Thanh Toán Bằng Tài Khoản Công Ty/ Ghi Sổ Nợ Công Ty (By Company Account)

các Séc này của Khách hàng. Các tờ séc này không được thanh toán với lý do

chung được đưa ra là thuộc loại Séc đã bị mất hoặc bị mất cắp. Để hạn chế rủi ro này, các khách sạn làm nghiệp vụ thanh toán Séc du lịch cần lưu ý khi nhận và thanh toán loại Séc Du lịch.

Tại các khách sạn lớn tại Việt Nam, séc du lịch được chấp nhận thanh toán. Thu ngân lễ tân khi thực hiện thanh toán phải tuân thủ chặt chẽ quy trình thanh toán tiêu chuẩn của khách sạn, thường gồm các bước sau:

Bước 1: Thông báo tổng số tiền khách sẽ phải thanh toán

- Trao hóa đơn GTGT để khách kiểm tra, ký và ghi rõ họ tên

- Nhận lại hóa đơn GTGT từ khách: Thu ngân lễ tân nhắc lại tổng số tiền khách sẽ phải thanh toán (Số tiền VND thể hiện trên hóa đơn GTGT)

- Xác định lại hình thức thanh toán của khách (khi chuẩn bị hóa đơn GTGT).

Câu trả lời của khách trong trường hợp này là “Thanh toán bằng séc du lịch„

- Khẳng định rằng khách sạn có chấp nhận thanh toán bằng séc du lịch và sẽ quy đổi ngoại tệ trên tờ séc sang VND theo t giá niêm yết tại quầy; thông báo mức phí thu đổi (nếu khách sạn có thu) và hỏi xem khách có đồng ý không.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 183 trang tài liệu này.

Bước 2: Nhận tờ séc du lịch từ khách:

- Đếm tờ séc hoặc những tờ séc đã nhận trước sự chứng kiến của khách, phía trên mặt quầy thu ngân để khách có thể quan sát hoặc cùng đếm.

- Khẳng định lại tổng số tiền ngoại tệ thể hiện trên (những) tờ séc.

- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của tờ séc (tờ séc không nhàu nát, không rách, không bị tẩy xóa, số séc không nằm trong danh sách séc bị đình chỉ lưu thông, loại ngoại tệ thể hiện trên tờ séc được khách sạn chấp nhận)

- Kiểm tra độ thật giả của tờ séc du lịch (Đưa tờ séc xuống phía dưới ánh đèn tia cực tím, nếu tên của các tổ chức phát hành séc du lịch như merican Express, Visa Card, Diners Club, Citicorp, … phát sáng thì đó chính là séc thật)

- Yêu cầu khách ký tên vào vị trí quy định trên tờ séc, quan sát khách ký, nhận lại tờ séc từ khách.

- Đối chiếu 2 chữ ký: Chữ ký thứ nhất (chữ ký người cầm Séc): là chữ ký xác lập chủ quyền của chủ Séc (khách hàng ký khi mua séc tại Ngân hàng phát hành Séc). Khi Khách đem Séc đến bán cho Ngân hàng hoặc các Đại lý chấp nhận thanh toán Séc của Ngân hàng, chữ ký này đã có sẵn trên mặt trước và nằm ở góc trên bên phải của tờ séc. Chữ ký thứ hai (chữ ký đối chứng): là chữ ký đối chứng của Chủ Séc (khách hàng sẽ ký khi bán Séc cho các đại lý thu mua séc của Ngân hàng). Chữ ký này nằm ở góc dưới bên trái của tờ séc. Giám sát khách hàng ký đối chứng (ký chữ ký thứ hai) ở góc phía dưới bên trái cuả tờ séc (Thực sự “nhìn” thấy khách hàng ký đối chứng trên tờ séc khi xuất trình, sự quan sát của bạn bị che khuất bởi tay của khách hàng. Séc có thể rơi xuống sàn một cách có chủ ý bởi những kẻ mạo danh nhằm đánh tráo tờ séc khác có sẵn chữ ký). So sánh chữ ký đối chứng (chữ ký thứ hai) với chữ ký thứ nhất (chữ ký đã có sẵn ở góc trên bên phải) đảm bảo trùng khớp (Xem xét kỹ lưỡng chữ ký thứ nhất để tìm xem có sự thay đổi nào không: tẩy xoá chữ ký thứ nhất, ký lên một chữ ký khác, viết đè lên chữ ký thứ nhất bằng bút dạ nhằm che khuất đi chữ ký có sẵn ban đầu; so sánh cỡ chữ, độ nghiêng của chữ, kiểm tra lỗi chính tả

- Chấp nhận thanh toán tờ séc nếu hai chữ ký trùng khớp . Mức phí khách mua séc du lịch đã phải trả cho ngân hàng phát hành là 1,1 trên tổng giá trị các tờ séc. Mức phí trên đã bao gồm thuế GTGT. Do vậy, về nguyên tắc, khi khách du lịch thanh toán bằng séc du lịch thì không bị mất phí. Trên thực tế tại Việt Nam và một số nước khu vực Châu Á, các cơ sở kinh doanh du lịch nhận thanh toán bằng séc du lịch vẫn thường thu phí từ 0,5 đến 2 .

Hình 63: Vị trí để chủ séc ký tên

- Quy đổi số lượng ngoại tệ trên tờ séc sang VND theo t giá niêm yết; Thông báo tổng số tiền VND quy đổi được cho khách biết. (Thu ngân có thể quay máy tính tay về hướng khách để khách có thể kiểm tra hoặc quy đổi lại nếu cần thiết).

- In ra trên giấy t giá thu đổi giữa ngoại tệ trên tờ séc và VND, để sau đó đính kèm vào phía sau hóa đơn GTGT cho khách (Do một số khách nước ngoài, đặc biệt là khách đến từ khu vực Châu Âu, không quen với quá nhiều con số, đặc biệt là con số 0 trong tiền tệ Việt Nam)

- Mượn hộ chiếu/CMND của khách để photo lại; Trả lại hộ chiếu/CMND cho khách ngay

Bước 3: Giao hoá đơn GTGT cho khách.

- Tách một liên quy định của hóa đơn GTGT, bấm kèm theo phiếu ghi t giá thu đổi của ngân hàng, gấp lại ngay ngắn, để trong phong bì có logo của khách sạn và giao cho khách cùng số tiền VND dư (nếu có). Các liên còn lại của hóa đơn GTGT được thu ngân giữ lại để quản lý tại bộ phận

- Ghi số buồng, số hộ chiếu của khách vào mặt sau tờ séc để tiện xử lý nếu có các vấn đề phát sinh (séc du lịch phải được nộp vào tài khoản của khách sạn tại ngân hàng)

Thu ngân lễ tân tiếp tục các bước còn lại của quy trình làm thủ tục trả buồng và thanh toán cho khách.

2.1.2.2. Thanh toán bằng phiếu thanh toán (Voucher)

Các khách sạn đều có quy trình thanh toán áp dụng cho mỗi hình thức thanh toán cụ thể. Thu ngân lễ tân cần phải tuân thủ, thực hiện chính xác và linh hoạt theo những hình thức thanh toán mà khách sạn chấp nhận. Hình thức thanh toán bằng Phiếu thanh toán (Voucher) đã được xác định rõ, ngay từ khi khách đến khách làm thủ tục nhận buồng, thậm chí ngay từ khi người đặt buồng (những hãng lữ hành, trung tâm đặt phòng, công ty du lịch, … đã ký kết hợp đồng đại lý đặt phòng với khách sạn) liên hệ với khách sạn để đặt buồng.

Khi nhận Phiếu thanh toán từ khách vào thời điểm nhận buồng, nhân viên lễ tân trước tiên phải thực hiện:

+ Xác nhận hình thức thanh toán bằng phiếu thanh toán với khách.

+ Xác nhận tên, số lượng, loại dịch vụ mà khách được sử dụng (ghi trên

phiếu)

+ Đối chiếu họ tên khách ghi trên phiếu với họ tên trong giấy tờ tùy thân

của khách, đảm bảo phải trùng khớp.

+ Đối chiếu Phiếu thanh toán vừa nhận từ khách với Phiếu thanh toán mà đại lý du lịch, hãng lữ hành,… đã gửi cho khách sạn (kiêm Phiếu xác nhận đặt buồng): đảm bảo trùng khớp

Hình 64: Phiếu thanh toán (voucher) do công ty lữ hành phát hành

+ Kiểm tra hiệu lực thanh toán của Phiếu thanh toán: Dịch vụ ghi trên Phiếu thanh toán chỉ có thể được sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định (do đối tác phát hành Phiếu thanh toán quy định). Ví dụ: theo phiếu thanh toán (Hình …), dịch vụ ghi trên phiếu là 1 phòng đôi Garden View Special III, cho 2 khách, được sử dụng trong khoảng thời gian 31/12/2009 đến 3/1/2010.

+ Trả lại Phiếu thanh toán (voucher) cho khách

+ Hoàn thành Phiếu đăng ký khách sạn (Hình thức thanh toán ghi trên phiếu: phiếu thanh toán (voucher)

+ Mở tài khoản cho khách (trong hệ thống PMS)

+ Nếu sử dụng hệ thống thủ công: Chuẩn bị 1 Phiếu theo dõi chi phí cho những dịch vụ phát sinh, 1 Phiếu theo dõi chi phí cho những dịch vụ ghi trên Phiếu thanh toán

+ Bấm Phiếu thanh toán hãng lữ hành gửi cho khách sạn với Phiếu đăng ký khách sạn

+ Phiếu thanh toán hãng lữ hành gửi cho khách sạn (Email, fax, …) chỉ có giá trị đối với những dịch vụ ghi trên phiếu, với mức giá đã thỏa thuận với khách sạn. Mức giá đã thỏa thuận này thường thấp hơn giá niêm yết tại quầy lễ tân. Hãng lữ hành thường yêu cầu bộ phận đặt buồng của khách sạn không thông báo mức giá này cho khách khi khách lưu trú tại khách sạn.

+ Phiếu thanh toán hãng lữ hành giao cho khách: chỉ có giá trị đối với những dịch vụ ghi trên phiếu, với mức giá cao hơn mức giá mà hãng lữ hành đã thỏa thuận với khách sạn. Trên Phiếu đăng ký khách sạn khi khách nhận buồng: lễ tân thường để trống mục giá phòng.

+ Vào thời điểm trả buồng: khách chưa dùng hết các dịch vụ ghi trên phiếu thì những dịch vụ đó cũng không thể được quy đổi ra tiền mặt để trả lại cho khách. Khách dùng thêm những dịch vụ khác (ngoài dịch vụ ghi trên phiếu): khách phải tự thanh toán.

+ Cuối mỗi tháng, khách sạn tổng hợp lại toàn bộ doanh thu buồng thông qua các phiếu thanh toán của một hãng lữ hành cụ thể. Hiện nay, các khách sạn thường trích một khoản hoa hồng từ tổng doanh thu buồng này cho hãng lữ hành (tùy theo thỏa thuận, có thể từ 10 đến 20 )

Quy trình thực hiện thanh toán bằng phiếu thanh toán (voucher) thường bao gồm các bước sau:

Bước 1: Nhận Phiếu thanh toán từ khách

- Đề nghị khách giao phiếu thanh toán

- Đối chiếu Phiếu thanh toán vừa nhận từ khách với Phiếu thanh toán mà hãng lữ hành đã gửi cho khách sạn (đang được ghim cùng Phiếu đăng ký khách sạn, trong hồ sơ trả buồng và thanh toán của khách); Đảm bảo 2 phiếu thanh toán hoàn toàn trùng khớp

- Xác nhận lại với khách các dịch vụ được phép thanh toán bằng Phiếu thanh toán.

Bước 2: Đề nghi khách ký xác nhận

- Đề nghị khách ký vào vị trí quy định trên Phiếu thanh toán. Chữ ký này của khách nhằm khẳng định khách đã đến khách sạn và đã sử dụng dịch vụ ghi trên phiếu. Phiếu thanh toán này sẽ có giá trị để đại lý du lịch, trung tâm đặt buồng,…thanh toán chi phí ghi trên phiếu cho khách sạn sau khi khách rời đi.

- Thu ngân nhận lại Phiếu thanh toán từ khách, đính phiếu này và phiếu xác nhận đặt buồng vào hóa đơn GTGT, chuyển cho Bộ phận Tài chính – Kế toán của khách sạn theo đúng quy định. Bộ phận này sẽ thực hiện thanh toán với đại lý du lịch, trung tâm đặt buồng, … phát hành phiếu. Riêng Phiếu đăng ký khách sạn mà khách đã ký khi nhận phòng sẽ được lưu tại bộ phận lễ tân.

Thu ngân lễ tân tiếp tục các bước còn lại của quy trình làm thủ tục trả buồng và thanh toán cho khách.

Nếu khách trong quá trình lưu trú tại khách sạn có sử dụng thêm những dịch vụ khác ngoài những dịch vụ ghi trên phiếu thì thu ngân lễ tân tiếp tục thực hiện thanh toán những dịch vụ phát sinh như đối với một khách lẻ.

Thu ngân lễ tân nhanh chóng in ra hóa đơn GTGT sau khi việc xác nhận dịch vụ ghi trên phiếu đã xong. Thu ngân lễ tân không đề nghị khách ký hóa đơn GTGT cũng như không được để khách biết giá thuê buồng. Hóa đơn GTGT đã được thu ngân lễ tân chuẩn bị trước một cách chu đáo trước khi khách trả buồng. Lý do thật đơn giản là kể từ khi khách nhận buồng thu ngân lễ tân đã có sẵn thông tin về đại lý du lịch, …cũng như đã thu Phiếu thanh toán từ khách.

2.1.2.3. Thanh toán bằng tài khoản công ty/ Ghi sổ nợ công ty (By company account)

Để khuyến khích khách hàng trung thành và tạo thuận lợi cho khách, nhiều khách sạn cho phép khách ký vào hóa đơn GTGT khi trả buồng. Trong hóa đơn GTGT, chỉ ghi những khoản chi phí nhất định cho những dịch vụ nhất định mà công ty chịu trách nhiệm thanh toán (Căn cứ theo Phiếu xác nhận đặt buồng của công ty hoặc hợp đồng đã ký kết giữ công ty và khách sạn).

Thông thường vào cuối mỗi tháng, tất cả các hóa đơn GTGT của một công ty cụ thể sẽ được khách sạn tập hợp, sau đó, gửi tất cả các chi phí ghi trên những hóa đơn đó đến công ty hoặc cá nhân để thanh toán.

Hình thức thanh toán này chỉ được áp dụng khi khách sạn có được sự tin tưởng về tài chính nơi công ty (khách hàng), sau khi đã tham khảo với ngân hàng của công ty (khách hàng) hoặc với những người cung cấp dịch vụ khác

Khi khách sạn mở một tài khoản thanh toán (mở sổ ký nợ) cho một công ty, khách sạn, trước đó, đã phải ký một thỏa thuận hoặc hợp đồng với công ty bao gồm các chi tiết như: danh sách những người được hưởng quyền ký nợ, mức tiền tối đa cho mỗi lần ký nợ, thời hạn thanh toán, cơ quan sẽ thanh toán cho khách của mình những dịch vụ gì, cơ quan sẽ thanh toán cho khách sạn bằng hình thức nào, các quy định về việc ghi và ký hóa đơn, …

Nếu hai bên thanh toán với nhau bằng chuyển khoản thì do sự phụ thuộc vào hệ thống dịch vụ ngân hàng nên các thông tin chính xác về số tài khoản, tên ngân hàng của công ty và của khách sạn, ... phải được hai bên thoả thuận trước một cách chi tiết, chính xác trong thỏa thuận hoặc hợp đồng.

Thông thường bộ phận lễ tân lưu giữ một bản sao các văn bản xác nhận việc thanh toán và nhận biết người của công ty được quyền sử dụng dịch vụ tại khách sạn. Bản sao này được đính kèm vào hóa đơn GTGT có chữ ký của khách khi trả buồng để cho bộ phận tài chính – kế toán của khách sạn dễ dàng tham khảo

Một số tài khoản khách công ty tại khách sạn là tài khoản từng phần, nghĩa là công ty chỉ thanh toán cho khách sạn một số chi phí nhất định, ví dụ: chi phí