Sơ Đồ Cơ Cấu Tổ Chức Thư Viện Đại Học Công Nghệ Giao Thông Vận Tải

luận, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ của cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên, học sinh; chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng, thu thập và bảo quản các sách, tạp chí, băng đĩa, các tài liệu lưu trữ của Trường và các dạng tài liệu khác của Nhà trường, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện.

- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hóa; xây dựng các Cơ sở dữ liệu; biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin theo quy định của pháp luật.

- Phát hành sách, các xuất bản phẩm do giảng viên Nhà trường biên soạn, các Kỷ yếu khoa học.

- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện thông qua các hình thức phục vụ của Thư viện phù hợp với quy định của pháp luật và quy định của Thư viện Trường;

- Nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công nghệ thông tin vào công tác thư viện;

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức, bồi dướng chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ Thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác;

- Tổ chức, quản lý cán bộ thư viện viên và tài sản được giao theo sự theo phân cấp của Hiểu trưởng; Bảo quản, kiểm kê định kì vốn tài liệu, Cơ sở vật

chất kĩ thuật và tài sản khác của Thư viện; tiến hành thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của Nhà trường, của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

- Thực hiện báo cáo tình hình hoạt động hàng năm và báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Bộ Giao thông Vận tải, Ủy ban nhân dân Tỉnh Vĩnh Phúc, Thành phố Hà Nội, Tỉnh Thái Nguyên.

- Tham gia các hội nghề nghiệp, các hội nghị, hội thảo khoa học về thông tin - thư viện trong nước và quốc tế; liên kết hợp tác với các Thư viện, tổ chức

cá nhân trong nước và nước ngoài về tiếp nhận tài trợ, viện trợ, trao đổi nguồn lực thông tin, kinh nghiệm chuyên môn, tham gia các mạng thông tin phù hợp với quy định của Nhà trường và của pháp luật;

- Xây dựng và triển khai các dự án thư viện khi được phê duyệt. Tổ chức các hoạt động dịch vụ có thu phù hợp với quy định của pháp luật và chức năng nhiệm vụ được Nhà trường giao;

- Từ chối phục vụ tài liệu trái pháp luật và nội quy, quy chế của thư viện;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

1.2.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

a. Cơ cấu tổ chức

PHÕNG

NGHIỆP VỤ

PHÕNG

MUTIMEDIA

PHÕNG

ĐỌC

PHÕNG

MƯỢN

PHÕNG GIÁM ĐỐC THƯ VIỆN

Hình 3: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Thư viện Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải

(Cơ sở tại Hà Nội)

Phòng Giám đốc: gồm có 1 Giám đốc Thư viện, phòng giám đốc có

nhiệm vụ quản lý và điều hành tất cả các hoạt động của Thư viện, là phòng-ban có vị trí cao nhất trong tất cả các phòng của Thư viện.

Phòng Nghiệp vụ: gồm có 2 cán bộ phụ trách công việc bổ sung, biên mục tài liệu, đây là nơi tiếp nhận tài liệu và thực hiện chu trình đường đi của tài liệu.

Phòng Đọc: gồm có 2 cán bộ. Phòng đảm nhận vai trò phục vụ NDT đọc tài liệu tại chỗ.

Phòng Mượn: gồm 2 cán bộ. Vai trò của phòng là phục vụ NDT trong việc mượn tài liệu về nhà, đáp ứng nhu cầu mượn tài liệu về nhà của NDT.

Phòng Mutimedia : gồm có 2 cán bộ. Phòng có vai trò quản lý hệ thống mạng internet của toàn bộ thư viện,

- Thư viện (Cơ sở tại tỉnh Vĩnh Phúc) gồm có 6 CBTV

- Thư viện (Cơ sở tại tỉnh Thái Nguyên) gồm có 2 CBTV.

Hoạt động phối hợp giữa thư viện tại Hà Nội với 2 Cơ sở tại Vĩnh Phúc và Thái Nguyên được diễn ra thường xuyên:

- Về việc bổ sung tài liệu thư viện: tài liệu TV được mua tại các nhà xuất bản ở Hà Nội, sau đó được chuyển lên 2 Cơ sở tại Vĩnh Phúc và Thái Nguyên.

- Về việc biên mục tài liệu thư viện: tài liệu được các cán bộ thư viện của 3 Cơ sở biên mục riêng biệt, tài liệu của 3 Cơ sở có sự khác nhau về số lượng tài liệu, ký hiệu xếp giá, tên Cơ sở của thư viện, theo số lượng sinh viên học tập tại từng Cơ sở.

- Về việc trao đổi thông tin: cán bộ của 3 Cơ sở thường xuyên trao đổi thông tin qua các hình thức: thư điện tử, qua các buổi họp, trao đổi giữa cán bộ thư viện

của 3 Cơ sở. Thư viện tại Hà Nội thường xuyên tổ chức các chuyến đi đến 2 Cơ sở còn lại để hỗ trợ cán bộ thư viện của 2 Cơ sở trong việc áp dụng phần mềm Libol 6.0, biên mục tài liệu, hướng dẫn các đoàn sinh viên thực tập tại cả 3 Cơ sở, ...

b. Đội ngũ cán bộ

Hiện tại, đội ngũ cán bộ thư viện (Cơ sở tại Hà Nội) bao gồm 09 cán bộ, 3 cán bộ nam và 6 cán bộ nữ (6 cán bộ biên chế và 3 cán bộ hợp đồng). Trong đó,

3 cán bộ có trình độ thạc sĩ (1 cán bộ đã qua lớp đào tạo Thạc sĩ Thư viện tại Ấn Độ), 5 cán bộ có trình độ cử nhân thư viện.

Độ tuổi trung bình của các cán bộ thư viện là khoảng 35 tuổi, đây là độ tuổi rất chín chắn và đã có nhiều kinh ngiệm trong công việc. Với đội ngũ cán bộ thư viện chín chắn và có trình độ, thư viện đã nhanh chóng được đổi mới và ngày càng phát triển hoàn thiện hơn.

Đối với những cán bộ thư viện trẻ tuổi: họ là những người mới vào nghề, kinh nghiệm làm việc chưa có nhiều, tuy nhiên đây lại là đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt tình, sáng tạo trong công tác, đã được đào tạo và tiếp thu những tiến bộ khoa học kỹ thuật mới, tương lai sẽ là những nhân viên chủ chốt

của thư viện.

Đối với những cán bộ thư viện lớn tuổi: họ là những cán bộ đã có kinh nghiệm công tác, trình độ và tay nghề đã vững, làm việc cẩn trọng trong công việc. Tuy nhiên, họ thường chậm hơn trong việc tiếp thu các phần mềm thư viện mới, năng suất và hiệu quả làm việc chưa cao.

Kỹ năng tin học của cán bộ thư viện nhìn chung ở mức độ khá, kỹ năng ngoại ngữ ở mức độ trung bình, thái độ phục vụ NDT của cán bộ thư viện được đánh giá tốt.

1.2.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị và vốn tài liệu

a. Cơ sở vật chất, trang thiết bị

Tòa nhà Thư viện Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải bao gồm diện tích toàn bộ tòa nhà 3 tầng A7, từ tầng 2 lên tầng 4 (trừ phòng họp và phòng truyền thống) cùng toàn bộ máy móc, trang thiết bị để khai thác, sử dụng, phục vụ cho các hoạt động của thư viện.

Thư viện được bố trí thành hệ thống các phòng:

- Phòng Giám đốc.

- Phòng Nghiệp vụ.

- Phòng Đọc.

- Phòng Mượn

- Phòng Mutimedia.

- Các Kho sách.

Các phòng phục vụ và các kho sách của thư viện được bố trí khoa học, đầy đủ ánh sáng với hệ thống đèn điện chiếu sáng, quạt điện, điều hòa nhiệt độ, cửa sổ, rèm cửa sổ, bàn-ghế, vách ngăn,... tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc trong suốt quá trình sử dụng. Các phòng đều được trang bị đầy đủ hệ thống phòng

cháy chữa cháy; hệ thống cửa sổ đạt tiêu chuẩn, quạt điện đầy đủ, hiện đại đảm bảo việc sử dụng điều hòa trong các phòng.

- Thư viện hiện có khoảng 328 chỗ ngồi. Số lượng bàn-ghế thống kê được tại phòng đọc là: 28 bàn, 160 ghế; tại phòng mượn là 30 bàn với 125 ghế; phòng Mutimedia có 35 ghế. Số bàn-ghế được trang bị cho công tác phục vụ NDT đọc sách báo và tài liệu; tự học; tra cứu tài liệu điện tử; học nhóm,

- Hệ thống máy tính gồm 01 máy chủ, 04 máy tính tra cứu, 110 máy trạm dùng để bạn đọc tra cứu thông tin và download tài liệu điện tử. Hệ thống mạng của Thư viện là mạng LAN, tốc độ truy cập nhanh.

- Thư viện có 2 máy in văn phòng (1 máy tại phòng nghiệp vụ và 1 máy tại phòng Mutimedia),1 máy photocopy, 1 máy in mã vạch tại phòng Mutimedia, 8 camera quan sát được bố trí tại tất cả các phòng nghiệp vụ của thư viện.

- Bên cạnh đó, còn 01 tủ mục lục truyền thống và 05 tủ đựng tư trang của NDT với 90 ngăn tủ.

- Thư viện hiện tại chưa có máy đọc mã vạch và cổng từ, bởi việc quản lý tài liệu và bạn đọc vẫn đang tiến hành theo cách thủ công.

- Hiện tại Thư viện đang trong quá trình cập nhật hoàn tất và đưa vào sử dụng khung phân loại tài liệu DDC (Dewey Decimal Classification) và phần mềm Thư viện Libol 6.0 - một trong những phần mềm thư viện đang được nhiều

trường đại học ở Việt Nam sử dụng, do Công ty cổ phần Công nghệ Tinh Vân cung cấp.

b. Vốn tài liệu thư viện

Vốn tài liệu của thư viện là các vật mang tin bao gồm: tài liệu in trên giấy, tài liệu điện tử và Cơ sở dữ liệu trực tuyến được tổ chức phù hợp để phục vụ người dùng tin.

- Tổng số vốn tài liệu dạng in trên giấy tại kho đọc và kho mượn của Thư viện có khoảng:

1963 đầu sách giáo trình và sách tham khảo với khoảng 42.643 bản sách

Tại kho lưu (thuộc tầng 4 của thư viện) có khoảng 600 đầu sách với gần 2000 cuốn tài liệu, tài liệu tại kho lưu chủ yếu là sách tiếng Nga và sách tiếng Trung.

- Vốn tài liệu báo tạp chí có khoảng 70 tên báo-tạp chí với hơn 3000 bản.

- Tài liệu điện tử có gần 2000 file.

- Ngoài ra, thư viện từ khi nâng cấp thành thư viện Đại học, đã tiến hành biên mục và lưu giữ các tài liệu là luận văn, luận án do tác giả là các giáo viên trong trường, tuy nhiên do vừa mới tiến hành bổ sung và biên mục nên số lượng mới chỉ có 2 luận văn. Hiện nay đang được lưu giữ tại phòng Nghiệp vụ, chưa đưa vào kho tài liệu.

- Bên cạnh đó còn có các tài liệu công báo, các tạp chí phục vụ lãnh đạo quản lý.

1.3 Đặc điểm người dùng tin của thư viện và nhu cầu tin

1.3.1 Đặc điểm người dùng tin

Theo Điều 6 “Quy chế Tổ chức và hoạt động của Thư viện Trường Đại học Công nghệ GTVT ” quy định đối tượng phục vụ của Thư viện:

“ Đối tượng phục vụ chính của Thư viện Trường Đại học Công nghệ GTVT là cán bộ quản lý, giảng viên, giáo viên, nhân viên, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên, học sinh thuộc Nhà trường. Nếu có điều kiện, Thư viện có thể phục vụ đối tượng bạn đọc ngoài Nhà trường và được phép thu phí dịch vụ theo quy định.”

Đối tượng NDT của Thư viện chia làm hai nhóm:

- Nhóm NDT là cán bộ : bao gồm cán bộ quản lý, cán bộ nghiên cứu, giảng viên.

- Nhóm NDT là sinh viên: bao gồm tất cả sinh viên trong trường.

Nhóm NDT là sinh viên là nhóm NDT chính của thư viện, chiếm khoảng 90% số lượng người dùng tin. Nhóm NDT là cán bộ chiếm 10% số lượng NDT của Thư viện.

Hình 4: Nhóm NDT chủ yếu của thư viện là sinh viên.

1.3.2 Đặc điểm nhu cầu tin

“Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan của con người (cá nhân, nhóm, xã hội) đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin để duy trì hoạt động sống. Khi đòi hỏi về thông tin trở nên cấp thiết thì nhu cầu tin xuất hiện. Nhu cầu tin là nhu cầu của con người, là một dạng của nhu cầu tinh thần, nhu cầu bậc cao của con người. Nhu cầu nảy sinh trong quá trình thực hiện các loại hoạt động khác của con người, thông tin về đối tượng hoạt động, về môi trường và các phương tiện hoạt động là yếu tố quan trọng tạo nên hiệu quả hoạt động của con người. Bất kỳ hoạt động nào muốn có kết quả tốt thì cũng cần phải có thông tin. Mọi

người càng tham gia nhiều hoạt động khác nhau thì nhu cầu tin của con người càng phong phú hơn, tham gia hoạt động phức tạp thì nhu cầu tin càng trở nên sâu sắc hơn. Các nhu cầu tin này thay đổi tuỳ theo bản chất công việc và nhiệm vụ mà người dùng tin phải hoàn thành.” [4,tr.17]

Nhóm NDT là sinh viên là nhóm NDT chính của thư viện. Nhu cầu tin của họ là tra tìm tài liệu phục vụ học tập, thi cử, nghiên cứu khoa học, tài liệu chủ yếu là: giáo trình, sách tham khảo, và các tài liệu điện tử,...

Nhóm NDT là nhóm NDT thứ hai sau nhóm NDT là sinh viên, nhu cầu tin của họ là thông tin mang tính tổng hợp, mang tính chiến lược để phục vụ việc giảng dạy và chỉ đạo, tài liệu chủ yếu của họ là: giáo trình, sách tham khảo, sách ngoại văn, các loại tạp chí khoa học...

Có thể nói, nhu cầu tin của NDT thuộc lĩnh các lĩnh vực: công trình, Cơ khí chiếm đa số trong tổng số các lĩnh vực đào tạo của nhà trường.

Lĩnh vực Ngoại ngữ không phải là ngành đào tạo chính tại trường. Tuy nhiên, với xu hướng đào tạo Ngoại ngữ cho sinh viên trong hầu hết các trường Đại học ở nước ta hiện nay, Nhà trường đã cùng với Thư viện có những chính sách bổ sung sách ngoại ngữ, đặc biệt là sách Tiếng Anh chuyên ngành để đáp ứng nhu cầu của sinh viên, phù hợp với công tác đào tạo của Nhà trường và xu hướng tri thức chung của nhân loại.

STT

LĨNH VỰC	SỐ LƯỢNG (cuốn)	TỶ LỆ (%)
1	Công trình	17.158	40
2	Cơ khí	4.852	11
3	Điện	330	0,7
4	Điện tử	1.397	3
5	CNTT	1.533	4
6	Kinh tế	2.882	7