Lập Dự Toán Doanh Thu, Chi Phí Và Kết Quả Kinh Doanh

Trong thực tế các nhà quản trị muốn kiểm soát các khoản chi phí hỗn hợp cần phải xác định quy mô hoạt động của doanh nghiệp và sử dụng các phương pháp phân tích chi phí hỗn hợp thành hai bộ phận biến phí và định phí.

Việc phân tích này được thực hiện bằng một trong các phương pháp: phương pháp cực đại, cực tiểu, phương pháp đồ thị phân tán và phương pháp bình phương bé nhất và các phương pháp khác.

1.2.2.2. Lập dự toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh

Để tồn tại và phát triển ngày một ổn định hơn trong nền kinh tế phát triển thì các doanh nghiệp cần có những chiến lược kế hoạch kinh doanh cụ thể.Và khi lập kế hoạch thì lập dự toán sản xuất kinh doanh là điều không thể thiếu và rất quan trọng.

Dự toán là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lý trong việc hoạch định và kiểm soát. Dự toán cung cấp cho doanh nghiệp thông tin về toàn bộ kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hệ thống và đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, việc lập dự toán còn có những tác dụng khác như sau: Xác định rõ các mục tiêu cụ thể để làm căn cứ đánh giá việc thực hiện sau này, lường trước những khó khăn tiềm ẩn để có phương án xử lý kịp thời và đúng đắn; liên kết toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp bằng cách hợp nhất các kế hoạch và mục tiêu của các bộ phận khác nhau.

Căn cứ để xây dựng dự toán:

Để lập dự toán sản xuất kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp một cách khả thi, khi lập hệ thống dự toán quản trị doanh nghiệp phải dựa vào những căn cứ sau: Hệ thống sản xuất kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp, các bản dự toán sản xuất kinh doanh của các kỳ kinh doanh năm trước, các định mức CP tiêu chuẩn, phân tích điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp về kinh tế – kỹ thuật – tài chính.

Quy trình lập dự toán

Căn cứ vào kế hoạch chung của toàn doanh nghiệp, quản trị doanh nghiệp giao cho từng cấp quản lý trong nội bộ doanh nghiệp xây dựng dự toán SXKD. Quản trị doanh nghiệp căn cứ vào các bản dự toán chi tiết của các cấp quản lý có cơ sở, xây dựng hệ thống dự toán SXKD hàng năm của doanh nghiệp.

Hệ thống chỉ tiêu lập dự toán sản xuất kinh doanh bao gồm các chỉ tiêu sau:

- Dự toán doanh thu tiêu thụ của doanh nghiệp

- Dự toán sản lượng sản xuất và tồn kho cuối kỳ

- Dự toán chi phí SXC

- Dự toán chi phí NVLTT

- Dự toán CP NCTT

- Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ

- Dự toán giá vốn hàng bán

- Dự toán CPBH

- Dự toán chi phí QLDN

- Dự toán BCKQKD

Phương pháp lập dự toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh:

Căn cứ vào kế hoạch chung của toàn doanh nghiệp, nhà quản trị doanh nghiệp giao cho từng cấp quản lý trong nội bộ doanh nghiệp xây dựng dự toán sản xuất kinh doanh. Nhà quản trị doanh nghiệp căn cứ vào các bản dự toán chi tiết của các cấp quản lý có cơ sở, xây dựng hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp.

Dự toán doanh thu tiêu thụ của doanh nghiệp

Dự toán tiêu thụ sản phẩm là việc dự kiến số lượng sản phẩm bán và doanh thu bán hàng trong kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.

Dự toán tiêu thụ là dự toán được lập đầu tiên và căn cứ để xây dựng các dự toán còn lại trong dự toán tổng thể.

Khi lập dự toán tiêu thụ cần phân tích các nhân tố tác động, bao gồm:

- Khối lượng tiêu thụ của kỳ trước

- Các đơn đặt hàng chưa thực hiện - Chính sách giá trong tương lai

- Chiến lược tiếp thị để mở rộng thị trường

- Các điều kiện chung về kinh tế kỹ thuật

- Quảng cáo, đẩy mạnh sản xuất, cạnh tranh trong thị trường

- Sự thay đổi về tổng sản phẩm xã hội, việc làm, giá cả, thu nhập trên đầu người. Dự toán tiêu thụ được lập dựa trên dự báo tiêu thụ. Dự toán tiêu thụ bao gồm những thông tin về chủng loại, số lượng hàng bán, giá bán và cơ cấu sản phẩm tiêu thụ

Dự toán

doanh thu

Dự toán

sản phẩm tiêu thụ

Đơn giá bán

theo dự toán

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 145 trang tài liệu này.

Ngoài ra, việc lập dự toán còn có những tác dụng khác như sau: Xác định rõ các mục tiêu cụ thể để làm căn cứ đánh giá việc thực hiện sau này. Lường trước những khó khăn tiềm ẩn để có phương án xử lý kịp thời và đúng đắn; Liên kết toàn

bộ các hoạt động của DN bằng cách hợp nhất các kế hoạch và mục tiêu của các bộ phận khác nhau.

Dự toán tiêu thụ còn dự báo cả mức bán hàng thu bằng tiền và bán hàng tín dụng, cũng như các phương thức tiêu thụ. Khi lập dự toán tiêu thụ, các nhà quản trị cần xem xét ảnh hưởng chi phí marketing đến hoạt động tiêu thụ tại doanh nghiệp.

Khi lập dự toán tiêu thụ cần quan tâm đến chính sách bán hàng của doanh nghiệp để ước tính các dòng tiền thu vào liên quan đến bán hàng trong các thời kỳ khác nhau.

Dự toán chi phí

Dự toán giá vốn hàng bán và dự toán tồn kho cuối kỳ

Giá vốn hàng bán thực chất là tổng giá thành của khối lượng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ tính theo phương pháp giá toàn bộ trong doanh nghiệp sản xuất. Như vậy trên cơ sở số lượng sản phẩm sản xuất theo dự toán, giá thành dự toán để sản xuất sản phẩm, số lượng sản phẩm dự trữ dự toán vào cuối kỳ, dự toán giá vốn hàng xuất bán được xây dựng như sau:

Dự toán giá vốn hàng xuất bán

Giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ theo

dự toán

Giá thành sản phẩm tồn cuối kỳ dự toán

–

Giá thành sản phẩm tồn đầu kỳ thực tế

Nếu đơn vị không có tồn kho sản phẩm hoặc chi phí đơn vị tồn kho tương tự nhau thì giá vốn hàng bán có thể tính bằng tích của sản lượng tiêu thụ nhân với giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm.

Dự toán chi phí bán hàng

Dự toán chi phí bán hàng phản ánh các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm dự tính của kỳ sau.Dự toán này nhằm mục đích tính truớc và tập hợp các phương tiện chủ yếu trong quá trình bán hàng. Khi xây dựng dự toán cho các chi phí này cần tính đến nội dung kinh tế của chi phí cũng như yếu tố biến đổi và yếu tố cố định trong thành phần chi phí.

Dự toán chi phí

bán hàng

Dự toán định phí

bán hàng

Dự toán biến phí

bán hàng

Dự toán định phí bán hàng

Yếu tố định phí thường ít biến đổi trong một phạm vi phù hợp gắn với các quyết định dài hạn, và có thể dự báo một cách dễ dàng dựa vào chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Các chi phí này cũng có thể thay đổi trong trường hợp

phát triển thêm mạng phân phối mới, thêm các dịch vụ mới sau bán hàng, dịch vụ nghiên cứu phát triển thị trường, …

Dự toán định

phí bán hàng

Định phí bán hàng thực tế

kỳ trước

Tỷ lệ % tăng ( giảm)

theo dự kiến

Dự toán biến phí bán hàng

Biến phí bán hàng có thể là biến phí trực tiếp như hoa hồng, lương nhân viên bán hàng…Biến phí gián tiếp là những chi phí liên quan đến từng bộ phận bán hàng như chi phí bảo trì, xăng dầu, hỗ trợ bán hàng … và thường được dự toán trên cơ sở số lượng bán hàng dự toán hoặc xác định một tỷ lệ % theo thống kê kinh nghiệm.

Dự toán

biến phí bán hàng

Dự toán biến phí

đơn vị bán hàng

Sản lượng tiêu thụ

theo dự toán

Hoặc

Dự toán

biến phí bán hàng

Dự toán

biến phí trực tiếp

Tỷ lệ % biến phí

theo dự kiến

Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Dự toán chi phí quản lý thường phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.Chi phí này liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp, mà không liên quan đến từng bộ phận hoạt động nào.Tương tự như dự toán bán hàng, việc lập dự toán biến phí quản lý này thường dựa vào biến phí quản lý đơn vị nhân với sản lượng tiêu thụ dự kiến.

Dự toán

biến phí QLDN

Dự toán

biến phí trực tiếp

Tỷ lệ % biến phí

QLDN

Số liệu từ dự toán này còn là cơ sở để lập dự toán tiền mặt và báo cáo kết quả kinh doanh dự toán của doanh nghiệp.

Còn định phí quản lý doanh nghiệp thường không thay đổi theo mức độ hoạt động. Các thay đổi của loại chi phí này chủ yếu do việc trang bị đầu tư thêm cho bộ phận quản lý của doanh nghiệp. Lập dự toán bộ phận này cần căn cứ vào dự báo các nội dung cụ thể của từng yếu tố chi phí để xác định chính xác định phí theo dự toán.

Dự toán

định phí QLDN

Định phí

QLDN của kỳ trước

Tỷ lệ tăng ( giảm) định

phí QLDN dự kiến

Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh

Trên cơ sở các dự toán bộ phận đã lập, bộ phận kế toán quản trị lập các báo cáo kết quả kinh doanh dự toán. Số liệu dự toán trên các báo cáo tài chính này thể hiện kỳ vọng của các nhà quản lý tại doanh nghiệp và có thể được xem như một

công cụ quản lý của doanh nghiệp cho phép ra các quyết định về quản trị, nó cũng là cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện dự toán đã đề ra.

Dự toán này được lập căn cứ vào các dự toán doanh thu, dự toán giá vốn, và các dự toán chi phí ngoài sản xuất đã được lập. Dự toán này có thể được lập theo phương pháp toàn bộ hoặc theo phương pháp trực tiếp.

1.2.2.3. Thu thập thông tin doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh cầu quản trị

Để phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn và dài hạn, nhà quản trị cần phải dựa vào rất nhiều nguồn thông tin khác nhau, trong đó có những thông tin được cung cấp bởi KTQT doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh

Các thông tin kế toán cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của nhà quản trị, do đó để đảm bảo chất lượng thông tin kế toán mang lại hiệu quả tốt nhất thì cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tính trung thực của thông tin kế toán: Các thông tin về mối quan hệ giữa khối lượng, CP và lợi nhuận luôn là những thông tin đòi hỏi tính trung thực rất cao. Nó đảm bảo quyết định quản trị không bị chệch hướng, giúp nhà quản trị có thể lựa chọn dây chuyền SX, định giá sản phẩm, xác định chiến lược tiêu thụ sản phẩm, xác định trình độ sử dụng năng lực SX...

Tính phù hợp, hiệu quả, kịp thời của thông tin kế toán: Yêu cầu này đòi hỏi các thông tin mà KTQT thu thập và xử lý phải liên quan đến mục tiêu và kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra.

Tính hợp pháp và ít tốn kém trong thu thập thông tin kế toán: Có nhiều nguồn thông tin khác nhau cả ở ngoài doanh nghiệp và trong nội bộ doanh nghiệp kế toán quản trị phải cân nhắc khi lựa chọn thông tin để tổ chức xử lý thành công thông tin hữu ích cho quản lý với CP bỏ ra là thấp nhất hoặc có thể chấp nhận được. Nếu không có thể dẫn đến tình trạng thu thập được thông tin cần thiết nhưng CP bỏ ra quá lớn.

Tổ chức thu thập thông tin kế toán phục vụ cho việc ra quyết định

Những thông tin mà KTQT cần tổ chức và thu nhận là thông tin quá khứ và thông tin tương lai. Những thông tin đó có thể có thông tin được thu thập lần đầu cho một mục đích cụ thể nào đó hoặc là những thông tin đã có từ trước đó được sử dụng cho mục đích. Các thông tin mà KTQT cần tổ chức và thu thập là thông tin quá khứ và thông tin tương lai.

Tổ chức thu thập thông tin quá khứ

Thông tin quá khứ về doanh thu, chi phí và KQKD thường được thu thập từ nguồn dữ liệu thứ cấp, dựa vào khâu hạch toán ban đầu từ các chứng từ, sổ sách ghi chép lại nghiệp vụ phát sinh, dựa vào tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách và các BCKTQT về doanh thu, chi phí và KQKD hay các báo cáo khác kỳ trước. Thu thập thông tin quá khứ thường được tập hợp từ phòng tài chính và phòng kế hoạch tổng hợp tại doanh nghiệp.

- Thông tin quá khứ (thông tin thực hiện) là thông tin về hiện tượng và sự kiện xảy ra, đã phát sinh.

- Thông tin quá khứ mà KTQT thu thập và cung cấp cho thấy tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong thời kỳ đã qua. Điều đó giúp các nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giá mức độ kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp của chính nhà quản trị, làm cơ sở tiền để để hoạch định các chính sách trong thời kỳ tiếp theo.

- Thu thập thông tin quá khứ có thể thực hiện theo quy trình sau đây:

Sự kiện kinh tế

Phân tích ảnh hưởng hạch toán, ghi sổ

Xếp loại và tổng hợp

Báo cáo theo yêu cầu quản lý

Sơ đồ 1.5: Quy trình thu thập thông tin quá khứ

- Theo quy trình trên, tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp hay phát sinh trong mối liên hệ với bên ngoài đều được KTQT phân tích ảnh hưởng toái hoạt động của doanh nghiệp. Trên cơ sở phân tích ảnh hưởng đó mà tổ chức hạch toán và ghi ảnh hưởng của các hiện tượng này sau đó sắp xếp và tổng hợp các thông tin đã được ghi rõ. Cuối cùng tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà cung cấp thông tin dưới dạng phù hợp với các nhà quản trị cho việc ra quyết định.

Tổ chức hạch toán ban đầu:

- Đây là khâu đầu tiên khi thu thập thông tin quá khứ. Hạch toán ban đầu được thực hiện thông qua việc lập các chứng từ kế toán. Lập và ghi chép đầy đủ, chính xác các sự kiện kinh tế phát sinh sẽ giúp cho các khâu tiếp theo tiến hành thuận lợi, đảm bảo cung cấp thông tin được nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu phù hợp, hữu ích, kịp thời.

- Phục vụ cho các tình huống ra quyết định KTQT không chỉ sử xụng hệ thống chứng từ bắt buộc mà cần sử dụng rộng rãi các chứng từ dướng dẫn để thu nhận thông tin quá khứ chi tiết theo mục tiêu quản lý và ra quyết định. Doanh nghiệp cần

cụ thể hóa hệ thống chứng từ hướng dẫn, chọn lọc, bổ sung, sửa đổi các chỉ tiêu trên chứng từ cho phù hợp với nội dung của KTQT, thiết kế thêm các chứng từ kế toán cần sử dụng để phản ánh nội dung thông tin thích hợp theo yêu cầu và mục đích của các quyết định quản trị doanh nghiệp.

Tổ chức tài khoản kế toán:

- Về tổ chức tài khoản kế toán để thu thập thông tin quá khức phục vụ cho việc ra quyết định cần được tiến hành một các có hệ thống và khoa học vừa đảm bảo cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị, vừa đảm bảo khả năng đối chiếu giữa thông tin chi tiết với thông tin tổng hợp liên quan của các đối tượng kế toán cụ thể.

- Để đáp ứng mục tiêu trên KTQT cần căn cứ vào hệ thống tài khoản của Nhà nước ban hành, trên cơ sở mục đích và yêu cầu của quản lý chi tiết đối với từng đối tượng để mở các tài khoản chi tiết theo dõi từng đối tượng.

Sử dụng hệ thống sổ kế toán:

- Sổ kế toán là hình thức đặc biệt quan trọng được sử dụng trong KTQT để theo dõi, thu thập thông in cả trong quá khứ và tương lai. Hệ thống sổ kế toán đặc biệt là các sổ chi tiết được sử dụng để phản ánh và thu nhận thông tin hữu ích một các chi tiết về từng đối tượng kế toán. Từ đó có thể cung cấp các thông tin hữu ích trên các Báo cáo quản trị đặc thù để có thể tổng hợp theo nhiều yêu cầu khác nhau.

- Hệ thống sổ KTQT cần được thiết kế cụ thể mẫu sổ với số lượng các chỉ tiêu trên cụ thể được sắp xếp theo trình tự hợp lý và khoa học theo nh cầu quản lý cũng như sự tiện lợi của việc trình bày, tổng hợp báo cáo sử dụng thông tin. Khi thiết kế mẫu sổ cần xem xét trình độ trang bị công nghệ xử lý thông tin ở doanh nghiệp, quá trình vận động của từng đối tượng và khả năng xử lý thông tin trong từng tình huống ra quyết định.

Lập báo cáo kế toán quản trị:

- Trên cơ sở toàn bộ thông tin đã tập hợp, KTQT thiết lập hệ thống báo cáo bao gồm: các báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất.

- Hình thức kết cấu của báo cáo cần đa dạng, linh hoạt tùy thuộc vào tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi báo cáo phục vụ cho từng tình huống cụ thể. Báo cáo cần được thiết kế dưới dạng so sánh được, phù hợp với những tình huống khác nhau.

Tổ chức thu thập thông tin tương lai

Thông tin dự báo tương lai về doanh thu, chi phí và KQKD được thu thập từ cả nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp qua các báo cáo kế toán, báo cáo khác trong doanh nghiệp, hoặc những thông tin ngoài doanh nghiệp như các BCTC của doanh nghiệp khác, tạp chí, sách báo, ấn phẩm,...của các tổ chức hoặc đơn vị Nhà nước. Thu thập thông tin tương lai thường được tập hợp từ hầu hết các phòng ban trong doanh nghiệp như: phòng tài chính, phòng kế hoạch tổng hợp, các phân xưởng, phòng quản lý thiết bị,…

Sau khi thu thập thông tin tương lai, người làm kế toán quản trị tiến hành lập các báo cáo, dự toán cho NQT để phục vụ cho việc ra quyết định. Qua các báo cáo dự toán(thông tin tương lai), NQT có thể ra các quyết định chiến lược kinh doanh cũng như kiểm soát quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Hoạch định mục tiêu

Lựa chọn nguồn thông tin

Thu thập thông tin

Phân tích thông tin

Báo cáo và tư vấn quyết định

Sơ đồ 1.6: Quy trình thu thập thông tin tương lai

Hoạch định mục tiêu: Theo quy trình này, giai đoạn đầu tiên KTQT phải quan tâm là hoạch định mục tiêu: nhà quản trị muốn có thông tin đem lại lợi ích thì thông tin đó phải có quan hệ trực tiếp đến vấn đề đặt ra của DN và đòi hỏi phải giải quyết. Việc thu thập thông tin sẽ rất tốn kém nếu hoạch định mục tiêu không rõ ràng hay sai lệch.

Lựa chọn nguồn thông tin: đây là giai đoạn thứ hai KTQT thực hiện để thu thập thông tin tương lai. Trong giai đoạn này KTQT phải xác định loại thông tin mà quản trị quan tâm và PP thu thập thông tin có hiệu quả nhất. Tuỳ theo đó là thông tin sơ cấp hay thứ cấp hoặc cả hai mà kế toán thu thập, ghi chép và trình bày phù hợp.

Ra quyết định: Sau khi xử lý kế toán tiến hành lập báo cáo quản trị dưới nhiều hình thức khác nhau và đưa ra những lời tư vấn cho quyết định của nhà quản trị DN.

Hệ thống báo cáo kế toán quản trị doanh thu, chi phí và KQKD của doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:

 Hệ thống báo cáo KTQT doanh thu, chi phí và KQKD phải được xây dựng phù hợp nhằm cung cấp những thông tin thiết thực cho mục đích quản lý, ra quyết định của doanh nghiệp.