Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam - Chi nhánh Hướng Hóa

Agribank hiện đang áp dụng Hệ thống Tài khoản theo Quyết định số 02/2008/QĐ-NHNN, QĐ số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/04/2004, QĐ số

807/2005/QĐ-NHNN ngày 01/6/2005 và QĐ số 29/2006 ngày 10 tháng 7 năm 2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc ban hành “Hệ thống tài khoản kế toán các tổ chức tín dụng”. Trên cơ sở phù hợp với đặc điểm, tính chất tổ chức quản lý của ngành ngân hàng và được sự chấp thuận của Hội đồng thành viên, Agribank Việt Nam đã mã hoá hệ thống tài khoản theo từng mảng nghiệp vụ nhằm hỗ trợ tích cực cho công tác tổng hợp, phân tích kiểm soát đánh giá hiệu quả các mặt hoạt động tại Hội sở và các chi nhánh. Cụ thể:

Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán gồm 8 loại từ loại 1 đến loại 8 Loại 1: Vốn khả dụng và các khoản đầu tư

Loại 2: Hoạt động tín dụng

Loại 3: Tài sản cố định và tài sản có khác Loại 4: Các khoản phải trả

Loại 5: Hoạt động thanh toán Loại 6: Nguồn vốn chủ sở hữu Loại 7: Thu nhập

Loại 8: Chi phí

Các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán gồm 1 loại (loại 9)

Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán được bố trí theo hệ thống số thập phiên nhiều cấp, từ tài khoản cấp I đến tài khoản cấp V, ký hiệu từ 2 đến 6 chữ số. Các tài khoản cấp I, II, III là những tài khoản tổng hợp cơ bản do Thống đốc ngân hàng Nhà nước quy định dùng để làm cơ sở hạch toán và báo cáo kế toán thống nhất trong tất cả các tổ chức tín dụng. Các tài khoản cấp IV, V là những tài khoản tổng hợp bổ sung do Tổng Giám đốc quy định để đáp ứng yêu cầu hạch toán phản ánh các hoạt động nghiệp vụ của đơn vị.

Đồng thời, việc ban hành chế độ kế toán như trên tạo điều kiện thuận lợi hơn cho Agribank trong quá trình hoạt động trong nền kinh tế thị trường, phù hợp với các

thông lệ quốc tế và tạo điều kiện cho các tổ chức hợp tác quốc tế, các tổ chức kiểm toán ... dễ dàng trong việc xem xét và kiểm tra khi cần.

Hệ thống sổ kế toán

Hiện nay, việc áp dụng các ứng dụng tin học trong kế toán là khá phổ biến, hệ thống sổ sách của Agribank Hướng Hóa đã được cải biên khá đơn giản, lược bỏ một số sổ sách so với hình thức kế toán thủ công song vẫn đúng với quy định của chế độ kế toán. Hầu hết sổ sách mà chi nhánh sử dụng để in ra, ký duyệt và lưu trữ là Sổ phụ của các tài khoản chi tiết (Sổ chi tiết) và Bảng cân đối tài khoản chi tiết theo ngày (Sổ tổng hợp).

Hệ thống báo cáo

Theo Quy định số 16/2007/QĐ-NHNN ngày 18/4/2007 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành chế độ “Báo cáo tài chính đối với các tổ chức tín dụng”, Agribank Hướng Hóa đã thực hiện đúng luật kế toán, chuẩn mực kế toán Việt Nam, chế độ kế toán theo quy định hiện hành và các quy định kế toán áp dụng trong nội bộ Agribank, lập và gửi báo cáo quyết toán theo tháng, quý, năm đúng biểu mẫu, thời gian quy định, đảm bảo chính xác và trung thực. Do có nghiệp vụ phát sinh nhiều đòi hỏi việc cung cấp thông tin cho Ban giám đốc phải được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và chi tiết, Agribank đã đề ra các danh mục Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị mà đơn vị phải lập theo yêu cầu quản lý. Hệ thống Báo cáo tài chính gồm 5 biểu mẫu trong bảng 2.3 (trang sau)

Thời hạn lập và gửi báo cáo tài chính cũng được quy định một cách chặt chẽ như sau: Báo cáo tài chính của đơn vị phải được lập và gửi vào cuối tháng, quý, năm tài chính cho các cơ quan quản lý Nhà nước và cho Hội sở theo quy định.

+ Báo cáo tháng: thời hạn gửi về Hội sở chậm nhất là 5 ngày kể từ ngày kết thúc tháng.

+ Báo cáo quý: thời hạn gửi về Hội sở chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày kết thúc

quý

+ Báo cáo năm: thời hạn gửi về Hội sở chậm nhất là ngày 10/1 của năm kế tiếp

Bảng 2.3 Hệ thống báo cáo tài chính

STT

Ký hiệu	Tên biểu mẫu	Định kỳ lập
1	A01/TCTD	Bảng cân đối tài khoản kế toán	Ngày, tháng, quý, năm
2	B02/TCTD	Bảng cân đối kế toán	Tháng, quý, năm
3	B03/TCTD	Báo cáo kết quả kinh doanh	Tháng, quý, năm
4	B04/TCTD	Báo cáo lưu chuyển tiền tệ	Năm
5	B05/TCTD	Thuyết minh Báo cáo tài chính	Quý, năm

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 91 trang tài liệu này.

Ngoài ra, hàng ngày tại Agribank bộ phận kế toán còn thực hiện các “Báo cáo nhanh” trình bày số dư ở các khoản mục mà Ban giám đốc cần cho nhu cầu quản lý.

Công tác ứng dụng tin học

Hiện nay ở chi nhánh đang triển khai dự án hiện đại hóa hệ thống thông tin và kế toán khách hàng (IPCAS). Năm 2010 đã chuyển đổi và triển khai thành công hệ thống thanh toán IPCAS giai đoạn III tại Hội sở, chi nhánh và các phòng giao dịch. Cho đến nay, hệ thống IPCAS ngày một hoàn thiện đã hỗ trợ cho cán bộ trong quá trình làm việc, tốc độ hạch toán nhanh hơn, khai thác thông tin dễ dàng. Việc quản lý hạn mức, kiểm soát, phê duyệt giao dịch trong hệ thống IPCAS ngày càng chặt chẽ hiệu quả đảm bảo an toàn cho ngân hàng và khách hàng. Triển khai thông tư 21 trên module MIS tạo điều kiện thuận lợi rất lớn cho công tác tạo báo cáo gửi NHNN và Agribank.

2.2.3. Thủ tục kiểm soát‌

Các thủ tục kiểm soát là một phần không thể tách rời các hoạt động hằng ngày của Agribank. Cơ chế kiểm tra kiểm soát được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ tại tất cả các đơn vị Agribank dưới nhiều hình thức. Do vậy để đánh giá thực trạng các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát tại chi nhánh em sẽ

đánh giá các thủ tục, quy trình trong các loại hoạt động của chi nhánh bao gồm hoạt động quản lý chung và hoạt động nghiệp vụ.

2.2.3.1. Hoạt động quản lý chung

Giám đốc Chi nhánh thực hiện uỷ quyền và phân cấp trách nhiệm, duy trì công tác kiểm soát nội bộ cho từng phòng ban trong đơn vị nhằm kiểm soát toàn diện hoạt động trong đơn vị. Hoạt động kiểm soát tại Chi nhánh được thiết lập để luôn đảm bảo 3 nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.

Phân công phân nhiệm

Đây là nguyên tắc chính trong quá trình quản lý, điều hành của Ban Giám đốc. Điều hành thể hiện trong việc phân công công việc giữa các thành viên Ban Giám đốc.

Giám đốc chi nhánh điều hành chung hoạt động của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình về các mặt liên quan đến kinh doanh, chịu trách nhiệm trước pháp luật, Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc về các quyết định của mình, trực tiếp phụ trách phòng Kiểm toán nội bộ, Hành chính – Nhân sự.

Hai Phó Giám đốc giúp Giám đốc giải quyết các công việc được uỷ quyền; Trực tiếp chỉ đạo, phụ trách một phòng ban. Một Phó Giám đốc phụ trách phòng Kế toán – Ngân quỹ. Một phó Giám đốc phụ trách phòng Kế hoạch – Kinh doanh. Sự phân công nhiệm vụ rõ ràng giúp cho các thành viên trong ban Giám đốc chủ động trong việc quản lý, điều hành, nắm rõ tình hình thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban để có biện pháp kiểm soát, chấn chỉnh kịp thời.

Trưởng các phòng ban tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách về các mặt công tác của phòng mình; Xây dựng chương trình, kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng, phối hợp với các phòng khác của Chi nhánh khi xử lý những vấn đề nghiệp vụ có liên quan.

Các phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng chỉ đạo, điều hành một số mặt công tác do trưởng phòng phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, phó Giám đốc và Trưởng phòng về các nhiệm vụ được giao.

Như vậy, Trưởng, phó phòng là người trực tiếp điều hành, triển khai thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phòng mình. Ban Giám đốc chỉ đạo điều hành chung theo từng mảng hoạt động của Chi nhánh. Nhiệm vụ đưọc phân công cho từng cấp quản lý vừa phát huy được nguyên tắc tập trung dân chủ, vừa phát huy được tính chủ động sáng tạo của từng cá nhân.

Mỗi cá nhân, phòng ban đều phải tự kiểm soát và tự chịu trách nhiệm về công việc được giao, đảm bảo hiệu quả công việc, tuân thủ pháp luật, quy chế và quy trình nghiệp vụ.

Hiện nay, các nghiệp vụ ngân hàng đều được thực hiện trên máy tính bằng phần mềm IPCAS sử dụng cho Agribank. Để thực hiện các biện pháp kiểm soát và quản lý dữ liệu, nghiệp vụ đều có sự phân quyền truy cập, tách bạch quyền xem, sửa, duyệt và tổng hợp dữ liệu. Do vậy người sử dụng chỉ thực hiện trong phạm vi quyền hạn của mình và chịu trách nhiệm đối với công việc đó.

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Đây là một nguyên tắc luôn được tuân thủ tại Chi nhánh khi bổ nhiệm cán bộ cũng như điều phối công việc. Chi nhánh đã tiến hành việc phân chia công việc một cách thích hợp cho cán bộ công nhân viên, đảm bảo được nguyên tắc bất kiêm nhiệm (tách biệt giữa 4 chức năng: phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản và ghi nhận). Điều này giúp cho công việc của từng nhóm người không bị chồng chéo và cũng giúp cho việc tự kiểm soát được thực hiện tốt hơn, nghiệp vụ nào, mảng nào người nào phụ trách, chịu trách nhiệm. Ví dụ như:

- Các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản (vì họ có thể tham ô tài sản và che dấu hành vi này bằng cách sửa chữa lại sổ sách kế toán). Thủ quỹ không được giữ sổ sách kế toán theo dõi tài khoản của khách hàng.

- Ghi chép sổ sách là công việc của nhân viên kế toán nhằm tránh việc ghi chép sai lệch để cải thiện kết quả hoạt động của bản thân. Ví dụ: nếu bộ phận tín dụng mà kiêm luôn việc ghi chép sổ sách kế toán thì họ có thể ghi chép sai lệch để tăng doanh số cho vay và giảm dư nợ quá hạn.

Bên cạnh đó thì chi nhánh cũng đảm bảo cơ chế kiểm tra chéo giữa các bộ phận (mỗi nghiệp vụ phát sinh thường liên quan đến nhiều bộ phận, cơ chế này đảm bảo việc đối chiếu tổng hợp giữa bộ phận này với bộ phận khác nhằm phát hiện sai sót).

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Tất cả các nghiệp vụ đều được những người có trách nhiệm và đủ năng lực phê chuẩn trước khi thực hiện theo đúng quy định của HĐQT. Đối với những vấn đề chung thì do Giám đốc phê duyệt, còn những vấn đề thuộc nghiệp vụ phát sinh hàng ngày thì do các phó giám đốc và các phòng ban chức năng phê duyệt. Khi Giám đốc đi công tác thì ủy quyền lại cho 1 trong 2 Phó giám đốc tiến hành phê duyệt thay.

Trưởng phòng vắng mặt tại cơ quan từ 2 ngày trở lên phải có văn bản uỷ quyền cho cấp phó điều hành công việc của phòng, báo cáo với Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách phòng. Trường hợp do khách quan, Trưởng phòng không thể báo cáo Giám đốc, Phó Giám đốc thì quá thời hạn trên cấp phòng phải báo cáo ngay Giám đốc và phó Giám đốc phụ trách phòng đó.

Có thể nói, việc uỷ quyền cho từng cấp quản lý đòi hỏi mỗi người quản lý phải có trách nhiệm về quyết định của mình, phát huy năng lực của từng người quản lý, tránh việc quyền lực tập trung vào lãnh đạo cao nhất. Do đó tạo điều kiện thuận lợi cho Ban Giám đốc kiểm soát được hoạt động của chi nhánh thông qua lãnh đạo phòng. Từ đó chất lượng kiểm soát được nâng cao và công tác quản lý tại chi nhánh hiệu quả hơn.

2.2.3.2. Hoạt động nghiệp vụ

Tại chi nhánh Giám đốc đã tổ chức, thực hiện nhiều đợt kiểm tra theo đề cương, chương trình kiểm tra của chi nhánh theo từng nghiệp vụ. Cụ thể:

Kiểm tra hoạt động tín dụng:

- Kiểm tra việc chấp hành quy định, quy trình về cho vay.

+ Sự đầy đủ, tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ vay vốn. Trong đó tập trung kiểm tra hồ sơ pháp lý của dự án đầu tư (đối với cho vay theo dự án đầu tư).

+ Sự đầy đủ, chất lượng, nội dung báo cáo thẩm định của CB tín dụng.

+ Kiểm tra việc chấp hành thẩm quyền phán quyết tín dụng

+ Kiểm tra việc định giá tài sản đơn vị, thủ tục thực hiện đảm bảo tiền vay (lưu ý tài sản đảm bảo hình thành trong tương lai, tài sản cầm cố kho hàng, chứng khoán, các khoản phải thu); kiểm tra thực tế tài sản đảm bảo, kho hàng hoá…

+ Kiểm tra quy trình, thủ tục giải ngân; kiểm tra chứng từ giải ngân, mục đích sử dụng vốn vay; kiểm tra việc thực hiện các điều kiện giải ngân theo phê duyệt của người có thẩm quyền.

+ Kiểm tra, giám sát tiền vay của Ngân hàng.

- Kiểm tra việc đình kỳ hạn nợ gốc, lãi; kiểm tra sự phù hợp của việc phân loại nợ (đối chiếu với hồ sơ giấy và trên máy), các biện pháp xử lý thu hồi nợ xấu, nợ đã xử lý rủi ro.

- Kiểm tra một số nội dung chất lượng tín dụng.

+ Kiểm tra việc chấp hành đúng theo đề án cho vay, huy động và đảm bảo vàng đã được Tổng Giám đốc phê duyệt.

Thực hiện theo quyết định 66/QĐ-HĐTV-KHDN ngày 22/1/2014 của Agribank Việt Nam về quy định cho vay đối với khách hàng trong hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam, chi nhánh đã thực hiện tốt việc thực hiện nghiệp vụ tín dụng, chấp hành khá tốt các quy định về cho vay đối với khách hàng (quy định về thẩm định và phê duyệt cho vay, quy định về bộ hồ sơ cho vay, giải ngân cho vay, kiểm tra giám sát xử lý nợ vay…). Bên cạnh đó cũng còn tồn tại một số vi phạm điển hình như: Kiểm tra hồ sơ vay vốn: Hồ sơ pháp lý, hồ sơ kinh tế của một số khách hàng còn chưa đầy đủ hoặc không đảm bảo tính pháp lý. Hồ sơ bảo đảm tiền vay còn thiếu theo quy định;…

Thực hiện xếp loại khách hàng, phân cấp quyết định cấp tín dụng theo quy định 31/QĐ-HĐTV-KHDN chưa đầy đủ. Hầu hết chi nhánh mới chỉ thực hiện xếp loại khách hàng và doanh nghiệp và cũng còn một số doanh nghiệp chưa xếp loại; chưa thực hiện xếp loại đối với khách hàng không phải là doanh nghiệp. Việc áp dụng các tiêu chí để tính toán xếp loại khách hàng tại chi nhánh còn thiếu chính xác.

Kiểm tra hoạt động kế toán - ngân quỹ:

- Các khoản chi phí:

+ Kiểm tra chi phí hoạt động tín dụng; dịch vụ; kinh doanh ngoại hối; chi các khoản phí, lệ phí; chi hoạt động kinh doanh khác; chi cho nhân viên; chi cho hoạt động quản lý và công vụ; chi về tài sản; chi phí dự phòng, bảo toàn và bảo hiểm tiền gửi của khách hàng; chi phí khác.

+ Kiểm tra các khoản chi cho cán bộ, nhân viên: lương, tiền lương làm thêm giờ. Chi cho hoạt động quản lý. Việc chi tiêu nội bộ phải thực hiện theo đúng quy định quản lý tài chính của nhà nước và của ngành; kiểm tra đối tượng, định mức chi, tính hợp lý, hợp lệ của các khoản chi….

+ Kiểm tra chi phí sửa chữa thường xuyên, Các khoản chi phí mua sắm công cụ dụng cụ: Chi phí sửa chữa thường xuyên, chi phí mua sắm công cụ dụng cụ cần kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ quyết toán như kế hoạch được giao, dự toán, quyết toán, hợp đồng kinh tế, hóa đơn tài chính, nghiệm thu bàn giao, thanh lý hợp đồng; chấp hành quy định về tạm ứng và thanh toán…

+ Thanh lý tài sản (tài sản có định; công cụ dụng cụ): Kiểm tra hồ sơ thanh lý tài sản, quy trình hạch toán, hạch toán theo dõi tài sản và thu hồi giá trị sau thanh lý.

- Kiểm tra công tác quản lý tài sản:

+ Kiểm tra công tác quản lý tài sản: Mở thẻ tài sản; đối chiếu giá trị trên thẻ tài sản và sổ kế toán chi tiết, Kiểm tra tăng, giảm tài sản trong kỳ; quản lý theo dõi tài sản tăng giảm, sử dụng tài sản; quản lý ấn chỉ quan trọng: Mở sổ sách theo dõi, nhập xuất sử dụng, bán cho khách hàng. Đối chiếu kiểm kê hàng thánh giữa thủ kho và kế toán. Phân công cán bộ quản lý, theo dõi và tổ chức chỉ đạo kiểm tra sử dụng tài sản của đơn vị.

+ Thực hiện mua sắm tài sản

+ Kiểm tra thực hiện thanh lý, điều chuyển tài sản.

- Kiểm tra công tác ngân quỹ: Thực hiện theo quyết định 149/QĐ-HĐTV- TCKT ban hành ngày 28/02/2014 quy định về quản lý và kiểm soát trong giao dịch với khách hàng, tổ chức thu – chi tiền mặt…Cụ thể tiến hành