Kinh nghiệm xây dựng văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản và khả năng áp dụng tại Việt Nam

bên ngoài và thống nhất bên trong các nhân viên, những quy tắc đã tỏ ra hữu hiệu trong quá khứ và vẫn cấp thiết trong hiện tại. Những quy tắc và những thủ pháp này là yếu tố khởi nguồn trong việc các nhân viên lựa chọn phương thức hành động, phân tích và ra quyết định thích hợp. Các thành viên của tổ chức doanh nghiệp không đắn đo suy nghĩ về ý nghĩa của những quy tắc và thủ pháp ấy, mà coi chúng là đúng đắn ngay từ đầu".[26]

Theo T.S Ðỗ Minh Cương - Trường Ðại học Thương mại Hà Nội: "Văn hoá doanh nghiệp là một dạng của văn hoá tổ chức bao gồm những giá trị, những nhân tố văn hoá mà doanh nghiệp tạo ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh, tạo nên cái bản sắc của doanh nghiệp và tác động tới tình cảm, lý trí và hành vi của tất cả các thành viên của nó".[4]

Từ những khái niệm trên có thể thế rằng VHDN là một nghệ thuật quản lý được, vận dụng các yếu tố văn hóa vào các hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo ra một môi trường thuận lợi cho kinh doanh và hướng tới hiệu quả kinh tế tối ưu cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó thì VHDN cũng quy định những nguyên tắc ứng xử, hoạt động cho mọi thành viên trong doanh nghiệp.‌

Trong khuôn khổ bài khóa luận này, xin được hiểu: “Văn hoá doanh nghiệp là các chuẩn mực hành vi và các giá trị được chia sẻ giữa các thành viên trong một tổ chức, có ảnh hưởng mạnh đến cách thức hành động của các thành viên trong tổ chức đó”.[6]

II. Văn hóa doanh nghiệp

1. Đặc điểm của VHDN

Văn hoá doanh nghiệp là một tiểu văn hoá vì thế văn hoá doanh nghiệp mang đầy đủ những đặc điểm của văn hoá nói chung.

Tính hệ thố ng: cho thấ y tí nh tổ chứ c củ a doanh nghiệ p , phân biệ t mộ t doanh nghiệ p có văn hoá vớ i mộ t doanh nghiệ p chỉ có tậ p hợ p giá trị . Văn hóa của toàn bộ doanh nghiệp nhìn từ góc độ tổng thể, không phải là một phép cộng đơn thuần các yếu tố rời rạc, đơn lẻ mà là một thể thống nhất các giá trị.

Tính giá trị: khu biệ t mộ t doanh nghiệ p có văn hoá vớ i mộ t doanh nghiệ p phi

văn hoá . Giá trị văn hoá của doanh nghiệp có giá trị nội bộ ; giá trị vùng; giá trị quốc gia; giá trị quốc tế . Doanh nghiệ p cà ng tôn trọ ng và theo đuổ i nhữ ng giá trị chung cho nhữ ng cộ ng đồ ng cà ng rộ ng lớ n bao nhiêu thì vai trò củ a nó cà ng lớ n bấ y nhiêu .

Tính lịch sử: VHDN được hình thành trong một thời gian khá dài và chịu sự tác động qua thời gian, gắn liền với sự phát triển của doanh nghiệp.

Tính nhân sinh: đây là đặ c trưng cơ bả n về chủ thể cho phé p phân biệ t văn hoá doanh nghiệp với các tiểu văn hoá khác . Chủ thể văn hoá ở đây không phải con ngườ i nó i chung , mà là doanh nghiệ p như mộ t loạ i chủ thể văn hoá đặ c biệ t (bên cạnh văn hoá làng xã , văn hoá đô thị , văn hoá cơ quan ...). Đặc biệt vì có doanh nghiệ p gia đì nh ; doanh nghiệ p vù ng ; doanh nghiệ p dân tộ c , quố c gia ; lại có cả doanh nghiệ p đa/xuyên quố c gia.

2. Các loại VHDN

Từ trước đến nay người ta đã đưa ra rất nhiều cách để phân chia VHDN và tất cả những cách phân loại ấy đều góp phần cung cấp cách nhìn bao quát hơn về các hình thức tổ chức khác nhau có thể xuất hiện và được áp dụng trong thực tế. Một cách phân loại khá phổ biến đã được Harrison (1972) đưa ra đó là phân VHDN thành: Văn hóa dựa trên quyền lực, văn hóa chú trọng vai trờ, văn hóa chú trọng nhiệm vụ và văn hóa chú trọng con người.[15], tr. 392]

2.1. Văn hóa dựa trên quyền lực (Power culture)

Trong văn hóa dựa trên quyền lực chỉ có một trung tâm quyền lực duy nhất ở vị trí trung tâm, từ đó có sự ảnh hưởng tới mọi vị trí khác của doanh nghiệp. Các chùm ảnh hưởng này gắn các vị trí chức năng và tác nghiệp với nhau nhằm tạo thuận lợi cho việc phối hợp hành động.

Trong loại văn hóa này dựa trên quyền lực, mối quan hệ được xây dựng và phát triển chủ yếu dựa vào sự tin cậy, sự đồng cảm và mối quan hệ cá nhân; Rất ít quy tắc, hầu như không có các thủ tục hành chính; Việc kiểm soát được tiến hành trực tiếp từ vị trí quyền lực và thông qua những đại diện được ủy quyền tối cao. Loại VHDN này thường trực diện và coi trọng hình thức hơn kết quả.

Điểm mạnh của văn hóa chú trọng quyền lực là khả năng phản ứng nhanh và

linh hoạt. Tuy nhiên, điểm hạn chế chủ yếu là chất lượng phụ thuộc nhiều vào năng lực của những người ở các vị trí quyền lực và rất khó phát triển ở quy mô lớn.

2.2. Văn hóa chú trọng vai trò (Role culture)

Văn hóa chú trọng vai trò được phản ánh qua cơ chế hành chính. Nguyên tắc tổ chức là tính logic và hợp lý. Sức mạnh của văn hóa chú trọng vai trò thể hiện ở tính chuyên môn hóa theo chức năng (sản xuất, marketing, mua sắm, tài chính...) được phối hợp và kiểm soát thống nhất bởi một nhóm những nhà quản lý cao cấp.

Môi trường tổ chức của văn hóa chú trọng vai trò được đặc trưng bởi những quy tắc, thủ tục, mô tả công việc chính thức. Kết quả thực hiện công việc của mỗi cá nhân được coi là thước đo chủ yếu để thưởng phạt. Quyền hạn trong chừng mực nhất định, năng lực chuyên môn là những yếu tố chủ yếu cho việc thực thi nghĩa vụ.

Điểm mạnh của loại văn hóa này là mang lại hiệu quả về chi phí và sự ổn định trong hoạt động. Tuy nhiên điểm yếu lại là sự cứng nhắc, trì trệ, chậm phản ứng trước những thay đổi.

2.3. Văn hóa chú trọng nhiệm vụ (Task culture)

Văn hóa chú trọng nhiệm vụ là hình thức trong đó quyền lực được phân tán và chủ yếu bởi quyết định năng lực chuyên môn chứ không bởi vị trí quan trọng trong doanh nghiệp hay uy tín. Loại văn hóa này thường xuất hiện khi tất cả những nỗ lực trong doanh nghiệp đều tập trung vào những công việc hay dự án cụ thể.

Trong văn hóa công việc, mọi người tập trung chủ yếu vào việc hoàn thành công việc được giao; công việc tổ chức chú trọng vào việc tập hợp những con người và nguồn lực thích hợp để hoàn thành tốt nhất.

Điểm mạnh của loại văn hóa chú trọng công việc là tính chủ động, linh hoạt, thích ứng tốt và đề cao năng lực hơn tuổi tác, địa vị. Loại văn hóa này rất thích hợp khi hoạt động trong môi trường cạnh tranh mạnh, chu kỳ sản phẩm, công việc hay dự án ngắn, đòi hỏi sáng tạo. Điểm hạn chế của loại hình này là tình trạng ngang hàng giữa các vị trí dẫn đến việc khó đạt hiệu quả trong quản lý, khó phát triển sâu về chuyên môn, lệ thuộc vào năng lực và trình độ cá nhân.

Khi gặp khó khăn, loại văn hóa này dễ chuyển thành văn hóa vai trò hay văn

hóa quyền lực thông qua sự xuất hiện của những quy tắc, thủ tục hay qua sự can thiệp bằng áp lực chính trị. Đây là loại hình văn hóa thích hợp với những người quản lý trung gian, trẻ tuổi.

2.4. Văn hóa chú trọng con người (Person culture)

Văn hóa chú trọng sự phát triển cá nhân xuất hiện khi một nhóm người quyết định tự tổ chức thành một tập thể chứ không hoạt động riêng rẽ, để đạt lợi ích cao nhất.

Trong văn hóa chú trọng con người, mỗi người sẽ tự quyết định về công việc của mình, với những quy tắc, cách thức, cơ chế hợp tác riêng. Mỗi người đều có quyền tự quyết hoàn toàn về công việc của mình, cùng chia sẻ các tác động, quyền lực (nếu có) chủ yếu là do năng lực.

Điểm mạnh của loại văn hóa này là tính tự chủ và tự quyết rất cao dành cho mỗi cá nhân. Điểm hạn chế cơ bản là khả năng hợp tác lỏng lẻo, không hiệu quả về quản lý và khai thác nguồn lực. Hầu như rất ít doanh nghiệp vận dụng loại văn hóa này.

3. Các yếu tố cấu thành nên VHDN

Xây dựng văn hoá doanh nghiệp là một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp thích ứng với những thay đổi trong môi trường bên ngoài. Những thay đổi về chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ thông tin... đang tác động đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Chính vì vậy, trước hết, thông qua vai trò của tư vấn về lĩnh vực này, doanh nghiệp phải có các công cụ để tìm kiếm các dữ liệu và phân tích được các dữ liệu cần thiết nhằm nhận diện được đúng điểm mạnh, yếu của văn hóa hiện đang tồn tại trong doanh nghiệp và giúp hình dung được văn hóa mà doanh nghiệp sẽ hướng tới để họ thích nghi được với những thay đổi, phát triển.

Hiện nay, có rất nhiều nguồn tài liệu đưa ra những cách phân chia khác nhau về các yếu tố cấu thành VHDN, tuy nhiên trong khuôn khổ bài viết này xin được áp dụng quan điểm của Edgar H. Schein (xem hình 1.2).[26]

Hình 1.2: Cấu trúc phân tầng của VHDN [26], tr.26][6]

Theo cách tiếp cận này, Edgar H. Schein chia cấu tạo của VHDN thành ba tầng khác nhau và ở đây khái niệm tầng được hiểu là mức độ thẩm thấu các giá trị văn hóa trong doanh nghiệp (Xem hình 1.2). Ba tầng này đồng thời là ba cấp độ dùng để chỉ mức độ có thể cảm nhận của giá trị VHDN hay nói cách khác là tính hữu hình của các giá trị đó. Những tầng VHDN này vì lẽ đó cũng có những tác động khác nhau tới sự hình thành, thích nghi và thay đổi của VHDN (Xem hình 1.3).

Hình 1.3: VHDN – Nguyên lý tảng băng trôi [6]

Các thực thể hữu hình

Các giá trị và nguyên tắc

Quan niệm/ Giả định cơ bản

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 134 trang tài liệu này.

Ba tầng của VHDN có thể được mô tả dưới hình ảnh của tảng băng trôi (Xem hình 1.3). Trên thực tế, chỉ có thể quan sát một cách rõ ràng được bề nổi của tảng băng thường chỉ chiếm khoảng 20% trọng lượng trong khi phần chìm thường chiếm tới 80% trọng lượng thực tế của tảng băng. Phần nổi của tảng băng sẽ chịu sự tác động của sức gió trong khi phần chìm của tảng băng lại được định hướng bởi các dòng hải lưu và tảng băng sẽ di chuyển theo hướng của dòng chảy. Qua đó, có thể thấy các thực thể hữu hình chỉ như bề nổi của một tảng băng trôi, còn các giá trị và đặc biệt là các quan niệm cơ bản mới là thành phần thực sự quan trọng trong văn hóa của mỗi doanh nghiệp.

Cụ thể các tầng của VHDN sẽ được mô tả như sau:

3.1. Cấp độ thực thể hữu hình

Cấp độ thực thể hữu hình là cấp độ dễ thấy nhất, bao gồm các yếu tố liên quan đến cách kiến trúc trụ sở của doanh nghiệp, cách tổ chức không gian làm việc, trang phục của thành viên trong doanh nghiệp, dòng chảy thông tin trong tổ chức đi như thế nào, ngôn ngữ sử dụng trong các thông điệp... Cụ thể như sau:

Kiến trúc trụ sở của doanh nghiệp bao gồm các yếu tố như mặt bằng, cổng, cây cối, quầy, bàn ghế, lối đi, nhà xưởng, các bức tranh, bằng khen…. Doanh nghiệp kết hợp các yếu tố này nhằm tạo cảm giác thân thiện với khách hàng, môi trường thoải mái cho nhân viên.

Sản phẩm là biểu tượng lớn nhất của doanh nghiệp, là điều khách hàng ghi nhớ đầu tiên khi nghĩ về doanh nghiệp, do vậy xét về mặt giá trị, sản phẩm cũng là một yếu tố của văn hoá doanh nghiệp.

Các nghi lễ là các hoạt động được chuẩn bị từ trước, được thực hiện chính thức hay bất thường nhằm thăý chặt quan hệ trong doanh nghiệp bao gồm các hoạt động, sự kiện văn hoá chính trị ... Các nghi lễ có thể kể đến như: Nghi lễ chuyển giao, nghi lễ khen thưởng động viên, …

Giai thoại là những câu chuyện, truyền thuyết, giai thoại xuất phát từ những

câu chuyện có thật của doanh nghiệp kể về các năm tháng gian khổ và vinh quang của doanh nghiệp, về nhân vật anh hùng của doanh nghiệp (nhất là hình tượng người sáng lập).

Biểu tượng bao gồm logo, kiểu chữ, đồng phục, thẻ nhân viên…

Ngôn ngữ, khẩu hiệu là các câu chữ đặc biệt, khẩu hiệu hay một ngôn từ để doanh nghiệp truyền tải một ý nghĩa cụ thể tới đối tượng mà doanh nghiệp hướng đến.

Phong cách giao tiếp được thể hiện ở sự giao tiếp giữa nhân viên với nhân viên, nhân viên với khách hàng, cấp dưới với cấp trên. Phong cách giao tiếp của nhân viên ảnh hưởng rất lớn đến cách nhìn nhận của khách hàng, đối tác với doanh nghiệp vì vậy các doanh nghiệp luôn mong muốn xây dựng được một phong cách giao tiếp chuẩn.

3.2. Cấp độ các giá trị và nguyên tắc

Cấp độ các giá trị và nguyên tắc là những giá trị được thể hiện, bao gồm những nguyên tắc, quy tắc của hành vi ứng xử, thể chế lãnh đạo, những tiêu chuẩn của các hoạt động trong doanh nghiệp. Dựa trên những giá trị này các thành viên trong doanh nghiệp sẽ xác định hành vi, thái độ cho phù hợp. Các giá trị này bao gồm một số loại sau:

Tầm nhìn là trạng thái trong tương lai mà doanh nghiệp nỗ lực đạt tới, có thể coi tầm nhìn là một bức tranh tinh thầnm một viễn cảnh trong tương lai của doanh nghiệp.

Sứ mệnh của doanh nghiệp là việc tìm ra con đường, cách thức để thức hiện tầm nhìn mà doanh nghiệp đã đề ra. Xác định được sứ mệnh có ý nghĩa quan trọng trong việc định hướng sức mạnh nguồn nhân lực, tránh xung đột giữa các mục đích mà doanh nghiệp đang theo đuổi, tạo cơ sở cho các mục tiêu của doanh nghiệp...

Triết lý kinh doanh như triết lý về sản phẩm dịch vụ, cạnh tranh, trách nhiệm xã hội, nguồn nhân lực, khách hàng, phương pháp làm việc…

Các quy trình, thủ tục, hướng dẫn, các biểu mẫu của doanh nghiệp liên quan đến quá trình tác nghiệp, hướng dẫn thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh.

Phong cách lãnh đạo là những quy tắc của các nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp, sự thống nhất giữa cách ứng xử, cách thức ra quyết định...

Sự phân chia quyền lực là những quy tắc tiến hành công việc, phân chia nhiệm vụ giữa các phòng ban, nhân viên.

Giá trị cốt lõi là những nguyên lí thiết yếu và mang tính lâu dài của một tổ chức - tập hợp các quy tắc hướng dẫn rất nhỏ có ảnh hưởng sâu sắc tới cách mà mọi người trong tổ chức suy nghĩ và hành động.

Giá trị cốt lõi không quan tâm đến dư luận, nó có giá trị thực chất và có tầm quan trọng rất lớn đối với những người ở bên trong tổ chức. Giá trị cốt lõi là một số rất hiếm những quy tắc hướng dẫn có khả năng ảnh hưởng vô cùng lớn, là linh hồn của tổ chức; đó là những giá trị làm nhiệm vụ hướng dẫn tất cả các hành động.

Giá trị cốt lõi rất có chiều sâu và đó là những giá trị cực kì quan trọng. Các giá trị này rất ít khi thay đổi theo sự thay đổi của thị trường. Mặt khác, thường thì các tổ chức sẽ thay đổi thị trường nếu cần thiết để duy trì các giá trị cốt lõi thực tế của tổ chức mình.

3.3. Cấp độ các quan niệm/ giả định cơ bản

Cấp độ các quan niệm/ giả định cơ bản là các giá trị ngầm định bao gồm niềm tin, nhận thức, suy nghĩ, cảm xúc…những giá trị ăn sâu, hình thành một chuẩn mực trong tư tưởng, suy nghĩ của các thành viên trong tổ chức. Đây chính là tầng sâu nhất trong cấu trúc VHDN.

Những quan niệm chung là những niềm tin, nhận thức và tình cảm có tính vô thức, được mặc nhiên công nhận trong doanh nghiệp. Trong bất kỳ xã hội nào, cấp bậc văn hoá nào cũng đều tồn tại quan niệm chung, được hình thành và tồn tại trong thời gian dài, trở thành những điều mặc nhiên được công nhận, có thể gọi đây là các “tập quán”. Sự khác biệt giữa các giá trị và nguyên tắc với những quan niệm chung thể hiện ngay ở bản thân hai từ giá trị và quan niệm. Giá trị thể hiện những tài sản của một doanh nghiệp còn quan niệm lại thể hiện xu hướng chung về nhận thức, ý thức, về cách hành xử trong doanh nghiệp.

Những quan niệm chung phần nhiều đã bắt nguồn từ văn hoá dân tộc, ví dụ như khái niệm trọng nam khinh nữ vẫn tồn tại trong doanh nghiệp… hay đối với các