Các Bước Tiến Hành Mô Tả Thư Mục Tại Trung Tâm

2.2.1 Quy tắc mô tả áp dụng

AACR được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1967, trên cơ sở hợp tác giữa Anh và Mỹ. Từ đó đến nay AACR đã qua nhiều lần chỉnh biên và sửa đổi. Năm 1978, các hội thư viện và đại diện thư viện các nước Anh, Mỹ, Canada,.. họp để biên soạn một quy tắc mới dựa trên AACR (AACR1) để khắc phục những hạn chế của AACR1 là Quy tắc biên mục Anh - Mỹ ấn bản lần thứ 2 (Anglo - American Cataloguing Rules 2nd-). AACR2 được chính thức xuất bản vào cuối năm 1978 nhưng đến năm 1981 mới thực sự được áp dụng. Và từ đó đến nay AACR2 đã trải

qua nhiều lần xuất bản có bổ sung và sửa chữa. Bộ quy tắc Anh - Mỹ xuất bản lần 2, có chỉnh lý AACR2R(Revision) được xuất bản năm 1988, đã áp dụng triệt để ISBD(G) cho xây dựng các quy tắc phần mô tả tài liệu. Từ 1988 đến 2004, AACR2R được chỉnh lý và cập nhật nhiều lần, đáng chú ý là các lần sau: 1988 AACR2R xuất bản lần 2; năm 2002, xuất bản dạng tờ rời; Bản cập nhật năm 2004, cũng xuất bản dạng tờ rời. Bộ quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2R dựa theo ISBD(G) trong mô tả tài liệu thư viện. Bộ quy tắc quy định chặt chẽ chi tiết mô tả từng loại hình tài liệu và rất chú trọng đến cách lập các điểm truy nhập (tiêu đề) cho biểu ghi thư mục. Là bộ quy tắc chính được dùng trong biên mục theo khổ mẫu USMARC, CANMARC, UKMARC và sau này là MARC21.

Cấu trúc của AACR2 được chia làm 2 phần:

Phần 1. Mô tả các dạng tài liệu riêng biệt. Bao gồm 1 chương chung và các chương cho các tài liệu riêng biệt và những chương mới dành cho file dữ liệu đọc máy (chương 9), đồ tạo tác và vật thể hình khối.

Phần 2. Tiểu dẫn và tiêu đề: tiêu đề (điểm truy nhập), nhan đề thống nhất và tham chiếu.

AACR2 có nhiều mức độ mô tả chi tiết khác nhau. Thông thường mức độ mô tả của AACR2 là:

Mức 1

Nhan đề chính / Thông tin đầu tiên về trách nhiệm nếu khác với tiêu đề mô tả chính hoặc không có tiêu đề mô tả chính. – Lần xuất bản. – Thông tin đặc thù. – Nhà xuất bản đầu tiên, năm xuất bản. – Quy mô. – Phụ chú. – Chỉ số tiêu chuẩn quốc tế

Mức 2

Nhan đề chính [chỉ định chung về loại hình tài liệu - GDM] = Nhan đề song song : Nhan đề khác / Thông tin trách nhiệm đầu tiên. – Lần xuất bản / Trách nhiệm liên qua đến lần xuất bản. – Thông tin đặc thù. – Nơi xuất bản : Nhà xuất bản, năm xuất bản (Nơi in : nhà in). – Quy mô : các chi tiết vật lý khác ; khổ cỡ. – (Nhan đề chính của tùng thư / Thông tin trách nhiệm, ISSN ; Số thứ tự của cuốn sách trong từng thư. Nhan đề tùng thư con, ISSN của tùng thư con : Số thứ tự của cuốn sách trong tùng thư con). – Phụ chú. – Chỉ số tiêu chuẩn quốc tế

Mức 3: Bao gồm tất các yếu tố theo quy tắc

Trên cơ sở AACR2R bản đầy đủ, năm 1998, Michael Gorman, Giám đốc dịch vụ Thư viện Đại học tiểu bang California, Mỹ đã biên soạn bản rút gọn có tên The Concise AACR2, 1988 Revision (viết tắt là CAACR2R). Bản Tiếng Việt đầu tiên của Bộ quy tắc biên mục Anh-Mỹ rút gọn, 1988, do Lâm Vĩnh Thế, Phạm Thị Lệ Hương dịch và được LEAF-VN(The Library and Education Assistance Foundation for VietNam - Hội Hỗ trợ Thư viện và Giáo dục Việt Nam tại Mỹ) xuất bản năm 2002.

Cấu trúc của CAACR2R

Phần 1. Mô tả: Quy tắc 0-11 mô tả tài liệu thư viện Phần 2. Tiêu đề, nhan đề đồng nhất, tham chiếu

Quy tắc 21 - 29 lựa chọn các điểm truy nhập; Quy tắc 30 - 34 Tiêu đề cho tác giả cá nhân; Quy tắc 45 - 47 Địa danh; Quy tắc 48 -56 Tiêu đề cho tác giả tập thể; Quy tắc 57 - 61 Nhan đề đồng nhất; Quy tắc 62 - 65 Tham chiếu.

Phần 3: Phụ lục; Bảng chữ viết hoa; Bảng thuật ngữ thư viện học Anh - Việt; Bảng so sánh các số quy tắc; Minh họa phiếu mục lục mô tả theo CAACR2.

Mức độ chi tiết trong các vùng mô tả (mức tối thiểu):

Nhan đề chính / minh xác đầu tiên về trách nhiệm. - Lần xuất bản. - Vùng đặc biệt. - Nhà xuất bản được nêu tên đầu tiên, v.v..., năm xuất bản. - Số trang. - Những ghi chú cần phải làm. - Số tiêu chuẩn.

Trong CAACR2R không nêu mức độ chi tiết thứ 2, mà cho phép người biên mục thêm vào các yếu tố mô tả theo quy tắc đã có.

Với bố cục và mức độ mô tả chi tiết như trên, AACR2 phù hợp với thực tiễn biên mục hiện nay và trong tương lai, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp các biểu ghi mô tả về các loại hình tư liệu khác trong cùng một thư mục.

Bên cạnh sự đổi mới về bố cục, AACR2 còn có nhiều đặc điểm cải tiến như trong quy định về tiêu đề mô tả (điểm truy nhập) AACR2 ít nhấn mạnh tới hình thức giữa bản mô tả chính và bản mô tả phụ, tạo khả năng sử dụng nhiều điểm truy nhập cùng một lúc và cung cấp mô tả thư mục đầy đủ. Khi chọn mô tả chính, người ta không sử dụng tràn lan tên các cơ quan tổ chức làm “tác giả tập thể” mà chỉ quy định một số trường hợp. Khi lập tiêu đề mô tả với tên người, ưu tiên sử dụng các tên hay biệt hiệu thông dụng mà không phân biệt tên thật, tên khai sinh, biệt danh, bút danh hay tên rút gọn.

AACR2 đặt cơ sở nền tảng cho sự hợp tác biên mục trên phạm vi quốc gia và quốc tế, cải tiến các dịch vụ thư mục và tiết kiệm được giá thành. Do cung cấp một khổ mẫu mô tả chuẩn mực thống nhất cho tất cả các loại hình tư liệu nên quy tắc này tạo khả năng thực hiện mục lục tích hợp đa phương tiện, đồng thời giúp người sử dụng giảm được thời gian tìm kiếm tư liệu bằng cách cung cấp các điểm truy nhập tương thích nhiều hơn với hình thức quen dùng trong sách báo và tham chiếu trích dẫn.

Các quy tắc trong AACR2 thể hiện được tính linh hoạt mềm dẻo với 3 mức độ mô tả chi tiết tùy theo nhu cầu của từng nước hay tầm cỡ thư viện sử dụng nhưng vẫn đảm bảo đúng chuẩn mực quốc tế. Chính vì vậy, AACR2 thu hút được sự chú ý của nhiều nước. Trong chuyển đổi mục lục phiếu sang mục lục máy và các mục lục truy nhập trực tuyến, các thư viện Anh, Mỹ đều xây dựng tiêu đề (điểm truy nhập) theo AACR2. Đến lần chỉnh biên năm 1988 AACR2 đã được áp dụng trong hầu hết các nước nói tiếng Anh, và đến nay Bộ quy tắc này đã được dịch ra khoảng 28 thứ tiếng khác nhau.

AACR2 có mối quan hệ chặt chẽ với MARC21, các trường trong MARC21 đều được thiết kế theo mô hình phiếu mục lục AACR2. Hiện nay, các nhà thư viện đang nỗ lực chỉnh biên, sửa đổi nhằm biến AACR2 trở thành một chuẩn quốc tế.

Tại Trung tâm, việc mô tả thư mục dựa trên bản dịch Tiếng Việt của CAACR2 với tên gọi “Bộ Quy tắc biên mục Anh - Mỹ rút gọn” gồm quy tắc mô tả 7 vùng mô tả chính: vùng thông tin nhan đề và minh xác trách nhiệm; vùng lần xuất bản; vùng thông tin xuất bản; vùng thông tin vật lý; vùng tùng thư; vùng phụ chú, vùng ISBN và quy tắc thiết lập tiêu đề mô tả.

2.2.2 Quy trình mô tả thư mục

Công tác mô tả thư mục tại Trung tâm được tiến hành theo các bước sau:

Làm quen với tài liệu

Xác định mức độ thư mục cần phải xử lý

Xác định, nhập dữ liệu theo quy định của quy tắc

mô tả AACR2 và Khổ mẫu MARC21

Kiểm tra tính đúng đắn của mô tả và tính tương

hợp theo chuẩn đã quy định

Xác định loại hình tài liệu và chọn Khổ mẫu đã được xây dựng cho từng loại hình tài liệu

Sơ đồ 2.3: Các bước tiến hành mô tả thư mục tại Trung tâm

Tài liệu sau khi được bổ sung vào Trung tâm, tiến hành xử lý kỹ thuật, đăng ký cá biệt thì sẽ được xử lý hình thức. Cán bộ xử lý phải xác định loại hình tài liệu, các yếu tố thư mục cần thiết để chọn và nhập thông tin vào khổ mẫu đã được xây dựng cho loại hình tài liệu tương ứng (khổ mẫu được xây dựng trên cơ sở MARC21

- được trình bày cụ thể tại mục 2.4.2). Việc biên mục mô tả trên phần mềm là hết

sức đơn giản, thay vì viết phiếu như trong biên mục truyền thống, cán bộ thư viện nhập những thông tin thư mục cần thiết, phần mềm ILIB sẽ tự động sinh ra các dấu phân cách theo chuẩn quy tắc mô tả AACR2.

Trong mô tả thư mục áp dụng quy tắc mô tả AACR2 tại Trung tâm, các tiêu đề mô tả được thiết lập theo tác giả cá nhân, tác giả tập thể, nhan đề khá đầy đủ và đã tuân thủ theo quy định của AACR2 đối với việc thiết lập các tiêu đề chính và các tiêu đề bổ sung:

Tiêu đề mô tả là tác giả người Việt Nam, Trung Quốc,… dấu phẩy được thêm vào để ngăn cách giữa phần họ và phần tên, thêm vào năm sinh, năm mất của tác giả (nếu có).

Ví dụ 01: Nguyễn Thiện Nhân Tiêu đề mô tả :Nguyễn, Thiện Nhân

Ví dụ 02: Mao Trạch Đông Tiêu đề mô tả: Mao, Trạch Đông

Tiêu đề mô tả là tên người Âu Mỹ: đảo họ lên đầu, sau đó đến tên, dấu phẩy được thêm vào sau họ:

Ví dụ 01: Barack Obama Tiêu đề mô tả: Obama, Barack

Ví dụ 02: Mark P. Taylor Tiêu đề mô tả: Taylor, Mark P.

Với những trường hợp tên không gồm họ, lập tiêu đề mô tả như thông tin ghi trên tên tài liệu.

Ví dụ: Xuân Quỳnh

Tiêu đề mô tả chính: Xuân Quỳnh

Dữ liệu mô tả được thiết lập gồm 7 vùng dữ liệu, trong đó cán bộ XLTL của Trung tâm đã có sử dụng những qui định của AACR2 khác hẳn với ISBD trước đó:

Trường Nhan đề và thông tin trách nhiệm: với một minh xác nêu tên từ 1-3 tác giả, thì mô tả cả 3; với từ 4 tác giả trở lên chỉ mô tả 1, phẩy, ba chấm. Nếu tài liệu có nhiều minh xác về trách nhiệm thì mô tả mỗi minh xác cách nhau bằng dấu ; Ví dụ 01: Bài tập và bài giải phân tích chứng khoán và định giá chứng khoán

/ Bùi Kim Yến,…

Ví dụ 02: Thật đơn giản thuyết trình / Richard Hall; Nguyễn Thị Yến dịch Tuy nhiên, trường Nơi xuất bản vẫn đang dùng ký hiệu viết tắt theo quy tắc

ISBD mà chưa chuyển sang mô tả theo quy tắc AACR2: Hà NộiH., Thành phố Hồ Chí MinhTp.HCM.

Ví dụ 01: Đổi mới và hoàn thiện chính sách quản lý ngoại hối ở Việt Nam / Nguyễn Thu Thảo. - H.: Chính trị quốc gia, 1999

Ví dụ 02: Thị trường ngoại hối và thanh toán quốc tế / Nguyễn Minh Kiều. – Tp. HCM.: Đại học quốc gia Tp. Hồ Chí Minh, 2000

2.2.3 Đánh giá chất lượng

Trung tâm sử dụng AACR2 trong công tác mô tả tài liệu từ năm 2010. Dữ liệu từ năm 2010 trở về trước được mô tả theo quy tắc ISBD và đến nay vì nhiều nguyên nhân (như số lượng cán bộ ít, dữ liệu cần xử lý hồi cố lại lớn) nên chưa được xử lý hồi cố theo quy tắc AACR2. Do đó, để đánh giá chất lượng việc áp dụng AACR2 vào công tác mô tả tài liệu tại Trung tâm, tác giả chọn 150 biểu ghi mẫu được mô tả trong thời gian từ 2010 đến nay.

Khi tiến hành mô tả thư mục, các cán bộ XLTL bắt buộc phải tuân thủ quy tắc lập tiêu đề mô tả và các quy tắc mô tả tài liệu. Do vậy, chất lượng công tác mô tả tài liệu được đánh giá bằng tính chính xác, đầy đủ thông tin của tiêu đề mô tả, các vùng dữ liệu và các quy định về dấu phân cách giữa các vùng. Với sự hỗ trợ của phần mềm ILIB, dấu phân cách được tự động tạo lập sau khi thông tin các trường đã được nhập, do đó ở đây chỉ đánh giá về tính chính xác thông tin của các vùng dữ liệu:

Kết quả khảo sát 150 biểu ghi mẫu đối với công tác mô tả tài liệu như sau:

STT

Tiêu đề mô tả/Vùng khảo sát	Tổng thông tin	Chính xác	Tỷ lệ (%)
1	Tiêu đề mô tả	127	101	79.52
2	Vùng số tiêu chuẩn	32	29	90.62
3	Nhan đề và thông tin trách nhiệm	150	127	84.66
4	Lần xuất bản	25	23	92
5	Thông tin xuất bản

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 156 trang tài liệu này.

Nơi xuất bản	150	0	0
Nhà xuất bản	150	128	85.33
Năm xuất bản	150	150	100
6	Thông tin vật lý	150	144	96
7	Tùng thư	11	11	100
8	Phụ chú	20	20	100

Bảng 2.1. Tính chính xác của dữ liệu thư mục dựa trên quy tắc mô tả AACR2

Công tác mô tả tài liệu tương đối tốt đối với các vùng dữ liệu: vùng số tiêu chuẩn, lần xuất bản, thông tin vật lý, tùng thư, phụ chú, chỉ xuất hiện một vài lỗi chính tả, độ chính xác đều đạt trên 85%. Bên cạnh đó, có một số vùng dữ liệu do chưa áp dụng triệt để theo quy tắc mô tả AACR2 nên vẫn còn khá nhiều lỗi:

- Vùng thông tin xuất bản (trường 260): bao gồm Nhà xuất bản, nơi xuất bản và năm xuất bản.

+ Nơi xuất bản vẫn hoàn toàn dùng ký hiệu viết tắt Ví dụ: $aH.

+ Một số nhà xuất bản thuộc quy định thêm “Nxb.” nhưng không được thêm trong CSDL.

Ví dụ: Mô tả sai: $bTrẻ

Mô tả đúng: $bNxb.Trẻ

- Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm: Vẫn bị ảnh hưởng bởi quy tắc ISBD với tài liệu có trên 4 tác giả, mô tả 3 tác giả đầu tiên trong khi AACR2 quy định chỉ lấy 1 tác giả đầu tiên, phẩy, ba chấm.

Ví dụ: Mô tả sai: Kiểm soát nội bộ / Trần Thị Giang Tân, Vũ Hữu Đức, Vò Anh Dũng,...

Mô tả đúng: Kiểm soát nội bộ / Trần Thị Giang Tân,…

- Vi phạm quy tắc lập tiêu đề mô tả với tác giả cá nhân (bao gồm thông tin về tác giả chính tại trường 100 và các tác giả bổ sung trong trường 700):

+ Còn khá nhiều tác giả Việt Nam được sử dụng làm tiêu đề chính nhưng chưa được mô tả theo đúng quy tắc mô tả đối với tác giả Việt Nam: dấu phẩy không được sử dụng sau họ tác giả Việt Nam.

+ Có khá nhiều tác giả không được lựa chọn đồng nhất, một tác giả có nhiều tên, bút hiệu khác nhau được mô tả. Nguyên nhân của hiện tượng này là do cán bộ XLTL thường căn cứ vào trang tên sách và ưu tiên mô tả thực tên tác giả trong trang tên sách (cho dù trong trang tên sách là tên thật, bút hiệu hay tên khác của tác giả). Trong khi đó để đảm bảo tính nhất quán trong mô tả tên tác giả, AACR2 quy định đối với những tác giả có nhiều tên bút danh, bút hiệu phải lấy tên thông dụng nhất hoặc lấy tên thực đối với tác giả chỉ có một vài bút danh, bút hiệu hoặc tên khác nhưng không thông dụng.

Ví dụ: “Nguyễn, Thị Bình” dùng cho “Nguyễn, Châu Sa”

Vì vậy, có thể thấy các vùng dữ liệu mô tả thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản, tiêu đề mô tả với tác giả cá nhân chưa đảm bảo tính chính xác, nhất quán trong biên mục dẫn tới hiện tượng loãng thông tin gây ra một số hiện tượng nhiễu tin trong quá trình tìm kiếm.

Theo kết quả điều tra NDT bằng phiếu hỏi cho thấy mức độ sử dụng yếu tố tìm kiếm theo nhan đề, tác giả chiếm tỷ lệ khá cao trên 44% trong đó số lượng NDT đánh giá chất lượng các yếu tố này theo hiệu quả tìm thấy tài liệu ở mức độ tốt chiếm trên 30%, khoảng trên 10% lượng NDT đánh giá ở mức độ trung bình và chưa tốt. Nguyên nhân chủ yếu không tìm được tài liệu phù hợp được NDT đưa ra là chưa biết cách sử dụng Mục lục trực tuyến OPAC trong tra cứu tài liệu chiếm trên 37%, không nhớ thông tin về tài liệu chiếm trên 12%. Điều này không chỉ đặt ra yêu cầu đối với công tác XLTL đảm bảo các điểm truy cập được thiết lập phát huy vai trò cung cấp những thông tin đầy đủ bao quát toàn bộ nguồn tin, mà còn đặt ra yêu cầu với công tác đào tạo NDT, làm sao để NDT được cung cấp kỹ năng tìm kiếm thông tin cần thiết giúp khai thác được tối đa nguồn lực thông tin của Trung tâm.

2.3 Công tác xử lý nội dung tài liệu

2.3.1 Phân loại tài liệu

2.3.1.1 Công cụ phân loại

Năm 2006, sau khi nghiên cứu, tìm hiểu, khảo sát thực tế và so sánh với các Khung phân loại hiện có, Ban lãnh đạo Trung tâm đã quyết định lựa chọn áp dụng Khung phân loại DDC vào công tác phân loại tài liệu của Trung tâm. Bản dịch DDC