Thực Trạng Về Hệ Thống Thông Tin Và Trao Đổi Thông Tin

3.2.2.2. Thực trạng về quy trình đánh giá rủi ro

Hiện nay các NHTM đã thành lập Ủy ban quản lý rủi ro, khối quản lý rủi ro. NHTM c ng đã xây dựng chính sách quản lý rủi ro liên quan đến các hoạt động tiềm ần nhiều rủi ro như: chính sách quản lý rủi ro thanh khoản, chính sách quản lý rủi ro lãi suất, chính sách quản lý rủi ro thị trường...; c ng như các kế hoạch ứng phó khi các sự cố đó xảy ra. Nhận diện và đánh giá rủi ro sẽ hình thành cơ sở để lãnh đạo ngân hàng quyết định các rủi ro cần được quản lý và quyết định mức độ chấp nhận rủi ro để đảm bảo ngân hàng kiểm soát được các rủi ro trọng yếu và những rủi ro không ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động của ngân hàng.

Bảng 3.4: Kết quả khảo sát quy trình đánh giá rủi ro

Chỉ báo đo lường

Minimum	Maximum	Mean
Xây dựng các mục tiêu rõ ràng và xác định các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu đó.	2.00	5.00	3.52
Thường xuyên cập nhật các rủi ro liên quan đến các hoạt động của ngân hàng	2.00	5.00	3.55
Phân tích và đánh giá rủi ro dựa trên những thay đổi bên trong và bên ngoài	2.00	5.00	3.19
Quyết định các hành động thích hợp đối với các rủi ro	2.00	5.00	3.22

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 192 trang tài liệu này.

Xây dựng các mục tiêu rõ ràng và xác định các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu đó: Hầu hết các ngân hàng đều đã xác định rõ được các mục tiêu của mình c ng như các hành động để đạt được mục tiêu đó. Tuy nhiên, qua khảo sát có thể nhận thấy các NHTM lại chưa thực sự chú ý tới việc thiết lập các mục tiêu cụ thể trong từng giai đoạn của mình (Mean =3.52< 4). Nhiều NHTM mới chỉ chú ý đến việc làm thế nào để lợi nhuận năm nay tăng hơn năm trước mà không biết rằng có nhiều mục tiêu mà NHTM phải đạt được như: Mục tiêu tuân thủ, mục tiêu hoạt động và mục tiêu lập và trình bày BCTC. BGĐ xác định các

nguồn lực và các nhân tổ chủ chốt đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Việc xây dựng mục tiêu và xác định các nguồn lực có mối quan hệ tương hỗ với nhau. Việc xác định được các nguồn lực đảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu và việc xây dựng các mục tiêu phải trên cơ sở các nguồn lực. Tuy nhiên, khảo sát cho thấy vẫn còn có BGĐ khi thiết lập mục tiêu mới chỉ dựa trên sự cảm tính mà chưa thực sự xuất phát từ các nguồn lực sẵn, chưa khai thác hết các nguồn lực tiềm năng có trong ngân hàng, ảnh hưởng không nhỏ đến việc xây dựng và thực hiện mục tiêu của đơn vị.

Thường xuyên cập nhật các ro liên quan đến các hoạt động: Mặc dù NHTM đã xây dựng những văn bản trong việc đánh giá rủi ro, nhưng chưa thực sự chủ động vào việc nhận diện rủi ro, thường tập trung vào việc phát hiện và giảm thiểu rủi ro. Đặc biệt là việc cập nhật các rủi ro liên quan đến các hoạt động của ngân hàng chưa được thực hiện một cách thường xuyên (Mean= 3.55< 4). Đây yếu tố làm giảm hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB. Chính vì vậy, việc thiết kế hệ thống KSNB cần đặc biệt chú ý đến việc xây dựng qui trình và thủ tục cập nhật rủi ro để nhận diện và cảnh báo sớm rủi ro có thể xảy ra.

Phân tích và đánh giá rủi ro dựa trên những thay đổi bên trong và bên ngoài: Thực tế, có rất ít các ngân hàng quan tâm đến những thay đổi của các yếu tố bên trong và bên ngoài có thể gây ra các rủi ro ngoài tính toán do nhiều lý do khác nhau. Kết quả khảo sát nhân tố này có giá trị Mean = 3.19 khẳng định nhiều NHTM hiện nay chưa thực sự quan tâm tới các thay đổi trong môi trường hoạt động, sự xuất hiện nhân sự mới đặc biệt là nhân sự cấp cao, áp dụng công nghệ mới và mô hình kinh doanh mới, thay đổi chính sách kế toán…và sau khi phân tích những rủi ro có thể xảy ra do những thay đổi của các yếu tố bên trong và bên ngoài thì ngân hàng có thể xác định mức độ rủi ro có thể chấp nhận được để đạt được mức lợi nhuận tương ứng.

Quyết định các hành động thích hợp đối với các rủi ro: Đây là hành động của Ban quản trị trong việc ứng phó với các rủi ro dựa trên kết quả phân tích rủi ro. Kết quả khảo sát với giá trị Mean= 3.22 cho thấy các NHTM chưa thực sự có

một chiến lược tổng thể và kịp thời để đưa ra các quyết định hành động thích hợp đối với các rủi ro của mình bao gồm cả những rủi ro do hạn chế cố hữu của hệ thống KSNB. Trả lời phỏng vấn Bà L.T.L - Kiểm toán viên, ngân hàng LPB nói rằng: “Phần lớn NHTM đã xây dựng được cơ chế để nhận diện những thay đổi có tác động đáng kể đến khả năng đạt mục tiêu đã thiết lập thông qua việc thu thập, xử lý, cung cấp báo cáo nhưng thực tế họ lại rất bị động về những sự thay đổi như: sự thay đổi của môi trường hoạt động, nhân sự mới, nâng cấp hệ thống máy tính, kỹ thuật mới, tái cơ cấu, hoạt động ở nước ngoài...”. Nếu làm tốt thì cơ chế này giúp dự đoán được những thay đổi trọng yếu có thể tạo cơ hội hạn chế rủi ro và là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra các hành động thích ứng với các loại rủi ro; bỏ ra chi phí để giảm rủi ro, chia sẻ rủi ro…

3.2.2.3. Thực trạng về hoạt động kiểm soát

Các chỉ đạo của nhà quản lý được thực hiện bởi những thủ tục và chính sách hay nói cách khác là thông qua các hoạt động kiểm soát. Chính vì vậy, nguyên tắc “Độc lập trong hoạt động” cần phải được tuân thủ chặt chẽ để đảm bảo tính hiệu lực của KSNB, vai trò giám sát của HĐQT c ng được phát huy.

Bảng 3.5: Kết quả khảo sát hoạt động kiểm soát

Chỉ báo đo lường

Minimum	Maximum	Mean
Soát xét của nhà quản lý cấp cao	2.00	5.00	3.22
Quản trị hoạt động	2.00	5.00	3.14
Phân chia trách nhiệm đầy đủ	2.00	5.00	4.21
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin	2.00	5.00	3.11
Kiểm soát vật chất	2.00	5.00	3.55
Phân tích rà soát	2.00	5.00	3.52

Việc soát xét của nhà quản lý cấp cao: Qua tìm hiểu tại một số NHTM vẫn có thành viên của HĐQT tham gia trực tiếp vào việc phê duyệt các giao dịch/quyết định kinh tế cụ thể. Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT có nơi đồng thời là thành viên của Hội đồng tín dụng, Hội đồng đầu tư để tham gia và

quyết định phê duyệt các giao dịch kinh tế cụ thể. Việc phê duyệt các thủ tục kiểm soát để đảm bảo các mục tiêu thông tin, hoạt động và tuân thủ tại một số ngân hàng chưa đầy đủ và chặt chẽ. Đồng thời không thực hiện tốt vai trò giám sát của đơn vị chức năng. Kết quả khảo sát tại một số ngân hàng c ng cho thấy cách thức kiểm soát vẫn chưa có sự đổi mới và đa dạng, chưa được áp dụng một cách đầy đủ và thường xuyên (Mean= 3.22<4).

Quản trị hoạt động: Kết quả khảo sát với giá trị Mean rất thấp là 3.14 cho thấy các NHTM hiện nay về cơ bản chưa có các hoạt động kiểm soát hiệu quả trong việc tiếp cận số liệu, phần mềm. Do vậy, công tác đánh giá kết quả thực hiện so với các mục tiêu đặt ra còn hạn chế và chưa kịp thời. Thậm chí có những BCTC chưa lập xong, chưa được phân tích và gửi tới BGĐ kịp thời.

Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Kết quả khảo sát cho thấy các ngân hàng đã thực hiện tốt việc phân chia trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị (Mean = 4.21>4). Trả lời phỏng vấn, Ông N.T.A – thành viên HĐQT ngân hàng SHB nhấn mạnh “Ngân hàng chúng tôi không để một cá nhân nắm toàn bộ các khâu của một quy trình kinh doanh từ khi phát sinh đến khi kết thúc; đã tách biệt giữa chức năng phê duyệt với chức năng bảo quản tài sản, chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản, chức năng xét duyệt với chức năng kế toán…”. Đối với quản lý có thẩm quyền xét duyệt thì cấp quản lý càng cao thì càng có thẩm quyền và trách nhiệm phê duyệt với số tiền càng lớn, cấp trên có thể ủy quyền cho cấp dưới trong phạm vi phù hợp để tăng trách nhiệm của cấp dưới. Tuy nhiên, còn một số ít ngân hàng nhiệm vụ của các thành viên còn chồng chéo chưa thực sự phát huy hiệu quả, các chính sách phê duyệt, ủy quyền, bất kiêm nhiệm chưa được quy định rõ ràng thường tập trung vào người đứng đầu.

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Với giá trị Mean = 3.11 cho thấy các NHTM chưa xây dựng quy trình nghiệp vụ đầy đủ, thiết lập các chốt kiểm soát nhằm mục đích ngăn chặn, phát hiện và xử lý các sai phạm. Tuy nhiên, tính hiệu lực của các hoạt động kiểm soát phụ thuộc rất nhiều là sự tuân thủ các quy định từ phía cán bộ nhân viên trong NHTM. Các bộ phận không có sự liên kết kiểm

tra và đánh giá lẫn nhau dẫn tới NHTM chưa phát hiện kịp thời những hạn chế của các hoạt động kiểm soát. Kết quả soát xét không được thông báo kịp thời với các thành viên liên quan trong ngân hàng mà mới chỉ đưa ra trong các cuộc họp lãnh đạo cấp cao. Ông B.N.L – ngân hàng ACB nhận định trong một cuộc phỏng vấn khẳng định rằng: “Thực tế cho thấy nhiều sai phạm trong các hoạt động của ngân hàng đã xảy ra khi nhân viên lợi dụng điểm yếu, những lỗ hổng trong hệ thống KSNB”. Điều này được chứng minh qua thực tế trong thời gian qua đã xảy ra nhiều vụ gian lận gây thất thoát khối lượng lớn tiền và tài sản của Nhà nước và của các ngân hàng.

Nghiệp vụ tín dụng là một trong những nghiệp vụ chủ yếu của các NHTM, và đây là nghiệp vụ chứa đựng nhiều rủi ro, c ng như sai phạm. Sai phạm của các NHTM thường liên quan đến việc không tuân thủ quy định về lưu trữ hồ sơ (thiếu giấy tờ, nội dung tài liệu chung chung, lưu trữ chưa khoa học...); làm giả hồ sơ, giấy tờ, chữ ký...Việc lưu trữ hồ sơ pháp lý khách hàng vẫn còn một số thiếu sót, tồn tại như: thiếu Điều lệ công ty, chưa lưu đầy đủ các Quyết định bổ nhiệm Tổng giám đốc/Kế toán trưởng, chưa lưu bản gốc tại hồ sơ tín dụng Biên bản họp HĐQT/HĐTV, văn bản ủy quyền của người đại diện ký họp đồng tín dụng/bảo lãnh, chưa lưu điều lệ thay đổi/bổ sung, xác nhận đăng ký kết hôn của khách hàng. Một số khách hàng chưa thu thập, cập nhật đầy đủ hồ sơ tài chính định kỳ theo quy định hoặc theo điều kiện tín dụng gồm: BCTC, tờ khai thuế giá trị gia tăng, Báo cáo chi tiết hàng tồn kho, biên bản nghiệm thu đối với công trình... Một số khoản giải ngân chưa thu thập đầy đủ các chứng từ chứng minh mục đích sử dụng tiền vay theo quy định: thiếu phiếu nhập kho/biên bản bàn giao hàng hóa, biên bản đối chiếu công nợ, không đóng dấu “đã cho vay” lên hóa đơn GTGT... Việc quản lý, lưu trữ hồ sơ của khách hàng còn thiếu khoa học gây khó khăn cho công tác tra cứu hoặc kiểm tra.

Kiểm soát vật chất: Kết quả khảo sát với Mean = 3.55 cho thấy nhiều NHTM đã kiểm soát chưa được tốt việc bảo đảm vật chất của tài sản bao gồm bảo đảm hồ sơ tài liệu, chưa kiểm soát chặt chẽ dòng tiền giải ngân, thẩm định cho vay chưa chặt chẽ, chưa đốn đốc khách hàng bổ sung chứng từ chứng minh

việc sử dụng vốn. Các khoản giải ngân chuyển khoản cho người thụ hưởng theo hợp đồng góp vốn để thực hiện các dự án, tuy nhiên người trực tiếp thụ hưởng khoản vay thực hiện chuyển tiền đến các tổ chức khác... dẫn đến các khoản giải ngân phần lớn không đưa trực tiếp vào dự án, khoản vay bị bên thụ hưởng sử dụng không đúng mục đích hoặc không có chứng từ chứng minh sử dụng vốn. Nguyên nhân là do ngân hàng chưa kiểm tra, giám sát chặt chẽ dòng tiền sau giải ngân dẫn đến chưa phát hiện kịp thời các khoản giải ngân vào tài khoản bên thụ hưởng nhưng bên thụ hưởng sử dụng không đúng mục đích. Ngoài ra, quy trình cấp tín dụng, giám sát thực hiện hợp đồng tín dụng c ng chưa được tuân thủ một cách đầy đủ: cấp tín dụng không đúng đối tượng khách hàng, chấm điểm tín dụng chưa chính xác, áp dụng sai mã sản phẩm...; Không thực hiện đầy đủ quy trình kiểm tra, giám sát khoản vay (đánh giá tài sản đảm bảo, giải ngân, theo dõi việc sử dụng khoản vay...); Phân loại nhóm nợ chưa kịp thời, trích lập dự phòng chưa phù hợp; Thực hiện giao dịch vượt thẩm quyền, chưa được ủy quyền, chưa thực hiện điều chỉnh lãi suất kịp thời (khi đáo hạn, thay đổi lãi suất...)...Bên cạnh đó, các NHTM chưa chú trọng đến hoạt động kiểm soát môi trường hoạt động CNTT qua chiến lược phát triển phát triển CNTT, thủ tục thiết lập và phát triển chương trình; thủ tục sử dụng báo cáo bất thường, thiết lập đường dây nóng để kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề bất thường, các sai sót do gian lận và nhầm lẫn; thủ tục yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo mọi trường họp gian lận, nghi ngờ gian lận, vi phạm nội quy, quy định của ngân hàng c ng như các quy định pháp luật làm giảm uy tín và gây thiệt hại về kinh tế cho ngân hàng...

Phân tích rà soát: Đây là quá trình đánh giá lại tất cả các công việc đã thực hiện để phát hiện các điểm được coi là bất thường. Nhìn chung các NHTM đã ban hành các quy định, quy trình rà soát lại để thực hiện việc rà soát thông qua các chỉ số tài chính, chi phí, hệ thống BCTC nhằm phát hiện các sai lệch. Tuy nhiên, khi tiến hành phân tích rà soát vẫn còn có các lỗi đặc biệt liên quan đến việc lập BCTC.

3.2.2.4. Thực trạng về hệ thống thông tin và trao đổi thông tin

Với sự phát triển của khoa học và công nghệ đặc biệt trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay, các NHTM đã trang bị cho mình hệ thống CNTT hiện đại đồng thời hiện đại hóa công nghệ ngân hàng nhằm phục vụ cho các nhiệm vụ của mình để giải quyết, xử lý, duy trì, và báo cáo những thông tin cần thiết. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống CNTT thích hợp và hiệu quả đặc biệt quan trọng đối với các NHTM. Một hệ thống CNTT hiện đại, phù hợp là điều kiện đảm bảo cho hệ thống thông tin và trao đổi thông tin hoạt động có hiệu quả.

Về hệ thống công nghệ thông tin

Qua tìm hiểu phần lớn các NHTM đã chú trọng đến việc xây dựng hệ thống CNTT, phát triển hệ thống thông tin quản lý nội bộ, nâng cấp ngân hàng lõi phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản trị điều hành ngân hàng: xây dựng hệ thống dự phòng theo tiêu chuẩn quốc tế, hệ thống CNTT đáp ứng nhu cầu phát triển sản phẩm dịch vụ, áp dụng khoa học công nghệ vào quy trình quản lý hiện đại. Chẳng hạn như năm 2013 ACB đã trang bị Cisco Security Network Server và Ác 5.4; mở rộng Mail Gateway nhằm tăng cường bảo mật; Mở rộng hệ thống sao lưu dữ liệu và triển khai hệ thống lưu trữ NetApp Metro Cluster. Đến năm 2014, mua mới hệ thống lữu trữ cho Core Banking. Và đến năm 2015 đã tiến hành thay 02 máy cơ sở dữ liệu công suất lớn hơn cho hệ thống thẻ, nâng cấp tốc độ mạng lõi để nâng cao tốc độ trao đổi dữ liệu/xử lý giao dịch; Xây dựng kế hoạch di dời trung tâm dữ liệu dự phòng tại Hội sở lên Trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn Tier 3... Ngân hàng VPBank đã xây dựng và đề xuất nâng cấp hệ thống Core Banking như T24: tiếp tục đánh giá về hiện trạng hệ thống hóa, khả năng đáp ứng yêu cầu kinh doanh trong vòng 5 năm tới. Ngân hàng Quốc tế VIB đã hoàn thành việc chuyển đổi hệ thống thẻ sang Trung tâm dữ liệu mới; xây dựng và nâng cấp một số tính năng mới dịch vụ ngân hàng điện tử; Triển khai dự án hệ thống Business Intelligence; Mặc dù được quan tâm đầu tư nhưng hệ thống CNTT vẫn còn một số các tồn tại :

Thứ nhất, hệ thống CNTT chưa đảm bảo cho việc xác lập hệ thống thông tin tài chính và thông tin hoạt động tại ngân hàng một cách đầy đủ và tiện ích để có thể giám sát được hiệu quả KSNB. Hiện tại, tại một số ngân hàng các thông tin quan trọng chưa được ghi nhận vào hệ thống một cách đầy đủ và kịp thời làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả của các hoạt động kiểm soát.

Thứ hai, việc kiểm soát truy cập và bảo mật chưa được thiết kế thích hợp và vận hành có hiệu quả. Hiện nay với mỗi nhân viên đều được cấp quyền truy cập riêng, có hệ thống phân quyền, tuy nhiên, hệ thống CNTT không thể ngăn chặn được hoàn toàn việc mượn, đánh cắp tên truy cập của những nhân viên khác như việc đóng tài khoản, user đăng nhập của cán bộ nghỉ việc, nghỉ chế độ chưa kịp thời, tài khoản bị đánh cắp…

Thứ ba, thiếu cán bộ CNTT trong việc thực hiện đánh giá KSNB đối với hệ thống thông tin; kiểm tra cách thức ghi chép, xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin; kiểm tra tính chính xác của các số liệu cụ thể.

Về hệ thống thông tin và trao đổi thông tin

Hệ thống thông tin (trong đó có hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC) bao gồm các thủ tục ghi chép để ghi nhận, xử lý và báo cáo về các giao dịch phát sinh. Trên cơ sở các nghiệp vụ được ghi chép và báo cáo, nhà quản lý có thể nắm bắt được thực tế phát sinh và đưa ra các quyết định điều tiết một cách kịp thời

Bảng 3.6: Kết quả khảo sát hệ thống thông tin và trao đổi thông tin

Chỉ báo đo lường

Minimum

Maximum

Mean

Hệ thống thông tin trong ngân hàng bao

gồm cả những thông tin kế toán phải được đảm bảo chất lượng

3.00

5.00

3.54

Sự truyền đạt thông tin bên trong và bên ngoài ngân hàng thực sự hiệu quả, nhanh chóng, kip thời và đầy đủ đến từng nhân

viên, bộ phận

2.00

4.00

3.18