Cách Thức Tiến Hành 5S Trong Doanh Nghiệp [1]

cho VHDN hòa nhập với bản sắc văn hóa dân tộc, sáng tạo ra VHDN độc đáo kiểu Nhật Bản.

2.2. Những đặc trưng của VHDN Nhật Bản

Do hoàn cảnh lịch sử của Nhật Bản và những tác động của tình hình kinh tế, chính trị - xã hội đã tạo ra cho VHDN Nhật Bản những nét đặc trưng riêng, phân biệt với VHDN của các quốc gia khác. VHDN Nhật Bản có 4 đặc trưng chủ yếu nhất được coi là những nhân tố làm nên sự thần kỳ cho các doanh nghiệp Nhật Bản đó là: Quản lý theo chủ nghĩa tập thể, chế độ tuyển dụng suốt đời, chế độ đãi ngộ theo thâm niên công tác và tổ chức công hội. Bên cạnh các giá trị chủ yếu đó, VHDN Nhật Bản ngày nay còn được biết đến với đặc trưng về tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao năng suất, chất lượng đã góp phần đáng kể vào sự thành công của các doanh nghiệp Nhật Bản ngày nay.

2.2.1. Quản lý theo chủ nghĩa tập thể

Phương thức quản lý lấy chữ “hòa” làm tư tưởng chủ đạo trong xây dựng doanh nghiệp. Bản chất luân lý của Nhật Bản là hỗ trợ, nhường nhìn và vô tư. Mỗi người đều phải đặt “hòa” của tập thể ở vị trí thứ nhất, trong tập thể đó dung hợp chủ trương của cá nhân và lợi ích của cá nhân. Tập thể có thể từ một gia đình mở rộng tới thôn trang, sau đó mở rộng tới quy mô doanh nghiệp và thậm chí là phạm vi một quốc gia. Mỗi cá nhân phải duy trì tuyệt đối với các cấp của tập thể.

Doanh nghiệp Nhật Bản cho rằng doanh nghiệp là người và người lại là chủ thể của doanh nghiệp. Doanh nghiệp Nhật Bản chủ trương, doanh nghiệp là cộng đồng có tổ chức bầu lợi ích cho đời sống, mỗi thành viên của nội bộ phải cùng tham gia với doanh nghiệp về các quyết sách kinh doanh. Trên thực tế, kinh doanh là từ trên cơ sở “kinh doanh theo chủ nghĩa dân tộc” mà tiến hóa nên. Nhưng không theo chủ nghĩa tập thể đã lược bỏ đi bộ phận không hợp lý trong kinh doanh theo chủ nghĩa dân tộc, chỉ bảo lưu cái cốt lõi hợp lý của nó. Kinh doanh theo chủ nghĩa tập thể dùng “quản lý tình cảm” với thống nhất và hòa hữu thay cho “quản lý hợp đồng” kiểu Mỹ, làm cơ sở cho mối liên hệ giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp.

Kinh doanh theo chủ nghĩa tập thể biểu hiện ở việc toàn thể mọi nhân viên đều tham gia quản lý. Ví dụ quyết sách tập thể, quản lý chất lượng toàn diện... Trong phương thức ấy mọi quyết sách trọng đại đều cần có các nhân viên hữu quan của các tầng thảo luận đầy đủ sau đó lãnh đạo cấp cao đưa ra quyết định cuối cùng, bởi từ dưới lên trên các tầng lớp cùng suy nghĩ, sẽ có nhiều ý kiến sáng tạo, lợi ích tìm ra càng nhiều, càng rộng.

2.2.2. Chế độ tuyển dụng suốt đời

Chế độ này bắt đầu từ thời đại Minh Trị thế kỷ XIX, sau Đại chiến thế giới lần thứ hai thì được phổ biến và ứng dụng toàn diện, hiện nay là một loại tập quán xã hội, tuy nhiên chế độ này hoàn toàn không do luật pháp quốc gia quy định.

Chế độ tuyển dụng suốt đời của các doanh nghiệp cũng có hình thức ký hợp đồng, nhưng công nhân viên chức khi vào doanh nghiệp thì thường làm việc cho tới khi nghỉ hưu mới thôi. Nhân viên đem một đời mình giao cho doanh nghiệp, ví dụ có nảy sinh bất mãn với doanh nghiệp thì tập quán xã hội cũng bức họ không dễ dàng từ chức. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng không tùy tiện cho nhân viên thôi việc bởi sợ ảnh hưởng tới thanh danh của doanh nghiệp và do chịu áp lực từ quan niệm của xã hội. Chỉ cần nhân viên tuân thủ đúng những quy tắc của doanh nghiệp, không vi phạm hay làm loạn kỷ luật, hoặc doanh nghiệp chưa bị phá sản hay đóng cửa thì doanh nghiệp rất ít cho nhân viên thôi việc.

Chế độ này mang lại những lợi ích lớn cho bản thân doanh nghiệp. Giữa doanh nghiệp và nhân viên xây dựng được mối quản hệ ổn định, điều này rất có lợi cho việc phát huy tính tích cực công tác của nhân viên bởi họ không lo bị sa thải, vì thế có tác dụng nâng cao hiệu suất công việc của nhân viên. Doanh nghiệp cũng có kế hoạch bồi dưỡng huấn luấn cho nhân viên mà không lo nhân viên sẽ bỏ sang các doanh nghiệp khác. Chế độ này còn giúp làm giảm những mâu thuẫn phát sinh giữa nhân viên và doanh nghiệp, những xung đột cũng được điều hòa nhanh chóng hơn. Với bản thân doanh nghiệp để có thể phát huy được hết tác dụng của hình thức tuyển dụng này thì doanh nghiệp phải không ngừng cải thiện trình độ quản lý và những chế độ, chính sách cho nhân viên.

2.2.3. Chế độ đãi ngộ theo thâm niên công tác

Do sự khác biệt về triết học quản lý, nếu như ở các quốc gia phương Tây, thực hiện chế độ trả lương theo năng lực làm việc thì ở Nhật Bản thâm niên công tác được lấy làm thước đo đánh giá.

Theo chế độ này, căn cứ theo quá trình học, tuổi tác, thâm niên, năng lực, hiệu quả... mà xác định hình thức đãi ngộ cho nhân viên. Chế độ này có tác dụng rất lớn đối với việc kích thích tính tích cực, củng cố lòng trung thành, ngăn ngừa việc nhân viên bỏ việc, dung hòa những mẫu thuẫn xảy ra giữa doanh nghiệp và nhân viên. Chế độ này hiện vẫn đang được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp Nhật Bản.

2.2.4. Tổ chức công hội

Sau Đại chiến thế giới lần thứ hai quan hệ giữa người chủ và nhân viên trong các doanh nghiệp Nhật Bản tương đối căng thẳng. Do đó những năm đầu thập kỷ 50 thế kỷ XX, các doanh nghiệp Nhật Bản đã thực hiện chế độ công hội, về cơ bản mỗi doanh nghiệp lớn đều lập tổ chức công hội. Về sau, tổ chức công hội dần dần được áp dụng tiếp.

Tổ chức công hội trong các doanh nghiệp Nhật Bản có hai hình thức áp dụng. Hình thức thứ nhất là thành lập công hội theo đơn vị doanh nghiệp, nhân viên khi được tiếp nhận vào doanh nghiệp, tự động gia nhập công hội và trở thành hội viên. Hình thức thứ hai là các công hội được tổ chức theo loại công việc, theo các ngành nghề, loại công hội này chỉ chiếm tỉ lệ rất nhỏ trong tổng số công hội trên toàn quốc (6%, với hội viên chiếm 17%). [18]

Tác dụng của tổ chức công hội trong các doanh nghiệp Nhật Bản chủ yếu thể hiện ở việc thương nghị phúc lợi, đãi ngộ lương thưởng, điều kiện sản xuất ...của nhân viên trước người thuê mướn lao động, bảo vệ các lợi ích của hội viên công hội, đồng thời tích cực tham gia các hoạt động quản lý doanh nghiệp, hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Thành ngữ “Công hội tồn tại vì công ty tồn tại” mà người ta hay nói đến cũng phản ánh được phần nào sự cảm nhận sâu sắc về mức độ phụ thuộc lẫn nhau giữa Công ty và công hội.[3]

2.2.5. Triết lý 5S

5S là chữ cái đầu của các từ theo tiếng Nhật là: “Seri”, “Seiton”, “Seiso”, “Seiketsu” và “Shitsuke”. Theo tiếng Việt là: “sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, săn sóc” và “sẵn sàng”. Theo tiếng Anh là: “Sort”, “Set in order”, “Standardize”, “Sustaint” và “Self-discipline” (Xem hình 2.1).

Seri (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.

Seiton (Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng.

Seiso (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc.

Seiketsu (Săn sóc): Là liên tục duy trì, cải tiến nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện các bước ở trên: Sàng lọc, Sắp xếp, sạch sẽ.

Shitsuke (Sẵn sàng): Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc.

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn. Việc ứng dụng 5S là liên tục để có thể thu được những hiệu quả đáng kể.

Hình 2.1: Cách thức tiến hành 5S trong doanh nghiệp [1]

2.2.6. Tư tưởng Kaizen

Trong tiếng Nhật Kaizen có nghĩa là cả tiến mà không cần những chi phí lớn, đó là những cải tiến hàng ngày được thực hiện liên tục và đòi hỏi ý thức tham gia của mọi thành viên trong doanh nghiệp từ lãnh đạo cho tới nhân viên cấp thấp nhất.

Khi không có sự nỗ lực cải tiến liên tục thì sự xuống cấp là không tránh khỏi. Do đó, thậm chí khi đổi mới tạo ra một chuẩn mực hoạt động mới tồn tại thì mức hoạt động mới cũng sẽ suy giảm nếu như chuẩn mực này không được bổ sung và cải tiến liên tục. Do vậy, bất cứ khi nào đổi mới đạt được thì nó phải được tiếp nối với các hoạt động của Kaizen để duy trì và cải tiến nó.

Thông thường, có hai cách tiếp cận để nâng cao năng suất trong các công ty: Cách tiếp cận từng bước – Kaizen và cách tiếp cận mang tính đột phá - Đổi mới. Trên hực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên vì các chương trình này nằm trong tầm kiểm soát của các cán bộ quản lý, ít tốn kém và nó giúp nâng cao chất lượng công việc, ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí

hoạt động. Thiên hướng của Kaizen là luôn hướng đến các giá trị tinh thần mang lại cho bản thân doanh nghiệp và các nhân viên của doanh nghiệp, tạo ra các giá trị tiềm năng về tiến bộ và phát triển. Trong khi Kaizen là một quá trình liên tục thì đổi mới thường là hiện tượng tức thời, mang tính đột phá và gây ra những tác động mạnh ho doanh nghiệp (Xem bảng 2.1).

Bảng 2.1: So sánh Kaizen và đổi mới [1]

Nội dung

Kaizen	Đổi mới
Tính hiệu quả	Dài hạn nhưng không gây ấn tượng	Ngắn hạn nhưng gây ấn tượng
Nhịp độ	Các bước nhỏ	Các bước lớn
Khung thời gian	Liên tục và gia tăng	Cách quãng
Thay đổi	Dần dần và nhất quán	Đột ngột và dễ thay đổi
Cách tiếp cận	Nỗ lực tập thể	ý tưởng và nỗ lực cá nhân
Liên quan	Tất cả mọi người	Một vài người được lựa chọn
Cách thức	Duy trì và cải tiến	Đột phá và xây dựng
Bí quyết	Bí quyết truyền thống	Đột phá kỹ thuật
Yêu cầu	Đầu tư chút ít	Đầu tư lớn
Định hướng	Con người	Công nghệ
Đánh giá	Quá trình và nỗ lực	Kết quả đối với lợi nhuận

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 134 trang tài liệu này.

Kaizen là sự thành công lớn từ những cải tiến nhỏ. Việc áp dụng Kaizen kết hợp các công cụ khác như 5S, TQM sẽ đem lại hiệu quả to lớn giúp các doanh nghiệp đứng vững và tăng cường khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh tế toàn cầu.

Để ứng dụng Kaizen vào thực tế, Kaizen không đòi hỏi các kỹ thuật phức tạp hay công nghệ mới. Để thực hiện Kaizen, doanh nghiệp chỉ cần các kỹ thuật thông thường, đơn giản như 7 công cụ kiểm soát chất lượng, hệ thống kiểm tra, kiểm soát thời hạn, quản lý năng suất tổng hợp, kỹ thuật công nghiệp[1]...Trong đó, 7 công cụ

kiểm soát chất lượng là những ứng dụng cơ bản giúp đánh giá và thực hiện tốt Kaizen, là các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu làm căn cứ để ra các quyết định, chúng bao gồm: phương pháp thu thập và phân tầng dữ liệu, phiếu kiểm tra, biểu đồ nhân quả, biểu đồ Pareto, biểu đồ phân bố, biểu đồ phân tán, biểu đồ kiểm soát (Xem phụ lục 2). Triết lý 5S đã nêu ở trên cũng là những quy tắc và kỷ luật cơ vản để quản lý hiệu quả công việc, là cách thức để duy trì công việc một cách có trật tự, có vai trò trong việc kiểm tra và đóng góp sự cải tiến.

3. Thực trạng xây dựng VHDN Nhật Bản

VHDN Nhật Bản ngày nay có thể coi là sự pha trộn giữa văn hóa truyền thống dân tộc và pha trộn có chọn lọc những kinh nghiệm của các quốc gia châu Âu, người Mỹ và một phần khá lớn nguyên nhân của những thành công là nhờ thích ứng và cải tiến trong nước. Xét cho cùng những doanh nghiệp Nhật Bản là những người đến sau trong lĩnh vực công nghiệp và họ đã phải bắt đầu từ đầu để xây dựng Nhật Bản từ một đống đổ nát do hậu quả của cuộc chiến tranh thế giới lần thứ hai.

Khi thoát khỏi lực lượng chiếm đóng vào đầu những năm 50, những người đứng đầu các doanh nghiệp đã nhanh chóng nhận thấy rằng họ không có thời gian để sáng chế lại một chiếc bánh xe. Thay vào đó, chiến lược tối ưu đã được đưa ra là sưu tầm và cóp nhặt những công nghệ được coi là tốt nhất, có đặc trưng chất lượng cao nhất, thiết kế hoàn hảo nhất sau đó chạy đua để chiếm lĩnh thị trường thế giới. Trên thực tế, Nhật Bản đã làm được điều đó và khiến cả thế giới phải kinh ngạc.

3.1. Cấp độ thực thể hữu hình

Kiến trúc trụ sở

Kiến trúc trụ sở của các doanh nghiệp luôn được quan tâm vì đó là môi trường để nhân viên làm việc và sáng tạo. Các xí nghiệp, văn phòng làm việc của Nhật Bản bao giờ cũng được giữ sạch sẽ, gọn gàng.

Sản phẩm

Các sản phẩm luôn là đối tượng được các doanh nghiệp Nhật Bản quan tâm chú ý. Mỗi sản phẩm không chỉ đơn giản là sản phẩm mà nó còn gắn với một ý nghĩa, một điều gì đó khiến sản phẩm của doanh nghiệp trở nên đặc thù. Nét tiêu

biểu của các sản phẩm của Nhật Bản là sự nhỏ gọn, trang nhã, chất lượng cao.

Ngôn ngữ

Các doanh nghiệp Nhật Bản trong quá trình hợp tác kinh doanh quốc tế ngôn ngữ thường được dùng là tiếng Nhật.

Cho dù Nhật Bản có mối quan hệ giao lưu buôn bán với nhiều quốc gia sử dụng tiếng Anh như ngôn ngữ chính (tiêu biểu là Mỹ) nhưng bản thân người Nhật Bản dù có tiến hành giao tiếp, đàm phán cũng rất hạn chế sử dụng tiếng nước ngoài. Theo các nhà quản lý Nhật Bản khó khăn mà họ gặp phải là sự tách biệt có tính truyền thống giữa phương pháp đào tạo ngôn ngữ với nội dung của nó. Học tiếng Anh có thể hữu ích với người lái taxi hay gọi món ở tiệm ăn, nhưng dùng trong quản lý lại khác đặc biệt khi họ nhận được đề nghị trả lời câu hỏi liên quan tới những vấn đề rất Nhật Bản như chế độ tuyển dụng suốt đời, văn hóa...

Các nghi lễ

Nhật Bản là một quốc gia có rất nhiều nghi lễ đặc trưng, do vậy trong doanh nghiệp cũng có nhiều nghi lễ, như nghi lễ động viên, nghi lễ bắt đầu công việc của các doanh nghiệp...

Với các cuộc họp do hội đồng quản trị doanh nghiệp tổ chức để các nhân viên với vào nghề tham gia thì các nhân viên thường được khuyến khích hát các bài hát của Công ty với thái độ sắc thái khỏe khoắn, lạc quan hay hô to các khẩu hiệu mang tính triết lý của Công ty với sự thống nhất.

Giai thoại

Trong mỗi doanh nghiệp thường có những câu chuyện kể được truyền tụng về những người sáng lập nên các doanh nghiệp, về những người đã có những đóng góp to lớn, làm nên những kỳ tích để tên tuổi Công ty được lưu danh.

Cùng với sự phát triển của đất nước, Nhật Bản tôn vinh những con người mang đến sự thần kỳ Nhật Bản thông qua “Dự án X” 8 (Project X )- Đó là những

8 Chương trình “Dự án X – Những kẻ thách thức” do đài truyền hình NHK Nhật Bản phát sóng bắt đầu từ 28/03/2000