Cần Có Quy Định Cán Bộ Tư Pháp Hộ Tịch Xác Nhận Ký Chứng Thực, Tiêu Chuẩn

về cơ chế tổ chức và hoạt động chứng thực tại Việt Nam là rất cần thiết. Nhà nước cần có biện pháp để tiến hành đẩy mạnh hơn nữa việc việc đơn giản hóa thủ tục hành chính. Cải cách nền hành chính nhà nước, về thực chất, là điều chỉnh, cải cách thể chế và cơ cấu bộ máy hành pháp cũng như kiến thức, kỹ năng, năng lực, nhằm thúc đẩy tính hiệu lực, hiệu quả của quản lý nhà nước. Chương trình cải cách nền hành chính nhà nước nhằm phát huy vai trò làm chủ của nhân dân lao động, làm cho nhà nước ta thực sự là của dân, do dân và vì dân. Thực hiện cải cách hành chính bao hàm nhiều nội dung lớn. Để tạo các tiền đề cần thiết mở đường cho việc hoàn thiện và hiện thực hoá Quy chế thực hiện dân chủ ở xã thì công cuộc cải cách hành chính cần được đẩy mạnh. Ngoài việc công khai hoá các quy trình thủ tục hành chính tại cơ sở, cần tăng cường cơ hội đối thoại, giao tiếp giữa chính quyền và nhân dân. Đồng thời các địa phương cần tiếp tục rà soát thực hiện thủ tục hành chính theo quy trình đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật. Tiếp tục công khai các thủ tục hành chính, mức thu phí, lệ phí, giấy tờ, hồ sơ và thời gian giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân nhằm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, cá nhân. Đồng thời quan tâm ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hoá việc tiếp nhận, xử lý, giải quyết công việc cho tổ chức, cá nhân. Các địa phương cần quan tâm trong việc xin cấp kinh phí thực hiện cơ chế một cửa. Các điều kiện trên góp phần thực hiện cải cách thủ tục hành chính. Nhìn chung, Nghị định số 79 công tác cải cách hành chính đã được quan tâm và Nghị định có nhiều quy định tiến bộ và có nhiều chuyển biến quan trọng đặc biệt về thủ tục thực hiện chứng thực. Do vậy, cần kế thừa những tiến bộ về cải cách hành chính của Nghị định 79 trong việc thực hiện chứng thực.Về thủ tục hành chính: loại bỏ những thủ tục hành chính gây phiền hà cho công dân. Xây dựng các thủ tục hành chính mới theo hướng công khai đơn giản thuận tiện cho người dân.

3.2.4. Cần có quy định cán bộ Tư pháp hộ tịch xác nhận ký chứng thực, tiêu chuẩn điều kiện, chế độ đãi ngộ đối với người làm công tác chứng thực, giúp việc thực hiện chứng thực‌

Mặc dù Bộ Tư pháp có Công văn số 4697/BTP-HCTP ngày 07/6/2012 của Bộ Tư pháp v/v chứng thực chữ ký và giấy bán, tặng, cho xe của cá nhân hướng dẫn việc chứng thực chữ ký có thể được thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Theo đó, cán bộ, công chức chỉ tiếp nhận, kiểm tra yêu cầu chứng thực và hẹn người có yêu cầu chứng thực về thời điểm trả kết quả. Tại thời điểm trả kết quả, người có yêu cầu chứng thực chữ ký sẽ ký trước mặt người thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực ký chứng thực và trả kết quả cho người có yêu cầu chứng thực.Tuy nhiên về lâu dài cần phải được điều chỉnh trong Luật chứng thực. Cần quy định cán bộ công chức tại bộ phân một cửa được quyền xác nhận việc ký của người có yêu cầu chứng thực chữ ký như người có yêu cầu chứng thực chữ ký sẽ ký trước mặt cán bộ công chức tại bộ phân một cửa.

Để bảo đảm thực hiện nghiêm chỉnh quy định về thủ tục chứng thực chữ ký, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, thì việc quy định tiêu chuẩn điều kiện đối với người làm công tác chứng thực nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ công chức chuyên nghiệp, hiện đại. Đội ngũ cán bộ Tư pháp làm ở cấp cơ sở ngày càng được kiện toàn. Một số địa phương đã thực hiện trấn đã bố trí 2 công chức Tư pháp hộ tịch như TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội, Tiền Giang... Bên cạnh đó, với sự ra đời của nhiều Trường Trung cấp Luật trên phạm vi cả nước như trường Trung cấp Luật Thái Nguyên, Trường Trung cấp luật Buôn Ma Thuột tại tỉnh Đắk Lắk, trường Trung cấp luật Vị Thanh tại tỉnh Hậu Giang, Trường trung cấp Luật Đồng Hới tại Quảng Bình và sắp tới là Trường trung cấp luật Sơn La đã tạo nhiều cơ hội thuận lợi để chuẩn hóa trình độ cho cán bộ Tư pháp hộ tịch cơ sở. Tuy nhiên, với lợi thế là có trình độ pháp

luật, được cọ sát nhiều với thực tiễn, nên đội ngũ cán bộ tư pháp hộ tịch cũng thường xuyên có những biến động, đặc biệt sau kỳ bầu cử. Tư pháp địa phương cần có kế hoạch phối hợp chặt chẽ với các cơ sở đào tạo Đại học và Trung cấp Luật tuyển dụng học viên tốt nghiệp các cơ sở này để bổ sung cho đội ngũ công chức Tư pháp ở cấp xã. Trong công tác thực hiện chứng thực theo quy định của Nghị định 79 thì người thực hiện chứng thực đó chính là Chủ tịch UBND cấp xã. Người giúp việc cho Chủ tịch UBND cấp xã là công chức Tư pháp, tuy nhiên công chức Tư pháp không được trực tiếp ký các giấy tờ chứng thực đồng thời cũng không phải chịu trách nhiệm đối với các giấy tờ chứng thực. Trong khi cấp xã là cấp cơ sở gần dân nhất, nhiệm vụ của Tư pháp cấp xã ngày càng tăng về số lượng với yêu cầu cao về chất lượng và tiến độ dẫn đến sự quá tải về công việc. Do đặc thù của các UBND xã, phường, thị trấn tại Thành phố là khối lượng công việc lớn. Công chức Tư pháp hộ tịch đảm nhiệm 12 đầu việc. Công việc của cán bộ cấp xã luôn trong tình trạng quá tải, đội ngũ cán bộ công chức thường có sự thay đổi sau mỗi kỳ đại hội. Đặc biệt Nghị định đã tạo điều kiện thuận lợi cho công dân phân cấp thẩm quyền chứng thực không phụ thuộc vào việc người yêu cầu chứng thực có hay không có hộ khẩu thường trú, tạm trú tại địa phương. Chính vì vậy mà những thành phố lớn tập trung nhiều dân cư, lao động nhu cầu về chứng thực tăng cao. Đội ngũ cán bộ làm công tác chứng thực tại UBND cấp xã còn hạn chế về trình độ pháp luật hay luân chuyển. Để thể hiện sự chuyên nghiệp hóa cũng như đảm bảo sự yên tâm cho công chức trong công việc cũng nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng thực. Đồng thời bảo đảm thực hiện kịp thời yêu cầu chứng thực của công dân. Đòi hỏi người giúp việc phải được đào tạo bài bản về chuyên môn nghiệp vụ chứng thực. Yêu cầu về tiêu chuẩn người giúp việc phải có trình độ chuyên môn từ Trung cấp Luật trở lên. Tại cấp huyện người giúp việc cho Trưởng hoặc Phó Phòng là các chuyên viên.Việc xây dựng đội

ngũ cán bộ, công chức có số lượng, cơ cấu hợp lý chuyên nghiệp, hiện đại để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới. Bên cạnh đó cán bộ công chức có phẩm chất tốt và đủ năng lực để tiếp nhận nhiệm vụ và thực thi công vụ là rất cần thiết. Về tiêu chuẩn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác chứng thực nên tối thiểu phải có trình độ trung cấp luật, đáp ứng thời gian công tác ổn định tối thiểu 03 năm. Đồng thời chế độ đãi ngộ phải tương xứng với áp lực công việc và trách nhiệm được giao. Cấp xã là nơi quan hệ trực tiếp với người dân, đảm bảo quyền lợi cho nhân dân. Sự hoàn thiện về chức danh và những tiêu chuẩn cụ thể của cán bộ công chức cấp xã nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, cải cách tư pháp đã và đang đặt ra. Mục đích của xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức nhằm phục vụ sự nghiệp phát triển đất nước và phục vụ nhân dân. Việc quy định rõ về tiêu chuẩn trên cũng cần thiết khi xây dựng Luật chứng thực để nâng cao chất lượng công tác chứng thực. Hơn nữa việc quy định cụ thể về quyền và nghĩa vụ của người giúp việc cho Chủ tịch, phó Chủ tịch, Trưởng hoặc Phó phòng tư pháp cấp huyện, những việc được làm và không được làm cũng như chế độ chính sách đãi ngộ với với công chức trong lĩnh vực này là cần thiết.‌

3.2.5. Đẩy mạnh việc chuyển giao các giao dịch hợp đồng sang các tổ chức hành nghề công chứng

Thời gian qua nhiều tỉnh thành đã thực hiện công tác chuyển giao giao dịch, hợp đồng sang các tổ chức hành nghề công chứng. Việc chuyển giao là cần thiết phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tăng cường an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch từ UBND cấp xã, huyện sang các tổ chức hành nghề công chứng. Các địa phương cũng đã từng bước nhận thức được ý nghĩa của việc chuyển giao nhằm tránh rủi ro cho tổ chức, cá nhân khi tham giao dịch. Trên thực tế do chưa nhận thức đầy đủ, một số địa phương cho rằng lệ phí chứng thực rẻ hơn so với công chứng, đi công chứng xa hơn, mất thời

gian hơn. Tuy nhiên về lâu dài việc chứng thực không an toàn cho công dân, chỉ chứng nhận hình thức của hợp đồng, giao dịch mà không xác nhận nội dung. Nguyên nhân của việc chưa thực hiện chuyển giao do các tổ chức hành nghề công chứng chưa phát triển khắp cả nước, một phần có địa phương chưa quan tâm đến việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng cũng như hoạt động xã hội hóa về công chứng. Đồng thời về nhận thức chưa hiểu được những khó khăn bất lợi khi chứng thực giao dịch tại cấp xã phường. Do vậy, cần tăng cường công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức của người dân cũng như chính quyền địa phương. Bởi không được xác nhận về nội dung dẫn đến giao dịch đó sau này có thể phát sinh tranh chấp. Nếu không phù hợp với quy định của pháp luật có thể bị tòa án tuyên hủy. Việc khởi kiện dẫn đến tốn kém về cho công dân khi theo kiện. Nhiều vụ việc kéo dài, nhờ cả luật sư bảo vệ không chỉ sơ thẩm, phúc thẩm mà còn lên tận giám đốc thẩm khiến cho bên nguyên, bên bị đều mất thời gian, tốn kém, ảnh hưởng trật tự xã hội. Hiện Nhà nước tạo hành lang pháp lý cần thiết cho xã hội hóa hoạt động công chứng. Chính phủ đã ban hành quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng. Quy hoạch được xây dựng trên cơ sở đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động công chứng. Sự phân bổ mạng lưới các tổ chức hành nghề công chứng tại các địa phương đảm bảo thực hiện đúng chủ trương và định hướng xã hội hóa hoạt động công chứng. Hơn nữa, việc thực hiện chuyển giao thực hiện theo lộ trình và chỉ thực hiện ở những địa bàn đã có tổ chức hành nghề công chứng. Các địa phương đã từng bước tiến hành xây dựng đề xuất quy hoạch phát triển các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn của mình gửi cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Đó là điều kiện giúp cho công tác chuyển giao về hợp đồng, giao dịch được triển khai cho các tổ chức hành nghề công chứng. Việc thực hiện công tác chuyển giao nhằm giảm tải công việc về chứng thực. Nhìn chung cần nâng cao nhận thức của người dân trong việc

phòng ngừa rủi ro nếu giao dịch hợp đồng chứng thực tại UBND các cấp, tăng cường trách nhiệm của chính quyền trong việc thực hiện chuyển giao cũng như triển khai thực hiện quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng. Đồng thời việc thực hiện tốt công tác chuyển giao sẽ góp phần thực hiện công tác xã hội hóa hoạt động chứng thực, phòng ngừa những rủi ro phát sinh đồng thời để cán bộ tư pháp- hộ tịch có thời gian nghiên cứu chuyên môn.‌

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 107 trang tài liệu này.

3.2.6.Từng bước xã hội hóa hoạt động chứng thực

Công tác chứng thực đó là hoạt động nhằm phục vụ nhu cầu của công dân, việc chuyển giao từng bước cho các tổ chức cá nhân có điều kiện thực hiện để Nhà nước giảm tải công việc là hết sức cần thiết. Đối với việc chứng thực chữ ký của người dịch, theo quy định của pháp luật để văn bản dịch có hiệu lực thì văn bản đó phải được chứng thực chữ ký. Đội ngũ dịch thuật viên thỏa mãn các điều kiện theo quy định của pháp luật sẽ được dịch thuật khi có nhu cầu. Tuy nhiên để giảm tải công việc cho nhà nước đồng thời vừa tạo thuận lợi cho người dân mà vẫn bảo đảm chất lượng của bản dịch. Chứng thực chữ ký của người dịch nên chuyển giao cho các tổ chức, cá nhân, Nhà nước chia sẻ bớt công việc. Việc hoàn thiện pháp luật theo hướng nếu bản dịch do cá nhân có đủ điều kiện dịch thuật hoặc thành viên của các tổ chức có tư cách pháp nhân dịch thuật thực hiện, có chữ ký của người dịch, thì không cần cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch.

Thực hiện chủ trương xã hội hóa đối với hoạt động dịch thuật có thể huy động tổ chức, cá nhân tham gia để Nhà nước giảm tải chi phí. Chứng thực chữ ký của người dịch chuyển giao cho tổ chức cá nhân có điều kiện để thực hiện công tác xã hội hóa, nhà nước chỉ thực hiện việc quản lý. Đồng thời tiến hành chấm dứt thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch của cơ quan có thẩm quyền. Bởi việc chứng thực bản dịch đó là hình thức ràng buộc trách nhiệm cá nhân của người dịch đối với tính chính xác của bản dịch, tăng cường

trách nhiệm của người dịch. Hoạt động chứng thực cần tiến hành huy động mọi nguồn lực tổ chức dịch thuật, cá nhân có điều kiện tham gia vào cùng với nhà nước. Khi hoàn thiện các quy định của pháp luật cần bổ sung quy định chấm dứt về quyền chứng thực chữ ký người dịch của cơ quan có thẩm quyền. Khi đó nhà nước chỉ thực hiện công việc quản lý trên phạm vi toàn quốc. Việc chuyển giao cho các cá nhân, tổ chức dịch thuật là cần thiết, tuy nhiên vẫn cần có quy định chặt chẽ để nhà nước quản lý các cá nhân, tổ chức dịch thuật. Mục đích nhằm chuyển giao từng bước công việc của Nhà nước cho tổ chức, cá nhân có điều kiện thực hiện để mọi nguồn lực trong xã hội được huy động, chia sẻ gánh nặng chi phí, giảm tải công việc. Tuy nhiên việc chuyển giao phải có những quy định chặt chẽ để Nhà nước tiến hành quản lý được thống nhất. Qua đó vừa thực hiện mục tiêu nhằm giảm tải công việc của nhà nước, đáp ứng nhu cầu của công dân đồng thời bảo đảm tính hiệu lực, hiệu quả và đáp ứng được mục tiêu quản lý của Nhà nước.‌

3.2.7. Cần thống nhất áp dụng đối với việc thu lệ phí thực hiện chứng thực Theo quy định tại Thông tư số 92/2008/TTLT-BTC-BTP (Thông tư số

92) hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí công chứng, chứng thực. Trên cơ sở quy định UBND tỉnh thành ban hành mức biểu phí đối với thu lệ phí chứng thực. Quy định của Thông tư số 92 chứng thực bản sao từ bản chính không quá 2000 đồng/ trang từ trang thứ 3 trở lên, mỗi trang thu không quá 1.000 đồng/trang, tối đa thu không quá

100.000 đồng/bản. Mức thu trên là mức tối đa của Thông tư số 92, các địa phương có thể tham mưu cho UBND ban hành khung lệ phí thấp hơn so với quy định bởi khung mà Thông tư đưa ra. Thông tư chính là cơ sở để các địa phương ban hành lệ phí chứng thực phù hợp với tình hình ở địa phương mình. UBND các địa phương đã ban hành mức thu lệ phí cấp bản sao từ sổ gốc, lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký trên địa bàn của

mình cũng rất rõ ràng. Mặc dù pháp luật quy định cụ thể song việc vận dụng lại không thống nhất dẫn đến mỗi nơi thu một kiểu.

Khi người dân đi chứng thực thường bị thu cao bởi trường hợp này người thu không tính trường hợp có lợi cho dân, khi công dân có nhu cầu chứng thực từ 03 bản trên lên thì mỗi trang thu không quá 1.000 đồng/trang. Trên thực tế cán bộ thu nhiều trường hợp tính bình quân mỗi trang 2.000 đồng mà không tính nhiều trường hợp người dân sao y chứng thực từ 03 bản trở lên. Đó chính là nguyên nhân chính dẫn đến mỗi địa phương thu phí một kiểu. Hơn nữa có nhiều trường hợp thu cao hơn do cách thu khác nhau. Đồng thời có nơi thu theo trang của bản gốc, có nơi thu theo trang của bản sao. Như vậy sự không thống nhất là do cách tính số trang: số trang tính trên văn bản sao y hay văn bản gốc bởi nếu tính số trang trên văn bản gốc thì số trang bị tính phí sẽ nhiều hơn tính theo bản sao. Về nguyên tắc tính phí trên nguyên tắc có lợi cho công dân việc sao y chứng thực tính số trang trên văn bản sao y đều này cũng thể hiện sự hợp lý bởi đó chính là trang thực tế mà công dân được thực hiện sao y. Việc tính phí tại UBND cấp xã, UBND cấp huyện cần tính trang để thu lệ phí chứng thực bản sao theo hướng có lợi cho nhất cho công dân và phù hợp với quy định của pháp luật. Do vậy, cần tăng cường công tác hướng dẫn nghiệp vụ để việc thu lệ phí thực hiện chứng thực cần được áp dụng thống nhất trên phạm vi toàn quốc. Hơn nữa, việc thu lệ phí chứng thực, có nơi không có biên lai, dẫn đến người dân thắc mắc. Công tác cán bộ ngoài chú trọng chuyên môn nghiệp vụ, cần tuyển cán bộ có tâm, công tác tập huấn đội ngũ cán bộ công chức Tư pháp hộ tịch cũng cần được quan tâm để công chức thực hiện tốt hơn công việc của mình. Theo quan điểm của tác giả nên quy định hình thức xử lý vi phạm đối với việc thu lệ phí chứng thực sai thu lệ phí không có biên lai không đúng quy định của pháp luật. Khi có hành lang điều chỉnh quy định hình thức xử lý vi phạm đối với trường hợp trên thì việc áp dụng mới nghiêm, áp dụng thống nhất.