Nguyên Nhân Khiến Nhóm Làm Việc Không Hiệu Quả

Một là vai trò thúc đẩy công việc: thành viên nỗ lực hoàn thành công việc có thể đóng vai trò là người khởi xướng, người thực hiện, người thông tin, người làm sáng tỏ, người phân tích, người hỗ trợ,...

Hai là vai trò gắn kết mối quan hệ: các thành viên giữ gìn, củng cố và gắn kết mối quan hệ đồng chí, đồng đội nhằm tạo điều kiện thuận lợi để nhóm làm việc hiệu quả. Những người này thường đóng vai trò là người khuyến khích, người hài hước, người khởi xướng, người tác động, người hòa giải, người chia sẻ, người hỗ trợ, người giải tỏa áp lực,...

Thứ ba là vai trò gây cản trở nhóm: Đây là nhóm người tiêu cực thường đóng các vai trò như: người phụ thuộc, người lười biếng, người áp đặt, người chỉ tay năm ngón, người phá đám, người gây rối, người chống đối, người chia rẽ, người bắt lỗi,... Một nhóm muốn phát triển cần phải khích lệ, động viên các thành viên giữ các vai trò tích cực trong nhóm vai trò thứ nhất và thứ hai, hạn chế và loại bỏ những người thuộc nhóm ba. Phương pháp tốt nhất để hạn chế những vai trò tiêu cực là đặt ra những quy tắc, quy định chung để các thành viên nhóm tuân theo. Trong trường hợp thành viên nào đó cứ khư khư giữ vai trò tiêu cực, không chịu thay đổi và tuân thủ quy tắc thì nhóm không nên tiếp tục dung nạp thành viên đó nữa.

2. Phân loại nhóm

2.1. Nhóm chính thức

Là những nhóm có tổ chức. Chúng thường cố định, thực hiện công việc có tính thi đua, và có phân công rõ ràng. Họ có cùng chung tay nghề chuyên môn để giải quyết các vấn đề và điều hành các đề án.

2.2. Nhóm không chính thức

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 91 trang tài liệu này.

Nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu.

3. Nguyên nhân khiến nhóm làm việc không hiệu quả

- Làm việc nhóm thay vì là cơ hội để phát triển thì lại biến thành dịp để tán gẫu, lãng phí thời gian.

- Thiếu mục tiêu chung

- Thiếu sự lãnh đạo

- Thiếu sự tin tưởng lẫn nhau

- Thiếu lòng trung thành đối với tổ chức

4. Xử lý xung đột nhóm

* Xung đột nhóm xảy ra có thể do những nguyên nhân:

- Cá nhân: Do khác nhau về văn hóa, trình độ chuyên môn, hoàn cảnh sống, đặc điểm tâm sinh lý, Mỗi người có những suy nghĩ riêng, cá tính riêng nên việc xảy ra mâu thuẩn là không thể tránh khỏi

- Giao tiếp: Không quan tâm lắng nghe lẫn nhau, thiếu chia sẻ thông tin kịp thời, dẫ đến hiểu lầm nhau

- Xã hội: Do biến động của kinh tế thị trường, mức sinh hoạt của mỗi gia đình khác nhau, không được quan tâm kịp thời và thích đáng.

* Xử lý xung đột nhóm

- Người lãnh đạo cần lắng nghe mỗi thành viên, tìm lý do, tìm giải pháp để giải quyết xung đột, cần giải quyết khi chúng mới nảy sinh vì dễ giải quyết.

- Người lãnh đạo phải chỉ ra được giá trị chung giữa các bên, xác định những điểm chung.

- Cho mỗi thành viên có cơ hội để họ trình bày quan điểm của mình, hãy đặt những câu hỏi để vấn đề trở nên rõ ràng.

- Để ngăn ngừa xung đột leo thang, cần xây dựng nguyên tắc làm việc của đội, có thể phân công nhiệm vụ lại cho các thành viên, để họ thay đổi tinh thần là việc.

- Cuối cùng, những thành viên nào không biết tôn trọng đồng nghiệp nên thuyên chuyển ra khỏi đội.

* Cách giải quyết xung đột nhóm: (né tránh, tuân theo, đương đầu, cộng tác)

*Né tránh:

Khi nhóm xảy ra mâu thuẩn, để sự việc cho người khác giải quyết hoặc để tự sự việc êm xuôi, bạn không muốn dính líu vào và lo làm công việc của mình.

Ưu điểm:

- Mọi người cho rằng, bạn là người rất chăm chỉ và cẩn trọng

- Kỹ năng làm việc của bạn được ghi nhận

- Bạn coi là người trung lập, điềm tĩnh.

- Bạn sẽ không bị dính líu đến những cuộc tranh cãi.

Nhược điểm:

- Bạn có ít cơ hội đưa ra ý kiến

- Bạn bị coi là người không có chính kiến

- Mọi người không tin tưởng bạn

- Bạn dễ bị nản lòng khi làm việc nhóm

* Tuân theo

Bạn tìm kiếm sự ủng hộ cho quan điểm của mình, nhưng của cùng bạn vẫn là theo số đông.

Ưu điểm

- Mọi người đều yêu quí bạn

- Bạn không bị xem là người gây rắc rối

- Bạn là thành viên tốt trong nhóm

Nhược điểm

- Những người dám nghĩ, dám làm sẽ không tôn trọng bạn

- Mọi người xem bạn là người ba phải

- Bạn bị áp lực do thiếu sự quyết đoán của mình.

* Đương đầu

Bạn trình bày quan điểm của mình rất rõ ràng, thẳng thắn và dứt khoát.

Ưu điểm:

- Bạn được xem như là nhà lãnh đạo

- Các ý tưởng của bạn đưa ra được chú ý mạnh mẽ

- Những người khác luôn cân nhắc đến quan điểm của bạn.

Nhược điểm:

- Mọi người cho rằng bạn tự cao

- Bạn thường phải chịu trách nhiệm trong những tình huống rắc rối

- Bạn gây ra nhiều mâu thuẩn

- Bạn có xu hướng tạo bè cánh

* Cộng tác

Bạn luôn cố gắng tìm sự đồng thuận về một giải pháp chung cho một vấn đề.

Ưu điểm

- Mọi người xem bạn như là người lãnh đạo

- Bạn góp phần phát triển các thành viên trong nhóm

- Bạn luôn đặt các vấn đề quan trọng lên hàng đầu

Nhược điểm

- Bạn lãng phí thời gian cho nhiều người

- Mọi người cho rằng bạn là người xu nịnh

- Đôi khi bạn đánh mất những ý tưởng riêng của mình

Chú ý:

Những xung đột đạt được mục tiêu và cải thiện hoạt động là xung đột chức năng và tích cực, còn những xung đột làm cản trở hoạt động của nhóm là xung đột phi chức năng và tiêu cực.

Trên thức tế, không có ranh giới rõ rang giữa xung đột chức năng và phi chức năng. Một xung đột có tác động lành mạnh và tích cực tới các mục tiêu của nhóm này hoàn toàn có thể mang tính chức năng trong một nhóm khác hoặc trong chính nhóm đó vào một thời điểm khác.

Tiêu chí quan trọng để đánh giá xem xung đột mang tính chức năng hay phi chức năng chính là hoạt động của nhóm, các nhóm tồn tại nhằm thực hiện một hoặc một số mục tiêu nào đó nên đặc điểm của xung đột được đánh giá trên cơ sở của xung đột đối với nhóm chứ không phải đối với các nhân nào. Khi đánh giá các xung đột mang tính chức năng hay phi chức năng, hay nói một cách khác là đánh giá xung đột đó là tốt hay xấu, người ta không cần thiết phải xem xét các thành viên của nhóm đó nhận thức xung đột đó như thế nào. Một thành viên của nhóm đó có thể đánh giá một hành động là phi chức năng vì kết quả của nó không thỏa mãn cá nhân đó. Tuy nhiên, theo phân tích của tập thể, hành động đó có tính chức năng vì nó thúc đẩy các mục tiêu của nhóm

5. Các giai đoạn hoạt động nhóm.

Sự hình thành nhóm thường bắt nguồn từ mục tiêu của nhóm nhưng nó có phát triển được hay không còn phụ thuộc vào những hoạt động của các thành viên trong nhóm. Bất kì một cá nhân nào muốn phát triển cũng phải trải qua một quá trình tìm hiểu, học hỏi, điều chỉnh và dần hoàn thiện bản thân. Nhóm cũng vậy. Nó cũng

phải trải qua các giai đoạn nhất định mà trong đó các hành vi cá nhân sẽ quyết định sự thành công hay thất bại của nhóm. Tác giả Bruce W. Tuckman (Mỹ) là người đầu tiên đưa ra mô hình 5 giai đoạn phát triển nhóm được sử dụng rộng rãi từ năm 1965 cho đến nay.

5.1 Giai đoạn hình thành

Đây là giai đoạn các thành viên trong nhóm làm quen với nhau, tìm hiểu và thăm dò nhau. Mỗi người đều mang đến nhóm một tính cách, kỹ năng, kiến thức khác nhau và họ cần có thời gian để bộc lộ mình và hiểu về người khác. Tuy nhiên, do mọi thứ còn mới lạ nên mọi người vẫn còn giữ thái độ e dè, gượng gạo, thận trọng, ít chia sẻ. Mối quan hệ giữa các thành viên nhóm vẫn lỏng lẻo và chưa ăn nhập với nhau.

5.2 Giai đoạn xung đột

Đây là giai đoạn khó khăn và phức tạp nhất vì xung đột, mâu thuẫn dễ dàng bùng nổ trong hầu hết mọi vấn đề của nhóm. Các thành viên vẫn chưa đạt được sự cởi mở, thân thiện, đồng cảm, tin tưởng; mặt khác họ lại muốn thể hiện “cái tôi” nhằm khẳng định vai trò và tầm quan trọng của mình. Những tính cách và quan điểm khác nhau làm nảy sinh tranh luận, tranh cãi, thậm chí mất đoàn kết và có thể xảy ra rối loạn. Nếu nhóm không biết cách sớm định hướng mục tiêu, đề ra các quy tắc và tạo tinh thần hợp tác thì nhóm rất dễ tan rã.

5.3 Giai đoạn ổn định

Chính sự khác biệt, những tranh luận, bất đồng trong giai đoạn bão táp đã giúp mọi người hiểu nhau hơn và từng bước điều chỉnh để tìm được sự thống nhất. Trong giai đoạn ổn định, mọi người cần phải hiểu và nắm rõ những quy định, quy chế, và nguyên tắc làm việc để từ đó có những ứng xử và hành động phù hợp với chuẩn mực chung của nhóm. Hoạt động nhóm dần đi vào sự ổn định, bắt đầu có sự

cởi mở, chia sẻ, tin tưởng, hợp tác giữa các thành viên. Đây là mốc khởi đầu của sự liên kết nhóm. Các thành viên tìm thấy sự an toàn.

5.4 Giai đoạn phát triển

Các thành viên cảm thấy tự do, thoải mái, an toàn khi trao đổi quan điểm với nhau. Mối quan hệ giữa các thành viên trở nên gắn bó, khăng khít. Sự liên kết ngày càng chặt chẽ. Mỗi người đều cố gắng phát huy hết tiềm năng của bản thân, tập trung vào hiệu quả công việc, hạn chế mâu thuẫn. Nhóm dễ dàng đạt được sự đồng thuận và nhất trí cao. Cả nhóm có thể tự hào về kết quả mà nhóm đã đạt được cùng nhau.

5.5 Giai đoạn kết thúc:

Các nhiệm vụ đã hoàn tất và mục tiêu đã hoàn thành. Các thành viên không còn ràng buộc hay phụ thuộc với nhau nữa. Họ có thể ngồi lại với nhau để đánh giá, rút ra bài học kinh nghiệm cho việc tham gia vào các nhóm mới trong tương lai.

Trên đây là mô hình tổng quát tiến trình của một nhóm nhưng thực tế không phải bất cứ nhóm nào cũng trải qua 5 giai đoạn. Có nhóm vừa mới hình thành đã tan rã, có nhóm đang giai đoạn hoạt động ổn định cũng có thể bị “treo”, có nhóm cùng lúc trải qua nhiều giai đoạn đan xen nhau.v.v. Bởi vì trong cuộc sống mọi thứ đều không ngừng thay đổi và phát triển, nguy cơ luôn tiềm ẩn, những xung đột có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Nếu các thành viên vượt qua được tất cả để tiến đến sự đồng thuận thì nhóm sẽ được nâng lên một tầm cao mới và sẽ gặt hái được thành công.

6. Các yếu tố hoạt động nhóm hiệu quả

* Các thành viên trong nhóm đáp ứng đầy đủ các đặc điểm:

- Hiểu được lý do tồn tại của nhóm và chia sẻ các mục tiêu chung.

- Đồng thuận với những thủ tục và nguyên tắc trong việc ra quyết định.

- Giao tiếp cởi mở với nhau.

- Sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau và đón nhận sự hỗ trợ từ các thành viên khác.

- Giải quyết được các xung đột nảy sinh trong nội bộ nhóm

- Kiểm tra đánh giá từng thành viên cũng như toàn bộ nhóm để xử lý và cải tiến chính bản thân họ và chức năng của nhóm.

* Kỹ năng thảo luận của các thành viên phải:

- Xác định mục tiêu rõ ràng, cụ thể.

- Chuẩn bị nội dung, thu thập dữ liệu liên quan đến nội dung thảo luận

- Thái độ lắng nghe, tôn trọng các ý kiến

- Có sự bình đẳng và chấp nhận lẫn nhau giữa các thành viên.

- Biết khai thác nội dung bằng cách đặt câu hỏi phù hợp kích thích sự suy nghĩ của mọi người.

- Biết điều động sự tham gia tích cực của các thanh viên trong nhóm

- Biết chi sẻ thông tin, kinh nghiệm của mình cho các thành viên khác.

- Phát hiện những khác biệt, mâu thuẩn trong các ý kiến, quan điểm và cùng nhau giải quyết.

- Nối kết các ý kiến rới rạc thành hệ thống.

- Mục tiêu phải được giải quyết sau buổi thảo luận.

Chương 2: Kỹ năng giải quyết vấn đề

Cuộc đời là một chuỗi các vấn đề cần giải quyết, một chuỗi các quyết định cần phải ra.Chỉ khi dám đối diện và giải quyết chúng ta mới có thể trở nên độc lập, tự tin và mới có thể hoàn thiện bản thânCó những quyết định chúng ta mang lại kết thúc có hậu, nhưng cũng có những quyết định khiến mình hối hận.

1. Vấn đề

Vấn đề là trạng thái ở đó có sự mâu thuẫn hay là có khoảng cách giữa thực tế và mong muốn.