Tổ chức kiểm toán nội bộ trong các tập đoàn kinh tế của Việt Nam

KTNB, phải đảm báo tính khoa học của tổ chức. Để đạt được điều này, KTNB phải quan tâm tới các vấn đề sau:

Thứ nhất, KTVNB phải tuyệt đối tuân thủ chương trình kiểm toán đã được xây dựng. Trong mọi trường hợp KTV không được tự ý thay đổi chương trình kiểm toán đã được xây dựng, nếu có sự thay đổi phải được sự chấp thuận của người đã phê duyệt kế hoạch kiểm toán (hội đồng quản trị hoặc ban giám đốc tập đoàn).

Thứ hai, Trong qúa trình thực hiện kiểm toán, KTVNB phải đảm bảo tuân thủ pháp luật của nhà nước, các chuẩn mực KTNB có liên quan và quy chế KTNB của tập đoàn.

Thứ ba, Trong quá trình thực hiện, KTVNB phải thường xuyên ghi chép những phát giác của mình về các con số sự kiện nhằm tích luỹ bằng chứng kiểm toán cho các đánh giá, xác nhận và tư vấn của mình.Việc ghi chép của KTVNB phải theo đúng quy định trong quy chế KTNB và phải được tập hợp riêng trên các giấy tờ làm việc và trong hồ sơ kiểm toán. Điều này có nghĩa là KTVNB sẽ không thực hiện các điều chỉnh hay trực tiếp thực hiện kết luận hay kiến nghị của mình trên sổ sách của kế toán.

Thứ tư, Định kỳ, KTVNB phải thực hiện tổng hợp kết quả kiểm toán và báo cáo tiến độ thực hiện kế hoạch KTNB chi tiết trên các bảng kê tổng hợp. Bảng kê tổng hợp là công cụ giúp KTVNB nắm được tiến trình thực hiện, xác định kết quả kiểm toán đã đạt được và định hướng công việc cần làm kế tiếp một cách hệ thống và khoa học.

Thứ năm, Kết thúc giai đoạn thực hiện kế hoạch KTNB, KTV cần thực hiện tập hợp, chọn lọc, phân loại các bằng chứng, đánh giá nhận định nội dung nhằm chuẩn bị cho công việc lập báo cáo KTNB. Ngoài ra, KTNB cần rà soát lại tài liệu, lưu trữ tài liệu một cách khoa học và hợp lý để đảm bảo khi cần thiết có thể kiểm soát công việc KTNB qua tài liệu này một cách hiệu quả và khoa học.

Thứ sáu, Thông tin phải được thu thập về tất cả các vấn đề liên quan đến mục tiêu kiểm toán và phạm vi công việc. Thông tin phải đầy đủ, trọng yếu, thích hợp và hữu ích để tạo cơ sở vững chắc cho các phát hiện và kiến nghị kiểm toán. Thông tin đầy đủ là thông tin căn cứ theo sự thật, thỏa đáng và có sức thuyết phục sao cho bất kỳ cá nhân thận trọng nào dựa trên thông tin này đều có kết luận kiểm toán tương tự. Thông tin trọng yếu là thông tin đáng tin cậy liên quan đến tầm cỡ và tính hệ trọng

của thông tin. Thông tin thích hợp là thông tin hỗ trợ các phát hiện và kiến nghị kiểm toán, nhất quán với các mục tiêu kiểm toán. Thông tin hữu ích là thông tin giúp cho các tổ chức đạt được mục đích. Có thể minh họa đến những đặc trưng trên của thông tin dùng làm bằng chứng cho KTNB như sau (Bảng 1.3) [53].

Bảng số 1.3: Bảng đánh giá bằng chứng kiểm toán

PHÂN LOẠI

MẠNH NHẤT	YẾU NHẤT
Mối quan hệ	Bên ngoài	Nội bộ
Các kỹ thuật	Quan sát - xác nhận	Khảo sát
Nguồn gốc	Thực	Số liệu kế toán cơ bản
Hình thức	Văn bản	Lời nói
Sự tinh xảo	Chính thức	Không chính thức
Thực tế	Hệ thống thực tế	Hệ thống theo thiết kế
Kiểm toán viên	Bản thân	Những người khác

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 284 trang tài liệu này.

Thứ bảy, Các thủ tục kiểm toán, kể cả phương pháp trắc nghiệp và chọn mẫu được sử dụng phải được lựa chọn trước, có thể áp dụng ở đâu, được mở rộng hoặc thay đổi như thế nào nếu hoàn cảnh cho phép.

Thứ tám, Quá trình thu thập, phân tích, giải thích và đề ra kết luận kiểm toán phải được giám sát đề đưa ra sự khẳng định hợp lý rằng tính khách quan của kiểm toán viên được giữ vững và đáp ứng được các mục tiêu kiểm toán.

Thứ chín, KTNB có thể thực hiện đánh giá công việc kiểm toán về hiệu quả và mức độ đạt được mục tiêu của cuộc kiểm toán thông qua phương pháp tiếp cận, thời gian hao phí, các lĩnh vực trọng tâm, bố trí nhân viên và những đề xuất cho lần kiểm toán sau.

Trên cơ sở lưu ý những vấn đề nêu trên, KTVNB thường thực hiện KTNB dựa trên các bước cơ bản sau:

Một là, Gửi quyết định kiểm toán cho đơn vị được kiểm toán: trên cơ sở kế hoạch kiểm toán và chương trình kiểm toán được xây dựng, KTNB gửi kế hoạch kiểm toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt và chương trình kiểm toán cho đơn vị được kiểm toán. Gửi quyết định kiểm toán hoặc kế hoạch kiểm toán được phê

duyệt nhằm mục đích tạo điều kiện cho đơn vị được kiểm toán chuẩn bị các tài liệu và điều kiện khác phục vụ cho cuộc kiểm toán. Thông thường, quyết định kiểm toán gửi cho đơn vị được kiểm toán trên cơ sở kế hoạch kiểm toán năm của toàn tập đoàn. Tuy nhiên, có những trường hợp, đơn vị được kiểm toán sẽ không nhận được quyết định kiểm toán trước khi cuộc kiểm toán bắt đầu. Trường hợp này thường xảy ra khi người ra quyết định KTNB là người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của tập đoàn và phục vụ cho các mục đích kiểm tra đột xuất. Trường hợp này thường hãn hữu xảy ra vì khi có KTNB từ công ty mẹ hay từ các đơn vị thành viên được chỉ định đến KTNB tại đơn vị được kiểm toán, điều này thường dẫn đến khả năng làm gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp và hiệu quả của cuộc kiểm toán thường không cao khi cuộc kiểm toán mất nhiều thời gian hơn.

Hai là, Kiểm tra thực tế tại đơn vị được kiểm toán chú trọng đến HTKSNB. Kiểm tra thực tế giúp KTNB làm quen với hệ thống, đánh giá rủi ro kiểm soát. Việc kiểm tra thực tế có thể dựa trên các nội dung chính sau: Kiểm tra về tổ chức, kiểm tra các chính sách và thủ tục, kiểm tra các báo cáo, kiểm tra hoạt động của các cá nhân, trao đổi với các nhân vật chủ chốt hay những người chịu trách nhiệm.

Quá trình này cần được ghi chép lại thông qua một trong các phương pháp mô

tả sau:

Bảng lưu đồ: Lưu đồ cung cấp cho KTV bản tóm tắt về sự luân chuyển của

các tài liệu, dữ liệu nhằm giúp kiểm toán viên nhận biết rõ hơn quy trình của một hệ thống. Hơn nữa, phương pháp này còn giúp xác định điểm yếu trong hệ thống. Thông thường kiểm toán viên sử dụng các ký hiệu thống nhất để trình bày trong lưu đồ (Sơ đồ 1.3, Sơ đồ 1.4). Bảng câu hỏi hệ thống KSNB đưa ra những câu hỏi về hệ thống KSNB. Các câu hỏi này có thể dựa trên câu hỏi đóng hoặc câu hỏi mở. Thông thường, với dạng bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ với câu hỏi đóng, những phần trả lời "có" hoặc "đúng" sẽ cho thấy ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ. Bảng tường thuật mô tả chi tiết về hệ thống kiểm soát nội bộ bằng lời. Bảng tường thuật thường ít được sử dụng trong trường hợp kiểm toán một đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ lớn, có cấu trúc phức tạp. Kiểm toán viên nội bộ có thể sử dụng kết hợp cả ba phương pháp nêu trên chứ không nhất thiết chỉ được áp dụng một phương pháp.

Điểm xuất phát của dòng lưu chuyển Tài liệu

Tài liệu đã chuẩn bị

Hồ sơ lưu trữ tài liệu dài hạn A - Theo vần alphabe

N - Theo số thứ tự D - Theo ngày tháng

Hồ sơ lưu trữ tài liệu tạm thời Dòng lưu chuyển của tài liệu

Nguồn ghi sổ cái

Sổ kế toán

Thẻ đục lỗ Các bản in

Công dụng của các tài liệu

Sơ đồ 1.3: Một số ký hiệu trong mô tả HTKSNB

Giấy báo tiền gửi

Sổ tiền mặt

Báo cáo cho khách hàng

Sổ cái tổng hợp

Liên 1 giấy gửi tiền

A/ Sổ c

ái

Gửi cho Ngân hàng

Liên 2 giấy gửi tiền

Báo cáo cho ban giám đốc

Nhận từ Ngân hàng

Sơ đồ 1.4: Mô tả HTKSNB trong quy trình của nghiệp vụ thu tiền

Ba là, Tiến hành các thử nghiệm chi tiết. Trên cơ sở này kiểm toán viên tiến hành các thử nghiệm. Việc mở rộng hay thu hẹp phạm vi của các thử nghiệm kiểm toán không chỉ căn cứ vào kết quả của khảo sát sơ bộ HTKSNB mà còn căn cứ vào

chính những kết quả thu được trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán. Khi mở rộng thử nghiệm kiểm toán, KTNB phải hướng đến một cuộc kiểm tra chi tiết hơn, hướng tới việc kiểm tra tuân thủ các thủ tục kiểm soát hoặc thực hiện các mục tiêu đề ra. Kiểm toán viên có thể tiến hành theo hướng sau: Một là, kiểm tra chi tiết hơn có thể là sự tiếp nối của các thủ tục trong giai đoạn khảo sát sơ bộ; Hai là tăng phạm vi thực hiện các thử nghiệm thông qua việc tăng số lượng các khoản mục thử nghiệm; Ba là mở rộng phạm vi của các thử nghiệm ra ngoài các loại bằng chứng đã kiểm tra trong những bước kiểm toán trước. Kiểm toán viên có thể thực hiện từng phương pháp riêng lẻ hoặc kết hợp các phương pháp nêu trên tùy thuộc vào kết quả đánh giá lại rủi ro kiểm soát. Các thử nghiệm này luôn phải gắn trực tiếp với rủi ro đang được kiểm tra, các thử nghiệm này phải đảm bảo hiệu quả, không tốn kém về cả thời gian và chi phí.

Bốn là,Tổng hợp các thông tin và bằng chứng thu thập trên "Bảng kê các phát hiện kiểm toán" hoặc "Bảng tổng hợp các phát hiện kiểm toán". Đây là cơ sở cho kiểm toán viên lập báo cáo kiểm toán. Kiểm toán viên nội bộ phải phân tích thu thập và cân nhắc xem liệu đó có phải là một phát hiện của kiểm toán không. Khi cân nhắc, kiểm toán viên có thể xem xét các yếu tố sau:

Xác định điều kiện: Kiểm toán viên mô tả thực tế những vấn đề liên quan tới đối tượng kiểm toán để xác định đâu là điều kiện dẫn đến phát hiện của KTV.

Xác định các tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn là những chuẩn mực, luật lệ, chính sách hay thủ tục mà khách thể kiểm toán phải tuân thủ. Các tiêu chuẩn không phải là cố định và thay đổi theo lĩnh vực kiểm toán và mục tiêu kiểm toán. Trong kiểm toán tài chính, đó có thể là những nguyên tắc kế toán được chấp nhận. Trong kiểm toán hoạt động, không có cái gì làm đích một cách chắc chắn hay những đo lường luôn định sẵn để sử dụng làm các chỉ tiêu. Những tiêu chuẩn đầu tiên là các tiêu chuẩn có thể lượng hóa như những chỉ tiêu về mặt kỹ thuật được KTV ưu tiên sử dụng đầu tiên. Khi không có cơ sở là các tiêu chuẩn được lượng hóa, KTV có thể sử dụng tiêu chuẩn của mức độ cực trị làm cơ sở để so sánh, tiêu chuẩn này là mức độ thấp nhất và cao nhất của thành tích. Ngoài ra, kiểm toán viên có thể sử dụng tiêu chuẩn của các khoản so sánh dựa trên so sánh các nghiệp vụ hoặc hoạt động tương tự. Hay KTV cũng có thể sử dụng tiêu chuẩn dựa trên đánh giá của các chuyên gia. Các chuyên gia có thể bên ngoài tổ chức hay là nhân viên của đơn vị được kiểm toán.

Đánh giá ảnh hưởng: KTV cần đánh giá ảnh hưởng của các phát hiện. Nếu một vấn đề không trọng yếu, có thể không coi đó là một phát hiện. Các phát hiện càng có ảnh hưởng lớn về quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát càng được xem là trọng yếu. Những phát hiện này sẽ trở thành mối quan tâm đặc biệt đối với KTVNB. Trọng mọi trường hợp, KTV cần cố gắng định lượng được hậu quả ngay cả trường hợp ước tính. Trường hợp phải ước tính, KTNB nên dựa trên cơ sở hợp lý.

Phân tích và điều tra nguyên nhân: Việc trả lời câu hỏi "tại sao" đặc biệt quan trọng với nhà quản lý. Khi xác định được nguyên nhân, KTVNB mới có cơ sở để đề xuất kiến nghị và đơn vị được kiểm toán sẽ có sở để thực hiện hoạt động quản lý cần thiết. Kiểm toán viên nội bộ có thể phỏng vấn hay trao đổi trực tiếp với nhà quản lý nhằm xác định chính xác nguyên nhân.

Đề xuất kiến nghị: KTVNB đề xuất các kiến nghị nhằm giải quyết các vấn đề tồn tại hiện có. Kiến nghị phải dựa trên cơ sở đánh giá ảnh hưởng và phân tích nguyên nhân. Các kiến nghị của KTNB có thể theo hướng chấp nhận thực trạng và khắc phục hoặc có thể theo hướng xây dựng mới hoàn toàn các chính sách, thủ tục để bảo đảm hiệu quả hoạt động. Khi xây dựng kiến nghị, KTNB cần có sự trao đổi thảo luận với khách thể kiểm toán về kiến nghị. Việc trao đổi này tạo ra tính khả thi của các kiến nghị làm cho các kiến nghị gắn với điều kiện thực tế tại đơn vị. Tuy nhiên, việc đề xuất kiến nghị này thường gắn với từng phát hiện riêng biệt. Tổng hợp các phát hiện và đưa ra kiến nghị đồng bộ được thực hiện vào giai đoạn kết thúc KTNB.

Giai đoạn 3: Kết thúc KTNB

Kết thúc KTNB được thực hiện với hai công việc chủ yếu sau:

Tổng hợp kết quả kiểm toán: Trước hết KTVNB phải khái quát kết quả thực hiện kiểm tra, xác nhận, đánh giá thực trạng về đối tượng KTNB. Trên cơ sở đánh giá kết quả của từng phần hành theo các mục tiêu kiểm toán chi tiết của KTNB KTV tổng hợp và đưa đánh giá. KTVNB phải lưu ý, đôi khi trong quá trình tổng hợp KTVNB có thể nhận được những thông tin trái chiều cho một kết luận kiểm toán. Khi đó anh ta phải xác định tiến hành các thủ tục kiểm toán bổ sung để xác định lại kết luận kiểm toán. Việc tổng hợp kết quả kiểm toán thường được thực hiện một cách khoa học trên một bảng tổng hợp kết quả kiểm toán. Trên cơ sở bảng tổng hợp trên, KTVNB lập dự thảo báo cáo để làm việc trong nhóm, trao đổi và thống nhất nội dung trong nhóm KTNB.

Chuẩn bị lập báo cáo kiểm toán: Công việc này thường gồm những nội dung chủ yếu sau:

Một là, Lập phác thảo hoặc đề cương cho báo cáo. Trong những giai đoạn đầu của cuộc kiểm toán, KTV nên triển khai một đề cương cho báo cáo rồi sau đó cập nhật thông tin liên tục. Thông tin và số liệu thống kê về cơ sở của lĩnh vực được kiểm toán có thể thu thập trong giai đoạn điều tra sơ bộ. Việc đó đảm bảo rằng thông tin cần thiết được thu thập trong cuộc kiểm toán và sẽ giảm bớt thời gian trong giai đoạn kết thúc kiểm toán. Khi những phát hiện đã được triển khai hoàn chỉnh, cần đưa vào các phần thích hợp của báo cáo cùng với ý kiến của các cá nhân có liên quan trong đơn vị được kiểm toán. KTV phải tận dụng nguồn lực trong quá trình ghi chép thông tin và phát hiện. Trưởng nhóm kiểm toán có thể tự đặt trách nhiệm cho mình viết toàn bộ báo cáo hoặc phân công các KTV trong nhóm kiểm toán viết từng phần và trưởng nhóm là người tổng hợp cuối cùng. Trong quá trình lập dự thảo hay lập báo cáo chính thức, những người giám sát công việc kiểm toán phải xem xét các chỉ dẫn và thẩm tra kết quả công việc của KTNB. Trong quá trình lập phác thảo hoặc đề cương cho báo cáo, KTNB cần xem xét ảnh hưởng của những kết luận kiểm toán của mình đến hoạt động của đơn vị thành viên trong tập đoàn được kiểm toán.

Hai là, Chuẩn bị dự thảo lần đầu. Kiểm toán viên cần thẩm tra các phát hiện đã được ghi nhận đầy đủ trên bảng tổng hợp hay chưa. Hơn nữa, KTV cần cân nhắc cách sử dụng từ ngữ để đưa ra nhận định rõ ràng chứ không phải là kết luận chung chung. KTV thẩm tra các số liệu và xác định xem nguyên nhân, kết quả và kiến nghị có được phát triển một cách đầy đủ không. Công việc này nhất thiết phải có sự trao đổi trong nhóm kiểm toán để đưa ra cách thức trình bày nội dung hiệu quả và hợp lý nhất.

Ba là, Thảo luận với khách thể kiểm toán: Vì những phát hiện kiểm toán và giải pháp sẽ được triển khai, KTV cần trao đổi với nhà quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp thành viên của tập đoàn được kiểm toán về các giải pháp sẽ được triển khai. Đôi khi, có thể phải bác bỏ một số giải pháp nếu thiếu tính khả thi hoặc không hiệu quả, có thể điều chỉnh các giải pháp để có thể giải quyết đồng bộ các phát hiện. Thảo luận những phát hiện với nhân viên công ty còn có lợi ích khác là có được sự nhất trí trong thực hiện, giảm bớt các bất đồng trong thực hiện kiến nghị.

Bốn là, Chuẩn bị dự thảo cuối cùng. Trong bước công việc này KTV cần đảm bảo những kiến nghị trước đó về những thay đổi trong báo cáo đã được thực hiện. Để

có thể đưa ra ý kiến chính thức, trong bước công việc này KTV phải đảm bảo những ý kiến của quản lý được nghiên cứu một cách thích đáng. Các ý kiến của quản lý có thể chỉ là nhà quản lý của bộ phận hoặc thậm chí quản lý cao nhất của doanh nghiệp thành viên tập đoàn. Đồng thời, KTV cũng cần kiểm tra báo cáo về mặt sử dụng các đồ thị, biểu mẫu, bảng kê. Mọi sự thay đổi so về nội dung phải có sự nhất trí của KTV ghi chép ban đầu.

Lập báo cáo KTNB chính thức: Báo cáo KTNB là văn bản do KTVNB lập và công bố để trình bày ý kiến chính thức của mình về đối tượng được kiểm toán. Báo cáo KTNB thường phải đáp ứng các yêu cầu sau:

+ Đầy đủ: Yêu cầu này đòi hỏi báo cáo KTNB phải truyền tải các thông tin cần thiết để thoả mãn các mục tiêu KTNB đã đề ra trong chương trình KTNB và phù hợp với phạm vi kiểm toán.

+ Kịp thời: Báo cáo KTNB phải đáp ứng được yêu cầu quản lý theo đúng thời điểm cần thiết. Sự chậm trễ trong quá trình báo cáo sẽ dẫn đến những thiệt hại của doanh nghiệp thành viên trong tập đoàn và thậm chí trong toàn bộ tập đoàn do không đề xuất các biện pháp kịp thời nhằm ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa sai phạm trọng yếu.

+ Trung thực: Kết luận KTNB được minh chứng bằng các bằng chứng đầy đủ và thích hợp theo các quy định và chuẩn mực KTNB.

+ Khách quan: KTNB là một yếu tố trong hệ thống kiểm toán do đó cũng đòi hỏi kết luận kiểm toán phải đảm bảo tính khách quan của việc thực hiện chứng năng xác minh. Tính khách quan được thể hiện ở quá trình thu thập và trình bày bằng chứng và kết luận KTNB trung lập và không thiên vị.

+ Rõ ràng, có sức thuyết phục và súc tích: Về mặt ngôn từ, báo cáo KTNB đòi hỏi phải cân nhắc giữa nội dung và sắc thái của ngôn từ để không gây hiểu nhầm. Thông tin trên báo cáo được truyền tải đầy đủ để người đọc nhận ra giá trị các phát hiện, tính hợp lý của các phát hiện và lợi ích khi thực hiện các kiến nghị.

Báo cáo của KTNB thường bao gồm những nội dung cơ bản sau: Một là, Ngày tháng phát hành: Báo cáo KTNB nên đề đúng ngày tháng phát hành. Trong thực tế, ngày phát hành chính là ngày duyệt cuối cùng của trưởng nhóm kiểm toán và in ra báo cáo kiểm toán. Hai là, Địa chỉ: Báo cáo KTNB gửi theo địa chỉ người quản lý có trách nhiệm trực tiếp về từng đối tượng kiểm toán. Có một số trường hợp đặc