Các Biện Pháp Nhằm Đổi Mới, Nâng Cao Hiệu Quả Quản Lý Nhà Nước Về Chứng

đã giao BTP chủ trì, phối hợp với các Bộ và địa phương thực hiện 08 việc, trong đó có nhiệm vụ: tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật. Nhiệm vụ đó được Chính phủ coi là một trong 07 giải pháp của năm 2012 để giải quyết những vấn đề, nhiệm vụ chính trị mà Trung ương Đảng, Quốc hội đã giao. Vấn đề thể chế là một trong ba đột phá quan trọng của Nghị quyết lần thứ XI của Ban Chấp hành trung ương. Sự đổi mới nhằm đạt được kết quả cao trong công tác quản lý. Tuy nhiên việc đổi mới trên cơ sở kế thừa, phát huy những kết quả đạt được để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. Trong quá trình thực hiện cần xác định đổi mới là quá trình toàn diện, đồng bộ.‌‌

3.2. Các biện pháp nhằm đổi mới, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực

3.2.1. Hoàn thiện hành lang pháp lý để quản lý nhà nước về chứng thực

Để nâng cao tính đồng bộ và khả thi của hệ thống luật pháp, việc nhận thức đầy đủ và đúng đắn về mục đích, ý nghĩa công tác chứng thực đó nhằm phục vụ tốt cho nhu cầu của nhân dân là rất cần thiết. Hội nhập kinh tế, quốc tế sẽ thúc đẩy nhanh chóng quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá ở nước ta, trong đó công tác quản lý nhà nước về hành chính cần tiếp tục cải cách theo hướng giảm thủ tục hồ sơ, giấy tờ và những công việc không cần thiết, tạo thuận lợi, nhanh chóng tránh gây phiền hà đối với người dân. Đặc biệt chú trọng cải tiến thủ tục hành chính, cải cách lề lối làm việc theo phương thức hành chính sang phương thức phục vụ lợi ích cộng đồng, hướng tới nâng cao chất lượng phục vụ công dân nhanh chóng kịp thời. Một trong những nguyên nhân dẫn đến bất cập trong việc quản lý về chứng thực đó chính hệ thống pháp luật về chứng thực cần được thay đổi. Thời gian gần đây việc xây dựng hệ thống pháp luật của nước ta ngày càng đáp ứng yêu cầu của đất nước trong thời kỳ đổi mới. Hệ thống pháp luật đã thể hiện sự chủ động, thể hiện bước tiến đáng kể tác động trực tiếp đến như người dân. Trên thực tế hệ thống văn

bản pháp luật về chứng thực cũng còn những điểm hạn chế như giá trị pháp lý của các văn bản pháp luật không cao.Văn bản quản lý về chứng thực cao nhất là Nghị định. Đồng thời các văn bản về chứng thực nằm rải rác trong nhiều văn bản pháp luật khác nhau dẫn đến việc tìm hiểu cũng như áp dụng còn khó khăn. Các văn bản tản mát dẫn đến khó trong tìm hiểu, áp dụng. Hiện nay xu hướng cải cách hành chính nhằm đáp ứng yêu cầu của công dân. Cần thiết phải nâng cao hiệu lực các quy định về chứng thực, nhằm điều chỉnh toàn diện hoạt động chứng thực. Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực chủ yếu là Nghị định, Thông tư hướng dẫn, việc tiến hành pháp điển nâng lên thành Luật chứng thực là cần thiết.

Chứng thực không chỉ được quy định trong Nghị định số 79 mà còn được quy định trong Nghị định số 04. Đồng thời Nghị định 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực. Riêng đối với các địa phương chưa thực hiện chuyển giao việc chứng thực hợp đồng sang các tổ chức hành nghề công chứng thì việc chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch vẫn theo Nghị định số

75. Đó chưa kể quy định chứng thực nằm tản mát ở nhiều Thông tư. Cụ thể, Thông tư số 03/2008/TT-BTP, Thông tư số 19/2011/TT-BTP, Thông tư số 36/2012/TT-BCA, Thông tư số 75/2011/TT-BCA của Bộ Công an ban hành sửa đổi, bổ sung điểm 3.1.7 Khoản 3 Điều 7 Thông tư số 36 quy định về đăng ký xe, có hiệu lực từ ngày 10 tháng 01 năm 2012. Đối với việc đăng ký xe thì cần có sự phối hợp của Bộ Công an trong việc thực hiện quy định của pháp luật, có văn bản liên tịch để việc hiểu áp dụng được thống nhất trong phạm vi cả nước. Đồng thời nhằm đảm bảo cho Thông tư hướng dẫn của các Bộ không được mâu thuẫn với nhau. Về chứng thực để thống nhất quản lý nên giao cho BTP soạn thảo trình hoặc ban hành các văn bản về chứng thực. Việc xây dựng quy định của pháp luật nhằm việc áp dụng thống nhất trong phạm vi cả nước là rất cần thiết và có tính khả thi.

Đồng thời việc chứng thực theo quy định của Nghị định số 79 chưa bao hàm các việc mà UBND cấp xã đang thực hiện. Hiện UBND cấp xã xác nhận đa dạng nhiều loại giấy tờ như các loại đơn, văn bản làm chứng phục vụ cho công tác xét xử tại Tòa án: đơn bảo lãnh, đơn bãi nại, đơn xác nhận hoàn cảnh khó khăn để giảm án phí... Bên cạnh đó quy định về thẩm quyền chứng thực tản mát ở các văn bản gây khó khăn cho việc tiếp cận và áp dụng pháp luật việc xác nhận di chúc, từ chối di sản được quy định căn cứ: Bộ luật Dân sự, Nghị định số 75.Việc rà soát các văn bản về chứng thực, xác nhận của UBND các cấp để quy định thống nhất một loại tránh trường hợp quy định ở nhiều văn bàn khác nhau dẫn đến khó cho việc tìm hiểu cũng như áp dụng. Do vậy việc pháp điển hoá quy định về chứng thực là cần thiết để việc tìm hiểu, áp dụng pháp luật được thuận lợi tránh tản mát ở nhiều văn bản khác nhau. Hơn nữa, cần từng bước hoàn thiện quy định của pháp luật một số vấn đề cần được bổ sung khi hoàn thiện pháp luật về chứng thực.‌

3.2.2. Hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực

Trong quá trình triển khai hoạt động chứng thực pháp luật chưa điều chỉnh một số vấn đề để thực hiện Nghị định số 79. Đồng thời pháp luật cần dự liệu các trường hợp phát sinh trong lĩnh vực chứng thực.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 107 trang tài liệu này.

- Về thời hạn lưu trữ theo quy định Điều 21 khoản 2 Nghị định số 79 có quy định: “ Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan chứng thực phải lưu một bản sao để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Thời hạn lưu trữ bản sao tối thiểu là 2 năm. Khi hết hạn lưu trữ, việc tiêu huỷ bản sao được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ”. Như vậy, Nghị định số 79 chỉ quy định thời hạn lưu trữ bản sao là 02 năm mà không quy định thời hạn lưu trữ văn bản chứng thực chữ ký. Đồng thời hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch dân sự pháp luật cũng chưa quy định thời gian là bao lâu dẫn đến khó cho công tác lưu trữ hồ sơ về chứng thực chữ ký tại UBND cấp

xã và PTP cấp huyện. Trong khi đó nhiều xã, phường, quận, huyện ở vị trí trung tâm gần các cơ quan, doanh nghiệp nên người dân đến yêu cầu chứng thực nhiều, số lượng hồ sơ lưu trữ ngày càng tăng, kho lưu trữ quá tải do vậy cần có quy định để điều chỉnh về thời hạn lưu trữ về chữ ký. Việc hoàn thiện quy định về chứng thực nên quy định về thời hạn lưu trữ về văn bản chứng thực chữ ký giống thời hạn lưu trữ bản sao là hai năm để khắc phục vướng mắc, giảm bớt khó khăn trong công tác lưu trữ chứng thực của UBND cấp xã và PTP cấp huyện.

- Trong quy định của pháp luật về chứng thực chưa quy định người thực hiện chứng thực phải có trách nhiệm giữ bí mật đối với những việc mà mình thực hiện chứng thực

- Trong quy định của Nghị định số 79 đã có quy định trong khi thi hành nhiệm vụ, quyền hạn nếu người thực hiện nhiệm vụ do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý làm trái các quy định của Nghị định này và các văn bản quy phạm pháp luật khác thì tuỳ theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên pháp luật chưa quy định cụ thể các trường hợp xử lý kỷ luật, xử lý vi phạm hành chính đối với các trường hợp vi phạm.

- Đồng thời đối với việc chứng thực chữ ký đối với đơn, văn bản làm chứng phục vụ cho công tác xét xử tại toà án; các loại đơn từ, xác nhận khác theo yêu của các cơ quan có thẩm quyền khác. Nếu thuộc về chứng thực thì cần đưa vào Luật để điều chỉnh.

- Về thủ tục chứng thực chữ ký cần có quy định cụ thể để tiếp nhận và trả hồ sơ đều qua một cửa để đảm bảo tính công khai, minh bạch. Đối với chứng thực chữ ký đối với mẫu sơ yếu Lý lịch và một số mẫu khác. Hiện UBND xã phường xác nhận chính xác nhận theo nơi đăng ký hộ khẩu thường trú. Tuy nhiên, thực tế nhiều người đi làm ăn xa trong khi đó khi cần xác nhận

sơ yếu lý lịch bắt buộc phải về quê để xác nhận. Thực chất đây là việc chứng thực không phải ai cũng có điều kiện để về quê xin chứng thực chữ ký. Vì vậy, để tạo điều kiện cho công dân việc quy định Phòng tư pháp, UBND cấp xã thực hiện thẩm quyền chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Việc quy định thẩm quyền chứng thực chữ ký của người khai không phụ thuộc vào nơi cư trú là rất cần thiết nhằm tạo thuận lợi cho công dân bởi xác nhận chữ ký của người khai là đúng. Như vậy, vừa đảm bảo cho công dân được phục vụ nhanh, thuận lợi, không tốn kém góp phần vào việc cải cách thủ tục hành chính. Đồng thời tiến hành loại bỏ thủ tục hành chính không cần thiết để chính quyền gần dân, phục vụ tốt hơn cho công dân.

Ngoài ra, trong quá trình tổng kết thực hiện công tác chứng thực cần phát huy những mặt đạt được trong công tác chứng thực cũng như bất cập, hạn chế để nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật. Do những hạn chế về việc áp dụng không thống nhất, quy định của pháp luật chưa được điều chỉnh các hoạt động chứng thực. Quy định của pháp luật cần dự liệu những trường hợp xảy ra trên thực tế để đưa vào Luật điều chỉnh. Để QLNN về chứng thực thống nhất trên phạm vi toàn quốc việc ban hành đạo luật về chứng thực góp phần vào việc QLNN hiệu quả hơn. Công tác chứng thực được thực hiện bài bản hơn, đồng thời xây dựng nền hành chính ở nước ta trong sạch lành mạnh, chính quy và hiện đại. Trên cơ sở những hạn chế trong công tác chứng thực, việc đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả quản lý là rất cần thiết góp phần vào việc thực hiện nhiệm vụ của ngành tư pháp, cũng như nhiệm vụ cải cách hành chính trong giai đoạn hội nhập. Cần tiếp tục nghiên cứu nhằm xây dựng một khung pháp luật đầy đủ, đồng bộ, thống nhất bảo đảm phát huy vai trò và hiệu lực quản lý xã hội bằng pháp luật, xây dựng nhà nước xã hội chủ nghĩa vì nhân dân, bảo đảm dân chủ, công bằng xã hội ở Việt Nam. Mọi hoạt động đều được tổ chức và hoạt động trên cơ sở một đạo luật do Quốc hội ban hành để

đảm bảo tính đồng bộ, ổn định và tính hiệu lực cao. Một số quy định về chứng thực còn thiếu cần bổ sung để hoàn thiện hệ thống pháp luật. Ngoài ra, trong quá trình hoàn thiện pháp luật cần đề cao việc dự báo, dự liệu các trường hợp phát sinh trên thực tế để việc áp dụng hạn chế những khó khăn vướng mắc.Việc hoàn thiện thể chế xây dựng hành lang pháp lý đảm bảo sự thống nhất quản lý của Nhà nước trong hoạt động chứng thực.‌

3.2.3. Đẩy mạnh cải cách hành chính, đưa quy định tiến bộ của pháp luật chứng thực vào cuộc sống

Trước khi có Nghị định số 79 thì Thủ tướng Chính phủ đã có Chỉ thị 01/2001 về triển khai thực hiện Nghị định của Chính phủ về công chứng, chứng thực:

“…Riêng về việc sao y giấy tờ, Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội và Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ tiến hành rà soát để hủy bỏ các quy định bắt buộc người dân phải nộp bản sao giấy tờ do Phòng Công chứng chứng nhận trong hồ sơ tuyển sinh, tuyển dụng, bổ nhiệm, tuyển lao động, giải quyết chính sách...; Bộ Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm hướng dẫn các trường học, cơ sở giáo dục và đào tạo trong cả nước về việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ khác từ sổ gốc, không dồn công việc cho cơ quan công chứng, chứng thực. Cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận giấy tờ xét thấy cần bản chính để đối chiếu, thì phải tự mình đối chiếu bản chụp với bản chính” [28, tr.2].

Như vậy đối với bản sao cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải tự đối chiếu nhằm nâng cao trách nhiệm công chức. Tuy nhiên quy định này chưa được thực hiện. Sau đó, Chính phủ đó ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ- CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (gọi tắt là Nghị định 79/2007/NĐ-CP), tại Điều 6 khoản 2 về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao “cơ

quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính” [30, tr.3]. Mặc dù Nghị định 79/2007/NĐ-CP đã quy định cơ quan, tổ chức có quyền đối chiếu trực tiếp bản chính với bản sao không có chứng thực, nhưng quy định trên không phát huy được hiệu quả trong hoạt động chứng thực. Pháp luật đã có quy định cụ thể nhưng chưa được áp dụng trong thực tiễn làm hạn chế tính tiến bộ của Nghị định. Trên thực tế rất ít cơ quan đối chiếu mà đa số yêu cầu công dân nộp bản sao có chứng thực do cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Đồng thời, do cơ quan tổ chức sợ trách nhiệm, ngại đối chiếu, nên yêu cầu sao y bản chính bởi họ cho rằng việc sao y, ký chứng thực an tâm hơn. Như vậy, quy định của pháp luật chưa đi vào cuộc sống. Do vậy, chưa phát huy được hiệu quả trong thực tiễn chứng thực, không có ý nghĩa cải cách thủ tục hành chính. Nếu trong trường hợp quy định trên được thực hiện sẽ tiết kiệm chi phí thủ tục hành chính, giảm tải công việc của cơ quan Nhà nước, không lãng phí tiền bạc của công dân cũng như đảm bảo tiện lợi, góp phần vào cải cách thủ tục hành chính. Muốn vậy, cần có giải pháp để Nhà nước và công dân tiết kiệm chi phí trong thủ tục hành chính.

Để quy định của pháp luật đi vào cuộc sống trước tiên phải có sự điều chỉnh hành lang pháp lý cho phù hợp. Quy định trên chưa phát huy được hiệu quả trong thực tế. Hiện pháp luật quy định UBND cấp xã, UBND cấp huyện có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, các giấy tờ văn bản theo quy định tại Điều 5 khoản 1, 2 điểm a Nghị định 79 điểm a, c điều 1 Nghị định số

04. Đó chính là nguyên nhân chính quy định trên chưa đi vào cuộc sống. Để cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trong đối chiếu bản sao từ bản chính, khi hoàn thiện hành lang pháp lý cần tiến hành bỏ quy định thẩm quyền của UBND xã, UBND cấp huyện tại Điều 5 khoản 1, 2 điểm a Nghị định 79, điểm

a, c điều 1 Nghị định số 04. Cụ thể, chấm dứt thẩm quyền của UBND cấp xã chứng thực bảo sao từ bản chính các các giấy tờ bằng tiếng Việt; PTP cấp huyện đối với việc chứng thực bảo sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng bằng tiếng Việt, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ văn bản song ngữ; riêng điểm c Điều 1 Nghị định số 04 chỉ bỏ quy định chứng thực bảo sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. Việc chấm dứt thẩm quyền chứng thực bảo sao từ bản chính của UBND cấp xã, PTP là cần thiết. Đó chính là điều kiện quan trọng để cơ quan, có tổ chức sẽ phát huy trách nhiệm của mình trong việc đối chiếu bản sao. Qua đó, cũng hạn chế tình trạng bản sao văn bằng chứng chỉ giả. Đồng thời góp phần cải cách thủ tục hành chính tiết kiệm thời gian, tiền bạc của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Đặc biệt, quy định trên nếu được thực hiện góp phần tiết kiệm chi phí thủ tục hành chính cho công dân, tiện lợi cho cơ quan, tổ chức.

Ngoài ra, cần có giải pháp nhằm phát huy nâng cao trách nhiệm của công dân. Để tăng cường trách nhiệm của cá nhân, tổ chức cung cấp bản sao không có chứng thực thì nên quy định về trách nhiệm cam kết của cá nhân, tổ chức trong việc sao chụp bản sao không có chứng thực chụp từ bản chính. Nếu sai cá nhân, tổ chức cung cấp bản sao không có chứng thực hoàn toàn chịu trách nhiệm, có thể yêu cầu cá nhân cam kết vào trong bản mình đã sao chụp: “Sao đúng bản chính” ngày tháng năm, ký tên và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Trong bối cảnh hiện nay nền kinh tế đất nước và toàn cầu đang có những biến động mạnh mẽ, đòi hỏi nhà nước và công dân cần có sự đổi mới tích cực để phù hợp với xu thế chung. Trong quá trình thực hiện cải cách hành chính, cải cách tư pháp nhằm nâng cao hiệu quả các hoạt động tư pháp. Cải cách hành chính trong hoạt động chứng thực góp phần phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Việc từng bước hoàn thiện