Phân Tích Công Việc Và Xác Định Tiêu Chuẩn Chức Danh Công Chức

lượng của đội ngũ công chức HCNN đáp ứng được với cơ chế thị trường và hội nhập kinh tế quốc tế.

- Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức HCNN của tỉnh phải trên cơ sở yêu cầu của công việc. Vì đội ngũ công chức HCNN là một loại lao động đặc biệt làm việc trong bộ máy nhà nước từ trung ương đến địa phương, có nhiệm vụ hoạch định, xây dựng chiến lược, thực thi và chuyển tải các chính sách của Đảng và Nhà nước tới nhân dân. Thực hiện thành công các công việc là thực hiện thành công các mục tiêu của cơ quan, đơn vị, cũng chính là thực hiện thành công đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước.

Một công việc bất kỳ đều đòi hỏi người thực hiện nó phải có được một số hiểu biết, kỹ năng và năng lực nhất định. Những thông tin về hiểu biết, kỹ năng và năng lực đó có được là nhờ quá trình phân tích công việc. Đó là những hiểu biết, kỹ năng và năng lực cần thiết phải có để thực hiện thành công công việc, điều đó có nghĩa là công chức phải đạt được trình độ tương xứng để làm việc. Nâng cao chất lượng của đội ngũ công chức HCNN có nghĩa là đảm bảo cho đội ngũ công chức có được những hiểu biết, kỹ năng và năng lực để thực hiện được công việc.

- Nâng cao chất lượng công chức HCNN phải đảm bảo cả chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp. Trình độ chuyên môn là điều kiện vô cùng quan trọng để có thể thực hiện thành công công việc, đạt được mục tiêu của cơ quan, đơn vị. Như đã trình bày ở trên, những yêu cầu về chuyên môn là yêu cầu bắt buộc phải có đối với đội ngũ công chức, tuy nhiên lao động của đội ngũ công chức là một loại lao động đặc biệt, làm việc trong các cơ quan QLNN và những hoạt động của họ không chỉ ảnh hưởng đến việc thực hiện công việc của cơ quan đó mà còn ảnh hưởng đến chất lượng của nền hành chính Nhà nước và cả bộ mặt của Nhà nước các cấp.

Công việc của công chức có mối quan hệ với rất nhiều đối tượng khác nhau, không như công việc của lao động trong các tổ chức sản xuất kinh doanh chỉ có một mối quan hệ hạn chế; một quyết định do cơ quan HCNN đưa ra có tác động rất lớn đến nhiều hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Trong điều kiện đó, việc đặt lợi ích dài hạn, lợi ích của tổ chức, của xã hội lên cao hơn các lợi ích ngắn hạn và của

cá nhân là một yêu cầu quan trọng đối với đội ngũ công chức HCNN. Chính vì vậy khía cạnh đạo đức nghề nghiệp đối với đội ngũ công chức HCNN được đặt ra và đòi hỏi phải được đáp ứng với những nỗ lực cao nhất.

- Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức HCNN đi cùng với xây dựng hệ thống tổ chức và công việc một cách hợp lý. Mục tiêu cuối cùng của việc nâng cao chất lượng đội ngũ công chức HCNN của tỉnh là để thực hiện thành công các công việc mà các cơ quan QLNN các cấp phải thực hiện, chính vì lẽ đó mà yêu cầu đối với một hệ thống công việc được xây dựng và bố trí một cách hợp lý và có chất lượng được đặt ra. Hệ thống công việc hợp lý và có chất lượng có mối quan hệ khá chặt chẽ đối với việc nâng cao các kỹ năng, hiểu biết và năng lực của đội ngũ công chức HCNN. Với một hệ thống công việc tốt, việc xác định các kỹ năng, năng lực, hiểu biết được xác định chính xác hơn, người công chức được trang bị, bổ sung những gì thực sự cần thiết. Hệ thống công việc hợp lý còn giúp họ có điều kiện vận dụng hiệu quả các kiến thức, kỹ năng được trang bị.

Một hệ thống công việc hợp lý và có chất lượng còn đảm bảo cho tổ chức có được số lượng ít nhất đầu công việc với số lượng ít nhất người thực hiện các công việc đó. Công việc trong tổ chức sẽ không có tình trạng chồng chéo, trách nhiệm được giao rõ ràng, gắn người lao động với công việc. Điều đó không chỉ làm cho việc thực hiện các công vụ được diễn ra nhanh hơn, hiệu quả hơn mà còn giải phóng các nguồn lực phục vụ cho các mục tiêu khác trong đó có việc đầu tư nâng cao chất lượng đội ngũ công chức HCNN.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 198 trang tài liệu này.

- Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức HCNN phải được thực hiện đồng bộ từ tuyển dụng, đào tạo đến sử dụng.

Việc nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ công chức có thể được thực hiện thông qua nhiều hình thức, biện pháp sát thực. Phải được tiến hành ngay từ khâu tuyển dụng với những hình thức thi tuyển nghiêm túc theo quy trình thống nhất trên cơ sở tiêu chuẩn hợp lý. Tiếp theo đó là cả quá trình đào tạo sau công vụ trang bị những kỹ năng, những kiến thức mới; đồng thời làm tốt việc sắp xếp, sử dụng đúng, có hiệu quả đội ngũ công chức.

3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng đội ngũ công chức hành chính nhà nước tỉnh Hải Dương

Từ những yếu kém về chất lượng đội ngũ công chức HCNN của tỉnh đã được đánh giá từ thực trạng và nguyên nhân ảnh hưởng tới chất lượng, xuất phát từ mục tiêu, nhiệm vụ chính trị của tỉnh, nghiên cứu sinh đưa ra một số giải pháp khắc phục nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ công chức HCNN của tỉnh trong những năm tới như sau:

3.2.1. Phân tích công việc và xác định tiêu chuẩn chức danh công chức

Việc xác định tiêu chuẩn phải phù hợp với từng loại công chức, phù hợp với thực tiễn của tỉnh. Qua nghiên cứu, hiện nay ở tỉnh Hải Dương chưa thực hiện việc phân tích công việc trong các cơ quan HCNN, chưa xây dựng được “bản mô tả công việc” chưa có “bản tiêu chuẩn chức danh công chức”, dẫn đến việc công chức không nắm được đầy đủ công việc mình phải đảm nhận và trách nhiệm của mình ra sao đối với công việc. Do vậy cần phải phân tích công việc và xác định tiêu chuẩn chức danh công chức trong các cơ quan HCNN của tỉnh và phải thực hiện các việc sau:

3.2.1.1. Xác định mục tiêu hoạt động của toàn bộ hệ thống

Các cơ quan HCNN ở tỉnh cần xác định các mục tiêu hoạt động một cách cụ thể. Bên cạnh các mục tiêu do cơ quan cấp trên chỉ đạo, các cơ quan HCNN thuộc tỉnh phải xác định mục tiêu công việc cho đơn vị mình phù hợp với chiến lược phát triển ngành, địa phương. Chính vì thế, cần phải xác định một cách chính xác các mục tiêu của hệ thống, vai trò và vị trí của các mục tiêu đó, mức độ quan trọng và cấp thiết của từng mục tiêu. Để xác định được một cách chính xác các mục tiêu hoạt động của hệ thống phải dựa vào:

- Các chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước và của tỉnh về phát triển kinh tế- xã hội hiện tại và những năm tiếp theo.

- Kế hoạch phát triển của ngành, huyện đã được tỉnh phê duyệt.

- Kết quả phân tích tình hình thực tế về các nguồn lực, điều kiện phục vụ cho việc thực hiện các mục tiêu.

Từ những căn cứ trên, phải xác định được những mục tiêu mà tổ chức cần đạt được, chỉ rõ đâu là mục tiêu quan trọng nhất, cấp thiết nhất, mang tính chiến lược dài hạn nhất... tuy nhiên các mục tiêu này luôn cần được tham chiếu đến các mục tiêu, chính sách tầm vĩ mô của Đảng và Nhà nước để phù hợp với hoạt động chung của toàn bộ hệ thống hành chính, tận dụng được những cơ hội và tránh được những rủi ro do không phù hợp với sự phát triển chung của toàn bộ hệ thống gây ra.

3.2.1.2. Xây dựng hoàn thiện hệ thống công việc nhằm đạt được các mục tiêu của hệ thống, làm cơ sở cho việc xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn chức danh công chức, hệ thống đánh giá thực hiện công việc

Xuất phát từ các mục tiêu cần phải đạt được, phải xây dựng hệ thống công việc của tổ chức. Mục tiêu của tổ chức sẽ được cụ thể hoá bằng các mục tiêu của các bộ phận chức năng và tiếp đó là mục tiêu của các công việc bên trong các bộ phận chức năng đó. Với hệ thống công việc hiện tại, tổ chức có thể thực hiện các hoạt động bổ sung, rút bớt các nhiệm vụ nhằm hoàn thiện hệ thống công việc trong khi vẫn có thể đạt được mục tiêu chung với hiệu quả cao nhất. Để hệ thống công việc được xây dựng một cách hợp lý, cần thiết phải quan tâm đến một số điểm sau:

- Tất cả mục tiêu của tổ chức đều cần được quan tâm trong quá trình xây dựng, hoàn thiện hệ thống công việc. Điều này có nghĩa là mặc dù hệ thống công việc được xây dựng đảm bảo vừa có thể đạt được các mục tiêu quan trọng và cấp thiết vừa đảm bảo các các mục tiêu thứ yếu cũng có thể được thực hiện thông qua hệ thống công việc đó.

- Các công việc trong hệ thống phải đảm bảo bao quát được mục tiêu cần thực hiện, đặc biệt là đối với các mục tiêu quan trọng song không được chồng chéo hoặc phân chia trách nhiệm không đồng đều.

- Các công việc phải đảm bảo sử dụng được một cách hợp lý các nguồn lực hiện tại của tổ chức (con người, tài chính...)

- Các công việc được xây dựng trên quan điểm hiện đại, tiên tiến, đảm bảo có thể được thay đổi để thích nghi với những yêu cầu mới của công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá.

3.2.1.3. Thu thập và xử lý thông tin

Thu thập thông tin để phục vụ cho việc phân tích công việc là việc cần thiết. Mặc dù thông tin cần thu thập có càng nhiều thì việc phân tích công việc càng được thực hiện tốt. Tuy nhiên, cần thu thập loại thông tin nào, ở mức độ chi tiết như thế nào là tuỳ thuộc ở mục đích sử dụng các thông tin đó cũng như tuỳ thuộc vào lượng thông tin đã có sẵn và thậm chí tuỳ thuộc cả vào các nguồn lực dành cho việc thu thập thông tin như quỹ thời gian, ngân sách...Nói chung, để làm rõ bản chất của một công việc cụ thể cần phải thu thập các loại thông tin sau:

- Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động cần có để thực hiện công việc, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc công việc. Đây là loại thông tin đặc biệt có vai trò quyết định đến chất lượng của phân tích công việc nên phải thu thập đầy đủ, không bỏ sót những gì mà người công chức cần phải làm, các trách nhiệm cần phải gánh chịu cũng như làm rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng của từng nhiệm vụ, kể cả hao phí thời gian (ước tính) để thực hện từng nhiệm vụ đó.

- Thông tin về các phương tiện hỗ trợ để công chức thực hiện công việc.

- Thông tin về các điều kiện làm việc như điều kiện về chế độ, thời gian làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội; điều kiện kinh tế, xã hội của địa phương...

- Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện như các kiến thức và kỹ năng cần phải có, các hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cần thiết... Đối với loại thông tin này, bên cạnh việc quan tâm đến những yêu cầu về trình độ, kỹ năng, kiến thức còn phải đặc biệt quan tâm đến những yêu cầu về đạo đức, tinh thần đối với công chức HCNN.

3.2.1.4. Xây dựng “Bản mô tả công việc”

Từ những thông tin thu thập được, xây dựng “bản mô tả công việc”, dưới dạng một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể. Bản mô tả công việc thường bao gồm ba nội dung:

1. Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc (nếu có), tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương...ngoài ra có thể có một số tóm lược về mục đích hoặc chức năng của công việc.

2. Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phần tường thuật một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào và tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó.

3. Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan.

Cơ quan HCNN là một hệ thống lớn có một hệ thống công việc phức tạp hơn bất kỳ một tổ chức sản xuất kinh doanh nào. Công việc trong hệ thống HCNN cũng rất đa dạng và có những đặc thù khác nhau nhất định giữa các ngành, huyện, các vùng,...Tuy nhiên, việc thực hiện mô tả công việc cần được trình bày một cách toàn diện với những tiêu chuẩn chung thống nhất.

3.2.1.5. Xây dựng “Bản tiêu chuẩn chức danh công chức”

Khi xây dựng bản mô tả công việc, mỗi đơn vị phải xây dựng "Bản tiêu chuẩn chức danh công chức” cho riêng đơn vị mình. "Bản tiêu chuẩn chức danh công chức" là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với công chức về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; các yêu cầu về đạo đức, tinh thần, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các yêu cầu về thể lực và các yêu cầu cụ thể khác. Tiêu chuẩn chức danh công chức được xây dựng nhằm các mục đích sau.

- Làm căn cứ để xác định các yêu cầu về phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống, năng lực công tác, trình độ kiến thức của từng chức danh công chức trong hệ thống nền HCNN.

- Làm căn cứ để tuyển chọn, bố trí, sử dụng, nhận xét, đánh giá, đề bạt cán bộ và để xác định rõ nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng; để thực hiện các chính sách và các chế độ đãi ngộ khác với công chức.

- Là căn cứ để tổ chức thi tuyển, thi nâng bậc cho công chức các cấp trong hệ thống HCNN.

- Là căn cứ, cơ sở để công chức phấn đấu trong học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống, năng lực và hiệu quả công tác, hoàn thành tốt chức trách và thực hiện đúng nghĩa vụ, quyền hạn của mình.

Một bản tiêu chuẩn chức danh công chức HCNN phải bao hàm các nội dung cơ bản sau:

- Tiêu chuẩn về phẩm chất và trình độ chính trị

- Tiêu chuẩn về đạo đức cách mạng

- Tiêu chuẩn về năng lực chỉ đạo, quản lý

- Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn.

Đối với các yêu cầu về trình độ chuyên môn, bên cạnh trình độ chuyên môn nghiệp vụ cần đặc biệt quan tâm đến kiến thức, kỹ năng về quản lý hành chính công, sự hiểu biết về các chính sách, đường lối, chủ trương của Đảng và Pháp luật của Nhà nước. Việc xây dựng tiêu chuẩn chức danh của công chức cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

- Công chức nắm giữ các vị trí càng cao trong bộ máy HCNN thì đòi hỏi đối với các tiêu chuẩn càng phải cao, công chức cấp tỉnh có tiêu chuẩn cao hơn cấp huyện, công chức cấp huyện có tiêu chuẩn cao hơn công chức cấp xã.

- Công chức nắm giữ các vị trí có vai trò càng lớn phải có tiêu chuẩn cao hơn những người nắm giữ các vị trí khác, những người nắm giữ các vị trí có liên quan đến các mảng công tác như tổ chức cán bộ, hoạch định chính sách phải có tiêu chuẩn cao hơn những người trong các lĩnh vực khác.

- Yếu tố về đức (phẩm chất và trình độ chính trị, đạo đức cách mạng, tinh thần làm việc, đạo đức công việc) phải luôn được đề cao đối với mỗi công chức.

- Các yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ được xác định một cách chính xác trên cơ sở công việc và thực hiện công việc song đảm bảo không bị lạc hậu trước những thay đổi do quá trình đổi mới đặt ra.

Ví dụ: Tiêu chuẩn ngạch Thanh tra viên.

1. Chức trách: Chuyên trách làm công tác thanh tra trong các tổ chức Thanh tra Nhà nước; được giao thực hiện quyết định thanh tra theo thẩm quyền và quy định của pháp luật; chịu trách nhiệm trực tiếp thanh tra các vụ việc có quy mô hẹp, độ phức tạp trung bình.

Nhiệm vụ cụ thể:

- Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện các vụ việc thanh tra, xét khiếu nại, tố cáo;

- Trực tiếp thực hiện hoặc tổ chức phối hợp với các cơ quan, đơn vị hữu quan và phân công các thành viên trong đoàn tiến hành thu thập chứng cứ, hồ sơ có liên quan đến vụ việc thanh tra, xét khiếu nại tố cáo;.

- Lập biên bản và viết báo cáo kết luận rõ đúng, sai, nguyên nhân, trách nhiệm, kiến nghị và chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết luận, kiến nghị của mình;

- Tạm đình chỉ việc làm xét thấy đang hoặc sẽ gây tác hại đến lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, công dân; chịu trách nhiệm cá nhân về quyết định của mình đồng thời báo cáo ngay cơ quan có thẩm quyền giải quyết;

- Tổ chức rút kinh nghiệm thực hiện phần việc được giao; bàn giao hồ sơ, tài liệu của cuộc thanh tra theo quy định của cấp có thẩm quyền.

2. Hiểu biết.

- Nắm được chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước để vận dụng vào cuộc thanh tra;

- Nắm được nguyên tắc, chế độ, thể lệ trong quản lý kinh tế, văn hoá, xã hội, QLNN, có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về chuyên ngành;

- Am hiểu về tình hình kinh tế - xã hội của địa phương;

- Nắm chắc quy trình nghiệp vụ thanh tra;