Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ cho vay khách hàng cá nhân tại ngân hàng thương mại cổ phần quốc tế chi nhánh Huế

+ Đặc điểm giao dịch KHCN là có số lượng tài khoản và số hồ sơ giao dịch lớn

nhưng số tiền giao dịch lại thấp;

+ Số lượng KH đông nhưng lại phân tán rộng khắp khiến cho việc giao dịch không được thuận tiện. Để giải quyết trở ngại này NH phải mở nhiều Chi nhánh, phòng giao dịch hoặc đầu tư giao dịch online rất tốn kém.

Do vậy, hiện nay, một số NHTM Việt Nam chưa thật sự quan tâm lắm đến đối tượng KHCN mà chỉ chú trọng đến KH doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số NH khác lại rất quan tâm đến KHCN. Ở các NH này, KHCN luôn được dành sự quan tâm thỏa đáng, được giao dịch riêng biệt với KH doanh nghiệp và được thiết kế cũng như cung cấp những sản phẩm và dịch vụ đặc thù phù hợp với nhu cầu của KHCN.

Hiểu được những vấn đề này, các NHTM sẽ xác định được phương hướng và tiêu chí đúng đắn trong việc nâng cao hiệu quả trong nghiệp vụ cho vay đối với KHCN, góp phần tăng lợi nhuận cho đơn vị mình.

1.2.2.2 Quy trình tín dụng khách hàng cá nhân

Quy trình tín dụng là bảng tổng hợp mô tả các bước cụ thể từ khi tiếp nhận nhu cầu vay vốn của KH cho đến khi NH ra quyết định cho vay, giải ngân và thanh lý HĐTD. Một quy trình tín dụng cơ bản được tiến hành như sau:

Bảng 1.1 - BẢNG TÓM TẮT QUY TRÌNH TÍN DỤNG

Các giai đoạn của

quy trình

Nguồn và nơi cung cấp

thông tin

Nhiệm vụ của NH ở mỗi

giai đoạn

Kết quả của mỗi giai đoạn

Mức độ quan trọng của mỗi giai đoạn

Lập hồ sơ đề nghị cấp tín dụng.

KH đi vay cung cấp thông tin.

Tiếp xúc, phổ biến và hướng dẫn KH lập hồ sơ vay vốn.

Hoàn thành bộ hồ sơ để chuyển sang giai đoạn sau.

Là khâu căn bản đầu tiên và rất quan trọng trong quy trình tín dụng, là cơ sở để thực

hiện các bước sau.

Phân tích tín dụng

-Hồ sơ đề nghị vay từ giai đoạn trước

chuyển sang;

Tổ chức thẩm định về mặt tài chính và phi tài

chính do nhân

Báo cáo kết quả thẩm định để chuyển sang bộ

phận có thẩm

Là khâu quan trọng đi đến quyết định cho vay hay không, tìm

kiếm tình huống có

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 59 trang tài liệu này.

-Các thông tin	viên hoặc bộ	quyền quyết định	thể dẫn đến rủi ro,
bổ sung từ	phận thẩm định	cho vay.	tiên lượng khả năng
phỏng vấn, hồ	thực hiện.		kiểm soát rủi ro và dự
sơ lưu trữ.			kiến biện pháp hạn
			chế thiệt hại xảy ra.
Quyết định	-Tài liệu thông	Quyết định cho	-Quyết định cho	Có vai trò cực kì quan
tín dụng	tin giai đoạn	vay hoặc từ chối	vay hoặc từ chối	trọng trong quy trình
	trước và Báo	cho vay dựa vào	tùy theo kết quả	tín dụng, ảnh hưởng
	cáo kết quả	kết quả phân	thẩm định.	rất lớn đến các khâu
	thẩm định;	tích.	-Tiến hành các	sau và uy tín, hiệu
	-Các thông tin		thủ tục pháp lý	quả hoạt động tín
	bổ sung.		như ký HĐTD và	dụng của NH. Là
			các loại hợp	khâu khó xử lý và dễ
			đồng khác.	phạm sai lầm nhất.
Giải ngân	Quyết định	Thẩm định các	Chuyển tiền vào	Giải ngân cũng là
	cho vay và các	chứng từ theo	tài khoản tiền gửi	khâu quan trọng vì có
	hợp đồng liên	các điều kiện	của KH hoặc	thể giúp phát hiện và
	quan; chứng	trong HĐTD	chuyển cho nhà	chấn chỉnh kịp thời
	từ làm cơ sở	trước khi phát	cung cấp theo	nếu có xảy ra sai sót ở
	giải ngân.	tiền vay.	yêu cầu của KH.	các giai đoạn trước.
Giám sát và	- Thông tin từ	- Phân tích hoạt	- Báo cáo kết quả	Đây là bước khá quan
thanh lý tín	nội bộ NH;	động, báo cáo	giám sát và đưa	trọng giúp bảo đảm
dụng	- Các báo cáo	tài chính, kiểm	ra các giải pháp	tiền vay sử dụng đúng
	tài chính định	tra mục đích sử	xử lý.	mục đích, kiểm soát
	kì của KH;	dụng vốn vay.	- Làm thủ tục	rủi ro, phát hiện và
	- Các thông	- Tái xét và xếp	thanh lý tín dụng.	chấn chỉnh kịp thời
	tin khác.	hạng tín dụng.		sai phạm có thể ảnh
		- Thanh lý		hưởng đến khả năng
		HĐTD.		thu hồi nợ sau này.

1.2.2 Rủi ro tín dụng

1.2.2.1 Khái niệm rủi ro tín dụng ngân hàng

Rủi ro đối với một NH có nghĩa là mức độ không chắc chắn liên quan đến một vài sự kiện, có thể ước đoán được xác suất xảy ra. Theo các chuyên gia, rủi ro tín dụng là việc một số tài sản của NH (đặc biệt là các khoản cho vay) giảm giá trị hay không thể thu hồi.

Căn cứ vào Khoản 01, Điều 02 của Quy định về phân loại nợ, trích lập và sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro, theo quyết định 493/2005/QĐ-NHNN ngày 22/4/2005 của Thống đốc NHNN thì: “Rủi ro tín dụng trong hoạt động ngân hàng của TCTD là khả năng xảy ra tổn thất trong hoạt động ngân hàng của TCTD, do khách hàng không thực hiện hoặc không có khả năng thực hiện nghĩa vụ của mình theo cam kết.”

Như vậy, rủi ro tín dụng (credit risk) là loại rủi ro phát sinh trong quá trình cấp tín dụng của NH, biểu hiện trên thực tế trong trường hợp NH không thu được gốc hoặc lãi của các khoản vay, hoặc là việc thanh toán nợ gốc và lãi không đúng kì hạn, gây ra những tổn thất về tài chính và khó khăn trong hoạt động của NHTM.

1.2.2.2 Nguyên nhân phát sinh rủi ro tín dụng ngân hàng

Trong quan hệ tín dụng có hai đối tượng tham gia là NH cho vay và người đi vay. Những người đi vay sử dụng vốn vay trong một thời gian, không gian cụ thể, tuân theo sự chi phối của những điều kiện nhất định mà ta gọi là môi trường kinh doanh, đây được xem là đối tượng thứ ba có mặt trong quan hệ tín dụng. Các nguyên nhân gây ra rủi ro tín dụng bao gồm:

-Nguyên nhân khách quan từ môi trường kinh doanh:

- Sự thay đổi của môi trường tự nhiên như thiên tai, dịch bệnh, bão lụt gây tổn thất cho KH vay vốn kinh doanh;

- Sự biến động của nền kinh tế trong nước và thế giới;

- Môi trường pháp lý chưa thuận lợi, những bất cập trong cơ chế, chính sách của

nhà nước;

- Hệ thống thông tin hỗ trợ tín dụng còn bất cập, chưa hoàn thiện đầy đủ;

-Nguyên nhân chủ quan từ phía ngân hàng cho vay:

- Thiếu thông tin khi thẩm định và khi ra quyết định cho vay dẫn đến những quyết định cho vay sai lầm;

- Chất lượng CBTD thấp nên thẩm định KH để cho vay thiếu chính xác, không tuân thủ quy trình cho vay hoặc CBTD vi phạm đạo đức trong cho vay;

- Chạy theo số lượng (theo kế hoạch) mà xao lãng việc coi trọng chất lượng khoản vay, NH vi phạm các nguyên tắc trong cho vay;

- Gặp phải khó khăn trong việc xử lý TSBĐ của KH;

- Hệ thống kiểm soát khi cho vay không chặt chẽ và kém hiệu quả;

- Do ý muốn chủ quan của người xét duyệt tín dụng hoặc cấp có thẩm quyền.

-Nguyên nhân chủ quan từ phía khách hàng đi vay:

- Sử dụng vốn sai mục đích so với phương án kinh doanh khi giải ngân;

- Năng lực kinh doanh kém, đầu tư nhiều lĩnh vực vượt quá khả năng quản lý;

- Rủi ro về đạo đức của người đi vay mặc dù có khả năng nhưng cố tình không trả nợ, lừa đảo chiếm đoạt tiền vay của bên cho vay.

1.2.2.3 Những thiệt hại gây ra từ rủi ro tín dụng ngân hàng

Kinh doanh NH là kinh doanh rủi ro. Rủi ro tín dụng là một trong những nguyên nhân chủ yếu gây tổn thất và ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng kinh doanh NH, gây thiệt hại đến nhiều đối tượng liên quan, cụ thể:

- Đối với ngân hàng bị rủi ro: Khi gặp rủi ro tín dụng, NH không thu được phần vốn gốc tín dụng đã cấp và lãi cho vay, nhưng phải trả vốn và lãi cho khoản tiền huy động khi đến hạn, điều này làm cho NH mất cân đối trong việc thu chi; rơi vào tình trạng mất khả năng thanh khoản, làm mất lòng tin người gửi tiền. Đối với cấp dưới, do NH có khả năng không có tiền trả lương cho nhân viên vì thế những người có năng lực sẽ thuyên chuyển công tác, gây khó khăn cho NH.

- Đối với hệ thống ngân hàng: Hoạt động của NH trong một quốc gia có liên quan đến hệ thống NH và các nhân tố khác trong nền kinh tế. Do vậy nếu một NH có kết quả hoạt động xấu, thậm chí mất khả năng thanh toán và phá sản thì sẽ có tác động dây chuyền làm ảnh hưởng xấu đến các NH và nhiều bộ phận kinh tế khác.

- Đối với nền kinh tế: NH có mối quan hệ chặt chẽ với nền kinh tế, vì vậy rủi ro tín dụng gây nên sự phá sản một NH sẽ làm cho hoạt động kinh tế bị mất ổn định và ngưng trệ, lạm phát, thất nghiệp, tệ nạn xã hội gia tăng, tình hình an ninh chính trị bất ổn… Mối liên hệ về tiền tệ, đầu tư giữa các nước phát triển rất nhanh nên rủi ro tín dụng tại một nước sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nền kinh tế các nước có liên quan.

1.3 Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB trong NHTM

1.3.1 Các khái niệm về hệ thống KSNB trong NHTM

Chức năng kiểm soát luôn chiếm một vị trí quan trọng trong mọi quy trình quản lý và được thực hiện bởi công cụ chính yếu là hệ thống KSNB của đơn vị. Có nhiều quan điểm và định nghĩa về hệ thống KSNB, có thể kể đến một vài định nghĩa như sau:

KSNB theo quan điểm của COSO (Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission, tạm dịch là Ủy ban các tổ chức tài trợ) thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận Báo cáo tài chính đưa ra vào năm 1992, đó là: “Kiểm soát nội bộ là quá trình do người quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: báo cáo tài chính đáng tin cậy; luật lệ và quy định được tuân thủ; hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”

Theo quyết định số 36/2006/QĐ-NHNN về Quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ của TCTD: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ và cơ cấu tổ chức của TCTD được thiết lập trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và được tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro và đạt được các mục tiêu mà TCTD đặt ra.”

Như vậy, hệ thống KSNB trong NHTM thực chất là sự tích hợp của một loạt chính sách, quy trình, hoạt động, biện pháp, nội quy, quan điểm được thiết lập một cách khả thi và mọi sự nỗ lực của các thành viên trong tổ chức nhằm có được sự đảm bảo ở mức độ hợp lý rằng NH sẽ đạt được mục tiêu kinh doanh, phòng ngừa, phát hiện và khắc phục các sự việc xảy ra ngoài mong muốn.

1.3.2 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong NHTM

Nhu cầu phải xây dựng hệ thống KSNB cho NH căn bản xuất phát từ đặc thù kinh doanh khá phức tạp của nó. NHTM là tổ chức có vai trò hết sức quan trọng trong nền kinh tế đầy biến động và có một số đặc điểm sau:

Thứ nhất, điểm đặc biệt của NH là có quyền giữ lượng tiền rất lớn, bao gồm tiền mặt và giấy tờ có giá khác. Do đó vấn đề an toàn trong việc lưu trữ cũng như vận chuyển phải được ưu tiên đảm bảo.

Thứ hai, NH thường là những đơn vị có quy mô lớn, hoạt động với một mạng lưới Chi nhánh và các phòng giao dịch rải rác khắp nước, điều này dẫn đến quyền hạn và trách nhiệm càng phải phân chia cho nhiều cấp và nhiều bộ phận, tài sản sẽ càng bị phân tán ở nhiều địa điểm, gây khó khăn trong việc thống nhất lề lối hoạt động cũng như quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi.

Thứ ba, các NH từ Hội sở đến Chi nhánh đều chịu sự quản lý thường xuyên của chính quyền, các cơ quan giám sát NH thuộc Bộ Tài Chính; bên cạnh đó các điều luật, quy định liên quan đến nghiệp vụ hằng ngày thường xuyên được sửa đổi cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến nguyên tắc kế toán và thông lệ hoạt động của NH.

Ngoài ra, việc cung cấp một báo cáo tài chính có chất lượng tốt với những thông tin cần thiết, đáng tin cậy xuyên suốt từ Chi nhánh đến Hội sở sẽ là căn cứ quan trọng cho HĐQT, Ban giám đốc, các cổ đông, cơ quan giám sát NH cũng như các KH... có thể ra những quyết định đúng đắn.

Xuất phát từ những lý do đó, việc thiết lập một hệ thống KSNB hiệu quả có đóng góp rất quan trọng nhằm giảm thiểu tối đa những rủi ro tiềm ẩn trong các nghiệp vụ của NH, đảm bảo NH kinh doanh an toàn và lành mạnh. Tuy nhiên, việc xây dựng hệ thống KSNB của mỗi NH sẽ được cân nhắc hợp lý giữa chi phí và lợi ích mang lại cho đơn vị, vì nhà quản lý sẽ không thể chấp nhận bất cứ phương án kiểm soát nào nếu chi phí của nó quá cao so với lợi ích mang lại.

1.3.3 Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống KSNB trong NHTM

Để xác định mục tiêu cần hướng đến của hệ thống KSNB trong một NH, chúng ta cần bắt đầu từ việc tìm hiểu mục tiêu mà các Nhà quản lý NH theo đuổi, đó là:

- Các chính sách mà họ đưa ra phải được đảm bảo về tính hiệu lực và hiệu quả;

- Báo cáo tài chính phải được lập và trình bày theo đúng quy định của pháp luật;

- Mọi hoạt động của NH phải được đảm bảo tuân thủ luật pháp và các quy định

hiện hành.

Để thực hiện được những mục tiêu quản trị trên, về cơ bản, nhà quản lý cần phải

thiết lập cho đơn vị một hệ thống KSNB hợp lý với những mục tiêu sau:

- Mục tiêu hoạt động: NH phải có hiệu quả trong hoạt động, đặc biệt là trong sử dụng tài sản và các nguồn lực khác để kinh doanh sinh lời, đồng thời có thể kiểm soát

và phòng chống các rủi ro mà NH có thể gặp phải. Hoạt động KSNB còn phải tìm kiếm một sự bảo đảm rằng toàn bộ nhân viên trong NH đều làm việc để thực hiện mục tiêu của NH một cách hiệu quả và trung thực, với những chi phí hợp lý.

- Mục tiêu thông tin: NH phải có hệ thống sổ sách, hồ sơ, báo cáo tài chính và báo cáo hoạt động đầy đủ, chính xác và kịp thời để cung cấp cho các cấp điều hành, các cơ quan chức năng giám sát và đối tác bên ngoài. Thông tin phải đáng tin cậy, đầy đủ và trung thực để phục vụ mục đích ra quyết định cho các đối tượng sử dụng.

- Mục tiêu tuân thủ: Mọi hoạt động nghiệp vụ đều phải tuân thủ theo cơ chế

chính sách pháp luật hiện hành, chính sách kinh doanh và quy trình đã được ban hành.

Với mục tiêu được thiết kế như trên, hệ thống KSNB hoạt động gắn liền với những nhiệm vụ sau:

- Bảo vệ NH trước những rủi ro, thất thoát có thể tránh;

- Giám sát và đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh;

- Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ;

- Đảm bảo việc cung cấp số liệu một cách chính xác, đầy đủ;

- Phát hiện kịp thời các sai sót và gian lận nhằm giảm thiểu rủi ro và đề xuất giải pháp xử lý thích hợp.

Có thể nhận thấy rằng KSNB đã vượt ra khỏi chức năng tài chính và kế toán của đơn vị mà còn liên quan đến nhiều chức năng quản lý khác như: tổ chức nhân sự, giám sát các nghiệp vụ cụ thể trong NH... KSNB phải là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động, vì chính họ là nhân tố quyết định thành quả chung của toàn đơn vị.

1.4 Những vấn đề cơ bản về hoạt động kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ cho vay đối với khách hàng cá nhân

1.4.1 Khái niệm về kiểm soát hoạt động cho vay

Kiểm soát là chức năng cuối cùng trong bốn chức năng của quy trình quản lý (lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, lãnh đạo, kiểm soát). Hoạt động của NH luôn diễn ra trong môi trường biến động, đặc biệt là hoạt động cho vay, ngoài ra còn phụ thuộc nhiều vào nhân tố con người (cả CBTD và KH vay vốn), do đó việc kiểm soát là rất cần thiết.

Ở Việt Nam hiện nay chưa có một định nghĩa chính thức nào về kiểm soát cho vay tại các NHTM, tuy nhiên kiểm soát hoạt động cho vay có thể được quan niệm như sau: Kiểm soát hoạt động cho vay là quá trình phân tích, giám sát, kiểm tra từng khoản vay để xác định những rủi ro mà NH có thể gặp phải. Từ đó có các biện pháp điều chỉnh, ngăn chặn thích hợp đối với hoạt động cho vay cũng như KH vay vốn nhằm giảm thiểu rủi ro, tối đa hóa lợi nhuận dự kiến của nghiệp vụ cho vay và không để ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của NH.

Kiểm soát được tiến hành trong suốt quá trình cấp tín dụng của NH, bắt đầu từ khi NH nhận được hồ sơ vay vốn của KH cho đến khi kết thúc hợp đồng cho vay.

1.4.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB hoạt động cho vay đối với KHCN

Theo COSO, hệ thống KSNB bao gồm năm thành phần chính, đó là: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát.

1.4.2.1 Môi trường kiểm soát (Control Environment)

Môi trường kiểm soát là tập hợp các yếu tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục của đơn vị. Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý; phản ánh sắc thái chúng của toàn đơn vị. Đây là thành phần quan trọng nhất của hệ thống KSNB, là tiền đề cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB, với bảy nhân tố chính sau đây:

(1) Tính chính trực và giá trị đạo đức: Là kết quả của chuẩn mực về đạo đức, cách cư xử trong một đơn vị do Nhà quản lý ban hành và việc cấp dưới được truyền đạt thông tin, tăng cường việc thực hiện như thế nào. Đây là yếu tố rất quan trọng làm căn cứ thiết lập nề nếp văn hóa của doanh nghiệp và tạo nên độ tin cậy đối với các thông tin thu thập được cũng như độ tin cậy của hệ thống KSNB và báo cáo tài chính.

(2) Đảm bảo về năng lực: Là đảm bảo nhân viên có được kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Vì thế, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ kiến thức cũng như kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao; đồng thời phải giám sát, huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.

(3) HĐQT và Ủy ban kiểm soát:

HĐQT là một bộ phận quan trọng và ảnh hưởng đến những yếu tố khác. Vai trò của HĐQT được thể hiện ở việc giám sát Ban quản lý trong việc lựa chọn chiến lược, lên kế hoạch và thực hiện nó. Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của HĐQT gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên, mối quan hệ giữa họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.

Ủy ban kiểm soát thường được thiết lập tại các công ty lớn, gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất, có nhiệm vụ và quyền hạn: Giám sát chấp hành pháp luật của công ty; giám sát kiểm tra công việc của kiểm toán viên nội bộ; giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính và dung hòa bất đồng giữa Ban Giám đốc và các kiểm toán viên bên ngoài.

(4) Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Phản ánh những quan điểm và đặc thù quản lý khác nhau của người quản lý đơn vị trong điều hành hoạt động doanh nghiệp. Các quan điểm đó ảnh hưởng trực tiếp đến chế độ, chính sách, cách tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp và có ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.

(5) Cơ cấu tổ chức: Là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các thành viên, bộ phận trong doanh nghiệp. Việc xây dựng cơ cấu tổ chức một cách hợp lý sẽ giúp tạo ra môi trường kiểm soát tốt, ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của đơn vị, góp phần quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.

(6) Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Đây được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên, giúp họ hiểu rằng họ có những nhiệm vụ cụ thể gì và hành vi của họ sẽ ảnh hưởng đến tổ chức như thế nào. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần thể chế hóa bằng văn bản về những quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên trong đơn vị và quan hệ giữa họ với nhau.

(7) Chính sách về nhân sự: Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Chính sách nhân sự tốt sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động kiểm soát được thực hiện nghiêm túc và có hiệu lực.

1.4.2.2 Đánh giá rủi ro (Risk Assessment)

Đánh giá rủi ro là một trong những nội dung quan trọng của hệ thống KSNB. Mọi hoạt động của đơn vị đều có khả năng phát sinh rủi ro và khó có thể kiểm soát được tất cả. Vì vậy, nhà quản lý phải hết sức thận trọng đánh giá, phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra.

Để đánh giá rủi ro có hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định rõ mục tiêu của đơn vị, nhận dạng rủi ro (rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát) và phân tích đánh giá các rủi ro đó. Việc thường xuyên đánh giá rủi ro kiểm soát sẽ giúp người quản lý đưa ra được các giải pháp kịp thời, hiệu quả điều chỉnh, củng cố hệ thống KSNB của đơn vị một cách thích hợp.

1.4.2.3 Hoạt động kiểm soát (Control Activities)

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục được thiết kế phù hợp với

từng loại nghiệp vụ cụ thể. Những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị gồm:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Mục đích nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu đi sai phạm của mình.

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ: Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn đầy đủ các nghiệp vụ. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin cần đảm bảo rằng:

+ Phải có một hệ thống chứng từ, sổ sách tốt;

+ Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động.

- Kiểm soát hiện vật: Là việc so sánh, đối chiếu giữa số sách kế toán với tài sản hiện có trên thực tế và bắt buộc phải được thực hiện định kỳ bởi những cá nhân có quyền hạn và phận sự. Nếu không thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp. Qua điều tra nguyên nhân, từ đó phát hiện những yếu kém tồn tại trong đơn vị và có biện pháp khắc phục.

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là xem xét lại một cách cẩn thận và liên tục các thủ tục kiểm soát nêu trên có được thực hiện đầy đủ hay không. Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra không độc lập vì bất kỳ lý do nào.

- Phân tích soát xét lại việc thực hiện: Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin có tính chất phi tài chính, đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Việc này giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không, phát hiện những vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch hay những điều chỉnh thích hợp.

Tất cả những hoạt động kiểm soát được thiết lập có mục đích chính là giúp kiểm soát rủi ro đơn vị đang hoặc có thể gặp phải và có các hành động cần thiết đối với rủi ro nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị.

1.4.2.4 Hệ thống thông tin và truyền thông (Information and Communication)

Hệ thống này được thiết lập để mọi thành viên trong đơn vị có khả năng nắm bắt và trao đổi thông tin cần thiết cho việc điều hành, quản trị và kiểm soát các hoạt động. Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau, đó là: Hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và Hệ thống báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài.

- Thông tin: Thông tin được sử dụng trong DN có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và cần cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Chất lượng thông tin có ảnh hưởng quan trọng đến khả năng nhà quản lý ra quyết định và kiểm soát hoạt động của DN, bao gồm: tính thích hợp; được cung cấp ngay khi cần; được cập nhật kịp thời; chính xác và có thể tiếp cận dễ dàng bởi người có thẩm quyền.

- Truyền thông: Là việc cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, hoặc giữa các bộ phận có quan hệ ngang hàng) và với bên ngoài. Các phương tiện dùng trong truyền thông rất đa dạng như: bản chỉ dẫn thực

hiện, thư báo, thông báo, băng hình, truyền miệng qua các kỳ họp, các buổi hội thảo... Ngoài ra, mỗi hành động của nhà quản lý đều được xem là một phương tiện truyền thông có tác động mạnh đến toàn bộ nhân viên trong đơn vị. Truyền thông bao gồm truyền thông bên trong DN và truyền thông bên ngoài DN.

KSNB được đánh giá là hữu hiệu khi các thông tin trung thực, đáng tin cậy và quá trình truyền thông được thực hiện chính xác, kịp thời; tức là phải thiết lập và duy trì một hệ thống thông tin và truyền thông hiệu quả.

1.4.2.5 Hoat động giám sát (Monitoring)

Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát, xác định xem các thủ tục kiểm soát, chất lượng kiểm soát có đạt được kết quả theo đúng thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không? Giám sát được thực hiện ở mọi hoạt động trong DN và theo hai cách:

- Giám sát thường xuyên: Diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của DN, do các nhà quản lý và nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình. Giám sát thường xuyên thường được áp dụng cho những yếu tố quan trọng trong KSNB.

- Giám sát định kì/đánh giá độc lập: Được thực hiện thông qua chức năng KSNB và kiểm toán độc lập. Qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống và đưa ra biện pháp hoàn thiện. Phạm vi và tần suất giám sát phụ thuộc vào năng lực, trách nhiệm của nhà quản lý và việc đánh giá rủi ro như thế nào.

Việc đánh giá hệ thống KSNB tự bản thân nó cũng là một quy trình. Do đó, người đánh giá phải am hiểu mọi hoạt động của hệ thống KSNB, thông thường do bộ phận kiểm toán nội bộ đảm trách. Với bộ phận kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống KSNB của công ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.

1.4.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB hoạt động cho vay

KSNB được thiết lập, thực hiện và giám sát bởi chính con người, do đó không phải lúc nào cũng hoàn hảo tuyệt đối, mà nó vẫn tồn tại một số hạn chế cố hữu của mọi hệ thống, đó là:

- Ban giám đốc thường xuyên yêu cầu chi phí của một thủ tục kiểm tra không

vượt quá những lợi ích mà kiểm tra đó mang lại.