Tìm hiểu công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

TVĐT có thể được định nghĩa như sau: “Một hệ thống thông tin trong đó các nguồn thông tin dều có sẵn dưới dạng có thể xử lý được bằng máy tính và trong đó tất cả các chức năng bổ sung, lưu trữ, bảo quản, tìm kiếm, truy cập và hiển thị đều sử dụng kỹ thuật số”.[6]

Khái niệm TVĐT có thể dùng theo nghĩa tổng quát nhất cho mọi loại hình thư viện đã được tin học hóa toàn bộ hoặc một số sản phẩm, dịch vụ. TVĐT có thể được coi như là nơi người sử dụng có thể tới để thực hiện những công việc mà họ vẫn thường làm với thư viện truyền thống, nhưng đã được điện tử hoá. Khái niệm TVĐT có liên quan trực tiếp tới sự bùng nổ thông tin trên Internet và Web, các thiết bị lưu trữ thông tin đa phương tiện.

Cùng lúc với sự bùng nổ thông tin và sự manh nha của nền kinh tế tri thức là sự hình thành và bùng nổ của kỹ thuật số hóa làm tăng khả năng đáp ứng nhu cầu ngày một gia tăng về lưu trữ, tổ chức và phân phối thông tin trong xã hội. Thư viện số (TVS) dần dần hình thành như một xu thế tất yếu, tạo ra một cuộc cách mạng trong lĩnh vực thư viện – thông tin. Một tìm kiếm Google tiến hành vào đầu tháng 4/2010 về “digital library” hoặc “digital libraries” cho tới 340.000.000 kết quả.[15]

Tuy vậy, khái niệm thư viện số hiện nay vẫn còn là một điều tranh cãi. Với nhiều giả thiết và nhìn từ các góc độ khác nhau nên có những khái niệm tương đối khác nhau về thư viện số.

Hiệp hội Thư viện số Hoa Kỳ (DLF) định nghĩa như sau: “Thư viện số là một tổ chức cung cấp tài nguyên bao gồm các nhân viên chuyên biệt giúp lựa chọn, tổ chức, cung cấp khả năng truy xuất thông minh, chỉ dẫn, phân phối, bảo quản tính toàn vẹn và sự thống nhất của các bộ sưu tập theo thời gian để đảm bảo sao cho chúng luôn sẵn có để truy xuất một cách dễ dàng và kinh tế

nhất đối với một cộng đồng người dùng hoặc một nhóm cộng đồng người dùng.”[15]

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 98 trang tài liệu này.

Theo một cách tiếp cận khác, năm 1994 Gladney đưa ra khái niệm về TVS như sau: “Một TVS phải là một tập hợp các thiết bị máy tính, hệ thống lưu trữ, truyền thông cùng với nội dung số và phần mềm để tái tạo và thúc đẩy mở rộng các dịch vụ thông tin của các thư viện truyền thống chứa các tài liệu trên giấy và các vật mang tin khác vẫn làm như thu thập,biên mục, tìm kiếm và chia sẻ thông tin. Một dịch vụ TVS phải bao gồm các dịch vụ chính yếu của các thư viện truyền thống và khai thác tối đa các lợi ích của công nghệ lưu trữ số, tìm kiếm thông tin và truyền thông số”.[15]

Tại Việt Nam, theo Vũ Thị Ngọc Liên: “Thư viện số là một thư viện điện tử cao cấp trong đó toàn bộ các tài liệu của thư viện đã được số hóa và được quản lý bằng một phần mềm chuyên nghiệp có tổ chức giúp người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem được nội dung toàn văn của chúng từ xa thông qua hệ thống mạng thông tin và các phương tiện truyền thông”. [15]

Nhưng dù hiểu như thế nào đi chăng nữa thì TVS là cơ hội đặc biệt cho thư viện truyền thống đổi mới phương thức phục vụ cho người dùng tin, đảm bảo hiệu quả, chất lượng cho đối tượng phục vụ. Qua đây, cũng có thể khẳng định thư viện số và thư viện điện tử hoàn toàn không phải là một, nhưng hai mô hình thư viện hiện đại này cũng có mối liên hệ chặt chẽ và giống nhau ở nhiều điểm.

Khái niệm tài liệu số và các khái niệm liên quan

Liên quan tới tài liệu số và để hiểu rõ về tài liệu số cần nắm rõ và phân biệt khái niệm gần với nó là tài liệu điện tử. Đồng thời, các khái niệm có liên

quan trực tiếp tới tài liệu số như bộ sưu tập số, số hóa cũng cần được hiểu một cách rõ ràng.

Hiểu một cách ngắn gọn thì tài liệu điện tử được xem như các tài liệu được trình bày và lưu trữ trên vật mang tin điện tử và có thể truy cập được thông qua hệ thống máy tính điện tử và mạng máy tính. Các vật mang tin có thể là băng từ, đĩa từ, các vật lưu trữ thông tin của máy tính khác.

Vào năm 1995, F.W. Lancaster đã phác thảo một lịch sử ngắn gọn về tài liệu điện tử như sau:

- Sử dụng máy tính để tạo ra những ấn bản in trên giấy thông thường.

- Phân phối văn bản bằng hình thức điện tử nơi mà phiên bản điện tử tương đương chính xác với phiên bản in ấn.

- Xuất bản những ấn phẩm nhỏ hơn bản in băng hình thức điện tử, có thêm đặc điểm phụ trội khả năng nghiên cứu, điều khiển dữ liệu và thông báo khả năng thông qua sự tương xứng hình ảnh.

- Tạo ra những ấn bản hoàn toàn mới và khai thác khả năng thật sự của điện tử học, chẳng hạn như những siêu văn bản, âm thanh, phương tiện truyền thông cao…

Tài liệu số (TLS) là những tài liệu được tạo lập và lưu giữ, khai thác trên máy tính. Tài liệu số có thể được xây dựng thông qua việc xử lý các file văn bản, các bảng biểu hoặc được chuyển đổi sang dạng số từ những tài liệu dạng khác. Tài liệu cũng được đề cập đến như là những tài liệu điện tử.

Theo các khái niệm về TLS và TLĐT, có thể thấy sự giống và khác nhau giữa hai loại tài liệu này. Tuy nhiên, trong phạm vi hạn hẹp của Khóa luận này xin không đề cập đến vấn đề này.

Khái niệm tài liệu số thường đi kèm với khái niệm về bộ sưu tập số. Có thể hiểu “Bộ sưu tập số là một tập hợp có tổ chức nhiều tài liệu đã được số hoá dưới nhiều hình thức khác nhau (văn bản, hình ảnh, Audio, Video…) về một chủ đề. Mặc dù mỗi loại hình tài liệu có sự khác nhau về cách thể hiện, nhưng nó đều cung cấp một giao diện đồng nhất mà qua đó các tài liệu có thể truy cập, tìm kiếm dễ dàng” [6]. Một bộ sưu tập chứa nhiều tài liệu với các dạng thức khác nhau, nhưng lại cung cấp một giao diện đồng nhất; qua đó tất cả các tài liệu có thể được truy cập, mặc dù cách mà tài liệu đó hiển thị sẽ phụ thuộc vào phương tiện và dạng thức của tài liệu đó.

Quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được gọi là số hoá tài liệu. Như vậy, số hoá tài liệu là hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được. Ưu điểm của số hóa tài liệu:

- Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông t in một cách dễ dàng

- Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau

- Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ

- Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu

1.1.2. Đặc điểm chung của tài liệu số

Do bản chất tồn tại và lưu trữ hoàn toàn khác biệt với các loại hình tài liệu truyền thống nên tài liệu số chỉ có thể vận động từ truy cập, khai thác và chia

sẻ trên máy tính hay mạng các máy tính. Do vậy so với tài liệu truyền thống, tài liệu số có những đặc điểm khá nổi bật sau đây:

- Hệ thống đa truy (multi-access): Tính năng này hay còn gọi là tính dễ dàng truy cập. Tài liệu số trực tuyến trên mạng có thể được truy cập và cung cấp cho nhiều địa điểm truy cập (văn phòng, nhà ở, trường học…) tại mọi thời điểm khác nhau và cũng có thể cung cấp khả năng cho nhiều người cùng sử dụng một lúc;

- Tốc độ: Tốc độ phổ biến thông tin số hiện nay ngày càng mạnh mẽ và đã đạt tới mức tức thời nhờ cá phương tiện tin học và viễn thông hiện đại, đặc biệt là mạng Internet. Tài liệu số thường cũng được xem như là nhanh hơn nhiều để tìm kiếm, thu thập, hợp nhất thông tin cần thiết vào các tài liệu khác, bổ sung tìm kiếm và tham khảo chéo giữa các ấn bản khác nhau.

- Không gian: Mật độ thông tin trong các nguồn tin số rất cao, dày đặc. Tài liệu điện tử có thể chứa đựng một lượng thông tin rất lớn, nhưng quan trọng hơn là nó có thể chứa đựng những phương tiện truyền đạt hỗn hợp như hình ảnh động, âm thanh, hoạt động của đối tượng mà tài liệu in ấn truyền thống không thể làm được.

- Thuận lợi trong bảo trì: Nguồn tài liệu số, tài liệu điện tử có khả năng tái sử dụng, tính liên tác (Interoperability) trong các thao tác cập nhật mới, loại bỏ trùng lặp, lỗi thời hay sắp xếp lại.

- Bảo hiểm và an toàn: Trong nhiều trường hợp, đặc biệt là các tài liệu quý hiếm, bản gốc của các tài liệu cần được bảo vệ thì phiên bản tài liệu số là sự thay thế tối ưu cần thiết cho người dùng tin khai thác.

- Chức năng: Một tập dữ liệu số cho phép người sử dụng tiếp cận ấn bản và phân tích nội dung của chúng bằng các phương thức mới.

1.1.3. Ý nghĩa của tài liệu số

- Tài liệu số và các bộ sưu tập số trong các thư viện sẽ tạo ra một môi trường và cơ hội bình đẳng nhằm mở rộng cho tất cả mọi người đều có cơ hội sử dụng nguồn tài liệu phục vụ học tập, nghiên cứu bởi các tài liệu số không bị giới hạn về không gian và thời gian. Nó loại bỏ đi những khoảng cách tri thức giữa người giàu và nghèo, giữa thành phố và nông thôn, và giữa các quốc gia với nhau. Nó giúp cho việc sử dụng cùng một lúc, bởi nhiều người trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn, không phụ thuộc vào số lượng người dùng, không gian địa lý và thời gian sử dụng.

- Nó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí: Cơ quan thông tin – thư viện đỡ tốn kém nhiều khoản kinh phí cho xây dựng kho tàng, bổ sung tài liệu, bảo quản và kinh phí trả lương cho nhân viên phục vụ. Hơn thế nữa, nó tạo điều kiện cho người dùng tin dễ dành tiếp cận, tiết kiệm thời gian, tiền bạc trong tìm và sử dụng thông tin.

- Khi tài liệu số và các bộ sưu tập số có thể kết hợp với các tài liệu truyền thống, các dịch vụ thư viện truyền thống sẽ phục vụ có hiệu quả hơn cho đổi mới và nâng cao chất lượng phục vụ đại đa số đối tượng người dùng tin. Giúp người dùng tin chủ động trong sử dụng thư viện là công cụ cho việc học tập, nghiên cứu của mình. Như vậy, các nguồn tài liệu số góp phần giải phóng kiến thức, mở rộng đối tượng phục vụ.

- TLS và các bộ sưu tập số là một lựa chọn tối ưu để bảo tồn lâu dài các tài liệu quý hiếm, ngăn chặn những rủi ro hủy hoại do thời gian, thiên tai, khí hậu và tần suất sử dụng.

1.2. Vai trò của công tác phát triển, khai thác và chia sẻ liệu số trong phục vụ giáo dục và đào tạo tại các trường đại học

Nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu lao động xã hội là một nhiệm vụ nặng nề của các trường đại học, cao đẳng trong cả

nước. Với vai trò cung cấp và quản lý thông tin phục vụ giáo dục và học tập, các cơ quan thông tin – thư viện cần nhận thức rõ “đáp ứng nhu cầu thông tin một cách có hiệu quả như thế nào từ nhiều nguồn thông qua công nghệ mới”. Với sự phát triển của tài liệu số, thông tin trực tuyến thì việc phát triển các tài liệu số nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng tin càng trở lên bức thiết với các thư viện đại học. Không những vậy, việc phát triển tài liệu số trong các thư viện hiện nay là một xu thế tất yếu và gắn liền với việc đẩy mạnh quá trình tự động hóa, hiện đại hoạt động thông tin – thư viện.

Vấn đề phát triển tài liệu số và các bộ sưu tập số đang là đề tài quan trọng đối với các thư viện đại học Việt Nam. Nhiều nơi đã nhận thức được vai trò quan trọng của việc phát triển nguồn tài liệu này và đã có những bước đi khởi đầu cho quá trình đó. Tuy nhiên cũng cần phải thấy sự hạn chế trong các chính sách phát triển tài liệu số, sự khó khăn trong các nguồn lực phục vụ cho công tác này tại các thư viện.

Có nhiều phương thức khác nhau để phát triển nguồn tài liệu số tại thư viện các trường đại học ở nước ta. Dựa theo phương thức mua, bán thì thường tập trung vào một số nguồn tài liệu là các tạp chí, e-book có thời hạn sử dụng hạn chế và chủ yếu nguồn tiền từ các dự án đầu tư; Dựa theo phương thức liên kết, trao đổi thì các thư viện đại học hiện chưa thực hiện được do còn hạn chế về nguồn tin, hạn chế trong việc liên kết thành một hệ thống thống nhất…; Dựa theo phương thức khai thác trực tuyến, cũng chỉ giới hạn ở một phạm vi hẹp với các trang thông tin trực tuyến mở; Dựa theo phương thức số hóa các tài liệu sẵn có hoặc được thu thập là hướng đi đúng đắn nhất nhưng cũng cần lưu ý tới vấn đề kinh phí, nhân lực và kỹ thuật.

Một vấn đề khác cần được quan tâm, đó là khai thác và chia sẻ tài liệu số vó vai trò gì? Như thế nào? Và được tổ chức ra sao trong một quy mô còn hạn chế như tại Việt Nam. Vấn đề khai thác, chia sẻ tài liệu số của cơ quan thông tin – thư viện là điều cốt lõi để kiểm chứng tính hiệu quả của dự án xây dựng nguồn tài liệu số, cho thấy tính hữu ích của một nguồn tin hiện đại và phù hợp với nhu cầu của người dùng tin hay không. Nó cũng cho thấy tiềm lực thông tin số của thư viện đó. Vì vậy vấn đề khai thác, chia sẻ tài liệu số được các thư viện đặc biệt quan tâm.

Khai thác tài liệu số thường được dùng cho những người dùng tin của chính thư viện đó. Người dùng tin khi có tài khoản tại thư viện có thể tiếp cận tới mọi nguồn tài liệu số của thư viện thông qua các sản phẩm và dịch vụ hiện có của thư viện đó. Đây là những người dùng chính trong khai thác nguồn tài liệu số của thư viện.

Chia sẻ tài liệu số là một dạng của chia sẻ nguồn lực thông tin – thư viện.

Theo Allen Ken: Chia sẻ nguồn lực thông tin là biểu thị một phương thức hoạt động nhờ đó các chức năng thư viện được nhiều thư viện cùng chia sẻ.

Còn theo Philip Senell: Chia sẻ nguồn lực chỉ là một hình thức mới của thuật ngữ đã quen thuộc, đó là hợp tác thư viện.

Theo tiến sỹ Lê Văn Viết: “ Mượn, chia sẻ tài nguyên thông tin giữa các thư viện là hình thức bạn đọc khi sử dụng nguồn lực thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin khác trong cả nước lẫn nước ngoài để đáp ứng nhu cầu đọc và đáp ứng nhu cầu đọc, thông tin của người dùng tin thư viện mình. Như vậy có thể mượn, chia sẻ thông tin trong nước và mượn chia sẻ thông tin quốc tế. Mượn, chia sẻ tài liệu thông tin giữa các thư viện có mục đích tạo ra những điều kiện tốt nhất để thảo mãn một cách toàn diện và kịp thời những yêu cầu về