thực hiện, chức danh chuyên viên quản trị văn phòng có một nhiệm vụ cụ thể là “lập kế hoạch chi phí văn phòng cho cơ quan Tổng công ty hàng quý”, một trong những tiêu chuẩn đánh giá sự hoàn thành nhiệm vụ này quy định trong bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là kế hoạch được xây dựng “đảm bảo tính tiết kiệm”, báo cáo đảm bảo “đúng thời hạn”. Căn cứ vào thông tin từ các văn bản phân tích công việc, người quản lý sẽ đề ra các mục tiêu làm việc cụ thể của nhân viên gắn với nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc. Các mục tiêu công việc cần được gắn trọng số để thể hiện mức độ quan trọng và ưu tiên của các mục tiêu. Mức độ hoàn thành các mục tiêu sẽ là tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc của người lao động.
Ví dụ về mục tiêu làm việc cụ thể của nhân viên quản trị văn phòng trong tháng 12/2019 như sau:
Bảng 3.1: Mục tiêu của nhân viên quản trị văn phòng
Mục tiêu | Trọng số |
1. Tiết kiệm chi phí văn phòng 15% so với tháng trước 2. Lập kế hoạch chi phí văn phòng Tổng công ty Quý III/2019 báo cáo trước 15/6/2019. 3. Chuẩn bị phòng họp đúng theo yêu cầu được quy định cho “Họp sơ kết 6 tháng đầu năm” trước ngày 30/6 | 3 2 1 |
Có thể bạn quan tâm!
-
Đánh Giá Của Cán Bộ Công Nhân Viên Về Xác Định Nhiệm Vụ E Và Tiêu Chuẩn Công E Việc Của Tổng E Công Ty -
Đánh Giá Kết Quả Tạo Động Lực Lao Động Trong Tổng Công Ty -
Mục Tiêu Và Phương Hướng Tạo Động Lực Lao Động Tại Tổng Công Ty Du Lịch Hà Nội -
Cải Thiện, Duy Trì Môi Trường Và Điều Kiện Làm Việc Thuận Lợi Cho Người Lao Động -
Tạo động lực lao động tại Tổng công ty Du lịch Hà Nội - 14 -
Tạo động lực lao động tại Tổng công ty Du lịch Hà Nội - 15
Xem toàn bộ 124 trang tài liệu này.
(Nguồn: Văn phòng Tổng công ty Du lịch Hà Nội)
3.2.3. Hoàn thiện chính sách phân phối tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi xã hội
Đối với bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp nào thì tiền lương, tiền thưởng cũng được coi là yếu tố quan trọng nhất kích thích người lao động làm việc. Mức tiền lương, tiền thưởng hợp lý và công bằng sẽ tạo động lực thúc đẩy người lao động làm việc, học tập, nâng cao trình độ nhằm đóng góp cho
tổ chức, doanh nghiệp và gắn bó lâu dài. Tổng công ty Du lịch Hà Nội không phải là ngoại lệ. Hiện nay, việc phân phối tiền lương, tiền thưởng tại Tổng công ty vẫn còn một số bất cập, đánh giá của CBCNV về công tác tiền lương, tiền thưởng theo khảo sát chưa cao. Do đó, giải pháp hoàn thiện chính sách phân phối tiền lương, tiền thưởng là rất quan trọng. Cụ thể, giải pháp đề xuất cho Tổng công ty Du lịch Hà Nội là:
- Phổ biến và giải thích rõ cho toàn thể CBCNV hiểu về quy chế trả lương, thưởng đang áp dụng tại Tổng công ty.
- Phân phối tiền lương, thưởng cần quan tâm đến vấn đề trả lương đúng trình độ và đóng góp của người lao động để họ thấy rõ mối liên hệ giữa kết quả THCV với tiền lương nhận được. Tiền lương không chỉ dựa vào thâm niên và bằng cấp, mà còn phải dựa vào kết quả hoàn thành công việc, nhất là với phần lương tăng thêm. Phần thưởng phải gắn trực tiếp với thành tích của người lao động: Tránh tình trạng khen thưởng một cách đại trà, ai cũng được thưởng, người có thành tích cũng giống người không có thành tích. Vì thế, ngoài tiêu chí xét thưởng rõ ràng còn cần tới khả năng và sự công tâm khi đánh giá của người quản lý trực tiếp. Khi đã có các qui định rõ ràng về xét thưởng cần phải thông báo và giải thích rõ cho người lao động để họ nhận thấy được mối liên hệ rõ ràng giữa kết quả làm việc và phần thưởng.
- Xây dựng cơ chế đánh giá kết quả thực hiện công việc, gắn tiền lương với hiệu quả, năng suất và chất lượng. Theo đề xuất ở giải pháp 3.2.2 Tổng công ty cần xây dựng và đưa vào sử dụng bản mô tả công việc, xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá THCV đầy đủ và chi tiết, có tính định lượng. Từ đó việc xét tăng lương theo định kỳ và tăng lương trước hạn sẽ gắn liền với kết quả đánh giá và năng lực thực tế của từng nhân viên.
- Điều chỉnh tiền lương tăng thêm cho phù hợp Hiện tại, Tổng công ty đang áp dụng các mức sau:
Loại A: Hoàn thành tốt công việc Hệ số: hđg = 1 Loại B: Hoàn thành công việc Hệ số: hđg = 0,75
Loại C: Chưa hoàn thành công việc Hệ số: hđg = 0,5 Loại D: Trong tháng có vi phạm quy chế Hệ số: hđg = 0
Hạn chế của quy định hiện tại là: sự chênh lệch về tiền lương tăng thêm giữa các mức độ hoàn thành công việc là tương đối lớn, ngoài ra cho dù người lao động có phấn đấu hoàn thành tốt công việc đến đâu thì mức lương tăng thêm cũng chỉ dừng lại ở hệ số đánh giá là hệ số 1. Để tiền lương tăng thêm phản ánh chính xác đóng góp của người lao động, giúp người lao động có mục tiêu phấn đấu gắn tiền lương với mức độ hoàn thành công việc tác giả đề xuất Tổng công ty có thể điều chỉnh mức hệ số đánh giá thành như sau:
Hoàn thành xuất sắc công việc: 95 đến 100 điểm Hệ số hđg = 1.3 Hoàn thành tốt công việc: 90 đến 95 điểm Hệ số hđg = 1.1 Hoàn thành công việc 70 đến 90 điểm Hệ số hđg = 1.0 Chưa hoàn thành công việc: 50 đến 70 điểm Hệ số hđg = 0.75 Không xếp loại: Dưới 50 điểm Hệ số hđg = 0
- Đa dạng hóa các hình thức khen thưởng: Hiện tại, hình thức khen thưởng được áp dụng tại Tổng công ty chủ yếu là thưởng bằng tiền mặt. Tổng công ty nên đa dạng hóa các hình thức khen thưởng như: một kỳ nghỉ phép, một chuyến đi du lịch nước ngoài cho người lao động và gia đình, hay một món quà ý nghĩa nào đó... Đi kèm phần thưởng vật chất cần kết hợp với phần thưởng tinh thần, đó là sự sự ghi nhận thành tích, tổ chức lễ trao giải thưởng, vinh danh người lao động v..v. Điều này góp phần khích lệ rất lớn về tinh thần của người được khen thưởng, người lao động sẽ cảm thấy hãnh diện, tự hào, thỏa mãn nhu cầu được tôn trọng của họ.
- Điều chỉnh thời hạn xét khen thưởng: Tổng công ty nên tổ chức đánh giá, bình xét thi đua theo tháng hoặc quý, hoặc tổ chức khen thưởng đột xuất khi người lao động hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Điều này không chỉ có tác động rất lớn tới động lực lao động của CBNV, khích lệ tinh thần thi đua lao động trong Tổng công ty mà còn giúp cho việc đánh giá thực hiện công việc
được khách quan, công bằng hơn. Mức thưởng nên được đưa ra một cách rõ ràng thông qua việc thảo luận và quyết định của Ban lãnh đạo Tổng công ty.
- Điều chỉnh mức tiền thưởng phù hợp với giá cả thị trường: Hiện nay mức thưởng thi đua cuối năm của Tổng công ty áp dụng theo đúng quy định của Nhà nước mà chưa có sự linh hoạt. Do vậy, Tổng công ty cần xem xét lại, đưa ra quy định về mức thưởng linh hoạt theo giá cả thị trường.
- Cần thu hút người lao động tham gia đóng góp ý kiến trong việc xây dựng chương trình, hình thức khen thưởng để có các hình thức khen thưởng phù hợp với nguyện vọng của CBCNV, mặt khác cũng tạo điều kiện cho người lao động hiểu rõ hơn về các chính sách khen thưởng của Tổng công ty và có kế hoạch phấn đấu.
Để cải thiện hơn nữa đời sống của người lao động, các hình thức phúc lợi của Tổng công ty cần phải được đa dạng hóa. Cụ thể là:
Việc sử dụng quỹ phúc lợi cần phải được lên kế hoạch cụ thể, phải xác định rõ cả về mặt định tính và định lượng, quy định tỷ lệ cho từng đối tượng hỗ trợ. Tổng công ty cần phải chi dùng hợp lý, tránh lãng phí, cố gắng làm thế nào để các hoạt động phúc lợi cho người lao động đạt kết quả cao mà không tốn kém về chi phí.
Tổng công ty cần thu hút người lao động tham gia đóng góp ý kiến vào việc xây dựng chính sách phúc lợi để có thể xây dựng được chương trình phúc lợi đa dạng, phù hợp với nguyện vọng của người lao động. Tiến hành nghiên cứu sở thích và sự lựa chọn của CBCNV để xây dựng được các chương trình phúc lợi phù hợp với từng nhóm người lao động. Ví dụ:
Tăng các dịch vụ và phúc lợi về mặt tài chính.
Tặng phiếu chăm sóc sắc đẹp ở các Spa vào ngày 8/3 cho CBNV nữ… Cung cấp thông tin thường xuyên và giải thích cho người lao động hiểu
rõ hơn về các chương trình phúc lợi mà họ được nhận, lợi ích từ chương trình, giúp CBCNV thấy rõ được sự quan tâm của Tổng công ty đến đời sống cho người lao động.
Tổng công ty nên xem xét đa dạng hóa các loại hình phúc lợi tự nguyện mà người lao động hiện tại đang mong muốn công ty cung cấp thêm cho người lao động như: thời gian làm việc linh hoạt, hỗ trợ về nhà ở, phương tiện đi lại cho những lao động phải làm việc tại các Đơn vị, Công ty xa trung tâm, những lao động phải thường xuyên đi công tác tại các quận, huyện, nước ngoài.
3.2.4. Hoàn thiện hoạt động phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc
Thứ nhất; về hoạt động phân tích công việc
Đối với Tổng công ty Du lịch Hà Nội, hiện nay hoạt động phân tích công việc còn hạn chế và chưa được tiến hành thường xuyên, do đó Tổng Công ty nên tiến hành phân tích công việc một cách khoa học và định kỳ 1 – 2 năm phải xem xét lại cho phù hợp với tình hình thực tế.
Để thực hiện tốt công tác phân tích công việc, Tổng công ty Du lịch Hà Nội có thể thực hiện các đề xuất cụ thể như sau:
- Tìm hiểu những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc như: thông tin về tổ chức hoạt động của Tổng công ty, chế độ tiền lương, khen thưởng, tầm quan trọng của công việc trong Tổng công ty, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động; thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc như phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động với các nhân viên khác, cách thức làm việc với các loại máy móc, trang thiết bị kĩ thuật… Ngoài ra là thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kĩ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng…
- Xác định nội dung và trình tự thực hiện phân tích công việc. Áp dụng vấn đề này vào Tổng công ty, theo tác giả có thể tham khảo ý tưởng của Dessler (trong Human Resource Management, 1997) như sau:
Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các
hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lí nhất.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức Tổng công ty và bản mô tả công việc cũ.
Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện công tác phân tích.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Có thể sử dụng phương pháp phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Thứ hai; về hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc
Hiện nay, hệ thống đánh giá thực hiện công việc Tổng công ty Du lịch Hà Nội đang áp dụng khá đơn giản, tiêu chí đánh giá chưa đầy đủ rõ ràng, việc ghi nhận thành tích chưa th sự công khai và minh bạch. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc tại Tổng công ty cụ thể như sau:
- Xác định các tiêu chí đánh giá rõ ràng, chi tiết: Tiêu chí đánh giá phải gắn liền với nhiệm vụ được giao thực hiện và mục tiêu mà Tổng công ty mong muốn đạt tới như: doanh số hàng tháng, lượt khách lữ hành hàng tháng…. Để kết quả đánh giá phản ánh chính xác và công bằng kết quả thực hiện công việc của người lao động yêu cầu các tiêu chí phải được xây dựng đầy đủ, cụ thể, định lượng, dựa vào các văn bản phân tích công việc. Ngoài các tiêu chí về khối lượng công việc còn cần các tiêu chí về thái độ làm việc, khả năng áp dụng các kiến thức và kỹ năng, phẩm chất, mối quan hệ đồng nghiệp, mối quan hệ với đại lý, khách hàng ...
- Lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp: tác giả đề xuất phương pháp đánh giá THCV có thể áp dụng tại Tổng công ty Du lịch Hà Nội đó là sử dụng phương pháp quản lý bằng mục tiêu. Theo phương pháp này vào đầu
chu kì đánh giá người quản lý và người lao động sẽ cùng bàn bạc, thảo luận với nhau để thảo luận về các yếu tố chính trong công việc của người lao động. Căn cứ vào mục tiêu chung của Tổng công ty, mục tiêu của bộ phận, người quản lý sẽ định hướng cùng thảo luận với người lao động về các mục tiêu cụ thể cần đạt được trong công việc của họ. Hướng dẫn để người lao động xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu đó. Những mục tiêu và kế hoạch hành động này sẽ được ghi chép lại. Cần gắn các trọng số cho các mục tiêu để xác định mục tiêu nào là mục tiêu ưu tiên, cụ thể: mục tiêu tăng doanh số được ưu tiên hàng đầu, đảm bảo số thu nộp ngân sách nhà nước... Trong quá trình thực hiện công việc thuộc chu kì đánh giá người lao động thường xuyên xem xét quản lý tiến độ thực hiện mục tiêu của mình, nếu có khó khăn trong việc thực hiện mục tiêu họ sẽ trao đổi với người quản lý để điều chỉnh cách thực hiện công việc, yêu cầu hỗ trợ và có thể điều chỉnh mục tiêu.
Cuối kỳ công việc, người đánh giá sẽ cùng trao đổi với người lao động về quá trình thực hiện những mục tiêu đã được thiết lập từ đầu, những gì đạt được và chưa được. Cùng phân tích nguyên nhân và đưa ra giải pháp. Qua đó đánh giá quá trình thực hiện công việc của người lao động.
- Tiến hành tổ chức đào tạo người đánh giá để giúp nguời đánh giá hiểu rõ mục đích đánh giá và có thể thực hiện đánh giá công bằng, chính xác. Để đảm bảo công bằng trong công tác đánh giá thực hiện công việc được thì Tổng công ty cần có một chương trình đào tạo cán bộ thực hiện đánh giá một cách chi tiết, cụ thể. Đối tượng đào tạo là các đồng chí Trưởng phòng, Giám đốc công ty thành viên và Trưởng đơn vị kinh doanh, cán bộ phòng tổ chức cán bộ trực tiếp làm công tác đánh giá hàng tháng đặc biệt là đồng chí Trưởng phòng Tổ chức cán bộ... Người đánh giá phải hiểu rõ về quy trình, cách thức, mục tiêu… của hệ thống đánh giá mới đảm bảo sự chính xác và thống nhất giữa các đơn vị.. Phòng tổ chức cán bộ là người đứng ra chủ trì tổ chức đào tạo nhằm phổ biến tất cả những vấn đề liên quan đến hệ thống đánh giá thực hiện công việc và cách thức thực hiện. Đồng thời, cần ban hành các văn bản
hướng dẫn chi tiết, cụ thể. Bên cạnh đó, phòng tổ chức cán bộ cũng cần hướng dẫn người lao động cách thức tự đánh giá và mục đích của hoạt động đánh giá.
- Thường xuyên trao đổi với nhân viên về kết quả đánh giá THCV để đảm bảo tính công khai, minh bạch. Việc thông tin cho người lao động biết về kết quả của mình sẽ giúp cho người lao động biết và hiểu được kết quả đánh giá của mình, và hiểu vì sao mình lại có được kết quả đánh giá như vậy. Như vậy thì người lao động sẽ cảm thấy việc đánh giá là rõ ràng, giảm thiểu những nghi ngờ và thắc mắc của người lao động về kết quả đánh giá và việc đãi ngộ, mà họ nhận được.
- Sau mỗi chu kỳ đánh giá nên tổ chức cuộc phỏng vấn đánh giá, thông báo về tình hình thực hiện công việc của nhân viên trong Tổng công ty. Cần phân tích và chỉ ra những điều mà họ đã làm được và chưa làm đựơc trong thời gian qua. Nhấn mạnh những điểm mà người lao động đã làm tốt, khuyến khích họ tiếp tục phát huy những điểm tốt đó và phấn đấu làm việc tốt hơn. Người quản lý và nhân viên cùng nhau tìm ra hướng giải quyết tốt nhất cho các vấn đề còn tồn tại và đưa ra những mục tiêu cụ thể cho kỳ tới.
- Sử dụng kết quả đánh giá phù hợp trong các hoạt động quản trị nhân lực. Tổng công ty nên thiết kế mẫu phiếu đánh giá đã phân loại CBCNV ra làm 5 loại: Hoàn thành Xuất sắc công việc (loại A+), Hoàn thành tốt công việc (loại A), Hoàn thành công việc (loại B), Chưa hoàn thành công việc (loại C) và Không xếp loại. Bộ phận nhân sự sẽ căn cứ vào kết quả đánh giá hàng tháng, hàng quý, hàng năm đối với cán bộ nhân viên làm cơ sở cho các quyết định về nhân sự của Tổng công ty. Tổng công ty cần giúp người lao động hiểu rõ mối quan hệ giữa đánh giá THCV và các quyết định nhân sự cũng như việc nâng lương, xét thi đua khen thưởng, tiền lương, tiền thưởng để họ thấy được đánh giá không phải là mang tính hình thức mà liên quan trực tiếp đến lợi ích của người lao động.