Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức - 20

Lập báo cáo kiểm soát

Căn cứ vào Báo cáo kiểm soát của Phòng Kiểm soát nội bộ, và các quy định hiện hành của Bệnh viện về việc khen thưởng, kỷ luật, Ban Giám đốc Bệnh viện ban hành văn bản bao gồm:

- Yêu cầu các đơn vị, cá nhân liên quan giải quyết, khắc phục, xử lý (nếu cần thiết).

- Xử phạt các Đơn vị, cá nhân liên quan (nếu có).

- Giao Ban kiểm soát nội bộ/Đơn vị/Cá nhân

theo dõi, kiểm tra việc xử lý khắc phục (nếu có)

Đơn vị/Cá nhân liên quan

Thực hiện quyết định

Các đơn vị, cá nhân liên quan thực hiện, giải quyết, khắc phục, xử lý các nội dung theo Quyết định của Ban Giám đốc. Chủ động thông báo với Đơn vị được giao theo dõi về tình hình, tiến độ xử lý công việc, các vấn đề phát sinh ảnh hưởng

đến việc giải quyết khắc phục (nếu có)

Ban kiểm soát nội bộ

/Đơn vị/Cá nhân được giao

Theo dõi khắc phục

Ban kiểm soát nội bộ hoặc Đơn vị/Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá tình trạng hoàn thiện, khắc phục của các Đơn vị/cá nhân căn cứ theo Báo cáo kiểm soát và Quyết định, Chỉ thị của Ban Giám đốc (nếu có).

Lập phiếu theo dõi khắc phục có ý kiến xác nhận của đơn vị/cá nhân thực hiện việc khắc phục theo mẫu

Gửi toàn bộ các phiếu theo dõi khắc phục cho Ban kiểm soát nội bộ (trường hợp Đơn vị/Cá

nhân khác theo dõi)

Báo cáo sau khắc phục

Ban kiểm soát nội bộ tập hợp các phiếu theo dõi khắc phục và lập Báo cáo sau khắc phục về kết quả khắc phục của các cá nhân/đơn vị liên quan theo mẫu

Báo cáo sau khắc phục được gửi cho Ban Giám đốc, Đơn vị/Cá nhân theo dõi khắc phục và liên

quan

Ban kiểm soát nội

bộ

Lưu hồ sơ

Ban kiểm soát nội bộ lưu trữ hồ sơ kiểm soát theo đúng danh mục, thứ tự thời gian, theo đơn vị được kiểm soát, theo chuyên đề hoặc vụ việc,...

đảm bảo khoa học.

Các bước thực hiện

Nội dung thực hiện và kiểm soát

Khoa LS

Kiểm soát chi phí KCB tại Khoa LS

- Trước khi chuyển bảng kê chi phí KCB của NB, Khoa LS thực hiện:

+ Vào chi phí KCB.

+ Tự kiểm soát chi phí KCB theo Bảng kiểm

Khoa LS

Lập danh sách NB dự kiến ra viện

- Hàng ngày Khoa LS gửi danh sách NB dự kiến xuất viện của Khoa đến Tổ

kiểm soát.

Khoa LS Tổ kiểm soát

Tiếp nhận

- Đối với NB ra viện có kế hoạch: Tổ kiểm soát tiếp nhận danh sách trước 10h hàng ngàyđể phân bổ thành viên hợp lý.

- Đối với NB ra viện không có kế

hoạch (NB ra viện đột xuất trong đêm vì lý do tử vong, xin về

Tổ kiểm soát,

Kiểm soát chi phí KCB

- Hàng ngày Tổ kiểm soát thực hiện kiểm soát bảng kê chi phí KCB trước khi thanh toán.

- Sau khi kiểm soát Bảng kê chi phí KCB, nếu phát hiện sai sót thì Tổ kiểm

soát: Gửi ngay các nội dung cần sửa

Các bước thực hiện

Nội dung thực hiện và kiểm soát

đổi, bổ sung tới các Khoa LS.

Khoa lâm sàng

Chỉnh sửa theo góp ý

- Lãnh đạo Khoa LS cử nhân viên có liên quan để khắc phục những lỗi sai sót liên quan đến Bảng kê chi phí KCB.

- Nhân viên được phân côngsửa đổi, bổ sung các góp ý của Tổ kiểm soát ngay sau khi nhận được nội dung một cách nhanh chóng và hiệu quả.

- Báo cáo lại kết quả sau khắc phục cho

Tổ kiểm soát để chốt chi phí qua

Khoa lâm sàng

In bảng kê chi phí KCB

- Các Khoa LS:

+ Chốt toàn bộ chi phíKCB cho NB.

+ In Bảng kê chi phí.

- Gửi toàn bộ Bảng kê chi phí xuống P. TCKT hẹn giờ cho NB xuống thanh toán.

- Hướng dẫn cho NB xuống cửa thanh

toán theo quy định.

Nhân viên

TCKT

Thanh toán

- Thanh toán chi phí cho NB theo Bảng kê chi phí KCB theo quy định.

Các bước thực hiện

Nội dung công việc và yêu cầu

Khoa LS

Kiểm soát HSBA tại Khoa LS

Trước khi chuyển HSBA của NB đi lưu trữ, Khoa LS thực hiện:

+ Kiểm tra ghi chép HSBA.

+ Điền đầy đủ thông tin trong các mục của HSBA.

+ Kiểm soát HSBA theo Bảng kiểm

Khoa lâm sàng

Lập danh sách NB ra viện

- Khoa LS gửi danh sách NBra viện kèm theo HSBA và Bảng kê chi phí KCB đến

Tổ kiểm soát

Khoa lâm sàng

Tổ kiểm

soát

Tiếp nhận

- Tổ kiểm soát tiếp nhận từ các Khoa LS danh sách kèm HSBA

- Tổ kiểm soát tiếp nhận HSBA có ký xác

nhận bàn giao.

Khoa lâm sàng

Chỉnh sửa theo góp ý

- Lãnh đạo Khoa LScử nhân viên có liên quan để khắc phục những lỗi sai sót liên quan đến HSBA.

- Nhân viên được phân công có trách nhiệm khắc phục ngay những lỗi sai cầnsửa đổi, bổ sung bất cứ khi nào Tổ kiểm soát liên hệ.

- Báo cáo lại kết quả sau khắc phục cho Tổ

kiểm soát để chốt chi phí