Tổ Chức Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Quản Trị Chi Phí Trong Doanh Nghiệp

hướng nội, nó theo đuổi việc mô tả đường vận động các nhân tố sản xuất trong quá trình kết hợp chúng và giới hạn ở việc tập hợp, tính toán mọi hao phí gắn với việc tạo ra và thực hiện các kết quả hoạt động” [38,72]. Cũng nhấn mạnh vào mục tiêu quản trị chi phí, tác giả Kemmetmueler định nghĩa ngắn gọn: “Quản trị chi phí phục vụ cho việc tập hợp và tính toán các chi phí của kết quả được tạo ra trong sản xuất kinh doanh”.

Trên cơ sở các khái niệm đã có có thể định nghĩa: Quản trị chi phí là việc tập hợp, tính toán và kiểm soát các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin chi phí cần thiết cho công việc quản trị của một doanh nghiệp. Nhà quản trị chi phí không đơn giản là người ghi chép các thông tin về chi phí mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các quyết định quản trị để có thể cung cấp cho khách hàng những sản phẩm, dịch vụ có chất lượng tốt nhất với chi phí thấp nhất.

Quản trị tốt chi phí sẽ giúp doanh nghiệp xác định được những điểm mạnh của mình, từ đó xây dựng các quyết định sản xuất kinh doanh hiệu quả.

Quản trị tốt chi phí giúp doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của mình mà không làm thay đổi chi phí.

Quản trị tốt chi phí giúp người ra quyết định nhận diện được các nguồn lực có chi phí thấp nhất trong việc sản xuất và cung ứng hàng hóa hoặc dịch vụ.

Một trong những nội dung quan trọng của quản trị chi phí là phân loại chi phí. Mỗi cách phân loại chi phí khác nhau đều cung cấp những thông tin ở góc độ khác nhau cho nhà quản trị trong việc ra quyết định. Việc phân loại cụ thể chi phí nào thuộc loại gì còn tùy thuộc vào yêu cầu quản lý chi phí của nhà quản trị. Mục đích của thông tin thu nhận được từ từng cách phân loại chi phí khác nhau là khác nhau. Để đáp ứng yêu cầu quản trị chi phí, tùy từng tình huống ra quyết định, doanh nghiệp sẽ phải lựa chọn tiêu thức phân loại phù hợp để thu được các thông tin cần thiết. Luận án giới thiệu một số tiêu thức phân loại chi phí theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp đó là: phân loại chi phí theo chức năng hoạt động; Theo mối quan hệ với Báo cáo tài chính; Theo mối quan hệ với đối tượng chịu phí; Theo mối quan hệ

với khối lượng hoạt động; Theo mức độ kiểm soát của nhà quản lý và Theo sự ảnh hưởng tới việc ra quyết định cho hoạt động trong tương lai. (Phụ lục 02)

(1) Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động nhằm xác định rõ vai trò, chức năng của chi phí trong hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Theo đó, chi phí được phân thành:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 198 trang tài liệu này.

- Chi phí sản xuất: là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc chế tạo sản phẩm trong một thời kỳ nhất định. Chi phí sản xuất gồm ba khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung.

- Chi phí ngoài sản xuất: bao gồm chi phí phục vụ cho việc tổ chức và thực hiện việc tiêu thụ, quản lý doanh nghiệp

(2) Phân loại theo mối quan hệ với Báo cáo tài chính cho thấy quá trình vận động của chi phí qua các giai đoạn khác nhau của quá trình SXKD. Theo đó chi phí được phân thành:

- Chi phí sản phẩm: gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm, tạo nên hàng tồn kho. Nếu sản phẩm được bán ra thì chi phí sản phẩm sẽ chuyển thành chi phí giá vốn hàng bán trong Báo cáo kết quả kinh doanh, còn nếu sản phẩm chưa bán được thì chi phí sản phẩm sẽ nằm trong gía thành hàng tồn kho trên Bảng CĐKT.

- Chi phí thời kỳ: là những chi phí để hoạt động kinh doanh trong kỳ, không tạo nên hàng tồn kho mà ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận trong kỳ. Chi phí thời kỳ được chuyển thẳng vào các chỉ tiêu chi phí trên Báo cáo KQKD.

(3) Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí có mối liên hệ với mặt kỹ thuật hạch toán. Theo đó:

- Chi phí trực tiếp (direct cost) là các chi phí khi phát sinh được phân bổ vào một đối tượng chịu phí cụ thể. Đây là các chi phí hoàn toàn có thể kiểm soát được bởi người quản lý bộ phận.

- Chi phí gián tiếp (indirect cost) là các chi phí phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng chịu phí và không thể tập hợp trực tiếp cho một đối tượng chịu phí cụ thể nào. Đối với chi phí gián tiếp, doanh nghiệp phải thực hiện phân bổ chi phí vào đối tượng chịu phí. Do đó, kế toán cần lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý để cung cấp

thông tin đáng tin cậy về chi phí cho từng loại sản phẩm, dịch vụ.

Tuy nhiên, đối với một chi phí cụ thể, việc phân loại thành chi phí trực tiếp hay gián tiếp ở các doanh nghiệp khác nhau có thể khác nhau. Điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Thứ nhất là cách thức tổ chức hoạt động của doanh nghiệp. Nếu các hoạt động của doanh nghiệp được tổ chức riêng biệt cho từng sản phẩm, từng khách hàng thì sẽ thuận lợi cho việc xác định chi phí trực tiếp. Yếu tố thứ hai là các thiết bị hỗ trợ trong việc thu thập và xử lý thông tin. Các phần mềm kế toán, quản trị có thể giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ chi phí trực tiếp nhiều hơn trong đối tượng chịu phí. Yếu tố thứ ba là nguyên tắc hiệu quả của thông tin. Bên cạnh chất lượng thông tin, nhà quản trị cần cân nhắc mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra để phân loại với lợi ích đem lại của thông tin nhằm đảm bảo chi phí tổ chức hệ thống thông tin kế toán được tiết kiệm và hiệu quả nhất.

(4) Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí đối với mức độ hoạt động nhằm cung cấp cho nhà quản trị thông tin khi thay đổi mức độ hoạt động của mình thì mức chi phí sẽ ảnh hưởng như thế nào? (thay đổi hay không thay đổi và mức độ tăng giảm như thế nào?) làm cơ sở cho các quyết định quản trị trong ngắn hạn. Theo cách phân loại này, chi phí được phân thành 3 loại là định phí, biến phí và chi phí hỗn hợp.

- Định phí (fixed cost) là các chi phí không thay đổi hoặc thay đổi ít khi mức độ hoạt động thay đổi. Tuy nhiên, khái niệm định phí chỉ tồn tại trong một phạm vi ngắn hạn và với một mức độ hoạt động nhất định. Trong dài hạn, định phí cũng có thể bị thay đổi bởi các quyết định quản lý khác và ở các mức độ hoạt động khác nhau, giá trị định phí cũng có thể khác nhau (định phí theo bậc).

- Biến phí (variable cost) là chi phí thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Sự thay đổi có thể theo tỷ lệ trực tiếp với mức độ hoạt động, cũng có thể không tăng giảm đều mà thay đổi đột ngột theo bậc (biến phí theo bậc).

- Chi phí hỗn hợp (mixed cost) là loại chi phí mà bản thân nó gồm cả các yếu tố của định phí và biến phí. Ở mức hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thể hiện đặc điểm của định phí. Quá mức hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thể hiện đặc điểm

của biến phí. Trên thực tế, trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phát sinh rất nhiều chi phí là chi phí hỗn hợp như: chi phí bảo trì máy móc thiết bị, chi phí điện thoại,... Các chi phí hỗn hợp này cần được tách thành định phí và biến phí để thuận tiện trong xử lý. Phần định phí phản ánh phần chi phí tối thiểu để hoạt động, phần biến phí phản ánh phần thực tế hoạt động do đó phần này sẽ biến thiên tỷ lệ thuận với mức hoạt động trên mức căn bản.

Ta có phương trình chi phí hỗn hợp như sau: [12]

C = ax + b (2.1)

Trong đó:

C: chi phí hỗn hợp a: biến phí đơn vị

x: mức độ hoạt động

b: Tổng định phí trong chi phí hỗn hợp

Để xác định a, b có thể áp dụng các phương pháp như: phương pháp cực đại

- cực tiểu, phương pháp bình phương nhỏ nhất, phương pháp hồi quy bội hoặc phương pháp đồ thị phân tán.

(5) Phân loại chi phí theo mức độ kiểm soát của nhà quản lý. Cách phân loại này nhằm mục đích đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận. Người phụ trách bộ phận chỉ phải chịu trách nhiệm đối với chi phí kiểm soát được và không chịu trách nhiệm đối với chi phí không thể kiểm soát.

- Chi phí kiểm soát được (controllable cost) là các chi phí mà người quản lý bộ phận có thể tác động lên được chi phí đó.

- Chi phí không kiểm soát được (non controllable) là các chi phí mà người quản lý bộ phận không thể tác động lên được.

Tuy nhiên, trên thực tế, có nhiều chi phí liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau. Người quản lý từng bộ phận chỉ có thể tác động một phần lên các chi phí đó. Đối với những chi phí như vậy, cần phải tìm tiêu thức phân bổ phù hợp để tách chi phí chung này cho từng bộ phận riêng biệt.

(6) Phân loại chi phí theo sự ảnh hưởng tới việc ra quyết định cho hoạt động trong tương lai.

Để xác định thông tin thích hợp phục vụ cho việc lựa chọn các hoạt động trong tương lai, nhà quản trị xem xét đến các loại chi phí:

- Chi phí chênh lệch: Chi phí chênh lệch là những khoản chi phí có ở phương án này nhưng không có hoặc chỉ có một phần ở phương án kinh doanh khác. Chi phí chênh lệch là thông tin chi phí quan trọng để lựa chọn phương án.

-Chi phí cơ hội (opportunity cost) là lợi ích bị mất đi của phương án liền kề với phương án được chọn. Chi phí cơ hội không được theo dõi trên sổ sách nhưng lại là thông tin thích hợp khi lựa chọn phương án.

- Chi phí chìm (sunk cost) là chi phí đã phát sinh trong quá khứ, như nhau đối với mọi phương án trong tương lai. Chi phí chìm mặc dù được theo dõi trên sổ sách kế toán nhưng là chi phí không thích hợp khi lựa chọn phương án.

Từ sự phân tích trên, tác giả cho rằng việc tổ chức nhận diện và phân loại chi phí như thế nào là phụ thuộc vào nhu cầu cung cấp thông tin về chi phí của nhà quản trị. Việc phân loại chi phí chính là bước đầu tiên xác định cách thức để thu nhận được các thông tin đó. Căn cứ vào các mục đích thu nhận thông tin khác nhau của nhà quản trị, chi phí trong doanh nghiệp có thể đồng thời được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Trong điều kiện tin học hóa kế toán, việc đồng thời phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau hoàn toàn có thể thực hiện được. Mỗi tiêu thức phân loại là một trường thông tin và các trường thông tin này được thiết kế song song với nhau. Chi phí phát sinh sẽ được thu nhận vào các trường thông tin đó và được xử lý để cung cấp thông tin theo các yêu cầu khác nhau của nhà quản trị.

2.1.1.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp

Vai trò liên kết của HTTT kế toán trong tổ chức doanh nghiệp.

Thông tin ngày càng có vai trò quan trọng đối với nhà quản trị. Trong những năm gần đây, quy mô hoạt động của các doanh nghiệp tăng lên cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt, nhà quản trị cần đến rất nhiều thông tin có ích như thông tin thị trường, thông tin về chiến lược kinh

doanh, thông tin về chính sách, thông tin về chất lượng và công nghệ sản xuất sản phẩm, thông tin về các đối tác, thông tin về quản lý nhân sự và thông tin kế toán. Sự bùng nổ về thông tin như vậy đòi hỏi nhà quản trị phải được cung cấp các thông tin đã qua xử lý. Mỗi hệ thống thông tin cần phải có các phương thức tổ chức thu nhận, hệ thống hoá, xử lý lựa chọn và cung cấp thông tin có ích phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp. Minh họa bằng sơ đồ 2.1:

Thông tin từ môi trường (CSĐT, thuế)

Thông tin kế toán ra MT

Báo cáo tài chính

Các nguồn lực đầu vào

Sản phẩm, hàng hóa dịch vụ bán ra

Chủ thể quản lý

- GĐ

- HĐQT

Báo cáo quản

Quy định quản lý

Hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị

- Thu thập

- Lưu trữ

- Xử lý

- Phản ánh

Dữ liệu nvụ kế toán

Quy định quản trị

Đối tượng quản lý (Chi phí)

Sơ đồ 2.1: Vai trò liên kết của HTTT kế toán trong tổ chức doanh nghiệp

Hệ thống thông tin kế toán nằm trong tổng thể hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp. Thông tin kế toán bao gồm các thông tin về tình hình phân bổ và sử dụng nguồn lực, tình hình huy động và sử dụng nguồn vốn, tình hình kinh doanh, tình hình lưu chuyển tiền trong doanh nghiệp. Các thông tin này được thiết lập từ các nguồn hệ thống dữ liệu, thông qua một quá trình xử lý liên tục bao gồm các giai

đoạn: giai đoạn thu thập thông tin ban đầu bằng hệ thống các chứng từ, giai đoạn tập hợp thông tin một cách có hệ thống theo thứ tự thời gian hoặc theo từng đối tượng ghi chép, giai đoạn tổng hợp cung cấp thông tin. Có thể nói, hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các dữ liệu và quy trình xử lý nhằm tạo ra các thông tin kế toán có ích.

Hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí

Kế toán chi phí là một phạm trù thuộc hệ thống kế toán, là sự giao thoa giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Kế toán chi phí là kỹ thuật hoặc phương pháp xác định chi phí cho một dự án, một quá trình cung cấp dịch vụ hoặc một bộ phận nào đó. Chi phí được xác định trực tiếp hoặc phân bổ [22;11]. Theo Viện kế toán viên quản trị của Mỹ (IMA), kế toán chi phí được định nghĩa là cách thức để xác định chi phí cho một quá trình, một sản phẩm [41;25]. Nó là một công cụ của quản lý, có chức năng xử lý và cung cấp thông tin về chi phí cho những người sử dụng thông tin cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp. Thông tin chi phí được cung cấp cho hai loại đối tượng này có tính chất khác nhau và với mục đích khác nhau. Với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, mục đích của kế toán chi phí là cung cấp thông tin chi phí làm cơ sở để ký kết hợp đồng, hợp tác kinh doanh. Vì vậy, thông tin được cung cấp là các thông tin chi phí mang tính lịch sử, đã xảy ra và có tính chất khái quát, tổng hợp trên Báo cáo tài chính. Với các đối tượng bên trong doanh nghiệp, mục đích của kế toán chi phí là cung cấp thông tin chi phí cho mục đích quản trị nội bộ doanh nghiệp. Chính vì mục đích đó mà thông tin chi phí được cung cấp một cách chi tiết, hướng về tương lai. Các nhà quản trị không những được cung cấp thông tin đã xảy ra (thực hiện) mà phải có những thông tin mang tính dự báo và đồng thời có khả năng kiểm soát chi phí. Như vậy, kế toán chi phí vừa là một bộ phận của kế toán tài chính, vừa là một bộ phận của kế toán quản trị. Kế toán chi phí trong kế toán quản trị gọi là kế toán quản trị chi phí.

Vậy, kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của kế toán quản trị hướng tới mục tiêu cung cấp thông tin về chi phí cho các chủ thể quản lý trong nội bộ doanh nghiệp.

Kế toán quản trị chi phí có nội dung chủ yếu là cung cấp thông tin cho các nhà quản trị về dự toán chi phí trước kỳ kinh doanh, thông tin thực hiện chi phí trong kỳ kinh doanh và kiểm soát chi phí.

Với các phân tích trên, tác giả đưa ra khái niệm hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí là việc thu thập các dữ liệu về chi phí và xử lý các dữ liệu này theo một trình tự để có thể cung cấp thông tin về chi phí nhằm xây dựng kế hoạch chi phí, kiểm soát chi phí, từ đó đánh giá các hoạt động và ra quyết định quản lý. Hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí sẽ bao gồm ba mảng thông tin: hệ thống thông tin dự toán chi phí, hệ thống thông tin chi phí thực hiện, hệ thống thông tin kiểm soát chi phí.

Dữ liệu kinh tế

Ghi chép ban đầu

Phân loại, ghi chép tổng hợp về chi phí

Cung cấp thông tin chi phí (Báo cáo)

Thông tin chi phí

Phân loại chi phí

Dự toán

Báo cáo phân tích chi phí chênh lệch

Hệ thống tài khoản chi phí

Báo cáo chi phí

Phương pháp XĐ CP cho đối tượng

Dự toán chi phí

Sơ đồ 2.2: Hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí