Một Số Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Việc Thanh Toán

thuê buồng và chi phí ăn bữa sáng. Khách sẽ phải tự thanh toán những chi phí khác vào thời điểm trả buồng. Trong trường hợp này, bộ phận thu ngân lễ tân phải lập hai hóa đơn GTGT cho từng phần mà khách sẽ thanh toán. Đối với các tài khoản toàn phần (có ngĩa là cơ quan sẽ chịu trách nhiệm thanh toán mọi chi phí của khách trong thời gian nghỉ tạ khách sạn) thì thu ngân lễ tân vào thời điểm làm thủ tục trả buồng và thanh toán chỉ cần lập một hóa đơn GTGT là đủ.

Khi khách sạn chấp nhận thanh toán bằng tài khoản công ty/ghi sổ nợ công ty, khách sạn có thể chịu nhiều rủi ro hơn vì có thể mất một thời gian dài chờ đợi mới “đòi” được tiền từ công ty hoặc phát sinh các khoản nợ khó đòi, ... Tuy nhiên, phương thức thanh toán này vẫn được nhiều khách sạn sử dụng vì góp phần tăng lượng khách, khuyến khích khách sử dụng nhiều dịch vụ hơn và tạo được mối quan hệ công việc tốt đẹp hơn với các công ty, đối tác

Vào thời điểm khách trả buồng và thanh toán, thu ngân lễ tân thực hiện quy trình nhận thanh toán bằng tài khoản công ty/Ghi sổ nợ công ty như sau:

Bước 1: Xác nhận lại việc thanh toán bằng tài khoản công ty/ghi sổ nợ công ty

Thu ngân lễ tân xác nhận với khách việc thanh toán bằng tài khoản công ty/ ghi sổ nợ công ty. Tài khoản của khách tại khách sạn có thể là tài khoản từng phần hoặc toàn phần. Công ty của khách sẽ thanh toán những khoản chi phí xác định, với số lượng xác định theo hợp đồng/phiếu xác nhận đặt buồng và dịch vụ được ký kết giữa hai bên. Những khoản chi phí ngoài hợp đồng/ phiếu xác nhận đặt buồng và dịch vụ khách sẽ phải tự thanh toán ngay vào thời điểm trả buồng.

Cụ thể, thu ngân lễ tân thực hiện:

- Xác nhận lại những dịch vụ, số lượng dịch vụ công ty sẽ chịu trách nhiệm thanh toán cho khách sau khi khách rời khách sạn bằng chuyển khoản

- Thông báo những dịch vụ, số lượng dịch vụ khách phải thanh toán ngay vào thời điểm trả phòng

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 183 trang tài liệu này.

- Cùng với khách kiểm tra lại các chi tiết để lập hóa đơn GTGT cho công ty, (tên người thanh toán, tên công ty, địa chỉ công ty, số điện thoại, mã số thuế,

...) nhằm đảm bảo hóa đơn GTGT được lập theo đúng cách, đúng quy định.

- Giao Phiếu theo dõi chi phí của khách cho khách xem; Giải thích các thắc mắc của khách về dịch vụ, chi phí (nếu có) bằng hóa đơn lẻ; Nhận lại Phiếu theo dõi chi phí từ khách

Bước 2: Thanh toán ghi sổ nợ công ty

Thu ngân lễ tân sẽ thực hiện một số công việc liên hoàn sau:

- Đóng tài khoản của khách trong hệ thống và in hóa đơn GTGT (Khách sạn sử dụng hệ thống quản lý khách sạn với phần mềm chuyên dụng); Trường hợp khách sạn sử dụng hệ thống thanh toán thủ công, thu ngân lễ tân dựa vào sổ nghiệp vụ/Phiếu theo dõi chi phí để viết hóa đơn GTGT cho khách

- Đề nghị khách kiểm tra, ký tên và ghi rõ họ tên vào hóa đơn GTGT để xác nhận khách đã sử dụng những dịch vụ mà công ty chịu trách nhiệm thanh toán và hóa đơn được lập đúng cách, đúng quy định. Thu ngân lễ tân lập một hóa đơn GTGT riêng cho những dịch vụ phát sinh (nếu có) mà khách đã sử dụng

- Đính hóa đơn GTGT vào văn bản xác nhận việc thanh toán của công ty (Để chuyển cho bộ phận tài chính kế toán của khách sạn. Bộ phận này sẽ tổng hợp các chi phí mà công ty phải thanh toán cho khách sạn vì có thể liên quan đến nhiều khách khác của công ty đã nghỉ trong khách sạn và thực hiện thu hồi nợ theo kỳ hạn)

Thu ngân lễ tân tiếp tục các bước còn lại của quy trình làm thủ tục trả buồng và thanh toán cho khách

2.1.2.4. Thanh toán bằng thẻ tín dụng

Quy trình nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng thường được thu ngân lễ tân thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Thông báo số tiền khách phải thanh toán và xác định hình thức thanh toán của khách

- Hỏi xem khách muốn thanh toán bằng hình thức nào (Bằng thẻ tín dụng)

- Xác định loại thẻ tín dụng khách sử dụng để thanh toán, đảm bảo rằng khách sạn chấp nhận loại thẻ tín dụng đó.

Ví dụ:

Thu ngân lễ tân: “ Thưa anh Smith, anh sẽ thanh toán bằng loại thẻ tín dụng nào

- Mượn thẻ tín dụng của khách nếu khách sạn chấp nhận loại thẻ đó; Nhận thẻ, nhìn khách và cảm ơn khách.

Ví dụ:

Khách: Bằng thẻ Visa

Thu ngân: Thưa anh Smith. Anh vui lòng cho em mượn thẻ?

- Kiểm tra thẻ bằng mắt, tay và bằng kinh nghiệm cá nhân về các chi tiết sau một cách khéo léo và nhanh chóng:

+ Tên loại thẻ, ngày hết hạn của thẻ

+ Họ tên in nổi trên thẻ phải trùng khớp với họ tên của khách thanh toán (Khách có thể sử dụng thẻ của mình để thanh toán dịch vụ mà khách và những người khác đã sử dụng - Đây là yêu cầu của tổ chức phát hành thẻ tín dụng)

+ Chữ ký của khách ở mặt sau của thẻ phải trùng khớp với chữ ký trên Phiếu đăng ký khách sạn không

+ Thẻ của khách có nằm trong danh sách đen (Blacklist) mà ngân hàng cung cấp cho khách sạn hay không

Bước 2: Quét thẻ tín dụng qua khe đọc của máy cà thẻ điện tử

Nếu khách sạn sử dụng máy cơ học để thanh toán thẻ tín dụng thì thu ngân lễ tân cần điện thoại đến Trung tâm cấp phép của ngân hàng, cung cấp mã số đại

lý của khách sạn, thông tin về thẻ, chủ thẻ, số tiền thanh toán để xin mã số chấp nhận thanh toán thẻ tín dụng

Nếu khách sạn sử dụng máy cà thẻ điện tử, thu ngân lễ tân thực hiện các theo tác nghiệp vụ liên hoàn sau:

- Quét thẻ tín dụng (swipe) qua khe đọc của máy đọc thẻ điện tử ( EDCT - Electronic Data Capture Terminal): Máy cà thẻ điện tử đọc các thông tin về thẻ của khách. Thông tin về thẻ của khách sẽ hiển thị trên màn hình của máy cà thẻ.

Bước 3: Xác định loại tiền tệ thanh toán (VND hay USD), nhập số tiền khách phải thanh toán vào máy cà thẻ

Có hai sự lựa chọn loại tiền thanh toán trên máy đọc thẻ: VND hoặc USD). Sau khi hỏi xem khách muốn thanh toán bằng loại tiền nào, thu ngân lễ tân nhập tổng số tiền vào máy, sau đó, kiểm tra số tiền hiện thị trên màn hình của máy để đảm báo tính chính xác.

Máy sẽ tự động giao dịch với hệ thống tại ngân hàng của khách sạn (Merchant's Bank) thông qua modem hoặc đường truyền ISDN, gửi kèm theo yêu cầu về số tiền khách phải thanh toán, ngân hàng này kiểm tra trong cơ sở dữ liệu của hãng phát hành thẻ tín dụng. Nếu thẻ hợp lệ, ngân hàng sẽ báo lại ngay trong vài giây về máy đọc thẻ điện tử của khách sạn là giao dịch được phê duyệt.

Nếu giao dịch được chấp nhận, máy đọc thẻ sẽ tự động in hóa đơn thanh toán thẻ tín dụng theo các thao tác của nhân viên

Bước 4: Đề nghị khách ký xác nhận hoá đơn thanh toán thẻ (Sales slip)

Thu ngân lễ tân đề nghị khách ký vào hoá đơn thanh toán thẻ tín dụng (Sales slip). Trong khi khách ký tên, thu ngân lễ tân quan sát chữ ký của khách và đối chiếu chữ ký khách vừa ký với chữ ký ở mặt sau của thẻ.

Hình 65: Khách ký xác nhận vào hóa đơn thanh toán thẻ tín dụng (sales slip)

Bản chính của hóa đơn thanh toán thẻ tín dụng sẽ được thu ngân giao cho khách và thu ngân giữ lại bản sao để sau này chuyển cho ngân hàng của khách sạn để thanh toán. Thu ngân lễ tân trả lại thẻ tín dụng cho khách.

Hình 66: Khách ký xác nhận vào hóa đơn thanh toán thẻ tín dụng

Thu ngân lễ tân tiếp tục các bước còn lại của quy trình làm thủ tục trả buồng và thanh toán cho khách

Nếu khách sạn không có hệ thống bán hàng điện tử (EPOS), việc chuẩn bị hóa đơn, kiểm tra thẻ phải được thực hiện thủ công phù hợp với các công cụ được trang bị. Việc duy trì hệ thống thủ công cũng có ích đối với mọi khách sạn đề phòng trường hợp mất điện hoặc hệ thống máy tính bị hỏng hoặc đường truyền của máy cà thể với ngân hàng bị nghẽn mạch .

2.1.3. Một số yếu tố ảnh hưởng đến việc thanh toán

Ngày nay các khách sạn thường cân nhắc rất kỹ lưỡng các yếu tố ảnh hưởng đến việc thanh toán trước khi tiếp nhận một phương thức thanh toán cụ thể. Chúng ta có thể kể đến một số yếu tố sau:

- Tổng số tiền thực tế mà khách sạn thu được: Số tiền này có thể thay đổi tùy theo từng phương thức thanh toán mà khách sử dụng. Phương thức thanh toán quyết định việc khấu trừ các khoản phí, tiền hoa hồng hoặc gây ra sự chậm trễ trong thủ tục thanh toán. Phương thức thanh toán có thể gây ra những thiệt hại cho tổng giá trị mà khách sạn thực tế có được. Ví dụ, khách thanh toán bằng ngoại tệ thì số tiền khách sạn thu được sẽ chịu ảnh hưởng của t giá ngoại tệ. Hoặc khách thanh toán phiếu thanh toán (voucher) của hãng lữ hành hoặc công ty du lịch thì thời gian thu tiền của khách sạn sẽ lâu hơn so với thời gian thu tiền khi thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt khi trả phòng.

- Khả năng thanh toán bằng tiền mặt: Nếu khách thanh toán bằng tiền mặt thì ngay lập tức khách sạn có thể sử dụng tiền này để quay vòng vốn, tái đầu tư vào hoạt động kinh doanh của khách sạn hoặc gửi ngân hàng để lấy lãi. Thời gian khách sạn có thể thu hồi tiền khách nợ để đưa vào tái sử dụng thường sẽ kéo dài hơn nếu khách hoặc công ty của khách thanh toán bằng chuyển khoản. Đương nhiên, đối với hình thức chuyển khoản, thời gian thu hồi nợ hoàn toàn phụa thuộc vào điều khoản thanh toán (thời hạn cuối cùng để chuyển khoản) trong hợp đồng mà hai bên đã ký kết. Thông thường, thời hạn chuyển khoản hiện nay thường là bảy ngày sau khi việc cung cấp dịch vụ đã hoàn tất.

- Sự an toàn trong thanh toán và quản lý số tiền khách thanh toán: Khách sạn cần hết sức chú ý tới các vấn đề liên quan như gian lận và lừa đảo, nguy cơ bị mất cắp hoặc bị cướp. Khi khách thanh toán bằng séc du lịch, nhân viên thu ngân của khách sạn thực hiện nhiều thủ tục hơn là nhận thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. Trong trường hợp nhân viên thu ngân làm mất hoặc bị cướp tiền mặt, khách sạn cũng như nhà chức trách rất khó lần theo dấu và tìm lại số tiền mặt bị mất hoặc bị cướp. Nếu số tiền bị mất hoặc bị cướp là séc thì khách sạn cũng sẽ không mất tiền khi báo kịp cho ngân hàng phát hành và ngay cả người có được số tờ séc đó trong tay cũng khó rút được tiền mặt nếu không có chữ ký trùng

khớp với chữ ký mẫu trên tờ séc và không xuất trình được chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hợp pháp

Trách nhiệm thanh toán của khách trả buồng cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến việc thời gian dành cho việc thanh toán và thu hồi số tiền khách hoặc công ty của khách ký nợ. Trách nhiệm thanh toán của khách được thể hiện như sau:

- Khách tự thanh toán mọi chi phí của mình vào thời điểm trả phòng bằng một trong những hình thức thanh toán mà khách sạn chấp nhận hoặc theo hợp đồng đã ký kết

- Một khách khác thanh toán hộ khách trả buồng

- Công ty của khách thanh toán một phần chi phí và khách chịu trách nhiệm thanh toán phần còn lại

- Công ty của khách thanh toán mọi chi phí cho khách

2.1.5. Câu hỏi ôn tập Lý thuyết:

a. Anh (chị) hãy phân tích quy trình nhận thanh toán bằng tiền mặt tại quầy thu ngân lễ tân?

b. Khách đang lưu trú thông báo có thể thanh toán chi phí của mình bằng thẻ tín dụng hoặc bằng séc du lịch ngay sau khi sử dụng xong dịch vụ. Là người cung cấp dịch vụ, anh (chị) mong muốn khách sử dụng hình thức thanh toán nào hơn? Tại sao?

c. Anh (chị) hãy cho biết những ưu điểm của máy cà thẻ điện tử (Electronic digital credit card terminal) so với máy cà thẻ cơ học (Credit card imprinter)?

d. Anh (chị) hãy nêu các bước thao tác nghiệp vụ của mình khi chấp nhận thanh toán tại quầy thu ngân lễ tân bằng những hình thức sau:

- Tài khoản công ty/Ghi sổ nợ công ty

- Séc du lịch

- Phiếu thanh toán/voucher