Bảo Quản Vốn Tài Liệu Tại Trung Tâm Thông Tin – Thư Viện Đại Học Giao Thông

Phòng mượn là phòng phục vụ quan trọng nhất và có số lượng tài liệu lớn nhất của Trung tâm vì đa phần NDT mượn tài liệu về nhà để học tập, nghiên cứu.

Loại hình tài liệu phòng mượn là sách giáo trình và sách tham khảo và chia thành 2 khu vực riêng biệt.

 Khu vực sách giáo trình

Đối với sách giáo trình được chia thành các khoa: Cơ bản, Công trình, Kinh tế, Điện tử, Cơ khí. Theo thống kê kho sách tháng 12/2011 tài liệu giáo trình có số lượng lớn 75.786 cuốn được phân theo các khoa, ngành.

Sách giáo trình được sắp xếp theo giá, chia thành các Khoa và mỗi tài liệu mang một số đăng ký cá biệt, không có ký hiệu xếp giá. Trong từng Khoa lại xếp theo đầu sách giúp cán bộ thư viện dễ dàng tìm tài liệu phục vụ cho NDT. Để làm tốt công tác phục vụ thì cán bộ thư viện phải có thời gian phục vụ lâu mới xác định nhanh vị trí tài liệu cần phục vụ. Khi sinh viên mượn sách giáo trình phải mất chi phí khấu hao cho sách, mượn về nhà trong vòng một kỳ học. NDT mà vi phạm nội quy, quy định của Trung tâm đều bị phạt, đặc biệt là tình trạng sinh viên mượn quá hạn tương đối nhiều.

 Khu vực sách tham khảo

Trung tâm TT-TV ĐHGTVT có số lượng sách tham khảo đa dạng và phong phú, được xuất bản bởi nhiều nhà xuất bản khác nhau như: Xây dựng, Giáo dục, … Hiện nay, số lượng sách tham khảo có 11.074 bản với 3232 đầu tài liệu.

Phòng mượn sách tham khảo cho phép sinh viên mượn tài liệu về nhà, không mất tiền khấu hao, mượn trong vòng 15 ngày. Tài liệu được xếp theo số đăng ký cá biệt.

Vì vậy, Trung tâm TT-TV cần phải đưa ra những biện pháp khắc phục những hạn chế đang tồn tại để phục vụ NDT đạt hiệu quả cao, thu hút ngày càng nhiều số lượng bạn đọc đọc đến thư viện.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 81 trang tài liệu này.

 Tổ chức kho mở

Hiện nay, kho mở ngày càng chiếm ưu thế vì lợi ích mang lại cho bạn đọc ngày càng nhiều. Từ năm 2003, do nhu cầu của NDT ngày càng tăng lên, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đã tổ chức các kho mở. Việc này đã tạo điều kiện cho công tác phục vụ NDT hiệu quả hơn.

Hiện tại, hệ thống kho mở của Trung tâm được tổ chức từ tầng 5 đến tầng 7. Ký hiệu xếp giá của tài liệu kho mở được cấu tạo bằng ký hiệu phân loại kết hợp với ký hiệu tác giả hay còn gọi là chỉ số Cutter. Và mỗi một tài liệu trong kho mở được mang một ký hiệu xếp giá. Tại kho mở, bạn đọc tra cứu tài liệu qua máy tính hay là trực tiếp vào giá tìm tài liệu mà không cần qua thủ thư, mỗi NDT khi lựa chọn tài liệu sẽ được lấy tối đa 2 cuốn sách ra chỗ đọc nhưng cán bộ thư viện luôn phải xếp lại vị trí của tài liệu cuối mỗi buổi.

 Phòng đọc tầng 5

Đây là phòng đọc sách tiếng Việt, nơi bạn đọc có thể tìm đọc các giáo trình, bài giảng, sách tham khảo bằng tiếng Việt. Hiện nay, phòng có 280 chỗ ngồi, khối lượng tài liệu lớn với 24013 cuốn. Ở phòng đọc mỗi loại tài liệu có từ 5 đến 10 tài liệu được sắp xếp theo chỉ số phân loại DDC từ 000 đến 900. Hình thức sắp xếp theo trật tự ký hiệu phân loại này tạo điều kiện cho xác định vị trí của từng tài liệu và quản lý kho một cách dễ dàng.

 Phòng đọc tầng 6

Đây là phòng đọc sách ngoại văn, luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học và báo tạp chí; là nơi mà NDT có thể tìm đọc các sách tham khảo, tạp chí bằng tiếng Anh, Nga, Pháp, …

+ Luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học

Theo số liệu thống kê tháng 12/2011, thư viện có 1647 đầu với 1743 số bản luận văn thạc sỹ và 21 đầu với 21 bản luận án tiến sỹ các chuyên ngành; Nghiên cứu khoa học: có 541 đề tài đạt giải cấp Bộ đã đưa vào kho phục vụ NDT. Đây là nguồn tài liệu có giá trị tham khảo đặc biệt bởi nhiều LV, LA, NCKH để đề ra được

những giải pháp hữu hiệu trong công tác nghiên cứu và triển khai công nghệ. Khu vực tài liệu luận văn, luận án, NCKH được chia các giá theo loại hình tài liệu: Luận án Tiến sỹ, Luận văn Thạc sỹ, Đề tài nghiên cứu khoa học, sau đó mỗi loại lại được sắp xếp theo ký hiệu phân loại từ nhỏ đến lớn, từ trái qua phải. Đây là kho mở nên bạn đọc có thể tra cứu tài liệu trên máy hoặc có thể vào trực tiếp kho mượn sách và ngồi đọc tại chỗ, đặc biệt là không được mượn về nhà mà chỉ được photo.

+ Sách ngoại văn

Đây là loại sách chiếm một phần lớn phòng đọc tầng 6 của Trung tâm. Số lượng tài liệu là: 4242 số đầu tên tài liệu với 5159 số bản tài liệu được viết bằng nhiều thứ tiếng khác nhau nhưng cơ bản là tiếng Nga và tiếng gốc Latinh có nội dung liên quan đến các lĩnh vực đào tạo của Trường. Trên giá tài liệu được xếp theo ký hiệu phân loại DDC từ 000 đến 900

+ Báo - Tạp chí

Mỗi đầu báo-tạp chí được đựng trong một hộp đựng riêng trên giá, thiết kế hoàn toàn khác với giá sách. Để phục vụ tự chọn, Trung tâm đã tổ chức xếp báo-tạp chí theo trật tự A,B,C của tên báo, tạp chí.

Hiện nay, trong kho có khoảng 200 đầu báo, tạp chí tiếng Việt và tiếng nước ngoài. Từ báo Trung ương đến báo ngành đề cập hầu hết đến mọi lĩnh vực của xã hội: kinh tế, văn hóa, xã hội, giải trí, và đặc biệt là lĩnh vực ngành.

Báo được sắp xếp theo trật tự ABC của tên báo. Ví dụ: An ninh thế giới, An ninh thủ đô, Công an nhân dân, Đại đoàn kết,…

Tạp chí tiếng Việt được chia thành hai nhóm chính: Giải trí và chuyên ngành. Trong đó: Tạp chí giải trí được sắp xếp theo trật tự chữ cái A, B, C của tên tạp chí. Tạp chí chuyên ngành được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành, và trong lĩnh vực chuyên ngành lại được xếp theo thứ tự chữ cái A, B, C…; Tạp chí chuyên ngành bằng tiếng nước ngoài được sắp xếp theo trật tự ngôn ngữ tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Nga, tiếng Trung và trong từng ngôn ngữ, các tạp chí lại được sắp xếp theo lĩnh vực và trật tự A, B, C.

Mỗi đầu báo-tạp chí được xếp theo theo thời gian xuất bản: năm, quý, tháng, ngày, số. Thường hàng tháng các ngăn đựng đầy, cán bộ thư viện tiến hành bó báo, tạp chí xếp vào kho đến cuối năm thanh lý.

 Phòng đọc tầng 7

Đây là phòng điện tử với 88 máy tính hiện đại cho phép bạn đọc tiếp cận và sử dụng một loại hình mới trong Trung tâm: đọc tài liệu điện tử. Tại đây bạn đọc có thể đọc các tài liệu toàn văn từ CSDL mà Trung tâm xây dựng. Ngoài ra, bạn đọc còn có thể tiếp cận và khai thác các nguồn tin quý giá khác trên mạng.

 Để tăng cường công tác tổ chức kho mở hiệu quả, Trung tâm TT-TV ĐHGVT cần phải có những giải pháp hữu ích, tích cực để giải quyết tận gốc những hạn chế, phát huy những kết quả đã đạt được. Có như vậy, thư viện mới đáp ứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu đọc của NDT ngày càng cao trong thời đại thông tin tri thức.

1.3.2. Công tác bảo quản vốn tài liệu

1.3.2.1. Các nguyên nhân hủy hoại vốn tài liệu

Vốn tài liệu là vật dễ bị hủy hoại bởi các yếu tố khách quan và chủ quan khác nhau: sự lão hóa tài liệu, các nhân tố môi trường như: bụi, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, vi sinh vật, …đặc biệt còn có sự tác động của con người. Đó cũng là nhân tố hủy hoại vốn tài liệu không thể không kể đến tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT:

 Sự lão hóa của tài liệu

Tài liệu dù được bảo vệ cẩn thận đến đâu nhưng sau một thời gian sử dụng tài liệu cũng dần tự hủy hoại. Đó chính là sự lão hóa của tài liệu. Bản chất của quá trình này chính là sự biến đổi lý hóa sinh trong tài liệu do tác động của các yếu tố tổng hợp bên trong và bên ngoài nên các hợp chất của giấy bị quá trình oxi hóa và lão hóa làm giảm chỉ tiêu bền vững cơ học của giấy.

 Các nhân tố tự nhiên

Ánh sáng gây tác hại khá lớn cho tài liệu, làm cho giấy bị giòn, ố vàng, màu sắc, mực bị phai nhạt.

Độ ẩm gây tác hại khá lớn cho tài liệu, nếu độ ẩm tương đối cao làm giấy bị thấm nước, mềm ra dễ bị nát. Mặt khác, tạo điều kiện cho nấm mốc hoạt động, phát triển, nếu khí hậu khô hanh làm cho giấy mất tính đàn hồi dễ rách.

Không khí: do có oxy dễ gây ra oxy hóa làm hư hỏng tài liệu. Đặc biệt, nếu không khí bị ô nhiễm thì tác hại càng lớn. Trong không khí có thể có bụi hóa chất và bụi dạng rắn có thể có tác hại cả về phương diện vật lý lẫn hóa học. Về cơ học gây biến dạng sách, về hóa học nếu có bụi, lưu huỳnh dễ tác động với hơi nước tạo thành axit ăn mòn giấy.

 Các tác nhân sinh vật

Sách báo là thức ăn tinh thần ngon nhất của loài người, nhưng là thức ăn ngon nhất của nhiều sinh vật.

Mối mọt, chuột gián, sâu bọ, ..

 Con người

- NDT: sử dụng nhiều, sử dụng thiếu văn hóa, phá hoại: cắt xén,

đổi ruột.

- Cán bộ thư viện: thiếu trách nhiệm (không vệ sinh kho, không

theo dòi độc giả sử dụng).

1.3.2.2. Bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

 Giữ vệ sinh kho, phòng chống hỏa hoạn

Để phòng chống các tác nhân gây hại đến tài liệu, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đã tiến hành bố trí các giá sách xung quanh cửa sổ kính, ngăn cuối cùng của giá sách cách mặt sàn 20cm, cách tường 50cm.

Trung tâm còn có hệ thống quạt thông gió, hệ thống điều hòa, quạt, ánh sáng điện, máy hút bụi nhằm bảo quản tài liệu khỏi các tác nhân môi trường

Mỗi phòng được bố trí 2 bình CO2, hệ thống báo động và quy định tuyệt đối NDT không được mang chất dễ gây cháy nổ vào Trung tâm nếu không bị lập biên bản, xử phạt.

 Hoạt động kiểm kê và thanh lý tài liệu

Hiện nay, trung tâm chỉ tiến hành bằng thủ công: công tác kiểm kê tiến hành theo định kỳ kết hợp với kiểm kê theo số đăng ký cá biệt và bằng phiếu kiểm kê. Hình thức kiểm kê thủ công của Trung tâm thực hiện rất lâu, nên thường được kiểm kê vào đợt nghỉ hè, các sinh viên đã hoàn trả lại sách cho Trung tâm để tránh tình trạng đóng cửa quá lâu, ảnh hưởng đến quá trình học tập của sinh viên. Đây cũng là một kế hoạch kiểm kê được hầu hết các thư viện trường đại học áp dụng.

Bên cạnh đó, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT là một thư viện chuyên ngành kỹ thuật, tài liệu phục vụ cho người dùng tin luôn đòi hỏi tính mới nhưng trong kho tài liệu khoảng 10 năm trước vẫn còn nhiều, NDT mượn nhưng hầu như không sử dụng. Vì vậy, công tác thanh lý tài liệu trung tâm cần triển khai có hiệu quả hơn.

 Đóng và sửa chữa tài liệu

Hoạt động đóng và sửa chữa tài liệu được Trung tâm thực hiện tương đối tốt, và được ban lãnh đạo quan tâm thường xuyên. Trung tâm có kế hoạch đóng và sửa tài liệu hàng quý. Hoặc là cán bộ thư viện khi cho mượn sách xuất hiện dấu hiệu rách thường đóng và dính lại ngay bởi mỗi phòng đều được trang bị các dụng cụ sửa chữa rách nát đơn giản: tem SĐKCB, chỉ số phân loại, ...

 Công tác đào tạo, giáo dục cán bộ thư viện và NDT

Trung tâm TT – TV ĐHGTVT đã tiến hành thực hiện một số hoạt động sau: tổ chức học lớp học nội quy sử dụng Trung tâm cho sinh viên, lập biên bản với NDT vi phạm xé rách, mang tài liệu ra ngoài khi không được phép, …nên Trung tâm đã thu được kết quả đáng kể trong công tác bảo quản tài liệu nhưng tình trạng vi phạm vẫn còn nhiều đặc biệt là với các sinh viên ít lên sử dụng Trung tâm. Trong khi đó, mỗi phòng lại phục vụ theo một hình thức khác nhau phù hợp với loại hình tài liệu của cơ quan.

Ngoài ra, biện pháp phòng ngừa và tiêu diệt sinh vật được Trung tâm thực hiện một cách đều đặn, định kỳ hay không để hạn chế tối đa sự hủy hoại của sinh vật và côn trùng như: phun thuốc chống mọt, côn trùng, phát hiện và bắt chuột.

CHƯƠNG 2: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

2.1. Nhận xét, đánh giá công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

Từ khi thành lập đến nay, song song với việc xây dựng cơ sở vật chất, tăng cường vốn tài liệu, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT không ngừng phát triển và ngày càng lớn mạnh. Hiện nay, Trung tâm luôn quan tâm tới công việc nghiên cứu, cải tiến công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu cho phù hợp với chức năng nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của một thư viện khoa học kỹ thuật chuyên ngành. Cũng như các thư viện khác trong ngành Trung tâm cũng tiến hành tổ chức kho tài liệu của mình thành hai dạng: kho đóng và kho mở. Qua nghiên cứu và khảo sát thực tế công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT nhận thấy rằng:

2.1.1. Công tác tổ chức kho tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

Nhìn chung công tác tổ chức kho tài liệu ở Trung tâm ĐHGTVT luôn bám sát tình hình chủ quan và khách quan để có kế hoạch tổ chức kho khoa học:

+ Hệ thống kho sách báo của Trung tâm được bố trí dựa vào chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ nên hiệu quả hoạt động mà Trung tâm đạt được thật đáng khích lệ.

+ Các phòng được sắp xếp hợp lý, hiện đại và tương đối sạch sẽ và gọn gàng. Vốn tài liệu được nhập vào Trung tâm được tiến hành xử lý theo một quy trình khoa học và nghiêm ngặt kể từ khâu nhận, đăng ký tài liệu rồi xử lý đến khi tài liệu được xếp lên giá nên đã tránh được tình trạng bỏ sót công đoạn nào đó. Đặc biệt là đáp ứng được yêu cầu của bạn đọc một cách nhanh chóng và chính xác.

+ Trung tâm tổ chức tài liệu theo kho đóng và kho mở để hai hình thức này bổ sung cho nhau, hỗ trợ cho nhau phục vụ NDT tốt hơn. Số lượng tài liệu giáo

trình tương đối lớn và thay đổi liên tục được Trung tâm sắp xếp theo dạng kho đóng, còn các dạng tài liệu khác được sắp xếp theo dạng kho mở để bạn đọc tiếp cận thông tin dễ dàng.

Do nắm được những ưu nhược điểm của kho đóng và kho mở nên Trung tâm TT-TV ĐHGVT đã tổ chức kho sách của mình theo từng loại hình tài liệu rò ràng để phục vụ tốt nhu cầu NDT. Tuy nhiên, bên cạnh những thành quả đạt được, Trung tâm còn một số nhược điểm như sau:

+ Sinh viên khi mượn sách phải trả tiền khấu hao khi sử dụng và đặc biệt là mượn sách quá hạn cũng bị phạt bằng tiền, do đó cũng ảnh hưởng đến số lượng bạn đọc đến thư viện;

+ Tài liệu tham khảo trong phòng mượn có số lượng ít, được xuất bản khoảng chục năm chưa được cập nhật mới. Sách giáo trình và sách tham khảo được bố trí cùng phòng mượn;

+ Số lượng NDT đến truy cập phòng điện tử ít.

2.1.2. Công tác bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

Một số nguyên nhân chính hủy hoại tài liệu tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT như sau:

+ Các trang thiết bị dùng cho công tác bảo quản chưa được sử dụng triệt để mặc dù được đầu tư đầy đủ

+ Hai kho chứa sách bổ sung cho nhà sách và các phòng phục vụ vẫn chưa được đảm bảo

+ Bản chất tài liệu bị lão hóa.

Nhưng so với một số thư viện trong cùng hệ thống, công tác bảo quản vốn tài liệu được Trung tâm TT-TV ĐHGTVT thực hiện tương đối tốt. Do đó, Trung tâm đã đạt được một số kết quả sau:

Kho tài liệu phục vụ bạn đọc được sắp xếp trên tầng cao ráo, hiện đại từ tầng 4 đến tầng 7. Công tác vệ sinh kho sách, chống mối mọt và chuột được tiến hành