Thủ Tục Kiểm Soát Áp Dụng Trong Quy Trình Cho Vay Khách Hàng Cá Nhân

dụng, kinh doanh của ngân hàng.

Kiểm tra sử dụng vốn vay còn mang tính hình thức, chiếu lệ, thiếu cơ sở, chứng từ chứng minh mục đích sử

dụng vốn vay.

Vốn bị sử dụng sai mục đích, ảnh hưởng đến việc cho vay của ngân hàng, sử dụng nguồn vốn cho mục đích tốt hơn.

Xảy ra trường hợp khách hàng có thể sử dụng vốn vay vào những mục đích khác như mua sắm hàng hóa hoặc thanh toán các khoản chi phí mà pháp luật cấm mua bán hoặc giao dịch. Nếu khách hàng vi phạm pháp luật thì Ngân hàng không tránh khỏi trách nhiệm, rủi ro tổn thất vốn vay sẽ

xảy ra.

R24

Chưa có biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay. Biên bản kiểm tra sơ sài, không có căn cứ chứng minh việc khách hàng sử dụng vốn vay đúng mục đích hay không, không xác định được hiện trạng của đối tượng vay vốn.

R25

7. Giai đoạn thu hồi gốc, lãi và xử lý phát sinh

CBTD không thu nợ đúng hạn, thu

không đủ.

Ảnh hưởng đến kết quả kinh

doanh của Ngân hàng.

R26

Thu nợ khách hàng nhưng không ghi

vào giấy tờ liên quan cũng như nhập liệu vào hệ thống kịp thời.

Không có căn cứ đối chiếu về nợ

đã thu, thu nhiều lần, ảnh hưởng đến uy tín ngân hàng.

R27

Nợ quá hạn, nợ xấu nhiều, không có

chi phí bù đắp thiệt hại.

Tình hình kinh doanh của ngân

hàng không tốt.

R28

CBTD tự ý thực hiện cơ cấu lại nợ khi khách hàng không có hồ sơ đề nghị vay vốn, không tương ứng với quyền hạn của mình, khi chưa được lãnh đạo phê duyệt.

Cơ cấu lại nợ không đúng quy định,

thực hiện cơ cấu không kịp thời hoặc

Ảnh hưởng đến lợi ích kinh tế của ngân hàng, việc thu hồi vốn diễn ra lâu hơn.

R29

8. Thanh lý hợp đồng, giải chấp TSBĐ

Tất toán khoản vay không đúng đối tượng, khi chưa trả hết nợ.

- Ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.

- Thiệt hại tài sản Ngân hàng.

R30

Giải chấp TSBĐ khi chưa kết thúc khoản vay.

Ảnh hưởng đến quyền lợi của

Ngân hàng một khi khách hàng không trả được hết nợ.

R31

Công đoạn nhập liệu vào hệ thống INCAS

Khai báo trên hệ thống INCAS không khớp giữa hồ sơ giấy và hồ sơ máy về:

- Dữ liệu TSBĐ

- Dữ liệu về lãi suất

- Hạn trả nợ

- Mã lãi phạt

- Giá trị TSBĐ

- Số tiền vay

Các trường, các tham số trên hệ thống INCAS theo quy trình bắt buộc phải khai báo nhưng hầu hết bị bỏ qua

hoặc khai báo chưa đúng.

- Thông tin không đúng ảnh hưởng đến lợi ích kinh tế của chi nhánh, không thu được đầy đủ nợ, đúng hạn...

- Một số thông tin cần thiết cho việc kiểm tra, kiểm soát bị bỏ qua.

R32

Thủ tục kiểm soát

Rủi ro có thể kiểm soát được

NHCT quy định cụ thể bằng văn bản về:

- Những trường hợp không được cho vay (Điều 8, 9, 10, 11, 12)

- Điều kiện cho vay có bảo đảm/không bảo đảm

(Điều 11, 12 Quyết định số 221/QĐ-HĐQT-NHCT35).

R1

Bộ hồ sơ vay vốn và các giấy tờ cần thiết trong hồ sơ đối với khách hàng cá nhân (điều 18, điều 30, Quyết định số 221/QĐ-HĐQT-NHCT35).

NHCT ban hành danh mục hồ sơ cho vay khách hàng

cá nhân. (Phụ lục 16)

R2

Quy trình yêu cầu CBTD phải trình bộ hồ sơ vay vốn, báo cáo lãnh đạo phòng KHCN về khoản vay để cân đối nguồn vốn, kiểm tra HMTD của khách hàng, được lãnh đạo phòng chấp nhận mới nhận hồ sơ để thẩm định.

Phiếu luân chuyển, kiểm soát hồ sơ cho vay được sử dụng để xác nhận rằng Lãnh đạo phòng KHCN đã xem xét, rà soát bộ hồ sơ vay vốn của khách hàng do CBTD trình lên. (Phụ lục 17)

(Phân tích rà soát)

R3

R4, R11

NHCT ban hành Quy trình chấm điểm tín dụng khách hàng – số 1880/QĐ - NHCT35 để CBTD căn cứ vào đó

để thực hiện.

R5

2. Giai đoạn thẩm định khách hàng, phương án SXKD

Bên cạnh việc CBTD tiến hành thẩm định cho vay thì chi nhánh luôn tiến hành thẩm định rủi ro tín dụng độc lập do Tổ quản lý rủi ro thực hiện đối với các trường hợp theo quy định (điều 19 – quyết định số 221/QĐ- NHCT35. (Kiểm tra độc lập)

Ngân hàng quy định một hợp đồng cho vay phải có ít nhất 2 CBTD tham gia, không có cá nhân nào có thể tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể.

(Phân chia trách nhiệm đầy đủ)

R6

NHCT quy định và niêm yết công khai thời hạn tối đa phải thông báo quyết định cho vay hoặc không cho vay đối với khách hàng (kể từ khi cán bộ nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ và thông tin cần thiết của khách hàng) theo các sản phẩm cho vay cụ thể, nhưng không quá số ngày làm

việc theo quy định sau đây:

R7

Đối với khoản vay thông thường:

Bảng 10: Thời gian thẩm định, xét duyệt cho vay

Đơn vị: ngày làm việc

Chỉ tiêu

Cấp GHCV đồng thời

với xem xét cho vay

Cấp GHCV trước khi

xem xét cho vay

Cho vay ngắn hạn

Cho vay trung, dài hạn

Cho vay ngắn hạn

Cho vay trung, dài hạn

Không thẩm định rủi ro

3

5

2

4

Phải thẩm định rủi ro

4

6

3

5

Hội đồng tín dụng cơ sở

quyết định

6

8

5

7

Đối với khoản vay có bảo đảm đầy đủ bằng tài sản có tính thanh khoản cao:

1 ngày làm việc

Lưu ý: Trường hợp phức tạp, ngân hàng có thể thỏa thuận với khách hàng thời gian thẩm định dài hơn thời gian niêm yết.

Chi nhánh yêu cầu phải có Báo cáo thẩm định rủi ro

độc lập trong những trường hợp phải qua thẩm định rủi ro trước khi xét duyệt cho vay.

R8

- Chi nhánh quy định việc thẩm định cho vay phải do 2 CBTD cùng thực hiện, không được thực hiện thẩm định một mình (trường hợp không phải thẩm định rủi ro độc lập, TSBĐ có tính thanh khoản cao).

Trên Báo cáo thẩm định TSBĐ phải có chữ ký của 2 CBTD chịu trách nhiệm về tính trung thực của thông tin.

- Trường hợp phải qua thẩm định rủi ro độc lập thì thành phần tổ định giá phải có ít nhất là 2 người trong đó có 1 thành viên của Tổ quản lý rủi ro.

- Trường hợp TSBĐ được xác định để bảo đảm cho mức cho vay từ 500 triệu đồng trở lên, thành phần tổ định giá phải có 01 lãnh đạo phòng KHCN, nếu khoản vay từ 3 tỷ đồng trở lên hoặc đối với TSBĐ có tình phức tạp thì thành phần tổ định giá phải có thêm Phó giám đốc tín dụng. (Điều 11, quyết định 1168/QĐ- NHCT35, Quy định thực hiện bảo đảm cấp tín dụng)

(Phân chia trách nhiệm đầy đủ)

R9

R10

Ngân hàng quy định mức cho vay được đảm bảo bằng tài sản tối đa 70% mức giá thị trường đối với TSBĐ là quyền sử dụng đất ở, nhà ở.

(Điều 14, Quy định thực hiện bảo đảm cấp tín dụng số 1168/QĐ-HĐQT-NHCT35)

Lãnh đạo phòng KHCN xem lại Quyết định mới nhất của UBND tỉnh Quảng Trị quy định về đơn giá đất trước khi ký vào Tờ trình về việc định giá theo giá thị trường. (Phụ lục 08)

(Phân tích rà soát)

R12

- Ngân hàng quy định bằng văn bản về mức cho vay và thời hạn cho vay đối với TSBĐ theo điều 13, 14 - Quyết định số 221/QĐ-NHCT3, Quy định cho vay cá nhân, hộ gia đình.

- Ngân hàng quy định Phương pháp xác định giá trị

TSBĐ tại mục 11.1.2, điều 11, quyết định số 1168/QĐ- NHCT35, Quy định thực hiện bảo đảm cấp tín dụng.

R13

NHCT quy định thời gian sử dụng còn lại của TSBĐ (trường hợp TSBĐ là kim khí quý, đá quý, quyền sử dụng đất được giao không xác định thời hạn) phải bằng hoặc lớn hơn thời hạn cho vay (bao gồm cả thời gian gia hạn nợ (nếu có).

(Điều 19, quyết định số 1168/QĐ-NHCT35, Quy định

thực hiện bảo đảm cấp tín dụng).

R14

3. Giai đoạn xét duyệt cho vay

NHCT ban hành:

+ Quy định về Quy chế hội đồng tín dụng, hội đồng đầu

R15

Theo quy định của NHCT Người quyết định cho vay không đồng thời là người tham gia thẩm định cho vay và thẩm định rủi ro đối với khoản vay đó.

Hệ thống INCAS chỉ cho phép CBTD tiến hành cho vay/ “quyền thực hiện, quyền phê duyệt” tương ứng với quyền hạn của mình theo quy định hạn mức giao dịch và phê duyệt của người sử dụng trên BDS – INCAS. (Phụ lục 18)

(Phân chia trách nhiệm đầy đủ, kiểm soát vật chất)

R16

4. Giai đoạn ký kết hợp đồng tín dụng, giao nhận TSBĐ và giấy tờ TSBĐ

Ngân hàng quy định về trách nhiệm của lãnh đạo phòng KHCN theo khoản b, mục 19.2 điều 19, quyết định số 221/QĐ-HĐQT-NHCT35. Cụ thể:

Lãnh đạo phòng KHCN tiến hành rà soát lại các giấy tờ liên quan đến HĐTD, HĐBĐ trước khi ký nháy vào các hợp đồng.

Việc lập HĐTD được quy định tại điều 22, quyết định số 221/QĐ-HĐQT-NHCT35.

(Phân chia trách nhiệm đầy đủ, phân tích rà soát)

R17

- Lãnh đạo phòng KHCN ký nháy trên từng trang của

HĐTD trước khi trình Phó giám đốc tín dụng phê duyệt.

- Đóng dấu giáp lai HĐTD.

R18

5. Giai đoạn giải ngân

Hệ thống INCAS chỉ cho phép CBTD thực hiện cho vay, còn việc phê duyệt khoản vay được thực hiện bởi lãnh đạo phòng KHCN (trường hợp khoản vay có tính

thanh khoản cao), trường hợp khác phải trình lên Phó

R19

- Việc giải ngân được quy định tại mục 23.2.3, điều 23, Quyết định số 221/QĐ-HĐQT-NHCT35.

- Chi nhánh quy định CBTD phải tiến hành kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện giải ngân, kiểm tra nội dung giải ngân, kiểm tra thực tế đối tượng giải ngân (nếu xét thấy cần thiết) trong khi cấp khoản tín dụng.

(Mục 9.11, Quy trình kiểm tra, giám sát tín dụng đối với khách hàng, quyết định số 2580/QĐ-NHCT35)

- Trước khi tiến hành giải ngân, lãnh đạo phòng KHCN kiểm tra, rà soát lại một lần nữa các thông tin trên HĐTD, Giấy nhận nợ. (Phân tích rà soát)

- CBTD nhập dữ liệu giải ngân vào hệ thống INCAS, lãnh đạo phòng KHCN kiểm tra, rà soát lại một lần nữa trước khi giải ngân.

(Kiểm soát quá trình xử lý thông tin).

R20

Chi nhánh quy định rõ nguyên tắc giải ngân phải có chữ ký của khách hàng thì khi đó bộ phận kế toán giao dịch mới tiến hành giải ngân như phê duyệt.

(Kiểm soát vật chất)

R21

Ngân hàng quy định về căn cứ giải ngân tại mục 23.2,

điều 22, Quyết định số 221/QĐ-NHCT35.

Các chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay khi giải ngân được quy định tại mục 2, Phụ lục 01 – Hóa đơn chứng từ giải ngân, Quy trình kiểm tra, giám

sát tín dụng đối với khách hàng.

R22

6. Giai đoạn kiểm tra, giám sát khoản vay

- Nhiệm vụ của CBTD được quy định tại mục 19.2,

điều 19, quyết định số 221/QĐ-NHCT35

- Ngân hàng quy định việc thực hiện kiểm tra sử dụng

R23

Việc kiểm tra phải có Biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay (đối với khách hàng cá nhân) trong hồ sơ vay vốn của khách hàng, định kỳ đoàn kiểm tra ISO sẽ kiểm tra

sự đầy đủ của hồ sơ. (Kiểm tra độc lập)

R24

- Ngân hàng quy định nhiệm vụ, trách nhiệm của lãnh

đạo phòng KHCN trong việc quản lý khoản vay

(Khoản b, mục 19.2.1.1, điều 19, quyết định số 221/QĐ-NHCT35). (Phân chia trách nhiệm đầy đủ)

- Thực hiện kiểm tra việc sử dụng vốn vay theo Biểu mẫu 04, biển bản kiểm tra sử dụng vốn vay.

(Phụ lục 14)

R25

7. Giai đoạn thu hồi nợ gốc, lãi và xử lý phát sinh

Hằng ngày CBTD trước khi bắt đầu công việc phải tiến hành kết xuất Báo cáo nợ đến hạn/nợ quá hạn từ hệ

thống INCAS trong đó ghi rõ số tiền là bao nhiêu, ngày

R26

R27

- Lãnh đạo phòng đôn đốc, nhắc nhở CBTD tiến hành thu nợ, tìm hiểu nguyên nhân khách hàng không trả được nợ để từ đó có biện pháp xử lý.

- Ngân hàng quy định việc khách hàng không trả được nợ tại mục 24.5, điều 24, quyết định số 221/QĐ-HĐQT-NHCT35

- Ban hành Quy trình quản lý và xử lý nợ có vấn đề

số 2670/QĐ-NHC37.

- CBQLRR kiểm tra, giám sát thường xuyên đối với những khoản nợ cơ cấu lại thời hạn trả nợ, nợ quá hạn, nợ có khả năng không bảo đảm…kết quả kiểm tra là căn cứ để phân loại nợ và trích lập dự phòng. (Kiểm tra độc lập)

- Việc thực hiện phân loại nợ được thực hiện theo Quy trình phân loại nợ, trích lập và sử dụng dự phòng trong hệ thống Ngân hàng TMCP Công

thương Việt Nam, quyết định số 3176/QĐ-NHCT37.

R28

- Thẩm quyền quyết định cơ cấu lại thời hạn trả nợ được quy định tại mục 26.2, điều 26, quyết định số 2680/QĐ-HĐQT-NHCT35.

- Trên hệ thống INCAS việc phê duyệt lại thời hạn trả nợ chỉ cho phép lãnh đạo phòng, phó giám đốc tín dụng, giám đốc thực hiện (trường hợp thuộc quyền phán quyết của chi nhánh).

(Phân chia trách nhiệm đầy đủ, kiểm soát vật

R29

7. Giai đoạn thanh lý hợp đồng/ tất toán khoản vay, giải chấp TSBĐ

CBTD đối chiếu, kiểm tra giữa chứng từ giấy và hệ

thống INCAS để tất toán khoản vay.

R30

Hệ thống INCAS bảo đảm chỉ ngắt TSBĐ/tất toán khoản vay khi nợ vay đã được trả hết.

(Kiểm soát vật chất)

R31

Công đoạn nhập liệu vào hệ thống INCAS

- Lãnh đạo phòng tiến hành rà soát lại các thông tin do CBTD nhập vào xem có khớp không, vì ở chi nhánh 2 CBTD được phụ trách bởi 1 lãnh đạo phòng do đó việc kiểm tra, rà soát được thực hiện kỹ lưỡng. (Phân tích rà soát)

- Việc kiểm tra, nhập dữ liệu vào hệ thống INCAS còn được Bộ phận hậu kiểm thực hiện sau khi cho vay (sau khi giải ngân, chậm nhất là 3 ngày làm việc), CBTD chuyển toàn bộ hồ sơ vay vốn cho bộ phận hậu kiểm của phòng KTKSNB để kiểm tra toàn diện hồ sơ giấy kết hợp với đối chiếu với dữ liệu nhập vào hệ thống INCAS (hồ sơ máy) nhằm mục đích phát hiện các sai sót, các lỗi phát sinh trong quá trình cho vay để kịp thời sữa chữa.

- Cho đối chiếu giữa hồ sơ giấy và hồ sơ máy để phát hiện ra những sai sót, sai phạm.

(Kiểm tra độc lập)

R32