Khung Kiểm Soát Nội Bộ Cho Các Ngân Hàng Thương Mại

quản trị của người chịu trách nhiệm trực tiếp. Quá trình này khởi động cá nhân cung cấp những hỗ trợ cần thiết hoặc giám sát đối với việc thực hiện hành động sửa chữa, và thông tin với những đối tượng khác có hoạt động có thể bị ảnh hưởng trong doanh nghiệp. Nơi những phát hiện vượt qua ngoài phạm vi của tổ chức thì báo cáo nên cung cấp rộng rãi cũng như là được chỉ đạo tới một cấp quản lý đủ cao để đảm bảo có hành động sửa chữa phù hợp.”

Theo COSO những vấn đề xuất hiện và trở thành nghiêm trọng đối với hầu hết các giám đốc tài chính ngay lập tức và ủy ban kiểm toán cần báo cáo những vấn đề ấy. Doanh nghiệp cũng nên phát triển những thủ tục báo cáo như tất cả những thiếu sót của hoạt động kiểm soát tài chính do kiểm toán viên nội bộ đánh giá đối với các hoạt động đang hiện diện, cho một cấp quản lý phù hợp của doanh nghiệp. Báo cáo và giám sát quản trị là yếu tố quan trọng của KSNB. Kiểm toán nội bộ có vai trò dẫn dắt trong quá trình này từ những đánh giá kiểm toán nội bộ và cần nhận thức được sự cần thiết đối với những quá trình giám sát khi kiểm tra và đánh giá các hoạt động kiểm soát nội bộ.

Những đơn vị khác nhau thì KSNB là khác nhau. Thực tế này cho thấy tìm kiếm một khung kiểm soát cho các DN hoặc tổ chức hay đơn vị có thể thực thi nhưng KSNB cụ thể sẽ khác nhau. Do vậy, việc phát triển một Khung kiểm soát COSO có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với các đơn vị nói chung. Trong những lĩnh vực cụ thể, dựa trên COSO có thể hình thành những khung kiểm soát riêng, mang tính đặc thù riêng của lĩnh vực đó. Tuy nhiên, trong bất cứ hoàn cảnh vận dụng nào, những cơ sở khuôn mẫu chung của COSO luôn là nền tảng vững chắc để xây dựng hoặc tiến tới hình thành những khuôn mẫu mới, đặc biệt là trong những lĩnh vực mà hoạt động mang tính khuôn mẫu cao như hoạt động của các NHTM.

1.3. Khung kiểm soát nội bộ cho các ngân hàng thương mại

1.3.1. Đặc điểm chung về hoạt động của ngân hàng thương mại

Sự hình thành và phát triển của ngân hàng thương mại (NHTM) gắn liền với sự phát triển của kinh tế, văn hóa xã hội trên thế giới. Ngày nay, ngân hàng nói chung và các ngân hàng thương mại nói riêng đã trở thành những định chế tài chính có tác động mạnh mẽ tới nền kinh tế ở các quốc gia. Gắn với lịch sử hình thành và

phát triển của hệ thống NHTM đã xuất hiện nhiều quan niệm khác nhau về NHTM. Đạo luật Ngân hàng của Pháp (1941) xác định “Ngân hàng thương mại là những xí nghiệp hay cơ sở mà hoạt động chính là nhận tiền bạc của công chúng dưới hình thức ký thác hoặc dưới các hình thức khác nhau, sau đó sử dụng cho chính họ trong các nghiệp vụ chiết khấu, tín dụng và tài chính”. Quan điểm của các học giả phương Tây nói chung và Mỹ thì cho rằng, NHTM thực chất là những công ty thực hiện hoạt động kinh doanh tiền tệ, chúng thực hiện cung cấp các dịch vụ tài chính và những hoạt động khác liên quan trong lĩnh vực tài chính. Như vậy, NHTM thực chất là những đơn vị kinh doanh cung cấp các dịch vụ đa dạng, tập trung vào những hoạt động nghiệp vụ cơ bản như nhận tiền gửi, thực hiện cho vay và cung cấp các dịch vụ thanh toán. Bên cạnh đó, NHTM cũng có thể cung cấp các dịch vụ khác nhau nhằm tháa mãn tối đa nhu cầu của xã hội.

Nhằm thực hiện các chức năng khác nhau, hoạt động của NHTM cũng như bất cứ định chế tài chính nào thường được phân chia thành 3 bộ phận và chức năng cơ bản gồm:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 241 trang tài liệu này.

i). Khối giao dịch

Các chức năng của Khối này liên quan tới hoạt động chính của NHTM. Hoạt động của Khối Giao dịch mà những nguồn tạo doanh thu chủ yếu của tổ chức. Chức năng của Khối này liên quan với các hoạt động khác nhau như: marketing và tìm kiếm hoạt động kinh doanh mới; Sắp xếp, tổ chức, xác định giá và thực hiện những nghiệp vụ mới; Giao dịch và quản lý rủi ro; Quản lý các mối quan hệ với khách hàng và cung cấp các dịch vụ tư vấn cho khách hàng. Cũng vì thế, hoạt động của Khối Giao dịch thường bao gồm nhân viên giao dịch, nhà quản lý đối với rủi ro, nhân viên marketing, nhà quản lý cấp cao, nhà quản lý quỹ và những nhà phân tích, kể cả những giám đốc phụ trách kỹ thuật.

Hoạt động của Khối Giao dịch rất đa dạng. Thông thường, hoạt động của Khối có thể phân chia thành những bộ phận nhỏ hơn, thực hiện những “mảng” kinh doanh khác nhau:

Một là, bán hàng và thực hiện các giao dịch thương mại: “Thực hiện bán hàng

và các giao dịch trong Khối lại thường được phân chia theo thị trường thành thị trường đem lại thu nhập cố định, thị trường vốn và những thị trường khác. Đối với thị trường đem lại thu nhập cố định thường liên quan tới: Hoạt động trao đổi ngoại hối, kể cả các hoạt động phái sinh (chẳng hạn Quyền lựa chọn tiền tệ); Thị trường tiền tệ - đặt, nhận tiền đặt cọc, giao dịch các chứng chỉ, các công cụ nợ ngắn hạn, ...; Hoạt động ngân quĩ

– Ngân hàng sẽ duy trì những giao dịch viên có trách nhiệm đảm bảo tài trợ vốn một cách hiệu quả cho đơn vị. Đối với hoạt động trên thị trường vốn chủ sở hữu, NHTM có thể thực hiện các giao dịch mua hoặc bán cổ phần của công ty với tư cách là “người được ủy nhiệm” hoặc là một nhà môi giới trên thị trường chứng khoán mà công ty (bán hoặc mua) đăng ký giao dịch. Đối với các thị trường khác, hoạt động của Khối giao dịch tùy thuộc vào mỗi NHTM. Tuy nhiên, hoạt động trên thị trường này thường liên quan tới những lĩnh vực đặc biệt nhiều hơn, chẳng hạn như hàng hóa (dầu mỏ, vàng, ...) và những công cụ tín dụng phái sinh đang mở rộng nhanh chóng.

Hai là, các thị trường vốn: Hoạt động kinh doanh trên thị trường vốn quốc tế bao gồm cả các công cụ nợ (trái phiếu chính phủ, tư vấn và trợ giúp các công ty phát hành cổ phiếu) và công cụ vốn chủ sở hữu (tham gia phát hành cổ phiếu).

Ba là, trung gian đầu tư và hợp tác: Khối này thực hiện hoạt động kinh doanh trên một phạm vi rộng và nhiều loại dịch vụ khác nhau. Những hoạt động liên quan có thể kể tới gồm: hoạt động cho vay (tổ chức hoặc cá nhân), tài trợ đầu tư và tài chính cho hợp tác phát triển, bao gồm cả mua lại hoặc hợp nhất các công ty, ...

Bốn là, tài chính cho các giao dịch thương mại: Đây là những hoạt động mang tính truyền thống của các NHTM liên quan tới xuất nhập khẩu của các công ty xuyên quốc gia. Những giao dịch liên quan thường là phát hành thư tín dụng, thư xác nhận nợ, đàm phán tỷ giá, ...

Ngoài những lĩnh vực cụ thể trên, hoạt động của Khối còn bao gồm cả hoạt

động nghiên cứu, tài trợ vốn cá nhân, quản lý quĩ.

ii). Khối trung gian

Hoạt động của Khối là duy trì mối liên hệ giữa Khối giao dịch và Khối Hỗ trợ. Khối Trung gian có xu hướng thực hiện những hoạt động rất khác nhau tùy thuộc vào mỗi ngân hàng. Tuy nhiên, hoạt động của Khối này thường bao gồm quản

lý hành chính và hỗ trợ đối với hoạt động của Khối Giao dịch. Với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh, hoạt động của Khối này đã ngày càng mở rộng hơn trong những năm gần đây, hướng tới kết hợp hoạt động kiểm soát với Khối Giao dịch (chẳng hạn như kiểm soát sản phẩm và báo cáo rủi ro). Vì thế, Khối này cũng thực hiện những kiểm soát quan trọng như độ tin cậy của thông tin về lãi/lỗ và số lượng những rủi ro tạo ra bởi hoạt động của Khối. Mặc dù có những nguyên tắc chung, nhưng gắn với kiểm soát sản phẩm hay kiểm soát báo cáo rủi ro mỗi NHTM có thể thực hiện bằng những thủ tục khác nhau nhằm đạt được mục tiêu của mình trên cơ sở các điều kiện thực hiện kinh doanh đặc thù.

iii). Khối Hỗ trợ

Chức năng của Khối bao gồm duy trì các hoạt động, chức năng kế toán tài chính, hồ sơ, công nghệ thông tin, luật và các qui định. Khối Hỗ trợ đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện đúng qui trình, được ghi nhận đúng và được kế toán đúng, đồng thời cũng đảm bảo được phê chuẩn đúng cấp. Ngoài ra, Khối cũng giám sát việc thực thi luật pháp, các qui định trong quá trình thực hiện kinh doanh và đảm bảo duy trì sự hỗ trợ của công nghệ thông tin cũng như hỗ trợ các dịch vụ hạ tầng cho các giao dịch một cách hiệu quả.

Với đặc thù hoạt động phức tạp, đa dạng và luôn luôn có sự thay đổi, hoạt động của NHTM phải đối mặt với những rủi ro khác nhau. Hiệu năng quản lý và hiệu quả hoạt động của NHTM có đạt được hay không phù thuộc vào việc nhận diện đúng và kịp thời những rủi ro đồng thời có cách thức ngăn chặn phù hợp.

Những rủi ro phổ biến trong hoạt động của NHTM có thể được phân chia thành những loại hình cụ thể như sau:

Một là, Rủi ro thị trường (market risks): Những rủi ro này phản ánh tác động bất lợi của NHTM để chống lại sự thay đổi về tỷ lệ lãi suất thị trường và giá cả. Các loại rủi ro thị trường có thể phân chia thành rủi ro ngoại hối, rủi ro lãi suất, rủi ro vốn và rủi ro thanh khoản.

Hai là, Rủi ro tín dụng (credit risks): Đây là khả năng “mất mát” tăng lên do người đi vay không có khả năng thanh toán số nợ của NHTM đến hạn. Những rủi ro

tín dụng thường được phân chia thành: Rủi ro đối tác kinh doanh, Rủi ro địa phương và Rủi ro tập trung (vào ngành hoặc lĩnh vực).

Ba là, Rủi ro hoạt động (operational risks): Đây là rủi ro của NHTM khi những đơn vị này tập trung phân bổ các yêu cầu về vốn dựa vào các mức rủi ro hoạt động. Thực chất, rủi ro hoạt động liên quan tới sự sụp đổ của các quá trình hoạt động hàng ngày của ngân hàng và hoạt động kiểm soát nội bộ.

Bốn là, Rủi ro luật định (legal/regulatory risks): Các NHTM phải nhận thức rõ và tuân thủ luật, các nguyên tắc và qui định. Việc vi phạm có thể ảnh hưởng rất lớn tới kết quả hoạt động kinh doanh và sự tồn tại của NHTM.

Năm là, Rủi ro hoạt động liên tục (continuity planning risks): Đây là loại rủi ro liên quan tới khả năng một định chế tài chính phải duy trì hoạt động kinh doanh “liên tục”, không gián đoạn ngay cả khi có khủng hoảng xảy ra.

Sáu là, Rủi ro về hình ảnh (image/reputation risks): Niềm tin về sự lành mạnh trong tài chính và quản trị của NHTM là một nhân tố quan trọng có ảnh hưởng tới duy trì các mức độ hoạt động kinh doanh. Mất niềm tin có thể ảnh hưởng tới tính thanh khoản và cuối cùng dẫn tới thất bại.

Bẩy là, Rủi ro gian lận (fraud risks): Đây là một loại rủi ro cụ thể của rủi ro hoạt động, xuất phát từ khả năng không thể kiểm soát dữ liệu định lượng (xuất phát từ hành vi của nhân viên hoạt sử dụng dữ liệu không đáng tin cậy, ...).

Đối với những rủi ro đã được xác định, NHTM phải đảm bảo những hoạt động kiểm soát nội bộ thích hợp đã được thiết kế và vận hành hiệu lực. “KTNB được coi là một phần của hoạt động giám sát liên tục đối với hoạt động kiểm soát nội bộ và đối với những thủ tục đánh giá nội bộ. KTNB cung cấp một sự đánh giá độc lập về tính thích hợp và sự tuân thủ với, những chính sách và thủ tục đã được thiết lập của ngân hàng” - Theo Basle [59]. Với những đặc tính hoạt động của NHTM đã nêu, KSNB trong các đơn vị này mang tính chất qui chuẩn cao. Bởi vậy, việc vận dụng COSO và hình thành khung kiểm soát riêng cho KSNB trong các NHTM trở thành hiện thực nhằm chuẩn hóa các hoạt động và cũng là cơ sở thúc đẩy hiệu quả hoạt động của đơn vị. Nghiên cứu những đặc trưng hoạt động cũng

giúp cho các bên đánh giá hình thành cơ sở tốt cho thực hiện đánh giá hoạt động nói chung và cho đánh giá KSNB trong các ngân hàng nói riêng.

1.3.2. Những yếu tố ảnh hưởng tới xây dựng kểm soát nội bộ

Việc thiết kế hoạt động kiểm soát trở nên quan trọng ảnh hưởng tới việc duy trì, sự phù hợp và hiệu lực KSNB. Theo Power (2007), ngày nay, giám đốc và những nhà quản trị cần tập trung nhiều hơn vào việc xem xét những hoạt động kiểm soát được thiết kế và hoạt động như thế nào [160]. Trong bất cứ DN nói chung hay trong một NHTM hoạt động mang tính chất đặc thù thì những vấn đề quan tâm trong thiết kế KSNB cơ bản tập trung vào là: Những đặc tính đối với chất lượng KSNB; Những yếu tố nào liên quan tới thiết kế KSNB; Những yếu tố nào liên quan tới chất lượng KSNB. Theo Kinney (2000), sự phức tạp tiềm ẩn của một quá trình KSNB thể hiện chất lượng của KSNB không hề đơn giản [128]. Ông cũng cho rằng không có những đặc tính thích hợp cho đo lường chất lượng của KSNB trong thực hành hay nghiên cứu. Nghiên cứu của Rae và Subrananiam (2008) cho thấy “có một số bằng chứng về việc các nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng của thủ tục KSNB… Có một số ít bằng chứng cho thấy môi trường KSNB và những nhân tố tổ chức liên quan có thể ảnh hưởng tới chất lượng của những thủ tục KSNB như thế nào” [162]. Do đó, trong những phần dưới đây, Tác giả lựa chọn cách tiếp cận dựa trên những gì đã phát hiện về chất lượng KSNB để tiếp tục phát hiện những gì liên quan tới chất lượng KSNB, đặc biệt là trong các NHTM. Những phát hiện này có thể bao gồm những khía cạnh được xem xét từ sự trùng lặp quan trọng giữa KSNB và kiểm soát quản lý - Theo Power (2007) [160] và những phát hiện từ những nghiên cứu hàn lâm ở nhiều lĩnh vực về kiểm soát trong thời gian gần đây có thể tạo thành một sự pha trộn trong thực hành kiểm soát khác nhau - Theo nghiên cứu của Mikes (2009) [143].

Thực tiễn thiết kế và nghiên cứu hàn lâm đều cho thấy những tiêu chí ảnh hưởng tới thiết kế KSNB. Những tiêu chí thiết kế đề cập tới ở đây đơn giản là những biến ảnh hưởng tới thiết kế KSNB của một DN nói chung. Một số tiêu chí có thể liên quan tới môi trường của DN trong khi những tiêu chí khác lại chỉ xuất hiện trong nội bộ của một DN nhất định.

Những biến tác động tới thiết kế có thể phân chia thành biến nội bộ và biến bên ngoài. Tổng hợp những biến nội bộ tác động tới thiết kế có thể phân chia gồm: Mục tiêu của DN; Chiến lược; Nguy cơ rủi ro; Quan điểm quản trị; Qui mô DN; Cấu trúc của DN. Trong khi đó, những biến bên ngoài tác động vào thiết kế KSNB gồm: Luật pháp và các qui định; Nguyên tắc quản trị; Văn hóa kinh doanh; Những đặc tính của ngành; Sự không chắc chắn và rủi ro; Những khung thực hành; Những chuẩn mực thực hành. Mặc dù vậy, việc xác định những biến nêu trên cũng mang tính tương đối vì thực tế những hệ thống KSNB của DN khác nhau là không giống nhau. Theo Gupta, P. P., & Thomson, J. C. (2006), COSO 1992 cho thấy không thể có những DN có cùng những KSNB tương tự như nhau trừ phi chúng giống nhau [107]. Vì thế, Chenhall (2007) cho biết Lý thuyết ngẫu nhiên (Contingency theory) đề xuất việc thiết kế KSNB sẽ dựa vào những biến theo tình huống khác nhau [78]. Những biến được xác định chung có thể gồm môi trường bên ngoài và những khía cạnh không chắc chắn mà DN phải đối mặt, công nghệ, qui mô, cấu trúc tổ chức, chiến lược và văn hóa quốc gia.

Mikes (2009) cho rằng trong bất cứ DN nào, những loại KSNB đa dạng mà đơn vị áp dụng sẽ hình thành sự pha trộn KSNB (internal control mix) một cách ngẫu nhiên trên cơ sở những đặc điểm của DN và bối cảnh thực tế của đơn vị [143]. Phần dưới đây sẽ liệt kê những yếu tố cụ thể theo nhóm để thực hiện những nghiên cứu theo các mục tiêu đã đề ra trong Luận án – Hình 1.2.

Hình 1.2: Các yếu tố ảnh hưởng tới xây dựng KSNB

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG

XÂY DỰNG KSNB

(1) Môi trường các qui định; (2) Những chuẩn mực và khung thực hành nghề nghiệp;

(3) Văn hóa kinh doanh; (4) Đặc điểm của ngành; (5) Tính không chắc chắn và rủi ro;

(6) Mục tiêu và chiến lược; (7) Rủi ro mong

muốn; (8) Quan điểm quản trị; (9) Qui mô doanh nghiệp; (10) Mục tiêu thiết kế

1. Môi trường kiểm soát

2. Đánh giá rủi ro

3. Thông tin truyền thông

4. Các hoạt động kiểm soát

5. Giám sát

i). Môi trường các qui định: Những qui định đóng vai trò quan trọng cho thực hành KSNB của một DN. Các qui định ở đây gồm luật, các qui định và những nguyên tắc quản trị công ty mang tính bắt buộc thực hiện hoặc điều tiết thực hành KSNB. Trong lĩnh vực ngân hàng, Khung Basel trở thành qui định then chốt ảnh hưởng tới thực hành KSNB ngày nay.

Những yêu cầu công bố KSNB thường là một phần của những nguyên tắc (hoặc luật) quản trị công ty và sẽ ảnh hưởng tới thiết kế KSNB cũng như thực hành kiểm soát. Tại Mỹ hay Châu Âu, những qui định với các công ty công chúng về thực hành giám sát quản lý rủi ro dường như tác động tới thiết kế KSNB. Một số tổ chức xếp hạng tín dụng, chẳng hạn, Standard & Poor’s cũng làm gia tăng trách nhiệm của DN với quản trị rủi ro bằng cách xem xét và đánh giá hoạt động của DN - Theo nghiên cứu của COSO (2009c); Grant Thornton (2009a), từ đó tác động và thực hiện KSNB tại đơn vị ([87], [105]).

ii). Những chuẩn mực và khung thực hành nghề nghiệp: Những khung thực hành nghề nghiệp hoặc chuẩn mực, chẳng hạn COSO, là những tiêu chí quan trọng cho thiết kế KSNB. Thực tế, chúng được xem như là những “đường biên” để giám đốc và nhà quản trị cùng với những nhà tư vấn có thể thiết kế, quản lý và giám sát những KSNB. KSNB có liên hệ chặt chẽ với những lĩnh vực của kế toán, kiểm toán nên chuẩn mực thực hành cho những lĩnh vực ấy sẽ ảnh hưởng tới thiết kế và thực hành KSNB của DN. Trong một số trường hợp, những chuyên gia kiểm toán có thể trở thành đối tác làm thay đổi vì các kiểm toán viên đang làm mọi thứ đều có thể kiểm toán được - Theo nghiên cứu của Power (2007) [160].

iii). Văn hóa kinh doanh: Văn hóa được xác định như là những yếu tố tiềm ẩn chẳng hạn, hiểu biết, niềm tin, đạo đức, khách hàng và những khả năng của những thành viên mà một tổ chức hoặc một nhóm nhất định tồn tại - Theo Chenhall (2003) [78]. Văn hóa sẽ khác nhau giữa những nhóm khác nhau và thiết kế KSNB phải phù hợp với văn hóa của đơn vị. Pfister (2009) cho rằng, mặc dù, văn hóa thường được xem là một nhân tố độc lập ảnh hưởng tới việc áp dụng và kết quả của KSNB nhưng văn hóa cũng hình thành một phần của hoạt động kiểm soát và hơn thế ảnh hưởng tới văn hóa tổ chức [157].