Sơ Đồ Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý Của Chi Nhánh Agribank Hướng Hóa

Phòng Kiểm tra, Kiểm Soát Nội Bộ

GIÁM ĐỐC

Phòng Hành Chính Nhân Sự

PGĐ

Kinh Doanh

PGĐ

Kế Toán

Có thể bạn quan tâm!

• Các Yếu Tố Cơ Bản Cấu Thành Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ
• Tổng Quan Một Số Công Trình Nghiên Cứu Có Liên Quan Đến Đề Tài
• Tình Hình Huy Động Vốn Của Agribank Hướng Hóa
• Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam - Chi nhánh Hướng Hóa - 8
• Một Số Giải Pháp Hoàn Thiện Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Ngân Hàng Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam Chi Nhánh Hướng Hóa
• Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam - Chi nhánh Hướng Hóa - 10

Xem toàn bộ 91 trang tài liệu này.

– Kho Qũy

Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh

Phòng Kế Toán – Ngân Quỹ

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh Agribank Hướng Hóa‌

vụ giúp giám đốc hoạch định và thực hiện những chiến lược kinh doanh của đơn vị. Kiểm tra, giám sát hoạt động của phòng kinh doanh, chỉ đạo công tác kế hoạch, công tác huy động vốn, cho vay và thu nợ trên địa bàn...

- Phó giám đốc trong công tác Kế toán - Kho quỹ: Có nhiệm vụ giúp giám đốc trong công tác kế toán - kho quỹ và các công việc hành chính, đảm bảo an toàn kho quỹ, an toàn tài sản, quản lý chặt chẽ các nguồn vốn tiền tệ và các hoạt động thu chi, là người được giám đốc ủy quyền điều hành đơn vị khi giám đốc đi công tác, chịu trách nhiệm trước giám đốc về những việc được giám đốc ủy quyền...

- Phòng Kế hoạch kinh doanh: Có nhiệm vụ chuyên sâu về kinh doanh, lập báo cáo chuyên đề tín dụng, thực hiện phân tích tình hình tài chính của khách hàng để xác định chương trình tín dụng, thẩm định dự án tín dụng, chủ động tìm kiếm các phương án, các dự án có hiệu quả để đầu tư...

- Phòng Kế toán - Ngân quỹ: Trực tiếp hoạch toán kế toán, mở tài khoản tiền gửi với khách hàng, lập báo cáo tài chính, tổ chức quản lý sổ sách, lưu giữ hồ sơ,

chuyển tiền và làm các dịch vụ khác…

- Phòng Hành chính nhân sự: Tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức, sắp xếp bộ máy, đề xuất tuyển dụng lao động, thực hiện các chính sách liên quan đến người lao động theo chế độ quy định. Thực hiện công việc văn thư, quản lý con dấu, tiến hành những công việc nhằm đảm bảo an toàn tiền trong quá trình vận chuyển...

- Phòng Kiểm tra, kiểm soát nội bộ: Trực tiếp triển khai tác nghiệp các nghiệp vụ về kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh của Chi nhánh, tổ chức tiếp dân, đầu mối tiếp nhận đơn thư tố cáo, xác minh, đề xuất phương án giải quyết theo quy định của Pháp luật. Tham mưu cho Giám đốc trong việc chỉ đạo điều hành hoạt động của Chi nhánh theo đúng pháp luật nhà nước và các quy định của Ngân hàng Nhà nước và Agribank Việt Nam; Hạn chế rủi ro trong kinh doanh và bảo vệ an toàn tài sản, đảm bảo tính chuẩn xác của số liệu hạch toán.

Sự phối kết hợp giữa các phòng ban chức năng khá chặt chẽ ví dụ như phòng kế hoạch lập kế hoạch áp dụng cho toàn chi nhánh, bộ phận tín dụng cung cấp thông tin về các dự án vay vốn cho phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ thẩm tra lại…kết hợp với những cuộc gặp thường xuyên giữa lãnh đạo các bộ phận chức năng với nhau để trao đổi kinh nghiệm, bàn bạc và giải quyết những vấn đề khó khăn trong công việc cũng như những vấn đề khó khăn trước mắt mà chi nhánh gặp phải đạt hiệu quả tương đối cao.

Chính sách nhân sự tại Agribank Hướng Hóa

Chất lượng nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển của ngân hàng, vì vậy Agribank luôn đặt mục tiêu xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp lên hàng đầu trong chiến lược phát triển của mình. Agribank luôn chú trọng công tác đào tạo cho nhân viên mới, tái đào tạo và đào tạo nâng cao, bên cạnh đó ngân hàng đã tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ nhân viên tham gia các khoá đào tạo nghiệp vụ cao cấp được tổ chức bởi các đơn vị có uy tín trong và ngoài nước.

Nhân sự luôn là nhân tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Với đội ngũ cán bộ không đông song chất lượng cao do tuổi đời bình quân thấp lại được đào tạo cơ bản, đầy đủ kiến thức pháp luật, ngoài ngành, vi tính, ngoại ngữ … Nhờ có chiến lược đào

tạo đúng hướng, chất lượng Cán bộ tốt hơn rõ rệt, đến 31/12/2013 toàn chi nhánh có 35 cán bộ với 14 nữ, 21 nam, tuổi đời bình quân 36, trình độ trên đại học 8,6%, đại học 71,4%, 20% cao đẳng . Chi nhánh luôn đặt tầm quan trọng của nguồn lực lên hàng đầu, việc thay đổi về chất nguồn nhân lực đã tạo tiền đề cho Agribank Hướng Hóa thực hiện thành công các chiến lược kinh doanh quan trọng.

Định kỳ 6 tháng hoặc một năm chi nhánh tổ chức các đợt thi nghiệp vụ cho toàn thể cán bộ nghiệp vụ trong chi nhánh. Thông qua các câu hỏi trắc nghiệm, các tình huống ứng xử mà ban giám khảo đặt ra. Cuộc thi còn là nơi trao đổi kinh nghiệm giữa các cán bộ trực tiếp làm nghiệp vụ với nhau và giữa các cán bộ tham gia cuộc thi với ban lãnh đạo chi nhánh để cùng tìm ra những giải pháp tốt nhất trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Căn cứ vào kết quả cuộc thi, lãnh đạo chi nhánh chọn ra những người tài, giỏi nghiệp vụ vào danh sách quy hoạch cán bộ của chi nhánh đồng thời sắp xếp lại công việc cho phù hợp với năng lực và trình độ của mỗi người.

Hàng năm, căn cứ vào định mức lao động biên của Tổng Giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam, chi nhánh tổ chức thi tuyển, tuyển chọn thêm các cán bộ mới có đủ năng lực và trình độ đáp ứng được yêu cầu công việc.

Tại chi nhánh luôn có những hình thức khen thưởng kịp thời đối với các đơn vị các nhân có thành tích đóng góp tích cực cho chi nhánh. Đồng thời cũng có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với các đơn vị hoặc cá nhân không tận thu những quy định; nội quy gây thiệt hại đến tài sản và uy tín của chi nhánh.

Công tác kế hoạch

Đơn vị coi trọng công tác kế hoạch, mọi hoạt động đều được lên kế hoạch tổng thể cho toàn chi nhánh và chi tiết cho từng phòng ban, nhân viên trong từng năm, quý, tháng và ngày.

Đầu mối làm nhiệm vụ xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển kinh doanh ngắn hạn, dài hạn của chi nhánh là phòng kế hoạch tổng hợp.

Chương trình kế hoạch công tác năm phải hoàn thành trong tháng 1 hàng năm và phải được thông qua Ban chấp hành Đảng bộ. Trường hợp phải bảo vệ kế hoạch với trụ sở chính thì kết quả bảo vệ là chương trình kế hoạch chính thức.

Chương trình kế hoạch công tác quý phải hoàn thành trong đầu tuần của tháng đầu quý và được thông qua trong cuộc họp giao ban của tháng đầu quý.

Chương trình kế hoạch công tác tháng phải hoàn thành trước ngày giao ban hàng tháng và được thông qua tại kỳ họp Đảng ủy và giao ban tháng.

Các đơn vị trực thuộc căn cứ vào chương trình kế hoạch chung của chi nhánh để xây dựng chương trình kế hoạch công tác cụ thể tới từng ngày trong tuần trình lãnh đạo phụ trách chuyên đề phê duyệt.

Phòng kế hoạch tổng hợp chịu trách nhiệm quyết toán các kế hoạch kinh doanh, xây dựng báo cáo 6 tháng, hàng năm của chi nhánh.

Các nhân tố khác

Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam só 46/2010/QH12 ngày 16 tháng 6 năm 2010, Luật các tổ chức tín dụng só 47/2010/QH12 ngày 16 tháng 6 năm 2010; Nghị định số 156/2013/NĐ-CP ngày 11 tháng 11 năm 2013 của chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Quyết định số 491/2014/QĐ-NHNN ngày 14/03/2014 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành Quy chế về tổ chức và hoạt động của Ban kiểm soát của Agribank Việt Nam và Quyết định số 102/2014/QĐ-HĐTV-KTNB ngày 12/2/2014 của Hội đồng thành viên Agribank Việt Nam ban hành Quy chế kiểm soát nội bộ và các văn bản pháp lý khác đều là những yếu tố chi phối trực tiếp đến việc thiết kế và vận hành bộ máy kiểm tra kiểm soát nội bộ ở chi nhánh. Các yếu tố này là cơ sở pháp lý cho việc xây dựng các quy chế hoạt động tài chính và các thủ tục kiểm soát của Agribank.

Ngoài các yếu tố nêu trên, công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ của Agribank còn chịu sự kiểm tra kiểm soát của các nhân tố như:

- Hằng năm có sự kiểm tra, phê duyệt dự toán dự án của HĐQT và Ban giám

đốc

- Kiểm tra tình hình hoạt động của các chi nhánh định kỳ và đột xuất khi có

nghi ngờ về những nghiệp vụ nào đó.

- Sự kiểm tra của thanh tra Bộ Tài chính, Cơ quan thuế, Thanh tra về lao động...

Do có sự ảnh hưởng từ các nhân tố trên nên những sai phạm về chế độ, chính sách được phát hiện và chấn chỉnh kịp thời. Hơn nữa để hạn chế tối đa các sai phạm, đối với từng nghiệp vụ cụ thể như: nghiệp vụ về ngân quỹ, nghiệp vụ về huy động vốn, cho vay... Agribank đều có các quy trình quy định cụ thể cho việc thực hiên và luôn khuyến khích nhân viên tuân theo nhằm hướng đến việc đạt được hiệu quả tốt nhất.

2.2.2. Hệ thống kế toán‌

Hình thức kế toán

Hình thức kế toán tại Agribank chi nhánh Hướng Hóa là hình thức Nhật ký – Sổ cái kết hợp Chứng từ ghi sổ.

Tổ chức hệ thống kế toán tại Agribank nhằm thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo tình hình hoạt động của đơn vị, thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán.

Vị trí của hệ thống kế toán của Agribank được xác định là công cụ để giám đốc thực hiện quá trình quản lý các hoạt động dịch vụ, trong quá trình quản lý đòi hỏi phải thường xuyên xem xét tình hình thực hiện các hoạt động hằng ngày, đó là việc hạch toán thu chi tiền, vàng, ngoại tệ, hạch toán cho vay và tính lãi... một cách kịp thời và đầy đủ. Trên cơ sở các số liệu đã phản ánh tổng hợp đối chiếu với kế hoạch tài chính nhằm đánh giá được mức độ thực hiện công tác tài chính trong từng thời kỳ nhất định, qua đó phát hiện những sai sót, đánh giá ưu điểm, khuyết điểm để đề ra những biện pháp khắc phục. Ngoài ra hệ thống kế toán trong ngân hàng còn giúp Agribank bảo vệ tài sản, đôn đốc việc chấp hành chế độ chính sách tài chính của Nhà nước thực hiện tiết kiệm chống lãng phí, tham ô.

Nhiệm vụ của kế toán là tính toán, ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời mọi khoản thu chi, các khoản nộp ngân sách nhà nước, các khoản thuộc vốn quỹ của đơn vị. Thông qua việc tính toán, ghi chép, phản ánh kiểm tra tình hình kế hoạch, chi tiêu, quyết toán ngăn ngừa kịp thời các vi phạm về chính sách và chế độ. Ngoài ra kế toán còn cung cấp số liệu cần thiết cho việc phân tích tài chính của đơn vị. Hệ thống kế toán của công ty bao gồm 4 yếu tố đó là: Chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo.

Hệ thống chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ tại chi nhánh tuân thủ quy định trong Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN (12/12/2005) về việc ban hành chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng. Và các quyết định của Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam đã cụ thể hóa hơn hệ thống chứng từ.

Trong các quyết định trên có quy định cụ thể:

- Chứng từ trong các nghiệp vụ liên quan đến ngân quỹ:

+ Giấy nộp tiền; bảng kê các loại tiền nộp: Dùng trong trường hợp khách hàng nộp tiền mặt vào tài khoản hoặc nhờ ngân hàng chuyển tiền cho một đối tượng khác, ở một địa phương khác.

+ Giấy lĩnh tiền mặt; bảng kê các loại tiền lĩnh: Dùng khi khách hàng có nhu cầu lĩnh tiền mặt từ tiền vay.

+ Séc tiền mặt: Dùng khi khách hàng có nhu cầu rút tiền mặt từ tiền gửi

+ Phiếu thu: Chủ yếu dùng để thu phí dịch vụ, thu lãi tiền vay, thu nội bộ.

+ Phiếu chi: Chi nội bộ (tạm ứng, công tác phí, tiền ăn ca, lương, thưởng...) hoặc chi theo yêu cầu của khách hàng.

- Chứng từ trong các nghiệp vụ tín dụng:

+ Giấy đề nghị vay vốn

+ Hợp đồng tín dụng

+ Giấy nhận nợ.

+ Giấy tờ liên quan đến xử lý nợ, điều chỉnh kỳ hạn trả nợ, gia hạn nợ.

+ Các chứng từ phát tiền vay (chứng từ ghi sổ)

- Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt:

+ Các lệnh của khách hàng như séc chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm

thu...

+ Bảng kê nộp séc

+ Các loại chứng từ báo có, báo nợ cho khách hàng.

+ Các loại bảng kê trong thanh toán vốn giữa các ngân hàng: bảng kê thanh toán liên hàng, thanh toán bù trừ...

+ Giấy báo có liên hàng, giấy báo nợ liên hàng đi..

- Phiếu chuyển khoản: Dùng làm chứng từ trong trường hợp thực hiện các bút toán chuyển khoản nội bộ.

- Các chứng từ hạch toán tài sản và chứng từ ngoại bảng (phiếu xuất tài sản, phiếu nhập tài sản)

Chứng từ kế toán ngân hàng bao gồm chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử.

Chứng từ có thể do ngân hàng lập hoặc khách hàng lập.

Chi nhánh đã tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chứng từ kế toán trong công tác kế toán tại đơn vị mình và đặc biệt chú trọng công tác kiểm soát chứng từ, chứng từ chịu sự kiểm soát của giao dịch viên (hoặc thanh toán viên), bộ phận hậu kiểm, kiểm soát viên và giám đốc (người duyệt).

Trách nhiệm của giao dịch viên (thanh toán viên):

- Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.

- Kiểm soát tính rõ ràng, đầy đủ của các yếu tố ghi trên chứng từ

- Kiểm soát tính chính xác, khớp đúng của số liệu và các thông tin ghi trên chứng từ.

- Kiểm soát các thông tin liên quan đến điều kiện thực hiện của chứng từ

- Đối với chứng từ điện tử phải kiểm tra các yếu tố: Mã nhận biết của chứng từ, các mật mã trên chứng từ, đảm bảo không có sự trùng lắp, chứng từ lập đùng mẫu quy định, kiểm tra chữ ký điện tử trên chứng từ, kiểm tra sự tồn tại và các dạng thức của một số vùng bắt buộc, nội dung chứng từ hợp lệ.

Kiểm soát viên có trách nhiệm:

- Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ

- Kiểm soát việc chấp hành chế độ, quy chế giao dịch nội bộ, phạm vi trách nhiệm ký trên chứng từ của giao dịch viên

- Kiểm soát chữ ký trên chứng từ

- Tính và kiểm tra ký hiệu mật

- Tên tập tin phải được lập đúng tên và mẫu thông tin quy định; kiểm soát đảm bảo không có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ

- Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng

- Kiểm tra mã khóa bảo mật

- Mật mã trên chứng từ đúng với mật mã quy định

- Kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buộc của chứng từ

Trách nhiệm của bộ phận hậu kiểm (được quy định cụ thể trong quyết đinh số 150/QĐ/HĐTV-TCKT)

Cán bộ hậu kiểm là người thực hiện việc kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán đã hạch toán, kiểm tra sự khớp đúng giữa thông tin trên hồ sơ, chứng từ và dữ liệu đăng nhập vào hệ thống của các giao dịch đã hoàn thành. Với trách nhiệm:

- Thực hiện hậu kiểm theo phân công của Giám đốc chi nhánh, tuân thủ các nguyên tắc hậu kiểm.

- Tiếp nhận, kiểm tra đầy đủ số lượng hồ sơ, chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh theo từng Giao dịch viên. Mở sổ theo dõi việc giao nhận chứng từ với giao dịch viên.

- Phối hợp với Giao dịch viên, Kiểm soát viên các bộ phận nghiệp vụ liên quan trong việc xác định nguyên nhân sai sót phát hiện sau hậu kiểm; đề xuất biện pháp khắc phục sửa chữa sai sót; đồng thời báo cáo kịp thời các sai sót giao dịch bất thường hoặc nghi ngờ có hành vi gian lận với các cấp có thẩm quyền.

Trách nhiệm của giám đốc (người duyệt)

- Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ

- Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý của Nhà nước, của ngành và quy chế quản lý nội bộ đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.

Hệ thống tài khoản