Khái Niệm Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Ngân Hàng Thương Mại

trong công ty. Đây cũng là cơ sở lý thuyết nền tảng cần thiết cho nghiên cứu về hệ thống KSNB trong lĩnh vực NHTM tại Việt Nam.

1.1.2. Cơ sở lý thuyết ngữ cảnh

Các nhà nghiên cứu lý thuyết về tổ chức truyền thống tin rằng có thể xác định được cấu trúc tổ chức tối ưu cho tất cả các công ty [71] [129] [133]. Tuy nhiên, trong thực tế, cơ cấu tổ chức có sự thay đổi đáng kể nên khó có thể xác định được cấu trúc tổ chức tối ưu chung cho các công ty. Do vậy, các nhà nghiên cứu cho rằng những lý thuyết trước đây theo quan điểm của Weber, F.W. và Taylor, M. đã thất bại. Bởi vì đã quên rằng, phong cách quản lý và cơ cấu tổ chức bị ảnh hưởng bởi các khía cạnh khác nhau của môi trường đó là các yếu tố ngữ cảnh. Do vậy, không thể có “một cách tốt nhất” cho nhà lãnh đạo để tổ chức và điều hành công ty. Hiệu quả của một công ty phụ thuộc vào sự phù hợp với cơ cấu tổ chức và các biến theo ngữ cảnh như môi trường, chiến lược, công nghệ, quy mô, văn hóa tổ chức [44] [45] [59]. Các lý thuyết phù hợp giữa cơ cấu tổ chức và các biến theo ngữ cảnh được gọi chung là lý thuyết ngữ cảnh.

Lý thuyết ngữ cảnh là một phân nhánh của lý thuyết hành vi tổ chức. Lý thuyết ngữ cảnh tuyên bố rằng không có cách nào tốt nhất để tổ chức, điều hành một công ty, hoặc đưa ra quyết định kinh doanh. Thay vào đó, tiến trình tối ưu hóa các hành động trên phụ thuộc vào tình hình nội bộ và bên ngoài của công ty. Một nhà lãnh đạo hiệu quả áp dụng những phong cách riêng về khả năng lãnh đạo của họ với từng tình huống cụ thể.

Lý thuyết ngữ cảnh không phải là lý thuyết mới trong nghiên cứu về hành vi tổ chức, bởi vì đã có một khái niệm được hình thành trong các tổng quan về hành vi tổ chức [64] [118]. Điều đó có nghĩa lý thuyết ngữ cảnh trở thành chủ đề nghiên cứu rộng rãi hơn nhưng vẫn chưa được phát triển [47]. Mặc dù các nhà nghiên cứu ban đầu về lý thuyết ngữ cảnh trong thiết kế tổ chức chủ yếu tập trung vào các ảnh hưởng của sự không chắc chắn đến cơ cấu tổ chức [59] [65] [112].

Lý thuyết ngữ cảnh được nhiều tác giả quan tâm và được giải thích theo nhiều cách khác nhau: “Sự quản lý hoặc việc tổ chức công ty tối ưu chịu sức ép từ những

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 172 trang tài liệu này.

yếu tố nội bộ và bên ngoài công ty” [72]; “Cách tốt nhất để quản lý công ty phụ thuộc vào môi trường tổ chức các hoạt động trong công ty” [119]; “Tính hiệu quả của các giải pháp quản trị công ty phụ thuộc vào các điều kiện mà giải pháp được thực hiện tại công ty” [75]. Các chủ đề nghiên cứu cơ bản trong ngữ cảnh là bối cảnh và cơ cấu tổ chức phải phù hợp với nhau để hoạt động tốt trong một công ty [65].

Nguyên tắc cơ bản của lý thuyết được bắt nguồn từ tài liệu kiểm soát quản lý dựa trên ngữ cảnh của môi trường và hoạt động của công ty [89]. Kiểm soát quản lý là một phần chính trong hệ thống tổ chức công ty, trở thành chủ đề nghiên cứu của lý thuyết ngữ cảnh [61]. Các nghiên cứu của Langfield-Smith, K. (1997) và Chenhall, R.H. (2003) đã tập trung chủ yếu vào ảnh hưởng của các biến theo ngữ cảnh trên thiết kế hệ thống kiểm soát quản lý [58] [94].

Hệ thống KSNB và kiểm soát quản lý có thể được xem là một bộ phận, sự tương đồng và khác biệt phụ thuộc vào độ rộng của khái niệm. Chenhall, R.H. (2003) cho rằng nghiên cứu trước về kiểm soát quản lý dựa trên ngữ cảnh theo quan điểm thông thường nhận thấy hệ thống kiểm soát quản lý như một công cụ thụ động được thiết kế để hỗ trợ cho việc ra quyết định quản lý. Hệ thống kiểm soát quản lý bao gồm hệ thống kế toán quản trị và một số kiểm soát khác như kiểm soát trực tiếp hoặc kiểm soát tổng quát [58].

Mặt khác, khái niệm rộng của hệ thống KSNB bao gồm tất cả các chức năng quản lý kể cả thiết lập mục tiêu, chiến lược, và theo dõi những biến cố ngữ cảnh được xác định. Hệ thống KSNB hiện đại được hiểu như là một phần của quản trị công ty với các cơ chế quản trị nội bộ và cơ chế quản trị bên ngoài. Hệ thống KSNB là một trong những cơ chế quản trị nội bộ của quản trị công ty và kiểm soát quản lý cũng chủ yếu hướng đến cơ chế quản trị nội bộ. Như vậy khái niệm hệ thống kiểm soát quản lý và hệ thống KSNB có một số điểm chung, nhưng hệ thống KSNB có thể được hiểu một cách rộng rãi hơn và theo DePaula, F. & Attwood, F. (1982) hệ thống KSNB bao gồm cả hệ thống kiểm soát quản lý [62].

Do đó, lý thuyết ngữ cảnh cung cấp một lời giải thích cho sự đa dạng của hệ thống KSNB trong thực tế [89]. Lý thuyết ngữ cảnh tạo thành một phương pháp mới

để nghiên cứu hệ thống KSNB. Nguyên tắc cơ bản về lý thuyết ngữ cảnh được chọn làm nền tảng xây dựng khuôn khổ hệ thống KSNB theo báo cáo của COSO và Basel.

Lý thuyết ngữ cảnh được biết đến như là một trong những lý thuyết thường được sử dụng gần đây trong kế toán quản trị và nghiên cứu kiểm toán, KSNB [38] [112] [127] [130].

Donaldson, L. (2001) có ngữ cảnh đầu tiên trong lý thuyết hành vi trong tổ chức, tác giả xây dựng ba yếu tố cốt lõi tạo thành mô hình nghiên cứu áp dụng trong hệ thống KSNB. Thứ nhất, có một kết nối giữa các đặc điểm ngữ cảnh và cấu trúc hệ thống KSNB. Thứ hai, đặc điểm ngữ cảnh xác định cấu trúc hệ thống KSNB; một tổ chức thay đổi đặc điểm ngữ cảnh sẽ dẫn đến kết quả thay đổi cơ cấu hệ thống KSNB. Thứ ba, có một sự phù hợp về mức độ của cấu trúc hệ thống KSNB với mỗi cấp độ của đặc tính của ngữ cảnh. Mức độ phù hợp với đặc điểm của tổ chức dẫn đến hệ thống KSNB đạt hiệu quả cao hơn, trong khi thiếu tính thích nghi dẫn đến giảm hiệu quả của hệ thống KSNB [64].

Tài liệu và khuôn khổ về hệ thống KSNB đều tương thích với các phát biểu về ngữ cảnh. Trong các khuôn khổ về hệ thống KSNB đã khẳng định sự cần thiết của hệ thống KSNB là khác nhau do đặc điểm tổ chức. Sự khác nhau này do quy mô nền kinh tế, quy mô công ty, địa lý, phân khúc thị trường, văn hóa, triết lý quản trị và những nhân tố khác như: mục tiêu công ty, môi trường hoạt động [77] [93]. Khuôn khổ COSO 1992 cho rằng hai công ty không cần phải có hệ thống KSNB tương tự nhau, trừ khi các công ty giống hệt nhau. Nhu cầu tổ chức kiểm soát và các thành phần cụ thể của hệ thống KSNB có thể thay đổi trong từng bối cảnh công ty. Khuôn khổ Basel 1998 về khuôn khổ hệ thống KSNB ngân hàng cũng cho rằng “Hệ thống KSNB không chỉ là một thủ tục hoặc một chính sách được thực hiện tại một thời điểm nào đó, mà còn tiếp diễn ở tất cả các cấp trong ngân hàng. Hội đồng quản trị và Ban điều hành có trách nhiệm thiết lập môi trường văn hóa phù hợp để tạo thuận lợi cho tiến trình KSNB được hiệu quả và theo dõi sự hiệu quả đó diễn ra liên tục”. Các tuyên bố này được trình bày trong khuôn khổ về KSNB theo khuôn khổ COSO 1992 và Basel 1998 tương tự với lý thuyết ngữ cảnh, cùng tuyên bố rằng “Mỗi công ty lựa chọn hệ thống kiểm soát phù hợp nhất bằng cách xem xét các đặc điểm ngữ cảnh” [56] [58] [73] [96].

Lý thuyết ngữ cảnh nghiên cứu KSNB công ty trong mối quan hệ tương tác với môi trường hoạt động của công ty. Nói cách khác một hệ thống KSNB thích hợp với công ty phụ thuộc vào đặc điểm và môi trường công ty đó đang hoạt động. Điều này cho thấy không thể xây dựng một mô hình KSNB khuôn mẫu áp dụng cho tất cả các công ty, việc vận dụng KSNB vào công ty phải tùy thuộc vào đặc thù từng ngành, từng lĩnh vực sản xuất kinh doanh, đồng thời phải phù hợp với cơ cấu tổ chức, quy mô công ty, trình độ công nghệ sản xuất và chiến lược tổ chức trong từng giai đoạn. Điều này có nghĩa là việc xây dựng một hệ thống KSNB hiệu quả phải thích hợp với từng công ty, với môi trường bên trong và bên ngoài mà công ty đó đang hoạt động.

Như vậy, cần có hệ thống KSNB đối với hoạt động của công ty, nhưng hệ thống kiểm soát có thể thay đổi. Lý thuyết ngữ cảnh cung cấp nghiên cứu về hệ thống KSNB là một tiến trình thực hiện các thủ tục kiểm soát phù hợp với đặc điểm, quy mô, cấu trúc và sự thay đổi trong công ty [106]. Đây là lý thuyết được chấp thuận rộng rãi để nghiên cứu về hệ thống KSNB và mục tiêu kiểm soát trong các loại hình công ty khác nhau, sản xuất kinh doanh trong những lĩnh vực khác nhau và điều kiện khác nhau. Lý thuyết ngữ cảnh là một phương pháp mới để nghiên cứu về hệ thống KSNB trong điều kiện đa dạng loại hình công ty, đa dạng ngành nghề [25] [44] [45] [89]. Đây cũng là cơ sở lý thuyết cần thiết nghiên cứu về hệ thống KSNB tại các NHTM khác nhau, qua nhiều giai đoạn khác nhau, ở nhiều khu vực khác nhau tại Việt Nam.

1.2. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.2.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ ngân hàng thương mại

Phân tích các khái niệm về hệ thống KSNB và giải thích khái niệm là rất cần thiết cho việc đánh giá hệ thống KSNB [93], thuật ngữ hệ thống KSNB gồm 2 thành phần là “kiểm soát” và “nội bộ”. Theo từ điển tiếng Việt, “kiểm soát” là một phương tiện nhằm giảm thiểu những yếu tố gây ảnh hưởng xấu tới hoạt động của một đối tượng nào đó, “nội bộ” có nghĩa là thuộc về hay liên quan đến bên trong của một tổ chức [20].

Cho đến ngày nay, đã có nhiều khái niệm, quan điểm khác nhau về hệ thống KSNB cũng như cách thức đánh giá thế nào là một hệ thống KSNB hiện hữu và hữu

hiệu của các cơ quan quản lý nhà nước, các hội nghề nghiệp, giới doanh nhân và nhà nghiên cứu. Một số tác giả đã tập trung vào nghiên cứu khái niệm về hệ thống KSNB công ty và từ các nghiên cứu lý thuyết, các tác giả đưa ra 2 cách tiếp cận lý thuyết về khái niệm hệ thống KSNB:

- Theo cách tiếp cận lý thuyết đại diện, có những nghiên cứu của Lakis, V. (2008) và Shim, J.K. (2011) cho rằng hệ thống KSNB là một “hệ thống”, là một phần của hệ thống quản trị công ty. Các nghiên cứu theo lý thuyết đại diện xem hệ thống KSNB là một cơ chế quản trị trong nội bộ nhằm giải quyết các vấn đề về đại diện, đây là cơ sở tạo tiền đề cần thiết cho sự hình thành hệ thống KSNB trong công ty. KSNB là một hệ thống các cơ chế kiểm soát trong nội bộ công ty được thiết lập bởi nhà quản lý nhằm đảm bảo các mục tiêu hoạt động của công ty, bao gồm: đảm bảo hoạt động của công ty thận trọng và hiệu quả, đảm bảo tính chi tiết và chính xác của dữ liệu kế toán, đảm bảo an toàn và sử dụng tài sản hợp lý, quản lý các rủi ro trong công ty [92] [120].

- Theo cách tiếp cận lý thuyết ngữ cảnh, điển hình là nghiên cứu của Simmons, M.R (1995), Simmons, M.R (1997), King, A.M. (2011) và Lakis, V. & Girinjnas, L. (2012) cho rằng hệ thống KSNB là một “tiến trình”. Các tác giả cho rằng, hệ thống KSNB là một quy trình cần thiết được thiết lập rộng rãi nhằm hướng tới những mục tiêu: hiệu lực và hiệu quả kinh tế, độ tin cậy của kế toán và tài chính, tuân thủ quy định và luật lệ [91] [93] [122] [123].

Các khái niệm dựa trên lý thuyết đại diện cho rằng hệ thống KSNB là một hệ thống, xem hệ thống KSNB là các công cụ và cơ chế thực hiện kiểm soát, bao gồm:

- Năm 1929, thuật ngữ hệ thống KSNB được đề cập chính thức trong Công bố của Cục dự trữ liên bang Hoa Kỳ (FRB), theo đó hệ thống KSNB được khái niệm là công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác, đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, và đây là cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên [24] [25].

- Năm 1936, trong một công bố, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã khái niệm kiểm soát là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm

tra chính xác trong ghi chép của sổ sách [24] [25].

- Năm 1949, AICPA công bố nghiên cứu đầu tiên về hệ thống KSNB đã khái niệm hệ thống KSNB là cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý [24].

- DiNapoli, T.P. (2007), hệ thống KSNB được khái niệm như một hệ thống tích hợp các kế hoạch, quan điểm, chính sách, hoạt động, nỗ lực nguồn nhân lực giúp công ty đạt được các mục tiêu và nhiệm vụ [63].

- Theo Lakis, V. (2008), khái niệm hệ thống KSNB là một hệ thống thiết lập bởi nhà quản lý đảm bảo hiệu quả hoạt động công ty; thành lập các cơ chế đảm bảo an toàn, sử dụng tài sản hợp lý; tính chi tiết, chính xác của dữ liệu kế toán [92].

- Pfister, A.J. (2009) cho rằng, hệ thống KSNB là một hệ thống để nhận biết, phòng tránh, hiệu chỉnh các lỗi có thể xảy ra trong tiến trình xử lý thông tin [96]. Bên cạnh đó, Barnabas, C. (2011) cho rằng hệ thống KSNB là một tập hợp các thành phần của công ty, bao gồm: nguồn lực, hệ thống, quy trình, văn hóa, cấu trúc và nhiệm vụ giúp nhân viên đạt được mục tiêu công ty [49].

- Shim, J.K. (2011) cho rằng hệ thống KSNB là một phần của hệ thống quản lý công ty. Đó là một kế hoạch hệ thống KSNB để đạt được các mục tiêu công ty, bao gồm: phương tiện và cách thức để bảo vệ tài sản; để kiểm tra tính đúng đắn của việc thực hiện nhiệm vụ; đảm bảo sự thận trọng và hiệu quả hoạt động; giúp phòng tránh, tìm kiếm và sửa chữa kịp thời sai phạm [120].

Các khái niệm dựa trên lý thuyết ngữ cảnh cho rằng hệ thống KSNB là một tiến trình kiểm soát, hoạt động kiểm soát liên tục thay đổi theo từng ngữ cảnh cụ thể của công ty, bao gồm:

- Simmons, M.R (1995), Simmons, M.R (1997) và Lakis, V. & Girinjnas, L. (2012) cho rằng hệ thống KSNB là một quy trình cần thiết được thiết lập rộng rãi nhằm hướng tới những mục tiêu: hiệu lực và hiệu quả kinh tế, độ tin cậy của kế toán và tài chính, tuân thủ quy định và luật lệ [81] [110] [111]. Đồng thời, King, A.M.

(2011) cho rằng hệ thống KSNB là một tiến trình thông qua đó giúp công ty đạt được mục tiêu, kết quả, kế hoạch hoạt động của nhà quản lý, tổ chức, giám sát toàn bộ hoạt động công ty hoặc từng hoạt động nhỏ của công ty [91].

- Hệ thống KSNB là một tiến trình được thiết kế cụ thể cho các công ty nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được các mục tiêu của công ty. KSNB bị chi phối bởi các bên liên quan của một thực thể công ty bao gồm: ban giám đốc, nhà quản lý cấp cao, cấp trung gian và nhân viên trong công ty, là những người có trách nhiệm để phát triển môi trường văn hóa của hệ thống KSNB để duy trì tính hiệu lực và hiệu quả hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định, tối thiểu hóa việc sử dụng sai hoặc lãng phí các nguồn lực, trình bày báo cáo tài chính đáng tin cậy, phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính công ty, giúp cho các bên liên quan đưa ra quyết định đầu tư tốt nhất [73].

- Theo Đường Nguyễn Hưng (2016) cho rằng, một công ty khi được thành lập thường xác định sứ mệnh và tầm nhìn của mình. Trên cơ sở đó các mục tiêu mà công ty muốn đạt được sẽ được xác định, các chiến lược được vạch ra để thực hiện các mục tiêu của công ty. Mỗi công ty đều có thể có các mục tiêu khác nhau, nhưng đều có thể quy về 3 loại mục tiêu sau: mục tiêu hiệu suất và hiệu quả của hoạt động; mục tiêu về tính tin cậy của báo cáo; mục tiêu tuân thủ các luật và quy định liên quan đến công ty. Hệ thống KSNB được thiết lập sẽ hỗ trợ cho công ty đạt được các mục tiêu của mình. Hệ thống KSNB là một tiến trình bao gồm các tác vụ và hoạt động được thực hiện liên tục, là tập hợp các thành phần khác nhau, có chức năng khác nhau, liên kết chặt chẽ với nhau, cùng thực hiện nhiệm vụ đối phó với các rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu của công ty [12].

- Một trong những khái niệm khá đầy đủ về hệ thống KSNB do Uỷ ban tiêu chuẩn kế toán Australia (AASB) ban hành trong chuẩn mực kiểm toán số 402 như sau “Hệ thống KSNB là khả năng của một thực thể trong việc chi phối tiến trình ra quyết định, trực tiếp hoặc gián tiếp, trong mối quan hệ với các chính sách tài chính và vận hành của một thực thể khác, qua đó tạo khả năng cho chủ thể đó vận hành theo các mục tiêu của chủ thể kiểm soát” [46].

- Khuôn khổ COSO ra đời năm 1992 và được cập nhật năm 2013, đưa ra một khái niệm, một cách hiểu chung được chấp nhận rộng rãi về hệ thống KSNB và cũng nhằm hỗ trợ các nhà quản lý công ty thực hiện kiểm soát tốt hơn công ty của mình. Báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề “Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất” đã khái niệm về hệ thống KSNB như sau: “Hệ thống KSNB là một tiến trình do ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của công ty chi phối, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính; mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định” [80] [86].

- Các hướng dẫn về tiêu chuẩn hệ thống KSNB của INTOSAI năm 2004 (có xem xét đến các thay đổi gần đây của COSO về hệ thống KSNB và kết hợp với khái niệm hệ thống KSNB trong khuôn khổ COCO) cho thấy, hệ thống KSNB là một tiến trình thực hiện bởi nhà quản lý và nhân viên để nhận biết các rủi ro liên quan đến hoạt động, cung cấp đảm bảo hoàn thành các mục tiêu nhiệm vụ công ty, các mục tiêu tổng quát cần đạt được: thực hiện các nguyên tắc hoạt động, tính đạo đức, tính kinh tế, tính hữu hiệu và hiệu quả hoạt động; thực hiện trách nhiệm nghĩa vụ; tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành; bảo vệ, tránh mất mát, sử dụng sai và gây thiệt hại cho các nguồn lực; kiểm soát những yếu tố rủi ro.

- Để có thêm tài liệu về vấn đề kiểm soát hoạt động ngân hàng và tăng cường kiểm soát thông qua việc hướng dẫn và khuyến khích thực hành quản lý rủi ro, tháng 9 năm 1998, Ủy ban Basel đã phát hành tài liệu Khuôn khổ cho hệ thống KSNB trong các ngân hàng. Khuôn khổ hệ thống KSNB trong tài liệu này được thiết kế cho các ngân hàng quốc tế. Nội dung hướng dẫn của Basel nhất quán với báo cáo của COSO đã được áp dụng tại các ngân hàng lớn của Hoa Kỳ.

- Theo tài liệu “Khuôn khổ cho hệ thống KSNB tại các ngân hàng” của Basel, 1998, đưa ra khái niệm và mục tiêu của hệ thống KSNB ngân hàng như sau: “Hệ thống KSNB là một tiến trình được thực hiện bởi Hội đồng quản trị, Ban điều hành và toàn thể nhân viên. Đó không chỉ là một thủ tục hoặc một chính sách được thực hiện tại một thời điểm nào đó, mà còn tiếp diễn ở tất cả các cấp trong ngân hàng.

Hội đồng quản trị và Ban điều hành có trách nhiệm thiết lập môi trường văn hóa phù hợp để tạo thuận lợi cho tiến trình KSNB được hiệu quả và theo dõi sự hiệu quả đó diễn ra liên tục; tuy nhiên, mỗi cá nhân trong một tổ chức phải tham gia vào tiến trình này” [80]. Những mục tiêu chính của hệ thống KSNB có thể được phân loại như sau: tính hiệu quả và hữu hiệu của các hoạt động ngân hàng (mục tiêu hoạt động); sự đáng tin cậy, đầy đủ và kịp thời của các thông tin tài chính và quản trị ngân hàng (mục tiêu thông tin); sự tuân thủ các quy định và luật lệ thích hợp tai ngân hàng (mục tiêu tuân thủ)”.

Khi sử dụng thuật ngữ “Hệ thống KSNB tại các NHTM là một hệ thống” có mối liên hệ với các cơ chế kiểm soát trong nội bộ tại NHTM, khái niệm này dựa trên cách tiếp cận của lý thuyết đại diện. Đây là cơ sở nền tảng cho sự cần thiết tồn tại của hệ thống KSNB là một trong những cơ chế quản trị trong nội bộ tại NHTM trong quản trị công ty [37] [134]. Bên cạnh đó, sử dụng thuật ngữ “Hệ thống KSNB tại các NHTM là một tiến trình” có hàm ý hệ thống KSNB có sự thay đổi liên tục và lặp đi lặp lại theo từng ngữ cảnh của NHTM, khái niệm này phù hợp với lý thuyết ngữ cảnh [37] [80] [86] [89].

Cho dù quan niệm về hệ thống KSNB tại các NHTM được khái niệm theo nhiều cách khác nhau, nhấn mạnh khía cạnh khác nhau, nhưng có 2 thuật ngữ cơ bản giống nhau trong khái niệm hệ thống KSNB của các tác giả theo 2 hướng tiếp cận lý thuyết về hệ thống KSNB: (1) hệ thống KSNB là một hệ thống và (2) hệ thống KSNB là một tiến trình. Điều này phù hợp với quan điểm cho rằng, hệ thống KSNB tại các NHTM được duy trì trong hai phần cơ bản: (1) Thủ tục cần thiết để thực hiện các hoạt động kinh doanh được gọi là hệ thống hoạt động, (2) Thủ tục đảm bảo NHTM đang hoạt động theo sự mong đợi được gọi là tiến trình kiểm soát [37], phù hợp với của lý thuyết đại diện và lý thuyết ngữ cảnh.

Mục tiêu thực hiện hệ thống KSNB tại các NHTM là nhằm: bảo vệ tài sản, tài liệu và sổ sách kế toán; kiểm soát các rủi ro đảm bảo hoạt động NHTM có hiệu quả kinh tế; đảm bảo thông tin đáng tin cậy và toàn diện; tuân thủ các nguyên tắc kế toán và trình bày các báo cáo tài chính đáng tin cậy; tuân thủ pháp luật, các quy

định pháp lý hiện hành và các quy định tại NHTM [93].

Qua tổng hợp các khái niệm từ các tác giả nghiên cứu trước đây, ta có thể hình thành khái niệm đầy đủ về hệ thống KSNB tại các NHTM như sau: “Hệ thống KSNB tại các NHTM là một tiến trình gồm các thủ tục và cơ chế kiểm soát được thực hiện bởi Hội đồng quản trị, Ban điều hành và toàn thể nhân viên nhằm đạt được mục tiêu công ty gồm: bảo vệ tài sản, tài liệu và sổ sách kế toán; kiểm soát các rủi ro; hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; sự tin cậy của BCTC; sự tuân thủ các luật lệ và quy định”.

1.2.2. Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại

Trong NHTM, nhà quản lý luôn tìm kiếm cách thức để kiểm soát hiệu quả các hoạt động của NHTM. Hệ thống KSNB được thiết lập nhằm giúp cho NHTM đạt được các mục tiêu và hạn chế các vấn đề gây bất lợi cho NHTM. Hệ thống KSNB giúp cho nhà quản lý thích ứng với với môi trường bên ngoài và bên trong NHTM thường xuyên biến đổi. Vai trò của hệ thống KSNB thúc đẩy NHTM thiết lập hệ thống KSNB hữu hiệu. Hệ thống KSNB được kỳ vọng giải quyết nhiều vấn đề trong NHTM [12].

NHTM đều cần thiết lập và vận hành hệ thống KSNB để đối phó với các rủi ro không đạt được mục tiêu. Bản chất của hệ thống KSNB chính là các biện pháp đối phó với các rủi ro trong việc thực hiện các mục tiêu của NHTM. Mục tiêu của hệ thống KSNB được đặt ra là đối phó với các rủi ro đối với việc thực hiện các mục tiêu, cho nên mục tiêu của hệ thống KSNB cũng phù hợp với các mục tiêu của các hoạt động trong NHTM.

Hệ thống KSNB cần được thiết lập hòa quyện vào trong các bước, các giai đoạn của quá trình thực hiện các hoạt động của NHTM. Hệ thống KSNB không phải là hoạt động chính của NHTM, hoạt động chính là các hoạt động trực tiếp tạo ra giá trị cho NHTM. Nếu không có rủi ro nào phát sinh đối với quá trình thực hiện hoạt động chính của NHTM, hệ thống KSNB không cần thiết được thiết lập. Hệ thống KSNB đóng vai trò như là các biện pháp để hỗ trợ hoạt động chính được thực hiện hướng đến việc đạt được các mục tiêu của NHTM. Nếu không có hệ thống KSNB được thiết lập, khả năng các hoạt động của NHTM có thể đạt được các mục tiêu sẽ bị giảm thấp,

thậm chí, khả năng không đạt được các mục tiêu là cao. Tuy nhiên, do những hạn chế của hệ thống KSNB, việc thiết lập một hệ thống KSNB với mức hữu hiệu nhất định không chắc chắn giúp cho hoạt động của NHTM đạt được tất cả các mục tiêu. Hệ thống KSNB được thiết lập phù hợp chỉ đem lại một mức độ bảo đảm hợp lý về khả năng đạt được các mục tiêu của của NHTM. Mặt khác, hệ thống KSNB cũng cần được thiết lập phù hợp với mức độ rủi ro mà NHTM có thể chấp nhận được. Với mỗi mục tiêu hoạt động và mức rủi ro có thể chấp nhận đã được xác định, hệ thống KSNB được thiết lập và thực hiện chức năng kiểm soát các hoạt động trong mức rủi ro mà NHTM có thể chấp nhận. Một vấn đề quan trọng trong thiết kế và thực hiện hệ thống KSNB là không miễn phí, NHTM phải bỏ ra các chi phí để thực hiện các biện pháp của hệ thống KSNB. Hệ thống KSNB không phải là hoạt động chính tạo ra giá trị cho NHTM mà còn tiêu hao các nguồn lực của NHTM, trong khi nguồn lực của NHTM là có hạn và cần phải ưu tiên cho các hoạt động tạo ra giá trị. Vì vậy, NHTM cần thiết lập hệ thống KSNB với chi phí bỏ ra là hợp lý nhất, cân bằng giữa chi phí - lợi ích khi xem xét thiết lập và vận hành hệ thống KSNB [12].

Hệ thống KSNB là một trong những cơ chế quản trị trong nội bộ NHTM, góp phần trong việc thực hiện và đạt được các mục tiêu trong hoạt động NHTM. Đằng sau sự tồn tại và thành công của bất kỳ NHTM nào cũng là một hệ thống KSNB hiệu quả và hợp lý. Hệ thống KSNB yếu kém có thể là nguyên nhân của thua lỗ, thất bại và tổn hại đến danh tiếng của NHTM. Có thể thấy rằng, hệ thống KSNB là một trong những thành phần đóng vai trò then chốt trong quản trị rủi ro của NHTM, là một cơ chế quản trị nội bộ quan trọng trong quản trị NHTM. Một hệ thống KSNB hữu hiệu tạo điều kiện bảo đảm tính tinh tế, hiệu quả và hiệu suất của hoạt động, tính tin cậy của báo cáo nội bộ và báo cáo bên ngoài, và tăng cường tính tuân thủ với pháp luật và các quy định. Trên cơ sở đó, hệ thống KSNB đóng góp vào việc bảo đảm tính sinh lợi của khoản đầu tư của chủ sở hữu NHTM [12].

1.3. Tổng quan tình hình nghiên cứu thực nghiệm

Trong những năm qua, một số tổ chức và nhà khoa học đã có một số nghiên cứu về hệ thống KSNB công ty. Các nghiên cứu về hệ thống KSNB cụ thể gồm: nghiên cứu các nguyên tắc và các thành phần KSNB; tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB; ảnh hưởng của hệ thống KSNB đến các mục tiêu kiểm soát như: hiệu quả hoạt động, quản lý rủi ro, báo cáo tài chính tin cậy, tuân thủ pháp luật và các quy định tại các công ty nói chung và các NHTM nói riêng. Những nghiên cứu tiêu biểu cần quan tâm bao gồm:

1.3.1. Khuôn khổ hệ thống kiểm soát nội bộ

Hiện nay có nhiều khuôn khổ hệ thống KSNB được sử dụng ở nhiều quốc gia khác nhau; tuy nhiên, có 2 khuôn khổ được chấp nhận khá phổ biến hiện nay về hệ thống KSNB, được sử dụng khá phổ biến trong nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB tại nhiều quốc gia. Khuôn khổ hệ thống KSNB theo COSO là khuôn khổ chấp nhận phổ biến nhất cho các loại hình công ty và điển hình là công ty cổ phần công chúng, không xem xét riêng lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh nào. Khuôn khổ hệ thống KSNB theo khuôn khổ COSO (1992) được sử dụng trong đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính; trong hoạt động kiểm toán tại hầu hết các công ty kiểm toán, điển hình nhóm công ty kiểm toán Big4 tại nhiều quốc gia trên thế giới. Khuôn khổ hệ thống KSNB theo khuôn khổ COSO còn được sử dụng làm nền tảng xây dựng luật hóa về hệ thống KSNB và đánh giá hệ thống KSNB trong các công ty cổ phần tại nhiều quốc gia [89] [95]. Để có thêm tài liệu về vấn đề kiểm soát hoạt động ngân hàng và tăng cường kiểm soát thông qua việc hướng dẫn và khuyến khích thực hành quản lý rủi ro; năm 1998, Ủy ban Basel đã phát hành tài liệu khuôn khổ cho hệ thống KSNB trong ngân hàng. Báo cáo không đưa ra những lý luận mới mà chỉ vận dụng các lý luận cơ bản của COSO vào lĩnh vực ngân hàng. Khuôn khổ hệ thống KSNB trong tài liệu này được thiết kế cho các NHTM quốc tế áp dụng chủ yếu cho các ngân hàng tại châu Âu. Nội dung hướng dẫn nhất quán với báo cáo của COSO về “Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất” đã được áp dụng tại các ngân hàng lớn tại Hoa Kỳ [50] [80].