Kỹ năng mềm - Th.S Phạm Thị Cẩm Lệ Phần 1

2. Giải quyết vấn đề

Là một quá trình xác định, phân tích nguyên nhân, lựa chọn giải pháp tối ưu, triển khai và đánh giá giải pháp nhằm loại bỏ mâu thuẫn giữa thực tế và mong muốn để đạt được mục đích đề ra.

3. Những sai lầm khi giải quyết vấn đề

a. Phương pháp mò mẫm Thử và Sai

Thử cách này xem…không được rồi, thử cách khác coi sao…cũng không được! Chắc mình bỏ cuộc

Ví dụ:

Nộp hồ sơ xin việc đến Cty A (bị loại), Cty B (bị loại) và cứ thế rãi “truyền đơn” từ cty này sang cty khác , mong “thần may mắn” mỉm cười.

Không dành thời gian kiểm tra lại hồ sơ xin việc của mình.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 91 trang tài liệu này.

b. Tiếp cận theo lối mòn xã hội

Mọi người ai cũng làm vậy, nên mình cứ làm thế

Ví dụ: Khi lên thuyết trình, chúng ta vẫn thường mở đầu bằng mô tuýp quen thuộc mà mọi người vẫn hay làm, sau đó nhìn vào slide hoặc báo cáo để đọc từ đầu đến cuối.

Để có thể đạt được điểm cao và tạo ấn tượng với khán giả, đòi hỏi chúng ta phải sáng tạo và tham khảo cách thức mới trong trình bày.

c. Một số nguyên nhân khác

- Nôn nóng, vội vàng, chủ quan

- Chưa tìm hiểu rõ nguyên nhân của vấn đề

- Bảo thủ độc đoán, luôn cho mình đúng

- Chưa xác định đúng vấn đề

- Không lập kế hoạch cụ thể

- Thiếu lập trường, hay ba phải

4. Qui trình giải quyết vấn đề

a. Xác định vấn đề

Khi chủ thể chưa nhận ra vấn đề tức là chủ thể chưa có hành động nào vì thực sự chưa biết vấn đề đang gặp phải là gì. Để sớm nhận ra vấn đề đòi hỏi chủ thể có nhiều kinh nghiệm, tri thức và kỹ năng. Đặc biệt, trong công việc, yếu tố quan trọng để nhận ra vấn đề chính là kinh nghiệm vì kinh nghiệm sẽ cho chủ thể biết được khi nào một chuyện trong rất đáng lo ngại nhưng lại có thể bỏ qua vì hầu như nó không có khả năng chuyển thành một vấn đề.

Nếu:

- Xác định đúng vấn đề sẽ tìm giải pháp đúng

- Xác định sai vấn đề thì giải quyết vấn đề không có thực

- Bế tắc thì giải quyết không đúng vấn đề

* Khi có vấn đề xảy ra, luôn đặt câu hỏi:

- Vấn đề của tôi là gì?

- Chuyện gì sẽ xảy ra nếu.....?

- Đó có đúng là vấn đề của tôi hay không?

- Vấn đề có đáng phải giải quyết không?

- Tôi có phải đích thân giải quyết nó?

* Mô tả ngắn gọn về vấn đề đang tồn tại:

- Nó xảy ra từ khi nào?

- Nó xảy ra ở đâu?

- Nó đã xảy ra bao nhiêu lần?

- Nó có ảnh hưởng gì tới ai, tới điều gì?

- Có gì đặc biệt hay khác biệt về vấn đề này

b. Phân tích nguyên nhân

Khi chủ thể có một vấn đề, chủ thể phải nhận là người giải quyết nó. Muốn giải quyết triệt để vấn đề phải tìm ra nguyên nhân sâu xa của vấn đề.

* Dùng biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá, hay còn gọi là biểu đồ Ishikawa hay biểu đồ nguyên nhân -

kết quả

- Biểu đồ xương cá dùng để tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến phát sinh vấn đề

- Có thể giúp ta tìm ra các nguyên nhân chính và nguyên nhân phụ của vấn

đề.

Các bước tiến hành:

1. Liệt kê vấn đề ở đầu con cá

2. Viết nguyên nhân chính vào nhánh xương sườn.

3. Viết nguyên nhân phụ vào nhánh xương con

* Phương pháp 5 whys

5 Whys là một phương pháp dùng những câu hỏi “Tại sao” liên tục để giúp ta thấy được nguyên nhân gốc của vấn đề mà ta đang cần tìm.

Thông thường, câu trả lời cho câu hỏi “Tại sao” đầu tiên sẽ gợi ra câu trả lời cho câu hỏi “tại sao” thứ hai, rồi thứ ba và cứ thế cho đến khi tìm ra gốc rễ của vấn đề.

Ưu điểm:

Nhanh chóng tìm ra nguyên nhân gốc của vấn đề Dễ ứng dụng mọi lúc mọi nơi, mọi vấn đề

VVNhanNhahóng tìm ra nguyên nNNNh VVân

ấn đề

Ví dụ:

Tại sao đường xá ở TP.HCM thường ngập lụt mỗi khi mưa lớn?

-> Vì nước không thể thoát được.

- Tại sao nước không thể thoát được?

-> Vì các cống rảnh thoát nước bị nghẹt.

- Vì sao các cống rảnh bị nghẹt?

-> Vì người dân xả rác vào khu cống rãnh dẫn đến việc nước không thể thoát.

Vì sao người dân xả rác vào cống rãnh?

-> Vì ý thức người dân còn kém và có nhiều hộ buốn bán xả thải thẳng xuống cống.

- Vì sao ý thức người dân và các hộ buôn bán còn kém?

->Vì chưa được tuyên truyền hoặc chưa có hình thức kỷ luật với những trường hợp này.

c. Đưa ra các giải pháp

Dựa trên phân tích ở trên, chủ thể sẽ liệt kê những giải pháp có thể thực hiện. Việc liệt kê các phương án này có một giá trị quan trọng là làm tiền đề để lựa chọn giải pháp tốt nhất. Do vậy, trong giai đoạn này, càng nhiruf phương án được đưa ra, thì cơ hội lựa chọn được một phương án tối ưu càng cao.

Muốn có nhiều giải pháp sáng tạo, bạn cần:

- Sẵn sàng tiếp thu mọi ý kiến.

- Chấp nhận rủi ro.

- Kêu gọi người khác tham gia.

- Chấp nhận phê bình.

d. Lựa chọn giải pháp tối ưu

Chủ thể phải tiến hành phân tích ưu và khuyết điểm, rủi ro của từng phương án và lựa chọn phương án tối ưu. Phương án tối ưu là phương án chứa nhiều ưu điểm nhất, ít rủi ro nhất, phù hợp với hoàn cảnh và khả năng thực thi của chủ thể.

Nếu bạn chọn giải pháp sai đồng nghĩa với việc vấn đề của bạn sẽ rơi vào bế tắc!

e. Triển khai kế hoạch hành động

Đây là khâu vô cùng quan trọng, những vấn đề có thể phát sinh thêm sẽ xuất hiện ở giai đoạn này.

Mọi thứ đã được chuẩn bị hoàn tất, nhiệm vụ của bạn là bắt tay vào thực hiện ngay những giải pháp mà bạn đã chọn.

Áp dụng quy tắc Smart:

1. Specific - cụ thể, dễ hiểu

2. Measurable – đo lường được

3. Achievable – vừa sức

4. Realistics – thực tế

5. Timebound – có thời hạn

f. Đánh giá kết quả

Sau khi thực thi giải pháp, chủ thể cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có thành công như mong đợi hay không? Cũng như có tạo những ảnh hưởng không mong đợi nào không? Đồng thời yêu cầu quan trọng nhất là rút kinh nghiệm cho lần sau. Hoặc đặt trường hợp, vấn đề chưa được giải quyết thì chủ thể phải thực hiện lại từ bước một để giải quyết vấn đề.

Trong quá trình đánh giá, phải trả lời được các câu hỏi:

- Có thành công như mong đợi hay không?

- Có phát sinh thêm vấn đề nào khác hay không?

- Có mắc phải sai lầm gì khi giải quyết vấn đề

- Những bài học rút ra cho các vấn đề khác là gì?

- Đánh giá dựa vào mục tiêu

- Giải pháp đáp ứng mục tiêu ở mức độ nào?

- So sánh với tiêu chuẩn

- Những tiêu chuẩn đặt ra có được tuân thủ?

- Đánh giá bằng lượng hoá

- So sánh tiêu chí trước và sau thực hiện

- Xem xét trên phương diện rộng

- Điểm mạnh, điểm yếu

- Hiệu ứng không mong đợi của giải pháp

- Chi phí phát sinh

5. Một số kỹ thuật để giải quyết vấn đề

a. Phương pháp công não

Công não hay còn gọi là Brainstorming được tạo ra để tìm ý tưởng trong làm việc theo nhóm , nhằm giải quyết các vấn đề về sáng tạo. (được miêu tả đầu tiên trong cuốn sách “Applied Imagination” bởi Alex F.Osborn

Tạo ra nhiều ý tưởng cho 1 vấn đề (liệt kê ra càng nhiều đáp án càng tốt và tập trung theo quy tắc nhất định

Huy động những ý tưởng mới mẻ, độc đáo về một chủ đề -> cơn lốc các ý

tưởng.

1.Vấn đề công não phải rõ ràng, chuẩn mực hướng tới giải pháp hiệu quả -> suy nghĩ thật kỹ

2.Tập trung vào vấn đề (tập kích não), tránh các ý kiến lạc hướng -> Thu thập tất cả các quan điểm & ý kiến.

3.Tiến hành đưa ra các ý tưởng một cách thoải mái, tự do

4.Tuyết đối cấm mọi hình thức phê bình, chỉ trích. Tạo không khí thân thiện để phát triển ý tưởng.

5. Khuyến khích tinh thần tích cực của mỗi thành viên. Đề ra các ý tưởng không quen thuộc và đặt ra các câu hỏi để làm rõ.

Bước 1: Lựa ra 1 nhóm trưởng(điều khiển) và 1 thư ký

Bước 2: Xác định vấn đề hay ý kiến sẽ được tập kích. Phải làm cho mọi thành viên hiểu thấu đáo về đề tài công não

Bước 3: Thiết lập các “quy tắc” cho buổi tập kích

Bước 4 Bắt đầu tập kích não – càng nhiều ý tưởng càng tốt

Bước 5. Đánh giá các câu trả lời (loại bỏ ý kiến không phù hợp, những câu trùng lặp…)

Ưu điểm:

- Không hạn chế số người

- Ứng dụng được trong cả trường hợp về mặt địa lý (mạng internet…) và dụng cụ đơn giản.

- Ý tưởng đa dạng

- Tôn trọng ý kiến của nhau

- Kích thích sự năng động , sáng tạo

Nhược điểm:

- Điều hành không hợp lý sẽ mất nhiều thời gian của nhóm

- Quy tắc không nghiêm chỉnh sẽ gây bất đồng ý kiến

b. Sáu chiếc nón tư duy

Cách thức giúp chủ thể có được NHIỀU góc nhìn về MỘT đối tượng Đặc điểm:

- Cá nhân nới rộng suy nghĩ

- Chọn chiếc nón mình thích hay muốn

- Các ý kiến không có mức thống trị tuyệt đối

- Chiếc nón chỉ có giá trị định hướng

* Các bước tiến hành:

+ Bước 1: Thu thập thông tin

• Chúng ta cần có những thông tin gì?

• Những thông tin nào đã biết?, còn thiếu?

• Làm cách nào để tìm những thông tin thiếu đó?

+ Bước 2: Đưa ra các giải pháp