Minh Họa Trường Tóm Tắt Trong Biểu Ghi Của Trung Tâm

chung từ bảng 01, trợ ký hiệu về lịch sử địa lý con người ở bảng 02(09) và trợ ký hiệu địa lý đối với tài liệu về pháp luật.

Ví dụ 01: STT 6: Giáo trình tài chính doanh nghiệp / Nguyễn Đình Kiệm,… Ký hiệu phân loại sai: 658.15

Ký hiệu phân loại đúng: 658.150 71

- Có một số loại tài liệu tại Trung tâm do có số lượng tài liệu được bổ sung về không nhiều, nên khi định ký hiệu cán bộ có một số quy ước để đơn giản hoá chỉ số phân loại như: Tài liệu hướng dẫn học Tiếng Anh về ngữ pháp quy ước phân loại ở 425, Tiếng Anh ứng dụng phân loại ở 428, từ điển các loại đều để KHPL là 413 hoặc triết học (cổ đại, trung đại, triết học Mác Lênin) xếp chung vào 335. Các ký hiệu này sau đó đã được xử lý lại trong quá trình hồi cố như Từ điển đã được đưa về đúng chuyên ngành, triết học đã được chia cụ thể nhưng trong quá trình hồi cố chưa xử lý được triệt để dữ liệu nên đến hiện tại những chỉ số phân loại sai do quy ước vẫn còn tồn tại trong CSDL.

Ví dụ: STT 9: Quan niệm của Hêghen về bản chất của triết học / Nguyễn Trọng Chuẩn Phân loại sai: 335.401

Phân loại đúng: 189

- Một nguyên nhân nữa dẫn đến việc KHPL không chính xác, thống nhất đó là do có sự thay đổi vị trí của chỉ số phân loại trong các phiên bản DDC mà Trung tâm sử dụng, ngoài ra bản dịch Hướng dẫn thực hành Phân loại thập phân Dewey có những đề mục được dịch chưa chính xác.

Ví dụ: STT 7: Luật chứng khoán & 175 câu hỏi đáp / Đặng Thiệu Minh Phân loại sai: 343.037

Phân loại đúng: 346.597 092 2

Trong cuốn Hướng dẫn thực hành Phân loại thập phân Dewey ký hiệu

343.037 là Luật Chứng khoán và nợ nần, 346.092 là Luật về chứng khoán và điều kiện hợp đồng. Như vậy, riêng về Luật chứng khoán đã có 2 chỉ số phân loại. Tuy nhiên, khi tìm trong nguyên bản Tiếng Anh DDC13, DDC23, ký hiệu 343.037 là Debt and Borrow và như trong bản dịch DDC23 là Vay và nợ công là hợp lý. Cũng theo bản DDC23, tài liệu về Luật chứng khoán phải xếp vào 346.0922 chứ không phải 346.092 như Bản Hướng dẫn thực hành Phân loại thập phân Dewey quy định.

- Một số cán bộ tham gia vào công tác phân loại chưa thực sự nắm vững Khung phân loại DDC do ngoài những kiến thức học được ở Trường Đại học và tự học, họ chưa được tham dự các lớp tập huấn về Khung phân loại và chưa có kinh nghiệm nhiều trong phân loại tài liệu.

- Ngoài ra, hàng năm có một số lượng sinh viên nhất định từ các trường đại học, cao đẳng đào tạo chuyên ngành thư viện tại Hà Nội đến Trung tâm thực tập (khoảng 10 sinh viên/ năm). Trong điều kiện số lượng cán bộ XLTL tương đối ít, khối lượng công việc lớn nên trong một chừng mực nhất định chưa kiểm tra, kiểm soát hoàn toàn xử lý nội dung tài liệu của sinh viên. Đó cũng chính là nguyên nhân dẫn đến một số sai sót trong XLTL tại Trung tâm.

2.3.2 Tóm tắt tài liệu

2.3.2.1 Quy trình biên soạn bài tóm tắt

Nhận thấy tầm quan trọng của tóm tắt, ngay từ khi triển khai hoạt động xử lý nội dung tài liệu có sự trợ giúp của máy tính, Trung tâm đã rất chú trọng tới việc xây dựng và phát triển công tác làm tóm tắt. Ban Lãnh đạo Trung tâm cũng đã xác định được đây là công việc khó, đòi hỏi những yêu cầu khá cao về kiến thức XLTL và kiến thức về văn bản, như khả năng phân tích, nắm bắt và tổng hợp nội dung tài liệu, kiến thức về ngôn ngữ. Chính vì thế, đội ngũ cán bộ làm công tác XLTL đã được chọn lọc rất kỹ lưỡng, đảm bảo các tiêu chí về trình độ cũng như các kỹ năng chuyên môn.

Hiện nay, nhóm cán bộ chịu trách nhiệm làm tóm tắt và định chủ đề tài liệu gồm 01 cán bộ chuyên trách và 02 cán bộ hỗ trợ. Toàn bộ các tài liệu sau khi đã được phân loại sẽ được làm tóm tắt và nhập trực tiếp lên máy. Các biểu ghi cuối cùng sẽ được cán bộ phụ trách kiểm tra và hiệu chỉnh trước khi đưa ra phục vụ bạn đọc.

Quy trình làm tóm tắt của Trung tâm được tiến hành theo 3 bước sau:

a. Đọc hiểu tài liệu

Để nắm được nội dung văn bản, ngoài phần nội dung chính, cán bộ làm tóm tắt có thể căn cứ vào các yếu tố như nhan đề tài liệu, mục lục, lời giới thiệu, tóm tắt của tác giả, kết luận chung, kết luận sau mỗi chương, phần…

Nhan đề tài liệu là nguồn thông tin quan trọng trong việc xác định chính xác

hướng nghiên cứu tiếp tục tài liệu gốc. Thông thường nhan đề tài liệu thường cung cấp một cách cô đọng, ngắn gọn, chính xác về chủ đề chính của tài liệu. Do đó, nó giúp cán bộ Trung tâm định hướng ngay từ đầu khi biên soạn bài tóm tắt.

Ví dụ: Nhan đề tài liệu “Tài chính Việt Nam năm 2000”

Nhan đề tài liệu “Bí quyết thành công trong kinh doanh”

Tuy nhiên nhan đề chỉ cung cấp những thông tin ngắn gọn, chưa đủ để phân biệt giữa các tài liệu có chung chủ đề. Trong nhiều trường hợp nhan đề chính của tài liệu lại không thể hiện được nội dung chính và cụ thể của tài liệu vì chúng quá khái quát hay được chọn theo lối nói bóng bẩy biểu cảm.

Ví dụ: Nhan đề tài liệu “Vũ điệu với người khổng lồ” Nhan đề tài liệu “Chiến lược đại dương xanh”

Nhan đề tài liệu này không cho ta thấy thông tin cụ thể nào về nội dung tài liệu, không thể biết tài liệu nói về chuyên ngành hay lĩnh vực gì. Do đó, không thể dựa trên nhan đề này để biên soạn bài tóm tắt.

Ngoài nhan đề chính, thông tin liên quan đến nhan đề hay còn gọi là phụ đề sẽ cung cấp những thông tin bổ sung thêm cho nhiều khía cạnh khác nhau của nhan đề tài liệu. Phụ đề thường thông báo rò hướng tiếp cận tài liệu chi tiết và cụ thể hóa thêm cho đề tài được thông báo ở nhan đề. Ngoài ra, phụ đề cũng cung cấp những thông tin về phạm vi, đối tượng sử dụng và hình thức tài liệu.

Ví dụ: Những phù thuỷ trên thương trường: Những cuộc phỏng vấn với doanh gia hàng đầu của Mỹ / Jach D.Schwager

Trong nghiên cứu tài liệu gốc thì lời nói đầu, lời giới thiệu thường cung cấp nhiều thông tin quan trọng để biên soạn bài tóm tắt. Các nguồn thông tin này thường giải thích rò tính cấp thiết của đề tài, mục đích, ý nghĩa, phương pháp tiếp cận đối với đề tài trong nội dung tài liệu, giá trị nội dung và cấu trúc chính của tài liệu đó. Do đó, nguồn tin này đặc biệt quan trọng đối với việc biên soạn bài tóm tắt.

Mục lục cũng là nguồn tin quan trọng để người biên soạn bài tóm tắt nghiên cứu bởi nó cung cấp thông tin cụ thể về cấu trúc nội dung tài liệu, qua đó ta thấy rò hướng triển khai nghiên cứu đề tài của tác giả trong tài liệu và các chủ để nội dung chính.

Chính văn cung cấp những thông tin tham khảo cần thiết khi biên soạn các

bài tóm tắt. Tuy nhiên, chỉ cần quan tâm đến các đề mục, phần tiểu kết, kết luận, các phần chế bản đặc biệt như in nghiêng, in đậm, gạch chân, các hình vẽ minh họa và sơ đồ, bảng biểu, công thức.

b. Phân tích, chọn lọc thông tin: Sau khi đọc hiểu, cán bộ xử lý cần phải phân tích, chọn lọc để xác định lượng thông tin triển khai chủ đề và những vấn đề mà tài liệu gốc đề cập đến.

Trong quá trình chọn lọc, rút những thông tin, dữ liệu cần thiết cho nội dung bài tóm tắt cán bộ Trung tâm có thể đặt ra các câu hỏi để phân tích dữ liệu từ các nguồn tin chính và nguồn tin phụ trợ như: Tài liệu nói về vấn đề gì? Vấn đề được đề cập đến từ phương diện nào? Tài liệu được sử dụng cho đối tượng hay lĩnh vực nào?

Trả lời câu hỏi về vấn đề được đề cập chính là chủ đề của tài liệu và các vấn đề triển khai chi tiết từ chủ đề chính của tài liệu.

Ví dụ 01: Cẩm nang ngân hàng đầu tư / Mạc Quang Huy

Khi nghiên cứu các thông tin liên quan đến tài liệu từ trang tên tài liệu, lời nói đầu, mục lục ta có thể trả lời câu hỏi thứ 1 với những thông tin chi tiết hoá cho chủ đề nội dung chính mà nhan đề tài liệu phản ánh như:

Bản chất của ngân hàng đầu tư

Cách thức tổ chức hoạt động, các nhóm sản phẩm và nghiệp vụ chính, cách thức quản lý hoạt động và rủi ro.

Thực trạng thị trường vốn và tiềm năng phát triển ngành ngân hàng đầu tư tại Việt Nam.

Ví dụ 02: Gia đình học/ Đặng Cảnh Khanh, Lê Thị Quý

Khi nghiên cứu các thông tin liên quan đến tài liệu có thể rút ra thông tin chi tiết hoá cho chủ đề nội dung chính mà nhan đề tài liệu phản ánh như:

Khái niệm gia đình học

Đặc trưng của gia đình Việt Nam truyền thống Các vấn đề ảnh hưởng đến gia đình

Giải pháp trong quản lý nhà nước về gia đình nhằm nâng cao vai trò của gia đình trong xã hội Việt Nam hiện đại.

Trả lời câu hỏi thứ hai, ta có phương hướng tiếp cận của tài liệu hay còn gọi

là phương diện nghiên cứu của tài liệu. Thông tin này giúp bạn đọc có cái nhìn toàn diện và hệ thống về những vấn đề mà tài liệu gốc đề cập đến giúp họ có đủ căn cứ để lựa chọn tài liệu phù hợp với yêu cầu thông tin của mình.

Ví dụ: Tâm lý học kinh doanh và quản trị / Nguyễn Văn Lê

Phương pháp tiếp cận tài liệu trên: Tác giả tiếp cận vấn đề kinh doanh, quản trị trên phương diện tâm lý học

Câu trả lời thứ ba cho thấy tài liệu dành cho đối tượng nào và lĩnh vực nào. Để có câu trả lời phải tìm ở các nguồn tin chính của tài liệu hoặc trong nhiều trường hợp cần phải đọc chính văn mới tìm được câu trả lời.

Đối với một tài liệu, không nhất thiết phải trả lời mọi câu hỏi, chỉ trả lời khi tài liệu cung cấp đủ thông tin liên quan.

Trả lời ba câu hỏi trên chính là xác định được mức độ thông tin tài liệu đề cập:

- Mức 1: Chủ đề chính, bao gồm các đặc trưng nội dung và mối quan hệ của chúng với nhau.

- Mức 2: Các chủ đề triển khai nội dung (chủ đề nhánh)

- Mức 3: Thông tin triển khai nội dung. Mức này có 2 mức nhỏ:

+ Thông tin định tính: Kết luận và kiến nghị chính của từng chủ đề nhánh và của toàn bộ công trình;

+ Thông tin định lượng: Các sự kiện và số liệu quan trọng.

Đối với các loại tài liệu nội sinh là khóa luận, luận văn, Trung tâm không xử lý tóm tắt bởi trên thực tế khi xử lý loại tài liệu này, Trung tâm nhận thấy cấu trúc thường gồm 3 phần: lý luận – thực trạng – giải pháp về một vấn đề nào đó đã được thể hiện khá rò ràng trong nhan đề tài liệu.

Ví dụ: Hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tín dụng tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam - Thực trạng và giải pháp/ Nguyễn Thủy Tiên

Tóm tắt: Trình bày lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tín dụng tại ngân hàng thương mại, thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tín dụng tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam.

Đối với các sách tra cứu, giáo trình dạy ngoại ngữ, Trung tâm áp dụng mức chọn lọc thông tin 1. Đó là chỉ giới thiệu chủ đề chính của tài liệu.

Ví dụ 01: Từ điển Anh Việt thương mại tài chính ngân hàng / Nguyễn Thị Ái Nguyệt, Nguyễn Tùng Lâm dịch; Cấn Văn Lực hiệu đính

Tóm tắt: Hệ thống vốn từ chuyên ngành về tài chính, thương mại, ngân hàng trình bày dưới dạng song ngữ Anh - Việt

Ví dụ 02: Từ điển kinh doanh Anh - Việt / Lê Minh Đức biên soạn; Trần Bá Tước hiệu đính

Tóm tắt: Bao gồm các từ, thuật ngữ về lĩnh vực kinh doanh được trình bày dưới dạng song ngữ Anh -Việt

Còn lại đa phần các tài liệu của Trung tâm đều được áp dụng mức độ 2 của chọn lọc thông tin, tức là giới thiệu đến các chủ đề nhánh.

Ví dụ: Gia đình học/ Đặng Cảnh Khanh, Lê Thị Quý

Trình bày những vấn đề lý luận về gia đình học. Đặc trưng của gia đình Việt Nam truyền thống. Các vấn đề liên quan đến gia đình: giới, tệ nạn xã hội. Giải pháp trong quản lý nhà nước về gia đình nhằm nâng cao vai trò của gia đình trong xã hội Việt Nam hiện đại.

c. Biên soạn bài tóm tắt

Trên cơ sở những thông tin cần thiết đã rút ra từ bước trên cũng như xác định được mức độ thông tin được chọn lọc, cán bộ xử lý tiến hành biên soạn bài tóm tắt theo yêu cầu. Ở bước này, Trung tâm thực hiện đúng yêu cầu đặc thù đối với loại tóm tắt chỉ dẫn đồng thời đảm bảo các yêu cầu của bài tóm tắt về nội dung, văn phong, thuật ngữ, hình thức trình bày đối với bài tóm tắt.

Thông tin được trình bày trong bài tóm tắt theo thứ tự xuất hiện trên tài liệu gốc sao cho logic, ngắn gọn và dễ hiểu đối với người sử dụng. Những thông tin quan trọng nhất được đưa lên đầu nhằm tập trung sự chú ý của bạn đọc. Những thông tin rút ra được trình bày dưới dạng một văn bản rò ràng, súc tích và chuẩn xác.

Phạm vi làm tóm tắt của Trung tâm chỉ áp dụng cho các loại tài liệu bằng Tiếng Việt (cụ thể là giáo trình, sách tham khảo, tài liệu nội sinh bằng tiếng Việt). Đối với tài liệu ngoại văn, chủ yếu sử dụng phương pháp biên mục sao chép, với các biểu ghi sao chép từ CSDL của Thư viện Quốc hội Mỹ hay qua Bộ CSDL Worldcat.org, bài tóm tắt được giữ nguyên bản bằng Tiếng Anh, chưa được dịch ra

Tiếng Việt.

Hình 2.2: Minh họa trường tóm tắt trong biểu ghi của Trung tâm

Bài tóm tắt của tài liệu được thể hiện ở trường 520, chỉ thị 1 là 3, chỉ thị 2 là # của khổ mẫu biên mục đọc máy MARC 21.

2.3.2.2 Đánh giá chất lượng công tác tóm tắt

Nếu như ký hiệu phân loại được kiểm soát bằng các Khung phân loại thì bài tóm tắt lại không có một công cụ nào để có thể so sánh, đối chiếu và đưa ra kết quả một cách cụ thể. Để đánh giá chất lượng bài tóm tắt, tác giả dựa vào Yêu cầu đối với bài tóm tắt được trình bày ở mục 1.1.3.

Sau khi phân tích trực tiếp nội dung tài liệu và so sánh, đối chiếu với trường 520 của 150 biểu ghi mẫu trích rút ngẫu nhiên từ CSDL (như đã trình bày ở mục

2.3.1.3 – Đánh giá chất lượng công tác phân loại tài liệu), tác giả thu được kết quả:

a. Về hình thức trình bày

Số lượng/Tiêu

chí

Số lượng biểu ghi

đạt yêu cầu

Tỷ lệ (%)

Số lượng biểu ghi

không đạt yêu cầu

Tỷ lệ (%)

Cấu trúc

127

84.67

15.33

Văn phong

122

81.33

18.67

Số lượng biểu ghi đạt yêu cầu	Tỷ lệ (%)	Số lượng biểu ghi không đạt yêu cầu	Tỷ lệ (%)
Đầy đủ	114	76	36	24
Chính xác	121	80.6	29	19.4
Khách quan	150	100	0	0