Giao Diện Tra Cứu Trên Cổng Thông Tin

- Tính thống nhất trong toàn hệ thống đảm bảo sự liên thông giữa các thư viện.

- Tính hợp chuẩn quốc gia và quốc tế về thư viện và CNTT.

- Tính kế thừa dữ liệu từ phần mềm cũ.

- Tính dễ khai thác và sử dụng.

- Tính ổn định.

Toàn bộ CSDL đang quản lý trên Access được chuyển đổi sang phần mềm tích hợp mới với cấu trúc phù hợp hơn, tiếp tục phục vụ cho nhu cầu quản lý và tra cứu tài liệu của Trung tâm.

Việc sử dụng phần mềm ILIB tại Trung tâm đã đem lại lợi ích hết sức to lớn đối với công tác xử lý tài liệu, giúp:

- Tiết kiệm được thời gian và công sức của cán bộ xử lý, tránh được các công việc lặp đi lặp lại, có nhiều thời gian để đầu tư vào việc hoàn thiện thông tin đáp ứng các đòi hỏi cao hơn của người sử dụng.

- Kiểm soát được các nguồn lực thông tin; truy cập đến các nguồn lực khác và chia sẻ nguồn lực của mình.

- Công tác thống kê, báo cáo được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 156 trang tài liệu này.

Trong cấu trúc của hệ thống, phân hệ Biên mục là một trong những phân hệ mạnh nhất của chương trình. Phân hệ Biên mục cung cấp cho cán bộ thư viện một công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tiến hành công tác biên mục. Bên cạnh các format biên mục thiết kế sẵn cho các dạng tư liệu phong phú gồm: sách, bài trích, luận án, báo cáo khoa học, phim, tranh ảnh, bản đồ,… cán bộ thư viện còn có thể dễ dàng chỉnh sửa các format này hoặc xây dựng các format biên mục mới với khả năng tạo trường, gán nhãn và đặt tên, định các trường con, cũng như quy định các thuộc tính lặp, bắt buộc, kiểu dữ liệu cho chúng.

Phân hệ Biên mục cho phép cán bộ thư viện nhập mới, sửa chữa, xóa, duyệt xem, tái sử dụng, đặt các giá trị mặc định cho phiên làm việc cũng như biên mục chi tiết các bản ghi được bộ phận bổ sung nhập sơ lược vào hệ thống.

Phân hệ Biên mục hỗ trợ mọi trường theo chuẩn MARC21, đồng thời cho phép cán bộ thư viện tạo các ấn phẩm đầu ra như: Các loại báo cáo, thống kê, thư mục,…

Cổng thông tin điện tử tại địa chỉ http://thuvien.hvnh.edu.vnđược tích hợp Mục lục trực tuyến OPAC giúp người dùng tin tra cứu tài liệu mọi lúc, mọi nơi cả trong và ngoài Trung tâm.

Hình 2.6: Giao diện tra cứu trên Cổng thông tin

Phần mềm ILIB 4.0 được triển khai đã làm thay đổi toàn diện quy trình chuyên môn của Trung tâm theo hướng hiện đại hóa, tuy nhiên sau một thời gian sử dụng hiện nay phần mềm ILIB 4.0 đã xuất hiện khá nhiều lỗi. Chức năng dowload biểu ghi qua cổng Z39.50 không hoạt động được trong khoảng 1 năm trở lại đây trong khi áp lực về tiến độ XLTL đặc biệt là lượng tài liệu Tiếng Anh được bổ sung qua nguồn mua cũng như các nguồn biếu tặng là khá lớn; chức năng tạo lập Báo cáo Word của phần mềm chạy không ổn định gây ra những khó khăn nhất định trong việc in các loại thư mục như Thư mục thông báo sách mới, Thư mục môn học,…Chức năng tra cứu qua Mục lục trực tuyến OPAC cũng thường xuyên xảy ra lỗi không tra cứu được, ảnh hưởng không nhỏ đến việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu của NDT.

Ngoài ra, từ thực tế hoạt động XLTL tại Trung tâm có thể đánh giá chức năng hỗ trợ tự động hóa hoạt động biên mục của phần mềm là chưa sâu: chưa có hỗ trợ từ điển tham chiếu, chưa có chức năng phân loại sơ bộ tự động, chưa tự động nhận dạng các chỉ thị của biểu ghi để xử lý (sẽ được trình bày cụ thể ở mục 2.4.2),…

Hoạt động xử lý nội dung tài liệu có sự thay đổi từ định từ khóa sang xây dựng đề mục chủ đề cho tài liệu, tương ứng với nó là sự thay đổi các trường trong biểu ghi MARC21 từ trường Từ khóa 653 sang trường Đề mục chủ đề 650 với các trường con trình bày chủ đề chính cũng như phương diện nghiên cứu của tài liệu. Tuy nhiên, khi tìm kiếm trên OPAC, phần mềm mới chỉ cho phép tìm chung tất cả các chủ đề chính và phương diện nghiên cứu ở mục Chủ đề mà chưa cho phép tìm tách riêng từng loại cụ thể.

Ví dụ: Với yêu cầu tìm tài liệu về chủ đề Quản trị (Quản trị được xem là chủ đề chính), không lấy tài liệu về khía cạnh Quản trị là chưa thực hiện được với tính năng của phần mềm hiện nay, trong khi với việc xây dựng đề mục chủ đề trong xử lý nội dung tài liệu, đây là yêu cầu tìm hoàn toàn có thể thực hiện được nếu có sự hỗ trợ từ phần mềm.

2.4.2 Ứng dụng Khổ mẫu MARC21 trong xử lý tài liệu

Để đáp ứng nhu cầu tìm tin nhanh chóng và chính xác thông qua nhiều điểm truy cập khác nhau (không chỉ là các yếu tố thư mục mà còn đi sâu vào nội dung của tài liệu) của NDT, Trung tâm đã sớm ứng dụng công nghệ thông tin vào trong các hoạt động của mình trong đó có ứng dụng công nghệ thông tin để biên mục tự động bằng máy. Khổ mẫu MARC21 được áp dụng từ năm 2006 với hình thức sơ khai là các phiếu nhập tin được tạo lập trên cơ sở khỗ mẫu này. Từ khi Phần mềm ILIB 4.0 được đưa vào sử dụng năm 2010, Trung tâm đã xây dựng một số format chuẩn (kiểu ký tự trình bày, độ dài và kiểu trường chứa dữ liệu, thứ tự sắp xếp các trường trong một biểu ghi) cho các loại hình tài liệu khác nhau dựa trên khổ mẫu MARC21.

Biên mục đọc máy MARC là kết quả tổng hợp của sự tiến triển qua nhiều năm của các khổ mẫu, giao thức, tiêu chuẩn,… kích thích sự phát triển tự động hóa thư viện và các mạng thông tin.

MARC là do Thư viện Quốc hội Mỹ tạo lập, là kết quả của dự án “Biên mục có thể đọc bằng máy” (MARC - Machine Readable Cataloguing) từ năm 1964 và được thừa nhận là khổ mẫu quốc gia với tên gọi là USMARC - United State Machine Raedable Cataloguing. Từ năm 1968 USMARC là cơ sở cho ra đời nhiều

khổ mẫu quốc gia khác như: CANMARC ở Canada, UKMARC ở Anh, AUSMARC ở ÚC. Năm 1977 Thư viện Quốc hội Mỹ cho phát hành MARC21(Machine - Readable Cataloging 21st – MARC21) trên cơ sở của CANMARC và USMARC và coi đó là “Khổ mẫu cho thế kỉ XXI”.

Cấu trúc biểu ghi của Trung tâm bao gồm:

- Danh mục được tạo ra bởi máy tính từ biểu ghi thư mục, dựa trên các thông tin đã nhập.

- Biểu mẫu nhập tin cho Sách do Trung tâm xây dựng dựa trên MARC21 bao gồm 2 loại trường:

+ 04 trường kiểm soát có độ dài biến động (được ký hiệu bằng các nhóm trường (00X).

+ 25 trường dữ liệu có độ dài biến động: bao gồm những trường còn lại được xác định trong khổ mẫu.

- Trung tâm không tạo Đầu biểu cho biểu ghi.

Hình 2.7: Biểu ghi MARC21 cho loại hình tài liệu Sách

Cấu trúc biểu ghi theo khổ mẫu MARC21 được áp dụng tại Trung tâm khá đơn giản, không thiết lập đầu biểu cho biểu ghi. Ngoài ra, qua khảo sát 150 biểu ghi được lấy ngẫu nhiên (theo tiêu chí được trình bày ở mục 2.3.1.3) cho thấy số lượng các chỉ thị, trường con thiết lập chưa chính xác còn khá cao do một số nguyên nhân, chủ yếu mang tính lịch sử như:

- Các biểu ghi cũ được thực hiện trước khi phần mềm ILIB được đưa vào sử dụng nên tạo lập chỉ thị, trường con chưa được chính xác.

- Khi tiến hành đổ dữ liệu cũ, dữ liệu từ các kho Thư viện thành viên là Sơn Tây, Bắc Ninh, Phú Yên vào phần mềm ILIB bị nhảy trường dẫn tới loạn một số chỉ thị trường và trường con kéo theo dữ liệu sai, tập trung vào các trường 245, 260, 300.

Bên cạnh đó một số lỗi rơi vào trường 600, 700 do cán bộ XLTL chưa thực hiện tốt về nguyên tắc xây dựng chỉ thị, nhiều chỉ thị được xác định bằng dấu # (không có thông tin) trong khi có thể sử dụng chỉ thị khác để bổ sung thông tin, một số trường hợp sử dụng sai chỉ thị:

Ví dụ 01:

Chỉ thị được sử dụng: 600 # 4 $aNguyễn, Văn Tiến

Chỉ thị đúng: 600 1 4 $aNguyễn, Văn Tiến (Chỉ thị 1: Tên bắt đầu bằng họ, đảo với tên người Âu Mỹ)

Ví dụ 02:

Chỉ thị được sử dụng: 710 0 # $aHọc viện Ngân hàng (Chỉ thị 1: 0 Tên người đảo)

Chỉ thị đúng: 710 2 # $aHọc viện Ngân hàng (Chỉ thị 2: Tên viết theo trật tự thuận)

- Tại trường 6XX, lỗi xảy ra với việc xây dựng trường con đối với các biểu ghi tải về qua cổng Z39.50 từ các CSDL của Thư viện Quốc hội Mỹ hoặc từ bộ cơ sở dữ liệu worldcat.org cũng như biểu ghi sao chép từ các web của các thư viện các nước khác.

Ví dụ:

Dữ liệu tải về: 650 # 7 $aCommercial statistics -- Methodology.

Với dữ liệu tải về dạng trên, cán bộ xử lý cần phải tự nhập các nhãn trường con tương ứng với các tiểu đề mục:

Dữ liệu cần sửa: 650 # 7 $aCommercial statistics$xMethodology.

Đầu biểu cần được xây dựng để quản lý thông tin về biểu ghi, các chỉ thị, trường con thiết lập chưa chính xác trên cần thiết phải hiệu đính lại theo đúng quy định, đồng thời đảm bảo việc xây dựng các chỉ thị mới tuân thủ theo đúng quy định của Khổ mẫu MARC21.

Việc xây dựng format nhập liệu đảm bảo cấu trúc của MARC21, đồng thời đảm bảo việc thiết lập các chỉ thị, trường con phải được gắn liền với hỗ trợ tự động hóa của phần mềm mới phát huy được hiệu quả hỗ trợ tối đa cho công tác XLTL.

Ví dụ: Trường 245 1 4 $aThe macroeconomics of finance-dominated capitalism and its crisis

Chỉ thị 1 là 1 có nghĩa là: Có lập tiêu đề bổ sung cho nhan đề

Chỉ thị 2 là 4 có nghĩa là: Số lượng ký tự không sắp xếp là 4 ký tự đầu tiên Như vậy, khi in các loại thư mục, danh mục, nhan đề tài liệu sẽ được lập tiêu

đề mô tả bổ sung và sẽ tự động được sắp xếp từ vần M. Tuy nhiên, hiện nay phần mềm ILIB chưa hỗ trợ được chức năng này.

2.5 Nhận xét chung

2.5.1 Ưu điểm

Nhìn chung, qua chặng đường hơn 50 năm xây dựng và phát triển, công tác XLTL tại Trung tâm đã có những bước tiến nhất định cả về chất và lượng. Các sản phẩm và dịch vụ thông tin - kết quả của quá trình XLTL được cung cấp ngày càng phong phú, đa dạng, có chất lượng, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của người dùng tin. Những điều đó thể hiện ở:

- Trung tâm đã xây dựng được quy trình XLTL khá hợp lý, khoa học, công tác XLTL được tổ chức theo hướng chuyên môn hóa ở công đoạn phức tạp, khó khăn, đòi hỏi kiến thức chuyên ngành sâu như xử lý nội dung tài liệu đã giúp đảm bảo chất lượng công tác này. Qua đó, đảm bảo được chất lượng xử lý cũng như nâng cao được trình độ và tay nghề của cán bộ.

- Đội ngũ cán bộ XLTL có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn vững vàng, có ý thức học tập nâng cao trình độ, có lòng yêu nghề và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Đây chính là nhân tố quan trọng góp phần vào sự thành công và phát triển chung của Trung tâm.

- Việc ứng dụng thành tựu tiên tiến của công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin - thư viện cũng như việc triển khai áp dụng các chuẩn (chuẩn biên mục AACR2, chuẩn khổ mẫu MARC21, chuẩn phân loại DDC) trong công tác XLTL không những kiểm soát được tính nhất quán của CSDL mà còn mở ra cơ hội trao

đổi, chia sẻ tài nguyên thông tin giữa Trung tâm với các thư viện lớn trong nước và trên thế giới. Thông qua quy trình sao chép biểu ghi thư mục nhiều công đoạn trong công tác XLTL đã được thực hiện tự động. Điều này đã giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức, kết quả mang lại có độ chính xác và tính thống nhất cao.

- Việc áp dụng Khung phân loại DDC trong phân loại tài liệu của Trung tâm đánh dấu một bước phát triển quan trọng trong công tác xử lý nội dung tài liệu. Việc áp dụng Khung phân loại này không chỉ mở ra cơ hội trao đổi, chia sẻ biểu ghi thư mục với các thư viện lớn trên thế giới mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho Trung tâm trong việc tổ chức kho mở, giúp người dùng tin được tiếp xúc trực tiếp với vốn tài liệu của Trung tâm. Đặc biệt hiện nay, với việc sử dụng bản dịch tiếng Việt của KPL DDC23 đã giúp khắc phục được rất nhiều hạn chế của Bản rút gọn mà Trung tâm từng sử dụng, giúp KHPL chi tiết và chính xác hơn.

- Đã triển khai công tác định chủ đề tài liệu trong hoạt động xử lý nội dung thông tin của Trung tâm, hạn chế sự nhiễu tin trong tra cứu khi tin học hóa.

Trong khi hiện nay nhiều thư viện mới chỉ chủ yếu áp dụng định từ khóa trong hoạt động XLTL hoặc áp dụng định chủ đề cho riêng các tài liệu tiếng Anh, Trung tâm đã mạnh dạn nghiên cứu và triển khai công tác định chủ đề đối với cả tài liệu Tiếng Anh và Tiếng Việt. Đề mục chủ đề phản ánh bao quát chủ đề chính và các góc độ nghiên cứu. Do đó, so với từ khóa, đề mục chủ đề đã hạn chế hơn được sự nhiễu tin trong tra cứu, giúp NDT có thể tiếp cận chính xác tới nguồn tài liệu mình cần.

2.5.2 Nhược điểm

Mặc dù, có nhiều ưu điểm như trình bày ở trên tuy nhiên công tác XLTL vẫn còn những điểm tồn tại làm ảnh hưởng đến hiệu quả công tác phục vụ NDT. Nhận thức được những hạn chế, từ đó đưa ra những giải pháp khắc phục là điều luôn được Ban giám đốc cũng như cán bộ của Trung tâm quan tâm:

- Nguồn nhân lực tham gia hoạt động XLTL còn thiếu so với quy mô phát triển và khối lượng công việc hàng ngày phải đảm nhiệm. Điều kiện nhân sự thiếu tác động trực tiếp đến quy trình xử lý tài liệu khi khâu hiệu định biểu ghi không được thực hiện, ảnh hưởng đến chất lượng của CSDL đồng thời tạo áp lực lên cán bộ XLTL.

Bên cạnh đó, các ngành khoa học ngày càng phát triển, nhiều ngành khoa học mới ra đời đòi hỏi người cán bộ xử lý không chỉ nắm chắc kiến thức nghiệp vụ mà còn phải hiểu biết về các chuyên ngành hẹp mới có thể XLTL chính xác đặc biệt trong xử lý nội dung tài liệu. Đối với cán bộ XLTL tại Trung tâm, ngoài chuyên ngành thông tin - thư viện được đào tạo chính quy còn lại chưa có cán bộ nào được đào tạo, tập huấn về các chuyên ngành đào tạo của Học viện Ngân hàng như kinh tế, tài chính, ngân hàng,… Điều này gây ra rất nhiều những khó khăn cho cán bộ XLTL khi xử lý các tài liệu thuộc chuyên ngành đào tạo sâu của Học viện.

- Chuẩn mô tả tài liệu AACR2 được áp dụng một cách không triệt để. Chỉ một số quy định về mô tả tài liệu trong AACR2 được áp dụng, còn lại vẫn được giữ nguyên theo quy tắc ISBD được áp dụng trước đó. Hệ quả là dữ liệu thư mục không thống nhất gây ra những khó khăn cho việc tìm kiếm tài liệu cũng như trao đổi, chia sẻ dữ liệu.

- Khổ mẫu nhập tin theo MARC21 được xây dựng khá đơn giản, chưa đảm bảo cấu trúc của MARC21 khi yếu tố đầu biểu chưa được xây dựng, số lượng chỉ thị xác định bằng dấu # (không có thông tin) còn nhiều.

- Dữ liệu không thống nhất còn do có sự thay đổi trong áp dụng các chuẩn: Từ ISBD sang AACR2, từ KPL DDC rút gọn 13 sang KPL DDC 23 bản dịch tiếng Việt đầy đủ; định từ khóa sang xây dựng đề mục chủ đề. Công tác xử lý hồi cố được tiến hành chủ yếu trong thời gian hè (khoảng 1.5 tháng) trong khi số lượng dữ liệu cần hồi cố rất lớn, do đó còn nhiều dữ liệu chưa được chuẩn hoá thống nhất.

- Đề mục tài chính ngân hàng trong KPL DDC còn khá chật hẹp, nhiều nội dung chuyên ngành không được thể hiện chi tiết như: thanh toán quốc tế, bảo lãnh, dịch vụ ngân hàng bán lẻ, tài trợ xuất nhập khẩu, thanh khoản… Do vậy, lượng lớn tài liệu đang được xếp chung vào môn loại 332.17 - Dịch vụ ngân hàng. Điều này gây khó khăn trong việc tạo lập Thư mục môn học, Thư mục chuyên ngành cũng như phân chia, sắp xếp tài liệu lên giá.

- Công tác tóm tắt tài liệu còn chưa thực hiện được chức năng xóa bỏ rào cản ngôn ngữ: tóm tắt tài liệu Tiếng Anh còn sử dụng Tiếng Anh chứ chưa dịch sang