Thực Trạng Hoạt Động Ksnb Đối Với Nghiệp Vụ Cho Vay Khcn Tại Vib Huế

2.1.5.2 Chức năng của các phòng ban

Ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam - Chi nhánh Huế gồm các phòng ban

tương ứng với các chức năng nhiệm vụ sau:

Ban Giám đốc: Phụ trách chung về các hoạt đông tín dụng, xuất nhập khẩu, công tác kế toán tài vụ, kho quỹ, nguồn vốn, quản lý rủi ro. Giám đốc là người quản lý cao nhất, có quyền giải quyết mọi công việc trong cơ quan, chỉ đạo mọi hoạt động của phòng bán đúng theo kế hoạch chỉ tiêu của VIB Huế.

Phòng Hành chính tổng hợp: Được bố trí cùng một khu vực, dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, nghiên cứu đề xuất với Giám đốc phương án sắp xếp bộ máy tổ chức của Chi nhánh, đảm bảo đúng quy chế và kinh doanh đạt hiệu quả. Thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ nhân viên trong NH, quản lý, bảo quản tài sản của Chi nhánh theo đúng chế độ, theo dõi thực hiện sao chép, nhận công văn lưu trữ chứng từ tài liệu và một số nhiệm vụ khác.

Phòng Khách hàng cá nhân: Đối tượng phục vụ của phòng này là các cá nhân. Nhiệm vụ chính của phòng:

+ Thực hiện hoạt động kinh doanh dịch vụ đối với KHCN theo mục tiêu, kế hoạch được giao, đảm bảo tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận và an toàn.

+ Thực hiện cho vay, thu nợ bằng VNĐ với cá nhân theo đúng quy chế tín dụng của NHNN và hướng dẫn của Giám đốc.

+ Nghiên cứu đề xuất các biện pháp giải quyết vướng mắc trong hoạt động kinh doanh tại VIB, phản ánh kịp thời những vấn đề nghiệp vụ mới phát sinh để báo cáo Giám đốc xem xét, giải quyết.

+ Phân tích hoạt động kinh doanh của KH vay vốn, cung cấp kịp thời chất

lượng báo cáo, thông tin về công tác tín dụng cho lãnh đạo.

+ Thực hiện các nghiệp vụ dịch vụ cho cá nhân.

Phòng Dịch vụ khách hàng: Đối tượng phục vụ của phòng là tất cả các chủ thể có quan hệ với NH, có thể là cá nhân, doanh nghiệp hay các tổ chức kinh tế. Nhiệm vụ chính của phòng:

+ Thực hiện các giao dịch KH theo đúng quy trình nghiệp vụ, hướng dẫn KH làm các thủ tục và giải đáp thắc mắc cho KH. Thực hiện nghiệp vụ huy động vốn, cho vay, kế toán vay, kế toán bảo sổ, giải ngân, thu nợ, thu lãi tiền vay, thu gửi tiết kiệm, tiền gửi có kì hạn, kì phiếu, tín phiếu.

+ Tham mưu cho Giám đốc chỉ đạo, điều hành hoạt động ngân quỹ theo quy định, quy chế của NHNN. Tổ chức tốt việc thu, chi cho KH giao dịch tại Chi nhánh, đảm bảo an toàn tài sản.

+ Thanh toán quốc tế, thu hút KH chi trả ngoại hối.

Phòng Giao dịch tín dụng: Thực hiện các giao dịch với KH theo đúng quy trình nghiệp vụ. Hướng dẫn, làm thủ tục và giải đáp thắc mắc cho KH, thực hiện nghiệp vụ huy động vốn, cho vay, kế toán báo sổ, giải ngân, thu nợ, thu lãi tiền vay.

+ Tổ chức tốt việc thu, chi cho KH đến giao dịch, đảm bảo an toàn tài sản.

+ Thanh toán quốc tế, thu hút và chi trả ngoại hối.

Phòng Khách hàng doanh nghiệp: Đối tượng làm việc của phòng là các doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của phòng:

+ Thực hiện hoạt động kinh doanh dịch vụ đối với KH doanh nghiệp theo kế hoạch mục tiêu được giao, đảm bảo tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận và an toàn.

+ Cung cấp thông tin phòng ngừa rủi ro và quản lý điều hành vốn kinh doanh hằng ngày để đảm bảo cung cấp vốn cho doanh nghiệp.

+ Thống kê tổng hợp kết quả kinh doanh hằng tháng, hướng dẫn nghiệp vụ tín dụng đối với phòng giao dịch tín dụng và quản lý hoạt động cho vay.

+ Xử lý các khoản nợ khó đòi, thực hiện các nhiệm vụ bảo lãnh LC trả chậm, bảo lãnh cho KH dự thầu, thực hiện hợp đồng và tạm ứng chi phí.

Phòng Giao dịch Trường Tiền và Phòng Giao dịch Đông Ba: Được thành lập nhằm phục vụ tốt hơn cho KH và đối tác về việc đi lại và giải quyết vấn đề quá tải tại NH Chi nhánh, thực hiện chức năng cơ bản là huy động vốn, cho vay cá nhân và các dịch vụ KH khác. Ngoài ra là yếu tố tạo nên sự cạnh tranh, tạo sự phát triển hơn cho thương hiệu của NH Quốc tế VIB.

2.2 Thực trạng hoạt động KSNB đối với nghiệp vụ cho vay KHCN tại VIB Huế

2.2.1 Quy trình cho vay khách hàng cá nhân

Quy trình chung về cho vay KH được áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống VIB. Theo Quy định số 1083/2002/VIB, trình tự, thủ tục, thẩm quyền cấp tín dụng đối với KH là cá nhân là như sau:

Sơ đồ các bước công việc thực hiện (Tham chiếu Phụ lục 1).

Bước 1: Tiếp nhận Hồ sơ từ khách hàng

Một bộ Hồ sơ KH vay vốn được xem là đáp ứng yêu cầu nếu đảm bảo đầy đủ

các Hồ sơ sau:

Bảng 2.5 – DANH MỤC HỒ SƠ KHÁCH HÀNG

	- Giấy đề nghị vay vốn (Mẫu số 01/CV-VIB/2002).
		- Phương án vay vốn, trả nợ hoặc Dự án đầu tư (Mẫu số
		02/CV-VIB/2002).
	1. Hồ sơ vay vốn	- Các Hồ sơ, chứng từ chứng minh cho Phương án và đối tượng vay vốn như: + Hợp đồng kinh tế, dân sự;
		+ Phiếu xuất, nhập kho;
HỒ SƠ KHÁCH HÀNG		+ Thư chào hàng, Giấy báo giá; + Các Hóa đơn, chứng từ khác có liên quan.
HỒ SƠ KHÁCH HÀNG		- Đối với Hộ kinh doanh cá thể (gồm Cá nhân có đăng ký kinh doanh và Hộ gia đình có đăng ký kinh doanh):
		+ Hộ khẩu, Chứng minh nhân dân của người đứng tên
	2. Hồ sơ pháp lý	đăng ký kinh doanh; + Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Giấy phép kinh doanh).
		- Đối với Hộ gia đình và Cá nhân không phải đăng ký
		kinh doanh (Hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ngư, diêm
		nghiệp):

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 59 trang tài liệu này.

+ Hộ khẩu;

+ Phiếu lý lịch tư pháp hoặc Giấy xác nhận nhân thân cá nhân KH của công an phường, xã, thị trấn trong thời hạn không quá 1 năm (nếu có);

+ Chứng minh thư của Cá nhân hoặc Chủ hộ gia đình.

- Yêu cầu đối với Hồ sơ pháp lý: (Phụ lục 2).

3. Hồ sơ kinh tế

- Báo cáo về tình hình sản xuất, kinh doanh.

- “Bảng kê luân chuyển vật tư, sản phẩm, hàng hóa”

(lập hàng tháng theo quy định của Bộ Tài chính) hoặc chứng từ, hóa đơn nộp thuế.

4. Hồ sơ bảo đảm

tiền vay

- Nếu cho vay có bảo đảm bằng tài sản.

CBTD có trách nhiệm hướng dẫn KH cung cấp các loại Hồ sơ trên; kiểm tra tính đầy đủ, chân thực, hợp lệ và thống nhất đối với Hồ sơ vay vốn của KH và thông báo cho KH bổ sung thông tin nếu thấy cần thiết. Sau đó CBTD lập Hồ sơ cho vay theo mẫu đã quy định (Mẫu số 04/CV-VIB/2002), kèm theo Danh mục hồ sơ cho vay đối với từng khoản vay, trên đó ghi rõ: Tên, địa chỉ của KH và các thông tin cơ bản cần thiết khác.

Ngoài ra, CBTD có thể trao đổi với KH để nắm rõ thêm một số thông tin như: Các nguồn thu để trả nợ gốc và lãi, tình hình tài chính của KH, thông tin liên quan đến phương án vay vốn và trả nợ, hoặc những nội dung liên quan đến bảo đảm tiền vay...

Thời điểm được coi là nhận đủ Hồ sơ cho vay là từ ngày KH cung cấp hồ sơ

cuối cùng theo yêu cầu của VIB.

Bước 2: Thẩm định và lập Báo cáo thẩm định

Thẩm định và lập Báo cáo thẩm định được thực hiện bởi bộ phận QLKH kết hợp với CBTD phòng KHCN. Trường hợp giá trị cho vay trên một tỷ đồng, bộ phận Định giá tài sản AMC sẽ tiến hành thẩm định độc lập.

-Thẩm định tư cách pháp lý của khách hàng: thu thập và đánh giá một

cách chính xác các đặc điểm liên quan đến KH, bao gồm:

- Độ tuổi, năng lực pháp luật, năng lực hành vi dân sự của Cá nhân;

- Năng lực trình độ, kinh nghiệm về lĩnh vực kinh doanh, tổ chức quản lý của

Cá nhân đứng tên đăng ký kinh doanh;

- Quan hệ xã hội, tư cách, nhân thân người vay vốn và những người liên quan trực tiếp đến khoản vay;

- Xác định KH có hay không thuộc các đối tượng không được cho vay, hạn chế cho vay; không được cho vay ưu đãi về lãi suất, về mức cho vay, cho vay không có bảo đảm. (được quy định tại Quy chế cho vay đối với KH số 1356/2006/QC-VIB)

-Thẩm định tình hình hoạt động của khách hàng:

- Tình hình thu nhập và tài sản;

- Tình hình sản xuất, kinh doanh; lợi thế, khả năng cạnh tranh;

- Nội dung, thời hạn, phạm vi kinh doanh ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với cho vay để đầu tư, kinh doanh buộc phải có Giấy đăng ký kinh doanh);

- Uy tín, quan hệ tín dụng, thanh toán, tiền gửi với VIB và các TCTD khác.

Ngoài ra, CBTD cần linh động thu thập thêm một số thông tin khác liên quan đến tình hình hoạt động của KH, giúp tăng độ tin cậy và chính xác trong quá trình thẩm định như: thông tin từ CIC, thông tin về các giao dịch bảo đảm từ các Cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm, Cơ quan công chứng, chứng thực, Cơ quan quản lý liên quan...; thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh; các chế độ liên quan đến KH và các thông tin khác phục vụ cho công tác cho vay và quản lý tín dụng.

-Thẩm định bảo đảm tiền vay:

- Sau quá trình thẩm định, CBTD sẽ trực tiếp Lập Báo cáo thẩm định, với các nội dung đã thẩm định như trình bày ở trên để trình lên cấp trên phê duyệt. Báo cáo thẩm định phải ghi rõ ý kiến nhận xét, kết luận của CBTD về:

+ Đánh giá nguồn và chất lượng số liệu, tài liệu của KH đã cung cấp;

+ Đề xuất cho vay hay không cho vay, lý do không cho vay;

+ Đánh giá mức độ rủi ro, hiệu quả và lợi ích từ khoản vay và từ KH vay đối

với VIB;

- Nếu không đồng ý cho vay thì nêu rõ lý do; nếu đồng ý cho vay thì ghi rõ những nội dung dưới đây:

+ Số tiền cho vay, phương thức cho vay;

+ Mục đích sử dụng tiền vay;

+ Lãi suất, phí và phương thức áp dụng lãi suất;

+ Thời hạn cho vay;

+ Phương thức, kỳ hạn nợ gốc, ân hạn gốc;

+ Phương thức, kỳ hạn trả lãi, ân hạn lãi;

+ Biện pháp bảo đảm, tài sản và giá trị của TSBĐ;

+ Biện pháp quản lý nguồn tiền trả nợ và TSBĐ;

+ Các đề xuất và kiến nghị khác.

- Báo cáo thẩm định và đề nghị phê duyệt khoản vay dùng cho Cá nhân, Hộ kinh doanh cá thể, Hộ gia đình, Tổ hợp tác: Thực hiện theo Mẫu số 05/CV- VIB/2002 (Phụ lục 3).

Bước 3: Phê duyệt và quyết định cho vay

CBTD trình Trưởng Phòng Tín dụng hoặc Trưởng Phòng Giao dịch (dưới đây gọi chung là Trưởng phòng) Báo cáo thẩm định và đề nghị phê duyệt khoản vay. Hồ sơ trình phê duyệt khoản vay gồm Hồ sơ cho vay của KH và Danh mục Hồ sơ cho vay (đã lập tại Bước 1) có chữ ký của CBTD.

Trưởng phòng xem xét khoản vay bằng cách kiểm tra lại toàn bộ Hồ sơ cho vay của KH, yêu cầu CBTD giải trình những nội dung cần làm rõ và bổ sung tài liệu hoặc tổ chức thẩm định lại nếu thấy cần thiết. Sau khi đối chiếu với các chính sách, quy định về cho vay của VIB, Trưởng phòng ghi rõ ý kiến cho vay hoặc không cho vay kèm theo lý do, đồng thời ghi rõ những nội dung đề nghị cho vay, những vấn đề khác với ý kiến đã nêu của CBTD (nếu có) và trình lên Giám đốc phê duyệt.

Giám đốc kiểm tra lại Báo cáo thẩm định, xem xét đối chiếu giữa các đề xuất của Trưởng phòng và CBTD; yêu cầu giải trình những vấn đề cần làm rõ, bổ sung hồ sơ và về nội dung Báo cáo thẩm định; xem xét khoản vay trong tổng thể hoạt

động kinh doanh, chính sách tín dụng, cân đối nguồn vốn của đơn vị cho vay và phê duyệt cho vay:

- Nếu không cho vay: Nêu rõ lý do không cho vay và những vấn đề khác với ý kiến của Trưởng phòng tín dụng và ý kiến chỉ đạo (nếu có). Phòng KHCN làm Thông báo từ chối cho vay (Mẫu số 07/ CV-VIB/2002), nêu rõ lý do và gửi cho KH; CBTD lưu lại Hồ sơ do VIB lập và trả lại Hồ sơ của KH (nếu KH có yêu cầu).

- Nếu phê duyệt cho vay: Nêu rõ lý do và những vấn đề khác với ý kiến của Trường phòng tín dụng và ý kiến chỉ đạo (nếu có); Phòng KHCN hoàn chỉnh thủ tục cho vay và giải ngân theo quy định của VIB.

Thời hạn xét duyệt cho vay: ≤ 03 ngày đối với khoản vay ngắn hạn và ≤ 15

ngày đối với khoản vay trung và dài hạn.

-Lưu ý:

- Trường hợp khoản vay vượt mức phán quyết cần phải trình lên cấp trên phê duyệt (Phụ lục 4).

- Đối với các khoản vay vượt hạn mức tín dụng của Giám đốc Chi nhánh hoặc Giám đốc Vùng miền Trung thì bắt buộc phải thông qua khoản vay tại Hội đồng Tín dụng (tại Hội sở chính Hà Nội), theo đúng quy định của VIB. Cấp trên phê duyệt khoản vay có quyền quyết định thực hiện hoặc không thực hiện việc tái thẩm định khoản vay (kể cả tái định giá TSBĐ), hoặc thẩm định một số vấn đề cần thiết theo đúng quy định của VIB.

Bước 4: Hoàn chỉnh thủ tục cho vay và giải ngân

CBTD phụ trách khoản vay có trách nhiệm hoàn thiện và bổ sung những hồ sơ còn thiếu theo quy định hoặc theo yêu cầu của cấp phê duyệt để trình phê duyệt hoặc quyết định chính thức cho vay; phối hợp với KH lập và trình Trưởng phòng hoặc Giám đốc ký HĐTD (Mẫu số 13/CV-VIB/2002); hoàn thiện thủ tục bảo đảm tiền vay theo Quy trình Thực hiện bảo đảm tiền vay của VIB.

CBTD phối hợp với bộ phận Kế toán (thuộc phòng Dịch vụ khách hàng) mở tài khoản tiền vay cho KH để theo dõi, hạch toán số tiền vay, trả nợ (nếu KH chưa có tài khoản tại VIB).

Sau khi đã hoàn tất các thủ tục ký kết, công chứng, chứng thực, đăng ký Hợp

đồng bảo đảm tiền vay và tiếp nhận, nhập tài sản theo quy định của Pháp luật và

hướng dẫn của VIB, CBTD thực hiện:

+ Hướng dẫn KH lập 03 bản Khế ước nhận nợ (Mẫu số 14/CV-VIB/2002) để

rút tiền vay.

+ Kiểm tra lại mục đích sử dụng vốn vay trên chứng từ rút tiền vay so với mục

đích vay ghi trên Giấy đề nghị vay vốn và trong HĐTD.

+ Kiểm tra, đối chiếu chữ ký và mẫu dấu.

Kế toán giải ngân trên cơ sở Khế ước nhận nợ, đồng thời theo dõi ghi nhận việc giải ngân và thu nợ ở mặt sau của Khế ước nhận nợ ngay sau khi phát sinh.

- Trường hợp TSBĐ được hình thành từ khoản vay, thì CBTD theo dõi, đôn đốc KH hoàn thiện thủ tục bảo đảm tiền vay theo Quy trình Thực hiện bảo đảm tiền vay của VIB.

- Trường hợp đối tượng giải ngân là các công trình xây dựng, VIB phối hợp với chủ đầu tư giải ngân trực tiếp cho bên nhận thầu (bên thi công) phù hợp với khối lượng và tiến độ thi công đã được các bên liên quan xác nhận.

Bước 5: Kiểm tra và đánh giá việc sử dụng tiền vay

Sau giải ngân, CBTD tiếp tục theo dõi khoản vay bằng cách tiền hành các cuộc kiểm tra đánh giá việc sử dụng tiền vay của KH:

- Kiểm tra lần đầu: Sau khi đã có đối tượng cho vay nhưng chậm nhất không quá 15 ngày sau khi giải ngân (trừ trường hợp chưa xuất hiện đối tượng cho vay hoặc đối tượng cho vay đã được kiểm tra, thẩm định ngay trước khi giải ngân).

- Kiểm tra định kỳ: Tùy thuộc vào tính chất khoản vay và từng KH, nhưng không quá 03 tháng một lần đối với khoản vay ngắn hạn và không quá 06 tháng một lần đối với khoản vay trung, dài hạn.

- Kiểm tra đột xuất: CBTD quản lý khoản vay, Trưởng Phòng, Giám đốc thực hiện kiểm tra khi nhận được bất kỳ thông tin nào có ảnh hưởng đến hoạt động và khả năng trả nợ của KH hoặc theo quyết định, yêu cầu của các Đoàn thanh tra, kiểm tra, kiểm toán.

Các nội dung cần kiểm tra bao gồm: tình hình mục đích sử dụng vốn vay; tình

hình thực hiện các cam kết; tình hình sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm; tình hình thu nhập, khả năng trả nợ; tình hình tài chính; tình hình tổ chức, bộ máy, quản lý điều hành; tình hình TSBĐ tiền vay và các nội dung khác.

Việc kiểm tra phải được lập thành Biên bản có chữ ký xác nhận của đại diện

KH và người kiểm tra; trường hợp KH không ký thì ghi rõ việc đó vào Biên bản.

Khi phát hiện khoản vay có vấn đề, CBTD phải lập Báo cáo và chủ động đề xuất biện pháp giải quyết trình Trưởng phòng xem xét xử lý. Trưởng phòng quyết định xử lý hoặc trình Giám đốc xem xét xử lý theo thẩm quyền.

Bước 6: Điều chỉnh và xử lý khoản vay

Khi KH có văn bản đề nghị hoặc thông qua việc kiểm tra, giám sát thấy cần sửa đổi, bổ sung HĐTD, thì CBTD tiến hành thẩm định, đánh giá và đề xuất biện pháp giải quyết trình Trưởng phòng, Giám đốc giải quyết.

Sau khi có ý kiến của cấp có thẩm quyền về việc sửa đổi, bổ sung HĐTD, CBTD phối hợp với KH soạn thảo và trình Trưởng phòng, Giám đốc ký Biên bản bổ sung HĐTD, Hợp đồng bảo đảm tiền vay với các nội dung sau:

- Điều chỉnh kỳ hạn trả nợ; gia hạn nợ (gốc, lãi);

- Thỏa thuận về điều kiện, phí, lãi suất khi KH trả nợ trước hạn;

- Chuyển đổi loại tiền cho vay;

- Thay đổi TSBĐ tiền vay, giải tỏa TSBĐ tương ứng với phần dư nợ giảm của KH (nếu tài sản có thể giải tỏa từng phần).

- Sửa đổi, bổ sung các nội dung khác thuộc các điều khoản trong HĐTD, Hợp đồng bảo đảm.

-Đối với việc điều chỉnh kỳ hạn nợ, gia hạn nợ:

Khi KH có văn bản đề nghị điều chỉnh kỳ hạn nợ gốc, lãi hoặc gia hạn nợ gốc, lãi, CBTD tiến hành kiểm tra, đánh giá lại các vấn đề liên quan đến khoản vay và lập Báo cáo thẩm định (Mẫu số 19/CV-VIB/2002) theo yêu cầu (Phụ lục 5).

Việc xử lý điều chỉnh kỳ hạn nợ, gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn được thực hiện theo Quy định của VIB (Quy chế cho vay KH - số 1356/2006/QC-VIB). CBTD gửi thông báo cho KH sau khi điều chỉnh.

Bước 7: Thu nợ và xử lý TSBĐ tiền vay

Việc thu nợ và đối chiếu nợ thuộc trách nhiệm của CBTD quản lý khoản vay.

CBTD cần phải thường xuyên:

- Theo dõi, đôn đốc việc trả nợ của KH và thu lãi theo từng kỳ hạn đã thỏa thuận trong HĐTD;

- Lập và trình Trưởng Phòng Tín dụng ký Thông báo nợ đến hạn trước mỗi kỳ hạn trả nợ ít nhất 05 ngày làm việc gửi cho KH và các thông báo khác theo Quy trình này;

- Theo dõi cân đối dư nợ của KH với nguồn vốn đồng tài trợ trong các trường hợp cho vay hợp vốn;

- Theo dõi dư nợ của KH tại VIB, tại các TCTD khác, số tiền bảo lãnh của

VIB đối với KH và các nghĩa vụ khác của KH với VIB;

- Đối chiếu số dư với KH tại thời điểm 31/12 hằng năm hoặc khi có yêu cầu của cấp trên.

NH thực hiện thu nợ gốc, tính và thu lãi; dự thu lãi cho vay và hạch toán kế toán theo quy định của VIB. Việc quản lý và xử lý TSBĐ tiền vay để thu hồi nợ được thực hiện theo quy định của Pháp luật và Quy trình Thực hiện bảo đảm tiền vay của VIB.

Bước 8: Tất toán và tổng kết khoản vay

-Tất toán khoản vay: Khi KH đã trả hết nợ gốc, lãi và các nghĩa vụ đã cam kết hoặc có quyết định của cấp có thẩm quyền mới được VIB tất toán khoản vay.

Trường hợp khoản vay đã được xử lý bằng Dự phòng rủi ro, thì chỉ được tất toán sau khi đã theo dõi, đôn đốc và áp dụng các biện pháp thu hồi nợ trong thời hạn 03 năm, kể từ khi đã xử lý hết TSBĐ tiền vay hoặc từ khi sử dụng Dự phòng, nếu không còn TSBĐ tiền vay.

-Tổng kết khoản vay: Khi KH đã hoàn trả hết nợ gốc, lãi và các nghĩa vụ liên quan, CBTD kiểm tra, đối chiếu với số liệu của Bộ phận kế toán để chắc chắn khoản vay đã được tất toán.

HĐTD đương nhiên hết hiệu lực khi KH trả hết nợ gốc, lãi, phí và các nghĩa

vụ liên quan. Trường hợp KH có yêu cầu thanh lý HĐTD khi đã trả xong nợ hoặc khi hết thời hạn cho vay, thì CBTD phối hợp với KH lập dự thảo Biên bản thanh lý (Mẫu số 24/CV-VIB/2002) trình Trưởng phòng, hoặc Giám đốc ký.

Cuối cùng, CBTD rà soát lại toàn bộ các giấy tờ, tài liệu thuộc hồ sơ khoản vay, đóng gói thành tập riêng và nhận xét, đánh giá tổng quát về KH và khoản vay; lưu trữ theo quy định của VIB.

2.2.2 Thực trạng công tác KSNB đối với hoạt động cho vay tại Ngân hàng Quốc tế Huế

2.2.2.1 Môi trường kiểm soát

Một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nên hệ thống KSNB chính là môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB. Các yếu tố của môi trường kiểm soát tại NH TMCP Quốc tế Việt Nam - Chi nhánh Huế bao gồm:

-Tính chính trực và giá trị đạo đức:

Cán bộ trong Ban lãnh đạo NH VIB Chi nhánh Huế được tuyển dụng, chọn lọc từ những nhân viên ưu tú nhất, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng và được huấn luyện qua các khóa đào tạo của NH TMCP Quốc tế Việt Nam cũng như của NHNN Việt Nam... nên đều có tư cách đạo đức tốt; hành vi ứng xử trong quá trình quản trị vì lợi ích chung của toàn đơn vị; tuân thủ chuẩn mực, làm gương cho các nhân viên cấp dưới và tận tụy với công việc của toàn Chi nhánh. Các thành viên trong Ban quản trị, Ban lãnh đạo thường xuyên tiếp xúc, gần gũi với các nhân viên; quan tâm, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên.

Ngoài ra, Ban lãnh đạo Chi nhánh đã xây dựng chuẩn mực chung về đạo đức trong toàn NH và phổ biến đến từng phòng ban, bao gồm cả tác phong làm việc nghiêm chỉnh, thường xuyên đôn đốc và nhắc nhở nhân viên để hoàn thành mục tiêu đơn vị đề ra. Nhìn chung, mọi người đều nắm bắt và tuân thủ nghiêm túc. Chính những điều này đã tạo văn hóa môi trường làm việc thân thiện, năng động, có nề nếp, tin cậy và tôn trọng lẫn nhau, góp phần tạo thêm động lực để các nhân viên đều phát huy khả năng làm việc hiệu quả và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

-Triết lý quản lý và phong cách điều hành của Nhà quản lý:

Ban lãnh đạo của Chi nhánh rất quan tâm đến vấn đề kiểm soát rủi ro trong hoạt động tín dụng, xem an toàn tín dụng là trên hết. Mặc dù phải đối mặt với sự cạnh tranh mạnh mẽ từ nhiều NH khác trên địa bàn, vấn đề mở rộng phạm vi, thị phần được đặt lên hàng đầu nhưng có thể khẳng định rằng hoạt động tín dụng của Chi nhánh NH luôn rất thận trọng, các quyết định cho vay đều được kiểm soát quản lý chặt chẽ thông qua các quy định cụ thể về trách nhiệm, quyền hạn trong cho vay, quy trình cho vay và thực hiện thường xuyên các hoạt động kiểm tra, giám sát. Nhận thức được điều đó, mọi nhân viên trong Chi nhánh đều coi trọng và tuân thủ đầy đủ các thủ tục kiểm soát đề ra cũng như những quy định cụ thể trong khi làm việc.

Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo Chi nhánh luôn tuân thủ, bám sát các chủ trương, quy định của NH VIB Việt Nam, cũng như các quy định của NHNN đảm bảo cho Chi nhánh luôn hoạt động trong môi trường pháp lý cao.

-Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm:

Mọi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng KHCN tại VIB Huế đều được quy định cụ thể bằng văn bản thông qua các quyết định của GĐ Chi nhánh, các văn bản điều lệ của NH nói chung và của Chi nhánh nói riêng. (Quyết định: V/v Ủy quyền tại Chi nhánh Huế - Số 046A/2009/QĐ-VIBHUE và Quyết định: V/v Ủy quyền thường xuyên tại Chi nhánh Huế - Số 051/2009/QĐ-VIBHUE). Bên cạnh đó còn căn cứ vào các quyết định thành lập, bổ nhiệm để có hướng phân định quyền hạn và trách nhiệm hợp lý trong nội bộ các nhân viên với nhau. Chi nhánh đã thiết lập được hệ thống bảng phân công công việc đến từng phòng ban, từng cán bộ và được mọi người chấp hành nghiêm chỉnh. Ngoài ra, việc ủy quyền cũng có thể được truyền đạt trực tiếp khi cần thiết.

-Cơ cấu tổ chức:

Bộ máy tổ chức của NH TMCP Quốc tế Chi nhánh Huế được thiết lập theo mô hình trực tuyến chức năng theo hướng gọn nhẹ, đơn giản nhưng không kém phần chặt chẽ, đứng đầu là Giám đốc NHBL kiêm Giám đốc Chi nhánh và chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc NHBL vùng miền Trung, giúp đảm bảo cho công việc tại Chi nhánh được tiến hành suôn sẻ và được giám sát chặt chẽ vào mọi thời điểm cần thiết.

Thực tế, căn cứ vào quy mô và sự phân chia các cấp cũng như tình hình hiện