Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam - Chi nhánh Hướng Hóa

Ban lãnh đạo sửa đổi bổ sung các qui chế phù hợp với đặc điểm hoạt động và qui định của Nhà nước…

Thứ ba, mặc dù chi nhánh chưa xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn thiện nhưng những yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống kiểm soát nội đã được hình thành: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát. Các yếu tố này cấu thành một thể thống nhất đóng vai trò to lớn trong kết quả kinh doanh hàng năm của Chi nhánh.

3.2.2. Những tồn tại‌

Xét trên từng bộ phận cấu thành thì hệ thống kiểm soát nội bộ Agribank chi nhánh Hướng Hóa còn tồn tại những hạn chế, vướng mắc:

Môi trường kiểm soát

Nhận thức của Chi nhánh về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và môi trường kiểm soát nói riêng chưa thật đầy đủ. Chưa phân định rõ trách nhiệm giữa các cấp lãnh đạo đối với hệ thống KSNB, hoạt động của bộ phận này không đảm bảo tính độc lập, khách quan, kết quả hoạt động chủ yếu là “hậu kiểm”, chưa có nhiều phát hiện mang tính ngăn ngừa, dự báo cho việc quản trị điều hành hoạt động của chi nhánh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực hiện có của chi nhánh một cách tốt nhất.

Hiệu quả của bộ phận kiểm tra, kiểm soát không cao, còn nhiều bất cập như chưa đánh giá đúng vai trò của công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ; Chưa quan tâm nhiều đến vị trí vai trò của công tác này cũng như nguồn nhân lực (về bố trí nhân sự, về chính sách đãi ngộ, về cơ chế hoạt động…) do vậy có thể đánh giá đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Chi nhánh hiện nay nhìn chung vừa thiếu về số lượng vừa yếu về chuyên môn nghiệp vụ và chưa thực sự tâm huyết với nghề nghiệp, kỹ năng dự báo còn kém… nên kết quả hoạt động chưa cao, đôi khi hoạt động còn mang tính hình thức, né tránh, ngại va chạm, không phát hiện, ngăn chặn kịp thời các sai sót khi tác nghiệp của các bộ phận nghiệp vụ trong lĩnh vực hoạt động của ngân hàng…Một nguyên nhân khác làm cho hiệu quả của các bộ phận này của chi nhánh còn nhiều hạn chế bởi chưa được cơ quan quản lý nhà nước (NHNN hoặc cơ quan khác) giao nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm toán nội bộ một cách bài bản

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 91 trang tài liệu này.

theo các chuẩn mực nghề nghiệp đã được ban hành. Không tham mưu được nhiều cho Ban lãnh đạo trong việc ngăn ngừa những sai sót trong hoạt động của chi nhánh hoặc đề xuất sửa đổi cơ chế hoạt động theo chế độ hiện hành.

Trong công tác kế hoạch, các phòng, ban tại chi nhánh chỉ chi tiết các chương trình, định hướng công tác của Agribank Việt Nam và của ban lãnh đạo chi nhánh mà chưa chủ động trong việc xây dựng các kế hoạch tài chính và các kế hoạch huy động và sử dụng nguồn.

Hệ thống kế toán

Về cơ bản, hoạt động kinh doanh trong một lĩnh vực đặc thù, chịu sự hướng dẫn chỉ đạo của nhiều ban ngành, hệ thống kế toán tại chi nhánh đã được hình thành tương đối đầy đủ gồm hệ thống chứng từ ban đầu, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo kế toán. Chức năng ghi nhận, tính toán, kết chuyển của hệ thống kế toán đã được thực hiện tương đối tốt nhưng chức năng tổng hợp và lập báo cáo nghiệp vụ phát sinh chưa phù hợp, kịp thời với nhu cầu ra quyết định của ban lãnh đạo chi nhánh

Thủ tục kiểm soát

Các nguyên tắc cơ bản trong thủ tục kiểm soát của Chi nhánh mới chỉ chi tiết cho các cấp lãnh đạo. Còn đối với cán bộ tại các phòng chức năng chưa được thực hiện triệt để. Vì vậy dễ dẫn đến gian lận của các cán bộ nghiệp vụ.

Cơ chế kiểm soát nội bộ của Chi nhánh mới chỉ chú trọng đến công tác kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa chú ý đến công tác kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát tổng quát. Nói cách khác, kiểm soát nội bộ chưa làm tốt chức năng ngăn chặn và giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra, phát hiện và xử lý các vấn đề đã phát sinh. Cơ chế kiểm soát quá tập trung vào các cuộc kiểm tra, kiểm toán đột xuất, trong khi đáng ra cơ chế kiểm soát thường xuyên cần được xây dựng và thực hiện.

Tại Chi nhánh bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ là do giám đốc chi nhánh quản lý vì vậy nội dụng kiểm tra, kiểm soát và chương trình kiểm tra đều do giám đốc chi nhánh quyết định nên không đảm bảo tính thống nhất, có thể dẫn đến phiến diện,

các phát hiện trong quá trình kiểm tra, kiểm soát về những sai phạm trong từng nghiệp vụ, trước khi báo cáo về Hội sở chính đã được giám đốc các chi nhánh xem xét chỉnh sữa lại, thậm chí có những phát hiện đã bị che dấu không bảo cáo, xử lý cán bộ chưa nghiêm minh.

3.2.3.Nguyên nhân của những tồn tại‌

Từng bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ tại chi nhánh đều chứa đựng những hạn chế nhất định. Những hạn chế đó xuất phát chủ yếu từ các nhóm nguyên nhân sau:

Thứ nhất là do chưa nhận thức được đầy đủ các yếu tố về hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống kiểm soát nội bộ muốn hoạt động hiệu quả đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro và đạt được mục tiêu mà chi nhánh đề ra thì phải hoàn thiện tất cả các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ, không so sánh yếu tố nào quan trọng cả, phải đồng bộ các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ.

Thứ hai là trình độ chuyên môn, trình độ sử dụng máy vi tính của Cán bộ chi nhánh không đồng đều ở các phòng ban nói chung và đặc biệt bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Chi nhánh nói riêng ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì còn hạn chế về kiến thức về công tác kiểm tra, kiểm soát, về pháp luật và các thông lệ quốc tế, hạn chế về hiểu biết vĩ mô về quản lý nhà nước trên lĩnh vực tiền tệ tín dụng, khả năng phân tích dự báo còn thấp và cũng chỉ mới đề cao kiểm soát, phát hiện ra sai sót của các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.

Thứ ba là Agribank đã chuyển đổi sang sử dụng thống nhất hệ thống IPCAS với dữ liệu tập trung, nền tảng hiện đại và đặc biệt là tính an toàn và khả năng tích hợp với các hệ thống khác, nó cho phép bộ phận kiểm soát nội bộ có thể kiểm soát từ xa một cách thường xuyên, liên tục và tức thời đối với mọi hoạt động của ngân hàng nhưng hiện tại phần mềm này chỉ được sử dụng chủ yếu ở Phòng kế toán, Phòng kế hoạch kinh doanh còn bộ phận kiểm soát nội bộ chi nhánh cũng chưa biết khai thác hết lợi thế của hệ thống này cho công tác kiểm tra của phòng.

Thứ tư là Chi nhánh chưa thực sự nhìn nhận việc kiểm soát, giám sát gắn liền với hoạt động hàng ngày, với mọi quy trình nghiệp vụ tại các bộ phận trong nội bộ đợn

vị, chưa nhận thức tầm quan trong của kiểm soát trước, trong mỗi nghiệp vụ phát sinh do đó dẫn đến những sai sót trong nghiệp vụ hàng ngày.

3.3. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Chi nhánh Hướng Hóa.‌

Xuất phát từ những vấn đề lý luận và thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ tại Agribank Hướng Hóa, để đảm bảo cho các rủi ro của quá trình hoạt động kinh doanh đều được phát hiện và ngăn chặn kịp thời, đảm bảo tính hiệu quả trong hoạt động của Chi nhánh, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh phải được thực hiện theo các nội dung sau:

3.3.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát‌

Hoàn thiện môi trường kiểm soát nhằm giúp nhà quản lý nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó mà họ luôn quan tâm thích đáng đến việc thiết kế, vận hành các quy định, chính sách, các bước và thủ tục kiểm soát ở mọi khâu, mọi cấp, mọi phòng ban trong Chi nhánh.

- Cơ cấu tổ chức:

Bộ máy tổ chức của Chi nhánh có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của Chi nhánh. Bộ máy tổ chức của Chi nhánh là một cỗ máy vận hành toàn bộ hoạt động của Chi nhánh. Do đó để công tác điều hành công việc được thuận lợi và phát huy được hết khả năng của Chi nhánh thì bộ máy tổ chức phải được bố trí phù hợp, từng cán bộ đứng ở từng vị trí phải có điều kiện phát huy được hết năng lực của mình, tạo ra sức mạnh tổng hợp cho toàn bộ Bộ máy tổ chức.

Cần phải có sự quy định chức năng quyền hạn giữa các phòng để tránh việc chồng chéo về quyền lợi và nghĩa vụ giữa các phòng ban. Tạo ra sự phối hợp giữa các phòng ban trong việc giải quyết các công việc liên quan.

- Chính sách đào tạo nhân sự

Đào tạo cán bộ và công tác tổ chức cán bộ: con người luôn là nhân tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của Chi nhánh, quan tâm đến chất lượng cán bộ tại Chi nhánh là một việc mang tính chiến lược của Chi nhánh. Trong thời gian qua công tác đào tạo cán bộ tại Chi nhánh rất được ban lãnh đạo Chi nhánh quan tâm. Chi nhánh

đã có nhiều biện pháp để nâng cao chất lượng cán bộ ngân hàng như thường xuyên tổ chức các lớp học về nghiệp vụ tín dụng, thẩm định, thanh toán quốc tế, kế toán ngân quỹ cuối mỗi khóa học lại tiến hành kiểm tra và lấy kết quả kiểm tra là căn cứ xếp loại lao động cả năm cũng như làm căn cứ để đề bạt chức vụ và tuyển dụng cán bộ. Bên cạnh đó thường xuyên có các buổi học ngoại khóa, tham quan giao lưu học tập với các đơn vị bạn, trao đổi các chuyên đề với các cán bộ Chi nhánh, cử các đi học các lớp đào tạo ngắn hạn, bổ túc kiến thức đại học, tạo điều kiện cho các cán bộ Chi nhánh đi học sau đại học.

Đặc biệt đối với Cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì đòi hỏi phải đào tạo về kiến thức về công tác kiểm tra, kiểm soát, về pháp luật và các thông lệ quốc tế, về hiểu biết vĩ mô về quản lý nhà nước trên lĩnh vực tiền tệ tín dụng, có khả năng phân tích dự báo.

Để làm được điều này, Chi nhánh cần xây dựng kế hoạch công việc theo từng vị trí công việc cụ thể: Yêu cầu về trình độ chuyên môn, tiêu chuẩn đạo đức theo vị trí công việc ở từng bộ phận; Quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi, nghĩa vụ của từng vị trí công việc ở từng bộ phận; mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát giữa các vị trí công việc.

Kế hoạch công việc là căn cứ để từng cá nhân thực hiện công việc của mình, là tài liệu để hướng dẫn, huấn luyện nhân viên mới; là cơ sở để xác định quyền lợi và trách nhiệm của từng cá nhân.

Đào tạo các bộ có trình độ tin học, năng lực chuyên môn để có thể tiếp cận và vận hành các phần mềm tin học IPCAS. Biết tận dụng, khai thác các ứng dụng của phần mềm trong kiểm soát.

- Hệ thống kế hoạch:

Là một trong những ngân hàng hàng đầu của Việt Nam, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, chi nhánh đang từng bước xây dựng cho mình một tiền đề vững chắc về cơ sở vật chất, uy tín kinh doanh. Xuất phát từ yêu cầu thực tế của thị trường tài chính tiền tệ, chi nhánh cần đề ra một số phương hướng và mục tiêu tổng quát. Việc

lập kế hoạch và sử dụng vốn là một giải pháp tài chính nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của chi nhánh.

3.3.2 Hoàn thiện hệ thống kế toán‌

Công tác tổ chức kế toán tại chi nhánh thực hiện khá tốt. Tuy nhiên những thời điểm số lượng khách hàng đến giao dịch lớn, số lượng chứng từ nhiều, kế toán viên thường nhập ngay số liệu vào máy, người kiểm soát thực hiện duyệt mà không ký ngay vào chứng từ để kịp thời gian thanh toán. Tất cả chứng từ gốc và chứng từ in từ máy sẽ được ghép, ký và đóng dấu vào cuối ngày. Thực hiện như vậy nhiều khi bỏ sót một số chứng từ không được kỳ và đóng dấu. Phòng kế toán nên thực hiện nghiêm túc, có sự kiểm soát chặt chẽ quy trình luân chuyển chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. Đặc biệt trong việc kiểm soát các đĩa mềm ký điện tử để tránh một người làm nhiều bước vừa vào chức năng của người giao dịch vừa vào chức năng của người kiểm soát.

3.3.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát‌

Trong quá trình hoạt động, Chi nhánh cần triển khai thực hiện tốt công tác hậu kiểm hơn. Đồng thời để tăng cường quản lý tài chính, hệ thống kiểm soát nội bộ phải phát hiện và ngăn chặn những rủi ro đó. Tại Chi nhánh, các nguyên tắc cơ bản trong thủ tục kiểm soát như: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền, và phê chuẩn mới chỉ chi tiết cho các cấp lãnh đạo còn đối với các cán bộ các phòng chức năng chưa được thực hiện triệt để, dễ dẫn đến gian lận của các bộ phận nghiệp vụ. Do đó các thủ tục kiểm soát cần dựa trên các nguyên tắc cơ bản:

+ Không nên để cho một cá nhân nào trong đơn vị được thực hiện từ đầu đến cuối (khép kín) một hoạt động giao dịch nào đó.

+ Thực hiện nguyên tắc kiểm soát kép, tức là phải có người kiểm tra công việc của người khác thực hiện.

+ Đối với các lĩnh lực có rủi ro cao như nghiệp vụ tín dụng, kế toán, nghiệp vụ kho quỹ cần phải thực hiện quy định có người giám sát trực tiếp trong suốt quá trình thực hiện nghiệp vụ.

Cụ thể trong từng hoạt động nghiệp vụ của hoạt động ngân hàng, cần phải thực hiện phân công công việc một cách hợp lý. Thực tế cho thấy, mỗi nhân viên chuyên trách một công việc nhất định sẽ càng thành thạo trong công việc, tăng hiệu quả trong công việc, tích lũy được nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên, để một nhân viên làm quá lâu một nghiệp vụ dễ dẫn đến các gian lận tiêu cực của nhân viên. Vì vậy, không nên để cho một cá nhân nào đó thực hiện từ đầu đến cuối một hoạt động giao dịch, đồng thời Chi nhánh nên thực hiện kiểm soát kép tức là phải có người kiểm tra công việc của người khác.

Các nghiệp vụ được kiểm soát được tuân thủ chặt chẽ sẽ không thể có tình trạng xử lý nghiệp vụ dựa vào sự tin cậy đối với khách hàng. Bất kể mối quan hệ giữa khách hàng với ngân hàng như thế nào, các nghiệp vụ cũng chỉ được diễn ra khi có sự phê duyệt đầy đủ trên chứng từ. Như vậy tránh được nguy cơ thất thoát tài sản.

Mặt khác để mỗi nghiệp vụ hoàn thành chính xác, mang lại hiệu quả chung cho hoạt động tại Chi nhánh đòi hỏi mỗi cá nhân, phòng ban khi thực hiện nhiệm vụ đều phải tự kiểm soát và đánh giá kết quả thực hiện công việc của mình theo trình tự sau:

Xác định mục tiêu: Mục tiêu hoạt động phải cụ thể, nhất quán với mục tiêu chung của toàn đơn vị, xác định được nguồn lực và thời gian thực hiện mục tiêu. Đối với từng cá nhân thì mục tiêu hoạt động là hoàn thành có hiệu quả công việc được giao.

Thực hiện công việc và đánh giá kết quả thực hiện. So sánh mức độ thực hiện với mục tiêu, yêu cầu đề ra.

Tự kiểm tra công việc thực hiện, đảm bảo tuân thủ quy chế, quy trình và quy định trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Kiểm tra, đánh giá lại hiệu quả sau khi thực hiện các biện pháp khắc phục.

Ngoài ra, để hoạt động kiểm soát tài chính đạt hiệu quả hơn, Ban lãnh đạo cần chú trọng đến hoạt động tiền kiểm, một loại hình kiểm soát được thực hiện trước khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, với mục đích hướng các nghiệp vụ kinh tế xảy ra đúng quy định nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sót, nhầm lẫn vô tình hay cố ý có thể xảy ra gây thất thoát tiền bạc, tài sản của đơn vị, gây thiệt hại trong kinh doanh.

Mỗi Cán bộ phải xác định được kiểm soát là hoạt động hàng ngày, ứng với mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm soát trước, trong và sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không coi trọng kiểm soát ở khâu nào quan trọng hơn cả.

Với những nhận thức về mục tiêu, vai trò, các yếu tố cơ bản cấu thành, mô hình xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Agribank Hướng Hóa, trên cơ sở nghiên cứu và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh trong thời gian vừa qua, trong chương này khóa luận đã khẳng định sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh.

Để đảm bảo các nội dụng hoàn thiện là thiết thực và hữu ích khóa luận đã đưa ra những yêu cầu, nguyên tắc và mục tiêu chủ yếu để định hướng cho các nội dụng hoàn thiện. Các nội dụng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh mà khóa luận đề cập đến là hoàn thiện các yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ.