Đánh Giá Thực Trạng Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Trong Các Ngân Hàng Thương

Kết quả khảo sát cho thấy thành phần hệ thống thông tin và trao đổi thông tin trong các NHTM hiện nay còn một số tồn tại. Mặc dù các NHTM đã xây dựng Quy chế về tổ chức công tác kế toán trong ngân hàng phù hợp với yêu cầu của NHNN, c ng như yêu cầu về quản trị tại ngân hàng: quy định hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với yêu cầu pháp luật, chính sách kế toán, hệ thống mã phòng ban, mã sản phẩm...

Hệ thống thông tin trong Ngân hàng bao gồm cả thông tin kế toán phải được đảm bảo chất lượng: Thông tin có vai trò quan trọng trong việc ra các quyết định quản lý. Chính vì vậy, hầu hết các NHTM đã thiết lập được một hệ thống thông tin đảm bảo thông tin trong đơn vị mình thông suốt theo hai chiều từ trên xuống dưới và ngược lại. Tuy nhiên, do cơ cấu tổ chức của một số ngân hàng có quy mô lớn có mạng lưới bao gồm nhiều chi nhánh, phòng giao dịch thì việc thiết lập các kênh thông tin hiện nay còn nhiều hạn chế. Các cấp quản lý bên dưới chưa thực sự nắm bắt kịp thời những chỉ đạo của các nhà quản lý cấp trên, đối với các cấp quản lý cao hơn thì việc thu nhận thông tin phản hồi từ các cấp bên dưới c ng chưa thực sự kịp thời. Như vậy thì thông tin chủ vếu diễn ra theo một chiều từ trên xuống dưới. Đó là lý do vì sao nhân tố này khi thực hiện khảo sát có giá trị Mean = 3.54

Bên cạnh đó, các NHTM phải nhận biết và thu thập các thông tin tài chính, phi tài chính liên quan đến các sự kiện, các hoạt động bên trong và bên ngoài NHTM. Thông tin phải được nhận biết bởi các cấp quản lý và phải được truyền thông tới các thành viên trong ngân hàng kịp thời để các thành viên có thể hiểu được trách nhiệm kiểm soát c ng như trách nhiệm của mình trong NHTM. Với chức năng kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính trong ngân hàng, hệ thống kế toán luôn được coi là một mắt xích quan trọng của hệ thống KSNB. Do đó, NHTM luôn bám sát các chính sách, cơ chế quản lý kinh tế, tài chính và các quy định pháp luật về kế toán hiện hành để tổ chức thực hiện một cách có nề nếp, khoa học.Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, vẫn còn hiện tượng cán bộ nhân viên vi phạm quy trình nghiệp vụ kế toán, ảnh hưởng đến hệ thống thông

tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC, c ng như hệ thống thông tin phục vụ mục đích quản trị của ngân hàng. Ví dụ: Vi phạm nguyên tắc hạch toán kế toán và chuẩn mực kế toán. Đơn vị chưa thực hiện đối chiếu chữ ký và chữ viết của khách hàng trên các chứng từ giao dịch, chứng từ vay vốn so với chữ ký, chữ viết trên phiếu đăng ký mở tài khoản trước khi thực hiện giao dịch cho khách hàng. Bà N.A.T – ngân hàng TP Bank khi trả lời phỏng vấn, nhận định “ Ở một số ngân hàng, công tác kiểm quỹ chưa được thực hiện đúng quy định; sổ sách lưu biên bản kiểm quỹ, sổ nhật ký quỹ chưa phản ánh đúng thực tế phát sinh và chưa đúng theo quy định của ngân hàng; hạn mức tồn quỹ tiền mặt còn một số nơi vượt quy định của ngân hàng; Thiếu kiểm soát trước khi kết sổ hàng ngày và kết sổ cuối tháng dẫn đến chênh lệch tiền mặt giữa thực tế và sổ sách, chênh lệch với số dư tài khoản nợ...”

Sự truyền đạt thông tin bên trong và bên ngoài ngân hàng thực sự hiệu quả, nhanh chóng, kip thời và đầy đủ đến tìrng nhân viên, bộ phận: Hệ thống thông tin được thiết lập nhưng thiếu đi công tác truyền thông thì c ng không phát huy được hiệu quả. Từ kết quả khảo sát cho thấy công tác truyền thông của đa số các NHTM chưa thực sự chuyên nghiệp. Điều đó hoàn toàn có lý khi giá trị bình quân của nhân tố này rất thấp (Mean = 3.18). Các NHTM Việt Nam thường quan tâm đến các thông tin bên trong có đảm bảo đáp ứng yêu cầu cho sự phát triển của mình, mà chưa thực sự quan tâm đến công tác truyền thông ra bên ngoài – chính thông tin này giúp quảng bá hình ảnh và khẳng định thương hiệu trên thị trường. Ngay trong từng NHTM thì việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận còn nhiều bất cập, hầu hết các bộ phận chỉ chú ý đến công việc của mình mà chưa chủ động trao đổi thông tin với các bộ phận khác.

3.2.2.5. Thực trạng về giám sát

Ban giám đốc có trách nhiệm thiết lập và duy trì hệ thống KSNB một cách thường xuyên đồng thời giám sát các kiểm soát bao gồm việc xem xét liệu các kiểm soát này có đang hoạt động như dự kiến và liệu có được thay đổi phù hợp với sự thay đổi của đơn vị hay không. Việc giám sát c ng là để đảm bảo rằng các

kiểm soát tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả theo thời gian. Tại một số NHTM, BKS chủ yếu giám sát thông qua KTNB mà chưa bao quát lên toàn bộ hệ thống KSNB của ngân hàng từ các bộ phận, đơn vị nghiệp vụ về các tồn tại của hệ thống KSNB, các sai phạm và các vấn đề rủi ro cao.

Bảng 3.7: Kết quả khảo sát giám sát

Chỉ báo đo lường

Minimum	Maximum	Mean
Ngân hàng thực hiện giám sát thường xuyên trong các hoạt động	2.00	5.00	3.52
Ngân hàng duy trì giám sát định kỳ	1.00	5.00	3.45
Ngân hàng có chính sách xem xét lại hệ thống KSNB và đánh giá hệ thống KSNB	2.00	5.00	3.40

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 192 trang tài liệu này.

Ngân hàng thực hiện giám sát thường xuyên trong các hoạt động: Với giá trị Mean= 3.52 cho thấy các nhà quản lý cấp cao chưa thực sự quan tâm tới việc kiểm soát thường xuyên trong quá trình hoạt động, có những ngân hàng chỉ khi có những sự kiện bất thường xảy ra thì mới thực hiện kiểm soát. Bên cạnh đó, các NHTM hiện nay còn thiếu những công cụ kiểm soát như hệ thống quản trị công nghệ thông tin, thẻ điểm cân bằng (BSC)... để giám sát các hoạt động của ngân hàng.

Ngân hàng duy trì giám sát định kỳ: Giám sát định kỳ là nhiệm vụ chưa được thực hiện tốt tại các NHTM (Mean=3.45) . Đúng vậy, trả lời phỏng vấn, Ông P.T.T – ngân hàng MB Bank khẳng định “Mặc dù hiện nay bộ phận KTNB về cơ bản đều được thành lập ở tất cả các NHTM, tuy nhiên, cán bộ thuộc bộ phận KTNB thường không đảm bảo số lượng phù hợp với quy mô của ngân hàng nên chưa duy trì giám sát định kỳ trong ngân hàng”. Bộ phận KTNB tại các NHTM đã được thành lập nhưng hoạt động của bộ phận KTNB vẫn chưa theo yêu cầu của thực tiễn. Hoạt động của KTNB đã được tiến hành ở một số đơn vị tại các ngân hàng và KTNB đã phát hiện ra những tồn tại nhưng thiếu biện pháp khắc phục, chỉnh sửa. Tuy nhiên nếu xét về số đơn vị được kiểm toán

so với mạng lưới hoạt động của NHTM cho thấy hoạt động kiểm toán còn mỏng, chưa kiểm tra được nhiều đơn vị trong hệ thống và nội dung kiểm tra chưa toàn diện do đó chưa đánh giá tổng quát được hoạt động của ngân hàng, chưa ngăn chặn kịp thời các vi phạm, tồn tại. Ban KTNB đã thực hiện kiểm toán hầu hết các nghiệp vụ, hoạt động tiềm ẩn nhiều rủi ro như tín dụng, kho quỹ và các nghiệp vụ mới như kinh doanh vàng. Trên cơ sở đó KTNB đã đánh giá thực trạng các hoạt động nghiệp vụ, phát hiện các tồn tại, vi phạm; phân tích nguyên nhân và đưa ra các đề xuất, kiến nghị chỉnh sửa, khắc phục nhằm cảnh báo, giảm thiểu các rủi ro trong từng nghiệp vụ. Đồng thời kết hợp với công tác kiểm toán tại chỗ, đã phát hiện những bất cập, chưa phù hợp trong các quy định để có những kiến nghị đề xuất sửa đổi, bổ sung, thiết lập cơ chế kiểm soát trong quy chế, để góp phần hoàn thiện hệ thống văn bản nội bộ.

Ngân hàng có chính sách xem xét hệ thống KSNB định kỳ và đảnh giá hệ thống KSNB: Các NHTM đã có quy định về việc thực hiện đánh giá hệ thống KSNB định kỳ, đa số thực hiện việc đánh giá theo các thành phần của hệ thống KSNB. Về vấn đề này, Ông B.M.H – Vụ Thanh tra, giám sát NHNN cho biết “Báo cáo đánh giá hệ thống KSNB chưa đi sâu đánh giá các nguyên tắc căn bản của hệ thống KSNB”. Thực tế các báo cáo hàng năm về KSNB của phần lớn các ngân hàng chủ yếu là mô tả cơ cấu tổ chức của ngân hàng, tóm tắt tình hình thực hiện kế hoạch kiểm toán trong năm và các phát hiện của kiểm toán (phần lớn là kiểm toán tuân thủ) xác định nguyên nhân sai sót/vi phạm; rà soát hệ thống các văn bản, quy định nội bộ, đánh giá việc thiết kế và thực thi các chốt kiểm soát trong một số quy trình cụ thể; Vai trò của các đơn vị trong hệ thống quản trị rủi ro còn hạn chế; Các phát hiện sai phạm chủ yếu mang tính hậu kiểm của KTNB. Với giá trị Mean thấp là 3.40 c ng cho thấy công tác tự kiểm tra đánh giá về hệ thống KSNB còn chung chung, việc đôn đốc thực hiện chỉnh sửa sau kiểm toán chưa được thực hiện nên hiệu quả chưa cao.

3.3. Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng thương mại Việt Nam

3.3.1. Ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng thương mại Việt Nam

Nhìn chung, các nhà quản lý cấp cao của ngân hàng đã nhận thức đầy đủ về vai trò và vị trí của hệ thống KSNB trong đơn vị. Từ đó đã thiết kế và vận hành hệ thống KSNB theo đúng quy định của pháp luật. Trong mỗi ngân hàng đã duy trì một hệ thống KSNB với đủ năm thành phần đặt trong mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau. Quá trình vận hành hệ thống KSNB đã thu được những kết quả đáng kể.

3.3.1.1. Về môi trường kiểm soát

Hầu hết các NHTM đã xây dựng quy trình và các thủ tục nhằm thiết lập một môi trường kiểm soát hiệu quả tại ngân hàng. Ban điều hành luôn nêu cao giá trị đạo đức c ng như làm gương cho toàn bộ cán bộ. Hầu hết các NHTM đã ban hành đầy đủ các quy chế hoạt động, các khối phòng ban được thiết kế theo hướng tách bạch chức năng nhằm đảm bảo việc vận hành hiệu quả, độc lập, giảm các xung đột lợi ích trong kinh doanh. Ban hành các văn bản hướng dẫn quy trình liên quan đến một số hoạt động nghiệp vụ chính của ngân hàng như quy trình khoá sổ và lập báo cáo tài chính, quy trình hoạt động tín dụng, quy trình hoạt động đầu tư, quy trình hoạt động huy động vốn, quy trình hoạt động tiền gửi/tiền vay liên ngân hàng và thị trường mở, quy trình hoạt động kinh doanh ngoại tệ, hoạt động tài trợ thương mại, hoạt động ngân hàng điện tử, quản lý CNTT. Nhiều NHTM đã xây dựng bản mô tả công việc cho tất cả các vị trí công việc và quy trình hướng dẫn quy định cấp kiểm soát nhằm ngăn chặn và phát hiện sớm các rủi ro có thể phát sinh trong hoạt động kinh doanh.

Chính sách liên quan đến việc tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật cán bộ, nhân viên được ban lãnh đạo ngân hàng chỉ đạo và cụ thể hoá các thành các qui định và tổ chức thực hiện một cách triệt để đảm bảo quyền lợi của người lao động. Các tiêu chuẩn đánh giá cán bộ nhân viên được xây dựng tới từng bộ phận, từ đó khuyến khích nhân viên luôn phấn

đấu hoàn thành nhiệm vụ và khẳng định vị trí vai trò của mình. BKS đã thực hiện tốt nhiệm của mình trong việc kiểm soát mọi mặt hoạt động của ngân hàng. Các nguyên tắc kiểm soát như nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc phê chuẩn ủy quyền được thực hiện tương đối tốt giúp cho hoạt động kiểm soát phát huy tác dụng tích cực trong hoạt động của ngân hàng.

3.3.1.2. Về quy trình đánh giá rủi ro

Hệ thống KSNB trong các ngân hàng đã nhận diện và đánh giá rủi ro bao gồm việc phát hiện và đánh giá tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng tiêu cực tới việc đạt được mục tiêu của ngân hàng. Mọi sự thay đổi về chính sách, quy định của pháp luật, diễn biến thị trường, mục tiêu kinh doanh, sản phẩm dịch vụ mới đều được cập nhật và nắm bặt kịp thời. Khi có sự thay đổi các bô phận có liên quan sẽ rà soát, nhận dạng, xây dựng, sửa đổi, bổ sung quy chế, quy trình, quy định phù hợp.

Hệ thống công cụ nhận dạng và đo lường được thiết kế trên cơ sở tuân thủ quy định của pháp luật, tiếp thu các phương pháp và chuẩn mực quốc tế phù hợp với bản chất và đặc điểm của từng loại rủi ro có khả năng phát sinh trong hoạt động của ngân hàng. Tuỳ vào bản chất của từng rủi ro, ngân hàng thiết lập rủi ro với từng hoạt động, từng bộ phận kinh doanh và từng cá nhân tham gia các giao dịch có khả năng phát sinh rủi ro.

3.3.1.3. Về các mặt hoạt động kiểm soát

Đa số các NHTM đã ban hành văn bản liên quan đến quy trình nghiệp vụ kế toán, quy định về chế độ và hướng dẫn hạch toán kế toán tại ngân hàng, quy chế quản lý tài chính, quy trình kiểm tra đối chiếu dữ liệu tại ngân hàng đáp ứng các yêu cầu: đảm bảo việc ghi nhận kế toán được chính xác, kiểm tra đối chiếu giữ liệu hàng ngày, tháng, quý, năm. Các NHTM c ng đã ban hành các văn bản liên quan đến các quy trình nghiệp vụ cụ thể như: hoạt động tín dụng, hoạt động đầu tư, hoạt động huy động vốn, hoạt động kinh doanh ngoại tệ, hoạt động tài trợ thương mại, hoạt động ngân hàng điện tử, quản lý CNTT…

3.3.1.4. Về hệ thống thông tin và trao đổi thông tin

Ngân hàng đã thiết lập được kênh thông tin để trao đổi thông qua các chính sách, quy chế, quy trình, nghiệp vụ. Đặc biệt trong Quy chế hoạt động của ngân

hàng, qui định rất cụ thể về kênh thông tin và cách thức trao đổi thông tin của các bộ phận trong ngân hàng. Để trao đổi thông tin với bên ngoài , các ngân hàng đã sử dụng kênh thông tin thông qua website, báo cáo quản trị định kỳ, BCTC quý/năm, báo cáo thống kê định kỳ theo quy định của NHNN.

3.3.1.5. Về giám sát

Các NTHM đã thiết kế và xây dựng được cơ chế giám sát thường xuyên và định kỳ thông qua việc xem xét các báo cáo của kiểm soát viên nhằm phát hiện các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động, từ đó đưa ra các kiến nghị có tính khả thi. Ngân hàng đã thực hiện việc tự giám sát của các bộ phận chức năng, hoạt động của khối Kiểm tra- KSNB, hoạt động của cơ quan KTNB. Tuy quy trình kiểm tra giám sát chưa được xây dựng và thực hiện một cách chặt chẽ nhưng c ng đã bước đầu khẳng định được vai trò của mình trong hệ thống KSNB.

3.3.2. Một số hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng thương mại Việt Nam

3.3.2.1. Về môi trường kiểm soát

Nhận thức về KSNB của các cán bộ trong đó có cả cán bộ cấp cao còn có những hạn chế nhất định. Từ đó hoạt động kiểm soát chưa thực sự phát huy hiệu lực trong cảnh báo sớm các rủi ro có thể có trong hoạt động của ngân hàng. Sự cân nhắc giữa lợi ích và chi phí dẫn đến một số hoạt động kiểm soát có thể bị hạn chế. Các định chế kiểm soát, giám sát khác của một số NHTM bị vô hiệu hóa bởi đội ng lãnh đạo cấp cao trong các ngân hàng.

Cán bộ ngân hàng, trong đó vẫn còn một số cán bộ lãnh đạo cấp cao của ngân hàng chưa thực sự coi trọng tính chính trực và các giá trị đạo đức, dẫn đến những sai phạm nghiêm trọng trong thực thi nhiệm vụ của một số cán bộ cấp cao xảy ra tại một số ngân hàng như:VietinBank, ACB, Agribank, VNCB, OceanBank…Vấn đề về đạo đức nghề nghiệp của đội ng nhân viên ngân hàng chưa được thực hiện theo chuẩn mực đã qui định. Bên cạnh đó, việc không tuân thủ các quy định trong thực thi nhiệm vụ đã làm giảm hiệu lực của hệ thống KSNB. Hiện tượng cấu kết, móc ngoặc, làm giả hồ sơ chứng từ để trục lợi vẫn chưa được ngăn chặn triệt để.

Số lượng và chất lượng đội ng cán bộ chuyên trách làm công tác kiểm soát còn hạn chế. Sự thiếu hụt cán bộ làm công tác kiểm soát là một thách thức lớn đối với sự an toàn của hệ thống ngân hàng. Đặc biệt là trình độ và kinh nghiệm của đội ng này chưa đáp ứng yêu cầu nhất là trong điều kiện phát triển nhanh của các hoạt động kinh doanh ngân hàng và công nghệ thông tin. Việc bồi dưỡng, đào tạo đội ng nhân viên liên quan đến lĩnh vực quản lý rủi ro chưa được các ngân hàng quan tâm đúng mức.

3.3.2.2. Về quy trình đánh giá rủi ro

Hệ thống KSNB các NHTM chưa hoàn toàn chủ động trong việc nhận diện để ngăn ngừa các rủi ro, mà thường tập trung vào việc phát hiện và giảm thiểu rủi ro. Chức năng quản trị rủi ro, nhận diện, đánh giá và ứng phó với rủi ro trong hoạt động kinh doanh ngân hàng của hệ thống KSNB còn nhiều hạn chế.

Việc thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm soát trong hệ thống KSNB của nhiều NHTM không dựa trên cơ sở xác định và đánh giá rủi ro bên trong và bên ngoài. Do đó , hiện nay các NHTM chưa quan tâm toàn diện tới các sự kiện có thể dẫn tới rủi ro như: thay đổi luật pháp, thay đổi nhân sự mới đặc biệt là nhân sự cấp cao, áp dụng công nghệ mới, mô hình kinh doanh hay môi trường hoạt động. Do chưa nhận diện được các rủi ro trọng yếu có ảnh hưởng đến các hoạt động của ngân hàng nên chưa đưa ra được các biện pháp và chính sách mang tính hệ thống để ngăn ngừa và giảm thiểu các tác động xấu do rủi ro gây ra đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị.

3.3.2.3. Về các hoạt động kiểm soát

Các nguyên tắc thiết kế hoạt động kiểm soát của một số ngân hàng chưa được tuân thủ một cách đầy đủ. Trong đó, nguyên tắc phân công phân nhiệm ở một số ít ngân hàng chưa rõ ràng. Một vị trí công việc có lúc được phân công đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ, nhiều chức năng dẫn đến việc xử lý công việc còn chưa triệt để và gặp nhiều sai sót. Người được phân công chưa nắm rõ được quyền hạn của mình đến đâu dẫn đến khi xảy ra sai phạm thì không quy được trách nhiệm.

Việc xây dựng được hệ thống các thủ tục kiểm soát tương ứng với từng lĩnh vực hoạt động chưa được thực hiện ở một vài NHTM và các thủ tục vẫn chưa