Khái Quát Về Tổ Chức Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Quản Trị Chi Phí Trong Doanh

nhà quản lý về nhu cầu thông tin kế toán quản trị chi phí và lấy ý kiến đánh giá của các nhà quản lý về việc tổ chức thực hiện cũng như hiệu quả công tác kế toán quản trị chi phí(Phụ lục 01A)

Đồng thời tác giả cũng tiến hành thu thập dữ liệu về quan điểm, ý kiến của những người sử dụng thông tin KTQT chi phí và những người thiết lập thông tin KTQT chi phí của một nhóm các doanh nghiệp liên quan đến vấn đề nghiên cứu thông qua việc gửi phiếu câu hỏi qua email cho hai đối tượng là các nhà quản trị doanh nghiệp (thành viên Ban GĐ, HĐQT) và kế toán trưởng, kế toán chi phí tới 50 doanh nghiệp may với nội dung chính như sau:

- Đối với các nhà quản trị doanh nghiệp (thành viên Ban GĐ, HĐQT), tác giả gửi Phiếu câu hỏi theo mẫu (Phụ lục 01B) với mục đích tìm hiểu các thông tin liên quan đến đặc điểm, hình thức tổ chức sản xuất, mô hình tổ chức và phân cấp quản lý doanh nghiệp, cách thức sử dụng thông tin từ các bộ phận trong quá trình ra quyết định, lấy ý kiến đánh giá của các nhà quản trị doanh nghiệp về hiệu quả thông tin kế toán chi phí hiện nay và khả năng sẵn sàng đầu tư cho hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí. Phần này làm cơ sở để đánh giá nhu cầu thông tin kế toán quản trị chi phí của các nhà quản trị doanh nghiệp may Việt Nam hiện nay.

Đối với các kế toán trưởng, kế toán chi phí tại doanh nghiệp, tác giả sử dụng phiếu câu hỏi theo mẫu (Phụ lục 01C) nhằm đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí hiện nay tại doanh nghiệp.

1.3.2. Hệ thống dữ liệu thu thập

Hệ thống dữ liệu thứ cấp

Hệ thống dữ liệu thứ cấp là nguồn thông tin từ các tài liệu có liên quan đến chủ đề nghiên cứu ở các nguồn khác nhau của cơ quan thống kê, trên các tạp chí, website,...

Cụ thể, tác giả đã nghiên cứu kỹ lưỡng các nguồn thông tin thứ cấp về các doanh nghiệp may Việt Nam. Các tài liệu được xem xét gồm:

- Các báo cáo tổng kết, trang web của VINATEX, Hiệp hội dệt may Việt Nam.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 198 trang tài liệu này.

- Các Báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của các doanh

nghiệp may trong mẫu khảo sát.

- Các Sổ sách kế toán của các doanh nghiệp may trong mẫu khảo sát.

- Các báo cáo về các nghiên cứu của Tổng cục Thống kê liên quan đến các doanh nghiệp may.

- Các trang tin điện tử của các doanh nghiệp may Việt Nam.

Nghiên cứu các tài liệu trên nhằm mục đích tìm hiểu đặc điểm của các doanh nghiệp may cũng như vai trò và sự đóng góp của doanh nghiệp may vào nền kinh tế Việt Nam.

Bên cạnh đó, các nghiên cứu liên quan đến đề tài được lấy trên internet, các công trình nghiên cứu khoa học, các luận án trong nước và trên thế giới cũng được tác giả tiếp thu và phát triển những nội dung có giá trị về tổ chức HTTT KTQT chi phí, vận dụng phù hợp vào các doanh nghiệp may Việt Nam.

Hệ thống dữ liệu sơ cấp

Hệ thống dữ liệu sơ cấp được thu thập qua điều tra, khảo sát tại doanh nghiệp.

Về tiêu chí lựa chọn doanh nghiệp may để nghiên cứu: Hệ thống thông tin KTQT chi phí có thể hiện diện ở tất cả các doanh nghiệp. Tuy nhiên, thường thì chỉ tại các doanh nghiệp có quy mô vừa hoặc lớn mới có thể có đủ các điều kiện để thiết lập và vận hành có hiệu quả hệ thống thông tin KTQT chi phí. Hiện nay, tỷ lệ các DN may có quy mô nhỏ chiếm chưa đến 20% về số lượng các DN may Việt Nam, và HTTT KTQT chi phí cũng rất khó thực hiện tại các DN nhỏ do đòi hỏi về khả năng đầu tư tài chính, nguồn nhân lực. Vì vậy, phạm vi nghiên cứu được thực hiện tại các doanh nghiệp may có quy mô lớn và quy mô vừa. Cách phân loại DN theo quy mô này phụ thuộc vào các tiêu thức: (1) Số lượng lao động hiện tại của DN, bình quân theo năm. (2) Quy mô vốn của DN (tương đương tổng tài sản được xác định trong Bảng Cân đối kế toán của DN). Trong đó tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên hơn so với số lượng lao động hiện tại của DN. (theo Nghị định 56/2009/NĐ- CP của Chính phủ).

- Phương pháp nghiên cứu tình huống

Tác giả đã sử dụng kỹ năng phỏng vấn sâu, gọi điện thoại, quan sát trực tiếp hệ thống sổ sách, cơ sở vật chất phục vụ công tác kế thu thập, xử lý và cung cấp

thông tin kế toán tại hai doanh nghiệp điển hình liên quan đến nội dung nghiên cứu.

Có 2 doanh nghiệp được lựa chọn để nghiên cứu điển hình là:

- Công ty Cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan đại diện cho các doanh nghiệp quy mô vừa

- Công ty cổ phần May 10 đại diện cho các doanh nghiệp quy mô lớn.

Tại hai doanh nghiệp này, tác giả đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp Ban Giám đốc, Trưởng Phòng kế toán, kế toán chi phí để tìm hiểu tổng thể về nhu cầu sử dụng thông tin kế toán quản trị chi phí trong quá trình ra quyết định, cách thức tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp, tìm hiểu quy trình tổ chức thiết lập các Báo cáo kế toán hiện tại và thu thập số liệu từ các sổ sách kế toán về chi phí. Đây là cơ sở số liệu mà tác giả minh họa cho nội dung nghiên cứu ở Chương 3 (từ Bảng 3.3 đến Bảng 3.7).

Tác giả đã sử dụng Bảng câu hỏi phỏng vấn doanh nghiệp (Phụ lục 01A). Trong đó, các câu hỏi từ câu 1->8 mục II là các câu hỏi dành cho Ban Giám đốc; các câu hỏi số 1, 10, 11, 12,13 mục III là các câu hỏi dành cho Trưởng Phòng kế toán hoặc Kế toán trưởng; các câu hỏi còn lại của mục III là các câu hỏi dành cho các kế toán chi phí.

Đồng thời tại hai doanh nghiệp này, tác giả cũng đã trực tiếp quan sát cơ sở vật chất, nguồn nhân lực như số lượng máy tính, phòng lưu kho tài liệu tại trụ sở công ty, điều tra về nhân lực đặc biệt là nguồn nhân lực kế toán của các doanh nghiệp may.

- Gửi phiếu điều tra

Đây là phương pháp thu thập dữ liệu của một nhóm các doanh nghiệp liên quan đến vấn đề nghiên cứu. Phiếu câu hỏi điều tra đã được gửi đến 50 doanh nghiệp vừa và lớn trên 3 miền đất nước với số phiếu thu lại được phù hợp với yêu cầu của luận án là 40 phiếu/20 doanh nghiệp trả lời (Phụ lục 01D). Do mô hình tổ chức sản xuất và đặc điểm chi phí của các doanh nghiệp sản xuất vừa và lớn trong ngành may có nhiều nét tương đồng nên kết quả điều tra chọn mẫu có thể suy rộng cho tổng thể doanh nghiệp may có quy mô vừa hoặc lớn của Việt Nam.

Để có dữ liệu về quan điểm, ý kiến của những người sử dụng thông tin KTQT chi phí và những người thiết lập thông tin KTQT chi phí, mẫu Phiếu điều tra được thiết kế dành cho hai đối tượng được phỏng vấn. Mẫu phiếu tại Phụ lục 01B

dành cho các nhà quản trị Doanh nghiệp (thành viên Ban GĐ, HĐQT). Mẫu phiếu tại Phụ lục 01C dành cho các đối tượng là Kế toán trưởng, kế toán chi phí. Kết quả điều tra được trình bày trong Phụ lục 01E, từ đó làm cơ sở để đánh giá thực trạng tổ chức HTTT KTQT chi phí trong các doanh nghiệp may Việt Nam.

1.3.3. Phương pháp tổng hợp, phân tích dữ liệu

Các tài liệu sau khi được thu thập sẽ được kiểm tra để phát hiện những thiếu chính xác trong quá trình ghi chép, bổ sung những thông tin còn thiếu sót, sau đó tổng hợp lại và tính toán theo mục tiêu của đề tài. Phương pháp phân tổ thống kê sẽ được sử dụng để xử lý thông tin. Tiêu chí phân tổ dựa trên các tiêu chí như quy mô về vốn, các hình thức tổ chức sản xuất của doanh nghiệp. Công cụ để xử lý số liệu chủ yếu là chương trình tính toán Excel của Microsoft Office 2007 theo các nội dung nghiên cứu sau (Phụ lục 01E) bao gồm:

- Quy mô vốn của các doanh nghiệp

- Các hình thức tổ chức sản xuất của doanh nghiệp.

- Cách thức tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp.

- Nhu cầu thông tin chi phí của nhà quản trị doanh nghiệp.

- Cách thức phân loại chi phí tại doanh nghiệp.

- Tổ chức xây dựng định mức và dự toán chi phí.

- Phương pháp tổ chức cơ sở dữ liệu ban đầu về chi phí.

- Phương pháp tổ chức ghi chép thông tin chi phí.

- Phương pháp sử dụng thông tin kế toán chi phí.

- Tổ chức phân tích thông tin kế toán chi phí

Để phân tích số liệu đã qua khâu xử lý ở trên, tác giả đã sử dụng phương pháp thống kê mô tả toàn bộ sự vật hiện tượng trên cơ sở số liệu đã được tính toán thông qua việc sử dụng số tuyệt đối, số tương đối, số tối đa, tối thiểu. Từ đó, luận án đưa ra các kết luận về các nội dung:

- Quan điểm của nhà quản trị doanh nghiệp về nhu cầu thông tin kế toán quản trị chi phí

- Cách thức thu nhận cơ sở dữ liệu và tổ chức thông tin chi phí của HTTT

KTQT chi phí trong các doanh nghiệp hiện nay.

- Đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống thông tin dự toán chi phí của các doanh nghiệp may hiện nay.

- Đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu thông tin chi phí của nhà quản trị hiện nay.

- Đánh giá về các nhân tố ảnh hưởng đến việc xây dựng HTTT kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp.

- Đánh giá những khó khăn trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin dự toán chi phí, hệ thống thông tin chi phí thực hiện và hệ thống thông tin kiểm soát chi phí.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Kế toán quản trị chi phí nói chung và hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí nói riêng là công cụ kiểm soát chi phí rất hiệu quả, đã được các tác giả trong và ngoài nước nghiên cứu dưới nhiều góc độ khác nhau. Trên thế giới, hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí đã được nghiên cứu cả về lý luận và thực tiễn, đã áp dụng thành công ở một số lĩnh vực như khách sạn, bệnh viện, ngân hàng nhưng ở Việt Nam vẫn là một nội dung tương đối mới mẻ đặc biệt là trong các doanh nghiệp sản xuất.

Thông qua nghiên cứu tổng quan, tác giả luận án đã nhìn nhận tầm quan trọng cũng như giá trị của của hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí đối với các doanh nghiệp sản xuất trong điều kiện cạnh tranh về chi phí. Hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí với mục tiêu chuyên thực hiện việc xử lý và cung cấp các thông tin về chi phí nhằm phục vụ cho việc thực hiện các chức năng của nhà quản trị như hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm tra và ra quyết định. Đồng thời giúp nhà quản trị xác định thông tin nào là kiểm soát được, thông tin nào không thể kiểm soát được nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong kiểm soát chi phí.

Luận án kế thừa các lý luận về kế toán chi phí, kế toán quản trị chi phí, về hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí. Đồng thời, luận án cũng chỉ ra phương pháp nghiên cứu của luận án là phương pháp định tính nhằm nghiên cứu về nhu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp may về hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí, thực trạng các nhân tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp may. Từ đó làm cơ sở cho việc đề xuất các giải pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp may Việt Nam.

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

2.1. Khái quát về tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp sản xuất

2.1.1. Khái niệm về chi phí, quản trị chi phí và tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp sản xuất

Những khái niệm trình bày ở phần này làm cơ sở để nhận thức rõ ràng và thực hiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp xuyên suốt các nội dung tiếp theo của luận án.

2.1.1.1. Chi phí

Để tiến hành sản xuất kinh doanh theo bất kỳ một phương thức nào đều gắn liền với sự vận động và tiêu hao các yếu tố cơ bản (còn gọi là các nguồn lực) để tạo nên quá trình sản xuất. Đó là các yếu tố tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động. Hoạt động của một đơn vị nói chung và hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp nói riêng là quá trình tiêu dùng các nguồn lực nói trên để thực hiện nhiệm vụ của doanh nghiệp và tạo ra các sản phẩm, dịch vụ nhất định. Sự tham gia của các yếu tố này vào quá trình sản xuất kinh doanh hình thành nên các khoản chi phí tương ứng.

Có nhiều định nghĩa, nhận thức về chi phí ở những phạm vi, góc độ khác nhau. Ở góc độ chung nhất có thể hiểu: “Mọi sự tiêu phí tính bằng tiền của một xí nghiệp là chi phí” [8,204]. Hanson & Mowen (1997) định nghĩa: “Chi phí là sự hao phí vật phẩm hoặc dịch vụ liên quan đến việc tạo ra kết quả và đánh giá được” [39,69]. Một cách chi tiết và đầy đủ hơn, Woehe định nghĩa: “Chi phí là sự hao phí xét trên phương diện giá trị các vật phẩm và dịch vụ để sản xuất và tiêu thụ sản phẩm cũng như để duy trì năng lực sản xuất cần thiết cho việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm đó [52,1218].

Như vậy, dù quan niệm như thế nào thì chi phí phải mang ba đặc trưng bắt

buộc là: (1) chi phí phải là sự hao phí về nguồn lực; (2) sự hao phí về nguồn lực phải gắn liền với kết quả hoạt động của doanh nghiệp; (3) các nguồn lực bị hao phí phải được đánh giá...

Chi phí có thể được tiếp cận theo những khía cạnh khác nhau. Nếu đứng trên góc độ những người bên ngoài đánh giá hoạt động của doanh nghiệp thì chi phí có thể được định nghĩa như một sự tiêu hao nguồn lực cho một mục đích nhất định, thường được quy ra đơn vị tiền tệ phải trả để có được nguồn lực đó. Do vậy, phát sinh chi phí đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bị tổn thất tài sản hoặc gánh chịu nợ phải trả hoặc bị giảm sút vốn chủ sở hữu. Theo quan điểm này, chi phí phải được ghi nhận theo một kỳ kế toán nhất định và phải được phản ánh trên báo cáo tài chính.

Tuy nhiên, nếu đứng trên góc độ các nhà quản trị doanh nghiệp (quan điểm của kế toán quản trị), thì chi phí được hiểu rộng hơn, đó là biểu hiện bằng tiền của các giảm sút về lợi ích kinh tế để thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí trong kế toán quản trị cần được nhận diện theo mục đích thu thập và xử lý thông tin phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh. Theo đó, chi phí bao gồm các phí tổn thực tế gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh phát sinh hàng kỳ; các phí tổn ước tính để thực hiện dự án; và các phí tổn mất đi do lựa chọn phương án này mà bỏ qua cơ hội kinh doanh khác.

Từ sự phân tích trên, ta rút ra bản chất của chi phí trong doanh nghiệp là:

- Những phí tồn về các nguồn lực gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và phải được đo lường bằng thước đo tiền tệ trong một khoảng thời gian xác định

- Việc xác định chi phí thành từng loại cụ thể phụ thuộc vào đối tượng và mục đích sử dụng chi phí.

2.1.1.2. Quản trị chi phí

Đã có nhiều khái niệm khác nhau về quản trị chi phí. Trong từ điển kinh tế, người ta hiểu: “Quản trị chi phí là việc tập hợp, phân bổ và tính toán mọi chi phí phát sinh” [42,538]. Nhằm làm rõ mục tiêu của quản trị chi phí, Haberstock trong tác phẩm “Cost Accounting 1” đã định nghĩa: “Quản trị chi phí là việc tính toán