Kỹ năng mềm - Th.S Phạm Thị Cẩm Lệ Phần 1

• Ý tưởng, phương án, khả năng.

• Tư duy sáng tạo, cởi mở

• Có thể làm gì khác trong trường hợp này?

+ Bước 3: Đánh giá các ý kiến Mặt tích cực:

• Đâu là mặt tích cực của vấn đề này?

• Vấn đề này có khả năng thực hiện được không?

• Những lợi ích khi chúng ta dùng giải pháp

này là gì?

Mặt tiêu cực

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 91 trang tài liệu này.

• Các khó khăn, điểm yếu, mối nguy.

• Tiên lượng các tình huống xấu

• Những nguy hiểm, rắc rối nào có thể xảy ra?

+ Bước 4: Cảm xúc, cảm giác chủ quan

• Cảm giác của bạn lúc này là gì?

• Trực giác của bạn mách bảo điều gì?

• Bạn thích hay không thích vấn đề này?

+ Bước 5: Tổng kết và kết thúc

• Xác định lại trọng tâm và mục đích thảo luận.

• Tập hợp mọi ý kiến, tóm tắt, kết luận và lập kế hoạch hành động.

* Lưu ý:

- Chọn nhóm trưởng và nêu các yêu cầu có liên quan

- Chọn vấn đề cần góp ý

- Yêu cầu chọn nón

- Tiến hành theo đặc điểm của từng loại nón

- Thu thập thông tin đa chiều trên tinh thần chia sẻ

- Tổng kết, rút kinh nghiệm cho vấn đề cần giải quyết

Chương 3: Kỹ năng quản lý thời gian

Theo những tài liệu khác nhau về cẩm nang quản lý, đặc biệt là nghệ thuật quản lý thời gian, thời gian được xem là phương tiện để con người hoạt động và sử dụng nod để đạt được những mục đích của chính mình. Thời gian tồn tại ngoài con người nhưng do con người quản lý và sử dụng. Quản lý thời gian là quá trình làm chủ, sắp xếp, sử dụng thời gian một cách khoa học và nghệ thuật.[4]

Vậy,Thời gian là đại lượng đo lường sự biến đổi của vật chất, là công cụ dùng để đánh giá sự trải nghiệm của mỗi người trong cuộc sống (sự trải nghiệm không bao giờ lặp lại)

Quản lý thời gian là khả năng sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhằm đạt được những mục đích thông qua việc lên kế hoạch, tổ chức và kiểm tra việc sử dụng thời gian một cách tối ưu”.

1. Đặc điểm của kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian thực chất là quá trình lập kế hoạch sử dụng thời gian

Không thể phủ nhận thời gian là tài sản vô giá, việc lập kế hoạch sử dụng thời gian là đặc điểm cơ bản để sử dụng thời gian hiệu quả hay quản lý thời gian một cách khoa học.

Việc lên kế hoạch sử dụng thời gian là một bài toán khó nhưng đó là yêu cầu đầu tiên và tối quan trọng đối với mỗi con người có khả năng “quản lý”.

Thực chất của việc lập kế hoạch sử dụng thời gian đó là sự cân bằng giữa tài sản con người đang có và những loại quỹ con người cần đầu tư. Giải quyết được hai vế của bài toán này một cách cân bằng nghĩa là kế hoạch sử dụng thời gian đã được giải quyết.[5]

Quản lý thời gian là quá trình tổ chức sử dụng thời gian hiệu quả

Việc sử dụng thời gian hay quản lý thời gian dựa trên nền tảng của việc triển khai quá trình sử dụng thời gian. Đó là những thao tác cụ thể hóa của việc thực thi kế hoạc đã xác lập.

Những biểu hiện của đặc điểm này cho thấy chủ thể quản lý thời gian phải tổ chức việc sử dụng thời gian sao cho thật hiệu quả thông qua những thao tác sau: chú ý đến chế độ sinh học của mình khi sử dụng từng mốc thời gian, biết chia nhỏ các kế hoạch dài hạn thành những chương trình hành động ngắn hạn và thực thi tuần tự, khi xử lý những công việc khó thì hãy xử lý từng phần nhỏ của nó mà không hẳn là cố công bằng mọi giá để đạt được nó, luôn phân biệt hay phân cấp những công việc không hiệu quả về thời gian đối với chính mình để có những định hướng thích ứng, luôn biết kiểm tra lại kế hoạch và cập nhật lại kế hoạch khi cần thiết [5].

Quản lý thời gian là quá trình giám sát và kiểm tra kế hoạch và thực tế sử dụng thời gian

Việc lập ra kế hoạch và tổ chức thực hiện sử dụng thời gian hiệu quả cũng chỉ thực hiện hiệu quả nếu như chủ thể biết giám sát và kiểm tra việc sử dụng thời gian một cách nhiêm khắc và tối đa. Việc giám sát này trước hết đòi hỏi bạn phải có thái độ nghiêm khắc với chính mình hoặc nghiêm túc với những góp ý của người giám sát. Để có thể thực hiện việc giám sát thì cần chú ý những biểu hiện: luôn chú tâm đến việc kiểm tra xem trong ngày, trong tuần kế hoạch thời gian của mình được thực hiện nghiêm túc ở mức độ nào. Ngoài ra, dành một khoảng thời gian để thực hiện việc kiểm tra kế hoạch cũng như đánh giá khả năng thực hiện kế hoạch của mình. Đương nhiên, liên quan với việc giám sát thì se có hành động tự đánh giá để trách phạt hoặc khen thưởng sao cho thật cụ thể rõ rang.

Việc giám sát này có thể được thực thi bởi những công cụ hoặc những người khác. Nếu nhận được những “nhắc nhở” hay những tín hiệu của các công cụ thì hãy thực hiện nghiêm túc và chính bản thân yêu cầu của việc giám sát cũng đòi

hỏi phải có bước kiểm tra xem việc thực hiện những nhắc nhở của các công cụ này như thế nào. Nếu nhận được những lời góp ý, phê bình của người giám sát thì phải nghiêm túc đón nhận cũng như nên dành khoảng thời gian để tổng kết và tóm lược những góp ý nếu được người giám sát hoặc người hướng dẫn sẻ chia. [5]

2. Nguyên nhân gây lãng phí thời gian

a. Tính “Cẩu thả”:

- Bạn cố gắng hoàn thành và kiểm tra tiến độ công việc

- Không vội vàng, cẩu thả để không mất thời gian sửa chữa

b. Điệp khúc “từ từ” Bạn cần:

- Làm ngay khi có thể

- Làm việc quan trong trước

- Làm từng chút một

- Tự nhắc nhở mục đích đề ra

- Đặt “giờ bắt đầu” và “giờ kết thúc”

c. Nói chuyện phiếm Bạn cần:

- Sắp xếp các ý tưởng cần bàn luận

- Lắng nghe cẩn thận

- Vào thẳng vấn đề, nói “không” khi cần thiết

- Làm chủ tình hình, kết thúc khi cần thiết

d. Không biết nói “không” Bạn cần:

- Tìm cách nói “không” một cách lich sự

- Bắt đầu nói “không” với các đề nghị nhỏ

- Nói “không” khi việc chẳng quan trọng lắm

- Nói “không” khi chẳng phải trách nhiệm của bạn

- Hỏi: có ai khác làm được việc đó không?

3. Ma trận quản lý thời gian

III

I- Quan trọng – Khẩn cấp

II- Quan trọng – Không khẩn cấp III- Không quan trọng – Khẩn cấp

IV- Không quan trọng – Không khẩn cấp Bạn cần:

Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm.

Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm dựa trên 2 tiêu chí khẩn cấp và quan trọng, đưa vào ma trận quản trị thời gian.

Bước 3: Bố trí thời gian và cách giải quyết công việc thích hợp cho từng nhóm.

Quản lý thời gian theo công thức: S.M.A.R.T

1. S -Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu;

2. M -Measurable: Đo đếm được;

3. A- Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình;

4. R -Realistic: Thực tế, không viễn vông;

5. T - Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đề rahạnhạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.