Thực Trạng Thông Tin Và Truyền Thông Tại Nhno&ptnt Việt Nam

2.2.2.4 Thực trạng thông tin và truyền thông tại NHNo&PTNT Việt Nam

a. Thông tin tại NHNo&PTNT Việt Nam

Nhằm mục đích tăng cường kỷ luật thị trường, Basel II quy định ở Trụ cột thứ III các ngân hàng cần phải công khai thông tin một cách thích đáng theo nguyên tắc thị trường”. Agribank không trong nhóm 10 ngân hàng đầu tiên tại Việt Nam phải thực hiện thí điểm Basel II (Vietcombank, Sacombank, Techcombank, ACB, BIDV, VIB, MB, Maritime Bank, Vietinbank, VPBank) theo chỉ định của NHNN. Từ nhận thức về vai trò quan trọng của thông tin, Agribank đã thiết lập hệ thống thông tin báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh đối với tất cả các nghiệp vụ, hệ thống mẫu biểu báo cáo NHNN được ban hành thống nhất, hầu hết được khai thác tự động trên hệ thống chương trình IPCAS (Module Báo cáo MIS). Ngoài ra, Agribank còn thiết lập hệ thống chương trình Eoffice giúp cho việc luân chuyển và xử lý văn bản, báo cáo được thông suốt từ TSC đến các đơn vị trong hệ thống. Mục tiêu của Agribank là các thông tin kiểm soát tích cực về Agribank được truyền tải thường xuyên, liên tục, có chiều sâu trong nội bộ cũng như ra bên ngoài theo Quyết định 895/QĐ-HĐTV-TTTTr/2018 về Quy chế công bố thông tin, bao gồm thông tin về tình hình hoạt động định kỳ hoặc đột xuất đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật đảm bảo công khai, minh bạch, đầy đủ, chính xác và kịp thời.

Kết quả khảo sát cho thấy Agribank hiện đang chọn hình thức công bố thông tin là văn bản và dữ liệu điện tử qua các phương tiện: báo cáo bằng văn bản; công bố trên website của Agribank; công bố tại ấn phẩm và các phương tiện thông tin đại chúng khác; báo cáo bằng văn bản gửi Cơ quan quản lý như NHNN và Bộ Kế hoạch và Đầu tư; thực hiện đăng ký thông tin liên hệ bằng văn bản bao gồm địa chỉ TSC, địa chỉ website, điện thoại, số fax, địa chỉ email. Nhìn chung, Agribank đã cơ bản công khai và minh bạch trên báo, tạp chí, website... các thông tin trên BCTC, trên báo cáo thường niên và đảm bảo các thông tin cung cấp là chính xác, trung thực và nhận được sự tin tưởng của người sử dụng thông tin.

Tuy nhiên, Agribank hiện mới đang xây dựng dự thảo quy định về cơ chế trao đổi thông tin và MIS và chưa có báo cáo đánh giá thực trạng MIS và cơ chế

trao đổi thông tin của Agribank. Kết quả là việc chia sẻ thông tin hiện nay giữa các bộ phận tại Agribank cũng còn rất hạn chế, chưa được quy định cụ thể. Cụ thể như việc chưa có văn bản chính thức về cơ chế chia sẻ thông tin nội bộ giữa các đơn vị phụ trách giám sát rủi ro (Trung tâm Phòng ngừa và Xử lý rủi ro), các đơn vị hỗ trợ (Ban pháp chế, Ban Kế toán Ngân quỹ) với các bộ phận rà soát/ tuân thủ (Kiểm tra kiểm soát nội bộ, KTNB). Vì vậy, Agribank cần hoàn thiện cơ chế trao đổi thông tin để thông tin kiểm soát có thể được thông suốt, tạo thành kho dữ liệu chung thống nhất và hữu ích cho việc quản lý và điều hành trong toàn ngân hàng, giúp cho việc tiếp cận thông tin được dễ dàng hơn và từ đó thực hiện được các chức năng của từng bộ phận một cách ph hợp nhất. Agribank cũng chưa sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng mà chỉ sử dụng phần mềm IPCAS là phần mềm chung cho hoạt động ngân hàng. Hệ thống phần mềm hiện nay cũng chưa hỗ trợ để đánh giá theo các tiêu chí tài chính và phi tài chính; đặc biệt chưa có kế toán quản trị tham gia vào việc phân bổ thu nhập, chi phí hay nói cách khác chưa có hệ thống phân tích lợi nhuận, chi phí đa chiều… nên rất khó để kết luận một quy trình, quy chế nào đó hiệu quả hay chưa. Việc chưa có MIS tại Agribank cũng làm hạn chế việc cung cấp thông tin, báo cáo nội bộ cho HĐTV, BKS, TGĐ và các cá nhân, bộ phận liên quan để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình thông suốt trong toàn hệ thống Agribank. MIS sẽ đảm bảo hỗ trợ thực hiện cơ chế trao đổi thông tin của ngân hàng; cập nhật tình hình tuân thủ các quy định của pháp luật, các quy định nội bộ; bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin, dữ liệu và có các hệ thống dự phòng để đảm bảo việc lưu trữ, sử dụng thông tin được an toàn, hiệu quả và không bị gián đoạn. Bên cạnh đó, một số đơn vị trong hệ thống Agribank cũng chưa kịp trao đổi kịp thời thông tin tổn thất, gian lận, nguy cơ xảy ra tổn thất, gian lận cho bộ phận QLRR, KTNB và các bộ phận có liên quan theo quy định của Thông tư 13/2018/TT-NHNN (Khoản 3 Điều 19). Ngoài ra, Agribank chưa thiết lập được đầy đủ hệ thống báo cáo về KSNB, QLRR theo quy định tại Thông tư 13/2018/TT-NHNN (Khoản 4 Điều 15, Điều 37, 40, 47, 52, 55, 58).

b. Thực trạng truyền thông tại NHNo&PTNT Việt Nam

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 225 trang tài liệu này.

b1. Truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là hoạt động thường xuyên, là kênh truyền tải thông tin kiểm soát quan trọng của Agribank nhằm đảm bảo các thông tin kiểm soát được truyền tải chính xác, kịp thời tới các cá nhân, bộ phận trong ngân hàng.

+ Nội dung truyền thông nội bộ: Agribank truyền thông về SPDV nhằm giúp cho nhân viên của Agribank am hiểu về các SPDV của ngân hàng nhằm kiểm soát được trong quá trình cung cấp các SPDV, đặc biệt là các SPDV phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại, các SPDV thế mạnh của Agribank, gắn với các kỹ năng chăm sóc và phục vụ khách hàng chuyên nghiệp. Ngoài ra, truyền thông về mục tiêu và phương hướng hoạt động của Agribank... để các cá nhân, bộ phận trong ngân hàng có sự am hiểu về ngân hàng trong quá trình thực hiện phần hành công việc của mình cũng như thực hiện trách nhiệm kiểm soát.

+ Kênh truyền thông nội bộ: Truyền thông các thông điệp kiểm soát qua các kênh truyền thông nội bộ của Agribank như Website Agribank, Agribank TV, Tờ Thông tin, TVC, Fanpage... và các kênh truyền thông truyền tải thông tin trực tiếp như Hội nghị tập huấn, đào tạo về SPDV cho cán bộ Agribank..., cụ thể:

- Truyền thông nội bộ qua kênh thông tin trực tiếp: Theo đó, các thông tin kiểm soát của Agribank được truyền tải qua các kênh truyền tải thông tin trực tiếp như Hội nghị, họp giao ban, buổi đối thoại, hội thảo, toạ đàm, diễn đàn, tập huấn chuyên đề, các khoá đào tạo - bồi dưỡng chuyên môn, sự kiện do Agribank tham gia tài trợ... Với hình thức này, thông tin kiểm soát được truyền tải một cách trực tiếp từ người nói đến người nghe, có sự tương tác tức thì, ngay lập tức trong việc đón nhận, phản hồi và xử lý thông tin kiểm soát.

- Truyền thông nội bộ qua các kênh gián tiếp: Agribank sử dụng và khai thác tối đa thế mạnh của các kênh truyền thông nội bộ như Website Agribank, Agribank TV, Tờ thông tin Agribank, TVC, Fanpage...

Tờ thông tin Agribank: Tờ thông tin Agribank được phát hành các số chuyên đề gắn với chủ đề chuyên sâu theo quý và sự kiện, vấn đề nội bật của Agribank giúp các thông tin kiểm soát quan trọng của Agribank được truyền tải trong hệ thống.

Trang thông tin điện tử (Website Agribank): Website Agribank đã hoạt động 15 năm với nội dung thông tin phong phú qua đó các thông điệp kiểm soát cũng được truyền tải trong hệ thống.

Mạng nội bộ (Eoffice): Là kênh truyền tải các văn bản của toàn hệ thống Agribank. Trên Eoffice có danh sách các chi nhánh, các đơn vị tại TSC để tuỳ thuộc vào nội dung thông tin của từng văn bản được ban hành sẽ tự chọn lọc và gửi tới đối tượng tiếp nhận thông tin kiểm soát trên các văn bản đó.

Fanpage Agribank: Là kênh truyền thông do Đoàn thanh niên Agribank lập và quản trị. Đây là hình thức truyền tải và phản hồi thông tin tức thì, đang dần hình thành phát triển, thu hút người xem. Thế mạnh của kênh này là tính hữu hiệu trong việc chia sẻ thông tin trong cộng đồng lớn, đồng thời tạo được sự tương tác trực tiếp giữa các thành viên. Tuy nhiên, đây được xem là kênh truyền thông tự phát mà Agribank chưa có Fanpage chính thức với vai trò là kênh truyền thông để truyền tải các thông điệp kiểm soát trong ngân hàng.

Diễn đàn Agribank (IPCAS Forum): IPCAS Forum do Trung tâm CNTT quản lý với trên 35.000 thành viên. Số lượng thành viên đang hoạt động trên Diễn đàn này là 5.000 thành viên là cán bộ, nhân viên Agribank sử dụng user IPCAS. Các thành viên thực hiện tương tác, thảo luận trên IPCAS Forum về những vấn đề chung c ng quan tâm theo các chuyên đề nghiệp vụ. Tuy nhiên, IPCAS Forum được lập ra chủ yếu với mục đích để trao đổi thông tin, hướng dẫn cán bộ Agribank trên toàn hệ thống vận hành và sử dụng IPCAS khi mới chuyển giao nên cần phát huy thế mạnh của kênh này để có thể truyền tải các thông điệp kiểm soát một cách hiệu quả trong ngân hàng.

b2. Truyền thông bên ngoài

Mục tiêu của Agribank là gắn kết truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ với mục đích là thông tin kiểm soát được truyền tải thông suốt nội bộ cũng như ngoài ngân hàng. Hoạt động truyền thông bên ngoài của Agribank cần được triển khai chủ động để các thông điệp kiểm soát của ngân hàng được truyền tải tới các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà đầu tư, cơ quan quản lý, kiểm toán...

- Nội dung truyền thông: Tập trung truyền thông các SPDV thế mạnh của Agribank để tạo nên thông điệp kiểm soát về SPDV như: Chuyển tiền trong nước, Agribank E-Mobile Banking, Nộp thuế điện tử...; và các SPDV sử dụng nền tảng công nghệ 4.0 của Agribank sẽ triển khai như: Internet Banking, QRPay, Sam Sung Pay...; các gói sản phẩm bán ch o, các chương trình khuyến mại SPDV của Agribank. Việc truyền thông về các SPDV cho khách hàng sẽ cung cấp cho khách hàng những thông tin chi tiết về một SPDV mà khách hàng muốn tiếp cận. Ví dụ: Khi khách hàng được cung cấp thông tin và có sự hiểu biết về những hồ sơ, giấy tờ cần phải cung cấp cho ngân hàng khi vay vốn thì khách hàng sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin phục vụ cho việc thẩm định từ đó giảm thiểu rủi ro thông tin không được cung cấp đầy đủ từ phía khách hàng.

- Kênh truyền thông bên ngoài: Agribank lựa chọn truyền thông các thông điệp kiểm soát ra bên ngoài qua trên các phương tiện thông tin đại chúng như: Truyền hình, Phát thanh, Báo điện tử, Báo giấy, Truyền thông đa phương tiện...; Tăng cường truyền tải qua các kênh truyền thông số, phát huy thế mạnh của mạng xã hội; đồng thời kết hợp các kênh truyền tải thông tin khác như: Diễn đàn, Hội thảo, các chương trình, sự kiện do Agribank tham gia tài trợ...

- Phương thức truyền thông: Bên cạnh các phương thức truyền thống như phát tờ rơi, hòm thư góp ý, đường dây nóng (hotline). Agribank đã sử dụng internet thông qua việc lập Website, Facebook… để truyền tải các thông điệp kiểm soát như những thông báo về chính sách đối với khách hàng, giới thiệu về các SPDV, thông tin khuyến mại… Không chỉ cung cấp thông tin, đây còn là kênh để Agribank nhận được các phản hồi của khách hàng và các đối tượng bên ngoài, đặc biệt qua kênh truyền thông mạng xã hội Facebook. Tháng 9/2017, Agribank chính thức thành lập đưa vào hoạt động Trung tâm chăm sóc, hỗ trợ khách hàng nhằm tiếp nhận thông tin phản hồi, tư vấn, trợ giúp khách hàng về việc sử dụng các dịch vụ của Agribank... Đây được xem là cơ sở để Agribank tiếp nhận các thông tin kiểm soát từ bên ngoài nhằm xem x t để cải tiến phong cách phục vụ, cải tiến quy trình nghiệp vụ đảm bảo vừa phục vụ tốt cho khách hàng, vừa kiểm soát được các rủi ro

nhằm hoàn thiện HTKSNB tại ngân hàng. Ví dụ việc Agribank có cơ chế cho phép khách hàng tra soát, kiểm tra, đối chiếu giao dịch thực hiện tại Chi nhánh với TSC của Agribank thông qua Trung tâm chăm sóc, hỗ trợ khách hàng thuộc Trụ sở chính Agribank; qua ứng dụng của ngân hàng điện tử Agribank, qua sử dụng SPDV trên các thiết bị Mobile Banking.

2.2.2.5 Thực trạng về giám sát các kiểm soát tại NHNo&PTNT Việt Nam

Thực chất của việc giám sát là việc đánh giá chất lượng của KSNB để đảm bảo KSNB luôn hữu hiệu theo thời gian. Theo thông lệ cũng như quy định hiện hành thì HĐTV và BKS chịu trách nhiệm cuối cùng về mức độ đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của KSNB; HĐTV và TGĐ giám sát đối với KSNB. Cơ cấu tổ chức giám sát của HĐTV, TGĐ Agribank hiện nay đã cơ bản tiệm cận với tiêu chuẩn COSO và đồng thời tuân thủ quy định của NHNN (Thông tư 40/TT-NHNN/2011 và Thông tư 13/TT-NHNN/2018). Hoạt động giám sát hệ thống hiện nay tại Agribank bao gồm cả hoạt động giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Trong đó, hoạt động giám sát thường xuyên trong quá trình hoạt động chưa thực sự được các nhà quản lý cấp cao quan tâm; chỉ thực hiện khi có những sự kiện bất thường xảy ra. Theo Quyết định 102/QĐ-HĐTV-KTNB/2014 về ban hành Quy chế KSNB của Agribank thì định kỳ hàng năm từng đơn vị, bộ phận điều hành, kinh doanh, tác nghiệp và từng hoạt động nghiệp vụ phải tự rà soát và đánh giá về tính đầy đủ, hiệu lực, hiệu quả HTKSNB; hàng năm đã tổ chức xây dựng kế hoạch kiểm tra toàn diện, chuyên đề đáp ứng đúng theo quy định tại Thông tư 13/2018/TT-NHNN.

a. Giám sát của Hội đồng thành viên tại NHNo&PTNT Việt Nam

Tại Agribank, BKS chủ yếu giám sát qua KTNB mà chưa bao quát lên toàn bộ HTKSNB của ngân hàng này từ các bộ phận, đơn vị nghiệp vụ về các vấn đề tồn tại của HTKSNB, các sai phạm và các vấn đề rủi ro cao; hay nói cách khác việc giám sát được thực hiện chủ yếu thông qua một bộ phận chuyên trách độc lập là bộ phận KTNB của ngân hàng.

Do đặc thù của Agribank, theo Điều lệ hoạt động Agribank (Điều 44, Quyết định 600/QĐ-HĐTV/2012) và Quy chế tổ chức và hoạt động của BKS Agribank

(Quyết định 491/QĐ-NHNN/2014) thì BKS là đơn vị kiểm soát chuyên trách do chủ sở hữu là NHNN trực tiếp quyết định. BKS báo cáo chủ sở hữu trong trường hợp HĐTV có quyết định vi phạm nghiêm trọng theo quy định của pháp luật, Điều lệ hoặc có quyết định vượt quá thẩm quyền được giao. Như vậy, HĐTV và BKS đều do chủ sở hữu quyết định, BKS không trực thuộc HĐTV. Bên cạnh đó, BKS còn định kỳ thông báo với HĐTV khi phát hiện người quản lý của Agribank có hành vi vi phạm. Như vậy, Agribank đã thiết lập được mối quan hệ thông tin, báo cáo qua lại với nhau giữa HĐTV và BKS, đồng thời BKS hoàn toàn tách biệt khỏi công tác quản trị điều hành, đảm bảo khả năng giám sát độc lập, khách quan. Theo mô hình như vậy - cơ cấu tổ chức thế kiềng ba chân” tại Agribank, đảm bảo sự độc lập giữa HĐTV (đại diện chủ sở hữu), TGĐ (ban quản lý điều hành) và BKS mà KTNB trực thuộc, mang đến vị thế độc lập để BKS và KTNB phát huy vai trò tham mưu, tư vấn khách quan của mình.

Agribank đã ban hành mới các văn bản quy định về hoạt động KTNB như Quy chế tổ chức hoạt động của KTNB ban hành theo Quyết định 206/QĐ- BKS/2019; Quy trình KTNB trong hệ thống Agribank ban hành theo Quyết định số 208/QĐ-BKS/2019 và Quy định tiêu chí thiết lập hồ sơ năng lực cán bộ KTNB Agribank ban hành theo Quyết định 210/QĐ-BKS/2019. Theo Quy chế tổ chức và hoạt động của KTNB Agribank (Điều 6, Quyết định 206/QĐ-BKS/2019), bộ máy KTNB của Agribank được tổ chức thành hệ thống thống nhất theo ngành dọc từ TSC đến các khu vực, trực thuộc và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của BKS. Đứng đầu hệ thống KTNB là Trưởng KTNB, giúp việc Trưởng KTNB là các phó trưởng KTNB. Tại Agribank, việc đặt vị trí của KTNB như hiện tại về cơ bản đáp ứng thông lệ tốt nhất cho rằng KTNB nên trực thuộc sự chỉ đạo trực tiếp của Uỷ ban Kiểm toán (hay các NHTM Việt Nam gọi là BKS); đảm bảo sự độc lập với BĐH và các đối tượng được kiểm toán của ngân hàng cũng như đảm bảo sự khách quan khi thực hiện hoạt động kiểm toán. Đội ngũ kiểm toán viên nội bộ của Agribank trên thực tế cơ bản có năng lực (trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết) và phẩm chất đạo đức theo như quy định tại Quy chế tổ chức và hoạt động của KTNB Agribank

(Điều 7, Quyết định 206/QĐ-BKS/2019). Phạm vi KTNB tại Agribank đã ngày càng được mở rộng, cụ thể ngoài kiểm toán các hoạt động kinh doanh chính như tín dụng, huy động vốn thì nay đã chú trọng đến các hoạt động khác như công tác quản trị điều hành, xây dựng cơ bản. Một điểm tiến bộ của KTNB tại Agribank đó là trong các quy định đã yêu cầu bộ phận này tích cực áp dụng phương pháp kiểm toán định hướng theo rủi ro; cụ thể tập trung nguồn lực kiểm toán những hoạt động, nghiệp vụ, quy trình, đơn vị có rủi ro cao. Việc chấm điểm rủi ro để phân bổ nguồn lực và xác định tần suất kiểm toán đã có nhiều tiến bộ khi thực hiện chấm điểm định lượng trên phần mềm Excel với thang điểm từ 10-50 đối với từng tiêu chí, mỗi tiêu chí có một trọng số riêng. Cụ thể kế hoạch KTNB của Agribank năm 2019 được xây dựng theo định hướng rủi ro, sát với thực tế hoạt động kinh doanh của Agribank thông qua bộ chỉ tiêu chấm điểm xếp hạng rủi ro chi nhánh được BKS phê duyệt, kết hợp kết quả giám sát thường xuyên các hoạt động chủ yếu của Agribank để lựa chọn đơn vị, chuyên đề kiểm toán. Triển khai phần mềm quản lý dựa trên ứng dụng CNTT trong hoạt động KTNB nhằm tạo nền tảng tin học hoá trong việc thu thập, quản lý và sử dụng thông tin phục vụ công tác KTNB trong hệ thống Agribank; tạo lập hệ thống thông tin lưu trữ tập trung toàn bộ hoạt động KTNB từ đó góp phần nâng cao năng suất, hiệu suất lao động, giảm chi phí hoạt động... Agribank đã sử dụng các ứng dụng Excel và IPCAS, cụ thể đã hoàn thiện Module KTNB trên IPCAS - triển khai ứng dụng để khai thác thông tin, dữ liệu trên hệ thống IPCAS với 26 mẫu biểu để rà soát, giám sát từ xa theo Báo cáo 27/BKS-KTNB/2019, số 30/BKS-KTNB/2019 và số 146/BKS-KTNB/2019 của Trưởng BKS về việc bổ sung mẫu biểu menu KTNB trên IPCAS giúp các kiểm toán viên nội bộ đã được cấp quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu kế toán điện tử để kiểm tra việc hạch toán, có thể dễ dàng kết xuất, tổng hợp dữ liệu hay chọn mẫu để kiểm tra. Thông qua việc ứng dụng trên, KTNB của Agribank đã phát hiện có dấu hiệu cán bộ Agribank tham ô tại Chi nhánh Cẩm Phả - Quảng Ninh. Bên cạnh đó, công tác đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp cho cán bộ kiểm toán cũng được quan tâm để đảm bảo các quy định mới trong Quyết định 210/QĐ-BKS/2019 về tiêu chí thiết lập hồ sơ năng lực cán bộ kiểm toán viên nội bộ Agribank.