Quan Tâm Đến Công Tác Tuyển Dụng Của Công Ty

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Nhu cầu tuyển dụng nhân lực tại công ty xuất phát từ các nguồn sau: theo yêu cầu của GĐ, phòng nhân sự đề nghị, theo yêu cầu của các bộ phận trong công ty. Các bộ phận căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu công việc phát sinh để xác định nhu cầu tuyển dụng của bộ phận mình và đăng ký nhu cầu tuyển dụng theo mẫu dưới đây:

Phiếu đăng ký nhu cầu tuyển dụng (Phụ lục số 03)

Khi các bộ phận đã đăng ký nhu cầu tuyển dụng vào phiếu và chuyển cho Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự, Trưởng phòng sẽ có trách nhiệm thực hiện các bước sau:

- Xác định lại nhu cầu tuyển dụng của các bộ phận về số lượng, yêu cầu lao động phục vụ cho công việc. Những yêu cầu này là cần thiết nhưng chưa đủ để công ty có thể tuyển dụng được đúng người cho công việc. Trong thời gian tới, các bộ phận nên xây dựng cho mình bản mô tả công việc rõ ràng và bản tiêu chuẩn công việc. Các bản mô tả công việc phải có những nhiệm vụ đặt ra cho từng vị trí, kỹ năng chuyên môn mà ứng viên phải có, cá tính, phẩm chất quan trọng của ứng viên cần có để hoàn thành nhiệm vụ và những kinh nghiệm riêng của ứng viên so với cá ứng viên khác. Còn bản tiêu chuẩn công việc gồm các nội dung: trình độ văn hóa, phẩm chất trình độ cá nhân, trình độ chuyên môn kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm, tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình, sở thích, nguyện vọng cá nhân… và các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu công việc.

Một ví dụ về bản mô tả công việc của nhân viên bán hàng (Phụ lục số 04)

- Nếu thấy có một vài chi tiết chưa hợp lý thì trao đổi trực tiếp với bộ phận cần tuyển thêm nhân sự để thống nhất nhu cầu tuyển dụng.

- Sau khi thống nhất nhu cầu tuyển dụng thì tiến hành tổng hợp từng đối tượng lao động, số lượng lao động cần tuyển.

Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng

Lập kế hoạch tuyển dụng có vai trò quan trọng, tuy nhiên Công ty CP Hà Nội Diamond Palace lại không chú trọng tới công tác lập kế hoạch tuyển dụng. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng nhân sự công ty cần lập kế

hoạch tuyển dụng theo các bước sau:

Khi Giám đốc công ty xem xét và phê duyệt đề xuất nhân sự, phòng HCNS căn cứ vào yêu cầu tuyển dụng của các đơn vị sẽ lập bản kế hoạch tuyển dụng và trình lên cho Giám đốc xét duyệt. Nếu được Giám đốc phê duyệt thì đây chính là cơ sở để tiến hành hoạt động tuyển dụng trong năm. Bản kế hoạch tuyển dụng bao gồm các thông tin sau:

- Thông tin về nhu cầu cần tuyển: thông tin về vị trí, công việc cần tuyển, số người cần tuyển, tiêu chuẩn tuyển dụng…

- Phân công nhân sự cho công tác tuyển dụng và sự phối hợp giữa các bộ

phận.

- Nguồn và phương pháp tuyển dụng.

- Các câu hỏi, bài kiểm tra phục vụ cho công tác tuyển dụng.

- Dự trù kinh phí tuyển dụng.

- Mức lương.

- Thời gian, địa điểm cho các hoạt động trên.

Bản kế hoạch sau khi trình lên Giám đốc công ty và được phê duyệt thì phòng

HCNS sẽ phối hợp với các bộ phận có liên quan thực hiện theo kế hoạch tuyển dụng đã đề ra. Công ty có thể lập bản kế hoạch nhân sự theo mẫu dưới đây:

Bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự

STT

Vị trí TD

Bộ phận, phòng ban

Lý do TD

Dự kiến mức

lương

Thời gian dự tuyển

Hình thức đăng TD

Hội đồng tuyển dụng

Địa điểm TD

Dự trù kinh phí

Nhận HS

Sàng lọc HS

Phỏng vấn

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 99 trang tài liệu này.

GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ

NGƯỜI LẬP

(Nguồn: Tác giả tổng hợp và xây dựng)

Công ty cần lên kế hoạch xác định thời gian cụ thể của từng bước trong quá trình tuyển dụng.

Bước 3: Thông báo tuyển dụng

Công ty CP Hà Nội Diamond Palace thông báo tuyển dụng nhân viên qua văn bản, truyền miệng, qua website… nhưng chủ yếu là thông báo rộng rãi trong trong toàn công ty. Hình thức thông báo tuyển dụng của công ty không đa dạng chủ yếu là qua mạng nên chưa thu hút được nhiều ứng viên tham gia dự tuyển. Để việc thông báo tuyển dụng đạt hiệu quả cao, công ty có thể thực hiện một số nội dung sau:

- Xây dựng nội dung thông báo tuyển dụng nhân sự thật chi tiết để mọi người nắm bắt được thông tin yêu cầu và vị trí cần tuyển dụng. Bộ phận nhân sự sẽ thông báo tới toàn thể nhân viên trong công ty đồng thời kết hợp với việc đặt biển thông báo tuyển dụng tại nơi nhiều nhân viên và khách hàng dễ quan sát. Cách này cũng giúp công ty thông báo tuyển dụng đến những khách hàng tới xem địa điểm tổ chức sự kiện và khách hàng tham dự sự kiện. Những khách hàng này nếu có nhu cầu và đáp ứng đủ khả năng có thể ứng tuyển hoặc giới thiệu cho bạn bè. Khi công ty sử dụng cách đăng tuyển này vừa tiết kiệm chi phí, lại thu hút được nhiều ứng viên tham gia dự tuyển vì hàng tháng có hàng nghìn lượt khách tới công ty.

- Công ty cần kết hợp nhiều hình thức thông báo để thu hút được nhiều ứng viên tham gia dự tuyển: quảng cáo trên những phương tiện thông tin đại chúng như tivi, báo chí, đài phát thanh…; thông qua trung tâm tư vấn, giới thiệu việc làm, đăng tuyển tại các cơ sở đào tạo… Công ty nên tăng cường việc đăng thông báo tuyển dụng qua các website giới thiệu việc làm vì nó là phương tiện có khả năng tiếp cận với các ứng viên tìêm năng khá tốt. Đặc biệt, công ty có thể đẩy mạnh công tác tuyển dụng qua mạng xã hội. Theo kết quả điều tra: “Hiện nay, số lượng người sử dụng Internet đã chiếm đến 39% trên tổng dân số. Các trang mạng xã hội như Facebook cũng đã thu hút được 22% (20 triệu người). Ngoài ra còn 1 số mạng xã hội khác cũng chiếm được Google Plus, Twitter, LinkedIn, Pinterest cũng là các mạng xã hội được người dùng yêu thích. Thời

gian trung bình sử dụng mạng xã hội trung bình một ngày cao giúp cho mạng xã hội trở thành một công cụ tất yếu để xây dựng hệ thống tuyển dụng, và thực hiện hiệu quả các chiến dịch tuyển dụng, tuyển dụng qua mạng xã hội sẽ tiếp cận được một khối lượng ứng viên khổng lồ đặc biệt là nhóm đối tượng trẻ, thông qua tương tác và chia sẻ trên mạng xã hội sẽ giúp chi phí tuyển dụng được tối ưu hóa 1 cách đáng kể. Lợi thế của kênh này đó là: chi phí dành cho tuyển dụng thấp, dễ dàng thực hiện; nguồn ứng viên phong đa dạng, có hiệu ứng lan truyền cao; có thể thực hiện tuyển dụng ở mọi lúc, mọi nơi2.

Ngoài ra, công ty cũng phải chú ý đến nội dung căn bản của bản thông báo tuyển dụng. Ngoài những nội dung cơ bản về tuyển dụng công ty cần chú ý tới những nội dung mà người tham gia dự tuyển rất quan tâm đó là thù lao lao động, môi trường làm việc, điều kiện làm việc và chế độ đãi ngộ của công ty để tăng khả năng thu hút ứng viên.

Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Công tác tiếp nhận và xử lý hồ sơ công ty đã thực hiện tương đối tốt nhờ đó mà có thể sàng lọc được những hồ sơ đáp ứng yêu cầu nhất. Tuy nhiên công ty lại không sàng lọc hồ sơ ngay khi tiếp nhận mà lại thực hiện công việc này sau khi nhận được hồ sơ ứng tuyển của nhiều ứng viên. Điều này sẽ gây nên sự chồng chéo, mất thời gian sàng lọc vì vậy công ty cần kết hợp linh hoạt giữa công tác tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ.

Tuy nhiên, công ty không nên chú trọng quá vào hồ sơ ứng tuyển của ứng viên vì thực tế không phải bằng cấp đạt thứ hạng cao sẽ làm tốt công việc nên công ty cần tạo điều kiện cho những người có năng lực làm việc thực tế.

Bước 5: Phỏng vấn

Để quá trình phỏng vấn đạt hiệu quả cao, bộ phận nhân sự trong công ty cần thực hiện các yêu cầu theo mục 3.2.2.2 mà tác giả đã nêu ở trên.

Bước 6: Đào tạo nhân viên thử việc

Công ty CP Hà Nội Diamond Palace nhận thức được tầm quan trọng của công tác đào tạo nhân viên nên quá trình đào tạo nhân viên thử việc tại công ty

2Nguồn: http://cungungnhansu.vn/vn/cam-nang-nghe-nghiep/tin-tuc-va-phap-luat/284-cac-phuong-phap-tuyen-dung-hieu- qua.html

diễn ra tương đối tốt tuy nhiên người được bố trí chỉ dẫn nhân viên thử việc không giành nhiều thời gian chỉ dạy cho nhân viên mới, người hướng dẫn không nhiệt tình dễ gây tâm lý chán nản với công việc. Vì vậy, để nâng cao hơn nữa hiệu quả của quá trình này, em xin đề xuất một số ý kiến như sau:

- Cán bộ hướng dẫn nhân viên thử việc cần tạo không khí thoải mái, thân thiện để nhân viên mới có thể thoải mái bộc lộ tính cách, khả năng của bản thân. Cán bộ hướng dẫn cần dành nhiều thời gian để chỉ dẫn cho nhân viên thử việc.

- Nội dung của quá trình đào tạo nhân viên mới có thể gồm 03 phần chính: Đào tạo về công ty: lịch sử hình thành; cơ cấu tổ chức – Ban lãnh đạo công ty; các sản phẩm – dịch vụ của công ty; các nếp văn hóa đặc trưng; luật (các nội quy, quy chế áp dụng chung cho toàn công ty, giữa các bộ phận); chính sách khen thưởng – phúc lợi xã hội của công ty…

+ Đào tạo về phòng ban, bộ phận: nhiệm vụ, chức năng, cơ cấu tổ chức của từng bộ phận, phòng ban. Cách phối hợp trong công việc giữa các bộ phận và phòng ban trong công ty.

+ Đào tạo về trách nhiệm và công việc của nhân viên mới: Mô tả công việc một cách chi tiết, rõ ràng và cụ thể với nhân viên thử việc. Công ty nên dùng một bản mô tả công việc rõ ràng, trong đó nghi các mục tiêu chính của công việc; chức năng nhiệm vụ của nhân viên thử việc; yêu cầu công việc...

+ Đào tạo về kỹ năng mềm, kỹ năng nghiệp vụ: Công ty kinh doanh về lĩnh vực dịch vụ nên kỹ năng mềm và kỹ năng nghiệp vụ là rất quan trọng, người được bố trí đào tạo sẽ chỉ dạy nhân viên về cách giao tiếp, trao đổi, phục vụ khách hàng... tùy từng vị trí công việc mà người chỉ dẫn sẽ có cách đào tạo khác nhau.

- Xác định rõ tiêu chí đánh giá kết quả thử việc: Việc xác định tiêu chí đánh giá kết quả thử việc cần được thực hiện khi có nhân viên thử việc. Tiêu chí đánh giá có thể gồm: kết quả hoàn thành công việc, thái độ làm việc, thời gian hoàn thành công việc...

- Lắng nghe những khó khăn, tâm tư, nguyện vọng của nhân viên thử việc từ đó điều chỉnh quá trình đào tạo sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất.

- Công ty cần tạo điều kiện tốt nhất về cơ sở vật chất, tinh thần cho nhân viên

thử việc.

Bước 7: Đánh giá ứng viên và ra quyết định tuyển dụng

Trước khi ra quyết định tuyển dụng cuối cùng, công ty nên đánh giá ứng viên bằng cách thẩm tra lại các vấn đề có liên quan đến đạo đức, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc bằng cách gọi điện thoại hoặc đến gặp trực tiếp nơi làm việc cũ của ứng viên, đến cơ sở đào tạo để xác minh tính chính xác của thông tin. Ngoài ra, công ty cần theo dõi và nghi chép lại quá trình thử việc của ứng viên để có thể nhận thấy thái độ làm việc, khả năng thích ứng với công việc của họ để nhằm đưa ra quyết định tuyển dụng đúng đắn nhất.

Mặc dù các ứng viên đã trải qua các bước sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, đánh giá nêu trên, nhưng vẫn chưa đủ điều kiện để công ty có thể ra quyết định tuyển dụng. Bởi các tiêu thức như: chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp... là chưa đủ, người lao động cần có sức khỏe tốt mới có thể thực hiện và gắn bó lâu dài với công việc. Vì vậy, bộ phận nhân sự cần yêu cầu ứng viên có giấy khám sức khỏe tại các bệnh viện khám sức khỏe được cấp giấy phép lao động và kiểm tra thật kỹ các thông tin trong đó để có thể biết chính xác tình hình sức khỏe của ứng viên. Khi ứng viên đủ yêu cầu về sức khỏe thì công ty mới ra quyết định tuyển dụng.

Bước 8: Hội nhập nhân viên mới

Hội nhập nhân viên mới là giai đoạn giúp người được tuyển dụng làm quen và thích nghi với môi trường làm việc mới. Đón nhận nhân viên mới có một ý nghĩa rất lớn, ấn tượng tốt đẹp trong ngày đầu tiên làm việc là những yếu tố giữ chân người tài ở lại với công ty dù áp lực công việc đôi khi khiến họ nản chí. Hội nhập nhân viên mới có vai trò quan trọng đối với Công ty CP Hà Nội Diamond Palace và người lao động. Cụ thể:

- Đối với Công ty CP Hà Nội Diamond Palace khi thực hiện tốt công các hội nhập nhân viên mới sẽ giúp công ty giảm chi phí tuyển dụng; có một đội ngũ nhân sự làm việc hiệu quả nhằm đáp ứng nhu cầu công việc, nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty; quảng bá được thương hiệu, hình ảnh của công ty…

- Đối với người lao động hội nhập nhân viên giúp họ có cái nhìn đầy đủ về công ty, nhanh chóng tiếp cận công việc và phần nào nhận thấy được sự quan tâm

theo sát từ phía công ty; việc chuẩn bị đón nhân viên một cách chu đáo sẽ là động lực tốt thôi thúc họ cố gắng hết mình để bắt nhịp với tính chuyên nghiệp của môi trường làm việc tại công ty…

Tuy nhiên, công ty chưa nhận thấy tầm quan trọng của công tác hội nhập nhân viên mới vì vậy trong quy trình tuyển dụng của công ty không có bước này. Để thực hiện tốt công tác hội nhập nhân viên mới, công ty có thể thực hiện theo quy trình sau:

a) Hội nhập về quy trình làm việc:

- Công ty cần tạo điều kiện cho nhân viên mới có thời gian làm quen với công việc.

- Chuẩn bị các tài liệu liên quan đến công việc.

- Huấn luyện nhân viên mới làm thử việc...

b) Phổ biến những thông tin cơ bản:

- Khi ứng viên thử việc công ty sẽ mô tả công việc một cách chi tiết và rõ ràng. Tuy nhiên, trong quy trình hội nhập nhân viên mới công ty cần phải giúp nhân viên hiểu được những gì cần thiết và cần phải nắm rõ để hòa nhập vào môi trường làm việc và thực hiện công việc một cách nhanh nhất.

- Công ty tránh việc tạo áp lực cho nhân viên mới bằng cách phổ biến quá nhiều thông tin về công việc và yêu cầu họ phải nhớ các thông tin đó vì họ sẽ thấy áp lực và sợ công việc.

c) Tạo điều kiện phát triển nghề nghiệp cho từng nhân viên:

- Tạo điểu kiện cho nhân viên tiếp xúc và trau dồi kinh nghiệm trong công việc hiện tại của mình và những công việc khác ngoài chuyên môn để nhân viên có thể hoàn thành tốt nhất công việc được giao và gắn bó với công ty.

- Bên cạnh đó, những nhân viên hoàn thành xuất sắc công việc và có tiềm năng phát triển công ty cần có kế hoạch, hướng đi cho họ để tạo nguồn nhân lực chất lượng cho công ty.

d) Đánh giá sau hội nhập:

- Sau quá trình hội nhập Công ty CP Hà Nội Diamond Palace nên đánh giá nhân viên của mình để từ đó có sự bố trí sử dụng nhân viên cho hiệu quả đáp ứng nhu cầu của công ty.

3.4. Một số giải pháp khác‌

3.4.1. Quan tâm đến công tác tuyển dụng của công ty

Tuyển dụng là một trong ba mảng chính của công tác nhân sự thường được các cấp quản lý “soi xét” nhiều nhất. Tuy nhiên, công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty lại chưa được hiểu đúng và quan tâm đúng mực, điều này thể hiện ở việc quy trình tuyển dụng chưa bài bản, cán bộ nhân sự chưa được đầu tư để nâng cao trình độ, chuyên môn một cách thường xuyên, công ty tuyển dụng nhân sự chính thức chủ yếu qua người quen, công tác tuyển dụng chưa được đầu tư nhiều kinh phí. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả tuyển dụng công ty cần quan tâm nhiều hơn nữa tới công tác tuyển dụng nhân sự bằng cách đầu tư kinh phí, theo dõi, đánh giá quá quá trình tuyển dụng và chất lượng nhân sự được tuyển dụng. Đặc biệt, công ty cần quan tâm hơn nữa nguồn lao động làm việc part - time bởi đây là lực lượng cần số lượng đông đảo nhân viên, những nhân viên này cần được trải qua thêm quá trình phỏng vấn để cán bộ tuyển dụng có thể hiểu rõ hơn về chuyên môn, nghiệp vụ, tính cách của họ.

3.4.2. Đào tạo cán bộ phụ trách tuyển dụng

Người làm cán bộ phụ trách tuyển dụng càng có kỹ năng, trình độ và kinh nghiệm thì họ sẽ tìm kiếm cho công ty những nhân viên có năng lực thật sự. Vì vậy, công ty nên chú trọng tới công tác đào tạo cán bộ phụ trách tuyển dụng bằng cách cử họ tham gia các khóa đào tạo về công tác tuyển dụng cũng như công tác quản trị nhân lực tại các các trung tâm đào tạo hoặc mời các chuyên gia trong lĩnh vực nhân sự về dạy họ ngay tại công ty.

Thường xuyên tổ chức đào tạo nội bộ nhằm năng cao kỹ năng, kiến thức, nghiệp vụ chuyên sâu cho cán bộ phụ trách tuyển dụng trong quá trình làm việc. Đào tạo nội bộ bằng cách cấp trên hướng dẫn cấp dưới, theo dõi quá trình thực hiện công việc của cấp dưới. Ngoài ra, công ty cần chú trọng đào tạo các kỹ năng mềm khác như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng thương thảo, đàm phán… nhằm giúp cán bộ phụ trách tuyển dụng tự tin và thành công hơn trong công việc.

Sau khi tham gia các khóa đào tạo, tất cả các cán bộ làm công tác tuyển