Giải Pháp Hoàn Thiện Chức Năng Duy Trì Nguồn Nhân Lực 104881

Trước hết xác định mục đích của việc xây dựng bản phân tích công việc là phục vụ cho chương trình hoàn thiện hoạt động thu hút và bố trí nhân lực công ty trong tình hình cơ cấu lại tổ chức và nâng chất lượng hoạt động của bộ máy; xác định các công việc và dòng công việc hiện tại và phát triển trong tương lai theo định hướng của công ty;

Tiếp theo là thu thập thông tin về điều kiện làm việc, cơ cấu tổ chức bộ máy, các chế độ chính sách đang áp dụng, điều kiện vệ sinh, an ninh, những nguy hiểm, rủi ro có thể gặp; thông tin về phương pháp làm việc của nhân viên, mối quan hệ trong công việc, quan hệ với khách hàng; thông tin về phẩm chất nhân viên gồm trình độ học vấn, kiến thức, tuổi đời, sức khỏe, quan điểm, ý chí; thông tin về điều kiện trang bị công nghệ của doanh nghiệp;

Cuối cùng là thẩm định tính chính xác của các thông tin, thu thập được tình hình liên quan và hình thành bản phân tích công việc. Sau đó, hệ thống bản phân tích công việc đó được chuyển đến người có liên quan xem và đóng góp lần nữa trước khi công bố áp dụng bản phân tích công việc.

Xây dựng hệ thống bản mô tả công việc

Trên cơ sở phân tích công việc, dòng công việc và đặc điểm kinh doanh của công ty, khả năng nguồn nhân lực có thể tuyển dụng, tiến hành việc xây dựng hệ thống bản mô tả công việc. Bản mô tả công việc là tài liệu để áp dụng vào quá trình tuyển chọn, sử dụng và bố trí nhân viên. Bản mô tả công việc được thiết lập cho các chức danh sau:

- Chức danh quản lý cấp cao gồm tổng giám đốc, phó tổng giám đốc,

- Các chức danh quản lý cấp 1 gồm chánh văn phòng và phó văn phòng kiêm kế toán trưởng công ty, giám đốc/ trưởng phòng phòng chức năng, giám đốc chi nhánh, giám đốc ban quản lý dự án;

- Các chức danh quản lý cấp 2: quản đốc, trưởng bộ phận, giám sát thuộc chi nhánh;

- Các chức danh chuyên viên và nhân viên chuyên môn kỹ thuật như chuyên viên phòng chức năng, nhân viên chuyên môn - kỹ thuật.

Ngoài ra, nếu trong quá trình sản xuất kinh doanh có thể có những chức danh hoặc nhiệm vụ mới cụ thế khác phát sinh, khi đó, giám đốc chi nhánh hay trưởng phòng chức năng có thể xây dựng mô tả công việc đó hoặc bổ sung sửa đổi bản mô tả công việc hiện hữu cho thích hợp. Tổng giám đốc là người phê duyệt bản mô tả công việc.

Bản mô tả công việc gồm các nội dung cơ bản sau:

1. Nhận dạng công việc: tên gọi công việc, chức danh, bộ phận và cấp bậc trong hệ thống cấp bậc của công ty, tóm tắt thực chất công việc;

2. Phạm vi trách nhiệm. Trình bày mối quan hệ giữa người thực hiện với người liên quan khác;

3. Nội dung công việc: chi tiết danh mục các phận sự và cách thực hiện cùng những tiêu chuẩn hoạt động theo yêu cầu;

4. Điều kiện làm việc: bảng liệt kê các điều kiện để có thể thực thi công việc trong bản mô tả công việc. Nêu điều kiện cụ thể: khó khăn, ít khó khăn, bình thường, nóng bức, lạnh buốt, áp lực...;

5. Quyền hạn: giới hạn quyền hành trong các quyết định liên quan đến nguồn lực tài chính, nhân sự... Mô tả những hạn chế đối với quyền của người thực hiện chức danh công việc đó chẳng hạn như việc tuyển người, thải hồi nhân viên, xác nhận nợ của khách hàng, xuất kho xuất quày, định mức thực phẩm...

Bên cạnh bản mô tả công việc là bản mô tả chi tiết nhân sự. Đây là công cụ được áp dụng để tuyển chọn các chức danh quản lý chi nhánh và phòng chức năng và một số vị trí then chốt khác. Tài liệu này giúp người tuyển dụng có thể biết được ai là người có khả năng nhất để đảm nhiệm công việc nêu trong bản mô tả công việc. Đối với công ty có qui mô vừa Công ty cổ phần Du lịch Cần Thơ thì bản mô tả chi tiết nhân sự ở mức vừa phải và đơn giản vừa trình độ áp dụng. Nội dung mô tả chi tiết nhân sự gồm các phẩm chất cá nhân, dung mạo, một số năng khiếu bộc lộ, học vấn, tính khí... của ứng viên.

Xây dựng quy chế tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm

Hoạt động thực hiện chức năng duy trì bố trí nhân sự được áp dụng theo sự điều chỉnh của một văn bản nội bộ là quy chế tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm. Quy chế gồm các nội dung chính:

Nguyên tắc chung: về tuyển dụng nhằm xây dựng, bố trí nguồn nhân lực “đúng người, đúng việc”, bổ nhiệm nhằm chọn người để đảm nhận công việc quản lý; miễn nhiệm để củng cố và thay thế nhân sự theo yêu cầu kinh doanh.

Về tuyển dụng: quy chế nêu đối tượng và các tiêu chuẩn nhân sự tuyển dụng, hồ sơ và quy trình tuyển dụng phù hợp tình hình thực tế của công ty.

Sau bước tuyển chọn, quy chế đề cập đến việc ký hợp đồng. Trong đó, thực hiện 2 dạng hợp đồng: hợp đồng học việc, thử việc trong đó có đề cập thời gian, công việc đảm nhận, chính sách lao động theo pháp luật qui định. Khi hết thời gian học việc, thử việc, người trực tiếp sử dụng lao động như giám đốc chi nhánh, trưởng phòng chức năng nhận xét thực hiện công việc qua bản đánh giá thời gian học việc, thử việc. Nhân viên học việc đạt yêu cầu được ký tiếp hợp đồng chính thức. Việc ký hợp đồng chính thức, theo qui chế ủy quyền mặc nhiên cho giám đốc chi nhánh ký các loại lao động có thời hạn

từ 1 tháng trở xuống. Tổng giám đốc công ty ký các hợp đồng lao động chính thức các chức danh công việc chuyên môn, kỹ thuật và chức danh quản lý cấp chi nhánh. Riêng chức danh quản lý thì kèm với hợp đồng lao động là quyết định bổ nhiệm có thời hạn.

Về bổ nhiệm: các chức danh quản lý được qui định bổ nhiệm có thời hạn là hai năm và kèm theo là luân chuyển vị trí công tác. Quy chế qui định thẩm quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm tương ứng: các chức danh tổng giám đốc, phó tổng giám đốc và kế toán trưởng công ty thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị; chức danh giám đốc, phó giám đốc chi nhánh và trưởng phòng, phó phòng chức năng và kế toán trưởng chi nhánh thuộc thẩm quyền của tổng giám đốc. Quy chế nêu rõ qui trình thực hiện việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại.

Trong qui trình bổ nhiệm các chức danh quản lý cấp chi nhánh, phòng chức năng có bước đánh giá bổ nhiệm. Việc đánh giá nhằm thẩm định hiệu suất lao động của người sắp được bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại.

Cuối cùng quy chế hướng dẫn chi tiết việc thực hiện quy chế với các nội dung: thời gian hiệu lực, đối tượng điều chỉnh, tổ chức thực hiện sự phối hợp trong nội bộ, phối hợp với chuyên gia ngoài công ty.

Sau khi quy chế được ban hành, các nội dung trong quy chế được hướng dẫn bằng các thông báo cho từng thời điểm, tùy theo đặc trưng dịch vụ và kinh doanh của từng chi nhánh trực thuộc.

Xây dựng đội ngũ kế nhiệm

Nhiệm vụ phát triển công ty yêu cầu hoạt động thực hiện chức năng duy trì, bố trí tiến hành hoạt động tuyển chọn thu hút nhân lực trong chương trình chuẩn bị đội ngũ kế nhiệm. Mục tiêu của chương trình này là phát triển có tính kế thừa và đồng thời tạo động lực mới cho hoạt động của công ty. Nội dung chương trình này gồm, bên cạnh việc chọn lựa, đào tạo và bồi dưỡng số

nhân viên có triển vọng trong nội bộ công ty, tổ chức chương trình tuyển mộ thực tập viên quản trị, quản trị viên tập sự để chuẩn bị cho việc bổ sung, thay thế các vị trí quản lý chi nhánh, phòng chức năng.

3.2.2.2 Giải pháp hoàn thiện chức năng duy trì nguồn nhân lực

Duy trì nguồn nhân lực được xem xét cả hai mặt: Lòng trung thành của nhân viên và sự cam kết chức năng của công ty. Công ty cam kết thỏa mãn nhu cầu cho nhân viên sẽ nhận được lòng trung thành cần thiết từ phía nhân viên. Theo kết quả kiểm định thực nghiệm về sự hài lòng của nhân viên đối với chính sách liên quan việc thực hiện chức năng duy trì nguồn nhân lực, việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên và việc thực hiện trả lương có ảnh hưởng nhiều nhất. Do đó, giải pháp hoàn thiện chức năng duy trì nguồn nhân lực tập trung vào hai hoạt động: Đánh giá thực hiện công việc và chính sách trả công cho nhân viên.

Về giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc.

Việc đánh giá thực hiện công việccần định lượng hóa nên giải pháp khả dĩ là áp dụng phương pháp thang điểm. Phương pháp được thực hiện qua ba bước cơ bản sau:

Trước hết là xác định các yếu tố đánh giá. Căn cứ vào thực tế nguồn nhân lực công ty hiện tại cũng như có quan tâm đến những năm tiếp sau, các yêu cầu cần phải có của từng chức danh, công việc được xem là các yếu tố đánh giá (Đi) . Trong thời gian đầu tiếp cận với phương pháp này, có 7 yếu tố và được chia làm 2 loại như sau.

a) Loại yếu tố liên quan đến chức danh, công việc người đó đảm nhiệm, có 4 yếu tố. Đó là khối lượng công việc; chất lượng công việc; sự phối hợp nội bộ; đảm bảo ngày giờ công.

b) Loại yếu tố liên quan tính cách, phẩm chất đương sự, có 3 yếu tố. Đó là thái độ lao động, ý thức trách nhiệm; tính đáng tin cậy; sáng kiến, và khả năng thích nghi với sự thay đổi.

Các yếu tố đánh giá được ghi điểm với 5 mức độ: rất tốt: 5 điểm; tốt: 4 điểm; khá: 3 điểm; trung bình: 2 điểm và yếu: 1 điểm. Điểm đánh giá (Đđg) tối đa là 7 yếu tố * 5 điểm =35.

Cách tính điểm đánh giá thực hiện công việc. Kết quả sau cùng của việc đánh giá thực hiện công việc (Đđg) là tổng điểm các yếu tố đánh giá (Đi) Công thức:

Đđg = Đi (3.1)

i1

Trong đó:

Đđg: Điểm đánh giá thực hiện công việc của nhân viên . i: Các yếu tố đánh giá, với i= (1,7).

Đi: Điểm số của yếu tố đánh giá thứ i.

Kết quả số điểm đánh giá thực hiện công việc là cơ sở xếp loại thực hiện công việc. Và cuối cùng, loại thực hiện công việc được quy đổi thành hệ số hoàn thành công việc để sử dụng vào việc trả lương, thưởng hàng tháng hay cả năm.

Bảng 3.1 - HỆ SỐ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC (Hht)

Đánh giá thực hiện công việc

Hệ số hoàn thành công việc
Hệ số hoàn thành công việc	Điểm đánh giá thực hiện công việc	Xếp loại thực hiện công việc
Đđg ≥ 25	A	1,7
15 ≤ Đđg < 25	B	1,3
5 ≤ Đđg < 15	C	1
Đđg < 5	Không xếp loại	0