Tổ chức kiểm toán nội bộ trong các tập đoàn kinh tế của Việt Nam

biệt báo cáo kiểm toán được gửi cho người quản lý cấp cao hơn. Ba là, Đoạn mở đầu của báo cáo: Đoạn này thường nêu ra mục tiêu và phạm vi kiểm toán, thời gian tiến hành kiểm toán, nhân sự thực hiện kiểm toán. Bốn là, Đoạn định hướng: KTV nên sử dụng một đoạn văn để mô tả tính chất chung của hoạt động nghiệp vụ bao trùm trong quá trình thẩm tra. Đó là sự định hướng cơ bản cho người đọc báo cáo nhưng không nên đưa ra các thông tin quá chi tiết. Năm là, Tóm tắt những nội dung chủ yếu: Khi có khá nhiều vần đề qua trọng được đưa vào báo cáo thường phải có bảng liệt kê và sắp xếp thứ tự ưu tiên và tập hợp các vấn đề tương tự để đưa vào báo cáo của KTNB. Sáu là, Đánh giá tóm tắt: Nên có việc đánh giá tóm tắt về hiệu quả thực hiện nghiệp vụ cấu thành từng bộ phận hay từng hoạt động của đơn vị được kiểm toán. Bảy là, Trình bày những phát hiện đặc biệt: Đây là nội dung chính của báo cáo KTNB. KTV cần lựa chọn cách thức trình bày các phát hiện đặc biệt thành các nhóm nhỏ theo những nội dung sau: Mỗi đề mục nhóm chỉ liên quan đến một vấn đề; Những phát hiện kiểm toán; Kết luận, kiến nghị kiểm toán; Ý kiến bình luận của người được kiểm toán; Đoạn kết thúc và ký tên.

Đệ trình báo cáo KTNB. Trên cơ sở lập dự thảo báo cáo KTNB để làm việc trong nhóm KTNB, người phụ trách cuộc kiểm toán sẽ báo cáo với lãnh đạo KTNB để thống nhất với lãnh đạo của doanh nghiệp thành viên được kiểm toán. Sau khi trao đổi thống nhất, báo cáo KTNB chính thức được lập và phát hành. Trách nhiệm lập và phát hành thuộc về trưởng nhóm (đoàn) KTNB. Báo cáo KTNB được gửi cho chủ tịch hội đồng quản trị, ban kiểm soát hoặc uỷ ban kiểm toán và tổng giám đốc, sau khi được tổng giám đốc tập đoàn thống nhất và giám đốc doanh nghiệp thành viên thống nhất. Thông thường trên báo cáo của KTNB sẽ có chữ ký của KTVNB và chữ ký của giám đốc của doanh nghiệp thành viên được kiểm toán. Chữ kỹ của cả chủ thể và khách thể kiểm toán trên báo cáo KTNB là minh chứng khẳng định sự thống nhất về kết luận kiểm toán.

Ngoài báo cáo kiểm toán hoàn chỉnh, có thể lập bản tóm tắt đặc biệt cho một số người sử dụng báo cáo. Mục đích của bản tóm tắt này là cung cấp thông tin tóm tắt mà không đòi hỏi thảm khảo báo cáo hoàn chỉnh. Cách làm này có thể áp dụng khi báo cáo hoàn chỉnh có nhiều nội dung và phức tạp, phục vụ cho nhiều đối tượng sử dụng.

Cụ thể hóa những phát hiện và kết luận kiểm toán, hiệu lực hóa các kiến nghị: Mục tiêu của KTNB không chỉ dừng ở việc đưa ra được báo cáo kiểm toán mà

còn hướng đến việc thực hiện các kết luận và kiến nghị. Nền tảng chủ yếu là để đảm bảo hiệu lực của các kết luận và phát hiện là việc thẩm tra của KTV trên tất cả các cấp độ. Nhưng nền tảng chủ yếu này cần được bổ sung một số loại thẩm tra và xác nhận có liên quan đến nhân viên được kiểm toán, kể cả người quản lý cấp trên được kiểm toán. Có hai lợi ích của việc đảm bảo hiệu lực bổ sung này: Một là, có sự kiểm tra chéo về tính chính xác toàn vẹn và chất lượng công việc kiểm toán. Có những việc quan trọng có thể bị bỏ qua hoặc diễn đạt sai, hoặc kết luận và phát hiện của kiểm toán mới chỉ dựa trên thông tin một chiều. Hai là, đem lại mối quan hệ hợp tác với cấp quản lý tại chỗ. Mối quan hệ hợp tác này là một cam kết chắc chắn hơn để có được các giải pháp toàn diện hơn.

Tổng hợp kết quả KTNB của các đơn vị thành viên tập đoàn trong niên độ: Sau khi tiến hành cụ thể hóa những kết luận kiểm toán của từng đơn vị thành viên, KTNB của tập đoàn sẽ tổng hợp các kết quả kiểm toán của từng cuộc kiểm toán cụ thể. Công việc này hết sức quan trọng nhằm tổng hợp và đánh giá những điểm yếu hay những sai phạm mang tính hệ thống của tất cả các đơn vị thành viên. Nếu những sai phạm của các đơn vị thành viên mang tính hệ thống trong toàn bộ các đơn vị thành viên được kiểm toán, KTNB sẽ phải xác định nội dung kiến nghị liên quan và ưu tiên hàng đầu khi thực hiện kiến nghị. Đồng thời đây cũng là căn cứ để đề xuất nội dung kiểm toán trong những niên độ sau.

Giai đoạn 4: Kiểm tra thực hiện kết luận KTNB

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 284 trang tài liệu này.

Kiểm tra việc thực hiện kết luận của KTNB là bước công việc tạo nên sự khác biệt cơ bản về quy trình do KTNB thực hiện so với các loại hình kiểm toán khác. Kiểm tra việc thực hiện kết luận là công việc tiếp theo sau khi công bố báo cáo KTNB. Việc kiểm tra này thường được thực hiện dưới hình thức kiểm tra thực tế và kiểm tra trên báo cáo về tình hình thực hiện kiến nghị KTNB do doanh nghiệp thành viên được kiểm toán lập. Có hai cách tiến hành công việc này. Thứ nhất là có thể tổ chức dưới hình thức một đoàn công tác riêng biệt hoặc cách thứ hai là sử dụng đoàn KTNB được phân công kiểm toán trong năm tiến hành KTNB trực tiếp tại doanh nghiệp thành viên. Theo chúng tôi, cách thứ hai sẽ đảm bảo việc kiểm tra sẽ được tiến hành khách quan và đáng tin cậy hơn. Trong một số tập đoàn có quy mô lớn, người ta còn tổ chức một nhóm riêng có nhiệm vụ đánh giá việc thực hiện kiến nghị và kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán.

Trình tự kiểm tra tình hình thực hiện kiến nghị KTNB thường được tiến hành theo các bước cơ bản sau:

Một là, Đánh giá mức độ thực hiện kiến nghị KTNB: Bộ phận KTNB được phân công đánh giá có trách nhiệm xác định mức độ thực hiện kiến nghị thông qua bảng đánh giá. Bảng đánh giá cần nêu rõ theo từng nhóm mục tiệu chủ yếu mà trong kế hoạch kiểm toán đã đề ra. Ngoài ra, bộ phận này phải tìm hiểu và đánh giá các nguyên nhân ảnh hưởng đến việc chưa chấp hành kiến nghị KTNB. Các nguyên nhân đó có thể do điều kiện khách quan hoặc cũng có thể do nguyên nhân chủ quan. Cần xác định nguyên nhân chủ quan là do HTKSNB ở doanh nghiệp thành viên hoạt động chưa hiệu quả hay do đơn vị đó cố tình không thực hiện kiến nghị của KTNB. Trong một số trường hợp, kiến nghị của KTNB nêu ra không phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp thành viên.

Hai là, Lập báo cáo tình hình thực hiện kiến nghị: Báo cáo này được lập khi kết thúc quá trình kiểm tra tình hình thực hiện kiến nghị. Báo cáo này cần nêu rõ mức độ thực hiện kiến nghị, đề xuất các biện pháp xử lý trong trường hợp không thực hiện kiến nghị KTNB.

Trên đây là phần mô tả quy trình chung của KTNB áp dụng cho các loại hình kiểm toán khác nhau. Tuy theo loại hình kiểm toán, điều kiện thực hiện, đặc điểm liên kết, KTNB có thể điều chỉnh quy trình kiểm toán phù hợp với từng cuộc kiểm toán cụ thể.

1.2.3. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trong tập đoàn kinh tế

Tổ chức bộ máy KTNB phải trên cơ sở tổ chức công việc của KTNB vì tổ chức công việc KTNB ở cấp cao nhất trở thành chiến lược để đạt được mục đích của KTNB. Hơn nữa, tổ chức bộ máy KTNB phải có sự chỉ đạo thường xuyên về mặt quản trị, có sự kiểm soát tập thể. "Bộ máy kiểm toán nói chung bao gồm con người và phương tiện chứa đựng các yếu tố của kiểm toán để thực hiện chức năng kiểm toán" [28, tr210]. Các yếu tố của kiểm toán phải trở thành nhận thức và kinh nghiệm trong con người, hình thành cơ chế hoạt động của các phương tiện. Theo quan niệm này, bộ máy KTNB là hệ thống bao gồm các KTV do đơn vị tự lập ra đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ.

Sẽ không tồn tại một cách thức tổ chức bộ máy KTNB hiệu quả duy nhất. Cách thức tổ chức bộ máy KTNB phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Tổ chức bộ máy

KTNB tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng thời kỳ, phạm vi hoạt động, đặc điểm lĩnh vực kinh doanh, yêu cầu về pháp lý.

Thứ nhất, xét theo phạm vi hoạt động của KTNB và mối liên hệ giữa KTNB của công ty mẹ và các đơn vị thành viên, có hai mô hình cơ bản để tổ chức KTNB: Tập trung và phân tán. Tổ chức kiểm toán theo mô hình tập trung thường được hiểu là chỉ tổ chức KTNB tại bộ máy hoạt động cấp cao như công ty mẹ mà không tổ chức KTNB tại các đơn vị thành viên cấp dưới. Mô hình này đòi hỏi các KTV của văn phòng điều hành tập đoàn hay công ty mẹ phải thường xuyên di chuyển đến các doanh nghiệp thành viên khác nhau, địa điểm khác nhau để thực hiện kiểm toán. Theo cách thức tổ chức phân tán, KTNB được thành lập ở cả công ty mẹ và các đơn vị thành viên. Về mặt lý thuyết, tổ chức KTNB theo cách này có thể thực hiện được tuy nhiên trong thực tế tính khả thi thường không cao. Mô hình này bị giới hạn bởi chi phí kiểm toán, số lượng KTV, kiểm soát hoạt động kiểm toán... Khi tổ chức bộ máy KTNB theo mô hình phân tán, có thể nhận thấy rõ những ưu điểm sau: Một là, cách thức tổ chức này sẽ làm cho những KTV ở công ty mẹ sẽ không quá bận rộn với những công việc đơn giản và họ có thể tập trung cho những công việc khác quan trọng hơn. Hai là, các KTVNB ở ngay tại các đơn vị thành viên được kiểm toán thường có kiến thức và kinh nghiệm về chính đơn vị của mình, điều này sẽ giúp họ có những kiến nghị và phát hiện gắn liền với điều kiện doanh nghiệp. Ba là, những người ở chính đơn vị thành viên được kiểm toán thường có động lực để thực hiện các kết luận và kiến nghị khi chính họ đề xuất hơn là thực hiện kiến nghị hay phát hiện đó từ các KTV của công ty mẹ. Khi tổ chức theo cách thức tập trung, bộ máy KTNB cũng có những ưu điểm nhất định: Một là, khi kiến nghị hay phát hiện từ các KTV của công ty mẹ được phát hành các kiến nghị đó thường mang tính áp chế cao hơn. Hai là, KTV tại các đơn vị thành viên có thể mới chỉ có nhận định từ phía doanh nghiệp mà chưa có được tầm nhìn tổng quan. Điều này càng thể hiện rõ nếu mối liên hệ giữa các nhóm kiểm toán trong các doanh nghiệp có liên hệ không chặt chẽ. Thứ ba, KTNB tổ chức theo cách thức tập trung thường dễ dàng đưa ra các chính sách nhất quán và đồng bộ trong toàn tập đoàn. Thực ra, hai cách thức trên chỉ là xu hướng tổ chức. Vì vậy, các tập đoàn có thể tổ chức theo cách thức hỗn hợp. Một số chức năng kiểm toán quan trọng được giao cho bộ phận KTNB ở công ty mẹ và các chức năng kiểm toán thông thường được giao cho KTNB tại đơn vị thành viên.

Thứ hai, dựa trên quy mô của bộ phận kiểm toán, có thể lựa chọn hai mô hình sau: bộ phận KTNB hoặc giám định viên kế toán.

Bộ phận KTNB: Bộ phận có thể gọi là ban (hay phòng) KTNB có số lượng lớn các KTVNB. KTNB được tổ chức theo hình thức này sẽ có số lượng và cơ cấu thành viên phụ thuộc vào quy mô của đơn vị, nhiệm vụ của từng thời kỳ cụ thể. Bộ phận KTNB có thể thực hiện các công việc do hội đồng quản trị, ban kiểm soát hoặc do tổng giám đốc giao cho. Khi tổ chức KTNB theo mô hình này, bộ phận KTNB còn có thể được giao nhiệm vụ xây dựng, hoàn thiện quy chế KTNB; thực hiện kiểm toán theo quy chế. Đối với tập đoàn kinh tế, bộ phận KTNB phải bao gồm các thành viên có đủ năng lực thực hiện kiểm toán. Đòi hỏi về năng lực có thể đặt ra yêu cầu các kiểm toán viên trong bộ máy KTNB phải là kiểm toán viên nội bộ chuyên nghiệp. Ưu điểm của hình thức tổ chức này là phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn. Đây là mô hình rất thích hợp với các doanh nghiệp hoạt động với phạm vi rộng, đa ngành, quá trình phân cấp quản lý phức tạp như các công ty mẹ trong tập đoàn kinh tế hoặc các công ty con nhưng kiểm soát hoạt động của nhiều đơn vị thành viên cấp thấp hơn. Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết để phát triển hình thức này là chất lượng đội ngũ kiểm toán viên nội bộ. Một điểm hạn chế của hình thức này là chi phí vận hành cho bộ phận KTNB thường được nhà quản lý cân nhắc rất nhiều khi so sánh với hình thức tổ chức thứ hai là giám định viên kế toán.

Giám định viên kế toán hoặc giám sát viên nhà nước: Giám định viên kế toán là các kiểm toán viên chuyên nghiệp có chứng chỉ, có đăng ký hành nghề và được thuê làm KTNB tại doanh nghiệp. Thậm chí ở một số nước trong các doanh nghiệp nhà nước KTNB có thể được thực hiện bởi các giám sát viên nhà nước và các giám sát viên này có thể được biên chế trong bộ máy kiểm toán nhà nước. Với mô hình này, chỉ cần một KTVNB để thực hiện nhiệm vụ kiểm toán trong các doanh nghiệp. Trước hết họ là những người tư vấn kiểm soát cho giám đốc điều hành và các giám đốc chức năng trong công ty, đánh giá nguồn lực công ty để sử dụng phù hợp tránh lãng phí, thất thoát hay bảo đảm hoạt động của công ty tuân thủ pháp luật... Không những thế, giám định viên kế toán hoặc giám sát viên nhà nước còn chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng thông tin tài chính, báo cáo kế toán, soát xét tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính theo yêu cầu của hội đồng quản trị, tổng giám đốc. Để đáp ứng được yêu cầu, mỗi giám định viên kế toán phải như một từ điển sống với vốn kiến thức chuyên sâu về tài chính kế toán, kiến thức pháp luật và

kiến thức quản trị. Ngoài ra, họ còn phải tuân thủ những nguyên tắc mà không phải ai cũng có thể thực hiện được như: Không bàn về vụ việc của đối tượng kiểm toán ở bất kì đâu, bảo mật thông tin của khách thể kiểm toán. Cần lưu ý rằng giám định viên kế toán không phải là nhân viên của đơn vị. Giám định viên kế toán hoặc giám sát viên nhà nước là mô hình tổ chức được vận dụng phổ biến trong các doanh nghiệp thành viên của tập đoàn có quy mô nhỏ, các doanh nghiệp thành viên có vốn nhà nước chi phối và các doanh nghiệp hoạt động đơn ngành. Trong tập đoàn kinh tế, hình thức này cũng có thể được tổ chức trong các doanh nghiệp thành viên, nhất là những doanh nghiệp thành viên có hoạt động mang tính chức năng bổ trợ cho hoạt động chính hoặc lĩnh vực kinh doanh chính của tập đoàn. Mô hình này phát huy được thế mạnh nghề nghiệp của các chuyên gia giỏi. Tuy nhiên, do công việc KTNB cũng do số ít chuyên gia có trình độ đảm nhiệm nên cần chú trọng đảm bảo tính khách quan trung thực của kiểm toán viên bằng các biện pháp bổ sung như kiểm tra chéo, hoán đổi vị trí công tác định kỳ hoặc duy trì hệ thống kiểm soát chất lượng hoạt động KTNB.

Thứ ba, xét về cấu trúc tổ chức, bộ máy KTNB có thể được tổ chức theo các cách tiếp cận sau: dựa trên cơ sở các loại kiểm toán hay lĩnh vực kiểm toán, dựa trên cơ sở sự thích hợp với cơ cấu tổ chức của công ty, theo lĩnh vực địa lý, theo cách kết hợp những phương pháp đã đề cập trước đó với những nhân viên chủ chốt. Các cách thức tiếp cận này có thể được sử dụng độc lập hoặc kết hợp theo mức độ cần thiết.

Một là, Tổ chức bộ máy KTNB theo loại hình kiểm toán.

Bộ máy KTNB có thể được tổ chức theo từng loại hình KTNB. Theo quan điểm của kiểm toán hiện đại, một bộ phận kiểm toán có thể được chia theo từng loại hình kiểm toán và có thể chia nhỏ các lĩnh vực đó để phân cấp tiếp. Chung nhất, KTNB hiện đại thường chia thành ba loại hình kiểm toán khi bố trí bộ máy tổ chức: kiểm toán tài chính, kiểm toán hoạt động và kiểm toán hệ thống thông tin. Cách thức tổ chức theo loại kiểm toán dựa trên logic rất thực tế là mỗi kiểm toán viên sẽ làm việc hiệu quả nhất nếu họ được giao trách nhiệm thẩm tra cho một loại lĩnh vực kiểm toán riêng biệt. Mô hình tổ chức KTNB theo lĩnh vực kiểm toán được khái quát trong Sơ đồ 1.5.

Ưu điểm lớn nhất của cách thức tổ chức này là tạo ra sự chuyên môn hóa trong công việc, những vấn đề riêng biệt của công ty có thể được nghiên cứu sâu hơn và chuyên môn đặc biệt có thể được triển khai khi bàn đến.

Tuy nhiên, phải thừa nhận cách thức tổ chức này có những nhược điểm nhất định. Nhược điểm lớn nhất là sự trùng lặp công việc kiểm toán. Khi thực hiện theo lĩnh vực kiểm toán, chi phí đi lại của KTV sẽ tăng lên, thời gian sẽ bị mất nhiều hơn. Ngoài ra, tiến hành kiểm toán theo lĩnh vực sẽ tạo cho kiểm toán viên tư duy máy móc, ít thay đổi về phương pháp thức hiện. Điều này dẫn đến sự khả năng hoàn thiện về chuyên môn của KTV giảm đi rất nhiều. Khi giao cho KTV thực hiện các công việc khác nhau trong các lĩnh vực kiểm toán khác nhau sẽ giữ cho KTVNB tránh được việc thực hiện kiểm toán như thực hiện một thói quen. KTV cần có một cách tiếp cận mới với các vấn đề đã cũ.

KIỂM TOÁN TRƯỞNG

Nhân viên hỗ trợ hành chính

Trưởng bộ phận kiểm toán hoạt động

Trưởng bộ phận kiểm toán tài chính

Trưởng bộ phận kiểm toán

hệ thống thông tin

Trưởng bộ phận kiểm toán đặc biệt

Giám sát kiểm toán hoạt động ngoài nước

Giám sát kiểm toán hoạt động trong nước

Giám sát kiểm toán tài chính

Nhân viên kiểm toán

hệ thống thông tin

Nhân viên kiểm toán đặc biệt

Nhân viên kiểm toán hoạt động ngoài nước

Nhân viên kiểm toán hoạt động trong nước

Nhân viên kiểm toán tài chính

Sơ đồ 1.5: Tổ chức bộ máy KTNB theo loại hình kiểm toán

Như vậy, khi áp dụng mô hình này, các doanh nghiệp phải rất thận trọng cân nhắc giữa ưu điểm và nhược điểm. Đặc biệt mô hình này càng được cân nhắc nhiều hơn trong xu thế kiểm toán hiện đại có xu hướng các KTVNB cấp thấp sẽ tập trung nhiều hơn vào các thủ tục và kỹ thuật kiểm toán trong khi các KTVNB cấp cao sẽ chú trọng đến các vấn đề mang tính quản lý rộng hơn nhiều.

Hai là, Tổ chức KTNB theo cấu trúc tương ứng với khối chức năng

Trong các đơn vị có qui mô hoạt động lớn, lĩnh vực hoạt động đa dạng như các tập đoàn thì một cách làm rất thực tế là giao trách nhiệm KTVNB theo những

lĩnh vực hoạt động riêng biệt theo cơ cấu tổ chức của tập đoàn. Các nhóm KTVNB có thể được giao kiểm toán theo từng "khối chức năng" trong tổ chức của tập đoàn như khối thực hiện chức năng kinh doanh, khối thực hiện chức năng nhân sự... Tổ chức bộ máy KTNB theo cách thức này có thể được khái quát theo Sơ đồ 1.6:

KIỂM TOÁN TRƯỞNG

Nhân viên hỗ trợ hành chính

KTV phụ trách ngành A

KTV phụ trách ngành B

KTV phụ trách ngành C

KTV phụ trách ngành D

Sơ đồ 1.6: Tổ chức bộ phận KTNB tương ứng với khối chức năng

Cũng tương tự như cách thức tổ chức trên, lợi ích lớn nhất của các thức này là tạo ra tính chuyên môn hóa trong công việc, các KTV có kiến thức sâu hơn về hoạt động của đối tượng được kiểm toán và có cơ sở để phát triển chuyên môn kể cả trong những lĩnh vực đặc biệt. KTV có cơ hội phát triển mối quan hệ với các cấp quản lý, tăng cường khả năng trao đổi thông tin trong ngành hay trong khối chức năng mà KTV phụ trách.

Tuy nhiên, cách thức tổ chức này cũng có những nhược điểm nhất định. Nhược điểm thứ nhất là sự trùng lặp trong công việc kiểm toán, tăng chi phí đi lại và làm lãng phí thời gian. Một nhược điểm nữa đối với cách thức tổ chức này là KTV chỉ có những phán xét dựa trên công việc của anh ta đối với "khối chức năng" mà không có sự đánh giá tác động qua lại giữa các khối chức năng. KTV cũng không có cái nhìn tổng quan do đó có những vấn đề KTV đánh giá là rất trọng yếu cũng có thể trở thành một vấn đề chỉ tương đối trọng yếu nếu anh ta có thêm thông tin từ các KTV thực hiện kiểm toán khối chức năng khác. Hơn nữa, cách thức tổ chức này còn tồn tại một nhược điểm lớn nữa đó là mối quan hệ của KTV với nhà quản lý của "khối chức năng" hay ngành được kiểm toán theo thời gian sẽ có thể trở thành các mối quan hệ đặc biệt. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tính độc lập của KTV và giảm tính khách quan của kết luận hay phát hiện kiểm toán. Ngoài ra, một khó khăn với các tập