Một Số Giải Pháp Hoàn Thiện Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Ngân Hàng Nông

+ Kiểm tra đột xuất tồn quỹ tiền mặt, ngoại tệ, tài sản quý, giấy tờ có giá bảo quản trong kho, quỹ;

+ Kiểm tra chấp hành quy trình nghiệp vụ: Kiểm tra việc thực hiện quy trình thu chi, kiểm đếm, đóng gói, niêm phong, giao nhận tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo quy định, phương pháp quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong giờ làm việc, thời gian nghỉ trưa tại các quầy giao dịch; việc nộp tiền cuối ngày của các giao dịch viên với quỹ chính.

+ Kiểm tra việc chấp hành định mức tồn quỹ theo quy định. Thực hiện kiểm tra, kiểm kê định kỳ, đột xuất, cuối ngày và xử lý các trường hợp thừa thiếu tiền.

+ Xem xét việc mở, ghi chép và lưu trữ các loại sổ sách, bảng kê thu chi, các yếu tố, số liệu, chữ ký xác nhận; báo cáo thống kê ngân quỹ.

+ Kiểm tra việc trang bị và sử dụng các phương tiện chuyên dùng cho kho quỹ, quầy giao dịch như: két sắt có bảo quản tiền có khóa chắc chắn (mã số khóa an toàn), máy phát hiện tiền giả, camera quan sát, hệ thống báo động, phòng cháy chữa cháy đầy đủ….

+ Kiểm tra kho tiền: Mọi tài sản trong chi nhánh được bảo quản một cách cẩn thận. Các tài sản như tiền và các giấy tờ có giá được cất giữ trong kho tiền, các loại chứng từ, sổ sách được bảo quản trong kho. Theo nội quy số 167/NHNo/TCCB quy định cụ thể về ban quản lý kho tiền, chế độ ủy quyền vào, ra kho; quản lý chìa khóa sử dụng, chìa khóa dự phòng, thay đổi mã số khóa cửa kho, bảo quản tài sản trong kho, bàn giao tài sản khi thay đổi thành phần vào kho…

- Kiểm tra chứng từ sổ sách kế toán:

+ Các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày đều được phản ánh và tổng hợp đầy đủ trên các loại chứng từ, sổ sách.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 91 trang tài liệu này.

+ Chứng từ bao gồm chứng từ giấy và chứng từ điện tử: Các chứng từ được đánh số liên tục, chứng từ và sổ sách được ghi chép ngay từ thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc chậm nhất là cuối buổi giao dịch. Các chứng từ, sổ sách được thiết kế phù hợp và đúng quy định của nhà nước. Hàng ngày, nhân viên phòng kế toán phải thực hiện khâu kiểm tra sau (kiểm tra, đối chiếu các chứng từ giao dịch trong

ngày) đảm bảo sự khớp đúng các giao dịch đã thực hiện. Trường hợp phát hiện sai sót phải xác định nguyên nhân và khắc phục kịp thời. Định kỳ cuối ngày và cuối tháng, các nhân viên của từng bộ phận lập các báo cáo để nộp cho Ban giám đốc chi nhánh…

+ Các chứng từ kế toán tuân thủ đúng các quy định trong quyết định, quy định về chế độ chứng từ kế toán trong hệ thống Agribank.

+ Đầu ngày làm việc, các sổ sách của ngày hôm trước được tổ điện toán in sau đó giao cho các phòng ban chức năng trong chi nhánh. Các loại sổ này được lập theo mẫu đảm bảo đúng quy định của Agribank.

Thông qua kiểm tra hoạt động kế toán ngân quỹ nhận thấy: Chi nhánh thực hiện hạch toán đúng tính chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các tài khoản, cơ bản chấp hành phương pháp tính lãi, thực hiện đúng lãi suất theo các thời điểm, thực hiện quản lý chi tiêu đúng mục đích, đúng đối tượng, định mức chi, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của các khoản chi…Tuy nhiên qua tổng hợp kết quả kiểm tra còn tồn tại một số sai sót như: Việc hạch toán sai tính chất tài khoản; chi sửa chữa thường xuyên còn thiếu các thủ tục như tờ trình, dự toán, báo giá, biên bản nghiệm thu, quyết toán…

Kiểm tra công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương:

- Kiểm tra hoạt động quản trị và điều hành:

+ Việc thực hiện các chủ trương, các quy định, quy chế và các văn bản khác có liên quan đến công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, thi đua khen thưởng…

+ Thực hiện nhiệm vụ của công tác tổ chức, cán bộ tại đơn vị.

+ Việc thực hiện các văn bản hướng dẫn, phổ biến các quy định, quy chế, quy trình thành lập, giải thể, sáp nhập các chi nhánh/phòng giao dịch trực thuộc; quy trình tuyển chọn, bố trí cán bộ; công tác quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, miễn nhiệm, kỷ luật, thi đua khen thưởng; chính sách chi trả lương và một số công tác liên quan.

- Kiểm tra công tác cán bộ

+ Công tác quy hoạch, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển cán bộ

+ Kiểm tra công tác thi đua, khen thưởng: Lao động và sử dụng lao động, thực hiện chế độ chính sách chi trả lương.

Như vậy, thủ tục kiểm soát tại chi nhánh được thực hiện tại hầu hết các nghiệp vụ ngân hàng. Thủ tục kiểm soát giúp lãnh đạo phát hiện những sai phạm trong quá trình hoạt động để có những biện pháp điều chỉnh kịp thời đồng thời kiểm toán nội bộ cũng tham mưu cho ban lãnh đạo trong việc ngăn chặn rủi ro, góp phần nâng cao chất lượng công tác kiểm soát và hiệu quả hoạt động của chi nhánh.

Thông qua việc khảo sát thực tế tại Chi nhánh Agribank Hướng Hóa và trên những cơ sở lý luận mà khóa luận đã trình bày ở chương trước, chương này khóa luận đề cập đến một số nội dung cơ bản sau:

- Phân tích đặc điểm hoạt động và cơ cấu tổ chức quản lý của chi nhánh và nó ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh như thế nào?

- Nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua các yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát.

Như vậy ta thấy rằng kết quả nghiên cứu của chương này có vai trò rất quan trọng trong quá trình nghiên cứu các vấn đề tiếp theo của đề tài, đặc biệt sẽ là căn cứ để đưa ra những đánh giá về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh, làm cơ sở quan trọng để đề ra các nội dung giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Agribank Hướng Hóa.

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM CHI NHÁNH HƯỚNG HÓA‌

3.1. Yêu cầu cơ bản, nguyên tắc và mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và Phát triển nông thôn Chi nhánh Hướng Hóa‌

3.1.1. Yêu cầu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ‌

Hệ thống kiểm soát nội bộ đang dần trở nên phổ biến cả về mặt lý luận và thực tiễn không chỉ trong ngân hàng mà cả trong doanh nghiệp. Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý ngày càng được khẳng định đặc biệt là trong những đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ. Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải đạt được những yêu cầu sau đây:

- Phải đảm bảo yêu cầu thiết thực và hiệu quả. Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của ngân hàng, mọi rủi ro có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt dộng của chi nhánh đều phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá một cách thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp. Mỗi khi có sự thay đổi về các mục tiêu kinh doanh, các sản phẩm, dịch vụ và các hoạt dộng kinh doanh mới, chi nhánh phải rà soát, nhận dạng các rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các cơ chế, quy trình, quy định kiểm tra, kiểm soát nội bộ phù hợp .

- Phải đảm bảo thực hiện được các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ của chi nhánh là :

+ Hiệu quả và an toàn trong hoạt động; bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, an toàn, có hiệu quả.

+ Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời

+ Bảo đảm tuân thủ luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ

+ Hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ là một phần không tách rời của các hoạt động hàng ngày của chi nhánh. Cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ được thiết kế, cài

đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ, tại tất cả các đơn vị, bộ phận của chi nhánh

- Chi nhánh phải thiết lập, duy trì, tổ chức thực hiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ theo các quy định. Đảm bảo chấp hành chế độ hạch toán, kế toán theo quy định và phải có hệ thống thông tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, tình hình tuân thủ trong tổ chức tín dụng và tình hình kinh tế, thị trường bên ngoài hợp lý, tin vậy, kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành có hiệu quả.

- Phù hợp với thực tiễn hoạt động của Chi nhánh về quy mô hoạt động, sự đa dạng phức tạp các nghiệp vụ, về mô hình tổ chức. Đáp ứng được yêu cầu phát triển của hệ thống công nghệ thông tin

3.1.2. Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ‌

- Mọi hoạt động ở mọi cấp phải có biện pháp quản lý rủi ro phù hợp và đều phải được định dạng rủi ro có thể gặp phải, định lượng rủi ro đó thường xuyên, liên tục, kịp thời.

- Việc kiểm soát, giám sát gắn liền với hoạt động hàng ngày, với mọi quy trình nghiệp vụ tại từng bộ phận, phòng ban của đơn vị. Phải đảm bảo:

+ Cơ chế phân cấp, uỷ quyền rõ ràng, tách bạch quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân.

+ Đảm bảo thực hiện được việc kiểm tra chéo giữa các đơn vị, bộ phận cùng tham gia một quy trình nghiệp vụ.

+ Quy định hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong các giao

dịch.

- Việc thực hiện giao dịch phải tuân thủ đúng quy trình. Mỗi quy trình giao dịch

phải trải qua các bước cơ bản:

+ Thiết lập chứng từ, hồ sơ;

+ Thẩm định, kiểm soát;

+ Phê duyệt.

Các bước trên được thực hiện bởi ít nhất 2 cán bộ để đảm bảo nguyên tắc kiểm soát, trừ trường hợp giao dịch 1 cửa hạn mức của giao dịch viên đã được quy định. Không có cá nhân nào có thể một mình thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch, ngoại trừ giao dịch trong hạn mức đã quy định có giao dịch viên đó.

- Thực hiện nghiêm túc quy định hậu kiểm

- Việc phân cấp, uỷ quyền thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành, phán quyết tác nghiệp đối với mọi hoạt động phải được quy định cụ thể, rõ ràng, rõ trách nhiệm, đảm bảo:

+ Một cán bộ không đảm nhiệm tại cùng một thời điểm những cương vị, chức trách, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi, trách nhiệm có mâu thuẫn hoặc chồng chéo nhau.

+ Mọi cán bộ không có điều kiện thao túng hoạt động, bưng bít thông tin phục vụ mục đích cá nhân hoặc che dấu hành vi vi phạm pháp luật và quy định của Agribank.

+ Phối hợp giữa các nguồn lực quản lý của đơn vị, giữa các bộ phận cán bộ nhưng vẫn đảm bảo tính linh hoạt, thống nhất.

- Chấp hành chế độ hạch toán kế toán theo quy định. Duy trì hệ thống thông tin về hoạt động quản lý, tài chính và về tình hình tuân thủ pháp luật tại bộ phận của Agribank

- Duy trì thường xuyên, cập nhật thông tin tình hình kinh tế, thị trường kịp thời, chính xác, tổ chức phân tích, dự báo phục vụ công tác quản trị, điều hành hiệu quả.

- Việc vận hành, bảo vệ hệ thống IPCAS và các hệ thống tin học khác phải đảm bảo yêu cầu an toàn. Hệ thống dữ liệu được bảo vệ nghiêm ngặt, phải quản lý dữ liệu dự phòng theo đúng quy định của Nhà nước và của ngành, đảm bảo xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ như thiên tai, cháy nổ…

- Người điều hành đơn vị có trách nhiệm quán triệt mọi cán bộ, nhân viên của đơn vị, bộ phận do mình quản lý nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động kiểm tra kiểm soát, vai trò của từng cá nhân trong quá trình kiểm soát nội bộ gắn với chức

năng, nhiệm vụ của bản thân cán bộ đó. Cán bộ phải tham gia thực hiện đầy đủ, đúng quy định, quy trình kiểm soát nội bộ có liên quan đến nhiệm vụ của mình.

- Thủ trưởng đơn vị, bộ phận phải đánh giá kết quả kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình, bộ phận mình phụ trách, đề xuất biện pháp xử lý tồn tại, bất cập (nếu có) với lãnh đạo quản lý trực tiếp theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất của lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp.

- Các nguyên tắc khác:

Các hoạt động được phân định trách nhiệm rõ ràng đối với từng cá nhân; Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản;

Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ.

3.1.3. Mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ‌

Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Agribank Hướng Hóa phải đạt được các mục tiêu sau:

- Các giải pháp được đưa ra có khả năng áp dụng được tại Chi nhánh đảm bảo cho hoạt động tại chi nhánh, đơn vị được an toàn, hiệu quả; Thực hiện tốt mục tiêu, định hướng phát triển của Chi nhánh.

- Phải xem xét tính đồng bộ trong tất cả hoạt động của Chi nhánh khi hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.

- Đảm bảo yếu tố con người trong quá trình hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhân tố con người có vai trò quyết định trong việc thực hiện các mục tiêu. Dù máy móc có hiện đại đến đâu thì khâu vận hành và đưa ra kết luận cuối cùng cũng phải là con người. Vì vậy khi xem xét để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải xem xét đến năng lực, trình độ của cán bộ để đạt hiệu quả cao nhất.

Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh phải đáp ứng được yêu cầu theo xu hướng phát triển hiện nay. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm nhiều nhân tố cấu thành, mỗi nhân tố liên quan đến một số quy chế, chính sách nhất định do vậy việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh cũng phải đón nhận được xu hướng đổi mới này nhằm đảm bảo khả năng thích ứng trong tương lai.

3.2 Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hướng Hóa‌

Nhìn chung, Hệ thống kiểm soát nội bộ tại chi nhánh đã góp phần quan trọng trong việc bảo vệ tài sản, tiền bạc của đơn vị, củng cố một bước nhận thức của lãnh đạo về vai trò công tác kiểm soát cũng như ý thức chấp hành chủ trương chính sách và chế độ nghiệp vụ, đảm bảo hạn chế tình trạng vi phạm pháp luật.

Cụ thể việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Agribank Hướng Hóa có một số ưu điểm và nhược điểm sau:

3.2.1. Những ưu điểm‌

Thứ nhất, Chi nhánh đã nhận thức được vị trí, vai trò của công tác quản lý nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ nói riêng đối với sự tồn tại, phát triển và hiệu quả của chi nhánh. Do vậy chi nhánh đã từng bước quan tâm tới việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ ở từng khâu, từng bộ phận của quá trình hoạt động kinh doanh.

Thứ hai, có đầy đủ hệ thống văn bản hướng dẫn: Quyết định 491/2014/QĐ- NHNN ngày 14/03/2014 của Thống đốc NHNN Việt Nam ban hành quy chế về tổ chức và hoạt động của Ban kiểm soát của Agribank Việt Nam, quyết định 102/QĐ- HĐQT-KTNB ngày 12/2/2014 của Agribank Việt Nam ban hành quy chế kiểm soát nội bộ; và các văn bản hướng dẫn quy tình kiểm soát từng nghiệp vụ cụ thể của Agribank Việt Nam cùng với việc ban hành quy chế làm việc của Ban giám đốc, quy định về chức năng nhiệm vụ của từng phòng trong cơ quan giúp cho các bộ phận nhận thức được trách nhiệm và quyền hạn của mình và phòng kiểm tra, kiểm toán nội bộ cũng có cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc của từng cá nhân, từng phòng. Agribank Việt Nam đã chú trọng và quan tâm đến công tác kiểm tra, giám sát các hoạt động nghiệp vụ trong toàn hệ thống, tạo môi trường kiểm soát chặt chẽ, phù hợp với qui định hiện hành của Nhà nước như: xây dựng các hệ thống qui chế điều hành hoạt động kiểm soát nội bộ đầy đủ;

Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ độc lập với bộ phận nghiệp vụ…qua kết quả hoạt động của bộ phận kiểm soát nội bộ đã phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai sót trong công tác quản lý, điều hành các bộ phận nghiệp vụ; Tham mưu đề xuất với