Cơ Cấu Tổ Chức Và Chức Năng, Nhiệm Vụ Của Các Phòng Ban Trong Doanh Nghiệp

Lĩnh vực mà công ty hiện đang kinh doanh là lĩnh vực dịch vụ và sản xuất cụ thể là: kinh doanh về du lịch, in ấn, tư vấn thiết kế nội ngoại thất, truyền thông, xây dựng thương hiệu.

1. Về lĩnh vực du lịch:

Công ty Hà Đạt có chức năng tổ chức tour du lịch, bán vé máy bay - tàu hỏa- tàu cánh ngầm Vinaexpress, vé xe khách Hoàng Long chất lượng cao, thiết kế - soạn thảo chương trình du lịch, tổ chức các hoạt động vui chơi theo yêu cầu của du khách… Công ty hiện cũng đang mở rộng kinh doanh hợp tác với một số công ty du lịch khác trong và ngoài nước để ghép đoàn cho khách có nhu cầu đi du lịch quốc tế.

2. Về thi công :

Hà Đạt giúp bạn tạo ra những không gian phù hợp với những nhu cầu của bạn, nó không những là nơi để thở, thư giản, để phát triển, để bạn thể hiện bản sác văn hóa của tổ chức bạn. Cùng với thời gian, sự tích lũy kinh nghiệm cùng với việc không ngừng tìm kiếm những vật liệu, ứng dụng những sáng tạo mới mẻ, những ý tưởng mới mẻ, hiện đại trong thiết kế và thi công cũng không ngừng học hỏi từ các đồng nghiệp và quan trọng hơn cả là Hà Đạt có chương trình chăm sóc khách hàng nghiêm túc và hiệu quả. Hà Đạt đã ngày càng được khách hàng đánh giá cao trên thị trường như một nhà thiết kế chuyên nghiệp trong phong cách, bản lĩnh trong thi công, tinh xảo trong sản phẩm.

3. Về xây dựng phát triển thương hiệu:

Một trong những công cụ mạnh mẽ và hiệu quả nhất trong kinh doanh đó chính là hiệu quả. Việc đầu tư xây dựng và phát triển thương hiệu đã trở thành mục tiêu hàng đầu để mỗi doanh nghiệp vươn tầm và đứng vững trên thị trường rộng lớn. Hà Đạt hân hạnh mang đến những giải pháp marketing - thương hiệu đầy thuyết phục về chất lượng và hiệu quả thông qua những công cụ mạnh mẽ và chuyên nghiệp để xây dựng niềm tin, tạo sự ấn tượng đến khách hàng của bạn với những cảm nhận và

trải nghiệm tốt về sản phẩm dịch vụ do doanh nghiệp của bạn cung cấp trong suốt quá trình tồn tại.

Bên cạnh đó là hàng loạt những giải pháp mà công ty Hà Đạt cung cấp như: Tư vấn thương hiệu, nhận diện thương hiệu, kế hoạch marketing - PR, kế hoạch quảng cáo…

4. Về sản xuất chương trình:

Nhận thức rõ vai trò quan trọng của kênh thông tin truyền hình trong cuộc sống xã hội. Công ty Hà Đạt từng bước thực hiện những chương trình đặc sắc đáp ứng nhu cầu đa dạng của từng nhóm đối tượng khán giả. Thông qua hoạt động sản xuất truyền hình chúng tôi muốn mang đến giải pháp truyền thông toàn diện hơn, qua đó tạo sự tương tác giũa các doanh nghiệp và khách hàng.

5. Về tổ chức sự kiện:

Ngày nay có nhiều doanh nghiệp cơ quan đoàn thể…thực hiện tổ chức sự kiện vì đó là cơ hội tốt và môi trường thuận lợi để doanh nghiệp gặp gỡ trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông để lan tỏa thương hiệu…

Công ty Hà Đạt luôn có nhiều phương án để sự kiện của bạn đạt được hiệu quả cao, nhanh chóng tạo được thương hiệu thu hút sự chú ý của các doanh nghiệp, các tổ chức cũng như sự quan tâm của đông đảo công chúng. Sự tinh tế chu đáo và nhiệt tình chính là ưu thế mà công ty Hà Đạt luôn nỗ

lực gìn giữ.

6. Về thiết kế nội ngoại thất:

Thiết kế nội thất là việc tổ chức tất cả sản phẩm của mỹ thuật ứng dụng vào trong không gian, sao cho không gian hài hòa về tổng thể, bố cục, màu sắc, ánh sáng và hiệu quả cao. Những yếu tố cần thiết cho một không gian nội thất:

công năng, tiện ích, thẩm mỹ. Vì vậy yếu tố thẩm mỹ, cách nhìn, sự sáng tạo của sản phẩm phù hợp cho từng không gian là quan trọng và rất cần thiết. Trang trí thiết kế nội thất đòi hỏi kiến thức rất sâu, rất căn bản về phong thủy và kiến trúc. Để đáp

ứng được những nhu cầu đó, công ty Hà Đạt – với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo chuyên ngành thiết kế nội thất, với nhiều ý tưởng sáng tạo độc đáo hoạt động trong các lĩnh vực thiết kế và thi công các công trình nội thất như bar, karaoke, café, sữa chữa nhà ở dân dụng.

2.1.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp

SƠ ĐỒ 2.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH MTV TM DV HÀ ĐẠT

- Giám đốc :

Là người chịu trách nhiệm mọi mặt của Công ty trước pháp luật, trực tiếp điều hành các trưởng bộ phận và sẽ là người phụ trách ra những quyến định chiến lược kinh doanh, chiến lược phát triển cũng như các vấn đề quan trọng của công ty. Người phụ trách đối ngoại, thương thảo và ký kết hợp đồng với các đối tác của công ty như các nhà hàng, khách sạn, các hãng hàng không…Và cũng là người phát ngôn chính nhất của công ty.

- Phó giám đốc :

 Phó giám đốc điều hành một mặt vừa trợ giúp cho giám đốc những công việc của công ty vừa thực hiện điều hành mảng công tác trong phòng event.

 Khi giám đốc có việc và ủy quyền lại cho phó giám đốc thì mọi hoạt động giao dịch của công ty sẽ được phó giám đốc điều hành đảm trách và sau khi giám đốc về sẽ làm báo cáo gửi lên giám đốc

 Phó giám đốc điều hành còn là người thu thập báo cáo hàng tháng của các trưởng phòng, qua đó tổng hợp lại đưa lên cho giám đốc, cùng với ban lãnh đạo của công ty đưa ra những giải pháp thiết thực nhằm phát huy mặt mạnh và khắc phục những mặt yếu của doanh nghiệp.

- Phòng kinh doanh :

Đây bộ phận quan trọng trong công ty, là cấu nối giữa mong muốn của khách với doanh nghiệp, là đầu vào của tất cả hoạt động của doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính yếu của phòng kinh doanh là:

 Bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm cho việc xây dựng kế hoạch kinh doanh cho từng thời điểm cho công ty, đưa ra cho ban giám đốc xem xét về các chiến lược chiến thuật trong phát triển và chiếm lĩnh thị trường.

 Tìm đối tác và khách hàng mới cho công ty. Tham mưu cho giám đốc trong việc mở rộng thị trường và nghiên cứu, xây dựng, phát triển sản phẩm mới

 Làm báo cáo hoạt động kinh doanh, thống kê khối lượng giao dịch với khách hàng theo định kỳ. Theo dõi những biến động của thị trường trong và ngoài nước để có những kế hoạch kinh doanh đúng đắn.

- Phòng kế toán :

Đây là một bộ phận rất quan trọng và cơ bản của mỗi công ty, với các nhiệm vụ như sau:

 Tổ chức thực hiện các công việc tài chính kế toán theo đúng chế độ kế toán của nhà nước, quản lý các dòng tiền, tình hình sử dụng vốn, tài sản, tiền mặt của doanh nghiệp.

 Thường xuyên kiểm tra và điều chỉnh hoàn thiện sổ sách kế toán, thực hiện chế độ báo cáo định kỳ kịp thời phản ánh các các thay đổi để tìm ra biện pháp xử lý giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và giảm chi phí.

 Bộ phận kế toán còn chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc chi trả tiền lương hàng tháng cho nhân viên. Thu hồi công nợ của các đối tác làm ăn.

- Phòng hành chính nhân sự:

Bộ phận hành chính nhân sự là sự kết hợp của 2 bộ phận là hành chính và quản trị nhân sự nên phòng có những chức năng như sau:

 Tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý nhân sự và đào tạo cán bộ cho công ty, tổ chức các khóa học nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên, đăng kí cho nhân viên đi học và đào tạo chuyên môn. Thực hiện các công việc hành chính – văn thư, tham gia các cuộc hội họp của công ty để lưu trữ những thông tin của các buổi họp thành văn bản. Quản lý tình hình nhân sự trong công ty và các chính sách nhân sự trong công ty như thay mặt công ty tặng quà sinh nhật cho nhân viên, thông báo tình hình nhân sự cho giám đốc cũng như cho toàn công ty.

 Tìm kiếm thu thập thông tin về công tác tuyển dụng khi có yêu cầu từ phía ban giám đốc.Thực hiện quy trình, tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng trình giám đốc. Lên danh sách ứng viên phỏng vấn, báo cáo kết quả phỏng vấn cho ứng viên. Nhận quyết định cho nhân viên thôi việc từ giám đốc và thông báo với các nhân sự có liên quan. Lưu trữ hồ sơ nhân viên, làm hợp đồng lao động cho nhân viên chính thức, làm bảng chấm công theo dõi việc nghỉ phép, theo dõi việc nghỉ phép của nhân viên.

- Phòng du lịch:

Phòng du lịch đóng vai trò tổ chức sản xuất các chương trình du lịch của doanh nghiệp, là nơi kết nối doanh nghiệp với các nhà cung cấp để xây dựng nên các chương trình du lịch. Chính vì thế bộ phận này có những nhiệm vụ cơ bản sau:

 Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện nghiên cứu thị trường du lịch nội địa, các hoạt động xúc tiến, quảng bá, thu hút khách đến với công ty.

 Tìm kiếm nguồn khách hàng để xây dựng kế hoạch và thực hiện các dịch vụ có liên quan đến các chương trình du lịch như: đặt khách sạn, đặt ăn, dịch vụ vận chuyển… đảm bảo yêu cầu đặt ra.

 Thiết kế các sản phẩm du lịch theo yêu cầu của khách hàng.

 Thiết lập và duy trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan( công an, hải quan..) và các nhà cung cấp sao cho lựa chọn được những nhà cung cấp tốt nhất.

 Theo dõi quá trình thực hiện của các chương trình du lịch, phối hợp với bộ phận kế toán để thực hiện các hoạt động thanh toán cần thiết kịp thời và hiệu quả.

- Phòng in ấn, thiết kế nội ngoại thất, tổ chức sự kiện

 Phòng in ấn chịu trách nhiệm in các loại văn bản, các loại mẫu mã phong thư, lịch để bàn… cho doanh nghiệp và cung cấp cho cả đối tác kinh doanh.

 Nhận đơn đặt hàng về thiết kế nội ngoại thất của các đơn vị trong nội và ngoại vi thành phố. Thiết kế vẽ đồ họa cho các công trình xây dựng.

 Nhận thiết kế - xây dựng thương hiệu, logo cho các doanh ngiệp.

2.1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua

Lượng khách tới công ty ngày càng tăng

Bảng 2.1. Số liệu thống kê tình hình khách nội địa giai đoạn 2008- 2010.

(đơn vị: triệu người).

Năm

2008	2009	2010
Số khách	650	1030	1890

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 65 trang tài liệu này.

Sơ đồ 2.2. Tình hình khách nội địa qua các năm:

năm 2008

năm 2009

năm 2010

2000

1500

1000

500

triệu người

Doanh thu, lợi nhuận của công ty qua các năm:

Bảng 2.2. Tình hình kinh doanh của công ty năm 2009- 2010

Các chi tiêu	Đơn vị tính	2009	2010	So sánh 2010/2009
Các chi tiêu	Đơn vị tính	2009	2010	+/-	%
1	Tổng doanh thu kinh doanh	Triệu đồng	1018.468	1389.708	371.240	1.3645
2	Tổng chi phí Tỉ suất phí	Triệu đồng %	897.02 88.075	1179.8 84.895	282.78 - 3.18	1.3152
3	Thuế	Triệu đồng	5.488	19.862	14.374	3.6191
4	Lợi nhuận Tỷ suất lợi nhuận	Triệu đồng %	14.113 1.385	51.075 3.675	36.962 2.29	3.6190

 Dựa vào số liệu trên cho ta thấy:

- Tổng doanh thu kinh doanh năm 2010 so với 2009 là 371.240 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ là 1.3645%.

- Tổng chi phí năm 2010 so với năm 2009 tăng 1.3152% hay 282.780 triệu đồng nhưng tỷ suất chi phí chung lại giảm 3.18% chứng tỏ tình hình chi phí của Công ty rất tốt. Chi phí giảm nhưng lượng khách hàng vẫn tăng đều chứng tỏ chất lượng dịch vụ của công ty là khá tốt.

2.2. Thực trạng chất luợng dịch vụ du lịch tại công ty du lịch Hà Đạt

2.2.1. Thực trạng chất lượng cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty

 Cuộc cách mạng khoa học công nghệ đã góp phần không nhỏ trong việc giúp đỡ và đảm bảo cho các hoạt động kinh doanh trong các công ty được mở rộng đa dạng, chất lượng sản xuất và làm việc được nâng cao hơn. Áp dụng thành tựu công nghệ vào trong sản xuất kinh doanh là một vấn đề quan trọng mà các công ty đều phải chú trọng, công ty TNHH MTV TM - DV Hà Đạt cũng không ngoại lệ.

 Mỗi nhân viên văn phòng trong Công ty đều được cung cấp các trang thiết bị cần thiết nhằm đáp ứng cho việc giao dịch với khách hàng cũng như với các đối tác được dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Bao gồm những thiết bị như:

- Bộ máy vi tính được kết nối mạng Internet với tài khoản yahoo, một máy điện thoại di động và sim số, một line điện thoại nội bộ và một line điện thoại trực tiếp cho từng nhân viên của công ty.

- Mỗi phòng đều được trang bị máy in, máy fax, máy lạnh, bộ bàn ghế dùng cho việc tiếp khách, tủ đựng hồ sơ, bình nước nóng lạnh…

 Trang thiết bị khá hiện đại cùng với cách bố trí tại văn phòng gọn gàng , sạch sẽ tạo không gian mát mẻ, thoải mái cho khách hàng ngay khi vừa đặt chân vào công ty. Việc bố trí hợp lý các trang thiết bị vật chất tại các phòng ban cũng khiến cho công tác đón tiếp và giao dịch với khách hàng được thuận tiện, nhanh chóng.

 Tuy nhiên, bên cạnh đó một số điểm yếu của công ty là sự xuống cấp của một số trang thiết bị và vách ngăn trong phòng, cách bài trí phòng làm việc còn đơn giản. Công ty có tất cả ba tầng lầu nhưng chỉ có hai toilet ở tầng một và tầng ba. Điều này gây bất tiện cho những khách hàng đang phải làm việc tại tầng hai của công ty.

 Thêm vào đó do mặt bằng của công ty đang còn nhiều hạn chế bởi diện tích đất khá hẹp, trong khi các nhân viên chủ yếu đi bằng xe máy nên đã chiếm một diện tích lớn để dựng xe riêng gây khó khăn cho khách hàng khi dựng xe và mất thẩm mỹ cho lối vào.

2.2.2. Thực trạng chất lượng kinh doanh sản phẩm du lịch của công ty

Như đã trình bày ở chương một về các loại sản phẩm du lịch, hiện tại công ty kinh doanh hai loại sản phẩm chính là: các sản phẩm dịch vụ trung gian và các chương trình du lịch trọn gói.

Các sản phẩm dịch vụ trung gian mà công ty kinh doanh:

+ Đăng kí đặt chỗ và bán vé máy bay (Vietnam airlines, Air Mekong, Asiana airlines, Jetstar Pacific Airlines…).

+ Đăng ký đặt chỗ và bán vé trên các

loại phương tiện khác như: xe chất lượng cao, đường sắt, tàu thủy cao tốc, tàu cánh ngầm…

+ Môi giới bảo hiểm