Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự Tại Công Ty Cổ Phần Hà Nội Diamond Palace

viên công ty có năng lực, đáp ứng yêu cầu tuyển dụng có thể nộp hồ sơ và tham gia ứng tuyển.

Đối tượng mà công ty thường xuyên phải tuyển dụng từ nguồn bên ngoài công ty là lao động thời vụ như: nhân viên phục vụ bàn, nhân viên lễ tân, nhân viên bảo vệ, nhân viên bếp.

2.4.2.1. Ưu điểm:

- Đây là nguồn nhân lực rộng lớn, công ty sẽ có nhiều sự lựa chọn hơn trong công tác tuyển dụng.

- Tận dụng được nguồn khách hàng và mối quan hệ mới, những kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn từ bên ngoài.

- Có cái nhìn khách quan hơn về các bộ phận, phòng ban, công việc trong công ty.

- Hăng hái làm việc, nhiệt tình phấn đấu và chứng tỏ bản thân trong môi trường mới.

2.4.2.2. Nhược điểm:

- Công ty chưa hiểu rõ được tính cách, khả năng của ứng viên nên khó khăn cho việc lựa chọn. Chưa xác định được liệu ứng viên có gắn bó lâu dài với công ty hay không.

- Khi tuyển dụng từ bên ngoài, công ty phải mất chi phí tuyển dụng, thời gian hướng dẫn, đào tạo để giúp các ứng viên có thể hòa nhập với môi trường mới.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 99 trang tài liệu này.

- Bỡ ngỡ với môi trường làm việc mới, vị trí việc làm, các mối quan hệ mới.

Tưu chung lại, Công ty CP Hà Nội Diamond Palace rất ưu tiên tuyển dụng nguồn nhân lực nội bộ để thúc đẩy khả năng làm việc cũng như khích lệ tinh thần nhân viên. Tuy nhiên, do nguồn nhân lực bên ngoài công ty lại có quy mô rộng lớn hơn nên được tuyển dụng nhiều hơn.

2.5. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace‌

Công ty Cổ phầ Hà Nội Diamond Palace căn cứ vào Bộ Luật lao động mà Nhà nước ban hành để áp dụng công tác tuyển dụng nhân lực.

Đối với Công ty quy trình tuyển dụng nhân sự được coi là một công việc

quan trọng để tìm kiếm người tài, người phù hợp với vị trí công việc cho công ty. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty gồm 05 bước: xác định nhu cầu tuyển dụng, thông báo tuyển dụng, tiếp nhận và xử lý hồ sơ, phỏng vấn, thử việc và ra quyết định tuyển dụng. Quy trình tuyển dụng được diễn ra theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.2. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Thông báo tuyển dụng

Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Phỏng vấn

Thử việc và ra quyết định tuyển dụng

(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)

Nội dung các bước trong quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực tại công ty:

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Đây là bước đầu tiên trong công tác tuyển dụng, người tuyển dụng sẽ xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng trong công ty xem có cần tuyển dụng hay không. Các nhu cầu này có thể xuất phát từ nhiều lý do như nhằm thay thế nhân viên thuyên chuyển, thay thế nhân viên nghỉ việc, cần thêm nhân viên thời vụ khi công ty có nhiều đơn đặt hàng…

Các bộ phận trong công ty sẽ có trách nhiệm thông báo với Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự khi bộ phận mình thiếu nhân viên. Trên cơ sở đó Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự sẽ có trách nhiệm xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty và báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc.

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Là bảng thông báo về các vị trí cần phải tuyển người. Bộ phận nhân sự có thể thông báo cho toàn thể nhân viên trong công ty để cung cấp cho họ thông tin

chi tiết về công việc cũng như là yêu cầu của nó.

Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace có hai nguồn tuyển dụng là nguồn tuyển dụng nội bộ và nguồn tuyển dụng bên ngoài. Nên sẽ có nhiều phương thức đa dạng để công ty thông báo tuyển dụng.

Đối với nguồn tuyển dụng nội bộ:

- Thông báo cho các nhân viên trong công ty qua văn bản, qua truyền miệng giữa các nhân viên.

- Trong quá trình nhân viên làm việc tại công ty, nếu thấy nhân viên nào có khả năng phù hợp với vị trí công việc thì thông báo trực tiếp cho nhân viên đó.

- Do tính chất công việc nên công ty thường xuyên phải tuyển một đội ngũ nhân sự thời vụ nên các nhân viên trong công ty có thể qua đó làm môi giới.

Đối với nguồn tuyển dụng bên ngoài công ty

Để tuyển dụng nguồn nhân lực bên ngoài công ty, công ty đã có những phương thức thông báo sau:

Hòa nhập cùng với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin nhân viên phụ trách mảng nhân sự sẽ có trách nhiệm đăng bản thông báo tuyển dụng qua internet. Đây là cách mà công ty áp dụng nhiều nhất để đăng thông báo tuyển dụng đối với những người chưa từng làm việc tại công ty. Sở dĩ công ty áp dụng phương thức truyền thông này bởi tại Việt Nam có nhiều website hỗ trợ tuyển dụng lớn. Công ty chỉ cần đăng thông tin tuyển dụng với mô tả và yêu cầu công việc rồi những ứng cử viên sẽ nộp sơ yếu lí lịch trực tuyến. Hoặc nhà tuyển dụng có thể đăng thông tin trên website chính của công ty, người xin việc sau khi đọc được sẽ liên lạc trực tiếp với bộ phận nhân sự bên công ty.

Bản thông báo phải gồm hai nội dung chính: vị trí tuyển dụng và yêu cầu năng lực đối với vị trí tuyển dụng. Nội dung bản thông báo tuyển của công ty gồm:

+ Tên công ty

+ Số người và vị trí cần tuyển.

+ Mô tả công việc

+ Yêu cầu công việc

+ Kinh nghiệm: với mỗi vị trí khác nhau thì đòi hỏi kinh nghiệm khác nhau.

+ Trình độ học vấn, chuyên môn

+ Ngoài ra là các giấy tờ văn bằng khác…

Một bản thông báo tuyển dụng mà công ty đăng tải trên các trang mạng tuyển dụng (Phụ lục số 02).

Bản thông báo tuyển dụng mà công ty đăng tải trên website khá rõ ràng về lĩnh vực hoạt động của công ty, địa chỉ, số điện thoại liên hệ với người tuyển dụng, vị trí tuyển dụng, mô tả công việc, yêu cầu công việc, địa điểm làm việc, thời gian ứng tuyển. Tuy nhiên bảng thông báo của công ty lại thiếu đi những thông tin mà người tham gia ứng tuyển quan tâm như thù lao lao động, môi trường làm việc, chế độ đãi ngộ của công ty. Điều này sẽ làm hạn chế khả năng thu hút được nhiều ứng viên tham gia dự tuyển bởi với người lao động thù lao lao động, chế độ làm việc, chế độ đãi ngộ là rất quan trọng với họ và đây cũng là các yếu tố kích thích người lao động tham gia dự tuyển.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Tùy từng vị trí công việc mà cần có hồ sơ xin việc hay không. Đối với ứng cử viên muốn trở thành thành viên chính thức trong công ty sẽ cần nộp hồ sơ để cán bộ nhân sự tuyển chọn. Còn đối với ứng cử viên làm việc part - time thì không cần nộp hồ sơ mà chỉ cần phỏng vấn qua điện thoại.

Việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ sẽ giúp công ty xem xét, nghiên cứu các ứng viên và mời các ứng viên tốt đến tham dự phỏng vấn.

Bộ phận nhân sự sẽ có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ của các ứng viên. Sau đó bộ phận này sẽ kiểm tra hồ sơ theo các tiêu chí sau:

- Xác định tính hợp lệ của hồ sơ:

Hồ sơ của ứng viên phải ghi rõ họ tên, địa chỉ liên hệ và tên các loại giấy tờ có bên trong hồ sơ; vị trí ứng tuyển của ứng viên.

+ Về mặt hình thức: Hồ sơ phải sạch sẽ, các giấy tớ bên trong hồ hơ cần được sắp xếp gọn gàng. Hồ sơ gồm có:

1. Sơ yếu lý lịch tự thuật có dấu xác nhận của địa phương: các ứng viên cần khai đầy đủ thông tin, dán ảnh 4x6.

2. Đơn xin việc.

3. Giấy khám sức khỏe.

4. Bản sao bằng cấp, chứng chỉ hoặc giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng nghiệp vụ của các ứng viên.

5. Bản sao sổ hộ khẩu, bản sao CMTND.

Tùy từng vị trí công việc mà công ty sẽ cần bổ sung thêm những giấy tờ khác.

+ Về mặt nội dung: hồ sơ phải giới thiệu về những khả năng ứng viên có thể làm việc tốt cho công ty. Giới thiệu về các kiến thức, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm thông qua sơ yếu lý lịch, đơn xin việc và bằng cấp.

Những hồ sơ không đảm bảo tính hợp lệ công ty sẽ chủ động gọi điện cho ứng viên để ứng viên có thể sửa đổi, bổ sung.

Khi đã hoàn thành xong quy trình tiếp nhận hồ sơ, bộ phận nhân sự sẽ phối hợp với hội đồng tuyển dụng tiến hành lựa chọn những hồ sơ có đủ yêu cầu để tham gia phỏng vấn. Sau đó bộ phận nhân sự sẽ xác định địa điểm và thời gian phỏng vấn thích hợp rồi sẽ gọi điện báo cho ứng viên biết trước ít nhất trong một tuần về cuộc phỏng vấn.

Bước 4: Phỏng vấn

Vòng phỏng vấn này nhằm đánh giá ứng viên ở nhiều khía cạnh, phương diện trình độ và khả năng tiếp nhận công việc. Bên cạnh đó bộ phận nhân sự cũng sẽ chuẩn bị những câu hỏi để khai thác thêm các thông tin về tính cách cách và phẩm chất cá nhân có phù hợp công ty hay không. Trong vòng phỏng vấn này, đối với những ứng viên được chọn thử việc bộ phận nhân sự đề cập đến vấn đề lương thưởng, chế độ của công ty để ứng viên được biết và quyết định có làm việc cùng công ty hay không.

Tùy từng vị trí công việc mà công ty sẽ sử dụng các hình thức phỏng vấn khác nhau.

* Đối với lao động thời vụ:

- Đây là đội ngũ nhân sự mà công ty thường xuyên phải tuyển dụng với số lượng lớn khi có sự kiện. Với lao động thời vụ không cần trình độ quá cao chỉ cần nắm vững một số kỹ năng cơ bản liên quan tới công việc mình làm. Các ứng viên thường biết về thông tin tuyển dụng qua sự giới thiệu của nhân viên trong

công ty hoặc qua mạng internet. Đội ngũ này do Trưởng các bộ phận tuyển dụng, họ sẽ gọi điện thoại cho các ứng viên. Đối với những người đã từng làm việc thời vụ tại công ty thì Trưởng bộ phận chỉ cần thông báo ngày, giờ, địa điểm để họ có thể biết và tới làm việc. Còn với những người chưa từng làm việc tại công ty Trưởng bộ phận sẽ gọi điện thoại phỏng vấn và yêu cầu họ gửi ảnh qua mail công ty để kiểm tra xem ngoại hình, phong thái có phù hợp với công việc hay không.

Các câu hỏi đặt ra trong quá trình phỏng vấn qua điện thoại thường xoay quanh các kỹ năng công việc. Ví dụ như khi tuyển nhân viên thời vụ phục vụ bàn, nhà tuyển dụng đặt các câu hỏi sau: bạn sinh năm bao nhiêu? đã từng tham gia phục vụ bàn chưa? Người phục vụ bàn thì phải có cách cư xử như thế nào với khách hàng?…

* Đối với nhân viên làm việc chính thức yêu cầu trình độ chuyên môn, kỹ thuật:

Hội đồng tuyển dụng gồm: Giám đốc công ty, Trưởng phòng Hành chính

- Nhân sự, Trưởng các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng. Hội đồng tuyển chọn bao gồm những người am hiểu về công tác tuyển dụng, hiểu về vị trí công việc cần tuyển, là những người có trình độ chuyên môn, kỹ thuật. Vì vậy, công tác tuyển dụng sẽ mang tính khách quan, khoa học.

Trước khi buổi phỏng vấn diễn ra các nhà tuyển dụng (gồm Giám đốc, Trưởng phòng HCNS, Trưởng các bộ phận cần tuyển dụng) sẽ xác định rõ mục tiêu tuyển dụng của mình, xác định rõ họ muốn gì ở các ứng viên và nhà tuyển dụng sẽ chuẩn bị các câu hỏi trước và thống nhất với nhau về bản câu hỏi và cách đánh giá các câu trả lời của các ứng viên. Việc chuẩn bị trước các câu hỏi sẽ giúp buổi phỏng vấn diễn ra nhanh hơn và hội đồng tuyển dụng của công ty cũng sẽ thu được những thông tin mong muốn.

Nhà tuyển dụng sẽ gọi lần lượt các ứng viên vào phỏng vấn. Trong cuộc phỏng vấn hội đồng tuyển dụng của công ty sẽ đặt các câu hỏi để xác định đúng khả năng thật sự của các ứng viên. Các câu hỏi mà Hội đồng phỏng vấn thường đưa ra cho các ứng viên là:

- Các câu hỏi dạng truyền thống:

+ Hãy giới thiệu cho tối biết về bản thân của bạn?

+ Bạn có điểm mạnh, điểm yếu gì?

+ Bạn có chịu được những áp lực trong công việc hay không?

+ Bạn biết gì về công ty của chúng tôi?

+ Tại sao bạn lại muốn làm việc cho công ty chúng tôi?

- Các câu hỏi tình huống:

+ Bạn sẽ làm gì khi khách hàng tổ chức sự kiện tại công ty tỏ thái độ không hài lòng, tức giận?

+ Bạn sẽ làm gì áp lực công việc quá cao?

- Các câu hỏi liên quan đến vị trí ứng tuyển:

+ Tại sao bạn muốn ứng tuyển vào vị trí này?

+ Bạn biết gì về công việc mình đang ứng tuyển?

+ Mức lương bạn mong muốn là bao nhiêu?

Các câu hỏi trong vòng phỏng vấn sẽ giúp nhà tuyển dụng công ty biết được con người thật của ứng viên sau hồ sơ xin việc bởi trong hồ sơ xin việc các ứng viên thường chỉ thể hiện những điều tốt về mình. Qua đây, nhà tuyển dụng có thể tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên.

Sau khi buổi phỏng vấn kết thúc nhà tuyển dụng sẽ thông tin đầy đủ cho các ứng viên. Ứng viên nào thể hiện tốt và được lựa chọn sẽ thông báo ngay cho họ biết về thời gian, địa điểm thử việc. Còn với những ứng viên không phù hợp, Hội đồng tuyển dụng sẽ từ chối họ một cách khéo léo và chân thành.

Bước 5: Thử việc và ra quyết định tuyển dụng

Các ứng viên trúng tuyển sẽ được thông báo địa điểm, thời gian thử việc và kí hợp đồng thử việc. Đây là khoảng thời gian mà các ứng viên sẽ được tiếp xúc với thực tế với công việc, là cơ hội thể hiện khả năng, trình độ của mình có đáp ứng được nhu cầu công việc hay không. Các nhân viên sẽ thử việc trong vòng 1 tháng. Trưởng bộ phận và nhân viên làm việc trong bộ phận đó có trách nhiệm hướng dẫn nhân viên thử việc tại bộ phận của mình. Đối với nhân viên cấp quản lý bộ phận nhân sự và Giám đốc công ty sẽ là người trực tiếp hướng dẫn và theo dõi quá trình thử việc.

Ngày đầu tiên khi nhân viên đến, người có trách nhiệm sẽ dẫn nhân viên tham quan công ty và làm quen với mọi người. Và dẫn họ về bộ phận của mình, giới thiệu cho họ biết về công ty, văn hóa làm việc của công ty…

Các yêu cầu trong thời gian ứng viên thử việc tại công ty:

- Làm việc như một nhân viên chính thức.

- Thời gian làm việc: Thực hiện theo thời gian làm việc của công ty.

- Thực hiện nghiêm túc các nội quy, quy định của công ty.

Sau quá trình thử việc, công ty sẽ đánh giá và đưa ra quyết định tuyển dụng chính thức. Cán bộ nhân sự sẽ có trách nhiệm liên hệ với Trưởng các bộ phận và những người hướng dẫn nhân viên đó để lấy phiếu đánh giá thử việc. Dựa vào phiếu đánh giá thử việc, cán bộ nhân sự sẽ ra quyết định tiếp nhận hay dừng tiếp nhận rồi thông báo cho nhân viên thử việc và nhân viên trong công ty.

Quy trình tuyển dụng của công ty gồm 05 bước, tuy nhiên lại thiếu đi một bước rất quan trọng đó là đánh giá sau quá trình tuyển dụng. Nhằm góp phần nâng cao hiệu quả việc tuyển dụng của công ty, tôi đã thiết kế và tiến hành khảo sát các nhân viên đang làm việc trong công ty để đánh giá tình hình sau tuyển dụng nhân lực tại đây một cách khách quan nhất.

Tổng số bảng câu hỏi phát ra là 64/64 nhân viên, trong 64 nhân viên khảo sát có 42 nam chiếm 65,6% và 22 nữ chiếm 34,4%. Tổng số phiếu khảo sát thu về là 64 phiếu, sau khi kiểm tra 64 phiếu khảo sát đều là phiếu hợp lệ. Kết quả khảo sát như sau:

Khảo sát : Thâm niên làm việc của các thành viên trong công ty Biểu đồ 2.2. Thâm niên làm việc của nhân viên công ty