Hoàn Thiện Hệ Thống Tổ Chức Và Nâng Cao Nghiệp Vụ Cho Đội Ngũ Cán Bộ Làm

Trong marketing trực tiếp, chào hàng được coi là hình thức xúc tiến thương mại có chi phí thực hiện thấp mà hiệu quả lại cao vì cùng lúc có thể chào hàng tới nhiều nơi, nhiều đối tác. Tuy nhiên, thay vì sử dụng hình thức chào hàng qua email và hệ thống fax như hiện nay, công ty nên có một hệ thống bán hàng tự động (Sales Force Automation – SFA) thông qua việc cài đặt hệ thống Zoho CRM36. Hệ thống này có các modul không những giúp

công ty trong việc tạo ra các đơn hàng tự động mà còn đánh giá, phân tích các đơn hàng trong quá trình triển khai, phân tích đối thủ cạnh tranh, dự báo bán hàng theo thời gian thực, quản lý chỉ tiêu bán hàng, báo cáo.

Bên cạnh đó, với xu hướng phát triển công nghệ thông tin như hiện nay, các website xúc tiến thương mại đang ngày càng phát triển. Một trong những giải pháp xúc tiến thương mại cho hoạt động xuất khẩu cà phê của công ty là tham gia vào sàn giao dịch TMĐT WorldTrade B2B37. Với hệ thống đối tác trên toàn cầu là các tổ chức thương mại, hệ thống trên 11.800 phòng Thương mại công nghiệp (CCI), công ty công nghệ B2B sẽ xúc tiến tìm kiếm đối tác theo yêu cầu của công ty. Với nguồn thông tin phong phú, liên tục và rộng khắp, việc quảng bá hình ảnh công ty, sản phẩm hàng hóa của công ty thông qua sàn giao dịch này sẽ giúp tăng cường mở rộng mối quan hệ giữa công ty với các khách hàng cả trong và ngoài nước.

1.3. Thực hiện tốt công tác thu mua tạo nguồn hàng

Nguồn hàng xuất khẩu đóng vai trò quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp tham gia xuất khẩu nào. Thời gian qua, công ty chủ yếu thu mua cà phê ở các nhà cung ứng là các doanh nghiệp tư nhân. Những hoạt động thu mua cà phê trực tiếp từ nông dân, sau đó tiến hành phơi sấy, xay xát chế biến, đóng gói đều do các nhà doanh nghiệp tư nhân này đảm nhiệm. Tuy nhiên, như chúng ta

36 : “ Lực lượng bán hàng tự động ” – Intelligent Integration of information

37 : “ WorldTradeB2B được xem như một cú đột phá về ứng dụng TMĐT vào xúc tiến xuất nhập khẩu và quảng bá DN ” – Hoàng Lộc – Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam

đã biết, các doanh nghiệp tư nhân thường có lượng vốn không lớn cho nên việc đầu tư mua sắm các máy móc mới, hiện đại còn hạn chế. Hơn nữa, việc tạo vùng nguyên liệu ký kết hợp đồng với nông dân bao tiêu sản phẩm còn rất mới mẻ đối với họ. Chính vì vậy, giá thu mua cà phê của công ty thường khá cao trong khi chất lượng cà phê nhiều lúc không được đảm bảo. Do đó, để thực hiện tốt công tác thu mua tạo nguồn hàng, công ty cần:

 Tổ chức mạng lưới thu mua

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 115 trang tài liệu này.

Nhiệm vụ chính của tổ chức mạng lưới thu mua là lựa chọn đối tác cung ứng tại các vùng cung cấp cà phê và tìm kiếm biện pháp để quản lý nguồn cung ứng. Hiện nay công ty đã tổ chức mạng lưới thu mua tại khu vực phía Nam với một đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, đội ngũ này còn mỏng và chưa thể bao quát hết khu vực sản xuất cà phê mà công ty muốn khai thác. Trong thời gian tới công ty cần tăng cường thêm chân hàng tại các khu vực này đồng thời mở rộng diện tích khai thác ra toàn quốc đặc biệt là những vùng có trồng cà phê Arabica.

 Thực hiện hoạt động dự trữ và bảo quản cà phê xuất khẩu

Dự trữ hàng hóa được coi là phương tiện quan trọng để tăng cường sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà hoạt động thu mua dự trữ cà phê đóng vai trò rất quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu cà phê của công ty. Tuy nhiên, có một thực tế là trong thời gian qua, công ty chưa một lần thực hiện công tác thu mua dự trữ mặt hàng này. Đây là một thiếu sót rất lớn của công ty. Thông thường, công ty chỉ tiến hành thu mua cà phê ở các doanh nghiệp tư nhân khi sắp đến thời hạn giao hàng đã ký trong hợp đồng xuất khẩu. Tất cả các hoạt động từ khâu thu mua hàng hóa cho đến dự trữ và vận chuyển hàng hóa đến cảng đều do các doanh nghiệp tư nhân này thực hiện. Kết quả là công ty rất thụ động trong kinh doanh, đồng thời lợi nhuận đạt được không cao. Để tránh tình trạng bị các nhà cung cấp ép giá lúc sắp đến thời hạn giao hàng, đồng thời có thể chủ động xuất khẩu cà phê vào bất

kỳ thời điểm nào, công tác thu mua dự trữ cà phê xuất khẩu là điều cần thiết nhằm thúc đẩy hơn nữa hiệu quả kinh doanh xuất khẩu mặt hàng này.

Trước hết, công ty cần phải tiến hành xây dựng, thiết lập các nhà kho chuyên để dự trữ cà phê tại các vùng cung ứng hoặc tập trung chủ yếu tại miền Nam. Các nhà kho dự trữ này công ty nên giao cho chi nhánh của mình tại thành phố Hồ Chí Minh quản lý. Công ty có thể tiết kiệm được khoản chi phí xây dựng mới này bằng cách tiến hành hoạt động kiểm tra các nhà kho hiện có dùng để dự trữ các mặt hàng khác của công ty nhằm xem xét tính hiệu quả trong việc dự trữ các mặt hàng này. Qua đó, công ty có thể tìm ra các nhà kho dự trữ những mặt hàng đem lại hiệu quả kinh doanh không cao bằng hiệu quả hoạt động kinh doanh xuất khẩu cà phê để tiến hành cơ cấu lại mục đích sử dụng, đem lại hiệu quả lớn nhất. Bên cạnh đó, công ty cần phải chú trọng tăng cường lượng vốn mua hàng hóa để dự trữ (hàng hóa dự trữ ở đây có thể là cà phê thô chưa sơ chế hoặc đã qua sơ chế). Tuy vậy công ty nên dự trữ mặt hàng cà phê đã qua sơ chế là tốt nhất bởi hiện nay, lượng cà phê xuất khẩu chủ yếu của công ty vẫn là cà phê thô chưa sơ chế, cà phê đã qua sơ chế xuất khẩu chiếm tỷ trọng rất ít, không đáng kể.

Song song với việc thực hiện hoạt động thu mua dự trữ cà phê, công ty cũng cần phải hết sức chú trọng đến việc công tác bảo quản hàng hóa. Công việc này nhằm duy trì và bảo đảm số lượng, chất lượng cà phê dự trữ, đồng thời tránh những tổn thất, hao hụt không đáng có. Vấn đề đặt ra là công ty cần phải đầu tư mua sắm các trang thiết bị, máy móc tốt phục vụ cho công tác bảo quản cà phê.

 Thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu thông qua hàng đổi hàng

Với biện pháp này, công ty có thể cung cấp nguyên, nhiên vật liệu, phân bón, kỹ thuật cho người trồng cà phê và sau đó sẽ thu mua lại cà phê để phục vụ cho hoạt động xuất khẩu của mình. Đây là một biện pháp có thể đem lại nhiều lợi ích cho công ty. Bởi vì công ty Generalexim thường nhập rất

nhiều phân bón, máy móc kỹ thuật dùng trong sản xuất nông nghiệp. Nếu sử dụng biện pháp này, coi như công ty vừa bán được hàng nhập của mình, lại có thể vừa mua được hành xuất khẩu với giá ưu đãi, lại không sợ không mua được cà phê xuất khẩu khi giá cao, khan hàng.

Ngoài việc xác định nguồn vốn cho đầu tư máy móc chế biến cà phê xuất khẩu thì thì các công ty cũng cần xác định nguồn vốn kinh doanh cho mình. Trước hết phải xác định vốn kinh doanh thường xuyên phục vụ cho việc mua bán, dự trữ cà phê phục vụ cho xuất khẩu. Nguồn vốn này phải được xác định cho từng kỳ kinh doanh, nguồn vốn này sẽ tùy thuộc vào chiến lược kinh doanh của công ty cho từng kỳ mà có sự khác nhau. Ngoài ra công ty cũng cần xác định được nguồn tài chính cho bảo hiểm. Như chúng ta đã biết thì kinh doanh cà phê gặp rất nhiều rủi ro nên thiết nghĩ công ty cần xác lập ra một quỹ bảo hiểm, gồm tự bảo hiểm và mua bảo hiểm từ các công ty kinh doanh bảo hiểm. Nguồn này cũng tùy thuộc vào tình hình tài chính của công ty nhưng quỹ bảo hiểm cần phải chiếm khoảng 20% tổng nguồn vốn kinh doanh có như thế thì công ty mới có thể hạn chế được những rủi ro trong quá trình kinh doanh xuất nhập khẩu cà phê.

1.4. Hoàn thiện hệ thống tổ chức và nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác xuất khẩu cà phê

Việc hoàn thiện hệ thống tổ chức đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào là vấn đề có ý nghĩa rất lớn và đặc biệt quan trọng. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể khai thác một cách tối đa mọi nguồn lực và thế mạnh sẵn có của mình đồng thời giảm được những chi phí không cần thiết, qua đó làm tăng hiệu quả của hoạt động kinh doanh.

Hiện tại, có thể nói rằng hệ thống tổ chức kinh doanh mặt hàng cà phê của công ty Generalexim chưa thực sự hợp lý. Trong công ty mặt hàng cà phê hiện nay được kinh doanh thông qua phòng Nghiệp vụ 5. Vấn đề là, Phòng nghiệp vụ 5 hiện nay đang kinh doanh quá nhiều mặt hàng nông sản (không

phải chỉ tập trung riêng mặt hàng cà phê mà còn kinh doanh cả các mặt hàng nông sản khác như gạo, hạt tiêu, quế, hồi, sắn...). Điều này gây ra tình trạng chồng chéo nhau, không thể tập trung thế mạnh vào một mặt hàng cụ thể mà phân tán ra các mặt hàng khác nhau. Đây chính là một trong những nguyên nhân làm tăng chi phí kinh doanh, mặt khác lại hạn chế thế mạnh của phòng nghiệp vụ, ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả kinh doanh xuất khẩu cà phê nói riêng của phòng và hiệu quả kinh doanh nói chung của công ty.

Để giải quyết tình trạng trên, trong thời gian tới, công ty cần sắp xếp và xây dựng lại cơ chế xuất khẩu hàng nông sản. Công ty nên giao tập trung xuất khẩu cà phê cho một phòng nghiệp vụ cụ thể, tránh tình trạng ôm đồm quá nhiều, gây ra tình trạng chồng chéo. Ngoài ra, phòng nghiệp vụ nên phân chia thành từng bộ phận, từng khâu trong công tác làm hàng xuất khẩu: khâu xúc tiến tìm kiếm khách hàng, khâu kinh doanh, khâu chứng từ, khâu thu mua và kiểm định hàng hóa.

Một vấn đề rất quan trọng nữa đó là nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác xuất khẩu cà phê. Đây là yếu tố con người, yếu tố hàng đầu quyết định sự thành bại của công ty để đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu của mình. Đặc thù của hoạt động kinh doanh xuất khẩu cà phê đòi hỏi các cán bộ kinh doanh phải có trình độ, kiến thức không những về ngoại thương mà còn phải nắm chắc được tình hình thị trường, có phản ứng nhanh chóng và có các quyết định chính xác. Tuy nhiên thực tế là nhân viên xuất nhập khẩu của công ty lại chưa năng động và hạn chế về trình độ tiếng anh cũng như vi tính nên hoạt động như nghiên cứu thị trường của công ty hầu như chưa hề có. Do đó, để nâng cao trình độ của nhân viên, công ty cần mở các lớp tập huấn thường xuyên nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, vi tính cũng như nghệ thuật đàm phán cho đội ngũ cán bộ công nhân viên nhằm xây dựng các hợp đồng có lợi nhất cho công ty. Thêm vào đó, công ty cũng cần giáo dục thường xuyên về đạo đức kinh doanh cho cán bộ làm công tác xuất khẩu, tạo

cho họ ý thức làm việc dù bất kỳ với khách hàng nào cũng phải lấy chữ tín làm đầu, cố gắng tạo được ấn tượng tốt đẹp với khách hàng cho dù số lượng đặt hàng của họ họ nhiều hay ít, hợp đồng có ký kết được hay không.

1.5. Từng bước cắt giảm chi phí, giảm giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh.

Chỉ tính riêng ở Việt Nam, số lượng doanh nghiệp tham gia xuất khẩu cà phê đã rất lớn. Do mặt hàng cà phê xuất khẩu đem lại lợi nhuận lớn nên rất nhiều người tham gia kinh doanh trong lĩnh vực này. Điều này đã khiến xảy ra hiện tượng cạnh tranh giữa các nhà xuất khẩu cà phê ở trong nước với nhau. Đây cũng là một khó khăn không nhỏ đối với hoạt động xuất khẩu cà phê ở công ty hiện nay.

Để có thể duy trì và đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu cà phê của công ty Generalexim, công ty cần phải có các biện pháp để nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm cà phê. Ngoài nâng cao khả năng cạnh tranh bằng cách nâng cao chất lượng hàng hoá, công ty có thể cạnh tranh bằng giá cả. Để cạnh tranh bằng giá, trước hết công ty cần cắt giảm chi phí trong quá trình xuất khẩu. Việc cắt giảm chi phí không chỉ giúp giảm giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh mà còn nâng cao lợi nhuận thu được cho công ty.

Để giảm chi phí, công ty cần cắt giảm các chi phí không cần thiết hoặc bằng các biện pháp khác nhau nhằm tiết kiệm chi phí. Các chi phí có thể cắt giảm trong quá trình xuất khẩu cà phê ở công ty bao gồm:

- Chi phí thu mua, tạo nguồn hàng: Để có thể giảm được chi phí thu mua, tạo nguồn hàng, công ty cần giảm bớt các khâu trung gian trong quá trình mua hàng xuất khẩu. Công ty mua được hàng từ những nguồn càng gần với người trực tiếp trồng trọt và chế biến, chi phí phải trả cho các khâu trung gian càng được giảm. Ngoài ra, đối với những người cung ứng hàng hoá xuất khẩu, nếu công ty tạo lập được mối quan hệ làm ăn tốt đẹp, tin cậy lẫn nhau,

công ty có thể được thanh toán chậm tiền hàng, như vậy, coi như công ty đã được cung cấp cho một khoản tín dụng.

- Chi phí sơ chế, chế biến: Hiện nay công ty đang có một xí nghiệp chế biến nông sản xuất khẩu ở Gia Lâm, Hà Nội. Tuy nhiên xí nghiệp này đã không hoạt động nữa và công ty đang dùng để cho thuê. Nếu có thể đưa xí nghiệp chế biến nông sản xuất khẩu trở lại hoạt động, công ty có thể tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn dành cho việc chế biến cà phê. Với xưởng chế biến của mình, công ty có thể tự tiến hành các công đoạn chế biến, đóng gói, kẻ kí mã hiệu mà không phải đi thuê ngoài nữa. Không chỉ tiệt kiệm được chi phí, nếu tự chế biến, sản phẩm của công ty sẽ ổn định, đảm bảo chất lượng hơn, đem lại lợi nhuận trong hoạt động sản xuất ở công ty cũng như giải quyết được công ăn việc làm cho một số lượng không nhỏ công nhân.

- Chi phí vận chuyển nội địa: Từ trước đến nay, công ty vẫn thường khoán việc giao hàng đến tận cảng cho người cung ứng cà phê xuất khẩu. Trong khi công ty có phương tiện vận tải cũng như phương tiện bốc xếp của riêng mình, công ty lại vẫn tiến hành đi thuê ngoài các dịch vụ này với chi phí đắt đỏ. Nếu có thể tự cung cấp dịch vụ cho mình, công ty có thể giảm được đáng kể chi phí xuất khẩu, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh, thu về lợi nhuận cao hơn.

- Chi phí thanh toán quốc tế: Thông thường, khi xuất khẩu cà phê, công ty thường yêu cầu khách hàng thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ. Chi phí ngân hàng khi thực hiện phương thức thanh toán này đều khá cao. Chi phí này dành cho việc thanh toán quốc tế có thể giảm đi nếu hai bên thoả thuận thanh toán bằng phương thức khác như nhờ thu kèm chứng từ hoặc chuyển tiền. Tuy nhiên để đảm bảo an toàn trong kinh doanh, công ty chỉ có thể áp dụng những phương thức thanh toán này khi làm ăn với các đối tác tin cậy được.

2. Về phía Nhà nước

2.1. Tổ chức và củng cố hệ thống thông tin dự đoán thị trường

Kinh doanh cà phê của các doanh nghiệp hiện nay chủ yếu bằng hình thức mua bán hợp đồng kỳ hạn, giá cả được xác định dựa vào giá giao dịch cà phê trong ngày của thị trường cà phê Luân Đôn (đối với cà phê Robusta) và thị trường New York (đối với cà phê Arabica). Yếu tố quan trọng nhất của hình thức kinh doanh này là thông tin và dữ kiện chính xác, kịp thời về thị trường thế giới để làm cơ sở phân tích dự đoán thị trường, từ đó ra quyết định mua bán. Đây là yếu tố quan trọng nhất và cũng là điều chúng ta đang thiếu. Nguồn tin hạn hẹp mà các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu cà phê Việt Nam có được hiện nay là mua từ các hãng tin Reuters. Từ nguồn tin này và một số nguồn tin hạn chế khác, kết hợp với kinh nghiệm và cảm tính kinh doanh của doanh nghiệp để quyết định mua bán đầy rủi ro. Như vậy để nâng cao hiệu quả kinh doanh, Nhà nước nên tổ chức một hệ thống thu thập và phân tích thông tin để cung cấp kịp thời cho doanh nghiệp làm cơ sở ra quyết định trong việc mua bán. Tổ chức hệ thống thông tin thị trường cần được thực hiện theo các hướng sau:

- Hoàn thiện hệ thống thông tin về môi trường kinh doanh, thông tin về hệ thống phân phối, giá cả mặt hàng hiện hành, chủ động áp dụng thương mại điện tử trong giao dịch mua, bán, ký gửi cà phê trong nước và quốc tế. Trên cơ sở đúc rút kinh nghiệm sàn giao dịch hiện có ở Buôn Mê Thuột và học tập kinh nghiệm các sàn giao dịch lớn trên thế giới, tiến hành xây dựng đề án phát triển hệ thống thương mại cà phê ở nước ta, bảo đảm tính hiện đại, văn minh thương mại và thích ứng với quá trình mua, bán, ký gửi ở từng vùng trong nước và quốc tế.

- Xây dựng trung tâm thông tin về xuất khẩu cà phê với mạng lưới thông tin công nghệ hiện đại sử dụng máy tính nối mạng từ trung tâm thông tin đến các điểm thu thập thông tin toàn quốc để giúp các doanh nghiệp kinh