Đảm Bảo Tính Linh Hoạt, Mềm Dẻo Và Sáng Tạo Của Kế Hoạch‌

3.1.4. Xây dựng chương trình hành động cụ thể:‌

Đây là bước cụ thể hóa ghi nhận lại những vấn đề đã thống nhất ở trên.

- Chương trình hành động được ví như một bản thiết kế sống động với thời gian cụ thể cho từng công việc theo thứ tự ưu tiên để đạt được mục tiêu có hiệu quả.

- Mọi hoạt động công tác xã hội dù dự kiến thực hiện trong một buổi, một ngày, hay một tháng thì việc xây dựng chương trình, kế hoạch cũng cần độ chính xác cao về mặt thời gian; nội dung công việc rõ ràng, thiết thực.

- Sinh viên tham gia rất quan tâm đến mức độ hấp dẫn, bổ ích của hoạt động đối với bản thân họ; những gì mà họ thu hoạch được khi tham gia công tác xã hội.

Định hình được nhu cầu của đối tượng và năng lực đáp ứng nhu cầu ấy của tổ chức mình thì mới có thể xây dựng được chương trình cổng tác xã hội phù hợp.

3.1.5. Đảm bảo tính linh hoạt, mềm dẻo và sáng tạo của kế hoạch‌

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 112 trang tài liệu này.

- Chương trình hành động hay kế hoạch đề ra phải được chấp hành nghiêm túc, nhất quán từ khâu chuẩn bị đến triển khai thực hiện.

- Thực tế có thể thay đổi khi một điều kiện nào đó không thay đổi hoặc phát sinh một phương án tốt hơn. Điều này đặt ra yêu cầu cho cán bộ Đoàn - Hội là phải thực sự năng động và linh hoạt trong quá trình xây dựng chương trình, kế hoạch.

- Sự chính xác trong việc xây dựng kế hoạch là cần thiết song cũng phải mềm dẻo và sáng tạo.

3.2. Tổ chức lực lượng:‌

"Một tổ chức hình thành khi con người có thể giao tiếp với người khác và mong muốn hành động để đạt đến một mục tiêu chung"[43-131]. Công tác tổ chức đặc biệt quan trọng trong công tác xã hội, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành bại của hoạt động. Để tổ chức tốt hoạt động của mình, cán bộ Đoàn - Hội cần chú ý những yếu tố sau đây:

3.2.1. Thông tin tuyên truyền:‌

- Mục tiêu tổng quát của công tác xã hội trong sinh viên là tập hợp sinh viên, thông qua đó định hướng, giáo dục nhân cách cho họ, cho nên khâu tuyên truyền ban đầu là rất

cần thiết để sinh viên có được niềm tin vào những gì mình làm. Yếu tố này cũng được sinh viên khẳng định ở thứ bậc cao trong khảo sát.

- Công tác tuyên truyền là bộ phận cốt yếu của các mối quan hệ nhân sự, một trong những biện pháp hữu hiệu để tập hợp lực lượng và phát huy tinh thần tình nguyện của người tham gia.

- Cần có kế hoạch tuyên truyền cụ thể, không thông báo qua loa, đại khái hoặc quá gấp rút để thông tin không kịp đến với sinh viên.

- Thông tin có tính chất hai chiều và phản ánh tính dân chủ để các nhà tổ chức có những quyết định chính xác khi nắm bắt được ỷ tưởng, nguyện vọng, cảm nghĩ của đối tượng tham gia thực hành công tác xã hội.

- Trong công tác thông tin tuyên truyền, những tiêu chí sau cần được lưu ý để đạt được hiệu quả:

o Mục đích tuyên truyền phải rõ ràng.

o Diễn giải bằng văn bản hay bằng lời đều phải nhất quán, dễ hiểu.

o Tính logic giữa các nội dung tuyên truyền về một hoạt động ở những thời điểm khác nhau.

o Chọn lọc nội dung trọng tâm để tuyên truyền ở mức độ hợp lý không thừa hay thiếu.

o Các thông tin phải kịp thời, đúng lúc và đúng đối tượng.

3.2.2. Phân công phân nhiệm:‌

Sự phân công nhiệm vụ rõ ràng trong một tổ chức sẽ tránh được việc chồng chéo dẫm chân lên nhau trong tiến trình tổ chức công tác xã hội cho sinh viên cũng như không làm lãng phí nhân lực và tài lực cho những việc không cần thiết.

Sắp xếp cơ cấu tổ chức theo trách nhiệm quản lý:

Trong mọi hoạt động yếu tố con người được xem là quan trọng ngang với các điều kiện khác của tổ chức. Không ai có thể đảm đương tất cả mọi việc vì thế trong quá trình tổ chức người thủ lĩnh giỏi là người biết sắp xếp đội ngũ cán bộ của mình theo năng lực phù hợp với mức độ quyền hạn và trách nhiệm:

- Hoạt động điều hành của Ban Tổ chức hay Ban Chỉ huy theo đúng nguyên tắc tập trung, dân chủ có ý nghĩa quan trọng cho việc thành công của công tác.

- Nhân sự cụ thể tham gia điều hành phải là người có khả năng tham mưu, đóng góp ý kiến cho các vấn đề của công tác tổ chức; phải thực sự quan tâm và am hiểu mục tiêu cũng như các nội dung khác của hoạt động.

- Việc thành lập Ban Tổ chức hay Ban Chỉ huy cần căn cứ theo yêu cầu thực tế của mỗi loại công việc: cần sự đại diện của các cơ sở hay những người có uy tín và khả năng đảm trách nhiêm vụ. Số lượng thành viên cũng cần cân nhắc, nếu đông quá sẽ gặp những khó khăn về mặt phối hợp thời gian để có mặt đầy đủ khi họp hành thảo luận công việc. Đôi khi số lượng ít nhưng có sự tận tụy, nhiệt huyết với công việc và có mối liên hệ mật thiết hòa hợp giữa các thành viên lại là ưu thế.

- Người thủ lĩnh trong điều hành cần chú ý đặc biệt đến việc sử dụng thời gian cho việc họp hành thảo luận công việc đi đến kết quả và không ảnh hưởng đến thời gian biểu của cá nhân các thành viên.

- Việc chuẩn bị kế hoạch và các nội dung cần bàn bạc gửi cho từng thành viên nghiên cứu trước khi họp là một biện pháp hữu hiệu để tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng cuộc họp.

- Phân công trách nhiệm cho từng cá nhân phải được làm rõ đồng thời với quyền hạn chủ động giải quyết các vấn đề trong triển khai hoạt động. ở đây sự hiểu biết và tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên sẽ mang lại không khí làm việc thuận lợi; mỗi thành viên biết đặt sự đồng tâm nhất trí trong tập thể lên trên quan điểm, chính kiến của bản thân để giúp nhau hoàn thành công việc.

- Những yếu tố được đề cao trong việc tổ chức lực lượng trên khảo sát thực tế là vấn đề đội ngũ cán bộ Đoàn - Hội phải vừa có kinh nghiệm, quyết đoán, dám chịu trách nhiệm, năng động, sáng tạo nhưng cũng phải thân thiện, kiên nhẫn, nhẹ nhàng khéo léo và cũng cần biết thỏa hiệp, nhượng bộ khi cần vì các mối quan hệ trong công tác xã hội đều rất nhạy cảm.

- Phải thừa nhận tính chất công tác xã hội của Đoàn - Hội là không vụ lợi và bản thân các thành viên trong các ban bệ hầu như cũng không có đặc quyền đặc lợi gì đáng kể cho nên có thể gặp phải những hạn chế: trình độ, năng lực của các thành viên không

cao (một số người đủ năng lực không thích tham gia); hoạt động thiếu tính liên tục, lúc có lúc không; các quyết định vội vàng, hấp tấp; chế độ khuyến khích chưa tương xứng nên tác dụng không cao...

Phân bố các đội nhóm theo loại hĩnh công tác xã hội:

Trong công tác xã hội, "tinh thần làm việc đồng đội là quan trọng sống còn...bởi vì công tác xã hội bao gồm con người, những mối quan hệ và những cảm xúc." [30-230,231].Tinh thần tập thể đem lại sức mạnh to lớn để đạt được kết quả như mong muốn trong công tác xã hội nói chung và công tác xã hội của sinh viên nói riêng.

- Bản chất hoạt động Đoàn - Hội là hoạt động tập thể, do vậy hình thành các đội nhóm công tác xã hội theo từng loại hình công tác phù hợp với sở trường của các cá nhân tham gia là hợp lý. Tiêu biểu là việc tổ chức các đội hình chuyên trong chiến dịch Mùa Hè Xanh đã tạo nên hiệu quả đáng ghi nhận như: Đội xóa mù tin học, Đội tuyến truyền sức khỏe sinh sản vị thành niên và phòng chống HIV/AIDS, Đội văn nghệ xung kích, Đội biên soạn lịch sử - địa chí văn hóa...

- Tính năng động, tinh thần hợp tác trong tập thể thể hiện qua việc các thành viên có cơ hội gặp gỡ, quen biết nhau để giao lưu, trao đổi thông tin (yếu tố này được sinh viên xếp ở vị trí cao nhất trong phần khảo sát dành giá về mục tiêu tổ chức công tác xã hội). Trong đội nhóm, các thành viên được tham khảo ý kiến cho vấn đề mà họ cùng quan tâm, cùng nhau vạch ra kế hoạch và đồng lòng hợp tác để thực hiện loại hình công tác xã hội được giao cũng như cùng chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của công việc.

- Biện pháp tốt nhất để xây dựng một đội hình năng động là khuyến khích tinh thần tự nguyện hợp tác của các thành viên, tuy nhiên không phải lúc nào cũng hữu hiệu. Sự hợp tác và tinh thần phối hợp trong tập thể đòi hỏi sự dấn thân công hiến của các thành viên cả về thời gian và sức lực, và sấn lòng hỗ trợ đồng đội.

Vận dụng phương pháp giáo dục vào tổ chức công tác xã hội, cần nêu yếu cầu và giao nhiệm vụ cho từng đội, nhóm, thành viên

3.2.3. Cá thể hóa, cụ thể hóa:‌

Trong công tác xã hội mỗi hoạt động đều hướng tới đối tượng cụ thể, địa chỉ cụ thể và bằng cách tiếp cận riêng.

- Cá thể hóa, cụ thể hóa được hiểu trên phương diện xác lập mối quan hệ giữa người làm công tác xã hội với đối tượng mà công tác xã hội hướng đến, kết hợp với nhiệm vụ mục tiêu mà chương trình công tác đề ra.

- Cụ thể hóa những mảng công việc cho từng bộ phận và thành viên trong Ban Tổ chức để thực hiện chức năng liên quan sẽ làm cho công việc trôi chảy và mọi người cảm nhận được hiệu quả trong công việc.

- Cá thể hóa đối tượng tác động là cần thiết vì sinh viên tham gia vào công tác xã hội có mối quan hệ với từng đối tượng cụ thể và đến ảnh hưởng đến diễn tiến của nhóm đối tượng.

- Ngay trong mỗi đội hình công tác cũng phải giao nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên, mỗi người chịu trách nhiệm cá nhân về công việc trước tập thể.

- Các phương pháp công tác xã hội cần được lưu ý đúng mức vì dù là hoạt động của sinh viên, mang tính phong trào nhưng nền tảng triết lý và nguyên tác công tác xã hội phải được tôn trọng.

3.3. Chỉ đạo thực hiện:‌

Hệ thống tổ chức Đoàn - Hội được chia làm bốn cấp. Trong trường học, đoàn trường tương được cấp bộ thứ ba và đoàn khoa tương đương cấp bộ thứ tư, trực thuộc đoàn khoa là các chi đoàn được thành lập theo cơ cấu lớp học. Chỉ đạo là khâu hướng dẫn, triển khai các chủ trương, nghị quyết, kế hoạch của cấp trên cho phù hợp với thực tế công việc tại cơ sở.

3.3.1. Yêu cầu trong công tác chỉ đạo:‌

Công tác chỉ đạo triển khai các hoạt động chung trong đó có công tác hội trong hệ thống tổ chức Đoàn - Hội phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Nắm bắt và xử lý các thông tin:

- Các nội dung hoạt động được bàn bạc dân chủ, công khai: việc này sẽ giúp cho việc truyền đạt kế hoạch được thông suốt và thống nhất trong toàn bộ hệ thống tổ chức.

- Tham khảo ý kiến rộng rãi, phát huy sức mạnh của tập thể, của cộng đồng trong việc tổ chức hoạt động nhằm lựa chọn phương án tốt nhất, xây dựng được kế hoạch phù hợp, và đi đến những quyết định đúng đắn trong giải quyết công việc.

- Các thông tin phản hồi là cơ sở để nắm bắt tình hình nhằm điều chỉnh hoạt động lãnh đạo cho từng giai đoạn, công việc cụ thể.

Xây dựng lề lối làm việc khoa học, quy trình hóa:

- Mỗi công việc hay hoạt động phải được phân chia logic theo các bước đi, trình tự nhất định. Thực hiện quy trình hóa nhưng không cứng nhắc.

- Sự kết hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận về mặt thời gian cũng như nội dung công tác ảnh hưởng bởi việc bố trí trình tự thực hiện ương quá trình chỉ đạo.

- Hình thành mạng lưới công tác viên làm đầu mối cung cấp thông tin và triển khai thực hiện kế hoạch.

- Tập huấn trang bị kỹ năng, nghiệp vụ và phương pháp làm việc cho các đối tượng tham gia.

Phối hợp công tác với các đơn vị và cá nhân:

- Cần biết phát huy sức mạnh tổng hợp của các đoàn thể, đơn vị và cá nhân quan tâm đến công tác xã hội.

- Tạo mối quan hệ phối hợp tốt với các đoàn thể, đơn vị chức năng và khoa quản lý sinh viên trong nhà Trường.

- Công tác xã hội của sinh viên chủ yếu là công tác xã hội nhóm hay công đồng. Do vậy việc phối hợp chặt chẽ với chính quyền nơi công tác, với thanh niên địa phương tác động rất lớn đến hiệu quả công việc để tranh thủ sự giúp đỡ. Những đánh giá về công tác chỉ đạo của sinh viên đặt yêu cầu này ở vị trí khá cao.

- Thường xuyên tham mưu đề xuất ý kiến với cấp ủy Đảng, đoàn cấp trên về chủ trương, cơ chế cho việc tổ chức hoạt động để có được sự ủng hộ hiệu quả.

Sự phối hợp nhịp nhàng vơi những đơn vị liên quan sẽ đem lại hiệu ứng công việc rất cao, nhất là về mặt thời gian cũng như tổ chức lực lượng. Ví dụ cần xem lại việc đôi khi thiếu quân số chiến sĩ Mùa Hè Xanh vì sinh viên học quân sự.

3.3.2. Một số phương thức chỉ đạo:‌

Công tác chỉ đạo là quá trình không thể thiếu trong thực hành công tác xã hội. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, cán bộ Đoàn - Hội có thể nghiên cứu vận dụng các phương thức sau:

- Chọn điểm chỉ đạo: Là sự lựa chọn một đối tượng hay địa bàn cụ thể để thực nghiệm triển khai một mô hình hoạt động, một phương thức tổ chức công tác xã hội mới trên quy mô nhỏ. Từ đó rút ra những bài họckinh nghiệm thực tiễn để phân tích khả năng triển khai ở quy mô rộng hơn. Ví dụ như trước khi triển khai việc đưa sinh viên đến công tác xã hội tại các trường trại giáo dục thanh niên cai nghiện trong chiến dịch Mùa hè Xanh, Thành Đoàn thành phố Hồ Chí Minh đã thực hiện phương pháp này. Đến nay sinh viên đã đến làm công tác xã hội ở rất nhiều trường, trại và các trung tâm cai nghiện. Họ thậm chí "cùng ăn, cùng ở, cùng học" với học viên.

- Chỉ đạo bằng kế hoạch: Trong công tác chỉ đạo bộ máy chỉ huy phải dựa vào kế hoạch vì nó là cơ sở để tiến hành hoạt động. Việc xây dựng kế hoạch có thể bằng văn bản hoặc bảng biêu để thể hiện rõ nội dung, thời gian, địa điểm, kinh phí, người phụ trách

...và phải bám sát kế hoạch để chỉ đạo về tiến độ và kiểm ưa hiệu quả công tác. Từng cá nhân hay đội nhóm công tác cũng phải đặt yêu cầu lập kế hoạch chi tiết cho mảng công việc mình phụ trách. Chỉ đạo chặt chẽ, hợp lý, kịp thời, sâu sát là yêu cầu số một mà những người tham gia khảo sát nhận thức về công tác chỉ đạo.

- Trong quá trình diễn tiến các hoạt động công tác xã hội nhất là những hoạt động trên nhiều địa bàn và xa xôi như chiến dịch Mùa Hè Xanh, khi cần có thể áp dụng hình thức chỉ đạo bằng văn bản khác song phải đảm bảo các tiêu chí về thông tin như đã nêu ở trên.

- Đến địa bàn để chỉ đạo là phương thức hữu hiệu nhất vì tính thực tế và kịp thời, song người chỉ huy phải thực sự quyết đoán, khéo léo và tế nhị. Vấn đề thời gian và tính toàn diện là hạn chế nếu hoạt động triển khai trên quy mô rộng.

- Các biện pháp động viên cũng không kém phần quan trọng trong công tác chỉ đạo thực hành công tác xã hội, tác động đến tinh thần và hiệu quả công việc của người tham gia.

3.3.3. Tập huấn kiến thức, kỹ năng, phương pháp công tác xã hội.‌

- Sinh viên tham gia công tác xã hội là những tình nguyện viên làm việc kiêm nhiệm, hoàn toàn khác những nhân viên công tác xã hội chuyên nghiệp. Trang bị cho sinh viên những kiến thức căn bản về công tác xã hội, kỹ năng, phương pháp công tác là rất cần thiết.

- Công tác này cần được làm thường xuyên thông qua sinh hoạt thường kỳ của các đội nhóm hoặc trước khi triển khai một đợi hoạt động lớn.

- Khi tổ chức tập huấn, việc thiết kế nội dung phải chuẩn bị chu đáo, nên có tài liệu hướng dẫn và báo cáo viên phải có sức thu hút, thuyết phục để sinh viên nhận thức đúng về tính chất công việc, hiểu rõ mục tiêu và chuyển thành hành động thiết thực.

- Nên có các chuyên gia hay điển hình tiêu biểu báo cáo kinh nghiệm thực tiễn, trao đổi trực tiếp cho sinh động.

3.4. Kiểm tra đánh giá:‌

Kiểm tra là một phần công việc cơ bản trong bất kỳ hoạt động nào.

- Trong thực hành công tác xã hội, kiểm tra phải diễn ra suốt quá trình tổ chức nhằm theo dõi, đôn đốc tiến trình thực hiện kế hoạch để kịp thời đưa ra những biện pháp chấn chỉnh, hướng dẫn nhằm đạt hiệu quả theo mục tiêu đề ra. Đây là một tiến trình hai chiều trong quản lý công tác xã hội.

- Người chỉ huy hay cán bộ được phân công làm công tác kiểm tra phải là người am hiểu mục tiêu, kế hoạch và đặc điểm của cơ sở hay đối tượng kiểm tra; hết lòng vì công việc; có đủ năng lực để đánh giá và chịu trách nhiệm về kết quả làm việc. Họ chính là cầu nối giữa sinh viên tại các địa bàn công tác với Ban Chấp hành, Ban Chỉ huy của Đoàn - Hội.

- Các tiêu chí để kiểm tra phải rõ ràng, có yêu cầu cao đối với cá nhân, tập thể.

- Sau khi tiến hành kiểm tra, công tác đánh giá và báo cáo kết quả phải được thực hiện nghiêm túc để nhận định chính xác về kết quả và hiệu quả của hoạt động cũng như đề ra mục tiêu cho những hoạt động tiếp theo.

- Việc đánh giá kết quả hoạt động của đội nhóm hay cá nhân tham gia công tác xã hội cần khách quan không bao biện, đề cao thành tích