Các Hoạt Động Khác Cần Duy Trì Để Tăng Cường Mối Quan Hệ Thân Thiết Giữa

Ngoài ra, việc tặng nhà báo các sản phẩm của doanh nghiệp cũng trở thành một xu hướng chung. Ví dụ, với công ty phân phối AD thì sản phẩm của họ là sữa và rượu nhập ngoại, với công ty Dược phẩm Á Âu thì các thực phẩm chức năng hoặc các loại thuốc bổ phổ biến cũng trở thành những món quà ý nghĩa. Ngược lại, với phía nhà báo, tặng nhân viên QHCC báo/tạp chí định kỳ cũng thể hiện sự quan tâm và làm bền chặt hơn sợi dây liên hệ đôi bên.

Ở Mỹ, tặng hay không tặng quà giữa các đối tác kinh doanh không quan trọng và không hề ảnh hưởng tới mối quan hệ làm ăn của họ. Thế nhưng, ở Nhật, tặng quà giữa các đối tác là việc làm gần như không thể thiếu được [55]. Người ta sẽ cảm thấy thất thố nếu đến thăm một đối tác Nhật và được tặng quà mà mình lại không mang theo gì để tặng lại. Hoặc đối tác có thể rất buồn nếu được tặng một món quà mà theo văn hóa của họ là kiêng kị. Hiểu rò văn hóa tặng quà và các quy ước không thành văn có liên quan ở Nhật Bản có thể giúp các doanh nhân nước ngoài xây dựng thành công mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài với các bạn hàng Nhật. Hay như ở Hàn Quốc, đã thành thông lệ, sau mỗi buổi làm việc với báo giới, nhân viên QHCC đều gửi các nhà báo một món tiền nhỏ gọi là “teok-cap” – tiền mua một loại bánh gạo truyền thống của người Hàn Quốc [41, tr.164]. Tại Việt Nam cũng vậy, do những ảnh hưởng của văn hóa phương Đông nên việc tặng quà, phong bì được coi là một trong những yếu tố quan trọng để bước đầu thiết lập cũng như duy trì, phát triển mối quan hệ.

Việc mời các nhà báo tham dự vào các buổi liên hoan, các chuyến đi du lịch, tặng cổ phiếu ưu đãi…hay doanh nghiệp chủ động tài trợ cho các hoạt động của cơ quan báo chí… cũng là những phương thức tăng cường mức độ bền chặt của mối quan hệ này.

Các hoạt động khác cần duy trì để tăng

cường mối quan hệ thân thiết giữa nhân viên QHCC và nhà báo

Số lượng phiếu	Tỷ lệ
Giao lưu văn nghệ - thể thao	2	2,2%
Thăm hỏi gia đình của Nhà báo/Nhân viên QHCC hoặc gặp gỡ bạn bè của hai bên	13	14,0%
Cùng tham gia vào các hoạt động kỷ niệm/giao lưu văn hóa của đơn vị 2 bên	15	16,1%
Đi du lịch/dã ngoại/picnic	10	10,8%
Tất cả các phương án trên	46	49,5%
Không có ý kiến	7	7,5%
Tổng	93	100%

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 129 trang tài liệu này.

Bảng 3.2: Các hoạt động khác cần duy trì để tăng cường mối quan hệ thân thiết giữa nhân viên QHCC và nhà báo

Với nhiều phương án khác ngoài công việc để duy trì và phát triển mối quan hệ thì các lựa chọn được chia đều, nhưng đông đảo nhất vẫn là việc lựa chọn tất cả các phương án đưa ra trong bảng khảo sát. Có thể nói, có nhiều cách khác nhau để cả nhân viên QHCC và nhà báo tạo dựng mối quan hệ tốt. Trong đó, việc cùng tham gia vào các hoạt động kỷ niệm, giao lưu văn hóa của đơn vị 2 bên được số lượng người lựa chọn nhỉnh hơn so với các phương án còn lại. Đối với các hoạt động khác ngoài công việc thì hơn một nửa số người được hỏi muốn mọi việc được diễn ra tự nhiên hơn là có sự dàn xếp của 1 trong 2 bên. Tuy nhiên, cũng có đến gần 25% cho rằng một trong 2 bên nên chủ động tạo ra các cơ hội để 2 bên có thể gặp gỡ, giao lưu, chia sẻ để hiểu và gắn bó với nhau hơn.

Một nhân viên QHCC kỳ cựu chia sẻ một trong những phương thức tạo dựng mối quan hệ thân thiết với nhà báo: “Hàng năm, cứ đến dịp Trung thu, chúng tôi lại tổ chức một buổi tiệc nhỏ dành riêng cho con cái của các phóng viên. Chúng tôi tổ chức cho các cháu làm bánh trung thu, thi nấu ăn, chơi các trò chơi vui nhộn. Đây là một buổi tiệc “cây nhà là vườn” do nhân viên của công ty tổ chức, và đôi lúc cả vợ tôi cũng tham dự với vai trò “hoạt náo viên”, khi thì đóng vai “công chúa Chích Chòe”, khi thì đóng vai “nàng Bạch Tuyết”. Mỗi năm, số lượng phóng viên đưa con cái tới tham dự lại nhiều hơn, có năm tới cả hơn trăm người. Họ làm việc ở nhiều tờ báo, phụ trách nhiều lĩnh vực khác nhau. Chúng tôi thường có một ngày rất vui vẻ, ngồi uống trà cạnh sông, ngắm các cháu chơi đùa…Qua những sự kiện như vậy, chúng tôi cảm thấy gần gũi hơn, mối quan hệ đã trở thành bạn bè, chứ không còn là mối quan hệ giữa một công ty QHCC với giới báo chí” [16].

3.1.2 Xây dựng sự tin tưởng, kiểm soát, cam kết, hài lòng và thể diện trong mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo

Đã đến lúc ngành công nghiệp truyền thông ở Việt Nam nên rũ bỏ các công thức hay các quan điểm mang tính chất cảm tính để xây dựng mẫu quan hệ truyền thông mới dựa trên các nghiên cứu đã được thế giới công nhận. Như chương 1 đã phân tích, khái niệm về “mối quan hệ” với cấu trúc 5 yếu tố được Huang đưa ra chính là nền tảng cho việc xây dựng mối quan hệ bền chặt trong quan hệ truyền thông. Để có được mối quan hệ kiểu mẫu thì việc vận dụng vào thực tiễn các yếu tố trên là thực sự cần thiết.

Trong mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo, sự tin tưởng thể hiện ra ở sự tự tin và sự sẵn sàng mở rộng chính mình để giao tiếp một cách công bằng và thẳng thắn với bên kia [Hon và J. E. Grunig, 1999]. Trong một mối quan hệ thân thiết, dù là giải quyết công việc hay các vấn đề

của cá nhân, hai bên sẽ tự nhiên cảm nhận thấy sự yên tâm từ phía đối phương. Với quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo cũng vậy, xây dựng mối quan hệ bền chặt tức là họ đang tạo ra sự yên tâm khi cùng tác nghiệp. Bởi như trên đã nói, trong mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau này vẫn chứa đựng những mặt mâu thuẫn đối lập khiến họ hay dè chừng, cảnh giác lẫn nhau. Do vậy, tạo dựng một niềm tin từ mối quan hệ này sẽ giúp đôi bên ngày càng trở nên thân thiết hơn.

Việc xây dựng sự tin tưởng giữa nhân viên QHCC và nhà báo không thể thực hiện trong một sớm một chiều mà phải được thực hiện dần dần qua khoảng thời gian nhất định với các tình huống thử thách. Điều kiện cần là cả 2 bên xác định được mục đích – mục tiêu của mối quan hệ và kiên trì. Sự tin tưởng này thể hiện ở những việc có thể là rất nhỏ như: đúng hẹn, cung cấp thông tin chính xác, chia sẻ suy nghĩ thẳng thắn và chân thành, trao đổi giải quyết công việc trên tinh thần của tổ chức chứ không vụ lợi cá nhân.

Sự tin tưởng đó không tách rời với mối quan hệ có sự cam kết giữa nhân viên QHCC và nhà báo. Trong nghiên cứu về quan hệ cam kết của mình, Hon và J. E. Grunig (1999) đã định nghĩa đó là “mức độ mà một bên tin tưởng và cảm thấy rằng mối quan hệ là xứng đáng để duy trì và thúc đẩy”.

Khác với tính chất kiểm soát lẫn nhau hay là sự tin tưởng vốn xuất phát từ nhận thức của con người, sự hài lòng về mối quan hệ (relational satisfaction) trong mối quan hệ giữa con người nói chung, giữa nhà báo và nhân viên QHCC nói riêng gắn với tình cảm và cảm xúc. Các nghiên cứu cho thấy, tầm quan trọng của sự hài lòng trong mối quan hệ là một đặc tính quan trọng quyết định đến tính thân mật, gắn kết của mối quan hệ đó, điều này đã được thừa nhận rộng rãi (Ferguson, 1984; Millar & Rogers, 1976; Stafford & Canary, 1991). Như vậy, đồng nghĩa với việc tạo nên tình cảm

tốt đẹp hơn giữa nhân viên QHCC và nhà báo tức là việc họ cùng nhắm đến sự hài lòng bằng cách tạo ra lợi ích cho cả hai bên, thúc đẩy hiệu quả công việc nhằm mang lại sự thỏa mãn nghề nghiệp cao nhất cho cả 2 bên.

Một yếu tố hết sức quan trọng nữa đó là việc giữ gìn thể diện cho nhau trong mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo. Trong nghiên cứu của Hwang (1987) về mối quan hệ trong xã hội Trung Quốc cũng cho thấy rằng, muốn xây dựng mối quan hệ với người khác thì tình cảm là thứ cần được cho đi, và một trong những điều quan trọng nhất của việc giữ gìn và phát triển mối quan hệ đó là giữ thể diện, danh dự cho đối tác. Đó là những điểm mấu chốt để tạo dựng một mối quan hệ tốt đẹp trong xã hội Trung Quốc nói riêng, cũng như một số nước phương Đông nói chung, trong đó có Việt Nam chúng ta.

3.1.3 Tôn trọng và thấu hiểu tính chất nghề nghiệp của hai bên

Được nhắc lại nhiều lần trong kết quả khảo sát của luận văn, những người tham gia khảo sát khi được hỏi về việc làm thế nào để xây dựng tốt mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo đã nhấn mạnh đến việc cả hai bên phải tôn trọng nghề nghiệp của nhau.

Để xây dựng mối quan hệ dựa trên sự hiểu biết lẫn nhau thì nhân viên QHCC phải chủ động tìm hiểu những cách thức tiếp cận giới truyền thông một cách phù hợp, linh hoạt. Vì mỗi nhà báo đều có các nhu cầu, mối quan tâm, mục tiêu cũng như phong cách sống khác nhau nên việc tìm hiểu quan điểm của các nhà báo, cho dù mất đôi chút công sức nhưng chắc chắn là rất quan trọng và không lãng phí chút nào. Mỗi nhân viên QHCC nên có một chiến lược cụ thể để thu hút sự chú ý của nhà báo và có được sự tin tưởng của họ.

Nhà báo Nguyễn Minh Ngọc chia sẻ: “nhân viên QHCC nên chủ động cung cấp cho nhà báo, nhưng đừng tỏ thái độ muốn được việc của mình bằng tiền hoặc đưa ra các đòi hỏi thái quá. Cần có thái độ tôn trọng đối với nghề nghiệp của nhau. Đồng thời phải hiểu và thông cảm cho công việc của hai bên” [phụ lục 2.4, tr.93].

Nghề báo và nghề QHCC đều có những đặc thù riêng không thể trộn lẫn, để dung hòa được mối quan hệ này trong một mối quan hệ chung và lớn hơn thì cả hai bên nhất thiết cần có nguyên tắc về sự tôn trọng và hiểu được tính chất nghề nghiệp của đối phương.

Cách thức để nhân viên QHCC và nhà báo

cảm nhận được tình cảm lẫn nhau

Số lượng phiếu	Tỷ lệ
Thể hiện việc hỗ trợ nhau trong công việc	27	29,0%
Tạo cơ hội để mối quan hệ ngày càng thân thiết	6	6,5%
Chia sẻ thẳng thắn những cảm xúc, suy nghĩ về đối phương	3	3,2%
Tất cả các phương án trên	34	36,6%
Không có ý kiến	23	24,7%
Tổng	93	100%

Bảng 3.3: Cách thức để nhân viên QHCC và nhà báo cảm nhận được tình cảm lẫn nhau

Có 23 người bỏ qua câu hỏi này, 29% số còn lại cho rằng, để cảm nhận được tình cảm giữa 2 bên thì yếu tố quan trọng nhất là họ phải thể hiện được sự hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. Khá đông người nghiêng về lựa chọn cả 3 yếu tố đưa ra: hỗ trợ nhau tốt trong công việc, xây dựng mối quan hệ ngày càng thân thiết và chia sẻ thẳng thắn cảm xúc, suy nghĩ với nhau.

Việc có được sự hiểu biết lẫn nhau sẽ giúp cho mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo phát triển tốt hơn, chính vì vậy khi muốn phát triển mối quan hệ giữa nhân viên QHCC và nhà báo thì việc tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau là việc làm cần thiết. Ví dụ các phóng viên kinh tế thường thích dự các hội nghị hay diễn đàn trao đổi, thích phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo doanh nghiệp, họ thông minh nhưng dễ tiếp xúc. Các phóng viên công nghệ thích chia sẻ trải nghiệm của họ về các sản phẩm công nghệ mới, thích chụp ảnh, quay phim, thường thân thiện và giản dị. Các phóng viên thể thao (chủ yếu là nam) thường quan tâm đến…thể thao, thích bàn tán về đời tư của các cầu thủ hay nhân vật thể thao, thích tụ tập uống bia tán gẫu. Các phóng viên lối sống và phong cách sống thích tham dự các sự kiện giải trí, thích những người cùng sở thích (thuộc “cộng đồng của họ” về phong cách ăn mặc, trang điểm, nói chuyện) [16].

Nhà báo Trần Thị Hồng Hạnh chia sẻ: “nhân viên QHCC cần phải hiểu sâu công việc của nhà báo, dung hòa được lợi ích doanh nghiệp mình với lợi ích của tờ báo thì mới tìm được tiếng nói chung” [phụ lục 2.5, tr.94].

Về phía các nhà báo, để xây dựng thành công mối quan hệ giữa nhà báo và nhân viên QHCC thì nhà báo cũng cần là người am hiểu về công việc của nhân viên QHCC, về những lợi ích cho cơ quan báo chí của mình và cho các doanh nghiệp khi xây dựng và duy trì được mối quan hệ tốt với doanh nghiệp thông qua nhân viên QHCC. Bên cạnh đó, nhà báo cũng cần phải có thiện chí, tôn trọng nhân viên QHCC như những đối tác hoặc nguồn tin chuyên nghiệp của nền công nghiệp báo chí. Thiện chí đó có thể là việc sẵn sàng tiếp nhận và chuyển tải trên báo chí của mình các thông điệp được các nhân viên QHCC gửi đến. Thiện chí và sự tôn trọng của nhà báo ở đây cũng đồng thời có thể là việc sẵn sàng trả lời cuộc gọi điện, email, làm việc một

cách trung thực, nhanh chóng, hiệu quả, cởi mở, hoặc sẵn sàng nhận lời tham dự các hoạt động cung cấp thông tin của doanh nghiệp như: họp báo, viếng thăm vào các dịp lễ lạt, kỷ niệm, hoặc tìm hiểu hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp... Như vậy, cả nhân viên QHCC và nhà báo trong hoạt động giao tiếp giữa họ, lúc này hay lúc khác đổi vai trò cho nhau như người phát hoặc người nhận thông điệp. Hiệu quả truyền thông ở chỗ họ luôn lắng nghe, thấu hiểu, tôn trọng lẫn nhau với tư cách là những con người làm việc và phụng sự các giá trị của tổ chức của mình, và rộng ra là phục vụ tất cả các nhóm công chúng nói chung.

Trên thực tế vẫn còn tồn tại nhiều quan điểm chưa tích cực về hai nhóm đối tượng của mối quan hệ này. Báo chí cho rằng doanh nghiệp cần mình, đặc biệt qua cách doanh nghiệp qua tâm, “chăm sóc” nhà báo, do vậy càng tỏ thái độ trịch thượng và đòi hỏi. Điều này khiến cho doanh nghiệp không còn giữ được sự tôn trọng với nhà báo, mặc dù họ không thể hiện ra mặt. Ngược lại, giới QHCC đại diện cho doanh nghiệp luôn nghĩ có thể dùng tiền để “điều khiển” ngòi bút của báo chí nên thường đem tiền ra để làm thước đo cho các công việc cần giải quyết… Những trường hợp như thế này không thiếu trong thực tiễn và chính nó làm nguyên nhân giảm đi sự tôn trọng nghề nghiệp lẫn nhau từ hai phía.

3.1.4 Nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn của nhân viên QHCC

Du nhập vào Việt Nam chưa lâu và hiện giờ, các lò đào tạo QHCC cũng đếm trên đầu ngón tay, tuy vậy, nhu cầu nhân lực làm QHCC lại chưa bao giờ “nóng” như hiện nay. Doanh nghiệp, tổ chức nào cũng muốn xây dựng bộ máy QHCC hoạt động chuyên nghiệp, hiệu quả, quan hệ rộng. Do vậy, dễ xảy ra thực trạng là mặt bằng chuyên môn QHCC không cao, nhiều