập kế hoạch cho từng cuộc KTNB thường trước thời điểm thực hiện kiểm toán trung bình 1 tháng. Kế hoạch sau khi được duyệt sẽ được công bố cho các bên liên quan gồm bộ phận quản lý và bộ phận được kiểm toán.

Nội dung lập kế hoạch cho từng cuộc KTNB bao gồm: xác định khách thể, phạm vi, đối tượng, mục đích kiểm toán; xác định thời gian và nguồn lực kiểm toán, xây dựng chương trình kiểm toán, tổng hợp và lập kế hoạch kiểm toán.

Thứ nhất, xác định khách thể, phạm vi, đối tượng, mục đích kiểm toán: Dựa trên kế hoạch kiểm toán năm đã xây dựng, trong lập kế hoạch cho từng cuộc kiểm toán, KTNB cần xác định rò khách thể, phạm vi, đối tượng và mục đích kiểm toán. Đây là yếu tố quan trọng trong lập kế hoạch và cần thiết trong nội dung kế hoạch kiểm toán và KTNB cần chú ý cân đối với thời gian và đặc biệt là nguồn lực kiểm toán.

Thứ hai, xác định thời gian và nguồn lực kiểm toán: Căn cứ và kế hoạch KTNB năm đã được xây dựng, bộ phận KTNB tổ chức xác định thời gian kiểm toán cho từng cuộc kiểm toán phù hợp với đặc thù công việc của khách thể kiểm toán. Ví dụ, thời gian của cuộc kiểm toán BCTC thường được thực hiện sau khi bộ phận kế toán lập BCTC, nhưng trước khi tiến hành kiểm toán độc lập. Bên cạnh đó, thời gian kiểm toán phải tương xứng với kế hoạch SXKD toàn DN, phù hợp với nội dung kiểm toán đã được xác định. Nguồn lực kiểm toán được xác định cho tất cả các cuộc kiểm toán trong năm, phù hợp với thời gian, nội dung của cuộc kiểm toán.

Thứ ba, xây dựng chương trình kiểm toán: Chương trình kiểm toán (CTKT) là một bộ phận của kế hoạch cho từng cuộc kiểm toán, mô tả chi tiết phạm vi công việc thực hiện trong những phạm vi kiểm toán nhằm đảm bảo cho công việc kiểm toán được thực hiện theo đúng yêu cầu. CTKT hoạch định chi tiết công việc cần thực hiện, thời gian hoàn thành và trọng tâm là các thủ tục cần thực hiện trong khi kiểm toán. CTKT là yếu tố không thể thiếu trong lập kế hoạch cho từng cuộc kiểm toán. CTKT thường được giao cho các KTV phụ trách xây dựng, trưởng KTNB xét duyệt, mọi thay đổi trong CTKT phải được thông báo và phê duyệt ngay khi phát sinh.

Thứ tư, tổng hợp và xây dựng kế hoạch kiểm toán: Việc tổng hợp và lập kế hoạch cho từng cuộc kiểm toán cần được hoàn thành và xét duyệt trước khi thực hiện kiểm toán. Nhóm KTV thực hiện và KTV phụ trách tiến hành tổng hợp và lập kế hoạch kiểm toán hoàn chỉnh, trình ban giám đốc hoặc HĐQT, phụ trách xem xét và ký duyệt. Những thay đổi sau ngày ký cần được báo cáo lại với cấp có thẩm quyền kịp thời.

1.2.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán nội bộ

Thực hiện KTNB được thực hiện dựa trên các công việc đã ấn định trong kế hoạch, chương trình KTNB. Đối với mỗi đối tượng KTNB khác nhau, mỗi loại hình kiểm toán khác nhau và trong từng khoảng thời gian cụ thể khác nhau có thể thực hiện quy trình kiểm toán khác nhau. Nhân sự được giao thực hiện các công việc kiểm toán có thể gồm nhiều KTVNB, mỗi KTVNB được phân công 1 hoặc vài nội dung công việc cụ thể. Trưởng ban KTNB chịu trách nhiệm đôn đốc rà soát, giám sát quá trình thực hiện kiểm toán. Mỗi giai đoạn công việc hoàn thành cần được ghi chép, báo cáo bằng văn bản, lưu hồ sơ kiểm toán.

Thời gian thực hiện KTNB là sau khi công bố kế hoạch KTNB, thời gian thực hiện kiểm toán kéo dài phụ thuộc vào đối tượng kiểm toán, mục đích của cuộc kiểm toán và được quy định trong kế hoạch kiểm toán.

THỰC HIỆN KIỂM TOÁN NỘI BỘ

Trưởng KTNB, KTVNB được phân công, đơn vị được kiểm toán và các đơn vị, bộ phận liên quan

Triển khaiz thực hiệnz kế hoạchz kiểm toánz

Nội dung thực hiện KTNB bao gồm những bước công việc cơ bản trong sơ đồ sau:

Khảo sát sơ bộ về đơn vị được kiểmz toán, xác định và lựaz chọn mẫuz để thực hiệnz kiểm toán

Thựcz hiện các công việc kiểmz toán

Chuẩnz bị giấy tờ làmz việc, công cụ kiểmz toánz để ghiz chép thôngz tin và lưu kếtz quảz kiểm toán

Sơ đồ 1.3: Giai đoạn thực hiện kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp

(Nguồn: Tổng hợp của tác giả) Thứ nhất, triển khai thực hiện kế hoạch kiểm toán nhằm thông báo thực hiện kiểm toán tại các đơn vị được kiểm toán và được tiến hành kiểm toán trước khi thực hiện kiểm toán. Việc thông báo có thể thực hiện bằng văn bản hoặc cuộc họp ngắn

với bộ phận được kiểm toán về thời gian, lịch trình, nội dung, đối tượng được kiểm

toán cǜng như các điều kiện cần thiết có sự phối hợp của bộ phận được kiểm toán.

Thứ hai, khảo sát sơ bộ về đơn vị được kiểm toán, xác định và lựa chọn mẫu thực hiện kiểm toán. Mục đích của việc khảo sát sơ bộ về đơn vị được kiểm toán là thu thập thêm thông tin về khách thể và đối tượng kiểm toán, thu thập một số bằng chứng ban đầu cǜng như tạo mối quan hệ hợp tác với khách thể và đối tượng kiểm toán. Khảo sát sơ bộ có thể được thực hiện bằng nhiều cách như: tham quan, quan sát, kiểm tra tài liệu, phỏng vấn… Bước này giúp cho KTV nắm bắt được đặc điểm của bộ phận được kiểm toán, đặc biệt là về hệ thống KSNB. Khi tiến hành khảo sát, KTVNB đặc biệt chú trọng đánh giá tính hiện hữu (có hay không, có tồn tại hay không việc thiết kế KSNB), tính đầy đủ và phù hợp (việc thiết kế các nguyên tắc, thủ tục, hoạt động kiểm soát có đầy đủ và phù hợp để mang lại hiệu quả hay không) và tính hiệu lực (KSNB có được vận hành và, vận hành có liên tục hay không). Trên cơ sở kết quả khảo sát sơ bộ về đơn vị được kiểm toán, bộ phận KTNB sẽ tiến hành lựa chọn các phương pháp chọn mẫu thống kê và phi thống kê phù hợp. Việc lựa chọn mẫu phù hợp mang đặc tính chung của tổng thể sẽ giúp cho việc suy rộng các kết quả kiểm toán chính xác và tỷ lệ sai số được hạn chế ở mức tối đa.

Thứ ba, thực hiện các công việc kiểm toán bao gồm việc xác định phương pháp tiếp cận kiểm toán thích hợp và triển khai kiểm toán bằng việc sử dụng các phương pháp thủ tục thích hợp nhằm thu thập đầy đủ các bằng chứng kiểm toán làm cơ sở cho các ý kiến, kiến nghị kiểm toán. Thông thường, việc thực hiện kiểm toán được thực hiện theo từng nhóm để thực hiện ở từng bộ phận, đơn vị được kiểm toán. Trường hợp thực hiện kiểm toán phát sinh những tình huống làm thay đổi kế hoạch kiểm toán đã được phê duyệt, KTV phụ trách có trách nhiệm báo cáo với trưởng KTNB để báo cáo nhà quản trị cǜng như các bộ phận liên quan.

Thứ tư, chuẩn bị giấy tờ, công cụ kiểm toán để ghi chép thông tin và lưu kết quả kiểm toán: Hệ thống giấy tờ cần được xây dựng theo các mẫu biểu quy định trước để phục vụ cho cuộc kiểm toán nhằm đảm bảo phản ánh được nội dung của các hoạt động, công việc kiểm toán, ghi nhận được đầy đủ các thông tin phát sinh trong quá trình kiểm toán. Hệ thống giấy tờ và công cụ kiểm toán còn giúp cho KTV

lưu giữ kết quả hồ sơ kiểm toán khoa học, dễ dàng trong việc quản lý và thực hiện

công việc.

1.2.3. Giai đoạn tổng hợp kết quả và lập báo cáo kiểm toán nội bộ

Tổng hợp kết quả và lập báo cáo KTNB là giai đoạn tổng hợp lại các kết quả kiểm toán làm căn cứ để đưa ra ý kiến kiểm toán của KTV trong báo cáo kiểm toán. KTV được giao phụ trách cuộc kiểm toán sẽ có nhiệm vụ tổng kết lập báo cáo cho cuộc kiểm toán. Trưởng ban KTNB chịu trách nhiệm tổng hợp và lập báo cáo KTNB năm trình HĐQT/HĐTV hoặc ban giám đốc xét quyết trước khi công bố.

Thời gian kết thúc và lập báo cáo được quy định trong kế hoạch kiểm toán, ngay sau khi kết thúc cuộc kiểm toán đối với từng cuộc kiểm toán và trung bình 1 tháng trước khi kết thúc năm tài chính hoặc sau khi kết thúc cuộc kiểm toán cuối cùng trong năm.

Trưởng KTNB, KTVNB, đơn vị được kiểm toán

Phêz duyệt vàz phát hành báo cáo

TỔNG HỢP KẾT QUẢ VÀ LẬP BÁO CÁO KTNB NĂM

Tổngz hợpz vàz phânz loại kếtz quả KTNB

Lậpz dự thảo báo cáo KTNB

Thảo luậnz kết quả kiểmz toán

Nội dung của giai đoạn lập báo cáo KTNB bao gồm tổng hợp và lập báo cáo KTNB cho từng cuộc kiểm toán tổng hợp và lập báo cáo KTNB năm và phát hành báo cáo kiểm toán, được minh họa trong sơ đồ sau:

TỔNG HỢP KẾT QUẢ VÀ LẬP BÁO CÁO KTNB CHO

TỪNG CUỘC KIỂM TOÁN

Phát hành báo cáo KTNB

Tổng giám đốc, HĐQT, HĐTV,

Trưởng KTNB, KTVNB, đơn vị được kiểm toán

Sơ đồ 1.4: Giai đoạn tổng hợp kết quả và lập báo cáo kiểm toán nội bộ

(Nguồn: Tổng hợp của tác giả)

Thứ nhất, tổng hợp và lập báo cáo kiểm toán cho từng cuộc kiểm toán

+ Tổng hợp và phân loại kết quả kiểm toán: Sau khi thực hiện kiểm toán, các KTV có nhiệm vụ phân loại và tổng hợp các kết quả kiểm toán đã phát hiện được gửi cho KTV phụ trách. Tổng hợp và phân loại thường được thực hiện dưới dạng cuộc họp của cả đoàn kiểm toán để thảo luận, thống nhất về kết quả kiểm toán, mức độ trọng yếu, … Việc tổng hợp và phân loại sẽ giúp cho KTV xác định mức độ ưu tiên của các phát hiện đưa vào dự thảo báo cáo kết quả kiểm toán. Thông thường các phát hiện có mức độ trọng yếu và lan tỏa thấp không được đưa vào dự thảo mà gửi bằng văn bản trực tiếp cho bộ phận được kiểm toán như những lưu ý đối với nhà quản lý để cải tiến hoạt động.

+ Lập dự thảo báo cáo kiểm toán: lập dự thảo báo cáo thường được giao cho các cá nhân phụ trách phần công việc kiểm toán cụ thể, sau đó KTV phụ trách sẽ tổng hợp toàn bộ dự thảo cho cuộc kiểm toán.

+ Thảo luận với các bên có liên quan về kết quả kiểm toán: Sau khi hoàn thành dự thảo báo cáo, KTNB sẽ tiến hành thảo luận dưới hình thức cuộc họp với các bên có liên quan về các nội dung trong dự thảo. Cuộc họp sẽ mang tính thống nhất lại các vấn đề trong dự thảo, xem xét và cân nhắc lần cuối trước khi đưa ra báo cáo tổng kết kết quả kiểm toán lần cuối cùng. Đơn vị được kiểm toán có thể trao đổi với KTNB về những vấn đề bất đồng giữa nhóm KTNB và đơn vị được kiểm toán về những kết quả kiểm toán, hoặc những cam kết từ đơn vị được kiểm toán khắc phục những nội dung được kiến nghị trong báo cáo dự thảo.

+ Phê duyệt báo cáo kiểm toán: phê duyệt báo cáo kiểm toán được trưởng ban KTNB và các KTV phụ trách thực hiện sau khi tổng hợp lại các kết quả thảo luận với các bên liên quan về dự thảo báo cáo. Mọi nội dung đều cần được cập nhật trong các giấy tờ kiểm toán. Khi tổ chức phê duyệt báo cáo kiểm toán, trưởng KTNB cần chú ý ngoài các nội dung về sai phạm, còn phải chỉ ra các nguyên nhân, so sánh quy trình, nghiệp vụ với các thông lệ chung, để từ đó đưa ra các giải pháp kiến nghị phù hợp. Phê duyệt cần được thực hiện sau khi xin ý kiến thảo luận với các bên có liên quan và xin ý kiến xét duyệt của HĐQT/HĐTV hoặc Ban giám đốc trước khi phát hành báo cáo kiểm toán.

Thứ hai, tổng hợp và lập báo cáo kiểm toán năm.