Xác định vị trí môn loại
Để xác định được vị trí môn loại, cán bộ phân loại phải nghiên cứu kỹ bảng phân loại. Điều này đòi hỏi cán bộ phân loại phải nắm vững bảng phân loại, nhất là nắm vững đặc điểm kết cấu của bảng phân loại thư viện mình đang áp dụng, nắm bắt được vị trí và các ký hiệu môn loại cơ bản trong bảng phân loại đó.
Sau khi xác định được tài liệu thuộc lĩnh vực tri thức nào thì dựa vào nguyên tắc cấu tạo của KPL đi từ tổng quát đến cụ thể để đi đến đề mục cần thiết, trong nhiều trường hợp có thể sử dụng Bảng chỉ mục để hỗ trợ cho việc xác định vị trí môn loại. Tùy theo mức độ phân chia chi tiết, các cán bộ tại Trung tâm có thể tìm được những mục chia nhỏ hơn của đề mục đó trong KPL để phản ánh hết mọi khía cạnh nội dung của tài liệu.
Có hai cách để truy nhập vào chỉ số phân loại:
Cách 1: “Tra tìm chủ đề thông qua Bảng chỉ mục quan hệ. Phương pháp này nhanh nhưng không giúp việc hiểu rò về KPL DDC, không bao giờ được phân loại trực tiếp từ Bảng chỉ mục quan hệ mà luôn luôn kiểm tra lại bảng chính một cách cẩn thận” [10, tr.41], để xem nội dung cũng như hướng dẫn cụ thể của môn loại đó.
Cách 2: “Lần theo hệ phân cấp của KPL: Theo thang bậc từ cấp cao đến mỗi cấp có ý nghĩa cho đến khi tìm thấy chỉ số phân loại thích hợp với chủ đề nhất” [10, tr.41]
Để xác định đúng vị trí môn loại, cán bộ phân loại cần nắm chắc nguyên tắc phân loại, đặc biệt là nguyên tắc hai hoặc nhiều hơn chủ đề được nghiên cứu riêng rẽ. Khi hai chủ đề rơi vào cùng một ngành được nghiên cứu riêng rẽ trong tác phẩm và không có chỉ số phân loại bao quát cả hai chủ đề đó, chỉ số cho chủ đề được nghiên cứu đầy đủ hơn trong tác phẩm sẽ được lựa chọn. Khi các chủ đề được nghiên cứu ngang nhau, chỉ số xuất hiện trước trong theo trật tự chữ số sẽ được chọn.
Ví dụ: Một tác phẩm về ngôn ngữ Anh và văn học tiếng Anh được xếp ở 420 (Ngôn ngữ Anh) hơn là ở 820 (Văn học tiếng Anh).
Khi một tác phẩm liên quan tới ba hoặc nhiều hơn chủ đề tất cả là tiểu phân mục mục của một chủ đề rộng hơn, chỉ số rộng hơn tiếp ngay sau bao gồm tất cả chúng sẽ được chọn.
Ví dụ: Tiền tệ - Ngân hàng & Thanh toán quốc tế / Trần Hoàng Ngân,… xếp vào 332
Việc lựa chọn các chỉ số phân loại cho tài liệu đòi hỏi phải có hiểu biết và kinh nghiệm. Trong nhiều trường hợp đơn giản, các thuật ngữ được lựa chọn để mô tả nội dung chính tài liệu có ngay trong KPL DDC và được tìm thấy dễ dàng trong Bảng chỉ mục quan hệ. Tuy nhiên khi thuật ngữ cần lựa chọn không có trong KPL DDC, không xuất hiện trong Bảng chỉ mục thì đòi hỏi cán bộ phân loại tìm một thuật ngữ khác tương ứng với mức độ chính xác cao nhất. Do đó, cán bộ phân loại phải tiến hành tra cứu tham khảo về các chủ đề liên quan ở các tài liệu tra cứu.
Ví dụ: Bán hàng và quản trị bán hàng / David Jobber, Geoff Lancaster; Trần Đình Hải dịch.
Tìm trong KPL và Bảng chỉ mục thuật ngữ Bán hàng hoặc Quản trị bán hàng không có mà chỉ có thuật ngữ Quản trị tiêu thụ với ý nghĩa tương đương. Vì vậy, ta sử dụng ký hiệu 658.81: Quản trị tiêu thụ cho tài liệu về Quản trị bán hàng.
Thiết lập chỉ số phân loại:
Thiết lập chỉ số phân loại là sự thể hiện nội dung chính của tài liệu bằng ký hiệu của bảng phân loại mà thư viện đang sử dụng.
Đây là công đoạn cuối cùng của quá trình phân loại một tài liệu nhất định. Hầu hết các chủ đề quan trọng đều có ký hiệu trong KPL DDC, tuy nhiên có những chủ đề chưa được liệt kê, chúng được tổng hợp bằng tiến trình thiết lập chỉ số phân loại. Thiết lập chỉ số phân loại là một tiến trình tạo nên chỉ số phân loại mới bằng cách kết hợp số phân loại trong bảng chính và các bảng phụ. Một nguyên tắc quan trọng khi thiết lập chỉ số phân loại là phải theo sự hướng dẫn cụ thể trong bảng chính hay những bảng phụ ngay bên dưới mục từ.
Cộng thêm từ bảng chính:
Việc kết hợp ký hiệu từ hai bảng chính phải có hướng dẫn và cho phép cụ thể của đề mục cụ thể trong bảng chính thì mới có thể thực hiện được, không thể ghép một cách tuỳ tiện.
Cộng từ bảng phụ:
Khía cạnh phụ này hay còn gọi là phi chủ đề thể hiện trong 6 bảng phụ của DDC. Việc ghép ký hiệu cần lưu ý những điểm sau:
Việc sử dụng các bảng trợ ký hiệu không hoàn toàn giống nhau, có những bảng sử dụng với tất cả các lớp, nhưng cũng có một số bảng chỉ được sử dụng cho một lớp cụ thể.
Các bảng trợ ký hiệu có nhiều quy định ràng buộc cho những trường hợp cụ thể. Ví dụ như ký hiệu bảng 1 được ghép cho tất cả các ký hiệu của bảng chính nhưng lại phụ thuộc vào số căn bản của chủ đề và chỉ dẫn trực tiếp của các mục ký hiệu.
Trung tâm thường sử dụng cách kết hợp ký hiệu Cộng từ bảng phụ. Tuy nhiên, cách kết hợp hai ký hiệu từ bảng chính đôi khi cũng được sử dụng để thể hiện nội dung tài liệu toàn diện và đầy đủ nhất.
Ví dụ: Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty Cổ phần Bạch Đằng có ký hiệu 657.869 042 trong đó:
657.869 Kế toán xí nghiệp gắn với loại cụ thể của hoạt động - Xây dựng.
Trong bảng chính hướng dẫn:
Thêm vào chỉ số 657.869 như dưới đây: 001 – 009 Tiểu phân mục chung
01 – 07 khía cạnh cụ thể của kế toán
Thêm vào 0 các chỉ số tiếp sau 657 ở 657.1-657.7
- 42: Kế toán giá thành
Tại Trung tâm, ký hiệu phân loại được sử dụng để sắp xếp tài liệu lên giá và là một phần của ký hiệu xếp giá.
Ký hiệu xếp giá là ký hiệu được cấu tạo bởi hai yếu tố là ký hiệu phân loại và mã hoá theo mô tả đối với tài liệu và dùng để xác định vị trí của tài liệu trong kho đọc mở. Ký hiệu mã hoá theo mô tả tức là ký hiệu được hình thành dựa theo tiêu đề mô tả chính được sử dụng khi tiến hành mô tả tài liệu. Do đó, mã hoá này có thể theo tên tác giả hoặc tên tài liệu. Với tài liệu có Tiêu đề mô tả là tên tác giả, ký hiệu này được Trung tâm định: bao gồm 2 chữ cái đầu của họ và 1 chữ cái đầu của tên
(với tác giả Việt Nam, Trung Quốc, Nhật Bản..) hoặc gồm 3 chữ cái đầu của họ đã được đảo theo quy tắc AACR2 (với tác giả của các nước Châu Âu, Châu Mỹ,…) Với tài liệu có Tiêu đề mô tả là tên Nhan đề tài liệu, ký hiệu này gồm 3 chữ cái đầu của tên nhan đề.
Ví dụ 01: Tài chính quốc tế hiện đại trong nền kinh tế mở / Nguyễn Văn Tiến Ký hiệu xếp giá của Trung tâm 332.042 NGT
Ví dụ 02: Kinh tế vi mô / Lê Thế Giới,… Ký hiệu xếp giá của Trung tâm 338.5 KIN
Trung tâm không sử dụng ký hiệu mã hoá theo chỉ số Cutter tức là bao gồm chữ cái đầu tiên của tài liệu kết hợp với vần của chữ cái đầu tiên đã được mã hoá thành những số quy ước theo quy tắc nhất định. Cách làm của Trung tâm là tương đối đơn giản, không mất nhiều thời gian và công sức của cán bộ thư viện. Tuy nhiên, với số lượng tài liệu ngày càng gia tăng rất dễ xảy ra hiện tượng ký hiệu xếp giá trùng lặp, do đó việc tìm đúng tài liệu cần thiết trên mỗi giá tài liệu sẽ mất nhiều thời gian, công sức của cán bộ thư viện cũng như người dùng tin.
Sơ đồ cấu tạo của ký hiệu xếp giá của Trung tâm: Chỉ số phân loại đầy đủ
Ký hiệu mã hoá tiêu đề mô tả
Ký hiệu phân loại được trình bày ở trường 082 chỉ thị 1 là 0, chỉ thị 2 là # của khổ mẫu biên mục đọc máy MARC 21.
2.3.1.3 Đánh giá chất lượng phân loại tài liệu
Để đánh giá chất lượng công tác phân loại cũng như công tác tóm tắt tài liệu tại Trung tâm sẽ được trình bày ở mục 2.3.2.4 dưới đây, tác giả tiến hành lựa chọn mẫu ngẫu nhiên và trích rút, kiểm tra từ CSDL của Trung tâm . Như đã trình bày ở mục 1.4.1, trong tổng số tài liệu Trung tâm hiện có:
58.73 % tài liệu thuộc lĩnh vực Khoa học xã hội
19.23 % tài liệu thuộc lĩnh vực Công nghệ và Ứng dụng
22.04 % tài liệu thuộc các lĩnh vực khác: Tôn giáo, Chính trị xã hội, Ngôn ngữ,… Trích rút 150 biểu ghi trong tổng số biểu ghi biểu thị số lượng tên tài liệu tại
Trung tâm đại diện cho ba nhóm tài liệu trên. Trong đó, tài liệu Khoa học Xã hội là
88 biểu ghi, tài liệu Công nghệ và Ứng dụng là 29 biểu ghi, tài liệu thuộc các lĩnh vực khác là 33 biểu ghi.
Trên cơ sở phân tích, so sánh các ký hiệu phân loại đã xử lý trong CSDL với nội dung thực tế của tài liệu dựa trên các yêu cầu đối với công tác phân loại tài liệu, kết quả cho thấy:
Trong tổng số 150 biểu ghi, có 126 biểu ghi được phân loại chính xác (đảm bảo chỉ số phân loại đúng và đầy đủ) chiếm tỷ lệ 84%, 24 biểu ghi phân loại không chính xác (không đúng hoặc không đầy đủ) chiếm tỷ lệ 16%, cụ thể chia theo lĩnh vực như sau:
Số lượng tài liệu theo chuyên ngành | Biểu ghi đạt | Biểu ghi không đạt | ||||
Số lượng | Tỷ lệ (%) | Số lượng | Tỷ lệ (%) | Số lượng | Tỷ lệ (%) | |
Khoa học Xã hội | 88 | 58.67 | 78 | 52 | 10 | 6.66 |
Công nghệ | 29 | 19.33 | 22 | 14.67 | 7 | 4.67 |
Lĩnh vực khác | 33 | 22 | 26 | 17.33 | 7 | 4.67 |
Tổng số lượng | 150 | 100 | 126 | 84 | 24 | 16 |
Có thể bạn quan tâm!
-
Vai Trò Của Xử Lý Tài Liệu Tại Trung Tâm Thông Tin - Thư Viện Học Viện Ngân Hàng -
Các Bước Tiến Hành Mô Tả Thư Mục Tại Trung Tâm -
Khu Vực Địa Lý, Thời Kỳ Lịch Sử, Con Người: Trợ Ký Hiệu Địa Lý Phản Ánh Địa Điểm, Được Thể Hiện Bằng Các Con Số Từ -1 Đến -9. -
Minh Họa Trường Tóm Tắt Trong Biểu Ghi Của Trung Tâm -
Giao Diện Ilib Có Biểu Ghi Tải Về Trường 650 Đối Với Các Tài Liệu Không Tìm Thấy Trong Csdl Của Các Thư Viện Khác: -
Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Công Tác Xử Lý Tài Liệu
Xem toàn bộ 156 trang tài liệu này.
Bảng 2.2: Kết quả khảo sát chất lượng phân loại theo lĩnh vực
Trong tổng số 24 KHPL được chia chưa chính xác, nếu chia cụ thể theo cấp độ sai từ 1 – 6, ta có bảng số liệu cụ thể sau:
Số lượng | Tỷ lệ (%) | |
Cấp độ 1 | 9 | 37.5 |
Cấp độ 2 | 1 | 4.17 |
Cấp độ 3 | 3 | 12.5 |
Cấp độ 4 | 4 | 16.67 |
Cấp độ 5-6 | 7 | 29.17 |
Tổng số | 24 | 100 |
Bảng 2.3: Kết quả khảo sát cấp độ sai của ký hiệu phân loại
Chi tiết các kết quả phân loại không chính xác thu được như sau:
Tên tài liệu | Ký hiệu trong CSDL | Cấp độ sai | Ký hiệu đúng | |
1 | Từ điển tài chính tín dụng / Lê Văn Tứ | 413 | 1 | 332.03 |
2 | Kỹ năng thuyết trình và đàm phán trong kinh doanh / Mai Chánh Cường | 302.2 | 1 | 658.452 |
3 | Từ điển Tiếng Việt / Hoàng Phê,…biên soạn | 413 | 2 | 495.922 3 |
4 | Luật thuế : Đã được sửa đổi, bổ sung năm 2012 | 343.040 959 7 | 4 | 343.597 04 |
5 | Kinh tế Mỹ / Ngô Xuân Bình | 330.917 3 | 5 | 330.973 |
6 | Giáo trình tài chính doanh nghiệp / Nguyễn Đình | 658.15 | 6 | 658.150 71 |
7 | Luật chứng khoán & 175 câu hỏi đáp / Đặng Thiệu Minh | 343.037 | 3 | 346.597 092 2 |
8 | Bài tập Kinh tế học vi mô / Damian Ward, David Begg; Nguyễn Văn Công, Hồ Đình | 338.5 | 5 | 338.507 6 |
9 | Quan niệm của Hêghen về bản chất của triết học / Nguyễn Trọng Chuẩn | 335.401 | 1 | 189 |
10 | Một số giải pháp nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong Ngân hàng thương mại cổ phần Quốc tế | 332.12 | 6 | 332.120 285 |
Thị trường chứng khoán Việt Nam / Nguyễn Sơn, Nguyễn | 332.64 | 6 | 332.640 959 7 | |
12 | Đại tướng Nguyễn Chí Thanh - Nhà lãnh đạo lỗi lạc, một danh tướng thời đại Hồ Chí Minh: Hồi ký / Nguyễn Duy Hùng, | 335.527 2 | 1 | 959.704 |
13 | Giáo trình Quản trị kinh doanh / Nguyễn Thức Minh,…biên soạn | 658.071 | 5 | 658.0071 |
14 | Xác suất và thống kê toán học / Đặng Hấn | 510 | 3 | 519.5 |
15 | Tâm lý học kinh doanh / Nguyễn Văn Lê | 158 | 1 | 658.001 9 |
16 | Động từ bất quy tắc và cách sử dụng / Khúc Hữu Chấp | 425 | 4 | 425.6 |
17 | Đạo đức kinh doanh và văn hoá doanh nghiệp / Nguyễn Mạnh | 650.1 | 1 | 174 |
18 | Bách khoa sức khỏe gia đình / Phương Hà biên soạn; Nguyễn Công Đức hiệu đính | 616 | 4 | 616.003 |
19 | Lập bản đồ tư duy / Tony Buzan; Phạm Thế Anh dịch | 650.01 | 1 | 153.4 |
20 | Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh / Bùi Xuân Phong | 650.071 | 3 | 658.150 71 |
21 | Hoàn thiện công tác kế toán thuế giá trị gia tăng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại và Dịch vụ tổng hợp Điện Biên / Nguyễn Thị Nhung | 657.46 | 4 | 657.839 046 |
Thư tín trong kinh doanh quốc tế / Nguyễn Trọng Đàn | 808.6 | 1 | 382.9 | |
23 | Tâm lý thị trường chứng khoán : Thảm họa đầu cơ và sự cuồng loạn của đám đông/ George Charles Selden; Phương Lan dịch | 332.64 | 6 | 332.640 19 |
24 | Hà Nội văn hoá và phong tục / Lý Khắc Cung, Thanh Hào | 959.731 | 1 | 390.095 973 1 |
Bảng 2.4: Minh họa chi tiết các cấp độ sai của kết quả phân loại Nguyên nhân của những sai sót:
- Cán bộ phân loại không nắm rò nguyên tắc chung khi phân loại, đặc biệt là nguyên tắc khi có hai hoặc nhiều hơn chủ đề được nghiên cứu liên quan với nhau thì phải xếp vào chủ đề bị tác động, dẫn đến nhiều KHPL xác định sai hoàn toàn (cấp độ 1).
Ví dụ: STT 15: Tâm lý học kinh doanh / Nguyễn Văn Lê Ký hiệu phân loại sai: 158
Ký hiệu phân loại đúng: 658.0019
- Cán bộ phân loại không đọc kỹ các hướng dẫn cụ thể về cách kết hợp theo quy định trong từng bảng hoặc chỉ dẫn cụ thể ở từng mục khi ghép với các trợ ký hiệu khác nhau nên các ký hiệu phân loại được xác định không chính xác (xét trường hợp ký hiệu của bảng chính được xác định chính xác trước đó).
Ví dụ 01: STT 13: Giáo trình Quản trị kinh doanh / Nguyễn Thức Minh,…biên soạn
Ký hiệu phân loại sai: 658.071
Ký hiệu phân loại đúng: 658.007 1
Ví dụ 02: STT 4: Luật thuế : Đã được sửa đổi, bổ sung năm 2012
Ký hiệu phân loại sai: 343.040 959 7 Ký hiệu phân loại đúng: 343.597 04
- KHPL không đạt được mức độ đầy đủ do thiếu các trợ ký hiệu đi kèm đã được xác định sau ký hiệu phân loại từ bảng chính như: Trợ ký hiệu Tiểu phân mục