Các Yếu Tố Cơ Bản Cấu Thành Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ

Và thông qua hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ mà phát hiện kịp thời những vướng mắc trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó. Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng nhằm hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động kinh doanh của Ngân hàng thương mại, nhằm đạt được hiệu quả kinh doanh một cách cao nhất và bền vững nhất.

1.2. Các yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ‌

Ngân hàng cần được nhìn nhận như một doanh nghiệp đặc thù với lĩnh vực kinh doanh chính là ngân hàng. Cũng như tất cả các doanh nghiệp khác để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả hoạt động, các ngân hàng thương mại cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ. Cũng có các quan điểm khác nhau về yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ đứng trên các phương diện khác nhau.

Theo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 bộ phận: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.

Đứng trên phương diện của kiểm toán viên, theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 ‘Đánh giá rủi ro và kiểm toán nội bộ’ thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”.

Mặc dù có các quan điểm khác nhau về yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng tựu chung lại đều thừa nhận môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán và các thủ tục kiểm soát là các nhân tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ.

1.2.1. Môi trường kiểm soát‌

Là môi trường trong đó các cá nhân thực hiện các hoạt động kinh doanh và thực thi các trách nhiệm kiểm soát của mình.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 91 trang tài liệu này.

Nó bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ.

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh

nghiệp. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị.

Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm:

Đặc thù về quản lý:

Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng đến chính sách, chế độ, các quy định và cách tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản lý này đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ vừa độc lập, vừa phụ thuộc trong doanh nghiệp thể hiện rõ những nhiệm vụ cụ thể do ai hoặc bộ phận nào làm, làm việc gì và liên kết với các cá nhân (bộ phận) khác trong doanh nghiệp như thế nào nhằm tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng để thực hiện được các mục tiêu của doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp.

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ

trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng; bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc.

Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.

- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng : xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản.

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.

Chính sách nhân sự:

Chính sách nhân sự là các chính sách, chế độ, thủ tục và quy định của nhà quản lý về việc chiêu mộ, tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên.

Sự phát triển của một doanh nghiệp luôn gắn với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả.

Tóm lại, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp.

Công tác kế hoạch:

Lập kế hoạch là quá trình nhà quản trị xác định, lựa chọn mục tiêu và vạch ra các bước thực hiện để đạt được những mục tiêu đó.

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kịp thời. Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong kiểm toán báo cáo tài chính doanh nghiệp, đặc biệt trong áp dụng các thủ tục phân tích.

Uỷ ban kiểm soát:

Nhiều nước trên thế giới yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết trên thị trường chứng khoán phải thành lập Uỷ ban kiểm soát. Đây là uỷ ban bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty.

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.

- Giám sát tiến trình lập Báo cáo tài chính.

- Dung hoà những bất đồng giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài.

Môi trường bên ngoài:

Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các Nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố

này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước...Chẳng hạn như yêu cầu cung cấp báo cáo hàng quý của Uỷ ban chứng khoán sẽ giúp các doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng trong công tác ghi sổ kế toán chính xác và lập báo cáo kịp thời, trung thực.

Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp.

1.2.2. Hệ thống kế toán‌

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.

- Hệ thống chứng từ kế toán: là hệ thống các giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. Chứng từ kế toán cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là cơ sở pháp lý của các số liệu kế toán và là căn cứ để phân chia trách nhiệm dân sự, hình sự cũng như các lợi ích kinh tế của các thể nhân và pháp nhân.

Một trong những nội dung quan trọng kiểm soát của kế toán là kiểm tra tài liệu, chứng từ kế toán: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Ngoài ra, một số khía cạnh khác của kiểm soát kế toán đó là kiểm soát về vật chất, như kiểm kê vật tư, nguyên vật liệu, kiểm kê tài sản, giám sát việc nhập, xuất kho nguyên vật liệu...Kế toán thực hiện tốt trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát hồ sơ tài liệu kế toán và kiểm soát vật chất là hoạt động kiểm soát thực sự hữu hiệu.

- Hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán là một nội dung của phương pháp tài khoản kế toán, dùng để phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đối tượng kế toán cụ thể. Các TK này tạo thành hệ thống TK kế toán mà các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp sử dụng. Như vậy, hệ thống tài khoản kế toán là tập hợp các TK kế toán được sử dụng trong chế độ kế toán và trong từng đơn vị kế toán theo một trật tự nhất định.

Trên phương diện kiểm soát, hệ thống tài khoản kế toán có tác dụng kiểm tra, giám sát các thông tin kinh tế theo các nội dung đã được phân loại một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống từ khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến khi chúng được báo cáo thành các chỉ tiêu trên báo cáo kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng hợp lý là một biện pháp kiểm soát quan trọng, nguyên tắc cân đối giữa nguồn vốn và tài sản và những thông tin trên báo cáo tài chính là yếu tố quan trọng của kiểm soát, Sơ đồ kế toán rất có ích trong việc chống lại những sai sót trong hạch toán; báo cáo tài chính cung cấp cho lãnh đạo đơn vị những thông tin cơ bản cho việc ra các quyết định quản lý và những người khác sử dụng báo cáo tài chính.

- Sổ kế toán: là những tờ sổ theo mẫu nhất định dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở số liệu chứng từ gốc. Đây là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, là bộ phận trung gian để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp, phản ánh đầy đủ có hệ thống để phục vụ công tác tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế biểu hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị phản ánh lên các báo cáo tài chính. Thông qua việc ghi chép, phân loại, tính toán và tổng hợp số liệu trên sổ kế toán giúp các nhà quản lý kiểm tra và đánh giá sự chấp hành những thủ tục kiểm soát trong quá trình xử lý thông tin. Hơn nữa, một hệ thống sổ kế toán chi tiết mở cho các đối tượng cần quản lý chi tiết như vật tư, công nợ, chi phí, doanh thu… sẽ góp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài sản nhờ chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.

- Báo cáo kế toán: là sản phẩm cuối cùng của công tác kế toán, là biểu hiện của phương pháp tổng hợp, cân đối kế toán. Các doanh nghiệp phải lập, cung cấp báo cáo kế toán cho các đối tượng theo yêu cầu của luật, chuẩn mực, chế độ kế toán.. và yêu

cầu quản lý của doanh nghiệp. Báo cáo kế toán chủ yếu phản ánh thông tin thực hiện về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và những biến động về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Dưới góc độ kiểm soát, các thông tin trình bày trên báo cáo kế toán là căn cứ để thực hiện việc phân tích, soát xét lại quá trình hoạt động của doanh nghiệp bằng các kỹ thuật khác nhau như so sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước… Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được các bộ phận, thành viên trong doanh nghiệp có theo đuổi mục tiêu của doanh nghiệp một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không, đồng thời phát hiện những vấn đề không hợp lý, bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện để có những điều chỉnh, thay đổi kịp thời chiến lược và kế hoạch của các doanh nghiệp.

Tựu chung lại thì mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của một tổ chức nào đó, thoã mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết:

Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị.

Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xẩy ra phải được phê chuẩn hợp lý. Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong tính toán các khoản giá và phí.

Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.

Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo qui định.

Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của các doanh nghiệp.

1.2.3. Thủ tục kiểm soát:‌

Thủ tục hay quy trình kiểm soát là trình tự và nội dung của các bước công việc mà bộ phận kiểm soát nội bộ có thẩm quyền phải thực hiện để hoàn thành trách nhiệm được giao.

Chuẩn mực Kiểm toán Việt nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ quy định: Kiểm toán viên phải hiểu biết các thủ tục kiểm soát của đơn vị để xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán. Kiểm toán viên dựa vào hiểu biết của mình về môi trường kiểm soát để xác định những thủ tục kiểm soát đã được đơn vị thiết lập và những thủ tục còn thiếu, cần thiết phải bổ sung thêm.

Ví dụ: Khi tìm hiểu về quy trình kế toán tiền gửi Ngân hàng, kiểm toán viên sẽ kết hợp xem xét thủ tục đối chiếu Ngân hàng có được thiết lập và thực hiện không?

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán;

Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học;

Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết; Kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế toán; Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;

So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán; Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán; Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.

Tuỳ từng lĩnh vực hoạt động của Doanh nghiệp mà quy trình và thủ tục kiểm soát được tiến hành khác nhau. Tuy nhiên, dù thủ tục kiểm soát có khác nhau thì vẫn phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản như nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.

Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều người trong một bộ phận và cho nhiều bộ phận trong doanh nghiệp để đảm bảo