Kỹ năng mềm - Th.S Phạm Thị Cẩm Lệ Phần 1

Trong phong cách giao tiếp của mỗi con người, bên cạnh những yếu tố ổn định, khó thay đổi, còn có những yếu tố được thay đổi theo tình huống giao tiếp, chúng giúp con người có những lời nói, cử chỉ, hành vi phù hợp với các tình huống giao tiếp cụ thể.

Như vậy, tính linh hoạt trong phong cách giao tiếp nói lên sự khéo léo, mềm dẻo của mỗi con người trong giao tiếp, ứng xử với người khác nhằm giúp cho quá trình giao tiếp đó đạt hiệu quả.

4.2. Các loại phong cách giao tiếp

a. Phong cách giao tiếp độc đoán

Phong cách “độc đoán”: Các thành viên tham gia giao tiếp không quan tâm đến đặc điểm riêng của đối tượng giao tiếp dẫn tới thiếu thiện chí, hay va chạm và gây căng thẳng. Người giao tiếp không gây được thiện cảm, khó thiết lập mối quan hệ hợp tác, khó chiếm được cảm tình của đối tác. Ưu điểm của phong cách giao tiếp độc đoán là có tác dụng trong việc đưa ra những quyết định nhất thời, giải quyết được vấn đề một cách nhanh chóng. Nhược điểm là làm mất đi sự tự do, dân chủ trong giao tiếp, kiềm chế sức sáng tạo của con người, giảm tính giáo dục và tính thuyết phục.

b. Phong cách giao tiếp tự do

Phong cách “tự do”: Các thành viên tham gia giao tiếp linh hoạt quá mức, dễ thay đổi mục đích, chiều theo ý đối tác giao tiếp. Phong cách này dễ dàng thiết lập các quan hệ nhưng cũng dễ mất các mối quan hệ, không sâu sắc, thiếu lập trường, thế nào cũng được.

Phong cách tự do là kiểu phong cách linh hoạt, cơ động, mềm dẻo, dễ thay đổi theo đối tượng và hoàn cảnh giao tiếp.

Ưu điểm của phong cách này là phát huy được tính tích cực cuả con người, có kích thích tư duy độc lập và sáng tạo.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 91 trang tài liệu này.

Nhược điểm là không làm chủ được cảm xúc của bản thân, thường hay phụ thuộc hoặc bắt chước, dễ phát sinh tự do quá trớn.

c. Phong cách giao tiếp dân chủ

Phong cách “dân chủ”: Các thành viên tham gia giao tiếp biểu hiện sự nhiệt tình, thiện ý, tôn trọng nhân cách của đối tượng giao tiếp. Các thành viên biết lắng nghe, biết quan tâm, dễ dàng thiết lập mối quan hệ tốt trên cơ sở hiểu biết tâm tư của các bên.

Ưu điểm của phương pháp này là làm tăng khả năng sáng tạo của đối tượng giao tiếp, giúp mọi người thân thiện, gần gũi và hiểu nhau hơn, tạo mối quan hệ tốt khi làm việc.

Nhược điểm của phương pháp này là dân chủ quá có thể dẫn đến việc rời xa các lợi ích của tập

mọi người thân thiện, gần gũi và hiểu nhau hơn, tạo mối quan hệ tốt khi làm việc.

Chúng ta cố gắng rèn luyện để theo phong cách giao tiếp “dân chủ” nhưng tránh dân chủ quá trớn..

Chương 2: Các phương tiện giao tiếp.

1. Giao tiếp ngôn ngữ

Ngôn ngữ là hệ thống ký hiệu (âm thanh hoặc chữ viết) dưới dạng từ ngữ chứa đựng ý nghĩa nhất định (tượng trưng cho sự vật, hiện tượng cũng như thuộc tính và các mối quan hệ của chúng) được con người quy ước và sử dụng trong quá trình giao tiếp. Hay nói cách khác, ngôn ngữ là hệ thống tín hiệu dùng để tư duy và giao tiếp xã hội.Ngôn ngữ sử dụng trong giao tiếp bao gồm ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết. Sử dụng ngôn ngữ trong giao tiếp có hiệu quả cần chú ý một số vấn đề:

Nội dung của ngôn ngữ chuyển đến đối tượng giao tiếp để họ hiểu ý của ta. Nội dung ngôn ngữ có hai khía cạnh chủ quan và khách quan. Khía cạnh chủ quan là ngôn ngữ dùng để truyền tải ý của cá nhân do đó cần làm cho đối tượng giao tiếp

hiểu được ý mình muốn chuyển tải là yếu tố quan trọng để đi đến sự hiểu biết, thông cảm lẫn nhau. Khía cạnh khách quan thể hiện ở chỗ từ ngữ luôn có nghĩa xác định không phụ thuộc vào ý muốn của cá nhân do đó cần dùng từ ngữ đúng, phù hợp hoàn cảnh, tình huống giao tiếp.

Phát âm, giọng nói, tốc độ nói phải đảm bảo cho đối tượng giao tiếp có thể tiếp nhận thông tin trong giao tiếp và có thể tác động được đối tượng giao tiếp. Giọng nói trước hết có thể chỉ ra được nhóm xã hội, nguồn gốc của người nói qua tính chất địa phương trong giọng nói của người nói. Bên cạnh đó, giọng nói cũng phần nào cho thấy được đặc điểm nhân cách, vai trò, vị trí xã hội của người nói thông qua cách nói, giọng điệu to nhỏ, trầm bồng,…Vì vậy giọng nói cũng có thể chuyển tải những thông tin về cảm xúc, thái độ khi giao tiếp.

Phong cách ngôn ngữ thể hiện qua lối nói, lối viết tức là cách dùng từ ngữ để diễn đạt ý trong giao tiếp. Phong cách ngôn ngữ có thể là lối nói thẳng, lối nói lịch sự, lối nói ẩn ý, lối nói mỉa mai châm chọc.Việc sử dụng phong cách ngôn ngữ đòi hỏi mỗi cá nhân cần nhận thức được các yêu cầu của từng loại phong cách cũng như khéo léo sử dụng từng phong cách trong những hoàn cảnh khác nhau.

Có thể đề cập đến những yêu cầu cơ bản về ngôn ngữ khi muốn rèn luyện về kỹ năng giao tiếp:

+ Giọng nói phải to, rõ, dễ nghe và nếu đạt đến mức tròn vành, rõ chữ nhưng mang tính biểu cảm thì thực sự đạt yêu cầu cao

+ Phát âm cần chuẩn xác và bộc lộ được sự thiện cảm khi nói

+ Cần tuân thủ việc sử dụng ngôn từ phù hợp, sáng trong và thể hiện tính chuẩn mực, thích ứng với môi trường giao tiếp

+ Ngôn ngữ nói cần đảm bảo sự lưu loát, diễn đạt cụ thể, dễ hiểu và tạo hiệu ứng giao tiếp tích cực với đối tượng

+ Chú ý đến các yêu cầu về kỹ thuật nói trong giao tiếp như: nói hiển ngôn hàm ngôn, nói giảm, nói quá...

2. Giao tiếp phi ngôn ngữ

Trong giao tiếp, phương tiện phi ngôn ngữ được sử dụng đóng vai trò chủ yếu không chỉ trong việc truyền đạt thông tin mà còn biểu hiện tâm trạng, xúc cảm, tình cảm, thái độ,… của chủ thể giao tiếp. Các phương tiện phi ngôn ngữ được sử dụng thường xuyên trong giao tiếp có thể kể là ngôn ngữ cơ thể như ánh mắt, nét mặt, nụ cười, dáng vẻ bề ngoài, cử động của đầu, cử chỉ, tư thế, tiếp xúc thân thể, là giọng nói, là khung cảnh giao tiếp như khoảng cách, vị trí bàn ghế,…

Nét mặt biểu lộ cảm xúc của con người. Theo các nhà tâm lý học thì nét mặt có thể biểu lộ 6 cảm xúc như vui, buồn, ngạc nhiên, tức giận, sợ hãi và ghê tởm. Trong giao tiếp, nét mặt là yếu tố thường được chú ý. Nét mặt góp phần quan trọng tạo nên hình ảnh của cá nhân trong mắt người khác. Với số kiểu nét mặt phong phú của con người, con người có thể dễ dàng gây hiệu ứng trong giao tiếp nếu như con người biết sử dụng kiểu nét mặt phù hợp. Trong giao tiếp thường nhật hoặc trong giao tiếp văn phòng, nét mặt thân thiện là nét mặt được khuyến khích sử dụng. Đó là nét mặt nhẹ nhõm, dễ gần khi có thể nhẹ nhàng nở nụ cười tươi với sự chuyển động tổng hợp của cơ mặt...

Ánh mắt là phương tiện giao tiếp không lời có khả năng chuyển tải không những tâm trạng, trạng thái xúc cảm, tình cảm của con người mà còn là nơi tiếp nhận các thông tin cảm tính từ môi trường bên ngoài. Con người có bao nhiêu cái nhìn là có bấy nhiêu tính cách. Do vậy, biết giao tiếp bằng mắt sẽ đem lại nhiều hiệu quả trong quá trình giao tiếp. Có một vài yêu cầu khi giao tiếp bằng mắt như: luôn cố gắng giữ ánh mắt nhẹ nhàng và thân thiện, dùng cái nhìn thẳng vào mắt đối tượng, sử dụng đỉnh tam giác từ giữa chân mày xuống hai mắt của đối tượng để tạo ra sự thiện cảm và đương nhiên là tránh những ánh mắt cấm kị như: ánh mắt soi mói, ánh mắt dò xét, ánh mắt lạnh lùng, ánh mắt xem thường... Yêu cầu đơn giản nhất khi giao tiếp bắng mắt là nhìn vào mắt đối tượng, giữ cái nhìn vào mắt của nhau càng lâu càng tốt theo thời gian của cuộc giao tiếp và hạn chế “đậu mắt” không đúng chỗ trong giao tiếp.

Ánh mắt thiện cảm (khi đồng tử nở to) và ánh mắt không thiện cảm (khi đồng tử thu nhỏ)

Nụ cười là phương tiện giao tiếp không lời với chức năng chính là thể hiện xúc cảm, tình cảm của con người. Nụ cười cũng biểu lộ một phần tâm trạng và tính cách của người đang cười và đôi khi cười cũng còn được sử dụng như một tín hiệu âm thanh lấp đầy trong quá trình giao tiếp. Để diễn giải đúng ý nghĩa của nụ cười thì cần chú ý kết hợp quan sát cả đôi mắt và khóe miệng của người đang cười. Thông thường, để gây hiệu ứng giao tiếp thì nụ cười chữ a là nụ cười mang hiệu ứng tích

cực hơn cả. Nụ cười này đảm bảo các yêu cầu như: tươi, sáng, có sự chuyển động của cả mắt mà chúng ta có thể gọi là cười bằng mắt, có sự bộc lộ cảm xúc qua phần răng - lợi vừa phải cũng như có sự chuyển động tươi của cả nét mặt. Đặc biệt nụ cười này đáp ứng cảm xúc tích cực của con người là khi con người cảm thấy vui vẻ và ngạc nhiên hay hạnh phúc thì khẩu hình chữ a và âm thanh a thường bộc lộ rất tự nhiên và sảng khoái. Những thực nghiệm tâm lý đã minh chứng rằng khi con người nở nụ cười với một đối tượng thì chắc chắn rằng phản ứng mà chúng ta nhận được đó chính là một nụ cười rất tươi. Vì vậy, ngạn ngữ Trung Hoa có câu: “Kẻ nào không biết cười thì đừng nên mở tiệm”. Lẽ đương nhiên, trong từng tình huống khác nhau, nụ cười cũng phải phù hợp theo nguyên tắt đúng nơi - đúng chỗ và mang tính thích ứng thực tế.

Các kiểu cười khác nhau và kiểu cười chữ a

Dáng vẻ bề ngoài được xem là một dạng phương tiện đặc biệt trong giao tiếp phi ngôn ngữ. Dáng vẻ bề ngoài gồm hình dáng thân thể, cung cách đi đứng, trang phục và cung cách ứng xử.Hình dáng thân thể thường có sự tác động mạnh đến người tri giác trong giao tiếp trong đó yếu tố chiều cao được cho là yếu tố có tác động mạnh nhất.Cung cách đi đứng của một người cũng nói lên nhiều điều về họ như vị thế, tâm trạng, văn hóa, chủng tộc cũng như sự nhận thức về bản thân. Trang phục bổ sung diện mạo cho con người bao gồm sự phối hợp các kiểu quần áo, màu

sắc vải, trang sức cung cấp thông tin về lứa tuổi, nghề nghiệp, vị trí xã hội, đẳng cấp và khiếu thẩm mỹ của con người. Trang phục là một phần của định hướng giao tiếp và góp phần giúp giao tiếp thành công.Trong giao tiếp công sở, trang phục đẹp là một trong những yếu tố hấp dẫn. Để đạt được điều này thì việc đảm bảo các yêu cầu như: phối màu quần áo, cà vạt hay khăn choàng phải tuân thủ nguyên tắc “tông tương tong” hay tương phản. Bên cạnh đó, các yêu cầu về trang sức, phụ hiện trang trí phù hợp là các yêu cầu cũng cực kỳ quan trọng.Mặt khác, trên bình diện xây dựng hình ảnh thì đồng phục của cơ quan và những biểu trưng khác có liên quan sẽ đem lại những hiệu ứng không kém phần độc đáo.

Cử chỉ là sự vận động của tay chân và thân thể. Cử chỉ thường được dùng để minh họa, nhấn mạnh, bổ sung cho những gì đang nói hoặc thậm chí có thể thay thế lời nói thông qua các dấu hiệu trong cử chỉ. Cử chỉ cũng được con người dùng để biểu lộ cảm xúc và thái độ. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp cử chỉ lại là thói quen của cá nhân.Liên quan đến việc khéo léo sử dụng cử chỉ không thể không phân tích hiệu ứng của tư thế.Tư thế thể hiện qua cách đứng, cách ngồi, cách đi đứng của cá nhân trong giao tiếp.Tư thế đôi khi cũng mang đặc trưng của từng nền văn hóa.Thông thường trong giao tiếp, tư thế thể hiện thái độ, vị thế xã hội cũng như tham gia quản lý tình huống giao tiếp trực tiếp. Có

một số cử chỉ cấm kị chắc chắn người giao tiếp cần tuân thủ như: chỉ trỏ về phía đối tượng, cầm que chỉ trỏ về phía đối tượng, búng tay thường xuyên, chắp tay sau lưng liên tục trong khi xuất hiện trước nhiều người. Ngoài ra có một số tư thế đứng chuẩn mực mà người nghiên cứu về giao tiếp cần tuân thủ như: kiểu đứng chân rộng gần bằng vai, kiểu đứng 10 h hoặc 2h với bàn tay xếp đều trước bụng... Lẽ đương nhiên, những yêu cầu này có thể

được điều chỉnh phù hợp với từng giới tính dù rằng những yêu cầu cơ bản là nhất quán.

Tiếp xúc thân thể thể hiện qua nhiều hình thức như bắt tay, ôm, vỗ vai, hôn má, đẩy,…cũng phụ thuộc rất nhiều vào đặc trưng của các nền văn hóa.

Có thể đề cập đầu tiên đến cái bắt tay. Đây là hành động mang tính xã giao không lời hết sức phổ biến. Có nhiều kiểu bắt tay khác nhau nhưng theo quy chuẩn cơ bản kiểu bắt tay mang tính xã giao quốc tế vẫn là bắt tay bằng một tay, thường là sử dụng tay phải, khoảng cách giữa thân hình của hai người khoảng ¾ cánh tay, bàn tay chạm tương đối sâu vào bàn tay đối tượng. Ngoài ra, khi bắt tay thì tay vẫn nên đỡ tay đối tượng, mắt vẫn nhìn đối tượng khi bắt tay và nữ thường được quyền chủ động bắt tay cũng như người quản lý được giao quyền chủ động nhiều hơn khi bắt tay...

Còn kiểu ôm hôn xã giao hợp lý vẫn là ôm hôn má chạm má và tuyệt nhiên không được dùng môi của mình để chạm vào má của đối tượng cũng như sự chạm vai chỉ là tương đối.

Khoảng cách giữa các bên trong giao tiếp:

Đây cũng là một yếu tố nói lên mối quan hệ khá đặc biệt trong giao tiếp. Khoảng cách trong giao tiếp với người khác cũng có một ý nghĩa nhất định. Có thể phân tích cụ thể như sau:

+ Khoảng cách công cộng (>3,5m) trong tiếp xúc với người lạ

+ Khoảng cách xã giao (>1m - < 3,5m), phù hợp với tiếp xúc ở đám đông tụ tập theo nhóm

+ Khoảng cách thân mật (>0,5m - <1m) thường trong các bữa tiệc, giao tiếp ở cơ quan, với bạn bè.

+ Khoảng cách riêng tư (0m - < 0,5m) trong quan hệ thân mật, gần gũi như người thân, trong gia đình, người yêu.